Tuthienbao com nguyen viet thang 9534

Tuthienbao.com

Bài Luận

Xây dựng chương trình quản lý
nhân sự cho công ty cổ phần
Chiển lợi Việt Trì – Phú Thọ


LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan về nội dung đồ án: “Xây dựng chương trình quản lý
nhân sự cho công ty cổ phần Chiển lợi Việt Trì – Phú Thọ” dưới sự hướng dẫn
của giảng viên Đào Thị Thu, bộ môn Khoa học máy tính – Khoa Công Nghệ
Thông Tin - Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên là không
sao chép nội dung cơ bản từ các đồ án khác và sản phẩm của đồ án là của chính
bản thân nghiên cứu xây dựng nên.


LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Giảng viên Đào Thị Thu, bộ môn Khoa
học máy tính – Khoa Công Nghệ Thông Tin - Đại học công nghệ thông tin và
truyền thông Thái Nguyên đã tận tình chỉ dẫn, tạo điều kiện cho em hoàn thành
đồ án tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo phụ trách giảng dạy các môn
học trong những năm học vừa qua.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các cán bộ, nhân viên công ty cổ phần
Chiển Lợi Việt Trì – Phú Thọ đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong thời gian thực
tập làm đồ án. Tiếp đến là sự đóng góp ý kiến của các bạn trong lớp đã trao đổi
kinh nghiệm lập trình giúp em hoàn thành được đồ án này.

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN.................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................. 3
MỤC LỤC............................................................................................................4
CHƯƠNG 1................................................................................................................. 8
CƠ SỞ LÝ THUYẾT..................................................................................................8
1.1. Khái niệm cơ bản về hệ cơ sở dữ liệu............................................................8
1.1.1. Ứng dụng trong các bài toán khoa học kĩ thuật..........................................8
1.1.2. Cơ sở dữ liệu trong quản lý.........................................................................8
1.1.3. Các ngành khoa học không phải là Công nghệ thông tin............................9
1.1.4. Tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu..................................................................9
1.1.5. Ứng dụng trong hệ thống đa phương tiện...................................................9
1.2. Cấu trúc một hệ cơ sở dữ liệu......................................................................12
* Có hai mức độc lập dữ liệu:.............................................................................13
1.3. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.....................................................................13
1.3.1. Cơ sở dữ liệu quan hệ..................................................................13
1.3.2. Các loại quan hệ..........................................................................15
1.3.3. Hệ quản trị CSDL (Database Management System)....................15
1.3.4. Công cụ và môi trường phát triển bài toán..................................16
1.4. Giới thiệu chung về Microsoft Access.........................................................16
1.4.1. Khởi động Access và thoát khỏi Access.......................................16
1.4.2. Tạo mới, mở và đóng một Database - Cơ sở dữ liệu (CSDL)...................18
1.5. Các đối tượng của Microft Access...............................................................21
1.5.1. Bảng (Table)................................................................................21
1.5.2. Truy vấn (Query)........................................................................23
1.5.3. Biểu mẫu (Form).........................................................................24

1.5.4. Báo cáo, báo biểu (Report)..........................................................25
1.5.5. Tập lệnh (Macro).........................................................................26
1.5.6. Bộ mã lệnh (Module)...................................................................26
1.5.7. Trang Web (Pages).......................................................................26
CHƯƠNG 2............................................................................................................... 27


KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TY CỔ PHẦN................................................27
CHIỂN LỢI VIỆT TRÌ- PHÚ THỌ...........................................................................27
2.1. Mục đích đề tài............................................................................................27
2.2. Nội dung đề tài............................................................................................27
2.3. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................28
2.4. Thứ tự các bước thiết kế xây dựng cơ sở dữ liệu.........................................28
2.5. Khảo sát thực trạng tại công ty....................................................................28
2.5.1. Vài nét khái quát thực trạng công ty.............................................................28
2.5.2. Quy trình quản lý......................................................................................29
2.5.3. Một số mẫu biểu sử dụng trong quá trình quản lý hồ sơ................................30
2.5.4. Mẫu tiếp nhận hồ sơ hợp đồng lao động......................................33
2.5.5. Diễn biến quá trình hưởng lương của một nhân viên..................34
* Khen thưởng, kỷ luật...........................................................................34
* Quan hệ gia đình................................................................................34
* Quá trình công tác..............................................................................34
2.5.6. Các mẫu biểu tổng hợp................................................................29
CHƯƠNG 3............................................................................................................... 32
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG................................................................32
3. Phân tích hệ thống về chức năng....................................................................32
3.1Hệ thống các ký hiệu trong sơ đồ:.................................................................33
3.2. Biểu đồ phân cấp chức năng........................................................................34
3.3. Các chức năng của hệ thống........................................................................35
3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.....................................................35

3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh................................................................36
a) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Chức năng Cập nhật.............37
3.4. Phân tích hệ thống về dữ liệu.......................................................................42
4. Thiết kế dữ liệu...............................................................................................45
Sơ đồ thực thể liên kết........................................................................................51
CHƯƠNG 4............................................................................................................... 52
THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH.............................................................52


4. Một số Form của chương trình........................................................................52
4.1. Form chính:....................................................................................52
4.2. Form cập nhật hồ sơ nhân viên....................................................................52
4.3.Form cập nhật Chức vụ................................................................................53
4.4.Form cập nhật Phòng ban............................................................................53
4.5. Form cập nhật Chuyên ngành......................................................................54
4.6. Form cập nhật Ngoại ngữ...........................................................................54
4.7. Form tìm kiếm theo Chức vụ........................................................................55
4.8. Form tìm kiếm theo Chuyên ngành..............................................................55
4.9. Form tìm kiếm theo Phòng ban....................................................................56
4.10. Form tìm kiếm theo giới tính......................................................................56
4.11. Một số Form thống kê...............................................................................57
KẾT LUẬN...............................................................................................................65
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................66


LỜI NÓI ĐẦU
Ra đời vào những năm 50 của thế kỷ XX máy tính và công nghệ đã có
những bước phát triển vượt bậc về cả chất lượng và số lượng. Nó đã trở thành
một nhân tố không thể thiếu trong đời sống hiện đại của nhân loại trong thời đại
hiện nay - thời đại công nghệ số.

Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin và truyền thông
trên thế giới và ở nước ta. Nó đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình tin học hóa trong
nước. Rất nhiều phần mềm, những ứng dụng của ngành công nghệ thông tin đã
được áp dụng rất hiệu quả vào thực tế. Nó làm cho mọi công việc của chúng ta
được giải quyết một các nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Đặc biệt là
úng dụng của nó vào việc quản lý, với những phần mềm quản lý trên máy đã
giúp con người quản lý một cách khoa học, chính xác và tiết kiệm được chi phí.
Chúng ta không cần phải dùng đến cả kho chứa sổ sách, giấy tờ… Nói chung
máy tính đã thay thế phần lớn sức lao động của con người. Hiện tại việc quản lý
cán bộ, nhân viên của công ty cổ phần Chiển lợi Việt Trì_ Phú Thọ vẫn còn thủ
công trên giấy tờ, sổ sách. Từ những thực tế trên em đã chọn và phát triển Đồ án:
“Xây dựng chương trình Quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Chiển lợi Việt
Trì_ Phú Thọ”.
Mặc dù đã cố gắng song do thời gian không nhiều và chưa có nhiều kinh
nghiệm thực tế nên không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được
những ý kiến đóng góp từ quý các thầy cô giáo và các bạn để Đồ án của em được
hoàn thiện hơn .
Thái Nguyên, tháng 11 năm 2011
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Việt Thắng


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Khái niệm cơ bản về hệ cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ với nhau
được lưu trữ trong máy tính theo một quy định nào đó, và được sử dụng cho một
số đông người sử dụng... Họ có thể cập nhật số liệu của mình vào máy, lưu trữ,
xử lý phục vụ theo yêu cầu của mình. Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin
cơ sở dữ liệu để dễ quản lý và khai thác, mỗi tập tin cơ sở dữ liệu bao gồm các

mẩu tin (Record) chứa một số thông tin về đối tượng.
Phần chương trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu được gọi là Hệ quản trị
cơ sở dữ liệu (Database management system). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có một
nhiệm vụ rất quan trọng, nó được coi như là một bộ diễn dịch (Interpreter) với
ngôn ngữ bậc cao, nhằm giúp cho người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà
không nhất thiết phải biết tường tận các thuật toán, cũng như là cách lưu trữ, biểu
diễn dữ liệu trong máy tính như thế nào. Việc tổ chức một hệ thống thông tin hay
xây dựng một cơ sở dữ liệu cho một ngành khoa học hoặc một ngành kinh tế nào
đó càng ngày càng trở nên thông dụng, có thể phân loại như sau:
- Tổ chức thông tin trong các bài toán khoa học kĩ thuật.
- Kho dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý.
- Tổ chức dữ liệu có cấu trúc phức tạp như các dữ liệu địa lý.
- Cơ sở dữ liệu trong các hệ thống hỗ trợ công nghiệp, hỗ trợ giảng dạy.
- Tổ chức thông tin đa phương tiện, xử lý tri thức.
1.1.1. Ứng dụng trong các bài toán khoa học kĩ thuật
Các bài toán này có thuật toán khó, thường thì không đòi hỏi công cụ tốt
nhất về tổ chức dữ liệu. Tuy nhiên, trong các bài toán phức tạp hơn, với nhiều dữ
liệu trung gian thì cách tổ chức dữ liệu hợp lý là điều không thể không nghĩ đến.
1.1.2. Cơ sở dữ liệu trong quản lý
Công tác quản lý không cần thuật toán phức tạp, nhưng đòi hỏi xử lý nhiều
dữ liệu. Khối lượng lớn thông tin cần được tổ chức có khoa học để tiện cho quá trình


xử lý. Hình dung như con người ta với khối lượng thông tin vừa phải còn bao quát
được, chứ quá nhiều thông tin không có tổ chức làm sao mà xem hết được.
1.1.3. Các ngành khoa học không phải là Công nghệ thông tin
Thí dụ như vật lý, hoá học, sinh học, ngôn ngữ... cũng có các nhu cầu cần
lưu trữ, xử lý dữ liệu. Các cơ sở dữ liệu riêng biệt này mang những đặc tính riêng
của từng ngành. Các dữ liệu về địa lý, bao gồm các bảng số, các ảnh, các phương
pháp truy nhập đến các kho dữ liệu... cần được tổ chức và xử lý hợp lý. Các dữ

liệu địa lý, địa chất, thủy văn, môi trường... thường đòi hỏi các phương tiện nhớ
có dung lượng lớn và được xử lý trên các bộ xử lý đặc biệt để đảm bảo tốc độ
cao.
1.1.4. Tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu
Việc tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu cũng có nhu cầu trong các ứng dụng
có sử dụng hệ chuyên gia, người máy, xử lý các quá trình công nghiệp. Hơn nữa,
trong đề án máy tính các thế hệ sau này, cơ sở dữ liệu có vị trí đáng kể. Riêng về
nhu cầu này, cơ sở dữ liệu cần có khả năng cơ giới hoá việc tìm kiếm thông tin
nhờ cơ chế suy luận tự động. Vấn đề thời gian thực trong cơ sở dữ liệu được giả
quyết để phù hợp với các hệ thống công nghiệp, thời gian có thể được thể hiện
trong cơ sở dữ liệu thông qua hai cách:
- Thời gian tương đối hệ quản trị cơ sở dữ liệu, liên quan đến thay đổi
trạng thái của cơ sở dữ liệu.
- Thời gian tuyệt đối của môi trường được mô tả trong cơ sở dữ liệu, liên
quan đến trạng thái của môi trường.
Kiến thức về cơ sở dữ liệu còn được dùng để tổ chức cơ sở tri thức, thiết
lập hệ thống câu hỏi, chọn mô hình trong hệ thống hỗ trợ giảng dạy, hay trong
công nghệ dạy học.
1.1.5. Ứng dụng trong hệ thống đa phương tiện
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu đa phương tiện không thể không đề cập giao
diện người dùng trong cơ sở dữ liệu, đề cập các nghiên cứu về quan hệ và sự
kiện, đề cập việc tổ chức các câu hỏi cho người sử dụng. Người ta nhận thấy


không có ngôn ngữ nào là đặc biệt quan trọng và ưu điểm trội hơn hẳn, ngay cả
ngôn ngữ đồ thị. Một giao diện hiển thị thường được người ta ưa chuộng, với khả
năng:
+ Đưa ra câu trả lời dưới dạng hiển thị như đồ thị, lược đồ, có tác dụng
nhấn mạnh trực giác.
+ Có khả năng lựa chọn thông tin nhanh một cách tự nhiên, và nhanh

chóng.
+ Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu theo phương thức con người đã quen
thuộc, chẳng hạn theo cách tìm sách trong các tủ sách của thư viện.
Trong số các giao diện người dùng, giao diện đa hình thái, giao diện dùng
ngôn ngữ tự nhiên được quan tâm và nay cũng có nhiều kết quả tốt đẹp.
Tuy không được xây dựng như hệ thống tri thức hay hệ chuyên gia, cơ sở
dữ liệu có thể mô tả và xử lý các tri thức. Một thế hệ mới của các cơ sở dữ liệu
suy diễn, các tri thức xử lý được thể hiện dưới các dạng:
1. Tri thức tổng quát như các luật và sự kiện,
2. Các điều kiện thay đổi, hoặc kích hoạt dữ liệu,
3. Suy diễn các thông tin có liên hệ với các sự kiện và luật.
Ngoài ra, người ta còn đề cập khía cạnh về xử lý các tri thức không đầy
đủ.
* Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để quản lý và
khai thác. Mỗi tập tin cơ sở dữ liệu bao gồm các mẩu tin (Record) chứa một số
thông tin về đối tượng.
Nhu cầu tích lũy và xử lý các dữ liệu đã nảy sinh trong mọi công việc,
trong mọi hoạt động của con người. Một cá nhân hay một tổ chức có thể đã ngầm
có một hệ thống xử lý dữ liệu, cho dù cơ chế hoạt động của nó là thủ công và
chưa tự động hoá.
Một bài toán nhỏ cũng cần đến dữ liệu, nhưng không nhất thiết phải quản lý
các dữ liệu này theo các phương pháp khoa học. Do khả năng tổng hợp của người
xử lý các, các dữ liệu được lấy ra, được xử lý mà không vấp phải khó khăn nào.
Tuy nhiên khi bài toán có kích thước lớn hơn hẳn và số lượng dữ liệu cần phải xử


lý tăng lên nhanh thì e rằng tầm bao quát của con người bình thường khó có thể
quản lý hết được đấy là không kể đến một số loại dữ liệu đặc biệt, chúng đòi hỏi
được quản lý tốt không phải vì kích thước mà vì sự phức tạp của bản thân chúng.
Lúc bắt đầu công tác tự động hoá xử lý dữ liệu, người ta sử dụng các tệp

dữ liệu nơi chứa thông tin và dùng các chương trình để tìm kiếm, thao tác trên
các dữ liệu của tệp đó. Đó tiền thân của các hệ thống cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên
một vài người hiểu chưa chính xác về cơ sở dữ liệu, họ coi các hệ quản trị là cơ
sở dữ liệu. Việc coi các “tệp dữ liệu” là cơ sở dữ liệu hoặc coi một phần mềm nào
cho phép xử lý dữ liệu như hệ quản trị cơ sở dữ liệu... là nhìn nhận không chính
xác. Để hiểu đầy đủ các khía cạnh về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta cần được
trang bị các khái niệm cơ bản.
Tổ chức việc xử lý dữ liệu một cách khoa học đòi hỏi con người sử dụng
cơ sở dữ liệu. Trên các hệ thống máy lớn cũng như các máy vi tính, phần mềm
quản trị cơ sở dữ liệu phải có những đặc trưng để người dùng có thể phân biệt nó
với chương trình thao tác đơn giản trên các dữ liệu.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ để lưu trữ, tìm kiếm,
sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu. Đó là các chức năng đầu tiên, được thực hiện
theo các thuật toán hoàn thiện, đảm bảo được bảo vệ và đảm bảo việc thực hiện
đạt hiệu quả.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện sử dụng cho phép người dùng liên
hệ với nó. Nó cũng liên hệ với các bộ nhớ ngoài qua giao diện, qua các lệnh các
ngôn ngữ người/máy. Người sử dụng dùng ngôn ngữ hỏi cơ sở dữ liệu để khai
thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị trao đổi với các tệp
cơ sở dữ liệu đang được lưu trữ trên phương tiện nhớ.
Mô tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, dạng dữ liệu và tính chất
của dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác hẳn với hệ quản lý các tệp hay các tệp
cơ sở dữ liệu bởi lẽ nó cho phép mô tả dữ liệu theo cách không phụ thuộc vào
người sử dụng, không phụ thuộc vào yêu cầu tìm kiếm và thay đổi thông tin.
Tuy phân biệt được các hệ thống quản trị tệp với các hệ quản trị cơ sở dữ
liệu, người ta vẫn nhìn nhận việc xử lý dữ liệu theo cách người ta đã quen dùng.


Theo cách nhìn từ bộ nhớ ngoài đang lưu trữ các dữ liệu cho đến nơi có người
yêu cầu xử lý dữ liệu, người ta thấy có các chức năng liên quan đến dữ liệu như:

- Chức năng quản lý dữ liệu ở bộ nhớ phụ, như hệ thống quản lý các tệp
phân phối khoảng trống trên thiết bị nhớ.
- Chức năng quản lý dữ liệu trong các tệp, quản lý quan hệ giữa các dữ
liệu nhằm tìm kiếm nhanh. Đó là hệ truy nhập dữ liệu hay hệ thống quản trị dữ
liệu theo cấu trúc vật lý của dữ liệu. Do vậy chương trình ứng dụng thực hiện
chức năng quản trị dữ liệu không thể quản lý dữ liệu một cách rõ ràng được.
- Chức năng quản trị dữ liệu theo các ứng dụng. Nếu người sử dụng được
phép mô tả dữ liệu, họ có thể diễn tả yêu cầu về dữ liệu nhờ một ngôn ngữ. Đó là
hệ quản trị cơ sở dữ liệu ngoài, có các khả năng phân tích, dịch các câu hỏi, và
tạo dạng dữ liệu phù hợp với thế giới bên ngoài.
1.2. Cấu trúc một hệ cơ sở dữ liệu
Một hệ cơ sở dữ liệu được chia thành các mức khác nhau: mức vật lý, mức
lôgíc.
- Cơ sở dữ liệu mức vật lý là tập hợp các tệp CSDL theo một cấu trúc nào
đó được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp như đĩa từ, băng từ. Cơ cấu ở mức
lôgic là một sự biểu diễn trừu tượng của cơ sở dữ liệu vật lý. Cấu trúc của một
CSDL bao gồm:
- Thể hiện (Instance): Một khi đã được thiết kế, thường người ta quan tâm
tới “Bộ khung” hay còn gọi là “mẫu” của CSDL. Dữ liệu hiện có trong CSDL gọi
là thể hiện của CSDL, mặc dù khi dữ liệu thay đổi trong một chu kỳ thời gian nào
đó thì “Bộ khung” của CSDL vẫn không thay đổi.
- Lược đồ (scheme): Thường “Bộ khung” nêu trên bao gồm một số danh
mục, hoặc chỉ tiêu hoặc một số kiểu của các thực thể trong CSDL. Giữa các thực
thể có thể có mối quan hệ nào đó với nhau.
* Có các lược đồ sau:
- Lược đồ khái niệm là bộ khung của cơ sở dữ liệu khái niệm.
- Lược đồ vật lý là bộ khung của cơ sở dữ liệu mức vật lý.
- Lược đồ con là mức khung nhìn.

Mô hình dữ liệu: Có nhiều loại mô hình dữ liệu, hiện đang có ba loại mô
hình dữ liệu đang sử dụng là:
+ Mô hình phân cấp: Mô hình dữ liệu là một cây, trong đó các nút biểu
diễn các tập thực thể, giữa các nút con và nút cha được liên hệ theo mối liên hệ
xác định.
+ Mô hình mạng: Mô hình được biễu diễn là một đồ thị có hướng.
+ Mô hình quan hệ: Mô hình dựa trên cơ sở khái niệm lý thuyết tập trung
của các quan hệ tức là tập hợp các k bộ (với k cố định).
- Tính độc lập dữ liệu: Là sự bất biến của các hệ ứng dụng đối với các
thay đổi trong cấu trúc dữ liệu và chiến lược truy nhập. Tính độc lập dữ liệu là
mục tiêu chủ yếu của hệ CSDL.
* Có hai mức độc lập dữ liệu:
+ Độc lập dữ liệu mức vật lý:
Việc tổ chức lại CSDL vật lý (thay đổi các tổ chức, cấu trúc dữ liệu trên
các thiết bị nhớ thứ cấp) có thể làm thay đổi hiệu quả tính toán của các chương
trình ứng dụng mà không cần thiết phải viết lại các chương trình đó.
+ Độc lập dữ liệu mức lôgic:
Khi sử dụng một CSDL, có thể cần thiết phải thay đổi lược đồ khái niệm
như thêm thông tin về các loại khác nhau của các thực thể đang tồn tại trong
CSDL. Việc thay đổi lược đồ khái niệm không nhất thiết phải thay đổi các
chương trình ứng dụng.
Trong các loại mô hình dữ liệu trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm
và được quan tâm nhiều nhất bởi vì mô hình quan hệ có tính độc lập dữ liệu rất
cao lại dễ sử dụng. Song điều quan trọng chủ yếu là mô hình quan hệ được hình thức
hoá toán học tốt, do đó được nghiên cứu phát triển và cho nhiều kết quả lý thuyết
cũng như ứng dụng trong thực tiễn.
1.3. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ
1.3.1. Cơ sở dữ liệu quan hệ
CSDL là tập các dữ liệu (DL) có cấu trúc cho nên CSDL quan hệ là CSDL
nhưng phải có các đặc trưng sau:

-

Một quan hệ là một quan hệ 2 chiều bao gồm các cột và các hàng của các
thành phần DL.

-

Mỗi bảng (Table) là một quan hệ.Và tên mỗi bảng phải là duy nhất, một
bảng bao gồm 1 hay nhiều cột (Đây là số trường - field). Số cột có trong
bảng chính là số trường quan hệ.

-

Mỗi bảng bao gồm không hoặc nhiều dòng (Số bản ghi - record). Đây
chính là các bản ghi của quan hệ.

 Khoá chính : Là một hay nhiều cột trong bảng có đặc điểm dữ liệu của các
cột này phải có khi nhập, và là duy nhất không trùng lặp.
 Khoá ngoài: Là một hoặc nhiều cột chứa khoá chính của một quan hệ
khác, dùng để tạo mối liên kết giữa 2 bảng.
VD: Ta có một CSDL quản lý nhân sự cho Uỷ ban Kiểm tra Tỉnh uỷ Yên
Bái với các bảng như sau: Bảng NHANVIEN: Lưu trữ các thông tin chung của
cán bộ như mã cán bộ, họ tên, ngày sinh,… Bảng LUONG: lưu trữ thông tin về
lương của cán bộ. Bảng CHUCVU: lưu trữ thông tin về chức vụ của nhân viên.


1.3.2. Các loại quan hệ
Microsoft Access cung cấp cho chúng ta 3 loại quan hệ:

- Quan hệ một - một (one to one): Trong mối quan hệ một – một, một dòng
trên bảng A chỉ có một dòng tương ứng trên bảng B và ngược lại.
Mối quan hệ này thường không phổ biến lắm vì hầu hết các thông tin có
liên quan theo cách này sẽ được gộp lại trong một bảng. Chúng ta có thể tạo ra
mối quan hệ này khi các cột trong bảng ban đầu được chia thành những bảng
riêng rẽ, mà những bảng này có chung một khoá chính. Điều này thường được áp
dụng trong trường hợp vì lý do bảo mật DL.
VD: Hai bảng CANBO (MaCB, HoTen, DiaChi, NoiSinh, SDT, GT) và
bảng LUONG (MaCB, Bacluong). Tính bảo mật thể hiện ở chỗ văn phòng chỉ
quan tâm tới Bacluong còn các phòng khác thì không cần.
- Quan hệ một - nhiều (one to many): Đây là một mối quan hệ được sử
dụng phổ biến nhất. Mối quan hệ một - nhiều trên hai bảng A - B thể hiện rằng
một dòng ở bảng A tương ứng nhiều dòng ở bảng B nhưng một dòng ở bảng B
chỉ liên quan đến duy nhất một dòng ở bảng A. Mối quan hệ này đôi khi có thể
nói là mối quan hệ nhiều – một.
VD: Hai bảng CANBO (MaCB, HoTen, DiaChi, Noisinh, SDT, GT) và
bảng Chucvu (MaCB, CVu) mối quan hệ này được phát biểu như sau “Một Chức
vụ có thể có nhiều cán bộ nhưng một cán bộ tại một thời điểm chỉ có một nhiệm
vụ xác định”.
- Quan hệ nhiều – nhiều (many to many): Mối quan hệ này thể hiện này thể
hiện rằng một dòng ở bảng A có nhiều dòng tương ứng ở bảng B và ngược
lại.Tuy nhiên trong thực tế có mối quan hệ này thì khi triển khai mô hình CSDL
quan hệ, phải tách chúng ra thành hai một quan hệ một – nhiều bằng cách tạo ra
một bảng thứ ba.
1.3.3. Hệ quản trị CSDL (Database Management System)
Hệ quản trị CSDL là một công cụ cho phép quản lý và tương tác với CSDL.
Các chức năng cơ bản của hệ quản trị CSDL bao gồm:


- Một hệ quản trị CSDL phải có ngôn ngữ mô tả DL (Data denifition

language). Ngôn ngữ mô tả này là một phương tiện cho phép khai thác cấu trúc
của DL, mô tả các mối liên hệ của DL cũng như những quy tắc quản lý áp đặt
trên DL đó.
- Một hệ quản trị CSDL phải có ngôn ngữ thao tác DL (Data
Manipopulation Language) cho phép người sử dụng có thể cập nhật DL (thêm,
xoá, sửa,…) cho nhiều mục đích khác nhau.
- Một hệ CSDL cũng phải có ngôn ngữ truy vấn DL để khai thác, rút trích
CSDL khi có nhu cầu.
- Mỗi hệ quản trị CSDL cũng có thể cài đặt cơ chế giải quyết tranh chấp DL.
- Ngoài ra, một số hệ quản trị CSDL cung cấp cho người sử dụng những cơ
chế bảo mật và phục hồi DL khi có sự cố xảy ra. Hệ quản trị CSDL quan hệ là hệ
quản trị CSDL theo mô hình quan hệ.
Trong thực tế, Access rất phổ biến tuy nhiên còn thiếu một số cơ chế về tranh
chấp DL, sao lưu DL và một số chức năng nâng cao khác như tính bảo mật chưa cao...
1.3.4. Công cụ và môi trường phát triển bài toán
Để giải quyết yêu cầu mà bài toán quản lý nhân sự với những chức năng đã
được phân tích ở trên, chúng ta có thể sử dụng nhiều phần mềm quản trị cơ sở dữ
liệu khác nhau như: Foxpro (for DOS hoặc for Windows), Visual basic, Access...
Mỗi ngôn ngữ, mỗi hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều có những điểm mạnh
riêng và dĩ nhiên cũng sẽ có những hạn chế riêng.
Việc chọn một công cụ, một môi trường để triển khai bài toán quản lý đặt ra
tùy thuộc nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan của người làm chương trình.
Trong khuôn khổ thời gian và khả năng của bản thân, sau khi cân nhắc,
lựa chọn. Em quyết định chọn phần mềm ứng dụng ACCESS một trong năm ứng
dụng của Microsoft office 2003 for Windows.
1.4. Giới thiệu chung về Microsoft Access
1.4.1. Khởi động Access và thoát khỏi Access
Khởi động Access: để khởi động MS Access ta có thể dùng các cách sau:

Cách 1: Nhấn đúp (D_click) vào shortcut của Access trên màn hình Destop.
Cách 2: Nhấn chuột (Click) vào Menu Start, chọn Program rồi chọn Microsoft
Access.
Màn hình Access khi vừa khởi động như hình sau:

Từ hộp hội thoại, bạn chọn một trong các tuỳ chọn sau:
Blank Access database: để tạo ngay một cơ sở dữ liệu mới.
Access database wizards: để tạo mới một cơ sở dữ liệu dựa trên cơ sở dữ
liệu mẫu của Access.
Open an existing file: sẽ mở một cơ sở dữ liệu đã được tạo ra trước đó.


Chọn một trong 3 tuỳ chọn này rồi nhấn nút

Access sẽ đáp ứng

yêu cầu.
Thoát khỏi Access: Để thoát khỏi Access, chúng ta có thể dùng các cách sau:
Cách 1: Click vào nút

ở góc trên bên phải cửa sổ Access để đóng cửa sổ Access.

Cách 2: Click vào menu File, chọn mục Exit như hình sau để thoát khỏi Access.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt-F4.
1.4.2. Tạo mới, mở và đóng một Database - Cơ sở dữ liệu (CSDL)

1.4.3. Tạo cơ sở dữ liệu rỗng


Gọi lệnh File/New… sẽ hiện hộp thoại như hình sau

Trong phần General. Chọn mục Database. Nhấn nút OK để tiếp tục.
Cửa sổ hiển thị CSDL HANGHOA.MBD sẽ như hình sau:

Trong tập tin cơ sở dữ liệu của MS Access 2003 có 7 đối tượng (objects): Tables,
Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules. Để làm việc trên thành phần
nào bạn nhấn chọn Tab tương ứng.


Trong các đối tượng, đối tượng Tables là thành phần quan trọng nhất và
cần phải xây dựng đầu tiên. Sau đó tiếp tục xây dựng các thành phần
còn lại dựa vào dữ liệu của các Table đó.
1.4.4. Mở một database đã có
Chọn File /Open /Chọn tập tin muốn mở.

Microsoft Access được tích hợp trong bộ Office của Microsoft. Phần
mềm này là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) quan hệ, đây là
một lĩnh vực khá quen thuộc đối với người sử dụng và thiết kế cơ sở
dữ liệu. Trước khi giới thiệu về các đối tượng của Access, chúng ta
bàn về CSDL quan hệ. Bởi vì Access là một hệ quản trị CSDL quan
hệ.


Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều lưu giữ và xử lý thông tin
bằng mô hình quản trị CSDL quan hệ. Từ quan hệ bắt nguồn từ thực
tế là mỗi bản ghi trong CSDL chứa các thông tin liên quan đến một
chủ thể duy nhất. Ngoài ra, các dữ liệu của hai nhóm thông tin có thể
ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệu quan
hệ. Trong một hệ quản trị CSDL quan hệ, tất cả các dữ liệu ấy được
quản lý theo các bảng, bảng lưu giữ thông tin về một chủ thể. Thậm
chí khi sử dụng một trong những phương tiện của một hệ CSDL để

rút ra thông tin từ một bảng hay nhiều bảng khác (thường được gọi là
truy vấn query) thì kết quả cũng giống như một bảng. Thực tế còn có
thể thể hiện một truy vấn dựa trên kết quả của một truy vấn khác.
Các khả năng của một hệ CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn
toàn bằng các định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ với
dữ liệu khác. Một hệ CSDL có ba khả năng chính: Định nghĩa dữ
liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu. Toàn bộ chức năng trên nằm
trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access.
a. Định nghĩa dữ liệu
Xác định dữ liệu nào sẽ được lưu giữ trong một CSDL, loại của dữ liệu
và mối quan hệ giữa các dữ liệu.
b. Xử lý dữ liệu
Có nhiều cách xử lý dữ liệu là các bảng, các truy vấn, các biểu mẫu, các
báo cáo, các macro và module trong Microsoft Access.
1.5. Các đối tượng của Microft Access
1.5.1. Bảng (Table)
Bảng là thành phần cơ bản của CSDL quan hệ và cũng là nơi Access lưu trữ
dữ liệu. Mỗi bảng gồm các trường (Field) hay còn gọi là các cột (column) lưu giữ
các dữ liệu khác nhau và các bảng ghi (record) hay còn gọi là các hàng (row) lưu
giữ tất cả các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó. Có thể nói một
khóa cơ bản (Primary) (gồm một hoặc nhiều trường) và một hoặc nhiều chỉ mục
(Index) cho mỗi bảng đẻ rút tăng tốc truy nhập dữ liệu.
a. Đặt khóa chính (Primary key):


Mỗi bảng trong một CSDL quan hệ đều có một khóa cơ bản và xác định khóa
cơ bản trong Microsoft Access tùy theo từng tính chất quan trọng của bảng hay từng
CSDL mà ta chọn khóa chính cho phù hợp: Mở bảng ở chế độ Design, chọn một
hoặc nhiều trường muốn định nghĩa là khóa. Dùng chuột bấm vào nút Primary key
trên thanh công cụ.

b. Định nghĩa khóa quan hệ:
Sau khi định nghĩa song hai hay nhiều bảng có quan hệ thì nên báo cho
Access biết cách thức quan hệ giữa các bảng. Nếu như vậy, Access sẽ biết liên
kết tất cả các bảng mỗi khi sử dụng chúng sau này trong các truy vấn biểu mẫu
hay báo cáo.
Các tính năng tiên tiến của bảng trong Access:
+ Phương tiện Table giúp định nghĩa các bảng
+ Phép định nghĩa đồ họa các mối quan hệ
+ Các mặt lạ nhập dữ liệu cho trường để tự động thêm các ký hiệu định
dạng vào các dữ liệu.
+ Có khả năng lưu giữ các trường Null cũng như các trường trống trong
CSDL.
+ Các quy tắc hợp lệ của bảng có khả năng kiểm tra tính hợp lệ của một
trường dựa trên các trường khác.
+ Công cụ riêng để tạo các chỉ mục
* Các tính năng tiên tiến của truy vấn trong Access:
+ Phương thức tối ưu truy vấn “ Rushmore ” (từ Foxpro).
+ Phương thức Query giúp thiết kế các truy vấn.
+ Truy xuất các thuộc tính cột: Quy cách định dạng các vị trí thâm nhập.
+ Có khả năng lưu trữ kiểu trình bày bảng dữ liệu hoặc truy vấn.
+ Các công cụ tạo truy vấn (Query Builder) khả dụng trên nhiều vùng.
+ Khả năng định nghĩa các kết nối tự động được cải thiện.
+ Hỗ trợ các truy vấn Union và các truy vấn thứ cấp (SQL).
+ Cửa xổ soạn thảo SQL được cải tiến.
+ Tăng số trường có thể cập nhật được trong một truy vấn kết nối.


VD: Một bảng HOSONHANVIEN dùng để lưu thông tin của các cán bộ.
Bảng này gồm các cột: MaCB, HoTen, DiaChi, Nsinh, SDT, GT… và có các
dòng như hình sau:

1.5.2. Truy vấn (Query)
Query là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên số
liệu. Người ta sử dụng truy vấn để liên kết DL từ nhiều bảng chọn lựa ra các
thông tin cần quan tâm. Hơn nữa, truy vấn còn là công cụ cần thiết để chỉnh sửa
số liệu (Update Query), để tạo ra Table mới (Make table Query), để thêm DL vào
table (Append Query), để xoá số liệu (Delete Query), tổng hợp số liệu (Crosstab
Query), và nhiều công dụng khác. Người sử dụng có thể dùng ngôn ngữ truy vấn
có cấu trúc SQL (Structured Query Language), hoặc công cụ truy vấn bằng ví dụ
QBE (Query by Example) tạo truy vấn.Truy vấn bằng ví dụ là một công cụ hỗ
trợ truy vấn DL mà không cần phải biết lệnh SQL.
Cách 1: Dùng ngôn ngữ SQL:


Cách 2: Dùng công cụ QBE:

1.5.3. Biểu mẫu (Form)
Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thị dữ
liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng. Các mẫu biểu được dùng để
trình bày hoàn toàn theo ý muốn các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặc các
truy vấn. Biểu mẫu được thiết kế để thể hiện, soạn thảo hoặc nhập DL. Biểu mẫu
có mục đích làm “Thân thiện hoá ” những thao tác trên giúp người dùng có cảm