Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, giải pháp và kiến nghị

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. LỜI NÓI ĐẦU

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tô
chức khoa học tài liệu, bảo quản và tô chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. Hay
nói cách khác, công tác lưu trữ là công tác nghiệp vụ quan trọng và không thể
thiếu trong quá trình hình thành và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các
hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà nước. Là nghiệp vụ quan trọng để
giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo
của Đảng và Nhà nước ta trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, xã
hội,…
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo
quản và tô chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, công tác lưu trữ là
một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.
Công tác lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và
bảo vệ Tô quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia. Điều đó được chứng minh
bằng những cứ liệu lịch sử, các tài liệu khoa học kỹ thuật, các hình ảnh sinh
động về phim ảnh,… đã phản ánh sự thật về lịch sử qua hai thời kỳ kháng
chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, là cơ sở cung cấp những
thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, là những bài học từ lịch sử
quý báu để giáo dục truyền thống cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau.
Công tác lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ như: Thu thập bô sung tài
liệu; chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, tô chức khai thác sử dụng tài liệu…
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ của Đảng và
Nhà nước trong yêu cầu hiện nay, với phương châm “Học đi đôi với hành”,
“Lý luận gắn với thực tiễn”, kết hợp lý luận chương trình đào tạo ngành lưu
trữ với các đợt thực tập. Được sự giới thiệu của Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội và được sự đồng ý tiếp nhận sinh viên đến thực tập tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III, địa chỉ số 34 Phan Kế Bính - Quận Ba Đình - Hà Nội. Em đã
Lê Thị Phương Dung – Đại học Lưu trữ học 1306LTHA


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

được tiếp nhận vào cơ quan và thực tập tại phòng Tài liệu nghe nhìn - Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III từ ngày 05/6/2017 đến ngày 20/7/2017.
Qua hơn một tháng thực tập tại cơ quan, tuy đây là khoảng thời gian
không dài nhưng lại là thời điểm thuận lợi để em vận dụng những kiến thức
đã học khi ngồi trên giảng đường để so sánh, đối chiếu với công việc thực tế
tại cơ quan. Trong quá trình thực tập, em được tìm hiểu về các hoạt động của
các phòng ban tại Trung tâm, trong đó cá nhân em đã tìm hiểu sâu về: “Công
tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn” của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, chính vì
vậy em đã chọn chuyên đề “Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn
ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, giải pháp và kiến nghị” cho bài báo
cáo thực tập cuối khóa của mình.
Thời gian thực tập đã cho em nhiều kinh nghiệm và bài học giá trị,
có điều kiện học hỏi trao đôi và tiếp xúc với môi trường thực tiễn, trang bị
những kiến thức cần thiết để trở thành một cán bộ công chức tốt trong tương
lai.
Báo cáo thực tập của em được xây dựng trên cơ sở khoa học, bằng
những lý luận đã được trang bị cũng như qua tìm hiểu tình hình thực tiễn, nhu
cầu công việc của cơ quan, đây là kết quả em đã thu hoạch được trong thời
gian thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III . Nội dung báo cáo gồm 03
chương:
Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU

TRỮ QUỐC GIA III
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU
NGHE NHÌN CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Chương 3. KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.
Do thời gian thực tập không dài, trình độ vốn kiến thức và kinh nghiệm
còn có những hạn chế nhất định, báo cáo của em không tránh khỏi những
thiếu sót, chưa đủ kiến thức chuyên môn và thực tế trong việc nhận định, đánh
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

2


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

giá cũng như đưa ra đề xuất, giải pháp. Vì vậy, em rất mong nhận được sự
thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của các cán bộ Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III; các giảng viên trong khoa Văn thư Lưu trữ để bài cáo cáo của
em được hoàn thiện hơn.
Qua bản báo cáo thực tập, cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành đến
lãnh đạo và toàn thể viên chức Phòng Tài liệu lưu trữ nghe nhìn đã tạo điều
kiện giúp em có thời gian thực tập bô ích tại Phòng. Em xin gửi lời cảm ơn tới
các thầy, cô giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ dẫn, giúp em
hoàn thành quá trình học tập tại trường và báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực tập

Lê Thị Phương Dung

Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

3


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
1.1.1. Lịch sử hình thành
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thành lập theo Quyết định số
118/TCCP-TC ngày 10/6/1995 của Ban Tô chức - Cán bộ Chính phủ (nay là
Bộ Nội vụ), là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
Tại Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tô chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III như sau:
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tô chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước, có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động
lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được
giao.
Trung tâm có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản an toàn
và tô chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tô chức Trung ương; các cá nhân,
gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng

hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn lãnh thô từ Quảng Bình trở ra
phía Bắc và các cơ quan, tô chức cấp kỳ, liên khu, khu của nước Việt Nam
Dân chủ Cộng hòa từ năm 1945 đến nay.
Cụ thể là:
1. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tô chức và cá nhân:

Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

4


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

a) Tài liệu của cơ quan, tô chức trung ương và các cơ quan, tô chức cấp
liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
b) Tài liệu của cơ quan, tô chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;
c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý.
2. Thực hiện hoạt động lưu trữ
a) Thu thập, sưu tầm, bô sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập
thuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ:
sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bô, phục chế, số
hóa tài liệu và các biện pháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra

cứu tài liệu lưu trữ;
đ) Tô chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;
3. Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác
của Trung tâm.
4. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và
kinh phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5. Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp
luật và quy định của Cục trưởng.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.

Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

5


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức:
a) Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó
Giám đốc. Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bô nhiệm, miễn nhiệm, chịu
trách nhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của
Trung tâm.
Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của các tô chức thuộc Trung tâm.
Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bô nhiệm, miễn nhiệm
theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp
luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
b) Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có các phòng chức năng và nghiệp vụ

sau:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
5. Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.
6. Phòng Đọc.
7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8. Phòng Hành chính - Tô chức.
9. Phòng Kế toán.
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

6


Khoa Văn thư - Lưu trữ
Báo cáo thực tập

10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Giám đốc
Các phó Giám đốc

Phòng Bảo vệ - Phòng cháy chữa cháy

Phòng Kế toán
Phòng Hành chính – Tô chức

Phòng Tài liệu nghe nhìn

Phòng đọc

Phòng Tin học và công cụ tra tìm

Phòng Công bố và Giới tài liệu

Phòng Bảo quản tài liệu

Phòng Chỉnh lý tài liệu

Phòng Thu thập và sưu tầm Tài liệu

7

Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tài liệu lưu trữ nghe nhìn
1.2.1. Vị trí, chức năng
Phòng Tài liệu nghe nhìn là đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III, có chức năng tham mưu giúp Giám đốc thực hiện các biện pháp bảo vệ,
bảo quản an toàn tài liệu nghe nhìn; sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; chỉnh
lý, xử lý kỹ thuật nghiệp vụ và số hóa khối tài liệu nghe nhìn theo quy định.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Phòng Tài liệu lưu trữ nghe nhìn tham mưu giúp Giám đốc:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch về công tác bảo quản, chỉnh lý, xử
lý kỹ thuật nghiệp vụ và số hóa khối tài liệu nghe nhìn của Trung tâm theo
quy định.
2. Phối hợp với Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu để thu thập tài liệu
nghe nhìn theo thẩm quyền được giao.
3. Thực hiện việc chỉnh lý, xử lý kỹ thuật và số hóa tài liệu nghe nhìn
theo kế hoạch đã được duyệt.
4. Xuất, nhập tài liệu nghe nhìn phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp
vụ và các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
5. Trực tiếp quản lý, bảo quản kho tài liệu nghe nhìn và thực hiện các
biện pháp duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, lưu thông không khí phù hợp cho
từng loại hình tài liệu nghe nhìn;
6. Tiến hành vệ sinh tài liệu trong kho theo định kỳ và sắp xếp các khối
tài liệu nghe nhìn trong các kho theo phương án được duyệt.
7. Thực hiện các biện pháp phòng, chống các tác nhân gây hư hỏng tài
liệu nghe nhìn.

Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

8


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

8. Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt
động thực tiễn của đơn vị.
9. Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng nhiệm

vụ của đơn vị.
10. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản do
Trung tâm giao cho đơn vị.
11. Tham gia thực hiện các công việc về phòng cháy chữa cháy và
phòng, chống thiên tại của Trung tâm.
12. Tham gia thực hiện các hoạt động dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ
của Trung tâm (khi được giao).
13. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
(Xem phụ lục số 1)
1.2.3. Số lượng, thành phần cơ bản của Tài liệu nghe nhìn tại Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có 03 kho bảo quản khối tài liệu nghe
nhìn, đó là: Kho bảo quản tài liệu ảnh; kho bảo quản tài liệu phim điện ảnh;
kho bảo quản tài liệu ghi âm.
a) Tài liệu ảnh:
Kho bảo quản tài liệu ảnh đang bảo quản trên 100.000 tấm ảnh
(dương bản) và 52.000 tấm phim (âm bản), trong đó có: Khối ảnh về hoạt
động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh và phái đoàn Việt Nam tại Pháp
năm 1946; ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954), Hội nghị Pari và các Hội nghị
Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh bầu cử Quốc hội, về hoạt động của
các phái đoàn Quốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn
nước ngoài đến Việt Nam; một nhóm lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày
lịch sử cách mạng tháng Tám năm 1945, những ngày toàn quốc kháng chiến
năm 1946, tinh thần "Quyết tử cho Tô quốc quyết sinh" của các chiến sĩ
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

9


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Trung đoàn Thủ đô; ảnh về những trận đánh, những chiến dịch quân sự lớn
trên các chiến trường chống ngoại xâm của nhân dân ta.
Bên cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào
cả nước và bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khi người từ trần; ảnh về quá
trình chuẩn bị và xây dựng công trình Lăng Bác và Quảng trường Ba Đình;
ảnh về tội ác chiến tranh của giặc Mỹ và bọn diệt chủng Pôn-pốt ở Việt
Nam.
Đặc biệt là khối ảnh bưu thiếp + sự kiện trước Cách mạng Tháng 8
(đây là khối lượng ảnh mang giá trí cao, ghi lại những hình ảnh về phong
cảnh, con người Hà Nội, một số vị vua của Việt Nam, các trang phục truyền
thống…) Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt
Nam, về các đình, chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về
các hoạt động văn hóa thể thao; ảnh về quá trình xây dựng một số công trình
lớn; ảnh về các cá nhân, gia đình dòng họ…
Tất cả khối ảnh trên được bảo quản tại kho với hệ thống giá compack,
cùng các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm đạt chuẩn.
(Xem phụ lục số 2)
b) Tài liệu phim điện ảnh: Tại kho đang bảo quản 258 cuộn phim
điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và nhân
dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước; gần 96 bộ
phim (với gần 500 cuộn phim) thời sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến
đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam. Trong đó có 20 bộ phim của các hãng
phim nước ngoài quay trong thời điểm chiến tranh ở Việt Nam với những
hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam và
phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với nhân dân Việt Nam.

Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

10


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

c) Tài liệu ghi âm: Kho đang bảo quản hơn 4.000 cuộn băng với gần
3.000 tiếng băng và gần 300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm
sự kiện và ghi âm nghệ thuật.
Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện
quan trọng trong lịch sử dân tộc như: Các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc
hội, Hội nghị Chính trị đặc biệt (1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi
đua, các buôi mít tinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, ngày lễ, các buôi đón tiếp
khách quốc tế... Đáng chú ý là hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của
Chủ tịch Hồ Chí Minh khi Người đọc bản Tuyên ngôn Độc lập ngày
02/9/1945, bài nói chuyện với Việt kiều tại Pari (Pháp) ngày 15/7/1946, lời
kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946 và các bài nói chuyện, phát
biểu khác của Người trong các dịp thăm và làm việc với các đơn vị…Đặc
biệt tại kho đang bảo quản hơn 700 giờ băng ghi âm về đàm phán Hội nghị
Paris (đây là những nguồn sử liệu vô cùng quý báu ghi lại quá trình đấu
tranh giải phóng dân tộc ta trên mặt trận ngoại giao).
Ngoài ra tại kho còn bảo quản một nhóm lớn số đĩa, băng video ghi lại
các đợt hội diễn văn nghệ toàn quốc, các bản nhạc, ca khúc dân ca nôi
tiếng...
1.2.4. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ Tài liệu nghe nhìn:
Phòng Tài liệu nghe nhìn có 01 Trưởng phòng và 06 nhân viên,
trong đó có: 05 Lưu trữ viên, 01 Kỹ sư tin học, 01 Nhân viên kỹ thuật bảo
quản.

Tất cả các các cán bộ của Phòng đều tốt nghiệp tại 02 trường đầu
ngành đào tạo về công tác lưu trữ đó là Trường Đại học Xã hội và Nhân và
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

11


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI
LIỆU NGHE NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
2. Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III
- Đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu nghe nhìn
* Đặc điểm của tài liệu nghe nhìn:
Tài liệu nghe nhìn là những loại tài liệu đặc biệt, cả về hình thức và nội
dung mang tin. Chúng có khả năng ghi chép và làm tái hiện lại sự kiện, hiện
tượng bằng hình ảnh và âm thanh trực quan đúng như sự việc đã xảy ra. Tài
liệu nghe nhìn không phản ánh trực tiếp các hoạt động của người chụp hay cơ
quan, mà đối tượng phản ánh phụ thuộc vào phạm vi đề tài mà tác giả hoặc cơ
quan được giao nhiệm vụ.
* Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe nhìn:
Tuy mới xuất hiện trên thế giới từ cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20, nhưng
tài liệu nghe nhìn được phát triển vô cùng nhanh chóng. Chúng choán chỗ hầu
hết các lĩnh vực sinh hoạt của đời sống xã hội. Chúng là những phương tiện
để ghi tin và làm tái hiện những thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ra

trong xã hội và tự nhiên một các trung thực, trực quan (nhìn thấy, nghe thấy
được). Do tầm quan trọng như thế cho nên tài liệu nghe nhìn có một ý nghĩa
vô cùng sâu sắc, thể hiện trên những phương diện sau:
+ Tài liệu nghe nhìn là những phương tiện thông tin, tuyên truyền
nhanh chóng, hiệu quả và rộng rãi nhất. Bằng chứng là trong thời đại ngày
nay, bất cứ một sự kiện, một hiện tượng có ý nghĩa quốc tế nào xảy ra thì
cùng một lúc nhiều nơi trên thế giới đều có thể biết đến một cách nhanh
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

12


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

chóng bằng hình ảnh và âm thanh. Ví dụ như cuộc xung đột, chiến tranh I-rắc,
vụ khủng bố 11-9-2001 của Mỹ, cuộc chiến tranh của Mỹ ở Ap-ga-nix-tan…
đều hàng ngày, hàng giờ được cập nhật và phát hình rộng rãi cho toàn thế giới
biết qua hệ thống truyền hình của các quốc gia.
+ Tài liệu nghe nhìn còn được sử dụng nhiều trên mặt trận chính trị,
ngoại giao, chúng là những bằng chứng đanh thép vạch mặt kẻ thù. Ví dụ như
khi xem lại những thước phim tư liệu của chính phía Mỹ quay về cuộc chiến
tranh ở Việt Nam đã cho chúng ta thấy những bằng chứng xác thực về sự tàn
ác, man rợ của Đế quốc Mỹ đối với dân tộc Việt Nam.
+ Trong nghiên cứu khoa học (nhất là khoa học lịch sử), tài liệu nghe
nhìn được sử dụng như một công cụ, phương tiện giúp các nhà khoa học nhận
thức được một cách tốt nhất (nhất là việc xây dựng lại lịch sử quá khứ). Ví dụ
như đến gần đây, khi có thêm những bức ảnh lịch sử từ phía nước ngoài,
người ta mới xác định được chính xác chiếc xe tăng đầu tiên tiến vào dinh

Độc lập ngày 30-4-1975.
+ Trong lĩnh vực y học, tài liệu nghe nhìn cũng được sử dụng nhiều để
giúp các bác sĩ phát hiện sớm một số bệnh hiểm nghèo. Ngày nay, bằng
những phương pháp mới như nội soi, X - quang… mà người ta có thể phát
hiện chính xác bệnh tật mà không cần phải mô. Cũng bằng phương tiện tài
liệu nghe nhìn mà giúp các nhà y học nghiên cứu chính xác sự phát triển của
các loại virus, vi trùng, sự biến đôi về gen, giải mã các gen một cách dễ dàng.
+ Trong quốc phòng, tài liệu nghe nhìn cũng là phương tiện đắc lực để
nghiên cứu về đối phương. Bằng các hình ảnh, người ta xác định được cách
phòng thủ của địch, các loại vũ khí trang bị mà địch sử dụng… Bằng âm
thanh, người ta có thể biết được những thông tin của địch như các tin tức tình
báo ghi được, các cuộc điện đàm của chỉ huy địch… Ngoài ra, trong việc
nghiên cứu về tính năng kỹ thuật của các loại vũ khí thì tài liệu nghe nhìn
cũng góp phần không nhỏ như việc quan sát đường bay của viên đạn, sức
công phá của một quả bộc phá… để từ đó chế tạo hoặc cải tiến một loại trang
bị quân sự nào đó…
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

13


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Trong lĩnh vực nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn là công cụ xác thực nhất
ghi lại một cách chuẩn xác nhất những phong tục, tập quán xa xưa hay những
loại hình dân gian đặc sắc mà ngày nay không tồn tại. Ví như, nhờ những bức
ảnh có từ thời xa xưa, người ta đã phục dựng lại trang phục của triều đình
Huế, hay những băng ghi âm ghi lại được những câu hát, điệu hò, điệu lý cô

xưa mà ngày nay dần mai một như giọng hát xẩm của cụ bà nghệ nhân Quách
Thị Hồ, giọng ngâm thơ trữ tình của nghệ sĩ Châu Loan… mặc dù các nghệ sĩ
này đã qua đời.
+ Đặc biệt, tài liệu nghe nhìn là một nguồn sử liệu vô cùng quý giá vì
nó mang tính chân thực cao. Nhờ nguồn sử liệu này mà nó góp phần tích cực
vào việc khôi phục, trùng tu các di tích lịch sử đã bị hư hỏng qua thời gian
như nhờ một bức ảnh chụp vào khoảng đầu thế kỷ 20 mà người ta đã trùng tu
một cách gần như hoàn hảo Tháp Rùa của hồ Hoàn Kiếm; hoặc nhờ những tư
liệu nghe nhìn còn lưu giữ được, người ta đã xây dựng được bộ phim “Hồ Chí
Minh - chân dung một con người”; hoặc như tới đây có dự án sửa chữa, trùng
tu lại cầu Long Biên thì chắc chắn rằng, các hình ảnh chụp từ thời xa xưa về
cây cầu này sẽ là nguồn tư liệu đắc lực giúp các nhà xây dựng làm được việc
đó.
- Tình trạng vật lý tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III
Có thể nói, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đang quản lý một khối
lượng tài liệu nghe nhìn khá lớn và đa dạng về thành phần, phong phú về thể
loại, nội dung, đặc biệt là có giá trị cao trong nhiều lĩnh vực như chính trị,
kinh tế, ngoại giao, lịch sử, văn hóa xã hội… Đây là nguồn bô sung và minh
họa sống động cho nguồn tài liệu khác trong việc phản ánh tinh thần, ý chí
quật cường của nhân dân ta; những tấm ảnh, bộ phim nói về tội ác của thực
dân Pháp và bọn đế quốc Mỹ trong cuộc chiến tranh nhiều năm ở Việt Nam;
phản ánh các chiến dịch lớn của quân và dân ta; phản ánh các sự kiện lịch sử
quan trọng của đất nước, trong quá trình hình thành và phát triển của đất
nước; quá trình thực thi các chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

14

Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

ta… Tuy nhiên, loại hình tài liệu nghe nhìn này đang có hiện tượng hư hỏng
và xuống cấp, cần được khôi phục và bảo quản an toàn.
* Các dạng hư hỏng của tài liệu lưu trữ nghe nhìn
Qua kiểm tra thực tế cho thấy tình trạng vật lý của tài liệu nghe nhìn
tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có hiện tượng hư hỏng như: Mất màu,
bong lớp thuốc, khô, giòn, loang ố, mối mọt, bốc mùi chua của dấm, hiện
tượng axit hóa… Cụ thể:
- Các dạng hư hỏng của tài liệu ảnh:
Tài liệu ảnh là tài liệu đặc biệt với đặc điểm nôi bật là phản ánh một
cách trực quan các sự kiện, hiện tượng bằng hình ảnh. Tài liệu ảnh không thể
đi sâu phân tích bản chất của sự kiện như tài liệu chữ viết mà chỉ làm sống
lại một thời điểm, một khoảnh khắc của sự kiện, hiện tượng đúng như khi nó
đang xảy ra. Chính vì vậy, khi tài liệu ảnh bị hư hỏng và xuống cấp, chúng ta
có thể dễ dàng nhận thấy ngay những dạng hư hỏng của chúng.
Tài liệu ảnh đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã
bị hư hỏng với nhiều dạng khác nhau như:
+ Tài liệu bị ố vàng: Các dấu hiệu ố vàng rất dễ nhận thấy vì đôi khi là
màu sắc của bề mặt ảnh bị phủ một lớp vàng nâu, thậm chí có thể rất đậm.
Hiện tượng này xảy ra khi các loại giấy ảnh có lớp đế sợ xenlulo để lẫn với
các chất gây ô nhiễm, ô xy hóa.
+ Dạng các vết bẩn do quá trình ôxy hóa khử, sự khử: Các vết này
(còn gọi là vết dơ) là những chấm bẩn hơi đỏ có đường kính thay đôi từ một
đến một vài milimet.
+ Dạng tài liệu ảnh bị phai màu của thuốc ảnh: Sự phai màu của thuốc
ảnh đi liền với sự thay đôi tương xứng màu sắc. Tỷ lệ phai màu của ba màu
vàng, đỏ tươi và lục lam không giống nhau, tạo ra sự không cân xứng về

màu sắc mà mắt thường có thể thấy rõ.
+ Sự hư hại của lớp đế: Các lớp đế bị ố vàng, dễ giòn, gẫy.
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

15


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Dạng tài liệu ảnh bị hư hỏng do bị xước và bong thuốc: Đây là dạng
hư hỏng cũng do nhiều yếu tố như trong quá trình bảo quản và sử dụng
không có ý thức sẽ gây ra cho ảnh bị trầy, xước.
+ Dạng tài liệu gẫy, thành nếp do công tác bảo quản không tốt, bụi
bám trên mặt ảnh, khi di chuyển hoặc xem các tấm ảnh gây nên các vết xước
vật lý hoặc xếp ảnh dẫn đến hậu quả tấm ảnh bị gấp lại.
+ Dạng tài liệu bị mối mọt hoặc côn trùng làm hỏng. Các vết bẩn,
hoen ố, các sợi tơ với những lượng rất nhỏ bao quanh đôi khi cũng đc
nhuộm màu và kèm theo nó là việc làm mất hình ảnh ở từng bộ phận, có sự
hiện diện của nấm mốc. Sự nhiễm bẩn này là lý do để báo động vì chúng có
khả năng làm cho ảnh hư hại một cách nhanh chóng và không thể khôi phục
được.
+ Dạng tài liệu thiếu ánh sáng, thừa ánh sáng.
+ Dạng tài liệu ảnh bị hư hỏng nặng như mất hình không thể khôi
phục lại được.
- Các dạng hư hỏng của tài liệu phim điện ảnh:
Tài liệu phim điện ảnh là loại tài liệu hình ảnh động, với hình ảnh trên
phim làm tái hiện lại các âm thanh của các sự kiện, hiện tượng như lời nói,
âm nhạc, tiếng động một cách sinh động và chân thực nhất.

Tài liệu phim điện ảnh tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đang trong
tình trạng bị hư hỏng ở nhiều dạng khác nhau như:
+ Sự loang ố, khô giòn: Ở dạng này, độ ẩm của không khí quá cao
hoặc quá thấp và không ôn định gây nguy hại bậc nhất của việc bảo quản
phim điện ảnh.
+ Sự phân hủy của các phân tử hữu cơ tạo mầu trên phim mầu làm
cho hình ảnh bị phai nhạt dần màu sắc, dẫn đến mất hẳn hình ảnh của phim.

Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

16


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Hiện tượng tự phân hủy của vật liệu đế phim làm mất các tính cơ,
quang, hóa học ban đầu gây hại cho phim là phản ứng hóa học như hội
chứng dấm, oxy hóa nguyên tử bạc làm ngả màu của phim đen trắng.
+ Dạng hư hỏng do nấm mốc sinh sống và phát triển trên lớp nhũ
tương ăn mòn lớp gelatine, phá hủy hình ảnh của phim, làm cho phim không
thể sử dụng được.
+ Sự ô nhiễm của không khí cũng là một trong những nguyên nhân
gây hư hại cho phim.
- Các dạng hư hỏng của tài liệu ghi âm:
Tài liệu ghi âm là loại tài liệu mang nội dung thông tin bằng âm thanh
được ghi trên đĩa, trên phim cảm quang, băng từ tính bằng phương pháp ghi
âm: Cơ học, quang học, từ tính, laze…
Qua kiểm tra thực tế, tài liệu ghi âm đang bảo quản tại Trung tâm có

hiện tượng bị hư hỏng ở nhiều dạng như:
+ Xước băng;
+ Mốc băng;
+ Quăn, xoắn và rối băng;
+ Rè, méo tiếng;
+ Bong lớp bột từ…
* Các nguyên nhân gây hư hỏng, xuống cấp của tài liệu nghe nhìn tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Tài liệu nghe nhìn do được cấu tạo bằng các vật liệu đặc biệt, vì vậy,
dễ hư hỏng do nhiều yếu tố gây nên.
+ Điều kiện thiên nhiên: Ở Việt Nam, điều kiện khí hậu nóng, ẩm,
mưa nhiều là điều kiện thuận lợi cho nấm mốc, côn trùng phát triển, gây
nhiều khó khăn cho công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn.
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

17


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu chưa tốt: Do điều kiện kinh
tế chưa đáp ứng được điều kiện bảo quản, đặc biệt là việc xây dựng Kho lưu
trữ chuyên dụng và trang bị hệ thống trang thiết bị hiện đại, phù hợp với
công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn. Bên cạnh đó, một nguyên nhân không
nhỏ gây hư hại tài liệu nghe nhìn đó là sự vô ý thức và thiếu trách nhiệm
trong việc sử dụng tài liệu nghe nhìn.
* Về trang thiết bị phục vụ cho việc xử lý tài liệu nghe nhìn
Các trang thiết bị phục vụ cho việc xử lý nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn

tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được trang bị gồm:
- Máy in sao băng cối các loại băng từ tính;
- Máy xử lý âm thanh tín hiệu;
- Hệ thống máy vi tính hiện đại để sao chuyển dữ liệu;
- Đầu câm Mixxer;
- Máy ảnh, máy camera…
Sau khi Dự án Kho lưu trữ tài liệu nghe nhìn hoàn thành, Trung tâm sẽ
được trang bị thêm các loại máy móc, trang bị hiện đại để thực hiện được
các nghiệp vụ lưu trữ đối với loại hình tài liệu này.
2.1. Hoạt động quản lý lưu trữ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm
2.1.1. Xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ
tài liệu nghe nhìn
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
đã ban hành được các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nghe
nhìn sau:

Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

18


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Công văn số 479/LTNN-NVTW ngày 05/10/2001 của Cục Lưu trữ
Nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm;
- Công văn số 60/VTLTNN ngày 03/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về việc thử nghiệm quy trình chỉnh lý tài liệu ảnh;
- Công văn số 112/TTIII-NV ngày 26/7/2000 của Trung tâm Lưu trữ

quốc gia III về việc quy định cụ thể các yêu cầu nghiệp vụ khi gỡ băng ghi
âm trên máy vi tính…
Mặc dù các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tài liệu
nghe nhìn đã được chú trọng ban hành, nhưng chưa đầy đủ các nghiệp vụ
đối với từng loại hình tài liệu nghe nhìn cụ thể, cũng như chưa kịp thời sửa
đôi, bô sung cho phù hợp với tình hình thực tế và sự phát triển của các loại
hình tài liệu nghe nhìn đa dạng, hiện đại.
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ:
Phòng tài liệu không chỉ thực hiện nhiệm vụ bảo quản hơn 100.000
ảnh, mà Phòng còn phải thực hiện công tác phát huy giá trị tài liệu. Để khai
thác, sử dụng ảnh một cách khoa học, nhanh chóng và kịp thời, có độ chính
xác cao việc quản lý ảnh theo phông được đặt ra gay từ khi ảnh được thu
thập về kho. Hiện nay kho bảo quản tài liệu ảnh, tài liệu ghi âm, tại liệu
phim điện ảnh đều được bảo quản theo các khối phông như sau:
- Phông tài liệu ảnh trước Cách mạng Tháng 8;
- Phông tài liệu ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh sang Pháp;
- Phông tài liệu ảnh Quốc hội;
- Phông tài liệu ảnh Bộ Ngoại giao;
- Phông tài liệu ảnh Công trình Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh;
- Phông tài liệu ảnh Nguyễn Bá Khoản
- Phông tài liệu ghi âm Quốc hội
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

19


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Phông tài liệu ghi âm Ủy ban Thường vụ Quốc hội
- Phông tài liệu ghi âm Hội nghị Paris…
(Xem chi tiết phục lục số 3)
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa
học Công nghệ trong công tác lưu trữ Tài liệu nghe nhìn:
Việc ứng dụng thành tự khoa học Công nghệ vào công tác lưu trữ Tài
liệu nghe nhìn thường xuyên được đặt ra đối với Lãnh đạo Trung tâm và đặc
biệt là đối với cán bộ làm công tác lưu trữ Tài liệu nghe nhìn.
Hiện nay cán bộ Phòng Tài liệu nghe nhìn đã ứng dụng phần mềm
photoshop vào công tác scan, phục chế những ảnh nấm mốc, ố vàng của ảnh.
Nhờ áp dụng phương pháp này mà một khối lượng lớn ảnh bị nấm mốc, ố
vàng của Phông Chủ tịch Hồ Chí Minh sang pháp, Bộ Ngoại giao được khôi
phục nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu khai thác sử dụng của độc giả, đồng thời
cũng tránh tình trạng hư hỏng nặng của tài liệu qua thời gian.
(Xem phụ lục số 4)
2.2.4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác lưu trữ Tài
liệu nghe nhìn:
Được sự quan tâm của Lãnh đạo Trung tâm việc cử cán bộ của
Phòng đi tham dự các lớp học về công tác quản lý hành chính cũng như công
tác chuyên môn được diễn thường xuyên.
Ngoài ra để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức
Trung tâm còn cử cán bộ đi thăm quan, học tập trao đôi kinh nghiệm ở một số
nước như: tham quan về công tác lưu trữ tại Nga, tại Singapore, Thái Lan.
Ngoài việc khuyến khích viên chức của Phòng tham gia học tập nâng cao
trình độ tại 2 trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn và Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, Trung tâm còn đăng ký, tạo điện kiện cho các viên chức đi

Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

20

Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

học tập về chuyên môn nghiệp vụ tại các nước có công tác lưu trữ phát triển
như Nga, Singapore, Pháp…
Ngoài các hình thức tô chức chỉ đạo trên, cán bộ của Phòng cũng
thường xuyên cập nhật những chủ trương, quy định mới về công tác lưu trữ
của Cục Văn thư – Lưu trữ, của Đảng, Nhà nước.
2.2.5. Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy
chế công tác lưu trữ:
* Đối với Lãnh đạo Trung tâm:
Đây là một hình thức tô chức chỉ đạo quan trọng của Trung tâm.
Việc thanh tra, kiểm tra được thực hiện thông qua các văn bản báo cáo tháng,
quý của đơn vị, cá nhân, hoặc thông qua việc kiểm tra trực tiếp tới đơn vị, cá
nhân. Công tác này đã giúp lãnh đạo Trung tâm nắm được tình hình thực tế,
đánh giá được chính xác những ưu điểm, yếu kém của đơn vị trong quá trình
thực hiện nhiệm vụ. Từ đó, có kế hoạch, phương hướng chỉ đạo, giúp đỡ
Phòng hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ được giao.
* Đối với Lãnh đạo Phòng:
Việc kiểm tra công tác chuyên môn đối với mỗi nhân viên trong
phòng diễn ra thường xuyên. Hàng tháng các nhân viên phải báo cáo kết quả
làm của mình trong một tháng để Trưởng phòng có số liệu báo cáo với cấp
trên, đồng thời đây cũng là công tác kiểm tra của Trưởng phòng đối với nhân
viên nhằm tìm ra nguyên nhân, cùng bàn bạc và đưa ra những biện pháp nhằm
khắc phục.
2.2.6. Hợp tác quốc tế về công tác Lưu trữ tài liệu nghe nhìn:
Đây là một nhiệm vụ thường xuyên của Trung tâm và cũng như Phòng

Tài liệu nghe nhìn. Phòng thường xuyên tham gia các cuộc triển lãm, hội thảo
trong và ngoài nước về công tác lưu trữ Tài liệu nghe nhìn. Đặc biệt là việc
cung cấp các tài liệu ảnh phục vụ các cuộc triển lãm lớn như: Triển lãm “Chủ
tịch Hồ Chí Minh với nước Nga qua tài liệu lưu trữ”…Ngoài ra Phòng còn
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

21


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

phục vụ các đoàn cán bộ nước ngoài sang học tập, trao đôi kinh nghiệm về
công tác bảo quản, chỉnh lý Tài liệu nghe nhìn.
(Xem phụ lục số 5)

2.2. Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ Tài liệu nghe nhìn:
2.2.1 Công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan:
+ Đối với công tác quản lý văn bản: Tất cả các văn bản có liên đến
công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn đều được tiếp nhận tại Văn thư cơ quan và
được chuyển đến Phòng. Tại Phòng các văn bản đến đều được lập thành một
hồ sơ nhằm để theo dõi quá trình giải quyết công việc, đồng thời để quản lý
một cách chặt chẽ, khoa học, tránh tình trạng mất mát tài liệu
+ Đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chỉ đạo khá chặt chẽ và thực hiện đúng
theo quy định hiện hành của nhà nước. Hơn nữa mỗi cán bộ của Phòng đều
được đào tạo về công tác Văn thư – Lưu trữ nên việc lập hồ sơ được thực
hiện ngay từ khi bắt đầu giải quyết công việc và khi vào cuối năm khi công

việc kết thúc, hồ sơ được giao nộp vào bộ phận Văn thư của cơ quan.
2.2.2. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ nghe nhìn vào Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III
Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tiến hành khảo sát tài liệu
tại các bộ, ngành trung ương để xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ
nghe nhìn. Tuy nhiên, công tác thu thập tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại các cơ
quan gặp rất nhiều khó khăn vì hiện nay chưa có một văn bản nào quy định
mang tính bắt buộc phải nộp tài liệu nghe nhìn mà mới chỉ phụ thuộc vào cơ
quan có nguồn tài liệu nghe nhìn có muốn nộp vào lưu trữ hay không.
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

22


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Từ năm 2006 đến nay Trung tâm mới chỉ thu thập được khoản 1.000
ảnh từ các cá nhân, gia đình, dòng họ. Vì vậy, việc thu thập tài liệu lưu trữ
nghe nhìn vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thực hiện không thường
xuyên.

2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu:
Đa số tài liệu ảnh trong kho đều có chú thích rõ ràng. Việc xác định
giá trị tài liệu dựa trên các chú thích của từng ảnh, tuy vậy vẫn còn nhiều ảnh
chưa được xác minh, chú thích, do một số cơ quan, cá nhân khi nộp tài liệu
ảnh đã không chú thích, gây nhiều khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi xác minh
nội dung, giá trị của ảnh. Đối với khối tài liệu ảnh không có chú thích viên
chức của Phòng thường đi xác minh qua sự kiện hoặc những nhân vật có

trong bức hình để làm sống lại nội dung của bức anh. Nhưng việc xác minh
này cũng gặp nhất nhiều khó khăn, một phần vì ảnh được chụp thời gian đã
lâu một số nhân vật trong bức ảnh, hoặc chứng kiến sự kiện đều đã qua đời,
hoặc đã tuôi già nên việc xác định giá trị tài liệu gặp rất nhiều khó khăn.
2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu nghe nhìn:
Đây là một nhiệm vụ đặc thù của các viên chức Phòng Tài liệu nghe
nhìn, bất kỳ khối ảnh, tài liệu ghi âm nào khi được thu thập về cơ quan đều
phải tiến hành chỉnh lý. Công tác chỉnh lý tài liệu ảnh cũng tiến hành các
bước thu thập, chỉnh lý, phân loại, biên tập phiếu tin…và cuối cùng là hoàn
thiện phần mục lục nhằm có công cụ tra cứu phục vụ nhu cầu khai thác của
độc giả.

Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

23


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
nghe nhìn
Do tài liệu ảnh được đưa ra phục vụ độc giả thường xuyên, nên công
tác thống kê tài liệu ảnh được diễn ra thường xuyên. Việc thống kê tài liệu
ảnh được nhân viên kỹ thuật bảo quản thực hiện vào cuối năm, nhân viên
dựa vào mục lục của phông để thống kê. Thực hiện công tác này giúp cho
việc quản lý số lượng ảnh trong phông, đồng thời tránh tình trạng làm mất
mát, thất lạc tài liệu.
Tài liệu ảnh được xác minh chú thích, lập mục lục. Mỗi một phông tài

liệu ảnh đều được lưu dưới 2 dạng: Mục lục bản cứng và mục lục bản mềm
nhằm thuận lợi cho công tác tra tìm tài liệu
2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III
+ Về kho 24ang và trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe nhìn tại
Trung tâm
Năm 1995, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thành lập nhưng chưa
bố trí được kho 24ang nên phần lớn khối tài liệu lưu trữ nghe nhìn được bảo
quản tại kho của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.
Đến tháng 9 năm 2002, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III khánh thành
Kho lưu trữ 10 tầng để bảo quản các loại hình tài liệu, trong đó có tài liệu
nghe nhìn. Toàn bộ khối tài liệu nghe nhìn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III do Phòng Tài liệu lưu trữ nghe nhìn quản lý và bảo quản tại tầng 1 nhà
A1. Đây là khối tài liệu phim, ảnh khá lớn thuộc phông lưu trữ của các bộ,
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

24


Báo cáo thực tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

ngành chuyển giao và thu thập trong các dịp giải thể các Liên khu 3, 4 Tả
Ngạn, các khu Tự trị Việt Bắc, Tây Bắc và tài liệu của các tỉnh miền Nam do
cán bộ và chiến sĩ tập kết mang ra.
Có thể nói, kho lưu trữ tài liệu nghe nhìn và các trang thiết bị được
Nhà nước đầu tư tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III phù hợp với điều kiện
khí hậu nóng ẩm của nước ta.
Kho lưu trữ được thiết kế đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật cho việc bảo

quản tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Kho được trang bị giá compak hiện đại, tủ
đựng tài liệu nghe nhìn cùng với hệ thống điều hòa trung tâm, trong kho có
những phòng lạnh sâu thích hợp cho việc bảo quản tài liệu nghe nhìn. Không
khí được qua hệ thống lọc. Nhiệt độ trong kho luôn luôn dưới 20 0C. Ngoài
ra, kho có hệ thống hút ẩm độc lập với hệ thống điều hòa và hệ thống báo
cháy, chữa cháy tự động bằng khí C02, hệ thống báo đột nhập được lắp đặt
để bảo vệ an toàn trong kho và tài liệu.
Được sự quan tâm của Nhà nước đối với khối tài liệu nghe nhìn có giá
trị lịch sử, văn hóa, quốc phòng, ngoại giao…, Trung tâm Lưu trữ quốc gia
III đang tiến hành xây dựng Kho lưu trữ dành riêng cho loại hình tài liệu lưu
trữ nghe nhìn.
+ Công tác vệ sinh kho 25ang, vệ sinh tài liệu nghe nhìn tại Trung
tâm
Với khối lượng tài liệu ảnh, tài liệu phim điện ảnh và tài liệu ghi âm
như vậy Kho bảo quản khối tài liệu nghe nhìn được bố trí ở tầng 1 nhà A1.
Kho được bố trí 01 nhân viên kỹ thuật bảo quản, có nhiệm vụ theo dõi nhiệt
độ, độ ẩm trong kho hàng ngày; tiến hành vệ sinh trang thiết bị và vệ sinh
kho bảo quản. Định kỳ hàng năm, Trung tâm đã tiến hành vệ sinh kho bảo
Lê Thị Phương Dung - ĐH Lưu trữ học 1306LTHA

25