Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài tiểu luận do chính bản thân em tìm hiểu và
hoàn thành. Những thông tin và nội dung trong đề tài đều dựa trên nghiên cứu
thực tế và hoàn toàn đúng với nguồn trích dẫn. Nếu sai em xin hoàn toàn chịu
trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 09 tháng 9 năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian thực tế tại Công ty tài chính cổ phần Xi Măng, em xin gửi
lời cảm ơn đến lãnh đạo Công ty và các anh, chị trong Công ty đã tạo điều kiện
thuận lợi cho em có những buổi thực tế tại Công ty, chỉ bảo tận tình, tư vấn cho
em để em có thể hoàn thành tốt bài Tiểu luận, đồng thời giúp em hiểu thêm về
tầm quan trọng và ý nghĩa về quá trình học tập của mình.
Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy ThS. Nguyễn Đăng Việt và thầy
ThS. Nguyễn Hữu Danh đã nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn em hoàn thành đề tài
này, cảm ơn thầy đã động viên, cũng như chia sẻ những kinh nghiệm của mình,
giải đáp những thắc mắc trong quá trình làm đề tài, để em có thể hoàn thành bài
tiểu luận kết thúc học phần môn “ Quản trị văn phòng doanh nghiệp”.
Trong quá trình Nghiên cứu làm đề tài. Khó tránh khỏi những sai sót, rất
mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý thuyết cũng như kinh
nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài nghiên cứu không thể tránh khỏi những
thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học thêm
được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt bài nghiên cứu.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn./.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1

LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..............................................................................................................................1
2.Lịch sử nghiên cứu...........................................................................................................................1
3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài................................................2
4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................................................2
5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng....................................2
6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.............................................................................................3
7.Cấu trúc của đề tài...........................................................................................................................3

Chương 1..............................................................................................................5
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG
VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY..........................5
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty tài chính Cổ phần Xi
măng....................................................................................................................................................5
1.1.1.Giới thiệu về công ty..................................................................................................................5
1.1.2.Lịch sử hình thành và chặng đường phát triển.........................................................................5
1.1.3.Chức năng, nhiệm vụ của công ty Tài chính Cổ phần Xi măng.................................................6
1.1.4.Cơ Cấu tổ chức của Công ty.......................................................................................................7
1.1.5.Đội ngũ nhân sự.........................................................................................................................8
1.1.6.Các lĩnh vực kinh doanh của công ty.........................................................................................8
1.2. Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty..................................................9
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ................................................................................................................9
1.2.2. Cơ cấu tổ chức..........................................................................................................................9
1.2.3. Đội ngũ nhân sự......................................................................................................................10
TIỂU KẾT.............................................................................................................................................10


Chương 2............................................................................................................11

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG..............................................11
2.1. Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác................................................................11
2.1.1. Công tác xây dựng kế hoạch...................................................................................................11
2.1.2. Xây dựng chương trình công tác............................................................................................14
2.2. Xây dựng quy chế, nội quy, điều lệ và tổ chức thực hiện quy chế...........................................16
2.3. Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ..........................................................................18
2.3.1. Công tác văn thư.....................................................................................................................18
2.3.2. Công tác lưu trữ......................................................................................................................19
2.4. Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo.................................................................20
2.4.1. Yêu cầu....................................................................................................................................20
2.4.2. Nguồn thu thập thông tin bao gồm:.......................................................................................21
2.4.3. Phương pháp lấy tin:...............................................................................................................21
2.5. Tổ chức công tác hậu cần...........................................................................................................21
2.6. Tổ chức các cuộc hội họp của công ty.......................................................................................22
TIỂU KẾT.............................................................................................................................................23

Chương 3............................................................................................................24
Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác văn phòng tại
công ty tài chính cổ phần..................................................................................24
Xi Măng.............................................................................................................24
3.1. Nhận xét, đánh giá.....................................................................................................................24
3.1.1. Ưu điểm...................................................................................................................................24
3.1.2. Nhược điểm............................................................................................................................24
3.1.3. Nguyên nhân...........................................................................................................................25
3.2. Các giải pháp..............................................................................................................................25
TIỂU KẾT.............................................................................................................................................25

KẾT LUẬN........................................................................................................27
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................28

PHỤ LỤC...........................................................................................................31


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay, Công tác văn
phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều công ty, để bảo quản cung cấp đầy
đủ, kịp thời thông tin chất lượng cho quá trình quản lý. Trong một cơ quan, đơn
vị, tổ chức hay Doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động được nhịp nhàng, liên
tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận văn phòng để thực hiện 2 chức năng:
Quản trị hậu cần. Tham mưu giúp việc và các nghiệp vụ công tác văn phòng.
Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng nghiên cứu về thực
trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng là quan trọng giúp cho chúng ta
củng cố kiến thức công tác văn phòng về doanh nghiệp và giúp chúng ta có
những trải nghiệp thực tế hơn từ đó nâng cao kiến thức, đánh giá đúng vai trò
của công tác văn phòng trong doanh nghiệp đồng thời có ích trong tác nghiệp
chuyên môn cũng như yêu thích công việc này lâu lên em muốn làm trên thực tế
và nghiên cứu.
Trong công ty công tác văn phòng giúp nâng cao ý thức của cán bộ nhân
viên đối với công tác văn phòng và thông qua việc nghiên cứu đề tài thực trạng
tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng giúp cho công tác văn phòng tại công ty
nâng cao hiệu quả và đóng góp cho hoạt động thực tế của công ty nhiều hơn.
Cũng như thông qua việc tìm hiểu thực tế giúp củng cố lý luận nghiệp vụ công
tác văn phòng tại công ty và đóng góp vào hoạt động chung của công tác giảng
dậy của Khoa quản trị Văn phòng.
Với những lý do trên em đã chọn đề tài “ Thực trạng tổ chức nghiệp vụ
công tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng” làm đề tài viết
tiểu luận bài tập lớn thi kết thúc học phần môn “Quản trị văn phòng trong doanh

nghiệp”.
2. Lịch sử nghiên cứu
- Nguyễn Hữu Huân,Giáo trình Quản trị hành chính Văn phòng, Nxb
lao động – xã hội.
- T.S. Hồ Ngọc Cấn (chủ biên) (2009) Cẩm Nang, Tổ chức và quản trị
1


hành chính văn phòng,Nxb Tài chính Hà Nội.
- Lê Văn In,(1996) Quản trị văn phòng doanh nghiệp.Nxb Thống kê.
- Trần Thị Thu Hương, (2008) Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb
tổng hợp TP.Hồ Chí Minh.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công
ty Tài chính Cổ phần Xi măng.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Thời gian từ 2010 trở lại đây của công ty
+ Không gian: trong phạm vi Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích:
+ Tìm hiểu khái quát về Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng và hoạt động
của văn phòng công ty.
+ Tìm hiểu về thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công
ty Tài chính Cổ phần Xi măng.
+ Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác văn phòng
tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng.
+ Nhằm giúp chúng ta có kiến thức thực tiễn về nghiệp vụ công tác văn
phòng tại công ty tài chính cổ phần Xi Măng.
+ Sau khi nghiên cứu mục đích giúp hoàn thiện chương trình đào tạo của
nhà trường để giúp hoàn thiện đảm bảo tốt nghiệp ra trường.

- Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu khảo sát, đánh giá về nghiệp vụ công
tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng.
+ Khảo sát thực tế
+ Phân tích dữ liệu, tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu để hoàn
thành bài tiểu luận.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
* Cơ sở phương pháp luận
- Phương pháp chủ nghĩa duy vật biện chứng: là phương pháp xem xét
những sự vật và những phản ánh của chúng vào tư duy chủ yếu là trong mối liên
2


hệ qua lại giữa chúng, trong sự móc xích của chúng, trong sự vận động của
chúng, trong sự phát sinh và tiêu vong của chúng.
- Phương pháp chủ nghĩa duy vật lịch sử: là hệ thống quan điểm duy vật
biện chứng về xã hội, là kết quả của sự vận dụng phương pháp luận của chủ
nghĩa duy vật biện chứng và phép biện chứng duy vật vào việc nghiên cứu đời
sống xã hội và lịch sử nhân loại, nhờ đó hoàn thiện và phát triển những quan
điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và phép biện chímg duy vật; hoàn thiện
và phát triển thế giới quan.
* Phương pháp nghiên cứu:
Trong bài nghiên cứu này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu là:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;
- Phương pháp phân tích…
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Bài nghiên cứu đã phát hiện ra những ưu điểm và mặt còn hạn chế trong
nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng. Góp
phần có đánh giá nhìn nhận về nghiệp vụ công tác văn phòng và hoàn thiện kỹ

năng của nhà quản trị Văn phòng. Thông qua đề tài giúp cho công ty đánh giá
đúng về nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty, đồng thời giải pháp đưa ra có
thể áp dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện nghiệp
vụ công tác văn phòng tại công ty. Kết quả đạt được của đề tài có thể trở thành
tư liệu nghiên cứu phục vụ cho các công ty về nghiệp vụ công tác văn phòng.
7. Cấu trúc của đề tài
- Mở đầu, kết luận.
- Tài liệu tham khảo và phụ lục.
Đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng và hoạt
động của văn phòng công ty.
Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty
Tài chính Cổ phần Xi măng
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác
văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng.
3


4


Chương 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG
VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của
Công ty tài chính Cổ phần Xi măng
1.1.1. Giới thiệu về công ty
-

Thương hiệu : CFC

Tên viết tắt: CFV
Địa chỉ: Tầng 7 và 8 tòa nhà 28 Bà Triệu – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội
Điện thoại: 04. 6270. 2127
Fax: 04. 6270. 2128
Email:
Website: http//:cfc.com.vn
Giám Đốc: Bùi Hồng Minh
Công ty thành lập năm 2008
Số vốn điều lệ: 61,5%
Hoạt động kinh doanh chính: Thị trường vốn, thị trường tiền tệ, lĩnh

vực tín dụng, đầu tư và cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính
1.1.2. Lịch sử hình thành và chặng đường phát triển
• Lịch sử hình thành
Công ty Tài chính Cổ phần Xi Măng được thành lập ngày 29/5/2008.
Theo quyết định số 142/GP-NHNN của ngân hàng nhà Nước. Công ty hoạt động
theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103025061 do sở kế hoạch và đầu
tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 2/6/2008
Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng (CFC) là một tổ chức tài chính với 3
cổ đông chiến lược gồm có Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam
(Vicem), Tổng công ty Thép Việt Nam (VnSteel) và Ngân hàng Ngoại thương
Việt Nam (Vietcombank).
Từ ngày thành lập, CFC đã không ngừng phát triển hướng đến mục tiêu
dẫn đầu về cung cấp và hỗ trợ các sản phẩm, dịch vụ tài chính đa dạng cho một
lựợng lớn các khách hàng trong ngành vật liệu xây dựng.
* Chặng đường phát triển:
( xem chi tiết phụ lục số: 01)
- Tháng 06/2008: Thành lập công ty với vốn điều lện 300 tỷ đồng.
- Tháng 09/2008: CFC trở thành thành viên thứ 111 của Hiệp hội Xi
măng Việt Nam.

5


- Tháng 03/2009: Ngân hàng Nhà nước cho phép CFC được cung cấp dịch
vụ cung ứng ngoại hối.
- Tháng 04/2009: CFC trở thành thành viên thứ 52 của Hiệp hội Ngân
hàng Việt Nam.
- Tháng 12/2009: Hỗ trợ cộng đồng thông qua chương trình “Chung tay
đẩy lùi căn bệnh ung thư”.
- Tháng 06/2010: Hoàn tất thủ tục tăng vốn điều lệ lên 610 tỷ đồng.
- Tháng 08/2010: Ngân hàng Nhà nước cho phép CFC mở chi nhánh tại
TP.HCM
- Tháng 11/2010: Thành lập chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Tài chính Cổ phần Xi măng
Hội đồng quản trị và Đại hội đồng Cổ đông và chịu trách nhiệm trước Hội
đồng quản trị về mọi mặt kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Tổng giám đốc là người có quyền cao nhất, ngoài công tác phụ trách chung các
mặt hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, Tổng giám đốc công ty còn trực tiếp
điều hành, giám sát các mặt công tác của một số đơn vị trực thuộc. Phó Tổng
giám đốc: Phó Tổng Giám đốc là người giúp việc cho Tổng Giám đốc, Phó tổng
Giám đốc được Tổng Giám đốc phân công phụ trách, quản lý, điều hành các
hoạt động và giải quyết một số nội dung công việc theo ủy quyền và phân công
cụ thể của Tổng giám đốc. Trợ lý Tổng giám đốc: Trợ lý Tổng giám đốc là
người giúp việc cho Tổng giám đốc. Trợ lý TGĐ có trách nhiệm tư vấn giúp
việc cho Ban giám đốc hoàn thành nhiệm vụ của mình và thực hiện một số
nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao hoặc uỷ quyền. Phòng Hành chính nhân
sự: Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về hành chính liên quan đến hoạt động
của Công ty bao gồm các nội dung cơ bản: Quản trị nhân sự; đào tạo; công tác lễ
tân, văn phòng, công nghệ thông tin và truyền thông PR, giao dịch đối ngoại,
nghiên cứu, tổng hợp và/hoặc thực hiện quy định của pháp luật và quy định của

Công ty trong phạm vi thẩm quyền của Phòng. Duy trì, thiết lập hoặc xử lý công
việc chung theo quy định của Công ty trong mối quan hệ với các cấp và các cơ
quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cũng như các cơ quan hữu quan khác
trong phạm vi thẩm quyền của Phòng Theo dõi đảm bảo việc sử dụng, quản lý
những tài sản chung của Công ty bao gồm nhưng không giới hạn về đất đai, nhà
6


ở, xe ô tô, thiết bị văn phòng, bảo hiểm, tài sản trí tuệ, nhãn hiệu thương mại.
Theo dõi, thu thập, cập nhật và phân tích những thông tin cần thiết phục vụ hoạt
động của Công ty, các thông tin về chính trị, luật pháp, kinh tế, xã hội …. có thể
liên quan đến hoạt động của Công ty, và đề xuất những việc làm cần thiết để
Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị phê duyệt. Tiến hành các thủ tục cần thiết
để có được sự cho phép và đồng ý của các cơ quan hữu quan cho các việc liên
quan đến nhu cầu hoạt động của Công ty. Lập báo cáo, tham mưu, soạn thảo
những quy định liên quan đến công việc hành chính chung. Phối hợp với các
Phòng ban khác trong việc tiến hành các công việc đã được quy định ở trên, đề
ra những yêu cầu, hướng dẫn cho các Phòng để thực hiện các công việc liên
quan thuộc lĩnh vực nghiệp vụ hành chính. Thực hiện, hướng dẫn thực hiện toàn
bộ các công việc liên quan đến công tác nhân sự, lao động tiền lương, giải quyết
các thủ tục hành chính, chế độ đối với người lao động. Phòng Tài chính kế toán:
thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau: Chủ trì xây dựng và thực hiện các quy
chế về quản lý tài chính, quy chế về quản lý ngân sách, chính sách và chế độ kế
toán. Tổ chức công tác hạch toán kế toán, lập và phân tích báo cáo tài chính và
các báo cáo quản trị theo đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Lập phương án huy động và sử dụng vốn đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh.
Tổ chức, hướng dẫn và đào tạo các Đơn vị trong việc ghi chép, thu thập số liệu
chi phí và các chứng từ liên quan phục vụ công tác tài chính kế toán theo các
quy định của Luật kế toán, hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy
định của Công ty; Kiểm tra chứng từ, hóa đơn và thủ tục thanh quyết toán; Tính

toán giá thành, chi phí và báo cáo phục vụ ra quyết định sản xuất kinh doanh;
Kiểm soát công tác thu chi tiền mặt; Quản lý việc thu và nộp thuế, phí các các
nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Chủ trì trong việc lựa chọn đơn vị cung cấp
dịch vụ kiểm toán, dịch vụ bảo hiểm tài sản công ty, cung cấp phần mềm quản
lý, cung cấp các hóa đơn chứng từ và các hàng hóa và dịch vụ đặc thù của tài
chính kế toán khác.
1.1.4. Cơ Cấu tổ chức của Công ty
( Xem phụ lục số: 02)
7


1.1.5. Đội ngũ nhân sự
* Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty Tài chính Cổ phần Xi măng
1000 người, trong đó:
- Theo giới tính:
+ Nam: Chiếm 57% trên tổng số
+ Nữ: Chiếm 43% trên tổng số
- Theo độ tuổi được chia thành như sau:
+ Độ tuổi lao động duới 25 tuổi: 7%
+ Độ tuổi lao động từ 26 – 35 tuổi: 25%
+ Độ tuổi lao động từ 36 – 55 tuổi: 60%
+ Còn lại: 8%
- Theo trình độ:
+ Thạc sĩ : 30%
+ Đại học: 50%
+ Cao đẳng: 20%
1.1.6. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty
- Nhận tiền gửi có kỳ hạn từ một năm trở lên của các tổ chức, cá nhân
theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
- Phát hành kỳ phiếu, trái phiếu chứng chỉ tiền gửi và các loại giấy tờ có

giá khác để huy động vốn của tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước theo quy
định của pháp luật hiện hành.
- Vay vốn của các tổ chức tài chính, chức tín dụng trong nước, ngoài
nước và các tổ chức tài chính quốc tế.
- Tiếp nhận vốn uỷ thác của Chính phủ, các tổ chức và cá nhân trong và
ngoài nước.
- Cho vay ngắn hạn, cho vay trung và dài hạn theo quy định của Ngân
hàng Nhà nước.
- Cho vay theo uỷ thác của Chính phủ, của tổ chức, cá nhân trong và
ngoài nước theo quy định hiện hành của Luật các tổ chức tín dụng và hợp đồng
uỷ thác.
- Cho vay tiêu dùng dưới hình thức cho vay mua trả góp.
- Chiết khấu, tái chiết khấu, cầm cố thương phiếu, trái phiếu và các giấy
tờ có giá khác.
- Thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh bằng uy tín và khả năng tài chính của
mình đối với người nhận bảo lãnh.
- Cấp tín dụng dưới các hình thức khác theo quy định của Ngân hàng Nhà
8


nước.
- Thực hiện mốt số nghiệp vụ về mở tài khoản, dịch vụ ngân quỹ và các
hoạt động khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
1.2. Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
* Phòng Hành chính - quản trị
- Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về hành chính liên quan đến hoạt
động của Công ty bao gồm các nội dung cơ bản: Quản trị nhân sự; đào tạo; công
tác lễ tân, văn phòng, công nghệ thông tin và truyền thông PR, giao dịch đối
ngoại, nghiên cứu, tham mưu - tổng hợp và thực hiện theo quy định của pháp

luật và quy định của Công ty trong phạm vi thẩm quyền của Phòng. Duy trì,
thiết lập hoặc xử lý công việc chung theo quy định của Công ty trong mối quan
hệ với các cấp và các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cũng như các cơ
quan hữu quan khác trong phạm vi thẩm quyền của Phòng . Theo dõi đảm bảo
việc sử dụng, quản lý những tài sản chung của Công ty bao gồm nhưng không
giới hạn về đất đai, nhà ở, xe ô tô, thiết bị văn phòng, bảo hiểm, tài sản trí tuệ,
nhãn hiệu thương mại.
- Theo dõi, thu thập, cập nhật và phân tích những thông tin cần thiết phục
vụ hoạt động của Công ty, các thông tin về chính trị, luật pháp, kinh tế, xã hội
…. có thể liên quan đến hoạt động của Công ty, và đề xuất những việc làm cần
thiết để Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị phê duyệt. Tiến hành các thủ tục
cần thiết để có được sự cho phép và đồng ý của các cơ quan hữu quan cho các
việc liên quan đến nhu cầu hoạt động của Công ty. Lập báo cáo, tham mưu, soạn
thảo những quy định liên quan đến công việc hành chính chung. Phối hợp với
các Phòng ban khác trong việc tiến hành các công việc đã được quy định ở trên,
đề ra những yêu cầu, hướng dẫn cho các Phòng để thực hiện các công việc liên
quan thuộc lĩnh vực nghiệp vụ hành chính. Thực hiện, hướng dẫn thực hiện toàn
bộ các công việc liên quan đến công tác nhân sự, lao động tiền lương, giải quyết
các thủ tục hành chính, chế độ đối với người lao động.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
( Xem phụ lục số: 03)
9


1.2.3. Đội ngũ nhân sự
- Văn phòng công ty gồm có 10 người trong đó:
- Theo giới tính:
+ Nam: Chiếm 40% trên tổng số
+ Nữ: Chiếm nữ 60% trên tổng số
- Theo độ tuổi được chia thành như sau:

+ Độ tuổi lao động duới 25 tuổi: 2%
+ Độ tuổi lao động từ 26 – 35 tuổi: 30%
+ Độ tuổi lao động từ 36 – 55 tuổi: 68%
- Theo trình độ:
+ Thạc sĩ : 10%
+ Đại học: 60%
+ Cao đẳng: 30%

TIỂU KẾT
Như vậy ở chương 1, em đã trình bày khái quát chung về Công ty Tài
chính Cổ phần Xi măng và hoạt động của văn phòng trong công ty giúp ta có thể
lắm được tình hình hoạt động của công ty cũng như văn phòng công ty. Từ đó
làm cơ sở điều kiện để chúng ta tiếp tục nghiên cứu “Thực trạng tổ chức nghiệp
vụ công tác văn phòng tại Công ty tài chính Cổ phần Xi măng” ở chương 2.

10


Chương 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG
2.1. Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác
2.1.1. Công tác xây dựng kế hoạch
- Kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đạt được của đơn vị
và phương thức tiến hành tốt nhất để đạt mục tiêu đó trong từng thời kỳ. [ 1; tr
124].
Công Ty Luôn coi việc lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với
hoạt động của công ty vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình
hành động trong tương lai, giúp công ty xác định được các chức năng khác còn
lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.

• Nội dung
Trong bối cảnh kinh tế thị trường Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng đã
hiểu rõ, muốn đạt được chất lượng, hiệu quả tối ưu khi thực hiện công việc cần
xây dựng các chương trình kế hoạch hoạt động cho từng khâu sản xuất, từng bộ
phận. Hoạt động của Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng luôn diễn ra thường
xuyên, liên tục, thế nên công tác xây dựng kế hoạch cũng phải phù hợp với quá
trình hoạt động vì vậy trong công ty thực hiện một số kế hoạch cụ thể như sau:
- Kế hoạch chiến lược;
- Kế hoạch chiến thuật ( kế hoạch nghiệp vụ);
- Kế hoạch ngắn hạn ( tuần, tháng, quý )
- Kế hoạch dài hạn ( 3 năm, 5 năm, 10 năm)
• Kế hoạch chiến lược: là loại kế hoạch đề cập đến các mục tiêu có tính
tổng quát cao. Loại kế hoạch này có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khía
cạnh khác nhau của tổ chức và định hướng cho sự phát triển chung của cơ quan,
tổ chức.[2; tr85]
Kế hoạch chiến lược của Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng thường
được áp dụng thường xuyên do tính chất cạnh tranh của thị trường ngày càng trở
lớn khốc liệt, với sự thay đổi của khoa học công nghệ ngày càng nhanh khiến từ
11


đó công ty rất chú trọng việc xác định những mục tiêu trong tương lai.
-

Kế hoạch chiến lược của Công ty cho phép cải thiện và củng cố vị thế

cạnh tranh trên thị trường. Trong kế hoạch chiến lược những mục tiêu định
hướng cho công và những biện pháp để thực hiện mục tiêu đề ra. Việc xây dựng
kế hoạch chiến lược thường được xuất phát từ khả năng thực tế của công ty ,
biểu hiện những phương án ứng phó với những điều kiện bên trong và bên ngoài

công ty.
- Đặc điểm
+ Thời hạn : vài năm
+ Khuôn khổ : rộng
+ Mục tiêu : ít chi tiết
- Việc thực hiện lập kế hoạch chiến lược đã giúp cho cán bộ công ty xác
định được:
+ Nhận thức được cơ hội
+ Xác định các mục tiêu
+ Phát triển các tiền đề
+ Xác định các phương án lựa chọn
+ Đánh giá các phương án.
+ Lựa chọn phương án
+ Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
* Đầu ra của kế hoạch chiến lược:
- Một bản kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch phát triển công ty.
• Kế hoạch chiến thuật ( kế hoạch nghiệp vụ); là loại kế hoạch cụ thể
các mục tiêu của kế hoạch chiến lược thành những mục tiêu cụ thể, chỉ ra chính
xác những việc cần phải làm và cách thức tiến hành các công việc đó.
Công ty xác định kế hoạch chiến thuật là công cụ để chuyển các định
hướng, mục tiêu của chiến lược thành các chương trình cụ thể cho từng bộ phận
trong công ty. Việc chia nhỏ ra thành các chương trình sẽ giúp cho mục tiêu của
công ty được thực hiện dễ dàng hơn với sự phối hợp của các bộ phận chức năng.
12


-

Kế hoạch chiến thuật được thể hiện trong từng bộ phận của Công ty

như :
+ Kế hoạch Marketing.
+ Kế hoạch sản xuất,
+ Kế hoạch tài chính…
Trong khi kế hoạch chiến lược tập trung vào xác định các mục tiêu dài
hạn, những định hướng của công ty trong tương lai thì kế hoạch chiến thuật lại
đi vào cụ thể từng bộ phận, lĩnh vực của Công ty. Kế hoạch chiến lược là sự
tham gia chủ yếu của các lãnh đạo Công ty, kế hoạch chiến thuật là sự tham gia
đầy đủ của mọi thành viên trong công ty.
- Đặc điểm
+ Thời hạn : ngày, tuần, tháng
+ Khuôn khổ : hẹp
+ Mục tiêu : chi tiết xác định
- Việc thực hiện lập kế hoạch chiến thuật đã giúp cho cán bộ công ty xác
định được:
- Quy trình hoạt động
- Các quy định
- Hướng dẫn công việc
- Các biểu mẫu
- Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn.
•

Kế hoạch ngắn hạn ( tuần, tháng, quý ): là những kế hoạch cụ thể

hóa những kế hoạch trung hạn, chỉ ra những công việc cụ thể, được thiết lập để
thực hiện những mục tiêu ngắn hạn, cụ thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làm
sản sinh ra kết quả. Các kế hoạch loại này thường là kế hoạch nửa năm, kế
hoạch quý, kế hoạch tháng hay kế hoạch tuần.
- Kế hoạch tháng

+ Các công việc trong kế hoạch năm.
+ Các công việc tháng trước còn tồn tại.
+ Các công việc mới phát sinh do công ty giao.
- Nội dung kế hoạch tháng
+ Các công việc quan trọng trong tháng
13


+ Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực
hiện, người thực hiện.
+ Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng
hoặc làm trong tháng sau).
- Kế hoạch tuần
- Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
+ Các công việc trong kế hoạch tháng.
+ Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
+ Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm
+ Các công việc quan trọng trong tuần
+ Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực
hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
+ Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc
làm trong tuần sau).
• Kế hoạch dài hạn ( 3 năm, 5 năm, 10 năm): là những kế hoạch có
nội dung lớn, quan trọng, có phạm vi ảnh hưởng rộng và thời gian tác động lâu
dài (5 năm, 10 năm, 20 năm) với cơ quan, tổ chức.
-Nguồn thông tin để lập kế hoạch dài hạn bao gồm:
+ Từ chiến lược của công ty.
+ Từ các dự án tham gia
+ Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.
+ Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.

- Nội dung của lập kế hoạch dài hạn:
- Nội dung các mục tiêu công việc.
- Thời gian thực hiện.
- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng
tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).
2.1.2. Xây dựng chương trình công tác
Khái niệm: Chương trình là thứ tự thực hiện một công tác, một việc nào
đó ( chương trình hội nghị) [3; tr 36]
Chương trình công tác là loại chương trình công tác thường kỳ của cơ
quan mà văn phòng xây dựng. [3; tr36]
14


Hiện nay ở Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng đang thực hiện các
chương trình công tác sau:
- Chương trình công tác cả năm: là bản thể hiện những mục tiêu, những
định hướng, nhiệm vụ và các giải pháp lớn, quan trọng trong hoạt động của cơ
quan, đơn vị trong năm.
- Chương trình công tác quý: là triển khai chương trình công tác năm.
Loại chương trình công tác này có tính cụ thể hơn chương trình năm.
- Chương trình công tác một tháng: là cụ thể hóa những mục tiêu của
chương trình công tác quý nó thể hiện những công việc phải làm trong tháng.
• Nôi dung
Chương trình công tác của công ty thường căn cứ vào chức năng nhiệm
vụ, công việc do lãnh đạo giao, điều kiện vật chất của công ty, nguồn nhân lực
và bám sát, thể hiện đúng , kịp thời trong từng công việc. Đặc biệt chương trình
công tác của Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng còn bám sát thực tiễn, xác
định đúng những vấn đề mấu chốt, trọng tâm, những điểm nút quyết định vấn đề
từ đó có thể tháo gỡ được những vướng mắc và thúc đẩy nhiều mặt công tác.
- Quy trình lập chương trình công tác của công ty Tài chính Cổ Phần Xi

măng
Bước 1: Yêu cầu các phòng gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm
quyền giải quyết của lãnh đạo công ty.
Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc.
Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có).
Bước 4: Thông qua chương trình.
Bước 5: Ban hành, sao gửi các phòng để thực hiện; lưu trữ theo quy định.
- Nhân viên làm chương trình công tác luôn chọn lọc, sắp xếp các công
việc theo thứ tự ưu tiên và phù hợp với khả năng chuẩn bị và thời gian thực hiện.
Trong khi lập chương trình công tác công ty thường cho người lập quỹ thời gian
dự trữ, dự phòng những việc đột xuất, có thời gian để lãnh đạo kiểm tra, chỉ đạo.
- Không chỉ có vậy việc lập chương trình công tác luôn bảo đảm tính hệ
thống giữa chương trình công tác năm, chương trình công tác một quý với
chương trình tháng.
- Chương trình công tác năm và quý công ty thường nêu các vấn đề lớn,
15


quan trọng. Bao quát toàn diện các lĩnh vực của công ty.
- Chương trình công tác tháng công ty thường dựa trên cơ sở chương
trình công tác năm, quý và những vấn đề mới phát sinh trong quá trình điều
hành từ đó xác định trọng tâm của công tác và các nhiệm vụ cụ thể trong tháng.
- Thời gian công ty xây dựng chương trình công tác:
+ Chương trình công tác năm sau chuẩn bị từ tháng 10 năm trước.
+ Chương trình công tác quý sau chuẩn bị từ ngày 15 của tháng cuối quý
trước.
+ Chương trình công tác tháng sau chuẩn bị từ ngày 25 của tháng trước.
• Tổ chức thực hiện
- Khi chương trình công tác của công ty tài chính cổ phần Xi Măng được
ban hành thì các Phòng sẽ chủ động thực hiện nhiệm vụ của mình.

- Nếu những công việc có liên quan đến nhiều phòng thì phòng chủ trì sẽ
triển khai phối hợp với các phòng khác và đôn đốc thực hiện cho đến khi công
việc kết thúc.
- Trong quá trình thực hiện nhiều khi không tránh khỏi những vướng
mắc và khi gặp các vấn đề này thì người thực hiện sẽ báo cáo với lãnh đạo công
ty để giải quyết kịp thời.
- Hàng tháng, quý, Văn phòng sẽ tổng hợp lại tình hình và đánh giá việc
thực hiện chương trình công tác.
- Cuối năm các phòng sẽ báo cáo tình hình thực hiện chương trình của
phòng mình nêu rõ những việc đã làm, việc bổ sung và thường có số liệu cụ thể.
 Việc thực hiện chương trình công tác tốt đã giúp cho các phòng trong
công ty được chủ động trong công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau,
không bỏ sót việc. Đây cũng là cách thực hiện để nâng cao sự quản lý của ban
giám đốc, phối hợp đồng bộ nhịp nhàng, theo một kế hoạch thống nhất để thực
hiện các công việc đề ra.
2.2. Xây dựng quy chế, nội quy, điều lệ và tổ chức thực hiện quy chế
Tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng đã xây dựng được một số quy
chế, nội quy, điều lệ như sau:
• Quy định về phân công, phân cấp và chế độ làm việc của công ty:
- Chương I: Tổ chức và nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc, Phó Giám
đốc và các phòng nghiệp vụ của công ty
- Chương II. Tổ chức và nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc, Phó Giám
16


đốc các xí nghiệp, cửa hàng trực thuộc công ty.
- Chương III. Các mối quan hệ nội bộ của công ty
- Chương IV. Quy định về việc ký các văn bản chứng từ của công ty
• Quy chế tạm thời về tổ chức và hoạt động của Văn phòng
- I. Những quy định chung

- II. Chức năng và nhiệm vụ
- III. Quyền hạn và trách nhiệm
- IV. Công tác quản lý và tổ chức
- V. Các mối quan hệ công tác
- VI. Điều khoản cuối cùng
• Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bảo vệ công ty:
- I. Chức năng chung của phòng bảo vệ công ty
- II. Nhiệm vụ bảo vệ công ty
- III. Quyền hạn
- IV. Quyền lợi
- V. Điều khoản thi hành
• Nội quy ra vào cơ quan
• Nội quy về việc sử dụng thẻ công nhân viên
• Nội quy nhà xe
• Nội quy nhà khách
• Nội quy phòng cháy chữa cháy
• Nội quy nơi cư xá
• Quy định về việc thực tập, quay phim, chụp ảnh tại công ty của khách
tham quan.
Theo Quy định của công ty tất cả các cán bộ, công nhân viên tổ chức quán
triệt, thực hiện các nội dung quy định trong Quy chế, nội quy. Nhận thức được
tầm quan trong của việc thực hiện quy chế, nội quy cán bộ, công nhân viên trong
công ty đã nghiêm chỉnh chấp hành và đưa vào nề nếp. Quy chế, nội quy của
công ty phù hợp với tình hình hoạt động , đảm bảo công bằng cũng như cán bộ
công nhân viên hiểu rõ quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của mình và từ đó họ sẽ
thực hiện tốt hơn vai trò, trách nhiệm của mình. Nhờ thực hiện tốt quy chế , nội
quy mà công ty đã phát huy được tiềm năng, trí tuệ của tập thể trong việc tham
gia các hoạt động ngày càng vững mạnh và xây dựng tốt khối đoàn kết nội bộ
trong công ty.
Nhìn chung, việc triển khai thực hiện nội quy, quy chế đã tạo được sự

chuyển biến nhất định về nhận thức và hành động trong từ cán bộ, công nhân
viên và hạn chế được nhiều các khâu trong làm việc, có trách nhiệm, thái độ làm
17


việc nghiêm túc. Đặc biệt việc thực hiện quy chế, quy định tạo lên sự đoàn kết
thống nhất trong nội bộ, cũng như trong công tác lãnh đạo đạt hiệu quả cao.
2.3. Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ
2.3.1. Công tác văn thư
Công công tác văn thư là hoạt động gắn liền với văn bản, giấy tờ hình
thành trong hoạt động của Công ty, trong đó công tác văn thư là hoạt động khởi
đầu bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu hình
thành trong hoạt động của công ty, ban hành văn bản và xử lý con dấu.
• Nội dung của công tác văn thư gồm các nội dung:
- Soạn thảo và Ban hành văn bản.
- Tổ chức quản lý và xử lý văn bản.
- Lập hồ sơ công việc.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
• Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Là một quy trình mà trong đó có các công việc cần tiến hành trong quá
trình soạn thảo 1 văn bản để ban hành.
Qua trình soạn thảo văn bản gồm 6 bước:
- Bước 1. Xác định mực đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản.
- Bước 2. Thu thập và xử lý thông tin.
- Bước 3. Xác định tên loại văn bản.
- Bước 4. Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
- Bước 5. Duyệt bản thảo.
- Bước 6. Hoàn thiện các thủ tục ban hành
- Ưu điểm:
+ Công ty đã có những biện pháp và chính sách thực hiện nghiêm túc và

đầy đủ theo quy trình trong việc soạn thảo và ban hành văn bản. Đối với các
văn bản quan trọng của công ty đã có những cơ chế áp dụng nghiêm chỉnh.
- Nhược điểm:
+ Các bước thực hiện còn có một số lỗi so với tiêu chuẩn nhà nước.
• Công văn đến
18


- Tiếp nhận các văn bản chuyển đến ( gửi trực tiếp, qua đường bưu
điện....) đóng dấu công văn đến và vào sổ theo dõi văn bản đến.
- Phân loại văn bản đến, vào phiếu xử lý văn bản và chuyển trưởng phòng
cho ý kiến xử lý và chuyển đến Ban giám đốc công ty cho ý kiến chỉ đạo
- Dựa vào ý kiến chỉ đạo của ban Giám đốc, nhân bản chuyển tới các
phòng, ban hoặc người có trách nhiệm xử lý công việc.
- Khi chuyển văn bản đến các phòng, yêu cầu cán bộ nhận văn bản ký
nhận vào Sổ giao nhận văn bản nội bộ.
- Thực hiện báo cáo công việc hàng tuần bao gồm các nội dung văn bản
đến, ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc công ty và kết quả xử lý các phòng trong
công ty.
• Công văn đi
- Tiếp nhận văn bản trình ký của các phòng, chuyển Tổ giúp việc Hội
đồng quản trị xử lý và chuyển ban Giám đốc ký duyệt
- Sau khi Giám đốc ký văn bản, văn thư vào số, phô tô văn bản theo đúng
nơi nhận ghi trong văn bản, đóng dấu và trực tiếp chuyển cho các phòng. Đối
với các văn bản gửi ra ngoài Công ty, văn thư có trách nhiệm gửi qua đường bưu
điện đảm bảo thông tin được kịp thới và thông suốt
- Thực hiện báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung các văn bản
đi, nơi gửi văn bản
• Quản lý con dấu
Con dấu đóng vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu

đóng vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của Công ty , khẳng định thực và
hiệu lực thi hành của văn bản do công ty ban hành.
Con dấu của Công ty được giao cho cán bộ văn phòng và đóng dấu
2.3.2. Công tác lưu trữ
Nhìn chung tài liệu lưu trữ của Công ty tài chính cổ phần Xi Măng đã
được cán bộ văn phòng chỉnh lý và sắp xếp khoa học.
Lưu trữ là khâu cuối cùng của trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất cả
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản di và những hồ sơ, tài liệu
19


liên quan đến công ty đều chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Công ty
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Công ty
- Quản lý và xây dựng quy trình, mẫu biểu về công tác văn thư lưu trữ
của Công ty
Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau:
- Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu.
- Đánh giá tài liệu.
- Thống kê tài liệu.
- Bảo quản tài liệu.
- Phục vụ khai thác xử dụng tài liệu.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng đối với công
ty Tài chính Cổ phần Xi măng . Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu
lưu trữ có thể bị mất mát, hư hỏng sẽ gây thiệt hại lớn đối với công ty.
2.4. Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo
Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền
tín hiệu , truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho
nhiều người cùng biết.
Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng rất coi trọng việc phục vụ thông tin

vì thông tin có vai trò quan trọng trong công tác quản lý và giải quyết công việc
của người lãnh đạo. Có đầy đủ thông tin, chính xác, khách quan, công việc được
giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thới, công việc được giải
quyết nhanh chóng. Ngược lại thiếu thông tin, hay thông tin sai lệnh sẽ làm ảnh
hưởng tới kết quả của công việc. Thông tin cho lãnh đạo là loại thông tin có ý
nghĩa chiến lược.
2.4.1. Yêu cầu
- Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật.
- Thông tin phải có tính hệ thống và tổng hợp.
- Thông tin phải đầy đủ.
- Thông tin phải chính xác.
-Thông tin phải phù hợp .
20