Dự án xây dựng mô hình quản lý nhóm làm việc cho bộ phận môi giới, công ty cổ phần chứng khoán kim long

DỰ ÁN: XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ NHÓM LÀM VIỆC CHO BỘ
PHẬN MÔI GIỚI, CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN KIM LONG (KLS).
I. GIỚI THIỆU
Công ty Cổ phần Chứng khoán Kim long được cấp phép thành lập và hoạt động
theo giấy phép số 18/UBCK-GPHĐKD cấp ngày 06/10/2006 do UBCKNN cấp. Dưới
đây là một số thông tin chung về Công ty:
1. Một số thông tin chung:
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Chứng khoán Kim long
- Tên tiếng Anh: Kim long Securities Joint Stock Company
- Tên viết tắt: KLS
- Trụ sở: Số 22 Thành Công - Ba Đình - Hà Nội
- Điện thoại: 043. 7726868; Fax: 04.7726136
- Vốn điều lệ: 2,025,000,000,000 VNĐ
- Mã chứng khoán: KLS
- Website: www.KLS.vn
2. Lĩnh vực hoạt động:
Công ty Cổ phần Chứng khoán Kim long hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh
chứng khoán với các nghiệp vụ chính:
- Môi giới chứng khoán;
- Đăng ký chứng khoán, lưu ký chứng khoán, thanh toán và bù trừ các giao dịch
chứng khoán;
1|Page


M0611

Lưu Quang Trường

- Tư vấn đầu tư chứng khoán, tư vấn tài chính doanh nghiệp và các dịch vụ tư
vấn tài chính khác.
3. Mô hình tổ chức:

Mô hình tổ chức hoạt động của Công ty

II.

PHÂN TÍCH MÔ HÌNH TỔ CHỨC
Từ khi thành lập đến nay, phòng môi giới Kim long được tổ chức và hoạt động

theo mô hình truyền thống dạng:

2|Page


M0611

Lưu Quang Trường

TGĐ

- GIÁM ĐỐC KHỐI KINH DOANH
- TRƯỞNG PHÒNG CHỨC NĂNG

NHÂN VIÊN MÔI GIỚI

1. Các yếu tố thuận lơi:
Trong thời gian đầu hoạt động, các Công ty kinh doanh trong lĩnh vực chứng
khoán nói chung và Công ty Kim long nói riêng có môt số các yếu tố thuận lợi sau:
- Các chính sách hỗ trợ của Chính phủ đối với sự phát triển của thị trường chứng
khoán;
- Thị trường chứng khoán bắt đầu sôi động sau một giai đoạn dài trầm lắng;

- Thị trường chứng khoán vẫn ở quy mô bé, lượng cung hàng trên thị trường giao
dịch chính thức và thị trường OTC ở mức thấp so với lượng cầu từ các nhà đầu
tư;

3|Page


M0611

Lưu Quang Trường

- Chưa có quá sức ép cạnh tranh quá lớn từ các đối thủ. Số lượng các công ty
chứng khoán được cấp phép hoạt động tính đến cuối năm 2006 chỉ là 35. ( Nguồn
Wikipedia)

2. Các rào cản và khó khăn
Nhờ những yếu tố thuận lợi chung như trên cộng với một số ưu thế riêng của về
nhân sự, quan hệ đã giúp hoạt động của Kim long trong giai đoạn đầu là rất tốt. Các
nhân viên môi giới Kim long nhanh chóng phát triển được một lượng khách hàng kèm
theo doanh thu ổn định. Các hoạt động của nhân viên là tương đối độc lập, ít phụ thuộc
vào nhau. Mô hình này giúp Kim long hoạt động tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, một
số khó khăn bắt đầu bộc lộ:
- Thị trường chứng khoán trong nước đã đến một mức độ bão hòa (cung - cầu);
- Sự ra đời ồ ạt của các công ty chứng khoán, tính đến thời điển hiện nay đã có
hơn 100 công ty chứng khoán đang hoạt động, do vậy có sự cạnh tranh rất khốc
liệt;
- Cuộc khủng hoảng kinh tế 2008 của Thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng
cho đến nay vẫn chưa phục hồi, những hệ quả của nó cho đến nay vẫn là nan
giải cho các Nước;
- Trong giai đoạn phát triển mạnh của mình, ngành kinh doanh chứng khoán đã

hút một lượng lớn nhân sự từ các ngành khác để bù đắp cho lượng thiếu hụt.
Nhân sự ngành chứng khoán có phát triển mạnh về số lượng nhưng chưa đi với
chất lượng. Điều này cũng xảy ra ở Kim long, trình độ nhân viên là tương đối
không đồng đều, sự chênh lệch về trình độ, kinh nghiệm và lợi thế tiếp cận
thông tin là khá lớn. Những lợi thế này không dễ được chia sẻ khi các nhân viên
làm việc độc lập. Chính việc không thể tận dụng triệt để được các nguồn lực
này đã khiến cho hiệu quả Công ty cũng bị hạn chế.
4|Page


M0611

Lưu Quang Trường

- Cùng những khó khăn chung, mô hình quản lý hiện tại bắt đầu bộc lộ những
hạn chế của nó:
+. Việc tập trung chăm sóc duy trì khối khách hàng hiện tại đã chiếm gần hết
thời gian làm việc của nhân viên môi giới khiến cho việc mở rộng quy mô
khách hàng trở nên khó khăn hơn;
+. Nhân viên môi giới không được chuyên môn hóa, một cá nhân phải tự
thực hiện toàn bộ các nghiệp vụ như: Mở tài khoản, tư vấn cho khách hàng,
thực hiện giao dịch, thực hiện các dịch vụ chăm sóc và hỗ trợ khách hàng, phát
triển khách hàng mới, nghiên cứu các sản phẩn mới…vv. dẫn đến hiệu suất làm
việc có xu hướng giảm dần.
3. Yêu cầu của dự án
∗

Chiến lược phát triển của Công ty chứng khoán Kim long lấy nghiệp vụ môi

giới là trọng tâm. Tuy nhiên, hoạt động của bộ phận môi giới chưa đem lại kết quả

như mong muốn. Do đó, yêu cầu cần thiết cần có sự cải tổ thay đổi lại mô hình
quản lý để bộ phận môi giới có thể đem lại hiệu quả hơn. Trong tình hình mới, với
yêu cầu cơ cấu tổ chức lại nhân viên trong phòng thành các nhóm làm việc thay vì
từng cá nhân đơn lẻ là một giải pháp tốt. Mô hình tổ chức thành các nhóm làm việc
có thể giải quyết được tương đối các hạn chế của mô hình cũ:
- Tổ chức nhóm làm việc với sự phân công công việc rõ ràng sẽ giúp nhân viên
giảm bớt áp lực công việc, tập trung vào chuyên môn, phát huy điểm mạnh của
mình. Ví dụ: một nhân viên trước kia phải thực hiện đầy đủ các khâu từ gặp gỡ
thuyết phục khách hàng mở tài khoản (1), mở tài khoản (2), tư vấn (3), nhận
lệnh giao dịch (4), thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tài chính (5), hoàn thành các
giấy tờ liên quan (6)…thì nay chỉ cần thực hiện 1 trong các khâu chính (1), (3),

5|Page


M0611

Lưu Quang Trường

(4) các khâu còn lại tương đối ít quan trọng hơn có thể do các thành viên khác
trong nhóm đảm nhận;
- Nhóm có thể đánh giá lại toàn bộ các khách hàng của nhóm, qua đó phân loại
và chia lại cho các thành viên. Tuy nhiên, công việc này phải tiến hành thận
trọng đảm bảo sao cho khách hàng hiểu và thỏa mãn đầy đủ các yêu cầu như
trước;
- Khi nghiên cứu hoặc đánh giá 1 vấn đề cụ thể, làm việc theo nhóm sẽ giúp giải
quyết vấn đề một cách nhanh chóng và đầy đủ hơn nhờ trí tuệ tập thể;
- Khi làm việc theo nhóm, các thông tin, kiến thức sẽ được chia sẻ dễ dàng hơn vì
quyền lợi hiệu quả của nhóm nói riêng và Công ty nói chung.
- Do tập hợp được kiến thức và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm nên

khả năng cung cấp dịch vụ cho khách hàng tốt hơn là hơn so với cá nhân;
- Làm việc trong môi trường nhóm sẽ giúp các nhân viên mới tự tin hòa nhập
nhanh hơn. Ngoài ra, môi trường làm việc nhóm cũng tạo sự gắn kết nhân viên
với Công ty, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc:
∗

Tuy có các ưu điểm như trên đã nêu, mô hình làm việc theo nhóm cũng có

một số các khó khăn như sau:
- Một số các nhân viên có nguồn doanh thủ ổn định sẽ có xu hướng không thích
làm việc theo nhóm. Vì khi vào nhóm họ sẽ phải chia sẻ nhiều thứ thu nhập,
nguồn khách hàng, nguồn tin tức..vv;
- Sự phản đối (có thể có) của cấp quản lý trung gian (Trưởng phòng). Theo như
mô hình này, quyền lực cấp quản lý trung gian gần như bị loại bỏ, chức vụ họ
chỉ còn mang ý nghĩa về hành chính.

6|Page


M0611

Lưu Quang Trường

- Khi làm việc nhóm, khách hàng của các nhân viên sẽ là khách hàng chung của
cả nhóm. Do đó, rất dễ xảy ra sự không hài lòng của khách hàng trong trường
họp họ không được phục vụ bởi nhân viên quen thuộc;
- Khi làm việc nhóm, một số nhân viên làm việc không hiệu quả (hoặc vì lười
nhác, hoặc vì họ thiếu tự tin vì trình độ chênh lệch) nhưng vẫn hưởng thành quả
chung của cả nhóm. Điều này dẫn đến sự xung đột về quyền lợi trong nhóm,
gây rạn nứt làm nhóm khó có thể tồn tại được.

III.

GIẢI PHÁP DỰ ÁN
Đây là một trong những đề xuất nhằm mục đích trên. Mô hình sẽ được thay đổi

lại như dưới đây:

Mô hình tổ chức mới

7|Page


M0611

Lưu Quang Trường

Nhân sự hiện thời của Phòng môi giới hiện tại có 28 người với 6 người được
đánh giá là có kinh nghiệm hơn:
- Tổ chức thành 4 nhóm với nhân sự 7 người.
- Mỗi nhóm sẽ có 1-2 nhân viên có kinh nghiệm (key-person).
- Các nhóm sẽ chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc khối và Tổng Giám đốc
(do đặc thù KLS, nghiệp vụ hoạt động chính là môi giới).
- Các nhóm sẽ tự quyết định quy tắc, cách thức tổ chức, hoạt động của nhóm
nhưng phải phù hợp điều lệ của Công ty.
- Các nhóm xây dựng Kế hoạch về Doanh thu, phát triển khách hàng mới. Các
kế hoạch đề xuất này đều phải được bảo vệ trước Ban Giám đốc về tính khả
thi. Nếu thành công, khi đưa vào thực thi phải có chế độ báo cáo cho Ban
Giám đốc theo kỳ (tuần, tháng, quý, và năm).
- Ban Giám đốc đưa ra các quy định giám sát, thưởng phạt rõ ràng đối với kết
quả làm việc cuối kỳ của các nhóm.

- Ngoài ra, Ban Giám đốc cũng có các chính sách khuyến khích các nhóm
nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới.

8|Page


M0611

Lưu Quang Trường

IV.

KẾT LUẬN
Việc luôn thay đổi mô hình tổ chức, mô hình hoạt động để phù hợp với các chiến

lược sản xuất kinh doanh và giải quyết các nội dung cụ thể, nhiệm vụ cụ thể sẽ đem lại
kết quả tốt hơn. Ví dụ về sự thành công của Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel) là
câu châm ngôn “ Cái duy nhất không thay đổi chính là sự thay đổi”. Ở đây thể hiện
rằng mô hình tổ chức, nhân sự quản lý cấp trung gian của Viettel luôn thay đổi, chính
sự thay đổi đó để Viettel không thay đổi và tiến lên. Đây chính là chìa khóa cho Viettel
phát triển nhanh mạnh như bây giờ.
Mô hình làm việc và tổ chức theo nhóm không còn là mới mẻ nhưng vẫn chưa
được vận dụng tốt ở Việt Nam do nhiều nguyên do, trong đó nguyên do cơ chế, ngại
thay đổi và không muốn mất quyền lợi của một số cá nhân dẫn đến hiểu quả công việc
chưa cao. Đặc biệt là trong các Cơ quan Hành chính của Chính phủ. Môn học đã giúp
Tôi củng cố thêm lý luận cho bản thân, hiểu rõ, hiểu thấu đáo về làm việc nhóm và tổ
chức nhóm có ảnh hưởng như thế nào đến chất lượng và hiệu quả công việc. Qua đây
sẽ rút nghiệm về hành vi tổ chức của Mình đối với Công ty trong thời gian qua và sẽ tổ
chức thực hiện tốt hơn trong thời gian tới./.

9|Page


M0611

Lưu Quang Trường

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tài liệu môn học Quản trị hành vi tổ chức - Chương trình Global Advanced MBA ĐH Griggs. (Tháng 01/2010)
2. Website Công ty cổ phần Chứng khoán KLS: ;
3. Website Tập đoàn Viễn thông Quân đội:
4. Website:

10 | P a g e




M0611

Lưu Quang Trường
5. HÉT

11 | P a g e