Understanding business 11th by mchugh nickels chap017

CHAPTER 17

Understanding 
Accounting 
and 
Financial 
Information

McGraw-Hill/Irwin

Copyright © 2015 by the McGraw-Hill Companies, Inc. All rights reserved.


LEARNING OBJECTIVES
1. Demonstrate the role that accounting and financial 
information play for a business and its stakeholders.
2. Identify the different disciplines within the accounting 
profession.
3. List the steps in the accounting cycle, distinguish 
between accounting and bookkeeping, and explain 
how computers are used in accounting.

17-2


LEARNING OBJECTIVES

4. Explain how the major financial statements differ.
5. Demonstrate the application of ratio analysis in 
reporting financial information.

17-3


JOHN RAFTERY
Patriot Contractors

• Served in the Marines and 
used his G.I. Bill to study 
accounting.
• Completed an 
entrepreneurship program 
for veterans and launched 
Patriot Contractors.
• He credits his knowledge of 
accounting with the growth 
of his business.
17-4


NAME that COMPANY

Accounting software makes financial information 
available whenever the organization needs it. 
We specialize in software that addresses the 
accounting needs of small businesses that are 
often very different from major corporations. 
Name that company!

17-5

WHAT’S ACCOUNTING?

LO 17­1

• Accounting ­­ Recording, classifying, summarizing 

and interpreting of financial events and transactions in 
an organization to provide interested parties needed 
financial information.

• Outside parties ­ like employees, owners, 
creditors, unions, investors and the government ­ 
make use of a firm’s accounting information.

17-6


The ACCOUNTING SYSTEM

LO 17­1

17-7


ACCOUNTANTS’ 
RESPONSIBILITIES

LO 17­1

17-8


MANAGERIAL ACCOUNTING

LO 17­2

• Managerial Accounting ­­ Provides information 

and analysis to managers inside the organization to 
assist them in decision making.

• Managerial accounting is involved with:
- Costs of production
- Costs of marketing 
- Preparation and control of budgets
- Minimizing tax liabilities
17-9


USERS of ACCOUNTING 
INFORMATION

LO 17­2

17-10


FINANCIAL ACCOUNTING

LO 17­2

• Financial Accounting ­­ Financial information and 

analyses are generated for people primarily outside 
the organization. Outside users are interested in these 
questions:
- Is the organization profitable?
- Is it able to pay its bills?
- How much debt does it owe?

• Annual Report ­­ A yearly statement of the financial 
condition, progress, and expectations of the firm.

17-11


HOW to READ 
an ANNUAL REPORT

LO 17­2

• Key things to watch for and read:
- Management’s 
discussion and 
analysis of operations
- Balance sheet
- Income statement
- Statement of cash 
flows

- Auditor’s opinion
17-12


PUBLIC vs. PRIVATE 
ACCOUNTANTS

LO 17­2

• Private Accountants ­­ Work in a single firm, 
government agency, or nonprofit organization.

• Public Accountants ­­ Provide accounting services 
to individuals or businesses.

• Certified Public Accountants (CPAs) ­­ 

Accountants who have passed a series of 
examinations established by the 
American Institute of Certified Public Accountants (AI
CPA)
 and met a states requirements for education and 
17-13
experience.


WAYS to IMPROVE
ACCOUNTING PRACTICES

Source: www.soxlaw.com, accessed November 2014.

LO 17­2

17-14


DODD­FRANK ACT

LO 17­2

• Dodd­Frank Wall Street Reform and Consumer 
Protection Act increased financial regulation by 
increasing the power of the Public Company 
Accounting Oversight Board.
• Act was brought on by the recent financial crisis.

Photo Credit: Nancy Pelosi

17-15


AUDITING CHECKS ACCURACY

LO 17­2

• Auditing ­­ Reviewing and evaluating the information 
used to prepare a company’s financial statements.

• Independent Audit ­­ An evaluation and unbiased 
opinion about the accuracy of a company’s financial 

statements.

• Certified Internal Auditors (CIAs) ­­ Accountants 
who have a bachelor’s degree and two years of 
experience in internal auditing and pass an exam 
administered by the Institute of Internal Auditors.

17-16


ELEMENTARY, 
MR. AUDITOR, ELEMENTARY
• Fraud damages businesses, no matter the size.
• The SEC has committed itself to fighting fraud but not 
all auditors and CPAs are trained in finding fraud.
• Colleges are offering advanced degrees in forensic 
accounting to meet the upcoming demand for these 
accountants.

17-17


SPECIALIZED ACCOUNTANTS

LO 17­2

• Tax Accountants ­­ Accountants trained in tax law 
and are responsible for preparing tax returns or 
developing tax strategies.

• Government and Not­for­
Profit Accounting ­­ 

Support for organizations 
whose purpose is not 
generating a profit, but 
serving others according to a 
duly approved budget.
17-18


TEST PREP

• What’s the key difference between managerial 
and financial accounting?
• How’s the job of a private accountant different 
from that of a public accountant?
• What’s the job of an auditor? What’s an 
independent audit?

17-19


The ACCOUNTING CYCLE

LO 17­3

• Accounting Cycle ­­ A six­step procedure that 

results in the preparation and analysis of the major 

financial statements.

17-20


BOOKKEEPER’S ROLE

LO 17­3

• Bookkeeping ­­ The recording of business 

transactions. Bookkeepers divide a firm’s 
transactions into meaningful categories and post 
them into a record book or computer program called 
a journal.

• Double­Entry Bookkeeping ­­ Bookkeepers 

record all transactions in two places so they can 
check one list of transactions against the other for 
accuracy. 
17-21


BOOKKEEPER’S TOOLS

LO 17­3

• Ledger ­­ A specialized 

accounting book or 
program where all 
information is in one place. 

• Trial Balance ­­ A 

summary of all the 
information in the account 
ledgers. 

17-22


TECHNOLOGY and ACCOUNTING

LO 17­3

• Computerized 
accounting programs 
post information 
instantly and from 
remote locations.
• Intuit’s QuickBooks 
address the specific 
needs of small 
businesses.
17-23


TEST PREP

• How is the job of the bookkeeper different from 
an accountant?
• What’s the purpose of accounting journals and a 
ledger?
• Why does a bookkeeper prepare a trial balance?
• How has computer software helped businesses 
in maintaining and compiling accounting 
information?
17-24


FINANCIAL STATEMENTS

LO 17­3

• Financial Statement ­­ A summary of all the 

financial transactions that have occurred over a 
particular period.

• Key financial statements of 
business are:
- Balance sheet
- Income statement
- Statement of cash flows
17-25