PHÂN TÍCH CÔNG TÁC THU HÚT, TUYỂN DỤNG VÀ DUY TRÌ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.06 MB, 101 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH
BÙI THỊ TRÚC LAN
PHÂN TÍCH CÔNG TÁC THU HÚT, TUYỂN DỤNG VÀ DUY
TRÌ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO
NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP
Thành phố Hồ Chí Minh
Tháng 06/2012
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH
BÙI THỊ TRÚC LAN
PHÂN TÍCH CÔNG TÁC THU HÚT, TUYỂN DỤNG VÀ DUY
TRÌ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO
NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ
Ngành: Quản Trị Kinh Doanh Tổng Hợp
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Người hướng dẫn: Th.S. Phạm Thị Nhiên
Thành phố Hồ Chí Minh
Tháng 6/2012
Hội đồng chấm cáo báo khóa luận tốt nghiệp đại học Khoa Kinh Tế, trường Đại
Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “Phân tích công tác thu
hút tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực tại Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận
Quốc Tế” do Bùi Thị Trúc Lan, sinh viên khóa 34, ngành Quản Trị Kinh Doanh tổng
hợp, đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày___________________ .
Th.S. Phạm Thị Nhiên
Người hướng dẫn,
(Chữ ký)
________________________
Ngày
tháng
năm
Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo
Thư ký hội đồng chấm báo cáo
(Chữ ký
(Chữ ký
Họ tên)
Họ tên)
Ngày
tháng
năm
Ngày
tháng
năm
LỜI CẢM TẠ
Lời cảm ơn đầu tiên cho phép tôi được nói là với cha mẹ. Những người đã sinh
thành, nuôi dưỡng, chăm lo dạy bảo tôi từ khi còn bé cho đến lúc trưởng thành. “Con
xin cảm ơn ba mẹ đã động viên con trong thời gian qua, giúp con nỗ lực hơn và tạo
mọi điều kiện để con có thể hoàn thành tốt khóa luận này”.
Lời cảm thứ hai tôi xin gửi đến các Thầy Cô của Trường Đại Học Nông Lâm
TP.HCM đặc biệt là các giảng viên ở khoa Kinh Tế, những người đã không ngừng đưa
ra những phương pháp giảng dạy tiên tiến để sinh viên chúng tôi có thể tiếp thu cũng
như ứng dụng được những kiến thức ấy vào Khóa Luận Tốt Nghiệp của mình và sau
này có thể áp dụng tốt những kiến thức đó vào trong thực tế.
Trải qua hơn ba tháng làm việc miệt mài và nghiêm túc, giờ đây Khóa Luận Tốt
Nghiệp của tôi đã được hoàn tất. Để tôi có thể hoàn thành khóa luận này thì cho tôi xin
cảm ơn giảng viên Phạm Thị Nhiên, Cô đã luôn tận tình hướng dẫn và sửa chữa những
sai sót từ khi khóa luận còn là một đề cương chi tiết cho đến khi hoàn chỉnh. Đồng thời
Cô cũng đã đưa ra những ý kiến đóng góp để giúp tôi có những định hướng đúng đắn
về bài khóa luận của mình. Tôi xin gửi đến Cô lời cảm ơn chân thành và sâu sắc từ tận
đáy lòng mình.
Cuối cùng, tôi cũng mong muốn bày tỏ lời cảm ơn đến Ban Giám Đốc, các Cô
Chú và các Anh Chị ở các phòng ban thuộc Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận
Quốc Tế đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình tìm hiểu công tác tuyển dụng và duy
trì nhân lực thực tế của công ty cũng như việc thu thập những số liệu cần thiết.
Sinh viên
Bùi Thị Trúc Lan
NỘI DUNG TÓM TẮT
BÙI THỊ TRÚC LAN. Tháng 07 năm 2012. “Phân tích công tác thu hút
tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực của Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận
Quốc tê”
BUI THI TRUC LAN. July 2012. “Analysis Recruitment and Retention
Employee Task At International Logistics Joint Stock Company”
Khóa luận thực hiện việc tìm hiểu về tình hình nhân sự của Công ty Cổ Phần
Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế. Sau đó tiến hành phân tích tình hình thu hút tuyển
dụng, công tác duy trì động viên nhân viên và các yếu tố ảnh hưởng đến thu hút tuyển
dụng và duy trì. Đồng thời khóa luận thực hiện khảo sát ý kiến của nhân viên về mức
độ thõa mãn chính sách nhân sự của công ty. Thông qua đó, khóa luận đã đưa ra
những nhận xét, phân tích và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác
tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực của công ty.
MỤC LỤC
Trang
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT .......................................................................... viii
DANH MỤC CÁC BẢNG ............................................................................................ ix
DANH MỤC CÁC HÌNH ...............................................................................................x
DANH MỤC PHỤ LỤC ............................................................................................... xi
CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU ....................................................................................................1
1.1 Đặt vấn đề .......................................................................................................1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................2
1.2.1 Mục tiêu chung .................................................................................2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể .................................................................................2
1.3 Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................2
1.4 Cấu trúc khóa luận ..........................................................................................2
CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN ............................................................................................4
2.1 Tổng quan về Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế ....................4
2.1.1 Căn cứ pháp lý của công ty ..............................................................4
2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban ..........................................7
2.2 Một số qui trình đặc trưng của công ty ........................................................10
2.2.1 Qui trình cung cấp dịch vụ hàng nhập............................................10
2.2.2 Qui trình cung cấp dịch vụ hàng xuất ............................................11
2.2.3 Qui trình xử lý chứng từ hàng nhập khẩu ......................................13
2.3 Những thành tựu đạt được trong thời gian qua ............................................15
CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................17
3.1 Các khái niệm về quản trị nguồn nhân lực ...................................................17
3.1.1 Khái niệm quản trị nguồn nhân lực ................................................17
3.1.2 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực .......................18
3.2 Thu hút và tuyển dụng nguồn nhân lực ........................................................20
3.2.1 Thu hút nguồn nhân lực..................................................................20
3.2.2 Tuyển dụng nguồn nhân lực ...........................................................22
3.3 Duy trì nguồn nhân lực .................................................................................25
v
3.3.1 Duy trì nguồn nhân lực ...................................................................25
3.3.2 Các hình thức động viên.................................................................26
3.3.3 Biện pháp giữ chân những nhân viên giỏi trong ngành dịch vụ ....31
3.4 Cơ sở lý thuyết..............................................................................................33
3.5 Phương pháp nghiên cứu ..............................................................................36
3.5.1 Phương pháp thu thập và xử lý số liệu ...........................................36
3.5.2 Phương pháp phân tích ...................................................................36
3.5.3 Các chỉ tiêu dùng để phân tích trong khóa luận .............................37
CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN .................................................................39
4.1 Tồng quan về tình hình nhân sự của Công ty ...............................................39
4.1.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2008 - 2011 .....39
4.1.2 Tình hình phân bố nhân sự tại các phòng ban của công ty qua 3
năm .....................................................................................................................41
4.1.3 Phân tích tình hình nhân sự chung của công ty ..............................42
4.1.4 Phân tích cơ cấu nhân viên theo thâm niên làm việc năm 2011 ....43
4.1.5 Tình hình biến động nhân sự của công ty năm 2009 – 2011 .........44
4.1.6 Chi phí đầu tư trang thiết bị của công ty qua 3 năm ......................45
4.1.7 Kế hoạch phát triển nhân sự của công ty trong thời gian tới .........45
4.2 Phân tích qui trình tuyển dụng .....................................................................46
4.2.1 Qui trình tuyển dụng của công ty ...................................................46
4.2.2 Thực trạng của công tác tuyển dụng tại công ty ............................49
4.3 Phân tích thực trạng công tác duy trì nguồn nhân lực tại công Ty...............52
4.3.1 Động viên tài chính ........................................................................53
4.3.2 Động viên phi tài chính ..................................................................61
4.4 Hiệu quả của hoạt động thu hút và duy trì nguồn nhân lực..........................66
4.5 Giải pháp ......................................................................................................69
CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ..................................................................74
5.1. Kết luận .......................................................................................................74
5.2 Kiến nghị ......................................................................................................75
5.2.1 Đối với công ty ...............................................................................75
vi
5.2.2 Đối với Nhà Nước ..........................................................................75
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................77
PHỤ LỤC ..........................................................................................................................
vii
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
A/N (Arrival notice)
Giấy báo nhận hàng
BHXH
Bảo hiểm xã hội
BHYT
Bảo hiểm y tế
Booking
Đặt chỗ
Cargo Manifest
Bảng kiệt kê chi tiết hàng hóa
CĐ, TC
Cao đẳng, trung cấp
CFS (Container Freight Station)
Phí xếp hàng lẻ vào kho
Commercial Contract
Hợp đồng thương mại
CY
Bãi tập kết Container
D/N (Debit Note)
Công nợ phải trả cho đại lý/ hãng tàu
D/O (Delivery Order)
Lệnh giao hàng
ĐH
Đại học
DN
Doanh nghiệp
DT
Doanh thu
FCL (Full Container Load)
Hàng nguyên container
HB/L (House Bill Loading)
Vận đơn do đại lý phát hành
LCL (Less than Container Load)
Hàng lẻ
MB/L (Master Bill Loading)
Vận đơn do nhà vận chuyển phát hành
NNL
Nguồn nhân lực
P.O.D (Proof of Delivery)
Bằng chứng giao hàng
S/A (Shipping Advice)
Giấy thông báo hàng nhập
S/I (Shipping Ínstruction)
Hướng dẫn làm hàng
SL
Số lượng
Telex Release/ Surrendered
Điều kiện giao hàng
VFC (Vietnam Fumigation Company)
Công ty hun trùng Việt Nam
viii
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 4.1 Tình Hình Hoạt Động Kinh Doanh Giai Đoạn 2008 – 2011
41
Bảng 4.2 Tình Hình Nhân Sự Của Công Ty Qua 3 Năm
42
Bảng 4.3 Phân Tích Tổng Hợp Tình Hình Nhân Sự Của Công Ty
43
Bảng 4.4 Cơ Cấu Nhân Viên Trong Công Tytheo Thâm Niên Làm
Việc Nam 2011
44
Bảng 4.5 Tình Hình Biến Động Nhân Sự Qua 3 Năm
45
Bảng 4.6 Chi Phí Đầu Tư Trang Thiết Bị Của Công Ty
46
Bảng 4.7 Bảng Kết Hợp Mức Độ Tìm Thấy Thông Tin Tuyển Dụng Và
Phương Pháp Tuyển Dụng Của Công Ty
50
Bảng 4.8 Bảng Biểu Hiện Số Lao Động Tuyển Mới Của Công Ty qua 3 Năm 51
Bảng 4.9 Bảng Kết Hợp Giữa Hình Thức Thử Việc Và Mức Độ Bắt
Kịp Công Việc
52
Bảng 4.10 Bảng Lương Cơ Bản Của Công Ty Năm 2011
54
Bảng 4.11 Bảng Lương Chức Vụ Quản Lý Của Công Ty
56
Bảng 4.12 Bảng Chi Phí Thưởng Cho Nhân Viên
59
Bảng 4.13 Bảng Kết Hợp Mức Độ Thích Khóa Đào Tạo Và Mức Độ
Hữu Dụng Của Nó
63
Bảng 4.14 Bảng Tổng Hợp Về Môi Trường Làm Việc Của Công Ty
65
Bảng 4.15 Chi Phí Hoạt Động Tuyển Dụng Của Công Ty
67
Bảng 4.16 Bảng Hiệu Quả Hiệu Quả Hoạt Động Sử Dụng Nguồn Nhân Lực 68
Bảng 4.17 Bảng Dự Báo Giá Trị Xuất Nhập Khẩu ở Việt Nam
Giai Đoạn 2009-2013
71
Bảng 4.18 Mức Lương Binhg Quân Điều Chỉnh Tăng Thêm cho Nhân Viên 71
Bảng 4.19 Mức Lương Doanh Thu Tăng Thêm cho Nhân Viên Kinh Doanh 72
Bảng 4.20 Mức Lương Doanh Thu Tăng Thêm Cho Nhân Viên
Chăm Sóc Khách Hàng
72
Bảng 4.21 Bảng Chi Phí Thực Hiện Khóa Đào Tạo Cho Nhân Viên
Trong Công Ty
73
ix
DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 2.1 Sơ Đồ Tổ Chức Của Công Ty
10
Hình 2.2 Sơ Đồ Qui Trình Xử Lý Chứng Từ Hàng Nhập
14
Hình 3.1 Quá Trình Tuyển Dụng Nhân Sự
23
Hình 3.2 Sơ Đồ Các Yếu Tố Của Chương Trình Lương Bỗng Và Đãi Ngộ
27
Hình 3.3 Tháp Nhu Cầu Của Maslow
35
Hình 3.4 Ý Nghĩa Của Tháp Maslow Trong Thực Tế
36
Hình 4.1 Sơ Đồ Qui Trình Tuyển Dụng
48
Hình 4.2 Biểu Đồ Đánh Giá Mức Độ Tìm Thấy Thông Tin Tuyển Dụng
50
Hình 4.3 Đánh Giá Mức Độ Hấp Dẫn Đối Với Công Việc Của Nhân Viên
52
Hình 4.4 Biểu Đồ Thể Hiện Thời Gian Thanh Toán Lương Của Công Ty
57
Hình 4.5 Biểu Đồ Thể Hiện Hình Thức Thưởng Mà Nhân Viên Cho
Là Phù Hợp
59
Hình 4.6 Biểu Đồ Thể Hiện Mức Độ Thõa Mãn Về Chính Sách
Trợ Cấp Đãi Ngộ
61
Hình 4.7 Biểu Đồ Thể Hiện Cơ Cấu Đào Tạo Của Công Ty
63
Hình 4.8 Biểu Đồ Thể Hiện Cơ Hội Thăng Tiến Của Công Ty
64
Hình 4.9 Biểu Đồ Thể Hiện Cơ Cấu Đánh Giá Kết Quả Thực Hiện
Công Việc
65
x
DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 1 Bảng Hệ Số Lương Viên Chức Chuyên Môn, Nghiệp Vụ, Thừa Hành, Phục
Vụ của Công ty
Phụ Lục 2 Bảng Câu Hỏi EQ Phỏng Vấn Tuyển Dụng Của Công Ty
Phụ Lục 3 Phiếu Đánh Giá Quá Trình Thử Việc
Phụ Lục 4 Cách Tính Lương Doanh Thu Đối Với Từng Chức Danh
Phụ Lục 5 Các Tiêu Chuẩn Chung Cho Tiền Thưởng Hàng Tháng
Phụ lục 6 Bảng Phụ Cấp Giữ Chức Vụ Trưởng Phòng và Phó Phòng Trong Công Ty
Phụ lục 7 Phiếu Thăm Dò Về Mức Độ Thõa Mãn Của Nhân Viên Về Chính Sách
Nhân Sự Của Nhân Viên Trong Công Ty
Một số hình ảnh về Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế
xi
CHƯƠNG 1
MỞ ĐẦU
1.1 Đặt vấn đề
Nhân tố con người vẫn luôn được coi là nhân tố quan trọng nhất của doanh
nghiệp. Nguồn nhân lực mạnh không những tạo cho doanh nghiệp lợi thế cạnh tranh
mà còn là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Đối với hoạt
động của một doanh nghiệp, bên cạnh chiến lược kinh doanh và nguồn tài chính,
nguồn nhân lực là một trong những vấn đề quan trọng nhất và đáng quan tâm hàng
đầu.
Nguồn nhân lực là tài sản xác định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, thậm
chí hơn cả công nghệ và các tài sản hữu hình.Trong đó tuyển dụng và duy trì nhân lực,
đặc biệt là nhân lực chủ chốt được xem như vấn đề sống còn đối với doanh nghiệp.
Các chuyên gia nhân sự ước tính, một lần tuyển dụng thất bại sẽ làm cho công ty tổn
thất một khoảng chi phí từ 3 đến 6 lần trên tổng doanh nhập hàng năm của nhân viên
đó. Chi phí này bao gồm các khoản chi phí và thời gian tuyển dụng và đào tạo cũng
như những thiệt hại trong quá trình tìm người thay thế. Thay đổi gần đây về môi
trường kinh doanh đã dẫn đến việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực phục vụ đắc
lực hơn trong việc hỗ trợ tổ chức duy trì được vị thế cạnh tranh và chuẩn bị cho tương
lai. Để có thể đứng vững và phát triển trong môi trường này ngoài những chức năng
như đào tạo, thúc đẩy văn hóa học tập liên tục thì cần có chính sách thu hút tuyển dụng
và duy trì hợp lý.
Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế là một doanh nghiệp
chuyên hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ Logistics, do vậy đội ngũ lao động có trình
độ chuyên môn cao và phẩm chất tốt luôn là vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm tìm
kiếm. Để thực hiện được chiến lược nhân sự đó là cả một quá trình tư duy nghiên cứu,
đầu tư nhằm kiến tạo, duy trì và phát triển. Xuất phát từ những thực tế trên đồng thời
được sự hướng dẫn của giáo viên kết hợp với kiến tức tôi có được trong suốt quá trình
học tập tại trường, tôi đã quyết định chọn đề tài “Phân Tích Công Tác Thu Hút
Tuyển Dụng và Duy Trì Nguồn Nhân Lực tại Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp
Vận Quốc Tế” làm đề tài tốt nghiệp cho mình với mong muốn giúp công ty có cái
nhìn tổng quát về thực trạng công tác thu hút, tuyển chọn và duy trì nguồn nhân lực
của mình từ đó sẽ có giải pháp nhằm hoàn thiện công tác nhân sự của công ty trong
thời gian tới.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1 Mục tiêu chung
Thông qua việc tìm hiểu về thực trạng công tác thu hút, tuyển dụng và duy trì
nguồn nhân lực của Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế, đề tài đưa ra một
số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quản trị nguồn nhân lực tại công ty.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
Tìm hiểu tình hình nhân sự tại Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế
Phân tích công tác thu hút, tuyển dụng, bố trí nhân sự tại công ty
Phân tích công tác duy trì nguồn nhân lực
Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng, duy trì nguồn nhân lực
Hiệu quả công tác tuyển dụng và duy trì
Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Quản trị nhân sự tại công ty
1.3 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi thời gian: đề tài được tiến hành nghiên cứu từ đầu tháng 2 đến hết
tháng 4 năm 2012, các số liệu thu thập dùng để phân tích được lấy trong 3 năm 2009 2011.
Phạm vi không gian: đề tài được nghiên cứu tại các phòng ban (chủ yếu ở
phòng Marketing Tổng Hợp)
1.4 Cấu trúc khóa luận
Luận văn gồm 5 chương:
Chương 1 là chương mở đầu nêu lên ý nghĩa lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên
cứu chủ yếu, phạm vi được nghiên cứu và cấu trúc khóa luận.
2
Chương 2 nói về tổng quan tài liệu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu. Bao
gồm tổng quan các tài liệu nghiên cứu trước đây và tổng quan về Công Ty Cổ Phần
Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế.
Chương 3 nêu lên cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu. Đồng thời chương
này sẽ đề cập tới lý thuyết về quản trị nhân sự có liên quan đến vấn đề nghiên cứu và
các phương pháp sẽ được sử dụng để thực hiện đánh giá phân tích vấn đề.
Chương 4 là kết quả và thảo luận, đây là chương quan trọng nhất của luận văn.
Áp dụng lý thuyết của chương 3 để tiến hành phân tích đánh giá về việc thu hút tuyển
dụng và duy trì nguồn nhân lực của công ty, đề xuất một số giải pháp nhằm giúp công
tác thu hút tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực đạt hiệu quả tốt hơn trong thời gian
tới.
Chương 5 là chương kết luận và kiến nghị, nêu lên kết luận tổng quát và kết quả
nghiên cứu cuối cùng đưa ra những kiến nghị đối với Công ty và Nhà nước.
3
CHƯƠNG 2
TỔNG QUAN
2.1 Tổng quan về Công ty Cổ Phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế
2.1.1 Căn cứ pháp lý của công ty
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ
Tên giao dịch quốc tế: INTERNATIONAL LOGISTICS JOINT STOCK
COMPANY
Tên viết tắt: INTERLOGISTICS JSC
Trụ sở chính: Tầng 5 Tòa nhà Cảng Sài Gòn, Số 03 Đường Nguyễn Tất Thành,
Phường 12, Quận 04, TP.HCM
Điện thoại: (84.8) 39 435 899. Fax: (84.8) 39435898
Website: www.interlogistics.com.vn. Email:
Tài khoản VND: 2000 1485 1084198.
Tài khoản USD: 2000 1485 1084200 tại ngân hàng Eximbank
Mã số thuế: 0303957341
Logo công ty:
Lĩnh vực hoạt động: thực hiện tất cả các dịch vụ liên quan đến lĩnh vực giao
nhận xuất nhập khẩu hàng hóa trong và ngoài nước như: logistics, dịch vụ hải quan,
chứng từ, gom hàng LCL, sea freight, air freight, đóng kiện, vận chuyển hành hóa, kho
bãi. Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty CP Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế (Interlogistics) được thành lập khi
tách ra từ hệ thống Interlink Group chuyên kinh doanh về các lĩnh vực vận chuyển
hàng hóa đa quốc gia. Trong bối cảnh tình hình kinh doanh thuận lợi và thương mại
quốc tế phát triển, nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu và nội địa ở Việt Nam
trong những năm gần đây gia tăng, để hoạt động kinh doanh được chủ động hơn, năm
2005 Công Ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế ra đời. Công ty có nguồn vốn
kinh doanh là 100% vốn trong nước với các quyền hạn như:
Là một đơn vị hạch toán độc lập.
Có tư cách pháp nhân đầy đủ.
Được sử dụng con dấu riêng.
Chủ động thực hiện các hoạt động kinh doanh, tài chính, tổ chức nhận sự độc
lập.
Được thành lập từ năm 2005 đến nay Interlogistics đã trở thành một thương
hiệu lớn mạnh, được sự tín nhiệm của nhiều khách hàng trong nước. Interlogistics hiện
nay đã có chi nhánh văn phòng tại hai miền trên đất nước: Hà Nội và Hồ Chí Minh.
Trong đó, trụ sở chính là Interlogistics đặt tại Hồ Chí Minh.
Cơ sở vật chất :
Mục tiêu của Interlogistics là luôn cố gắng đem lại cho khách hàng những dịch
vụ có giá trị thực sự, tạo lập bằng sự thông hiểu về thị trường nội địa kết hợp với sự
tinh thông về nghiệp vụ quốc tế. Và bằng chứng rõ ràng nhất về sự quan tâm đến
khách hàng là sự đầu tư mạnh mẽ vào kho bãi, đội xe nâng hàng, đội xe container, sự
đầu tư về công nghệ thông tin, về đào tạo nhân viên, về các trang thiết bị. Trong đó, xe
nâng có 2 chiếc, xe bán tải 4 chiếc, xe đầu kéo container 3 chiếc, rơ-mooc (20’ và 40’)
5 chiếc.
Thiết bị văn phòng: máy móc được trang bị, thiết kế tương đối đầy đủ và nối
mạng toàn công ty, mỗi nhân viên ở các phòng ban đều có để sử dụng cụ thể bao gồm:
55 máy tính, 51 điện thoại bàn, 1 máy photo, 4 máy scan, 1 máy fax, 5 máy in 3 máy
in hóa đơn.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Interlogistics
a) Chức năng
Công ty Interlogistics là một công ty cổ phần 100% vốn trong nước, hạch toán
độc lập kể từ năm 2005, hoạt động theo giấy phép đã đăng ký và theo luật doanh
nghiệp Việt Nam, công ty có những chức năng chính như sau:
Tự tạo nguồn vốn cho kinh doanh và dịch vụ của công ty, bảo đảm trang thiết
bị, đổi mới trang thiết bị, mở rộng các hoạt động kinh doanh của mình, đảm bảo việc
hạch toán kinh tế tự trang trải nợ đã vay và làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
5
Công ty hoạt động với ngành nghề kinh doanh: dịch vụ giao nhận, bốc dỡ hàng
hóa, môi giới vận tải, đại lý tàu biển, môi giới hàng hải, làm thủ tục hải quan, dịch vụ
chứng từ, bảo hiểm hàng hóa thương mại, cho thuê kho, đại lý giao nhận hàng hóa
trong và ngoài nước, làm các dịch vụ có liên quan đến ngành vận tải…
Kinh doanh một số loại hàng hóa.
Được yêu cầu cơ quan pháp luật, quản lý Nhà Nước, công ty bảo vệ đảm nhiệm
các quyền lợi cũng như nhiệm vụ cần thiết để công ty hoạt động có hiệu quả thực hiện
các nhiệm vụ của Nhà Nước theo luật định.
Trừ trường hợp bản thân người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tham
gia vào một khâu hay thủ tục nào, chứng từ nào đó, Công ty Interlogistics sẽ luôn thay
mặt khách hàng lo liệu toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa qua các công đoạn cho
đến tay người nhận hàng cuối cùng.
b) Nhiệm vụ
Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã được cấp giấy phép và
chấp hành đầy đủ chế độ do pháp luật quy định về hoạt động kinh doanh, quản lý
doanh nghiệp, thuế, tài chính, lao động – tiền lương.
Xây dựng và tổ chức kế hoạch kinh doanh nhằm đi đúng mục đích và nội dung
hoạt động của công ty.
Phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban nói riêng, hợp tác hiệu quả với các công
ty trong ngành nói chung nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Quản lý, sử dụng vốn hiệu quả, Giám đốc công ty có trách nhiệm xây dựng và
ban hành quy chế tổ chức hoạt động của công ty, làm đầy đủ các thủ tục kinh doanh.
Mở rộng thị trường trong và ngoài nước, mở rộng quy mô kinh doanh, tích cực
thâm nhập thị trường mới, tiềm năng. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tạo và giữ
được các mối quan hệ kinh doanh lâu dài, nhằm tạo tiền đề đưa công ty phát triển đi
lên.
Chịu trách nhiệm trước Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam và
trước khách hàng về chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp.
Báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước và chịu trách
nhiệm về tính xác thực của báo cáo, công khai báo cáo tài chính hàng năm, các thông
tin để đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty.
6
Tuân thủ mọi quy định pháp luật của Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa
Việt Nam và các điều ước Quốc Tế mà nhà nước Việt Nam chính thức tham gia và
công nhận.
Thực hiện đầy đủ các cam kết hợp đồng ngoại thương cũng như các hợp đồng
khác có liên quan đến hoạt động của công ty.
Thực hiện đúng chế độ và quy định về quản lý vốn, quản lý ngoại hối, tài sản,
kế toán, hạch toán và các chế độ khác do Nhà nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt
Nam quy định.
Quản lý toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty theo chính sách hiện hành
của Nhà nước. Thực hiện các chế độ về lương, thưởng đồng thời cam kết sử dụng lao
động theo đúng bộ luật lao động hiện hành, đảm bảo công tác bảo hộ an toàn lao động
cho người lao động tại Công ty.
Thường xuyên tổ chức đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, hổ trợ
chi phí phụ cấp, chăm sóc đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, nhân viên.
Tất cả những chức năng và nhiệm vụ được nêu trên nhằm giúp công ty đạt được
những mục tiêu cụ thể và cơ bản sau: Mở rộng thị trường, phát triển thêm hệ thống đại
lý.
Giữ mối quan hệ tốt đẹp với các hãng tàu, tằng cường ký thêm hợp đồng làm
đại lý với hãng tàu.
Phát triển dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không.
Phát triển dịch vụ vận chuyển hàng nội địa.
Trang thiết bị cho hệ thống lưu giữ, bảo quản.
Phát triển thêm dịch vụ kéo container.
Đào tạo và củng cố nguồn nhân lực thêm chuyên nghiệp.
2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
a) Phòng kinh doanh
Giữ vai trò quan trọng là nơi tìm kiếm khai thác cũng như tạo dựng mối quan hệ
tốt với khách hàng. Thiết lập các mối quan hệ với các hãng tàu trong và ngoài nước.
Tiếp cận nghiên cứu thị trường, làm công tác thương mại chào bán dịch vụ của công ty
cho khách hàng. Cung cấp giá cả cạnh tranh phù hợp với nhu cầu và sự biến động của
thị trường. Phòng kinh doanh bao gồm:
7
Phòng kinh doanh nhập: dịch vụ hỗ trợ hoạt động nhập khẩu
Phòng kinh doanh xuất: dịch vụ hỗ trợ hoạt động xuất khẩu
Phòng kinh doanh nội địa: dịch vụ hỗ trợ hoạt động vận chuyển hàng trong
nước
b) Phòng chứng từ: chia làm 3 bộ phận
- Bộ phận chuyên phụ trách về các hàng hóa xuất khẩu
- Bộ phận chuyên phụ trách về các hàng hóa nhập khẩu
- Bộ phận chuyên phụ trách khai hải quan cho hàng nhập và xuất
Là nơi lưu trữ các dữ liệu thông tin chứng từ của khách hàng
Phối hợp với phòng kế toán khi phát sinh các nghiệp vụ cần thiết
c) Phòng kế toán
Quản lý nguồn vốn sử dụng có hiệu quả, cân đối nguồn vốn phù hợp với chế độ
và nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty. Báo cáo chính xác số liệu và lập báo cáo
tài chính hàng tháng báo cáo cho giám đốc cũng như hội đông quản trị.
Ngoài ra còn đảm nhận việc chi tạm ứng cho các nhân viên giao nhận đi làm
hàng, lấy các chứng từ cần thiết.
d) Phòng marketing tổng hợp
Marketing
Tìm hiểu nhu cầu thị trường để đề ra những chiến lược quảng bá kịp thời.
Phối hợp với phòng kinh doanh trong việc giao dịch với khách hàng nhằm mở
rộng qui mô hoạt động kinh doanh.
Tìm hiểu khách hàng trong và ngoài nước cho công ty
Chăm sóc khách hàng.
Nhân sự
Thực hiện các công việc hành chánh văn phòng.
Thực hiện các hoạt động thu hút, tuyển dụng và duy trì nguồn nhân lực.
Nhân viên quản trị mạng
Kiểm tra, duy trì hoạt động hữu hiệu của hệ thống mạng máy tính nội bộ
e) Đội xe
Bảo quản và duy trì hoạt động các tài sản lớn của công ty như: xe nâng, xe
container, xe rơ-mooc...
8
Thường xuyên kiểm tra sự vận hành và bảo trì xe của công ty
Liên hệ với các nhà thầu phụ.
Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc đội xe bằng thiết bị định vị từ xa
Điều xe tải và xe kéo container
Đóng gói hàng hóa
Bảo quản và lưu kho hàng hóa.
f) Phòng dự án
Chủ động đề xuất dự án kinh doanh cho Ban Giám Đốc.
Thực hiện các dự án phát sinh hỗ trợ cho các phòng ban.
Lập kế hoạch chi tiết trong suốt quá trình của dự án.
Hỗ trợ các phòng ban trong thực hiện các dự án.
Theo dõi, giám sát, đôn đốc, kiểm tra trong và sau khi thực hiện các dự án.
Lưu trữ hồ sơ, chứng từ tài liệu liên quan đến các dự án của công ty.
g) Phòng phát triển đại lý
Tìm và tạo mối quan hệ với đại lý nước ngoài.
Thương lượng, đàm phán với các đại lý về các điều kiện: giá cả, thời gian vận
chuyển, chất lượng các dịch vụ...
Hỗ trợ cho phòng kinh doanh trong việc duy trì và tìm kiếm khách hàng mới.
Tổng hợp báo cáo tình hình đại lý nước ngoài cho Giám đốc.
h) Phòng chăm sóc khách hàng:
Hỗ trợ phòng kinh doanh, hiện trường và chứng từ sau khi thực hiện giao dịch
Giải quyết các khiếu nại phát sinh sau giao dịch.
Thường xuyên liên lạc hỏi thăm khách hàng lâu năm, thường xuyên.
Lập bảng báo cáo và thống kê tình hình khách hàng với các phòng ban liên
quan.
i) Phòng coloader
Tìm hiểu về giá cả thị trường.
Làm việc với các nhà giao nhận vận tải khác để trao đổi hàng hóa khi đóng
container
Book cước theo yêu cầu của bộ phận kinh doanh
Thực hiện đề nghị cước vận chuyển với các hãng tàu.
9
Hình 2.1 Sơ Đồ Tổ Chức của công Ty
Nguồn: Phòng Marketing tổng hợp
Các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau trong tất cả hoạt
động của công ty.
2.2 Một số qui trình đặc trưng của công ty
2.2.1 Qui trình cung cấp dịch vụ hàng nhập
Bước1: Bộ phận chứng từ
Nhận chứng từ từ đại lý nước ngoài bao gồm: MB/L và HB/L bằng mail hoặc
bằng fax.
Bước 2: Bộ phận chứng từ
Lập hồ sơ kiểm tra ngày tàu về, gửi bảng liệt kê chi tiết hàng hóa – Manifest
(bằng Fax) cho hãng tàu đối với hàng FCL và cho bộ phận Coloader đối với hàng LCL
(yêu cầu bên nhận xác nhận lại về việc đã nhận chứng từ này, ghi tên người nhận để
tránh việc đổ trách nhiệm khi có việc sai xót xảy ra). Không để trường hợp chậm
manifest xảy ra sẽ gây nhiều rắc rối và mất nhiều chi phí.
Bước 3: Bộ phận Coloader
Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng trước ngày tàu vào một ngày, chậm
nhất là ngay ngày tàu vào.
Bước 4: Bộ phận hiện trường
Khi nhận lệnh ở hãng tàu phải mang theo giấy giới thiệu trong trường hợp có
giao hàng bằng vận đơn gốc thì phải trình vận đơn gốc cho hãng tàu (vận đơn gốc
nhận được từ đại lý nước ngoài gửi bằng đường chuyển phát nhanh).
Đóng phí D/O, vệ sinh cont cho hãng tàu đối với hàng FCL.
Trong trường hợp là hàng LCL thì phải trả phí CFS cho Coloader.
Bước 5: Bộ phận chứng từ và hiện trường
Chuẩn bị D/O giao cho khách gồm lệnh của hãng tàu/ lệnh coloader.
Yêu cầu khách xuất trình Bill gốc và giấy giới thiệu khi nhận hành nếu giao
hàng bằng Bill Surrender thì không cần Bill gốc.
Yêu cầu khách hàng kí nhận lên lệnh giao hàng và lưu lại tờ lệnh đó để làm
P.O.D
Gửi P.O.D cho đại lý nước ngoài đối với hàng chỉ định để đại lý biết là lô hàng
đó đã được giao.
Thu phí D/O, CFS và vệ sinh container (nếu có)
2.2.2 Qui trình cung cấp dịch vụ hàng xuất
Bước 1: Kí hợp đồng dịch vụ
Sau khi nhận được yêu cầu từ công ty khách hàng, nhân viên kinh doanh của
công ty Interlogicstics sẽ liên lạc với công ty khách hàng để làm rõ các vấn đề như:
loại hàng, quy cách, phẩm chất, lượng hàng, tuyến đường vận chuyển: nơi đi, nơi đến,
nơi giao hàng… , cước phí vận chuyển và các chứng từ yêu cầu (nếu có) như giấy
chứng nhận xuất xứ, hun trùng, kiểm dịch …
Sau khi xem xét và thỏa thuận các vấn đề về hàng hóa và dịch vụ, hai bên tiến
hàng kí hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Bước 2: Đặt tàu
Chủ hàng sẽ fax hợp đồng mà công ty đã kí với đối tác sang cho Interlogicstics,
trên hợp đồng thể hiện đầy đủ: Tên nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, tên hàng, số lượng,
chất lượng hàng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán
Nhân viên phòng kinh doanh hàng xuất viết Shipping Instruction (S/I) gửi sang
phòng Coloader – phòng này phụ trách việc liên hệ với hãng tàu để tham khảo giá
cước và lấy giấy đặt chỗ (booking). Phòng Coloader fax các thông tin về hàng hóa: tên
11
hàng, quy cách đóng gói, cảng bốc, cảng dỡ, ngày dự tính đi, ngày đến, sau đó điện
thoại đến hãng tàu đặt chỗ. Hãng tàu sẽ fax bảng đặt tàu nháp và cấp lệnh giao
container rỗng, giờ cắt máng (Closing times) đến cho công ty. Nếu Booking Note này
không có gì sai sót công ty Interlogistics sẽ thỏa thuận một lần nữa với hãng tàu về
ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng.
Bước 2: Đóng hàng
Nhân viên công ty sẽ thông báo đội xe lấy container rỗng từ cảng về kho để lấy
hàng. Các nhân viên hiện trường và kho của Interlogistics sẽ tiến hành đóng hàng vào
trong container và chụp ảnh lưu lại để làm bằng chứng đã nhận hàng.
Sau khi đóng hàng xong nhân viên của Interlogistics sẽ bấm seal của hãng tàu
để chứng tỏ khi nhận hàng tình trạng hàng hóa tốt.
Hàng hóa sẽ được hun trùng nếu như người mua có yêu cầu hun trùng cho lô
hàng . Nhân viên chứng từ của công ty Interlog sẽ liên lạc với công ty VFC (Vietnam
Fumigation Company), công ty VFC sẽ cử nhân viên xuống kho để tiến hàng hun
trùng cho lô hàng và cấp giấy chứng nhận hun trùng
Bước 4: Kéo hàng ra cảng và làm thủ tục hải quan
Hàng đóng xong thì đội xe tiếp tục kéo container ra cảng, đội xe phải có giấy
Packinglist hạ container (bao gồm: tên tàu, số container,…. ) để mang hàng ra cảng và
hạ container hàng. Nhân viên hiện trường công ty Interlog sẽ giao cont cho hãng tàu
tại bãi tập kết container (CY) quy định.
Làm thủ tục hải quan: Bộ hồ sơ gồm có: Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải
quan, tờ khai hải quan, hợp đồn), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), bảng kê
chi tiết hàng hóa, giấy giới thiệu.
Sau khi đã chuẩn bị các chứng từ đầy đủ, nhân viên giao nhận của Interlogistics
tiến hành làm thủ tục hải quan mang bộ chứng từ nộp cho cán bộ hải quan.
Bước 5: Cơ quan hải quan tiếp nhận thông tin và kiểm tra hàng hóa (nếu
có)
Cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra điều kiện đăng kí tờ khai (cưỡng
chế, vi phạm, chính sách mặt hàng…), kiểm tra nội dung thông tin tờ khai thực tế với
nội dung tờ khai tiếp nhận xem có trùng khớp với nhau hay không. Sau đó sẽ nhập
12
thông tin tờ khai và phân luồng tờ khai. Cơ quan hải quan sẽ tiến hàng tính thuế (nếu
có).
Cơ quan hải quan tiến hành kiểm hóa hàng hóa. Tùy theo từng trường hợp hàng
sẽ được kiểm hay miễn kiểm.
Sau đó đóng thuế và nộp lệ phí hải quan.
Bước 6: Thanh lý hàng:
Nhân viên giao nhận tiến hành ghi tên tàu, số chuyến vào tờ khai hải quan, sau
đó ra nơi thanh lý hàng và vào sổ tàu. Tùy theo loại hàng sẽ có cách thanh lý khác
nhau.
Sau khi hoàn tất các thủ tục thông quan cho hàng hóa, bộ phận chứng từ tiến
hành lập bảng kê chi tiết về lô hàng fax cho hãng tàu. Hãng tàu sẽ căn cứ vào đó để lập
vận đơn gốc Master Bill (MB/L) và gửi lại cho công ty
g) Lập bộ chứng từ thanh toán gửi cho nhà nhập khẩu
Khi bộ chứng từ đã hoàn chỉnh, Interlogistics tiến hành gửi cho nhà nhập khẩu
để nhà nhập khẩu có thể nhận hàng
h) Bàn giao hồ sơ và quyết toán
Nhân viên giao nhận đem tất cả các hóa đơn liên quan đến lô hàng cho bộ phận
chứng từ, bộ phận chứng từ sẽ tính toán các chi phí khi làm hàng, bao gồm các loại phí
như: lệ phí hải quan, tiền thuê xe, chi phí giám định,…rồi chuyển sang bộ phận kế
toán. Bộ phận kế toán sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán gửi cho công ty xuất khẩu để
yêu cầu thanh toán.
Bước cuối cùng là giải quyết khiếu nại (nếu có)
2.2.3 Qui trình xử lý chứng từ hàng nhập khẩu
13
