Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở nhà máy thuốc lá Thăng long

Chơng II: Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
ở nhà máy thuốc lá Thăng long
A. Tình hình đặc điểm chung của nhà máy thuốc lá Thăng long
I. Lịch sử hình thành và phát triển của nhà máy thuốc lá Thăng long
1.Quá trình hình thành và phát triển
Cùng với sự vận động của nền kinh tế nớc nhà, nhà máy thuốc lá Thăng
long đà có một quá trình lịch sử phát triển lâu dài với chặng đờng 45 năm đầy tự
hào, vẻ vang, luôn là lá cờ đầu của ngành thuốc lá Việt nam.
Nhà máy thuốc lá Thăng long là một doanh nghiệp nhà nớc kinh tế độc
lập, tự chủ về mặt tài chính, có đầy đủ t cách pháp nhân, đợc mở tài khoản riêng
ở các ngân hàng theo pháp luật Nhà nớc cộng hoà xà hội chủ nghĩa Việt nam .
nhà máy thuốc lá Thăng long trực thuộc Tổng công ty thuốc lá Việt nam
Bộ Công nghiệp nhẹ (Quyết định số 2990/ QĐ của Phủ thủ tớng năm 1995). Sau
hơn một năm khảo sát, địa điểm đầu tiên đợc lựa chọn để sản xuất thử nghiệm là
nhà máy bia Hà nội. Sau một thời gian lại chuyển sang nhà máy diêm cũ. Năm
1956 Nhà nớc quyết định chuyển bộ phận sản xuất về khu vực tiểu thủ công
nghệ Hà đông nhằm ổn định và phát triển sản xuất . Qua 3 lần di chuyển địa
điểm nhà máy thuốc lá Thăng long đà ra đời. Ngày 06/01/1957 Phủ thủ tớng ký
quyết định thành lập nhà máy.
Hiện nay, nhà máy thuốc lá Thăng long nằm ở trung tâm công nghiệp
Thợng đình (235 đờng Nguyễn TrÃi, quận Đống đa, thành phố Hà nội).
2.Nhiệm vụ của nhà máy
Do là một doanh nghiệp nhà nớc, hoạt động với mục tiêu lợi nhuận nên
việc quản lý vốn theo chế độ chính sách của Nhà nớc rất đợc trú trọng. Tuy
nhiên nhà máy đà rất linh hoạt trong cơ chế thị trờng để đạt hiệu quả cao trong
kinh doanh , từng bớc nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, công
nhân viên trong nhà máy. Trên cơ sở đó, một số nhiệm vụ của nhà máy đợc cụ
thể hoá nh sau:
Tổ chức tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả
kinh tế cao.
Thực hiện đầu đủ nghĩa vụ nộp ngân sách.

Bảo toàn và phát triển số vốn đợc giao.
Bảo đảm hạch toán kinh tế đầy đủ, phù hợp với chế độ tài chính, kể
toán Nhà nớc .
Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý vốn tài sản, lao động tiền lơng.
II.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Nhà máy thuốc lá Thăng long là một doanh nghiệp nhà nớc chuyên sản
xuất và kinh doanh thuốc lá điếu. Sản phẩm chính là thuốc lá điếu các loại.
Ngoài ra còn sản xuất sợi xuất khẩu và gia công phụ tùng cơ khí chuyên nghành
thuốc lá khi có đơn đặt hàng. Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất của mình, nhà máy
tổ chức thành 6 phân xởng trong đó có 3 phân xởng sản xuất chính. Phân xởng
sợi, phân xởng bao cứng, phân xởng bao mềm. Mỗi phân xởng có một quản đốc
phụ trách và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
*Phân xởng sợi:


Có nhiệm vụ sơ chế, chế biến, phối chế các loại lá thuốc và thuốc lá sợi
theo công thức pha chế của từng mác thuôc va pha hơng liệu trớc khi đa vào sản
xuất .
Nguyên liệu phối chế phải đa vào công thức đà quy định sẵn cho mỗi loại
thuôc để đảm bảo nguyên liệu đúng tiêu chuẩn. Vì vậy, phân xởng sợi phải sơ
chể làm dụi, phối trộn và tiếp tục làm dụi phần hai, giảm mùi hăng ngái của lá
thuốc sau khi tiến hành thuỷ phân. Nếu đạt 11% là đợc trữ lá, thái sợi, sấy sợi
thành thuốc lá sợi để dung dấp cho các phân xởng cuốn thuốc lá điếu.
*Phân xởng bao mềm:
Đây là phân xởng có quy mô lớn nhất nhà máy, đợc chia làm hai bộ phận
theo nguyên tắc đối tợng. Nhiệm vụ của phân xởng là sản xuất các loại thuốc lá
không đầu lọc và đầu lọc bao gồm nh: Thăng long, Điện biên, Hoàn Kiếm, Thủ
đô...
*Phân xởng bao cứng:
Đợc chia làm 3 tổ, bố trí theo nguyên tắc của quá trình công nghệ, có

nhiệm vụ nhận sợi nhập ngoại từ kho đà đợc pha chế sản xuất ra thuốc lá điếu,
sấy điếu, cuộn điếu, đóng bao và nhập kho thành phẩm các loại thuốc lá bao
cứng nh: Hồng hà, Vinataba...
*Phân xởng Dunhill:
Hoạt động của phân xởng này chỉ sản xuất , gia công sản phẩm cho hÃng
Rothmas, phân xởng có 2 tổ và làm việc 2 ca/ngày.
*Phân xởng cơ điện (phân xởng sản xuất phụ)
Có nhiệm vụ sửa chữa, đại tu máy móc, thiết bị, gia công các chi tiết phụ
tùng, thay thế cho tất cả các loại thiết bị của phân xởng sản xuất chính đồng thời
cung cấp điện nớc cho sản xuất toàn nhà máy .
*Phân xởng sản xuất phụ:
Có nhiệm vụ là phụ trợ cho các phân xởng sản xuất chính nh là: in hòm
cattong, làm khẩu trang, khâu các kiện hàng. Ngoài ra còn có một đội xe và đội
bốc xếp. Do tính chất của sản phẩm thuốc lá , nên giữa các phân xởng đều có
mối quan hệ mật thiết với nhau trong quá trình phối hợp thực hiện mọi kế hoạch
của nhà máy nh kế hoạch sản xuất , kế hoạch sửa chữa máy móc. Bên cạnh mối
quan hệ trên, các phân xởng cũng có mối quan hệ mật thiết với các phòng ban
chức năng để xây dựng bộ máy sản xuất có khoa học.
Cơ cấu sản xuất của nhà máy đợc chia làm 3 cấp:
Nhà máy - phân xởng - tổ
Cơ cấu sản xuất này tạo điều kiện cho nhà máy dễ dàng vận động thích
nghi với những thay đổi của thị trờng. Đồng thời mọi kế hoạch của nhà máy đề
ra đều nhanh chóng đợc thực hiện, giảm bớt các khâu trung gian không cần thiết,
rút ngắn thời gian chế tạo sản phẩm và kéo dài sự có mặt của sản phẩm trên thị
trờng.
Cơ cấu sản xuất của nhà máy đợc thể hiện qua sơ đồ 1
Cơ cấu sản xuất của nhà máy thuốc lá Thăng long

nhà máy

PX bao cứng

px dunhill

tổ phục vụ
sản xuát

tổ xử lý phế
liệu

PX 4

tô SC chi tiết
máy

BPT có đầu
lọc

tổ GC chi tiết
máy

PX
cơ
điện

BPT không có
đầu lọc

PX

bao
mềm

tổ chế biến
cuộng

tổ chê biến

PX
sợi

*Đặc điểm quy trình sản xuất công nghệ kỹ thuật sản xuất thuốc lá bao
Thuốc lá bao đợc sản xuất qua các giai đoạn chế biến kế tiếp nhau từ
thuốc lá lá, thái sợi, cuốn điếu, đóng bao. Sản phẩm của giai đoạn thái sợi lá
thuốc, lá sợi hoàn thành tính bằng kg. Tiếp đó đợc chuyển sang giai đoạn cuốn
điếu. Tính chất của quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá bao phức tạp, kiểu chế
biến liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn với khối lợng lớn.
Sơ đồ 2: Quy trình chế biến sợi
gia liệu

tách cuộng

làm ẩm ngọn lá

làm ẩm lá đÃ
cắt ngọn

cắt ngọn và
trộn lá

làm ẩm
cuộng

hấp chân
không

lá thuốc
thái

trữ phối
trộn lá
và ủ lá

trữ
cuộng

hấp ép
cuộng

thái
cuộng

trơng
nở
cuộng

sấy sợi
cuộng

thái lá

sấy sợi

phối
trộn sợi
lá và sợi
cuộng

trữ sợi
cuộng

phân ly
sợi cuộng

trữ sợi
và phèi
trén sỵi


phun hơng

sợi thành
phẩm

Nhìn chung toàn bộ quy trình sản xuất thuốc lá của nhà máy nh sau:
Sơ đồ 3:
sợi thành
phẩm

cuốn điếu và

ghép đầu lọc

cuốn điếu
không đầu lọc

đóng bao
thuốc lá
không đầu lọc

đóng bao
thuốc lá
không đầu lọc

đóng kiện

đóng tút

đóng thùng

đóng kiện
nhập kho
thành phẩm

Mỗi giai đoạn công nghệ đề phải tuân thủ theo những quy định nghiêm
ngặt nhằm đảm bảo đa ra thị trờng sản phẩm có chất lợng cao, đáp ứng nhu cầu
ngời tiêu dùng. Để xác định đợc một quy trình công nghệ sản xuất hợp lý nh
hiện nay, nhà máy đà phải trải qua một thời gian dài nghiên cứu cải tiến tiếp theo
đợc thành tựu khoa học kỹ thuật. Quá trình đòi hỏi phải nhiều về kinh phí nghiên
cứu, đầu t ban đầu và chất xám của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong nhà
máy. Hiện nay dây truyền chế biến sợi đó đang đợc đánh giá là tiên tiến hiện đại

nhất so với các nhà máy sản xuất thuôc lá khác ở nớc ta. Vì vậy ngoài việc nâng
cao năng suất lao động, nhà máy còn tiết kiệm đợc hao phí nguyên liệu trên từng
đầu bao thuốc lá, giảm đợc số lao động thủ công.


III Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy thuốc lá Thăng long
Nhà máy thuốc lá Thăng long là một doanh nghiệp có quy mô lớn với
mức vốn kinh doanh là 118.479 triệu đồng đợc đầu t theo chuều rộng lẫn chiều
sâu.
Bộ máy quản lý đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức nămg bao gồm
1176 cán bộ, công nhân viên và quản lý theo chế độ một thủ trởng. Đứng đầu là
giám đốc nhà máy: ngời có quyền lÃnh đạo cao nhất, chịu mọi trách nhiệm với
Nhà nớc cũng nh tập thể cán bộ, công nhân viên về hoạt động sản xuất kinh
doanh của nhà máy. Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc và các trởng
phòng của các phòng ban.
Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chc bộ máy quản lý của nhà máy thuốc lá Thăng long
giám đốc

phòng tiêu thụ

phòng thị trờng

nhà trẻ mẫu giáo

xd - cb

trạm y tế

nhà nghỉ
đội xe

phòng hc

nhà ăn
đội bảo vệ

phòng nl

văn phòng
đội bốc xếp

phòng tc -lđ -tl

kho Nl
px 4

*Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:

px cơ điện

px dunhill

px bao cứng

px bao mềm

tổ hơng

tổ hoá nghiệm

phòng kcs

phòng ktcn

phòng tài vụ

phó giám đốc
phụ trách kd

px sợi

phòng ktcđ
kho VL bao cứng

kho cơ khí

phòng khvt
kho vật liệu

phó giám đốc
phụ trách sx

Phòng hành chính:
Thực hiện chức năng giúp việc giám đốc về tất cả công việc liên quan
đến công tác hành chính trong nhà máy. Có nhiệm vụ quản lý về văn th, lu tữ tài
liệu, bảo mật, đối nội, đối ngoại, quản lý về công tác xây dựng cơ bản và hành
chính quản trị đời sống, y tế.
Phòng tổ chức bảo vệ:
Thực hiện chức năng tham mu, giúp việc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của
giám đốc về công tác lao động, tổ chức và an ninh quốc phòng. Phòng có nhiệm

vụ: giup việc giám đốc lập phơng án về công tác tổ chức bộ máy cán bộ lao


động, tiền lơng, quản lý về bảo hiểm lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao
động, đào tạo công nhân kỹ thuật, giải quyết các chế độ chính sách cho ngời lao
động. Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ nhà máy, phòng cháy, chữa cháy, an ninh
chính trị, kinh tế trật tự trong nhà máy, thực hiện các nhiệm vụ về công tác quân
sự địa phơng.
Phòng tài vụ:
Thực hiện chức năng tham mu, giúp việc giám đốc về mặt tài chính, kế
toán nhà máy. Phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ chức quản lý mọi hoạt động liên
quan đế công tác tài chính kế toán của Nhà nớc nh: tổng hợp thu chi, công nợ,
giá thành, hạch toán , dự toán, sử dụng nguồn vốn, quản lý tiền mặt ngân phiếu,
thanh toán, tin học, quản lý nghiệp vụ thống kê ở các đơn vị.
Phòng kế hoạch đầu t:
Thực hiện chức năng tham mu, giúp việc giám đốc và công tác kế hoạch
sản xuất kinh doanh của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: lập kế hoạch sản xuất dài
hạn, năm, quý, tháng, điều hành sản xuất theo kế hoạch về nhu cầu vật t phục vụ
cho sản xuất kinh doanh theo năm, quý , tháng. Ký kết hợp đồng tìm nguồn mua
sắm vật t, bảo quả, cấp phát phục vụ kịp thời cho sản xuất . Tổng hợp báo cáo lên
cập trên theo định kỳ tình hình sản xuất tháng, tuần...
Phòng nguyên liệu:
Thực hiện chức năng tham mu, giup việc giám đốc về công tác nguyên
liệu thuốc lá lá theo yêu cầu sản xuất kinh doanh . Nhiệm vụ của phòng: nghiên
cứu thổ nhỡng, giống thuốc lá thực nghiệm, tổ chức hợp đồng, chỉ đạo kế hoạch
về gieo trồng chăm sóc, hái cấy. Lập kế hoạch ký kết hợp động thu mua nghuyên
liệu theo vùng cấp, chủng loại theo chỉ thị của giám đốc, quản lý số lợng tồn
kho, tổ chức bao rquản nhập, xuất theo quy định, quản lý , cung ứng vật t nông
nghiệp, quản lý kho phế liệu, phế phẩm.

Phòng kỹ thuật cơ điện:
Thực hiện chức năng tham mu, giup việc giám đốc về công tác kỹ thuật,
về quản lý máy móc thiết bị, điện cơ... của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: theo
dõi quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, cơ khí,thiết bị chuyên dùng chuyên
ngành, điện, hơi, lạnh, nớc... ccả về chất lợng, số lợng trong quá trình sản xuất .
Lập kế hoạch về phơng án đầu t chiều sâu phụ tùng thay thế, đào tạo thợ cơ khí
kỹ thuật...
Phòng kỹ thuật công nghệ:
Thực hiện chức năng giúp việc giám đốc về công tác kỹ thuật sản xuất
của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: nhậ chỉ thị trực tiếp của giám đốc và thực hiện
nhiệm vụ quản lý chất lợng sản phẩm, chất lợng nguyên liẹu, vật t, hơng liệu
trong quá trình nghiên cứu, phối chế sản phẩm mói cả nội dung và hình thức bao
bì phù hợp với thị hiếu, thị trờng từng vùng, quản lý quy trình công nghệ, quản
lý chỉ tiêu lý, hoá về nghuyên liệu, sản phẩm... Tham gia công tác môi trờng, đào
tạo thựo kỹ thuật...
Phòng KCS:
Thực hiện chức năng giúp việc cho giám đốc về quản lý chất lợng sản
phẩm. Phòng có nhiệm vụ: kiểm tra, giám sát về chất lợng nguyên liệu vật t, vật
liệu khi khách hàng đa về nhà máy kiểm tra, giám sát chất lợng sản phẩm trên
từng công đoạn.. phát hiện sai sót boá cáo để giám đốc chỉ thị khắc phục. Kiểm


tra, giám sát chất lợng sản phẩm khi xuất kho. Kiểm tra, kết luận nguyên nhân
hàng bị trả lại...
Phòng tiêu thụ:
Thực hiện chức năng tham mu cho giám đốc về công tác tiêu thụ sản
phẩm của nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm từng
tháng, quý, năm cho từng vùng, từng đại lý. Theo dõi tình hình tiêu thụ từng
vùng, miền dân c kết hợp với phòng thị trờng mở rộng diện tiêu thụ, thực hiện ký
kết hợp đồng tiêu thụ, bán hàng. Tổng hợp báo cáo kết quả tiêu thụ về số lợng

chủng loại theo quy đình để giám đốc đánh giá và có quyết định về phơng hớng
sản xuất kinh doanh trong thời gian tới.
Phòng thị trờng:
Thực hiện chức năng tham mu giúp lÃnh đạo nhà máy về công tác thị trờng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc nhà máy. Phòng có nhiệm vụ: theo
dõi, phân tích diễn biến thị trờng qua bộ phận nghiên cứu thì trờng, tiếp thị đại
lý. Soạn thảo và đề ra các chơng trình, kế hoạch, chiến lợc, tham gia công tác
điều hành hoạt động marketting, tìm các hình thức quảng cáo sản phẩm, tham
gia công tác thiết kế quảng cáo, thiết kế sản phẩm mới, tham gia triển lÃm hội
chợ.
IV Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy thuốc lá Thăng long
Bộ máy kế toán của nhà máy đợc hình thành và phát triển cùng với quá
trình phát triển của nhà máy với hình thức kế toán tập trung theo phơng pháp
nhật ký chứng từ, các phân xởng đều có thống kê vật t.
Mô hình của bộ máy kế toán :
*Kế toán trởng: phụ trách chung, chịu trách nhiệm trớc giám đốc mọi
hoạt động của phòng cũng nh các hoạt động khác của nhà máy có liên quan tới
công tác tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của nhà máy . Tổ chức
công tác kế toán , kế toán tổng hợp, vốn kinh doanh... Tổ chức công tác kiểm kê
định kỳ theo quy định. Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối
với cán bộ phòng kế toán ...
*Một phó phòng: Giúp việc cho kế toán trởng khi đi vắng, làm trực tiếp
công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành
*Một số kế toán TSCĐ, thanh toán nội bộ tạm ứng: theo dõi tài sản cố
định hiện có, tình hình tăng giảm TSCĐ trong nhà máy về NG, giá trị hao mòn,
giá trị còn lại ...Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trớc khi thanh toán các
khoản tạm ứng ...
*Kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ: kiểm tra tính hợp pháp của các
chứng từ trớc khi lập phiếu thu, chi. Cïng víi thđ q kiĨm lu ®èi chiÕu sè d tån
q, sỉ s¸ch thùc tÕ. Theo dâi chi tiết các khoản ký quỹ...
*Kế toán vật t: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật t trong

nhà máy ...Thực hiện việc kiểm kê định kỳ ... theo quy định của nhà nớc.
*Kế toán TBNH và nguyên vật liệu chính (lá thuốc lá): chịu trách nhiệm
về số lợng, giá cả nguyên liệu thuốc lá qua HĐ... Kiểm tra tính hợp pháp của các
chứng từ trớc khi thanh toán... Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên
liệu và thực hiện kiểm kê theo quy định.
*Kế toán trực tiếp bán hàng, công nợ với ngời mua: Theo dõi tình hình
nhập, xuất, tồn kho thành phẩm về mặt số lợng. Theo dõi chi tiết từng khách mua


hàng về số lợng giá trị tiền hàng... Công nợ của từng khách hàng. Theo dõi các
hợp đồng thế chấp, bảo lÃnh, kiểm tra các khoản thanh (nếu có)...
*Kế toán tiền lơng, bảo hiểm xà hội, bảo hiểm y tế, KPCĐ: Thanh toán
tiền lơng, thởng các khoản phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của giám đốc.
Thanh toán các khoản bảo hiểm cho ngời lao động, theo dõi trích lập và sử dụng
quỹ lơng.
*Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, các hoạt động giám sát
thu mua tài sản, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc.
*Thủ quỹ: chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiêu tiền mặt và tiền
quỹ của nhà máy . Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hay định kỳ theo định kỳ.
Quản lý các hồ sơ thế chấp, bảo lÃnh...
Ngoài ra còn có hai kỹ s máy tính có nhiệm vụ quản lý toàn bộ máy tính
trong nhà máy , quản lý cách vận hành trong kế toán .
Mô hình bộ máy kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
kế toán tiền lơng các khoản BH, KPCĐ
kế toán tiêu thụ xác định KQKD
kế toán tt bán hàng công nợ với ngời mua
Kế toán
Phó phòng
kế toán thanh toán với ngời bán và XDCB
trởng kế toán

kế toán TGNH và NVL chính
kế toán vật t
kế toán tiền mặt và các khoản ký quỹ
kế toán TSCĐ và thanh toán nội bộ
Thủ quỹ
Vi tính

B- Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
tại nhà máy thuốc lá Thăng long
1. Đặc điểm nguyên vật liệu :
Vật liệu của nhà máy thuốc lá Thăng long rất đa dạng và phong phú, nó
tồn tại dới nhiều hình thức khác nhau: sợi thuốc lá, hơng liệu, tem, nhÃn, giấy
quấn, hòm cat tong, cây đầu lọc, sắt, thép, hoá chất... Mỗi một loại đều có đặc
điểm riêng. Một số loại vật liệu không có khả năng bảo quản đợc trong một thời
gian dài chịu ảnh hởng của thời tiết, khí hậu. Sự đa dạng của các loại nguyên
liệu, vật liệu kéo theo nhu cầu bảo quản và tích trữ chúng rất phức tạp. Tính phức
tạp của công việc bảo quản nguyên vật liệu của nhà máy không chỉ do số lợng
lớn của từng loại vật liệu mà do tính chất lý hoá của chúng.
Lá thuốc lá là nguyên liệu chính của nhà máy . Để đảm bảo đợc chất lợng
sản phẩm thì công việc thu mua bảo quản nguyên liệu là vấn đề then chốt mà lá
thuốc lá lại đòi hỏi sự chăm sóc kỹ càng từ khâu nuôi trồng đến khâu bảo quản
nguyên liệu. Lá thuốc lá nếu không đợc chăm sóc cẩn thận, chất lợng lá sẽ
không đạt. Lá thuốc lá tơi sau khi thu hoạch phải sấy khô và phân loại càng
nhanh càng tốt nếu không cũng ảnh hởng tới chất lợng của nguyên liệu. Loại
nguyên liệu này trong quá trình vận chuyển và bảo quản phải đặc biệt cẩn thận
trong việc áp dụng phơng pháp hút ẩm, tiến hành biện pháp chống mốc, khử
mốc. Hiện nay nhà máy thuốc lá đà chủ động tạo ra nguồn nguyên liệu dồi dào,


công tác thu mua vận chuyển nhanh chóng luôn đảm bảo tiến độ sản xuất của

nhà máy .
Để có đợc sản phẩm thuốc lá đáp ứng đợc yêu cầu khắt khe của thị trờng
hiện nay, phải kể đến các loại vật liệu gián tiếp: hoá chất dùng làm hơng liệu,
men,giấy chống ẩm, tem, nhÃn, giấy quấn, cây đầu lọc... Mỗi loại vật liệu đều có
đặc điểm riêng, quyết định đến mức dự trữ và bảo quản. Ví dụ nh: hoá chất đợc
mua dự trữ hoặc trong một khoảng thời gian xác định để tránh việc mất mát,
tránh ánh sáng trực tiếp. Hoặc xăng dầu chỉ đợc dự trữ đủ để sản xuất và có sự
kết hợp chặt chẽ các phơng tiện phòng cháy chữa cháy.
Với đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại nguyên vật liệu nh đà nói ở
trên, nhà máy có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý để dự trữ
cho sản xuất và vừa hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay vốn ngân hàng. Công tác
quản lý nguyên vật liệu đợc đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu
quả tối đa, đặc biệt là nguyên liệu chính. Hiểu rõ đợc điều này, nhà máy đà tổ
chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu hợp lý và gấn các phân xởng sản xuất
để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn bị và cung ứng vật liệu cho sản xuất
một cách nhanh nhất.
Hệ thống kho đợc trang bị khá đầy đủ: Phơng tiện cân, đo, đong, đếm...
Để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý , bảo quản hạch toán
chặt chẽ vật liƯu . Trong ®iỊu kiƯn hiƯn nay, cïng víi viƯc sản xuất công ty tổ
chức quy hoạch thành 9 kho:

Kho lá thuốc lá

Kho sợi thành phẩm

Kho xăng dầu

Kho vật liệu phơ

Kho vËt t bao gãi


Kho phơ tïng

Kha vËt liƯu x©y dựng

Kho phế liệu
Các kho đợc giao cho từng kế toán quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ
ràng.
2.Phân loại nguyên vật liệu :
Vật liệu mà nhà máy sử dụng có nhiều loại, khác nhau về công dụng tính
năng hoá học, phẩm cấp chất lợng. Vì vậy nhà máy đà tiến hành phân loại
nguyên vật liệu nh sau:

Vật liệu chính: sợi thuốc lá.

Nguyên liệu chính: lá thuốc lá

Hoá chất: các hơng liệu, men...

Phụ liệu: giấy quấn, cây đầu lọc.

Vật t bao gói: hòm cattong

Vật liệu xây dựng: sắt thép, van hơi, van nớc.

Phụ tùng: vòng bi, bulong, bánh xe.

Phế liệu:
3. Quá trình hạch toán nhập- xuất kho nguyên vật liệu
Do đặc điểm của nguyên vật liệu trong nhà máy là đa dạng và nhiều

chủng loại, số lợng lớn nên nhà máy đà áp dụng phơng pháp kế toán ghi sổ đối
chiếu luân chuyển. Phơng pháp này đà làm cho khối lợng công việc kế toán giảm
bớt nhiều và rất nhanh chãng.


3.1. Hạch toán nhập kho nguyên vật liệu
a. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng.
Muốn việc đánh giá đợc chính xác thì mỗi doanh nghiệp tìm cho mình một cách
tính toán hợp lý nhất. ở nhà máy thuốc lá Thăng long để phản ánh đúng giá trị
nguyên vật liệu kế toán dùng cách tính sau:
Khi nhập kho vật liệu , công cụ dụng cụ nhà máy đà sử dụng giá thực tế,
giá này đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập.
Nguyên vật liệu chính của nhà máy là lá thuốc lá đợc thu mua trên thị trêng trong níc. Gi¸ vËt liƯu mua b»ng víi gi¸ mua trên hoá đơn cộng với các chi
phí mua phát sinh nếu có.
Đối với nguyên vật liệu do nhà máy tự sản xuất chế biến thì giá thực tế
vật liệu nhập kho là giá thực tế vật liệu xuất kho cộng với chi phí chế biến thực tế
phát sinh.
Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng, giá thực tế nhập
kho là giá thực tế có thể sử dụng đợc, giá có thể bán đợc hoặc giá ớc tính.
Vật liệu do công ty ngoài gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu bằng
giá vật liƯu xt ra chÕ biÕn céng chi phÝ liªn quan.
b. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Tại kho hàng ngày khi nguyên vật liệu về đến kho, cán bộ phòng vật t ghi
vào phiếu nhập kho các nội dung tên vật t, quy cách, đơn vị tính, số lợng vật t
mua vào các cột trên phiếu nhập kho cho phù hợp mẫu phiếu nhập kho. Sau đó
trởng phòng vật t xem xét hoá đơn có phù hợp với kế hoạch thu mua hay không
theo hạn mức cho từng loại nguyên vật liệu do phòng kế hoạch lập. Nếu phù hợp
thì ký dut phiÕu nhËp kho vµ chun xng thđ kho để nhập kho nguyên vật
liệu . Thủ kho phải xem xét cụ thể về chủng loại, số lợng, chất lợng, quy cách

ghi trên hợp đồng. Nếu kiểm nghiệm nguyên vật liệu đúng và đảm bảo chất lợng
thì nhập kho và ghi vào Biên bản kiểm nghiệm phần nhận xét phẩm chất là
đảm bảo chất lợng. Ngợc lại, thủ kho cha nhập kho nguyên vật liệu mà chờ ý
kiến của lÃnh đạo nhà máy để xác định nhuyên nhân và xư lý.
Sau khi thđ kho ký vµo phiÕu nhËp kho và ghi theo số thực nhập thì sẽ
làm 3 liên:
Liên 1: thủ kho giữ làm cơ sở ghi thẻ kho và sau đó kế toán xuống lấy
Liên 2: gửi kèm hoá đơn thanh toán cho kế toán
Liên 3: để ở phòng vật t
ở phòng kế toán : Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập - xuất từ
thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ . Sau đó tập hợp kê
xuất vật t hàng hoá để thuận lợi cho việc theo dõi và ghi sổ đối chiếu luân
chuyển của tháng.
Nh vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm các chứng từ :
Hoá đơn giá trị gia tăng
(bảng 2.1)
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (bảng 2.2)
Biên bản kiểm nghiệm vật t
(bảng 2.3)
Phiếu nhập kho
(bảng 2.4)
Thẻ kho
(bảng 2.5)
Sơ đồ trình tự nhập kho nguyên vật liệu
Hoá đơn kiêm
phiếu xuất kho

Biên bản
kiểm
nghiệm

Phiếu nhập kho


Thẻ kho
Kiểm tra số thực nhập
Ngày 27/9/2002 có các nghiệp vụ phát sinh
Phân xởng sợi nhập 1000 kg lá thuốc lávàng của công ty cung ứng S1 theo phiếu
nhập kho số 120. Trị giá hàng ghi trên hoá đơn:
Giá mua: 1000 kgx 7.100 ®/kg = 7.100.000
ThuÕ GTGT: 7.100.000 x 10% = 710.000
Tổng số tiền thanh toán
= 7.810.000
ĐÃ thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp gằng tiền mặt theo phiếu chi sè 213
NhËp kho 1000 kg l¸ thuèc l¸ xanh cha trả tiền cho đơn vị S1. Trị giá hàng ghi
trên hoá đơn:
Giá mua: 1000 kgx 7.000 đ/kg = 7.000.000
Thuế GTGT: 7.000.000 x 10% = 700.000
Tỉng sè tiỊn thanh to¸n
= 7.700.000
KÕ to¸n sư dơng c¸c chøng tõ :


Hoá đơn GTGT
Đơn vị bán hàng: Công ty cung ứng S1
Địa chỉ:
Số tài khoản:
Điện thoại: MÃ số
Họ tên ngời mua hàng: Hoàng Mỹ Linh
Đơn vị: nhà máy thuốc lá Thăng long

Số tài khoản:
Địa chỉ: 235, Nguyễn TrÃi, Thanh xuân, Hà nội
MÃ số:
Hình thức thanh toán: trả chậm
STT Tên hàng hoá dịch vụ
A
1
2

ĐVT

B
C
lá thuốc lá vàng
kg
lá thuốc lá xanh
kg
Cộng tiền hàng
Thuế suất 10% tiền thuế GTGT
Tổng cộng tiền thanh toán

Số lợng

Đơn giá

1
1000
1000

2

7.100
7.000

Số tiền viết bằng chữ: mời lăm triệu năm trăm mời nghìn đồng
Ngời mua hàng
(đà ký)

Kế toán trởng
(đà ký)

Thủ trởng đơn vị
(đà ký)

TT
3=2x1
7.100.000
7.000.000
14.100.000
1.410.000
15.510.000


biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 27 tháng 9 năm 2002
Họ và tên ngời nhập: Hoàng Mỹ Linh
Địa chỉ: nhà máy thuốc lá Thăng long
Nhập kho: nguyên vật liệu
Thành phần ban kiểm nghiệm: Phòng kỹ thuật, thủ kho, đơn vị sử dụng

Tên, quy cách

nhÃn hiệu vật t
lá thuốc lá vàng
lá thuốc lá xanh

Đơn vị tính

kg
kg

Số lợng

Ghi chú

Hoá đơn

Thực nhập

1000
1000

1000
1000

Kết luận của ban kiểm nghiệm: nguyên vật liệu đúng với phẩm chất và quy cách
theo hoá đơn bán hàng
Ngời nhập
(đà ký)

Thủ kho
(đà ký)

Ngời phụ trách
(đà ký)

Thuế suất thuế GTGT 10%
Tiền thuế GTGT
1.410.000
Tổng cộng tiền thanh toán
15.510.000
(Viết bằng chữ: mời lăm triệu năm trăm mời nghìn đồng chẵn)

Ngời mua hàng
(đà ký)

Kế toán trởng
(đà ký)

Thủ trởng đơn vị
(đà ký)


phiếu nhập kho
Số 120
Nợ TK 152
Có TK 111, 331

Ngày 27/9/2002
Họ và tên ngời giao hàng: Hoàng Mỹ Linh
Nhập tại kho: nguyên vật liệu
STT

A
1
2

Tên, quy
cách nhÃn
hiệu vật t
B
lá thuốc lá
vàng
lá thuốc lá
xanh

Đơn vị
tính
C
kg
kg

Số lợng
Theo
Thực nhập
chứng từ
1
2
1000
1000
1000

Đơn giá

1000

Thành tiền

3
7.100

4
7.100.000

7.000

7.000.000

Cộng

14.100.000

(viết bằng chữ: mời bốn triệu một trăm nghìn đồng chẵn)
Phụ trách cung tiêu
(đà ký)

Ngời giao hàng
(đà ký)

Thủ kho
(đà ký)

Kế toán trởng

(đà ký)


phiếu chi
Ngày 27/9/2002

Số : 213
Nợ tài khoản: 152
Có tài khoản: 111

Họ và tên ngời nhận: Hoàng Mỹ Linh
Lý do chi: mua nguyên vật liệu lá thuốc lá
Số tiền: 7.810.000 đ
(viết bằng chữ: bảy triệu tám trăm mời nghìn đồng chẵn)
ĐÃ nhận đủ số tiền: 7.810.000 đ
(viết bằng chữ: bảy triệu tám trăm mời nghìn đồng chẵn)
Ngời nhận tiền
(đà ký)

Ngời lập phiếu
(đà ký)

Th ký
(đà ký)

*Đồng thời kế toán định khoản:
Nợ TK: 152
14.100.000
151(1)
7.000.000 (7.000 x 1000kg)

152(2)
7.100.000 (7.100 x 1000kg)
Nỵ TK 133(1)
1.410.000
Cã TK 111
7.810.000
Có TK 331(S1)
7.700.000

Kế toán trởng
(đà ký)


3.2. Hạch toán vật liệu xuất kho
a.Tính giá vật liệu xuất kho
Để phản ánh giá vật liệu xuất kho đợc chính xác, công ty đà sử dụng phơng pháp giá trung bình kỳ trớc để tạm tính giá vật liệu xuất kho
Giá trung bình

=

Giá thực tế tồn đầu kỷ + Giá thực tế nhập trong kỳ
Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ

Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ = Giá trung bình x số lợng thực tế xuất kho
Giá trung bình kỳ trớc đợc dùng làm giá tạm tính cho vật liệu xuất kho
trong kỳ. Đến cuối kỳ hạch toán , kế toán dùng phơng pháp hệ số giá để điều
chỉnh giữa giá thực tế và hạch toán theo công thức.
Hệ số giá
vật liệu

Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kú + Gi¸ vËt liƯu nhËp trong kú

Gi¸ VL thùc tế xuất trong kỳ = Giá hạch toán VL xuất trong kú x HƯ sè gi¸
b. Thđ tơc xt kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Giống nh các đơn vị sản xuất kinh doanh khác, thì xuất kho vật liệu cho
sản phẩm hay bất cứ một mục đích gì, để phản ánh kịp thời và tính toán phân bổ
chính xác cho đối tợng vật liệu xuất dùng phải thực hiện đầy đủ các thủ tục,
chứng từ đúng quy cách.
Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh , nhà máy thuốc lá Thăng long sử
dụng nhiều vật liệu , các loại vật liệu này đợc bảo quản ở nhiều kho khác nhau
trong đó vật liệu chính đợc sử dụng nhiều nhất là sợi thuốc lá.
Các chứng từ sử dụng:
Phiếu lÜnh vËt t theo h¹n møc (2.5)
 PhiÕu xuÊt kho vật liệu (2.6)
Việc xuất kho vật liệu để sản xuất đợc tiến hành nh sau:
Khi các phòng ban có nhu cầu vật t, ngời phụ trách các phòng ban này sẽ
ghi vào Phiếu lĩnh vật t các nội dung: tên vật t, nhÃn hiệu quy cách, số hiệu
rồi đem lên cán bộ phụ trách nhà máy duyệt. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải
qua giám đốc công ty ký dut. NÕu lµ vËt liƯu xt kho theo định kỳ thì không
cần phải qua kiểm duyệt của lÃnh đạo công ty. Khi đó phiếu lĩnhạch toán vật t
này đợc chuyển đến phòng sản xuất vật t để viết phiếu xuất.
NV1: Xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sợi thành phẩm theo phiếu
xuất kho số 211 ngày 5/9/2002 và phiếu lĩnh vật t sử dụng vật liệu phân xởng
sợi.
nguyên vật liệu chính lá vàng: 2500kg
nguyên vật liệu chính lá xanh: 3500kg
NV2: 7/9/2002 phân xởng Dunhill xuất kho sợi thành phẩm G1 8000kg
để sản xuất thuốc lá điếu theo phiÕu xuÊt kho 215.

Phiếu lĩnh vật t
Ngày 5/9/2002
Tên đơn vị lĩnh: phân xởng sợi
Lý do lĩnh: dùng cho sản xuất
Lĩnh tại kho: nguyên vật liệu
STT
1
2

Tên nhÃn
Đơn
hiệu quy
vị
cách vật t
tính
lá thuốc lá
kg
vàng
lá thuốc lá
kg
xanh
Cộng thành tiền

Số lợng

Giá đơn
vị

Thành tiền

Xin lĩnh
2.500

Thực phát
2.500

7.100

17.750.000

3.500

3.500

7.000

24.500.000
42.250.000

(viết bằng chữ: bốn mơi hai triệu hai trăm năm mơi nghìn đồng chẵn)
Phụ trách cung tiêu
(đà ký)

Thủ kho
(đà ký)

Phụ trách đơn vị
(đà ký)

Kế toán trởng
(đà ký)


Phiếu xuất kho
Tên ngời nhận: Hoàng Chuyền
Số 211
Đơn vị: phân xởng sợi
Nợ TK 621
Lý do xuất: sản xuất sợi thành phẩm
Có TK 152
STT
1
2

Tên nhÃn
Đơn
hiệu quy
vị
cách vật t
tính
lá thuốc lá
kg
vàng
lá thuốc lá
kg
xanh
Cộng thành tiền

Số lợng

Yêu cầu
Thực tế

Đơn giá

Thành tiền

2.500

2.500

7.100

17.750.000

3.500

3.500

7.000

24.500.000
42.250.000

(viết bằng chữ: bốn mơi hai triệu hai trăm năm mơi nghìn đồng chẵn)
Ngời giao hàng
(đà ký)

Thủ kho
(đà ký)

Kế toán trởng
(đà ký)

Dựa vào phiếu xuất kho kế toán định khoản.
NV1: Nợ TK 621 42.250.000
Cã TK 152
42.250.000
1521
24.500.000
1522
17.750.000
NV2: Nỵ TK 621 80.000.000
Cã TK 155(G1) 80.000.000 (10.000 x 8000)


thẻ kho
Tên nhÃn hiệu, quy cách: nguyên liệu chính lá thuốc lá
Đơn vị tính: kg
MÃ số:
ST Chứng từ
T
Số Ngày
1
2
3
4
5
6
7

8
9
10
11
12
13
14

Diễn giải

Ngày
X-N

112 02/9 mua lá thuốc lá vàng
113 07/9 mua lá thuốc lá vàng
114 08/9 lá thuốc lá vàng
211 05/9 xuất kho lá thuốc lá
vàng
213 06/9 xuất kho lá thuốc lá
vàng
115 12/9 nhập kho lá vàng
116 14/9 nhập kho lá vàng
214 16/9 xuất kho để sản xuất
sản phẩm
215 18/9 xuất kho để sản xuất
sản phẩm
216 17/9 xuất kho để sản xuất
sản phẩm
117 18/9 nhËp kho l¸ thuèc l¸
118 19/9 nhËp kho l¸ vàng

217 21/9 xuất kho để sản xuất
sản phẩm
120 27/9 nhập kho lá vàng
Cộng phát sinh
Tồn kho cuối tháng 9/2002

Số lợng
N

X

T

2.500

2.000
3.000
4.000
1.500

500

1.000

4.000

3.500
6.500
2.500

500

2.000

1.500

500

4.000

5.500
8.500
4.500

2.000
1000
1000

2500
3000

5.000
3.000
1.000
18.500

13.000

5.500
5.500

5.500


4. Công tác tổ chức hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ tại nhà máy thuốc
lá Thăng long
41 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ
411. Tại kho: hàng ngày khi cố nghiệp vụ N - X nguyên vật liệu , công cụ
dụng cụ thùc tÕ ph¸t sinh, thđ kho thùc hiƯn viƯc thu - phát nguyên vật liệu ,
công cụ dụng cụ và ghi số lợng thực tế nhập - xuất vào chứng từ nhập - xuất. Căn
cứ vào những chứng từ đó thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng nhập
xuất của từng loại vật liệu. Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho, cuối
ngày thủ kho tính ra số lợng hàng tồn kho của cột tồn của thẻ kho.Sau khi đợc sử
dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ xuất -nhập- tồn đuợc sắp xếp lại giao cho kế
toán.
412. Tại phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhập đợc các chứng từ nhập xuất
từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ.Sau đó nếu thấy
đạt yêu cầu, kế toán nhận và ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ. Kế toán
vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủ kho đa lên theo từng loại vật liệu(
nếu là chứng từ nhập) hoặc phân theo loại đối tợng sử dụng nều là chứng từ
xuất.Sau đó, kế toán tiến hành, nhập số liệu vào máy vi tính để lên bảng kê chi
tiết nhập xuất vật t cho từng kho.
Căn cứ trên phiếu nhập vật liệu vào máy tính:
Số lợng nhập
Ngày tháng
Tên khách hàng ( đơn vị bán)
Tỷ giá ngoại tệ (nếu có)
MÃ vật t
Số lợng vật liệu nhập
Đơn giá nhập: tiền việt nam đồng, ngoại tệ
Khi nhập xong dữ liệu, trên máy tính sẽ tự tính cột thành tiền theo công

thức đà cài đặt sẵn
Thành tiền = số lợng x đơn giá
Tùy các thống kê nhập chi tiết vật t ở các kho trên, kế toán tổng hợp số
liệu,theo tài khoản để lập bảng Bảng tổng hợp nhập vật t và Bảng tổng hợp
xuất vật t cũng đợc lên bằng cách dựa vào các bảng kê chi tiết xuất nhập vật t
Để theo dõi chi tiết quá trình nhập vật liệu theo từng phiếu nhập đồng
thời theo dõi thanh toán từng ngời bán, nhà máy sử dụng sổ chi tiết 2 thanh toán
với ngời bán.Đối với khách hàng thờng xuyên,kế toán mở cho mỗi ngời từ 1 đến
2 tờ sổ, hàng ngày,khi có nghiệp vụ mua vật liệu, kế toán căn cứ vào chứng từ,
phiếu nhập ghi chép vào sổ.Cuối tháng sổ ghi chi tiết sẽ đợc tính toán cho từng
ngời bán.
Kết cấu sổ chi tiết 2 cơ sở số lịêu và cách ghi
Cột số d đầu tháng:số d cuối tháng trớc chuyển sang
Căn cứ vào chứng từ nhập, kế toán ghi số liệu ngày tháng nhập,
chứng từ nội dung kế toán phát sinh, giá thực tế qui đổi ra việt nam
đồng(nếu mua bằng ngoại tệ).
Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi vào cột nợ hay có đủ tài
khoản 331 và đối ứng với tài khoản có liên quan.
 TÝnh ra sè d cuèi th¸ng b»ng: sè d đầu tháng(d có) cộng(+) cột có
(PS..) trừ (-) cột nợ (PS...)