skkn một số KINH NGHIỆM TRONG VIỆC QUẢN lý hồ sơ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC tại TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH tế kỹ THUẬT KIÊN GIANG

 Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG SÁNG KIẾN

1. Tên đề tài sáng kiến:
Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ công chức, viên chức tại
Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.
2. Yếu tố mới, sáng tạo của đề tài:
Sáng kiến có nhiều cải tiến so với giải pháp trước đây:
Những tồn tại dễ nhận thấy nhất trong công tác quản lý hồ sơ CCVC hiện nay
là việc thất thoát tài liệu hồ sơ cá nhân, trách nhiệm của cán bộ quản lý chưa tốt và
một phần do các quy định còn có những bất cập chưa thực sự phù hợp với tình hình
mới. Việc thất thoát hồ sơ thường xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau; việc
quản lý thiếu khoa học nên khi tra cứu, truy tìm hồ sơ hết sức khó khãn gây ra
những ảnh hưởng xấu đáng tiếc cho không chỉ cho CCVC mà còn ảnh hưởng đến
công tác quản lý chung của đơn vị. Một số nơi chưa chú trọng đúng mức công tác
quản lý hồ sơ CCVC nên đã dẫn đến hư hỏng do ẩm mốc, do bị nước mưa lâu ngày.
Qua công tác kiểm tra đã phát hiện tủ đựng hồ sơ nhiều năm bị mối xông, song đã
không được phát hiện kịp thời...
Việc quản lý hồ sơ CCVC còn xảy ra tình trạng thất lạc hồ sơ; sai sót, thực
hiện chưa đúng quy định trong việc chuyển hồ sơ của CCVC khi chuyển công tác,
nghỉ việc; mỗi cơ quan đều có mỗi kiểu quản lý hồ sơ CCVC khác nhau, chưa có
được những nét định hình, thống nhất chung, nên những kiểu quản lý ấy cũng góp
phần làm cho công tác quản lý hồ sơ thêm phần khó khăn khi cần tra cứu thông tin.
Đứng trước tình hình trên, với trách nhiệm là người tham mưu cho Ban Giám
hiệu trong công tác quản lý hồ sơ của CCVC, bản thân đã tìm tòi và thực hiện nhiều
biện pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc được giao. Để cải tiến
việc quản lý hồ sơ CCVC được thực hiện một cách khoa học, đúng quy định, bản

thân đã đề xuất giải pháp quản lý hồ sơ CCVC tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ
thuật Kiên Giang.
3. Hiệu quả và phạm vi áp dụng nhân rộng:
a) Hiệu quả:

Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ CCVC
tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.

Trang 1


 Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016

Với việc áp dụng một số kinh nghiệm trong công tác quản lý hồ sơ CCVC
vửa qua tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang đã đạt được một số kết
quả nhất định, việc quản lý hồ sơ đạt hiệu quả hơn là thành công được thể hiện cụ
thể và khá rõ nét nhất. Bước đầu đã khắc phục những sai sót và khai thác có hiệu
quả những thông tin về CCVC, giúp cho người làm công tác quản lý cán bộ đỡ vất
vả hơn trước khá nhiều.
Qua thực tiễn thực hiện, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có
khoa học, bản thân tôi đã đạt được một kết quả như sau:
- Hồ sơ CCVC được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp
theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết (hiện lưu trữ gần 300 hồ
sơ CCVC, được sắp xếp theo đơn vị phòng, khoa, trung tâm).
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, có khoa học.
- Tránh được thất thoát hồ sơ của CCVC.
- Các loại thông tin về CCVC được cập nhật kịp thời, chính xác; cung cấp
thông tin về CCVC cho Ban Giám hiệu được nhanh chóng, đảm bảo yêu cầu; được
lưu trữ cẩn thận, đúng quy định.
- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra các hồ sơ lưu trữ không để

xảy ra tình trạng ẩm mốc, mối mọt…
- Qua đánh giá nội bộ định kỳ của Ban ISO Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ
thuật Kiên Giang thì công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ nói chung và hồ sơ CCVC nói
riêng của Phòng Hành chính tổng hợp được đánh giá cao và luôn thực hiện tốt, đúng
quy định, khoa học, ngăn nắp.
Nói chung, để công tác quản lý hồ sơ CCVC được thực hiện tốt là một công
việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Trên đây, bản thân chỉ xin
đưa ra một vài kinh nghiệm nhỏ rút ra từ quá trình công tác của mình. Tuy chưa
được hoàn hảo, nhưng đã giúp cho tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
b) Phạm vi áp dụng nhân rộng:
Sáng kiến đã áp dụng thực tế tại Trường CĐ.Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang và
có thể áp dụng, nhân rộng trong các trường đào tạo thuộc tỉnh Kiên Giang.

Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ CCVC
tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.

Trang 2


 Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016

GIẢI PHÁP TÁC NGHIỆP
(Năm học 2015-2016)
Tên đề tài: Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ công chức, viên
chức tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.
I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
Hồ sơ của công chức, viên chức (CCVC) là tài liệu pháp lý phản ánh các thông
tin cơ bản nhất về CCVC bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn
cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, nãng lực, các mối quan hệ xã hội và gia đình cũng
như nhân thân liên quan đến CCVC. Cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm quản lý

hồ sơ gốc của CCVC theo quy định. Hồ sơ quản lý CCVC được xây dựng trên
nguyên tắc bảo đảm tính thống nhất, khoa học, đầy đủ, chính xác vừa góp phần tốt
cho công tác quản lý chuẩn xác vừa phục vụ tốt cho việc kiểm tra giám sát các hoạt
động có liên quan đến đối tượng quản lý theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên,
bên cạnh những vấn đề đã được hoàn thiện, hệ thống các vãn bản chính sách về vấn
đề này hiện cũng đã bộc lộ những bất cập, bên cạnh những cơ quan đơn vị quản lý
tốt công tác hồ sơ của CCVC, cũng đã xuất hiện không ít các cơ quan đơn vị quản
lý yếu kém dẫn đến việc thất thoát hồ sơ, giấy tờ của CCVC gây khó khãn cho quản
lý cũng như các hoạt động có liên quan đến CCVC trong diện quản lý.
Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang hiện nay với quy mô khoảng
trên 5.000 học sinh, sinh viên các khóa đào tạo chính quy: cao đẳng (CĐ), trung cấp
chuyên nghiệp (TCCN); cao đẳng nghề (CĐN), trung cấp nghề (TCN) và các khóa
ngắn hạn, đào tạo theo nhu cầu doanh nghiệp bao gồm trên 20 ngành, nghề thuộc
các lĩnh vực kỹ thuật, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, xây dựng, tài
chánh...Với 10 khoa chuyên môn, 3 trung tâm và 6 phòng nghiệp vụ, hiện trường có
245 CCVC, trong đó 39 người là công chức, viên chức quản lý (chiếm khoảng
15,9%). Bình quân mỗi khoa có khoảng từ 6 đến 25 viên chức, với số sinh viên từ
200 đến 350.
Cơ sở vật chất của nhà trường được trang bị tương đối khá với tổng diện tích
trên 7 ha (gồm 3 cơ sở tại thành phố Rạch Giá và huyện Hòn Đất), tổng giá trị tài
sản khoảng 60 tỷ đồng, được xếp loại là trường Cao đẳng hạng I.
Hiện nay, nhà trường quản lý và lưu trữ gần 300 hồ sơ CCVC (kể cả CCVC
đang làm việc và CCVC đã nghỉ hưu, nghỉ việc). Do đó, công tác quản lý, lưu trữ
hồ sơ CCVC trong nhà trường được xem là một công tác rất quan trọng, đòi hỏi
người làm công tác này phải thận trọng và khoa học. Làm tốt công tác này sẽ góp
phần thực hiện tốt mục tiêu quản lý: chất lượng và hiệu quả. Ngược lại, nếu làm
không tốt công tác này sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực
chỉ đạo điều hành, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của nhà trường.
Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ CCVC
tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.

Trang 3


 Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016

Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ quản lý, lưu trữ hồ sơ CCVC trong
nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác này nên
trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp
tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công việc, góp phần tích cực trong việc
tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường. Để
chia sẻ cùng đồng nghiệp một số kinh nghiệm về công tác quản lý hồ sơ CCVC có
hiệu quả, tôi xin trình bày đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số kinh nghiệm
trong việc quản lý hồ sơ công chức, viên chức tại trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ
thuật Kiên Giang” để chúng ta cùng tham khảo.
II. KHÓ KHĂN:
Những tồn tại dễ nhận thấy nhất trong công tác quản lý hồ sơ CCVC hiện nay
là việc thất thoát tài liệu hồ sơ cá nhân, trách nhiệm của cán bộ quản lý chưa tốt và
một phần do các quy định còn có những bất cập chưa thực sự phù hợp với tình hình
mới. Việc thất thoát hồ sơ thường xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau; việc
quản lý thiếu khoa học nên khi tra cứu, truy tìm hồ sơ hết sức khó khãn gây ra
những ảnh hưởng xấu đáng tiếc cho không chỉ cho CCVC mà còn ảnh hưởng đến
công tác quản lý chung của đơn vị. Một số nơi chưa chú trọng đúng mức công tác
quản lý hồ sơ CCVC nên đã dẫn đến hư hỏng do ẩm mốc, do bị nước mưa lâu ngày.
Qua công tác kiểm tra đã phát hiện tủ đựng hồ sơ nhiều năm bị mối xông, song đã
không được phát hiện kịp thời...
Theo quy định hiện hành về trách nhiệm đối với cơ quan có thẩm quyền quản
lý hồ sơ thì người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ
của CCVC thuộc đơn vị mình phụ trách. Ngoài ra, người đứng đầu cơ quan phải lựa
chọn người đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để bố trí làm chuyên trách về công tác hồ sơ

CCVC; tổ chức cho CCVC kê khai, thẩm tra và làm thủ tục xác nhận hồ sơ gốc, hồ
sơ CCVC được xây dựng lại do bị thất lạc hoặc hư hỏng và các tài liệu khác theo
quy định của pháp luật. Người đứng đầu cơ quan định kỳ hàng nãm (hoặc đột xuất)
tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ CCVC. Cơ quan có
thẩm quyền quản lý về hồ sơ phải tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành về công
tác quản lý hồ sơ CCVC. Người được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ CCVC phải chủ
động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ CCVC; tổ chức tốt
việc bổ sung các tài liệu kịp thời, chính xác; tổ chức tốt công tác bảo quản hồ sơ,
nghiên cứu phát hiện những vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ báo cáo
người có thẩm quyền giải quyết; thực hiện đúng nguyên tắc bảo mật hồ sơ và thông
tin, lý lịch cá nhân theo quy định của pháp luật. Qua thực tế cho thấy các vấn đề nêu
trên vẫn còn những bất cập, nhất là yếu tố chủ quan liên quan đến thẩm quyền cơ
quan, cá nhân liên quan đến công tác quản lý hồ sơ CCVC. Việc giao chuyển hồ sơ
theo quy định là do cán bộ trực tiếp quản lý thực hiện, song trên thực tế phần lớn
việc làm này lại do cán bộ thuộc diện chuyển cơ quan tự làm theo cái gọi là “được
sự ủy quyền” của cơ quan. Bởi chỉ có sự “tự nguyện” nói trên mới góp phần thúc
Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ CCVC
tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.

Trang 4


 Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016

đẩy công việc của đương sự nhanh hơn, kịp thời đáp ứng yêu cầu của nơi mới nhận
công tác. Việc “ủy quyền” sai quy định này dễ dẫn đến việc thất thoát hồ sơ, nhất là
đối với những CCVC có sai phạm, có quyết định kỷ luật. Bên cạnh đó, là trách
nhiệm của từng cá nhân người được cấp trên giao trách nhiệm quản lý hồ sơ. Không
chỉ giỏi về nghiệp vụ, con người đó phải có tính trung thực và phục từng các quy
định pháp luật hiện hành về lĩnh vực mà mình đang được phân công công tác.

Thực tế quản lý hồ sơ CCVC cho thấy công tác chuyển giao hồ sơ thường gặp
nhiều khó khăn cho các cán bộ trực tiếp quản lý. Khi CCVC được điều động, luân
chuyển đến cơ quan khác hoặc được bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan khác quản lý
thì theo quy định hiện hành hồ sơ CCVC đó được chuyển cho cơ quan, tổ chức, đơn
vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của CCVC đó để cơ quan có thẩm quyền quản lý
CCVC mới theo dõi. Khi chuyển giao hồ sơ phải bảo đảm đúng nguyên tắc như
kiểm tra tài liệu, ghi phiếu chuyển hồ sơ, niêm phong hồ sơ, vào sổ giao nhận hồ sơ,
lập biên bản bàn giao. Tuy nhiên, trên thực tế quy định này nhiều khi không được
các cơ quan thực hiện nghiêm chỉnh dẫn tới tình trạng hư hỏng hoặc mất mát hồ sơ
cá nhân, tạo ra rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý.
Một thực tế khác, khi CCVC nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc hoặc bị kỷ luật
buộc thôi việc, theo quy định thì sẽ được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch, quyết
định có liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan lưu giữ. Đối với CCVC từ trần, gia
đình CCVC được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch. Hồ sơ của CCVC đó vẫn do cơ
quan quản lý. Đối với CCVC chuyển ra khỏi cơ quan sẽ được nhận một bản sao sơ
yếu lý lịch của bản thân. Hồ sơ vẫn do cơ quan quản lý trừ trường hợp cơ quan của
CCVC chuyển đến có yêu cầu chuyển hồ sơ bằng vãn bản. Việc chuyển giao hồ sơ
phải do cán bộ, công chức được phân công làm công tác tổ chức cán bộ thuộc cơ
quan, đơn vị tiếp nhận CCVC thực hiện. Trường hợp khoảng cách giữa hai cơ quan
quá xa thì việc chuyển giao và tiếp nhận sẽ được thực hiện bằng vãn bản. Việc
nghiên cứu, sử dụng hồ sơ CCVC cũng như công tác bảo quản tài liệu hồ sơ đã
được quy định rất cụ thể tại các vãn bản của nhà nước. Đây chính là những thuận
lợi cơ bản cho người làm công tác quản lý và lưu giữ hồ sơ CCVC, song do nhiều
yếu tố khác nhau, trong đó có nguyên nhân chủ quan, những bất cập về nhận thức,
trình độ và quan điểm dẫn đến vẫn có những sai sót đáng tiếc về công tác này.
Một điều không thể không đề cập đến đó là: mỗi cơ quan đều có mỗi kiểu quản
lý hồ sơ CCVC khác nhau, chưa có được những nét định hình, thống nhất chung,
nên những kiểu quản lý ấy cũng góp phần làm cho công tác quản lý hồ sơ thêm
phần khó khăn khi cần tra cứu thông tin.
Đứng trước tình hình trên, với trách nhiệm là người tham mưu cho Ban Giám

hiệu trong công tác quản lý hồ sơ của CCVC, bản thân đã tìm tòi và thực hiện nhiều
biện pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc được giao.
III. GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN:
Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ CCVC
tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.

Trang 5


 Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016

Theo quy định hiện hành thì các nhà trường phải lập hồ sơ CCVC đúng quy
định. Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, nhà
trường có trách nhiệm hướng dẫn CCVC kê khai lý lịch, hoàn chỉnh các danh mục
hồ sơ theo đúng quy định.
Hiệu trưởng có trách nhiệm tổ chức thẩm tra và xác minh tính trung thực của
các tài liệu có liên quan do CCVC tự kê khai và đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ
chức, đơn vị để đưa vào diện quản lý theo nghiệp vụ hồ sơ chuyên ngành. Đối với
công tác bổ sung hồ sơ CCVC, đây là công việc thường xuyên phải làm nhất là
trong tình hình hiện nay việc biến động nhân sự thường xuyên diễn ra do nhu cầu
luân chuyển, điều động hay biệt phái CCVC, hơn nữa việc đi học tập nâng cao
trình độ cũng trở thành việc bắt buộc đối với mỗi CCVC nhằm phù hợp với tình
hình phát triển thực tế của nhà trường. Theo quy định, định kỳ hàng nãm, chậm nhất
là ngày 15/1 của nãm sau hoặc theo yêu cầu quản lý đội ngũ CCVC, nhà trường
hướng dẫn CCVC khai những thông tin phát sinh trong kỳ có liên quan đến bản
thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước để bổ sung vào hồ sơ của CCVC.
Bên cạnh đó, nhà trường có trách nhiệm sưu tầm thu thập những tài liệu có liên
quan đến CCVC thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơ. Các tài liệu thu thập
được phải bảo đảm tính trung thực như ghi rõ họ tên, đơn vị của người cung cấp tài
liệu, họ tên của người trích sao, nguồn gốc trích sao, thời gian trích sao và phải

được cơ quan có thẩm quyền quản lý xác nhận. Hồ sơ CCVC bị hư hỏng, thất lạc thì
việc lập lại hồ sơ mới thay thế phải được Hiệu trưởng quyết định thực hiện. Việc
sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ CCVC phải được Hiệu trưởng quyết định
sau khi đã có kết quả thẩm tra, xác minh theo đúng quy định của pháp luật. Trường
hợp các thông tin trong hồ sơ của CCVC không thống nhất giữa các tài liệu, thì căn
cứ vào hồ sơ lập lần đầu khi CCVC được tuyển
dụng vào cơ quan để xác định.
Đối với vấn đề tổ chức và quản lý hồ sơ CCVC phải tuân thủ theo một
nguyên tắc là: “CCVC khi làm việc trong cơ quan phải có hồ sơ đầy đủ” - Để đảm
bảo được nguyên tắc quan trọng này chúng ta cần phải biết được những loại tài liệu
nào cần có trong một hồ sơ của CCVC.
1. Những tài liệu cần có của một hồ sơ CCVC:
Bất kỳ một hồ sơ CCVC nào yêu cầu tối thiểu hiện nay cũng cần phải có
những loại tài liệu sau đây:
a) Quyển lý lịch cán bộ, công chức:
Theo quy định về thành phần hồ sơ CCVC của Bộ Nội vụ (theo Quyết định số
06/2007/QĐ-BNV ngày 18/06/2007 và Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày
06/10/2008), mỗi CCVC phải tự khai quyển lý lịch theo mẫu quy định chung (mẫu
Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ CCVC
tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.

Trang 6


 Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016

1a-BNV/2007 và mẫu 2c-BNV/2008) có dán ảnh 4 x 6, ghi rõ ngày và nơi khai lý
lịch, cam đoan khai đúng sự thật, ký tên.
Đối với quyển lý lịch này, nếu là cá nhân mới lập hồ sơ ban đầu thì việc ký
tên, đóng dấu xác nhận có thể là UBND xã, phường, thị trấn nơi cá nhân có hộ khẩu

thường trú; Hiệu trưởng thẩm tra, xác nhận, ký tên, đóng dấu (nếu là người cũ).
b) Các bản sơ yếu lý lịch:
Trong một số trường hợp cần thiết cơ quan quản lý CCVC có thể yêu cầu cá
nhân khai tóm tắt lý lịch theo mẫu 2a-BNV/2007.
c) Các bản bổ sung lý lịch:
CCVC khi tiến hành khai lý lịch đều có một giai đoạn lịch sử bản thân được
chốt tương ứng với từng thời điểm nhất định, chính vì thế việc bổ sung lý lịch theo
yêu cầu của cơ quan quản lý tuỳ theo từng thời điểm là việc làm không thể xem
nhẹ. Việc này có làm thường xuyên thì việc quản lý CCVC mới thật sự có hiệu quả.
d) Các quyết định có liên quan đến nhân sự như: quyết định thuyên chuyển,
điều động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng...
đ) Các bản tự kiếm điểm, nhận xét, đánh giá CCVC hàng năm: đi kèm theo nó
là bản kết quả, đánh giá xếp loại của Hiệu trưởng.
e) Các tài liệu khác: bao gồm như: sổ BHXH, bản sao giấy khai sinh, văn
bằng, chứng chỉ về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, bồi dưỡng lý luận chính
trị, nghiệp vụ và tình trạng sức khoẻ…
f) Các đơn thư có liên quan đến bản thân của cá nhân cán bộ (nếu có.
Một điều cũng cần phải quan tâm đến là mọi tài liệu thuộc hồ sơ CCVC đều
phải làm theo mẫu thống nhất do Bộ Nội vụ ban hành và hướng dẫn thực hiện (sự
thống nhất mẫu hồ sơ hiện nay đã góp phần khắc phục dần những hạn chế, khó
khăn trong cách quản lý hồ sơ CCVC trước đây).
2. Việc tổ chức và quản lý hồ sơ CCVC:
a) Phần tổ chức hồ sơ của CCVC:
Mỗi CCVC trong nhà trường đều phải có hồ sơ cá nhân đầy đủ, rõ ràng. Tùy
theo từng đối tượng cũ hay mới tuyển dụng việc lập hồ sơ cũng có những yêu cầu
khác nhau chính vì vậy phần tổ chức (hay nói cách khác là việc lập hồ sơ) có hai
loại đối tượng cụ thể như sau:
- Đối với CCVC mới lập hồ sơ ban đầu:
CCVC lần đầu tiên được tiếp nhận thì nhà trường có trách nhiệm lập hồ sơ ban
đầu (hồ sơ gốc) cho CCVC.

Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ CCVC
tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.

Trang 7


 Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016

Hướng dẫn cho cá nhân CCVC lập hồ sơ ban đầu là một bước khởi đầu quan
trọng trong việc lập hồ sơ cho bất kỳ một cá nhân nào. Chính vì vậy, việc hướng
dẫn thật tỉ mỉ, cặn kẽ tất cả mọi thông tin có liên quan đến cá nhân của CCVC đó
như: hoàn cảnh lịch sử của ông, bà, nội, ngoại, cha, mẹ, anh, chị, em,… cho CCVC
là một nhiệm vụ có tích chất “bắt buộc” đối với người làm công tác cán bộ.
Trong các tài liệu có liên quan đến hồ sơ CCVC người hướng dẫn lập hồ sơ
phải yêu cầu từng cá nhân CCVC phải kê khai thật rõ ràng, cụ thể. Thực tế cho
thấy, lập hồ sơ ban đầu là một việc làm mới đối với bản thân người được tuyển
dụng lần đầu cho nên trong việc kê khai có một số mục thông tin thường hay bị bỏ
trống. Trong quá trình thu nhận hồ sơ nếu không kiểm tra thì sau này việc bổ sung
thêm thông tin sẽ gặp không ít khó khăn. Đây là một lỗi thường hay gặp trong thực
tế nên người thu nhận hồ sơ cần phải cẩn thận hơn.
- Đối với CCVC đã có thâm niên công tác:
Việc quản lý hồ sơ CCVC của các cá nhân có quá trình công tác lâu dài đang
là một vấn đề luôn làm cho những người quản lý hồ sơ khá vất vả. Các yếu tố khách
quan bên ngoài chẳng hạn như: thay đổi môi trường công tác, hư hỏng, mối mọt
trong quá trình bảo quản hồ sơ…, đã làm thất lạc một số tài liệu trong hồ sơ của cá
nhân. Bên cạnh đó, yếu tố chủ quan do người quản lý hồ sơ cũng đã góp phần làm
cho việc tập hợp các thông tin của một cá nhân không được đầy đủ.
Để đảm bảo hồ sơ của CCVC đầy đủ theo nguyên tắc nêu trên không thể ngày
một ngày hai là chúng ta có thể có được, quá trình tập hợp lại những thông tin thất
lạc này đòi hỏi phải có một thời gian nhất định với lòng nhiệt tình của người quản

lý hồ sơ CCVC.
Chính vì vậy khi tiếp nhận hồ sơ CCVC phải kiểm tra tình trạng tài liệu, lập
danh mục kê khai tất cả các loại tài liệu hiện có trong hồ sơ, nếu trong quá trình tiếp
nhận hồ sơ không đầy đủ thì người quản lý hồ sơ phải kê khai tất cả các danh mục
tài liệu cần bổ sung và yêu cầu cá nhân phải có trách nhiệm bổ sung đầy đủ, kịp
thời. Một điều cũng cần lưu ý khi tiếp nhận hồ sơ của một cá nhân chuyển từ nơi
khác đến là phải có đầy đủ niêm phong, người tiếp nhận phải kiểm tra và ghi vào sổ
theo dõi ngày giờ hồ sơ đến để theo dõi và quản lý.
b) Phần quản lý hồ sơ của CCVC:
Đây cũng công việc phần không kém phần quan trọng , đòi hỏi người làm công
tác quản lý hồ sơ CCVC phải có lòng “nhiệt tình”. Đến một cơ quan nào đó nếu tiếp
cận hồ sơ CCVC để nắm lấy thông tin mà không gặp một trở ngại nào thì ta có thể
hiểu ngay được cách quản lý của cơ quan đó- Là một cơ quan biết sắp xếp hồ sơ
CCVC có ngăn nắp, khoa học.
Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ CCVC
tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.

Trang 8


 Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016

Phần quản lý hồ sơ của CCVC theo tôi phải thỏa mãn được tiêu chí: “Sắp xếp
khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản”.
Trong bảo quản hồ sơ CCVC, tùy thuộc từng đơn vị mà ta có thể có những
cách sắp xếp, bảo quản hồ sơ khác nhau. Ở đây tôi xin nêu hai cách sắp xếp, bảo
quản mà bản thân đã thực hiện:
- Cách 1: sắp xếp hồ sơ theo vần A, B, C, ...(hay theo mã số hồ sơ).
- Cách 2: sắp xếp hồ sơ theo đơn vị phòng, khoa, trung tâm.
Trong mỗi cách sắp xếp này đều có mỗi ưu điểm khác nhau nhưng theo tôi

cách sắp xếp thứ hai là dễ khai thác nhất. Trong thực tế, nếu có một cá nhân nào
được điều động, luân chuyển trong trường hay thuyên chuyển đơn vị công tác khác
ngoài trường, việc lấy hồ sơ để làm thủ tục giải quyết vẫn dễ dàng hơn cách thứ
nhất. Việc sắp xếp theo vần A, B, C,... cũng có những thuận lợi nhất định nhưng
nếu gặp những cá nhân có vần đầu của các chữ cái đầu là H, T, Th thì việc lấy hồ
sơ vẫn khó khăn hơn nhiều. Dù cách nào đi chăng nữa thì người làm công tác
quản lý hồ sơ cũng cần phải lưu ý một điều: tất cả các tài liệu thuộc hồ sơ CCVC
như đã nêu đều phải được lưu trong một phong bì lớn, cặp riêng theo từng mục (như
hai cách đã nêu ở trên). Không được để tài liệu bị nhàu nát, ẩm mốc, hư hỏng hoặc
thất lạc.
Để dễ dàng khai thác thông tin về CCVC, trong phong bì lớn đó ta có thể phân
chia các tài liệu thành từng tập nhỏ khác nhau về nội dung: nội dung liên quan về
bản thân nhân sự như lý lịch, bản sao giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ; nội dung
về thay đổi quá trình công tác như hết tập sự, nâng lương, thuyên chuyển công tác;
nội dung về quá trình khen thưởng, kỷ luật...Việc phân chia này sẽ giúp cho việc
nắm bắt thông tin về một quá trình nào đó của một CCVC sẽ được nhanh chóng
hơn. Trong mỗi bì hồ sơ như vậy cần phải lập một bản kê danh mục các tài liệu hiện
có, trong mỗi bản kê danh mục cũng cần phải có những dòng trống để sau này có
thể bổ sung thêm vào bản kê những tài liệu mới được bổ sung sau. Lưu ý ngoài bì
hồ sơ chúng ta cũng cần phải ghi một lượng thông tin tối thiểu về cán bộ như: họ và
tên, bí danh, quê quán, đơn vị công tác, mã số hồ sơ (nếu có).
Trong điều kiện hiện nay, do cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nên trong thực
tế việc có riêng một phòng để bảo quản hồ sơ CCVC là chưa thể đáp ứng được.
Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ ta vẫn thường chung với phòng làm việc nhưng dù
chung hay riêng việc bảo quản hồ sơ vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện
sau: phòng để hồ sơ phải cao ráo, thoáng mát, xa nơi có chất nổ, chất cháy, cần
được trang bị các phương tiện phòng chống cháy, nổ, chống mối, mọt, chuột, dán...
Tất cả hồ sơ của CCVC đã được sắp xếp ngăn nắp, khoa học, nhưng nếu chúng
ta không có kế hoạch làm vệ sinh, thường xuyên kiểm tra… thì tất cả những điều đã
làm đều trở nên vô nghĩa.Việc tấn công của các yếu tố khách quan bên ngoài đối

với hồ sơ là luôn luôn thường trực, vì vậy đây là một việc phải làm thường xuyên
Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ CCVC
tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.

Trang 9


 Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016

và có kế hoạch hẳn hoi. Cần lưu ý một điều, những tài liệu nào bị phai mờ, rách nát
phải sao chép lại và được lưu đồng thời với bản cũ. Việc hủy bỏ tài liệu trong hồ sơ
phải được Hiệu trưởng quyết định, việc hủy bỏ hồ sơ phải được lập biên bản cụ thể
và ghi rõ người cho phép hủy bỏ hồ sơ, biên bản này phải được lưu trong bì hồ sơ
của cá nhân.
Đồng thời với việc bảo quản hồ sơ CCVC chúng ta cần phải thường xuyên bổ
sung các mặt thay đổi về bản thân cũng như gia đình CCVC, các quyết định điều
động, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, các bản kiểm điểm, đánh giá công
tác hàng năm, các bản thẩm tra xác minh, các đơn thư tố giác đã kết luận…đều phải
kịp thời đưa vào hồ sơ. Các tài liệu bổ sung này chủ yếu do CCVC tự khai theo quy
định hoặc do cán bộ tổ chức thu thập, sưu tầm nhưng phải ghi rõ họ tên người hoặc
cơ quan cung cấp tài liệu, ngày và nơi trích sao tài liệu, trích sao từ văn bản nào.
Trong phần quản lý hồ sơ, một vấn đề cũng khá quan trọng mà người làm công
tác bảo quản hồ sơ cũng cần phải nắm vững là: với từng loại đối tượng khác nhau
như nghỉ hưu, thôi việc, chuyển đi,… thì loại đối tượng nào được nhận, trả, chuyển
hồ sơ, ... phải thực hiện đúng quy định. Đối với vấn đề này người làm công tác quản
lý hồ sơ CCVC cần lưu ý các điểm sau:
- Các đơn vị chỉ được nghiên cứu hồ sơ CCVC thuộc diện mình quản lý, các
trường hợp khác đều phải được sự đồng ý của Hiệu trưởng (đây là một nguyên tắc
mà đôi khi chúng ta vi phạm, phớt lờ đi vì chỗ quen biết).
- Hồ sơ chỉ được đọc tại chỗ, trừ những trường hợp đặc biệt.

- Người không có trách nhiệm thì không được lấy hoặc thêm bớt tài liệu vào
hồ sơ, tuyệt đối không được tẩy xoá, sửa chữa, đánh dấu hoặc hủy hoại tài liệu
trong hồ sơ. Khi có vấn đề có liên quan đến vấn đề chính trị, kinh tế thì cơ quan
chức năng có thể sao lại một số tài liệu cần thiết trong hồ sơ.
- Phải lập sổ theo dõi trả hồ sơ (đây là một bài học kinh nghiệm vô cùng quý
giá mà bản thân tôi rút ra được từ quá trình lập sổ BHXH cho CCVC).
3. Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ CCVC:
Như chúng ta đã biết, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) để quản lý
hồ sơ cá nhân đối với các nước trên thế giới đã tiến hành từ lâu nhưng đối với Việt
Nam chúng ta, nhất là trong ngành giáo dục việc làm này chỉ mới được triển khai
gần đây. Dù có mới nhưng đó là một tín hiệu vui cho những người trực tiếp quản lý
hồ sơ CCVC. Việc khai thác thông tin bằng CNTT mặc dầu không được đầy đủ như
hồ sơ lưu trữ bằng giấy nhưng tính ưu việt của nó trong tốc độ xử lý thông tin bước
đầu đã làm hài lòng những người làm công tác quản lý. Chỉ tiếc một điều, hiện nay
tính pháp lý của những thông tin được khai thác từ những phần mềm ứng dụng
trong công tác quản lý cán bộ chưa thật sự làm mọi người tin tưởng.
Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ CCVC
tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.

Trang 10


 Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016

Đây là một vấn đề có tầm vĩ mô yêu cầu các nhà quản lý phải tiếp tục nghiên
cứu, đề xuất. Nhưng dẫu gì đi chăng nữa tính ưu việt của việc ứng dụng CNTT vào
công tác quản lý hồ sơ CCVC đã thật sự giúp cho người làm công tác quản lý bớt đi
phần nào sự vất vả. Nếu chúng ta biết kết hợp cả hai cách quản lý thì việc khai thác
thông tin về bất kỳ một người nào thuộc quyền quản lý sẽ đơn giản hơn nhiều.
Hiện nay, đối với nhà trường đã ứng dụng chương trình quản lý cán bộ trên

phần mềm CUSC (phần mềm quản lý đào tạo). Việc sử dụng chương trình này giúp
cho việc quản lý hồ sơ CCVC ở nhà trường bớt vất vả, nhưng vấn đề quan trọng
hơn là các thông tin về CCVC sẽ đảm bảo chính xác hơn. Hàng năm với gần 70
biên chế, sự thay đổi các thông tin về nhân sự (như: nâng lương, thuyên chuyển,
thay đổi về mặt quan hệ gia đình, đánh giá CCVC hàng năm…) đã làm cho người
trực tiếp quản lý và sử dụng phần mềm này không còn có thời gian. Khi người quản
lý hồ sơ đã tiếp cận với phần mềm, với quy định báo cáo dữ liệu theo định kỳ sẽ
làm cho các công tác quản lý hồ sơ CCVC đỡ vất vả và tốn thời gian hơn.
Dù quản lý bằng khoa học công nghệ nhưng một điều cần lưu ý mà chúng ta
không thể không nhắc đến một lần nữa là: mọi cách tổ chức, bảo quản hồ sơ CCVC
bằng CNTT cũng không khác gì quản lý bằng hồ sơ giấy như đã nêu ở trên. Mọi
nguyên tắc, biện pháp khai thác, sử dụng, bảo quản đều không có gì khác biệt ở hai
cách quản lý đã nêu.
IV. KẾT QUẢ THỰC HIỆN:
Với việc áp dụng một số kinh nghiệm trong công tác quản lý hồ sơ CCVC vửa
qua tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang đã đạt được một số kết quả
nhất định, việc quản lý hồ sơ đạt hiệu quả hơn là thành công được thể hiện cụ thể và
khá rõ nét nhất. Bước đầu đã khắc phục những sai sót và khai thác có hiệu quả
những thông tin về CCVC, giúp cho người làm công tác quản lý cán bộ đỡ vất vả
hơn trước khá nhiều.
Qua thực tiễn thực hiện, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có
khoa học, bản thân tôi đã đạt được một kết quả như sau:
- Hồ sơ CCVC được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo
danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết (hiện lưu trữ gần 300 hồ sơ
CCVC, được sắp xếp theo đơn vị phòng, khoa, trung tâm).
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, có khoa học.
- Tránh được thất thoát hồ sơ của CCVC.
- Các loại thông tin về CCVC được cập nhật kịp thời, chính xác; cung cấp
thông tin về CCVC cho Ban Giám hiệu được nhanh chóng, đảm bảo yêu cầu; được
lưu trữ cẩn thận, đúng quy định.

Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ CCVC
tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.

Trang 11


 Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016

- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra các hồ sơ lưu trữ không để
xảy ra tình trạng ẩm mốc, mối mọt…
- Qua đánh giá nội bộ định kỳ của Ban ISO Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật
Kiên Giang thì công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ nói chung và hồ sơ CCVC nói riêng
của Phòng Hành chính tổng hợp được đánh giá cao và luôn thực hiện tốt, đúng quy
định, khoa học, ngăn nắp.
Nói chung, để công tác quản lý hồ sơ CCVC được thực hiện tốt là một công
việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Trên đây, bản thân chỉ xin
đưa ra một vài kinh nghiệm nhỏ rút ra từ quá trình công tác của mình. Tuy chưa
được hoàn hảo, nhưng đã giúp cho tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
V. KẾT LUẬN:
Công tác quản lý hồ sơ CCVC là một việc làm hết sức quan trọng của nhà
trường. Bên cạnh những vãn bản quy phạm pháp luật có liên quan điều chỉnh các
quan hệ về công tác này, đã có các vãn bản cá biệt hướng dẫn và cụ thể hoá từng
vấn đề có liên quan giúp nhà trường thực hiện thống nhất, có hiệu quả. Thực tế
công tác này phát sinh nhiều vấn đề bất cập, bên cạnh việc thường xuyên thanh
kiểm tra, tham gia các lớp tập huấn, tãng cường điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật để
công tác này phù hợp với tình hình mới vừa bảo đảm sự ổn định lâu dài của tài liệu
hồ sơ cá nhân CCVC, vừa phục vụ tốt công tác quản lý cán bộ theo yêu cầu cải cách
hành chính nhà nước hiện nay.
Đề tài sáng kiến là những kinh nghiệm mà bản thân tôi đã rút ra trong quá trình
công tác của mình. Với những kinh nghiệm nêu trên, trong những năm qua ít nhiều

cũng đã giúp tôi bước đầu có hiệu quả về mặt quản lý hồ sơ CCVC toàn trường
được chặt chẽ hơn, hiệu quả hơn trong khai thác thông tin. Tuy nhiên, công việc này
không hề đơn giản, hiện nay người làm công tác quản lý hồ sơ vẫn còn mang tính
chất kiêm nhiệm chứ chưa có một cán bộ chuyên trách, nếu không có lòng kiên trì
và nhẫn nại thì sẽ không đem lại những điều mà mình mong muốn, phải biết tỉ mỉ,
thận trọng trong cập nhật những thông tin, những điều cần thiết nhất bổ sung vào hồ
sơ cá nhân CCVC, để mình có thể hài lòng với những gì mình đã làm được.Với
những kinh nghiệm được rút ra và nêu trên tôi vẫn hy vọng rằng bản thân sẽ tiếp
tục bổ sung thêm những giải pháp mới trong việc quản lý hồ sơ CCVC của mình.
Vì là bước đầu thực hiện, nên chắc hẳn sẽ còn nhiều hạn chế, thiếu sót; rất
mong nhận được đóng góp của đồng nghiệp để bản thân ngày càng hoàn thiện hơn.
Kiên Giang, ngày 10 tháng 5 năm 2016
Người viết

Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ CCVC
tại Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang.

Trang 12