Phân tích công việc cho người lao động tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thời trang Quốc tế TOMA
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (569.18 KB, 79 trang )
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo thực tập này, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến
thầy Đoàn Văn Tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết Báo cáo thực tập.
Tôi chân thành cảm ơn quý thầy, cô trong khoa Tổ chức và quản lý nhân lực,
Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức trong những năm
tôi học tập. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền
tảng cho quá trình nghiên cứu mà còn là hành trang quí báu để Tôi bước vào đời
một cách vững chắc và tự tin.
Tôi chân thành cảm ơn tất cả các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công ty Cổ phần
Xuất nhập khẩu Thời trang Quốc tế TOMA đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi
để tôi thực tập của Công ty.
Dù đã cố gắng rất nhiều, xong do thời gian thực tập không dài nên bài báo
cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự đóng
góp từ phía thầy, cô, cùng toàn thể các bạn sinh viên để bài báo cáo của tôi hoàn
thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
SINH VIÊN THỰC HIỆN
TẠ HUYỀN TRANG
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
Doanh nghiệp
Xuất nhập khẩu
NLĐ
Viết tắt
DN
XNK
NLĐ
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
MỞ ĐẦU..................................................................................................................1
1.
Lý do chọn đề tài............................................................................................1
2.
Mục tiêu nghiên cứu.......................................................................................2
3.
Phạm vi nghiên cứu........................................................................................2
4.
Vấn đề nghiên cứu..........................................................................................2
5.
Phương pháp nghiên cứu................................................................................3
6.
Ý nghĩa của đề tài...........................................................................................3
7.
Kết cấu của đề tài...........................................................................................4
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG
DOANH NGHIỆP...................................................................................................5
1.1.
Khái niệm và vai trò của phân tích công việc trong doanh nghiệp..............5
1.1.1. Khái niệm...................................................................................................5
1.1.2. Vai trò của phân tích công việc trong doanh nghiệp....................................7
1.2.
Nguyên tắc phân tích công việc..................................................................9
1.2.1. Nguyên tắc thực tế, khách quan..................................................................9
1.2.2. Nguyên tắc chính xác và đầy đủ thông tin..................................................9
1.2.3. Nguyên tắc tin cậy, hiệu lực......................................................................10
1.2.4. Nguyên tắc công khai................................................................................10
1.3.
Các thông tin thu thập phục vụ phân tích công việc..................................10
1.3.1. Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc.........................................12
1.3.2. Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm
việc
.................................................................................................................. 12
1.3.3. Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có 12
1.3.4. Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc.............12
1.3.5. Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với nhân
viên
.................................................................................................................. 12
1.4.
Phương pháp thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc...................15
1.4.1. Phương pháp quan sát...............................................................................16
1.4.2. Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng..........................................16
1.4.3. Phương pháp nhật kí công việc (Tự ghi chép)..........................................16
1.4.4. Phương pháp phỏng vấn............................................................................17
1.4.5. Phương pháp sử dụng các câu hỏi được thiết kế sẵn (phiếu điều tra)........17
1.4.6. Hội thảo chuyên gia..................................................................................18
1.5.
Quy trình phân tích công việc...................................................................19
1.5.1. Xác định những công việc cần phân tích...................................................19
1.5.2. Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin..........................................19
1.5.3. Tiến hành thu thập thông tin.....................................................................19
1.5.4. Sử dụng thông tin thu thập vào các mục đích của phân tích công việc.....20
1.6.
Các yếu tố tác động đến phân tích công việc............................................20
1.6.1. Nhóm yếu tố bên trong tổ chức.................................................................20
1.6.2. Nhóm yếu tố bên ngoài tổ chức................................................................21
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO NGƯỜI LAO
ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỜI TRANG
QUỐC TẾ TOMA.................................................................................................22
2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu thời trang Quốc tế TOMA. .22
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.............................................22
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thời trang
Quốc tế TOMA....................................................................................................22
2.1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của công ty....................................24
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................24
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty.........................................................26
2.1.3. Khái quát về nguồn lực của công ty..........................................................27
2.1.3.1. Đặc điểm về giới tính, độ tuổi và tính chất công việc............................27
2.1.3.2. Đặc điểm về trình độ lao động..............................................................28
2.1.4. Khái quát về công tác quản trị nhân lực của công ty.................................29
2.2.
Thực trạng phân tích công việc cho người lao động tại công ty................32
2.2.1. Các quy định, quy chế về phân tích công việc tại công ty.........................32
2.2.2. Công tác thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc của công ty.............32
2.2.2.1. Các thông tin thu thập phân tích công việc............................................32
2.2.2.2. Các phương pháp để thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc....33
2.2.3. Quy trình phân tích công việc của công ty................................................35
2.2.3.1. Xác định mục đích sử dụng và các công việc cần phân tích..................36
2.2.3.2. Lựa chọn và áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin
phân tích công việc..............................................................................................36
2.2.3.3. Thu thập thông tin cơ bản......................................................................37
2.2.3.4. Kiểm tra, đánh giá, xác minh chính xác của thông tin...........................37
2.2.3.5. Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.................37
2.3.
Đánh giá thực trạng phân tích công viêc của công ty................................38
2.3.1. Ưu điểm và nguyên nhân..........................................................................38
2.3.2. Nhược điểm và nguyên nhân....................................................................38
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI
CÔNG TY..............................................................................................................41
3.1. Mục tiêu và yêu cầu đối với công tác phân tích công việc cho người lao động
tại công ty............................................................................................................41
3.1.1. Mục tiêu nâng cao hiệu quả công tác phân tích công việc.........................41
1.1.2. Một số yêu cầu để làm tốt công tác phân tích công việc...........................42
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả phân tích công việc....................43
3.2.1. Nâng cao trình độ nhận thức của cán bộ chuyên trách..............................43
3.2.2. Nâng cao nhận thức của quản lý trực tiếp các phòng ban và nhân viên thực
hiện công việc......................................................................................................43
3.2.3. Cải tiến quy trình thực hiện phân tích công việc.......................................43
3.3.
Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả phân tích công việc tại Công
ty
.................................................................................................................. 46
3.3.1. Khuyến nghị đối với Ban lãnh đạo Công ty..............................................46
3.3.2. Khuyến nghị đối với phòng Hành chính – Nhân sự..................................46
3.3.3. Khuyến nghị về sự hợp tác của các phòng, ban khác trong Công ty........48
KẾT LUẬN............................................................................................................49
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................50
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
HÌNH 1.1. SƠ ĐỒ VAI TRÒ CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIÊC VỚI CÁC
CÔNG TÁC KHÁC.................................................................................................9
HÌNH 1.2. SƠ ĐỒ CÁC LOẠI THÔNG TIN CẦN THU THẬP ĐỂ XÂY
DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC......................................................................11
HÌNH 2.2. BIỂU ĐỒ THỂ HIỆN CƠ CẤU VỀ TRÌNH ĐỘ LAO ĐỘNG CỦA
NLĐ GIAI ĐOẠN 2014-2016.................................................................................28
HÌNH 2.1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN XNK THỜI TRANG QUỐC TẾ TOMA.................................................24
BẢNG 2.1. BẢNG TỔNG HỢP CƠ CẤU NHÂN LỰC THEO GIỚI TÍNH, ĐỘ
TUỔI VÀ TÍNH CHẤT LAO ĐỘNG GIAI ĐOẠN 2014-2016..........................27
BẢNG 2.2. BẢNG CƠ CẤU VỀ TRÌNH ĐỘ LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY
TRONG GIAI ĐOẠN 2014 - 2016.........................................................................28
MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Cùng với sự vận động của nền kinh tế, các doanh nghiệp cũng đã và đang
thay đổi để kịp thời thích nghi với điều kiện mới.Trong các yếu tố góp phần thúc
đẩy hoạt động doanh nghiệp, yếu tố con người là trọng tâm của tất cả các hoạt
động .Theo đó, việc quản trị con người hay quản lý nguồn nhân lực ngày càng được
các doanh nghiệp chú trọng và hoàn thiện hơn.
Trong hoạt động quản trị nhân lực, công tác phân tích công việc có tầm quan
trọng lớn bởi phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà
quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là
cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn
đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích
công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách
thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc
và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực
hiện công việc tốt nhất.
Phân tích công việc rất quan trọng trong lý luận, tuy nhiên trong thực tế
doanh nghiệp chưa nhận thức đầy đủ vai trò của phân tích công việc trong công
việc.Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thời trang Quốc tế TOMA là doanh nghiệp
có lịch sử thành lập khá lâu và nổi tiếng về lĩnh vực thời trang của Việt Nam, được
rất nhiều khách hàng trong và ngoài nước tin dùng. Vì vậy vị thế của công ty ngày
càng được khẳng định trong ngành thời trang trong nước.Trong thời gian thực tập
tôi được trực tiếp tham gia làm việc của văn phòng QNLL về phân tích công việc và
được các anh chị tạo điều kiện hướng dẫn. Trong quá trình làm việc tôi nhận thấy
việc phân tích công việc của công ty CP XNK thời trang quốc tế TOMA chưa được
hoàn chỉnh… Sau khi tham khảo, đề xuất ý kiến về phân tích công việc của công ty
với ban giám đốc tôi được đồng ý làm bài báo cáo tốt nghiệp với đề tài" Phân tích
công việc cho người lao động tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thời trang
Quốc tế TOMA"
Do còn đang là sinh viên, thời gian tiếp cận thực tế còn hạn chế, kinh nghiệm
1
chưa có nên bài viết của tôi chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót. Tôi rất mong
nhận được sự đóng góp của cô và các bạn sinh viên để bài viết này của chúng tôi
được hoàn thiện hơn và có tính thuyết phục cao hơn.
2.Mục tiêu nghiên cứu
- Làm rõ cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc trong doanh nghiệp.
- Tìm hiểu thực trạng công tác phân tích công việc cho NLĐ tại Công ty Cổ
phần XNK Thời trang Quốc tế TOMA. Từ đó, đánh giá ưu, nhược điểm của công
tác này.
- Trên cơ sở phân tích và đánh giá, đề xuất một số giải pháp và khuyến nghị
nhằm nâng cao hiệu quả công tác phân tích công việc cho người lao động tại công ty.
3. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Đề tài được tìm hiểu và nghiên cứu tại Công ty Cổ phần
XNK Thời trang Quốc tế TOMA.
- Về thời gian: Đề tài nghiên cứu trong giai đoạn 2014-2016 (vì đây là thời
gian công ty thực hiện chiến lược 5 năm từ công ty tư thành công ty cổ phần).
- Nội dung: Đề tài nghiên cứu thực trạng phân tích công việc cho NLĐ tại
Công ty Cổ phần XNK Thời trang Quốc tế TOMA.
4.Vấn đề nghiên cứu
Thực trạng phân tích công việc cho NLĐ tại Công ty Cổ phần
XNK Thời trang Quốc tế TOMA.
-
Thực trạng phân tích công việc
Quy trình phân tích công việc
Các bộ phận liên quan
Hiệu quả công việc của NLĐ
Đánh giá công tác phân tích công việc của công ty
Nâng cao công tác phân tích công việc cho NLĐ tại Công ty
Cổ phần XNK Thời trang Quốc tế TOMA.
- Giải pháp hoàn thiện công tác phân tích công việc
- Đồng thời đưa ra những khuyến nghị nhằm nâng cao công tác này.
2
5. Phương pháp nghiên cứu
Để bài nghiên cứu được hoàn chỉnh,trên cơ sở Biện chứng chủ nghĩa duy vật,
trong bài báo cáo này tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Một là, Phương pháp thu thập thông tin: tôi đã thu thập thông tin thông qua
tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu do Phòng Hành chính – Nhân sự cung
cấp.
Hai là phương pháp quan sát: tôi đã tiến hành quan sát quá trình thực hiện
công việc của nhân viên để đánh giá xTôi quá trình làm việc có đúng với bản phân
tích công việc hay không.
Ba là, phương pháp phân tích tổng hợp: trên cơ sỏ thu thập thông tin, tôi tiến
hành phân tích, tổng hợp các tài liệu, số liệu phục vụ cho bài báo cáo. Trong quá
trình đó, tôi sử dụng tài liệu của Phòng Hành chính – Nhân sự để phân tích, làm rõ
tình hình chung.
Bốn là, phuong pháp so sánh – đánh giá: tôi đã tiến hành so sánh thông qua
quá trình phân tích công việc thực tế của công ty giai đoạn 2014-2016 với cơ sở lý
luận để từ đó đưa ra đánh giá trung thực nhất về Thực trạng phân tích công việc cho
NLĐ tại Công ty Cổ phần XNK Thời trang Quốc tế TOMA.
Bên cạnh đó, tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như:
phương pháp điều tra – phân tích; phương pháp thu thập các báo cáo số liệu, văn
bản của công ty.
6.Ý nghĩa của đề tài
Ý nghĩa lý luận: Đề tài nghiên cứu nhằm hiểu thêm về tầm quan trọng của
công tác phân tích công việc trong doanh nghiệp.
Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài cung cấp những luận cứ, các giải pháp được đề xuất
trong nghiên cứu có thể ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu quả trong
công tác phân tích công việc cho NLĐ tại công ty. Là sinh viên ngành quản trị nhân
lực, do yêu thích và mong muốn sau khi ra trường sẽ áp dụng những kiến thức này
vào công việc thực tiễn.
Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
-đồng thời, đề tài còn giúp cho sinh viên, các nhà tổ chức và quản lý nhân lực rút ra
3
được những kinh nghiệm cũng như khắc phục những mặt hạn chế trong lĩnh vực
học tập và làm việc của mình.
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, đề tài có kết
cấu gồm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích công việc trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng phân tích công việc cho người lao động tại Công ty
Cổ phần Xuất nhập khẩu Thời trang Quốc tế TOMA
Chương 3: Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả phân
tích công việc cho người lao động tại Công ty
4
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP
1. Khái niệm và vai trò của phân tích công việc trong doanh nghiệp
2. Khái niệm
“Khái niệm quản trị nhân lực”: là công tác quản lý con người trong một
phạm vi nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của một tổ chức đối với người lao dộng.
Nói cách khác quản trị nhân lực chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào tổ
chức, giúp cho họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ và giải
quyêt các vấn đề phát sinh. [3, 9]
“Quản trị nguồn nhân lực: là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động
chức năng về thu hút, đào tạo – phát triển và duy trì con người của một tổ chức
nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên.” [1, 3]
Trong tổ chức, do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia ra thành
các công việc. Mỗi công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và được
thực hiện bởi một hoặc một số NLĐ của một hoặc một số vị trí việc làm. Nghề,
công việc, vị trí việc làm và nhiệm vụ được định nghĩa như sau:
- Nhiệm vụ (Task): biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục
đích cụ thể mà mỗi NLĐ phải thực hiện. [3, 44]
Ví dụ: soạn thảo văn bản trên máy tính, trả lời điện thoại.
- Vị trí (vị trí việc làm) (Position): biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực
hiện bởi cùng một NLĐ. [3, 44]
Ví dụ: tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một nhânviên viên thao tác
máy tính, hoặc một thư ký, một nhân viên đánh máy.
- Công việc (Job): là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một NLĐ
hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số NLĐ. [3, 44]
Ví dụ: các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên đánh máy
thuộc bộ phận đánh máy.
Việc tạo thành các công việc là kết quả của sự phân chia lao động (phân công
lao động ) trong nội bộ tổ chức. Công việc có thể được coi như là một đơn vị mang
tính tổ chức nhỏ nhất trong một công ty và nó có những chức năng quan trọng.
5
Thực hiện công việc chính là phương tiện để NLĐ có thể đóng mình vào việc thực
hiện các mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, công việc là cơ sở để một tổ chức thực
hiện thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực đối với NLĐ như: bố trí công việc,
kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao và đào tạo…Mặt khác,
công việc còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân NLĐ như ảnh hưởng tới
vai trò, cương vị của họ trong tổ chức, cũng như tiền lương, sự thỏa mãn và thái độ
của họ trong lao động.
- Nghề (Occupation): là tập hợp các các công việc tương tự về nội dung và
có liên quan với nhau ở mức độ nhất định với những đặc tính vốn có những hiểu
biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có những kĩ năng, kĩ xảo và kinh nghiệm
cần thiết để thực hiện. [3, 44]
Ví dụ: các công việc kế toán, kiểm toán và thủ lĩnh và thủ quỹ đều thuộc
nghề tài chính.
- Phân tích công việc (Job Analysis): là quá trình thu thập các tài liệu và đánh
giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ
thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Đó là việc nghiên cứu
các công việc để làm rõ: ở từng công việc cụ thể , NLĐ có những nhiệm vụ, trách
nhiệm gì; họ thực hiện những nhiệm vụ nào; những máy móc, thiết bị , công việc
nào được sử dụng; những mối quan hệ nào được thực hiện; các điều kiện làm việc
cụ thể; cũng như những yêu cầu về kiến thức, kĩ năng và các kĩ năng mà NLĐ cần
phải có để thực hiện công việc. [3,48]
- Bản mô tả công việc (Job Description) là một văn bản viết giản thích về
những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vẫn đề có liên quan đến
một công việc cụ thể .[3, 49]
- Bản yêu cầu của công viêc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi
của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm cần
phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực;
và các yêu cầu cụ thể khác. [3, 50]
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (Job Specification) là một hệ thống các
chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành
6
các nhiệm vụ đượcquy định trong bản mô tả công việc. [3, 50]
3. Vai trò của phân tích công việc trong doanh nghiệp
Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi nhờ có phân tích công việc mà
nhà quản lý xác định được các kì vọng của mình đối với NLĐ. Từ đó, làm cho họ
hiểu được các kì vọng và NLĐ hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm
của mình trong công việc. Đồng thời, phân tích công việc là điều kiện để có thể
thực hiện được các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả
thông qua việc giúp cho người quản lý có thể đưa ra các quyết định nhân sự như
tuyển dụng, đề bạt, thù lao,…dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứ
không phải dựa trên những tiêu thức mơ hồ và mang tính chủ quan.
Phân tích công việc cung cấp thông tin quan trọng về công việc để sử dụng
trong hoạt động quản lý nhân sự, là cơ sở để đưa ra quyết định nhân sự đúng đắn.
Với thiết kế lại công việc
Thiết kế công việc sử dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản
yêu cầu công việc đối với người thực hiện công việc để thấy với từng công việc cụ
thể cần thiết kế lại những yếu tố nào cho hợp lý.
Với kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sử dụng thông tin trong bản mô tả công việc,
bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện để xác định các công việc mà tổ chức
cần kế hoạch hoá. Dựa trên những thông tin về các công việc đó, tổ chức dự báo
nhu cầu nhân lực cần thiết về số lượng và chất lượng để hoàn thành công việc, đáp
ứng mục tiêu sản xuất kinh doanh, đảm bảo không thừa, không thiếu lao động, tránh
những bất cập và lãng phí cho tổ chức.
Với tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực
Tuyển dụng nhân sự đáp ứng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản
yêu cầu công việc đối với người thực hiện để xác định bản chất của công việc cần
tuyển người lao động, đưa ra những thông tin đó vào tuyển mộ nhân sự, đê xác định
các tiêu thức, tiêu chaaunr sàng lọc ứng viên, đảm bảo tuyển dụng đúng người.
Với bố trí nhân lực
7
Với định hướng nhân lực: ứng dụng những thông tin trong bản mô tả , bản
tiêu chuẩn để truyền đạt tới NLĐ những nhiệm vụ, trách nhiệm mà họ phải thực
hiện, phạm vi quyền hạn, kỳ vọng về kết quả thực hiện công việc, giúp NLĐ nhanh
chóng hoà nhập với công việc.
Bản phân tích công việc là cơ sở để tổ chức sửa chữa những sai sót trong bố
trí lao động trước đây của mình, bố trí lại lao động phù hợp hơn.
Với đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc ứng với thông tin trong bản mô tả công việc,
bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định các tiêu thức đánh giá.
Các mức cụ thể của từng tiêu thức trong hệ thống đánh giá thực hiện công
việc.Đảm bảo đánh giá thực hiện công việc hiệu quả, công bằng hơn, tránh việc
không có tiêu thức đánh giá rõ ràng và các mức của tiêu thức chung chung.
Với thù lao lao động
Những thông tin trong tất cả các văn bản phân tích công việc được sử dụng
để xác định các giá trị của công việc một cách có hệ thống, là cơ sở của thù lao lao
động; những thông tin đó còn giúp xác định các loại phụ cấp như: phụ cấp môi
trường, điều kiện làm việc,…
Đối với đào tạo, phát triển nguồn nhân lực
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sử dụng bản mô tả công việc, bản yêu
cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định nhu cầu đào tạo: vị trí công
việc cần đào tạo NLĐ,những kiến thức, kỹ năng cần đào tạo, kết quả đào tạo phải
đáp ứng tiêu chuẩn gì; từ đó giúp tổ chức xay dựng chương trình đào tạo thiết thực
và hiệu quả hơn.
Với kỷ luật lao động, an toàn lao động
- Với kỷ luật lao động:
Những thông tin trong bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công
việc giúp tổ chức xây dựng nên các tiêu chuẩn quy định về hành vi cảu NLĐ trong
quá trình thực hiện công việc như: quy trình thực hiện công việc, số lượng và chất
lượng công việc cần đạt được, thời gian làm việc…
8
- Với an toàn lao động:
Thông tin bản mô tả công việc là cơ sở giúp tổ chức xác định quy trình làm
việc an toàn hoặc có biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động.
Bản phân tích công việc còn là bằng chứng để xử lý các vụ tranh chấp, kiện
tụng, khiếu nại.
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Bản mô tả
công việc
Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực
Bố trí nhân lực
Phân
tích
công
việc
Bản yêu cầu
công việc
Đánh giá thực hiện công việc
Thù lao lao động
Bản tiêu
chuẩn công
việc
Đào tạo, phát triển nguồn nhân
lực
Kỷ luật lao động, an toàn lao
động
Hình 1.1. Sơ đồ vai trò của phân tích công viêc với các công tác khác
4.
Nguyên tắc phân tích công việc
5.
Nguyên tắc thực tế, khách quan
- Phân tích công việc phải dựa trên những yêu cầu công việc thực tiễn tại
DN. Những công việc được phân tích đều được xem xét, khảo sát thực tế để thấy rõ
tính chất của công việc từ đó đưa ra được bản phân tích công việc phù hợp với công
việc thực tiễn.
- Người tham gia phân tích cũng phải căn cứ vào thực tiễn công việc, vào
nguồn lực và vật lực của DN để có cái nhìn khách quan nhất.
6.
Nguyên tắc chính xác và đầy đủ thông tin
Đảm bảo tính chính xác trong thông tin chỉ đạo, điều hành, định hướng trong
phân tích công việc là việc quan trọng. Việc cung cấp thông tin là nhiệm vụ của
9
người thực hiện phân tích công việc, các nguồn tin cần dẫn một cách rõ ràng, chính
xác và đầy đủ.
Các nguồn thông tin độc lập đáng tin cậy về tính chính xác và việc kiểm tra
sự thật. Các nguồn tin cần cho việc minh chứng cho nội dung trong phân tích công
việc. Các nguồn tin cần trực tiếp hỗ trợ tin cần phù hợp với các thông tin đã được
đưa ra. Các khẳng định đặc biệt đòi hỏi các nguồn đáng tin cậy ở mức độ cao.
Khi phân tích công việc hãy luôn rõ ràng về mục đích, quy trình, tiến trình
phân tích.
Bản mô tả công việc phải đầy đủ các phần mục đảm bảo nội dung đầy đủ,
trình bày rõ ràng từng mục sao cho dễ hiểu.
7.
Nguyên tắc tin cậy, hiệu lực
Mọi nguồn tin khi thu thập phải đảm bảo độ tin cậy, tránh tình trạng xa rời
thực tế. Xác nhận, kiểm tra thông tin thu thập được trước khi sử dụng.
Phân tích công việc dựa trên sự phù hợp tại DN nhưng cần đảm bảo dựa trên
những quy định của pháp luật. Tính hiệu lực luôn được các tổ chức quan tâm bởi
tầm quan trọng của nguyên tắc này đối với quy tình thực hiện bản phân tích công
việc.
Bản phân tích công việc chính là văn bản có tinh quy định cao nhất về phân
công lao động, vị trí từng công việc của mỗi DN.
8.
Nguyên tắc công khai
Từ khi có kế hoạch phân tích công việc cho đến khi phân tích xong đều được
công khai minh bạch cho mọi thành viên của DN.
Tính công khai không chỉ được biểu hiện ở các bước xây dựng bản phân tích
công việc mà còn thể hiện sự minh bạch trong việc bố trí, sắp xếp vị trí công việc
cho từng NLĐ.
Tính công khai đảm bảo độ tin tưởng của NLĐ với DN và với chính bản
phân tích công việc mà tổ chức ây dựng nên.
9.
Các thông tin thu thập phục vụ phân tích công việc
Trong xu thế chung của ngày nay là công tác quản lý nhân sự ngày càng phải
tuân thủ các yêu cầu ngày càng cao của luật pháp về các quyền của NLĐ, phân tích
10
công việc ngày càng trở thành một bộ phận quan trọng của quản lý nguồn nhân lực
trong các tổ chức.
Đối với mỗi một công việc cụ thể, có thể thu nhập một số lượng khá lớn các
thông tin quan trọng có liên quan đến công việc đó. Tuy nhiên cần thu thập loại
thông tin nào, ở mức độ chi tiết nào là tùy thuộc ở mục đích sử dụng các thông tin
đó, cũng như lượng thông tin đã có sẵn và quỹ thời gian, ngân sách dành cho công
việc. Nói chung, để làm rõ bản chất của công việc cụ thể và để xây dựng được bảng
mô tả công việc, bảng Tiêu chuẩn công việc được thể hiện dưới Hình 1.1 sau:
Hình 1.2. Sơ đồ các loại thông tin cần thu thập để xây dựng bản mô tả công việc
Có thể nói rằng các thông tin từ bản phân tích công việc được sử dụng để:
- Định hướng cho quá trình tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí nhân viên.
- Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc và hệ thống
tiền lương.
- Hoàn thiện các biện pháp cải thiện điều kiện lao động, bảo vệ sức khỏe và
khả năng làm việc lâu dài cho nhân viên.
- Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lên kế hoạch cho các chương trình
đào tạo.
11
10.
Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc
Điều kiện làm việc là các yếu tố vật chất và tinh thần khi thực hiện một công
việc nào đó. Bao gồm quyền và nghĩa vụ của NLĐ được hưởng trong tổ chức. Điều
kiện làm việc tốt đồng nghĩa với DN đang quan tâm tới NLĐ của họ một cách tốt
nhất nhằm mang lại hiệu quả công việc. Là cơ sở để xây dựng bản phân tích công
việc chính xác nhất.
Như điều kiện hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng,
tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh
lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng
trong quá trình làm việc...
11.
Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi
làm việc
Như các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc,
cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên
khác, cách thức thu thập xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại
máy móc, trang bị kỹ thuật.
12.
Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc
cần có
Như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc,
tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá
nhân cần có khi thực hiện công việc.....
13.
Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc
Như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng của
các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc.
14.
Thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với
nhân viên
Bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực
hiện công việc.
Các tư liệu và thông tin thu thập được sẽ được sử lý phù hợp tùy thuộc vào
mục đích phân tích cả công việc. Tuy nhiên chúng được hệ thống hóa và trình bày
12
dưới dạng của bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện
và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Đó là những công cụ hữu ích cho tất cả
những ai có liên quan tới các c hức năng quản lý nhân sự trong một tổ chức.[5, 73].
Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một văn bản viết giản thích về những nhiệm vụ, trách
nhiệm, điều kiện làm việc và những vẫn đề có liên quan đến một công việc cụ thể .
Bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung sau:
Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc) mã số của
côngviệc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực
tiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, mức lương… Phần này cũng còn thường bao
gồm một hoặc vài nhóm câu tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc.
Phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm trách nhiệm thuộc công việc: là
phần tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về nhiệm vụ và trách nhiệm
thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu hỏi mô tả chính xác, nêu rõ NLĐ phải
làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, của sao phải thực hiện
những nhiệm vụ đó.
Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất ( máy
móc, công cụ, trang thiết bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ
sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện
khác có liên quan.
Bản mô tả nên ngắn gọn, súc tích và nên sử dụng các động từ hành động có
tính quan sát để mô tả từng hoạt động cụ thể của từng nghĩa vụ chính. Nói chung,
không có một hình thức cụ thể nào được coi là tốt nhất mà các công ty khác nhau sẽ
sử dụng các hình thức khác nhau để mô tả về các công việc. [3, 49]
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện công việc
Bản yêu cầu của công viêc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của
công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm cần phải
có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và
các yêu cầu cụ thể khác.
Bản yêu cầu công việc với người thực hiện chỉ nên bao gồm các yêu cầu về
13
chuyên môn hóa có liên quan rõ rang tới việc thực hiện công việc ở mức độ có thể
chấp nhận được. không nên có những yêu cầu quá cao mà không cần thiết để thực
hiện công việc, đặc biệt là những yêu cầu về đào tạo không cần thiết , hoặc thể hiện
sự phân biệt đối xử đối với NLĐ (giới tính, dân tộc…). Các yêu cầu của công việc
với người thực hiện có thể được viết riêng thành một văn bản, cũng có thể được viết
gộp trong một văn bản cùng với phần mô ta r công việc.[3, 50]
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh
các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ đượcquy
định trong bản mô tả công việc.
Ở các doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được
thể hiện dưới dạng khác nhau. Có doanh nghiệp xây dựng một cách có hệ thống các
bản tiêu chuẩn thực hiện công việc; có nơi lại chỉ giao hẹn bằng miệng hoặc bằng
các điều khoản nhất thời giữa lãnh đạo và cấp dưới.
Đới với các công việc sản xuất, tiêu chuẩn chủ yếu của thực hiện công việc
chính là các mức lao động (số sản phẩm cần sản xuất trong một đơn vị thời gian;
lượng thời gian được phép tiêu hao cho một sản phẩm...) và thường gắn liền với một
hệ thống khuyến khích sự thực hiện vượt mức. Đối với các công việc quản lý và
chuyên môn nghiệp vụ, việc xác định các tiêu chuẩn thực hiện công việc thường
khó khăn hơn. Tuy nhiên, nên cố gắng sử dụng các khả năng định lượng càng nhiều
thì càng tốt. Trong trường hợp không thể dùng các tiêu chuẩn định lượng để đánh
giá sự thực hiện công việc, có thể dùng các câu diễn đạt định tính để để thể hiện tiêu
chuẩn cần đạt được, chẳng hạn: “ Không để khách hàng phàn nàn vì sự thiếu lịch
thiệp”. Quản lý bằng mục tiêu cũng là phương pháp để xác định tiêu chuẩn thực
hiện công việc cho từng cá nhân. Tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được coi là
sự mở rộng của bản mô tả công việc (vì thế nhiều khi chúng được viết gộp thành
một bản).
Ưu điểm của các tiêu chuẩn thực hiện công việc được diễn đạt viết so với các
tiêu chuẩn bằng miệng là ở chỗ nó giúp cho tổ chức có thể kiểm soát được sự phát
triển của mình, đồng thời đó chính là một phương tiện thuận lợi cho trao đổi và tái
14
hiện thông tin giữa NLĐ và người quản lý.
Phân tích công việc có thể được tiến hành vì nhiều lý do. Các thông tin trong
bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc và kể cả tiêu chuẩn thực hiện công
việc được sử dụng rất nhiều trong các chức năng nguồn nhân lực. Một số tác dụng
chính của các thông tin phân tích công việc có thể được kể đến như sau:
Lập kế hoạch nhân lực: được sử dụng để đưa ra các loại công việc.
- Tuyển mộ: được sử dụng để mô tả các công việc đang cần tuyển người và
quảng cáo về các vị trí việc làm mới.
- Tuyển chọn: được sử dụng để xác định các kỹ năng và các hoạt động, lấy
đó làm tiêu thức để ra quyết định lựa chọn ứng cử viên nào.
- Định hướng: được sử dụng để giúp NLĐ biết các hoạt động mà mình phải
làm.
- Đánh giá thực hiện công việc: được sử dụng để xác định các tiêu thức và
mục đích thực hiện công việc mà căn cứ vào đó NLĐ được đánh giá.
- Trả thù lao: được sử dụng để đánh giá giá trị các công việc và là cơ sở cho
việc đưa ra cơ cấu tiền lương.
- Đào tạo: được sử dụng để đánh giá nhu cầu đào tạo thông qua việc xác
định các hoạt động mà NLĐ cần có khả năng để thực hiện.
- Kỷ luật: được sử dụng để xác định các tiêu chuẩn thực hiện công việc có
thể chấp nhận được mà NLĐ cần đạt được.
- An toàn lao động: được sử dụng để xác định các quy trình làm việc an
toàn để nhằm thay đổi hoặc chấm dứt các hoạt động không an toàn.
- Thiết kế lại công việc: được sử dụng để phân tích các đặc trưng của công
việc cần phải thay đổi trong các chương trình thiết kế lại công việc.
- Bảo vệ về mặt luật pháp: được sử dụng để xác định các chức năng cơ bản
mà NLĐ phải thực hiện và rất có ích cho việc bào chữa trong vụ tranh chấp, khiếu
nại,...[3, 51]
15.
Phương pháp thu thập thông tin phục vụ phân tích công việc
Khi thu thập thông tin phân tích công việc, cần lưu ý là không những cần làm
rõ những gì NLĐ đang thực hiện mà quan trọng hơn là phải làm rõ những gì NLĐ
cần phải thực hiện. Có thể sử dụng nhiều phương pháp để thu thập thông tin phân
tích công việc. Không có phương pháp nào là phù hợp với mọi tình huống, bởi vì
mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Cán bộ phân tích công
15
việc có thể sử dụng một hoặc kết hợp một vài phương pháp trong số các phương
pháp sau đây.
16.
Phương pháp quan sát
Quan sát là phương pháp trong đó người cán bộ quan sát một hay môt nhóm
NLĐ thực hiện công việc và gi lại đầy đủ: các hoạt động lao động nào được thực
hiện, của sao phải thực hiện và được thực hiện như thế nào để hoàn thành các bộ
phận khác nhau của công việc. Các thông tin thường được ghi lại theo một mẫu
phiếu được quy định trước.
Phương pháp này giúp người nghiên cứu có thể thu được các thông tin phong
phú và thực tế về công việc; tuy nhiên kết quả quan sát bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ
quan của người quan sát và người bị quan sát. Đồng thời một số nghề không thể dễ
dàng quan sát được; cũng như các công việc chủ yếu có liên quan đến hoạt động trí
não và giải quyết vấn đề chẳng hạn như những nghề chuyên môn và kỹ thuật có thể
không biểu lộ những hành vi ra bên ngoài để quan sát. [3, 53]
17.
Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng
Trong phương pháp này, người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện
công việc của những NLĐ làm việc có hiệu quả và những NLĐ làm việc không có
hiệu quả; thông qua đó có thể khái quát lại và phân loại các đặc trưng chung của
công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc.
Phương pháp này cho thấy sự linh động cuả sự thực hiện công việc ở nhiều
người khác nhau; tuy nhiên tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quán hóa và phân
loại các sự kiện; đồng thời cũng gặp hạn chế trong việc xây dựng cực các hành vi
trung bình để thực hiện việc. Phương pháp này rất thích hợp trong việc mô tả các
công việc và xây dựng cấc tiêu chuẩn thực hiện công việc. [3, 54]
18.
Phương pháp nhật kí công việc (Tự ghi chép)
Nhật ký công việc là phương pháp trong đó NLĐ tự ghi chép lại các hoạt
động của mình để thực hiện công việc.
Phương pháp này có ưu điểm là thu được các thông tin theo sự kiện thực tế
tuy nhiên độ chính xác của của thông tin cũng bị hạn chế vì không phải lúc nào
NLĐ cũng hiểu đúng những gì họ thực hiện. Đồng thời, việc ghi chép khó bảo đảm
16
được liên tục và nhất quán. [3, 54]
19.
Phương pháp phỏng vấn
Đối với những công việc mà người nghiên cứu không có điều kiện quan sát
sự thực hiện công việc của NLĐ (chẳng hạn công việc của người quản lý, của kiến
trúc sư…) thì có thể áp dụng phương pháp phỏng vấn. Qua phỏng vấn, NLĐ sẽ cho
biết những nhiệm vụ nào cần phải thực hiện trong công việc của họ, của sao phải
thực hiện những nhiệm vụ đó và cần phải thực hiện như thế nào.
Cũng như trong phương pháp quan sát, các thông tin được ghi lại theo những
bản mẫu đã được quy định sẵn. Phỏng vấn theo mẫu thống nhất giúp ta so sánh
được những câu trả lời của những NLĐ khác nhau về cùng một công việc và có thể
tìm hiểu sâu về công việc nhưng tốn nhiều thời gian. [3, 54]
20.
Phương pháp sử dụng các câu hỏi được thiết kế sẵn (phiếu điều
tra)
NLĐ sẽ được nhận một danh mục các câu hỏi được thiết kế sẵn về các nhiệm
vụ, các hành vi, các câu trả lời theo các yêu cầu và các hướng dẫn ghi trong đó. Mỗi
một nhiệm vụ hay một hành vi đều được đánh giá theo một góc độ có thực hiện
được hay không thực hiện; tầm quan trọng, mức độ phức tạp; thời gian thực hiện; và
quan hệ đối với sự thực hiện công việc nói chung.
Bản câu hỏi được thiết kế sẵn là phương pháp phân tích công việc được sử
dụng rộng rãi ngày nay. Ưu điểm của phương pháp là các thông tin thu thập được về
bản chất đã được lượng hóa và có thể dễ dàng cập nhật khi các công việc thay đổi,
do đó thích hợp với việc sử lý thông tin trên máy tính và phân tích một khối lượng
lớn thông tin. Việc thu thập thông tin có thể thực hiện dễ dàng hơn các phương pháp
khác và ít tốn phí. Tuy nhiên, việc thiết kế các bản câu hỏi thì tốn nhiều thời gian và
đắt tiền. Người nghiên cứu không tiếp xúc trực tiếp với đối tượng nghiên cứu nên
dễ gây ra tình trạng hiểu lầm các câu hỏi.
Bản câu hỏi có thể thiết kế dưới rất nhiều dạng mức độ chi tiết khác nhau. Ở
các nước tiên tiến, một trong những bản câu hỏi được sử dụng rộng rãi ngày nay là
bản câu hỏi phân tích vị trí việc làm(PAQ), được Tôiest Mc Cormick và các đồng
nghiệp của mình ở trường đại học Purdue thiết keess. PAQ là một bản phân tích
17
công việc hướng vào các hành vi lao động, bao gồm 195 yếu tố công việc để đo sáu
mặt chính của của một công việc.
PAQ được nghiên cứu và thiết kế cẩn thận và cho phép so sánh thống kê giữa
các công việc, tuy nhiên nó là một danh mục câu hỏi rất dài và đòi hỏi khả năng đọc
ở trình độ đại học. Nhưng đó là một công cụ rất hữu ích cho việc xác định các
khoảng cách mức lương và nó cho phép đánh giá giá trị các công việc bằng điểm.
[3,55]
21.
Hội thảo chuyên gia
Hội thảo chuyên gia là phương pháp phân tích công việc trong đó các chuyên
gia (gồm những công nhân lành nghề, những người am hiểu về công việc, những
người lãnh đạo cấp trung gian, các bộ phận) được mời dự một cuộc họp để thảo
luận về những công việc cần tìm hiểu. Các ý kiến trao đổi giữa các thành viên sẽ
làm sang tỏ và bổ sung thêm những chi tiết mà người nghiên cứu không thu được từ
các cuộc phỏng vấn cá nhân và các phương pháp trên. Ngoài ra quá trình trao đổi ý
kiến đó còn làm rõ những trách nhiệm và nhiệm vụ của chính những thành viên
trong hội thảo.
Phương pháp này được sử dụng để thu thập thông tin phục vụ nhiều mục
đích phân tích công việc như: xây bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc, tiêu
chuẩn thực hiện công việc, xấy dựng các phiếu đánh giá thực hiện công việc…
Phương pháp này khá đắt và tốn nhiều thời gian. [3, 57]
18
22.
Quy trình phân tích công việc
Quy trình phân tích công việc gồm 4 bước:
23.
Xác định những công việc cần phân tích
Danh mục các công việc cần phân tích được xác định tùy thuộc vào mục đích
và nhu cầu phân tích công việc của doanh nghiệp. Thông thường, phân tích công
việc được tiến hành trong bốn dịp sau:
Khi một tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích công việc lần
đầu tiên được tiến hành.
Khi xuất hiện các công việc mới.
Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các
phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới.
Khi tổ chức tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc (thường là
ba năm một lần). [3, 59]
24.
Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin
Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tinthích hợp với mục đích của
phân tích công việc; thiết kế các kiểu mẫu ghi chép hoặc các bản câu hỏi cần thiết.
[3, 59]
25.
Tiến hành thu thập thông tin
Khía cạnh quan trọng đầu tiên của thu thập thông tin công việc là phải cho tổ
chức sẵn sàng.
Thứ hai, nhà phân tích phải nhận thức được nguồn sai lệch có thể tác động
19
