Công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Làm khóa luận tốt nghiệp là quá trình giúp sinh viên tổng hợp lại các kiến thức
của mình trong quá trình học. Qua quá trình nghiên cứu, em có điều kiện để vận dụng và
trau dồi những kiến thức đã được học ở trường. Đó chính là cơ sở, nền tảng cho quá trình
công tác sau khi ra trường đi làm mỗi sinh viên nói chung và của riêng em nói riêng.
Đồng thời quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài sẽ giúp cho em có thêm những
kiến thức, cách nhìn, những quan điểm, cách nhìn khác nhau hay cách nhìn khái quát về
những nội dung mà mình đang thực hiện.
Để thực hiện được đề tài nghiên cứu của mình em xin gửi lời cảm ơn chân thành
đến Giảng viên, ThS. Trần Thu Hà đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em trong
suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành khóa luận này, sự giúp đỡ của các thầy cô giáo
trong Khoa Quản trị văn phòng, các thầy cô giáo ở trường Đại học Nội vụ đã trang bị cho
em những kiến thức trong quá trình học tập tại trường, đó chính là những hành trang cho
em trong quá trình làm việc sau này.
Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các cán bộ công chức của bộ
phận tiếp nhận trả kết quả (bộ phận một cửa, một cửa liên thông), các cán bộ công chức
của Văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho
em nghiên cứu, tìm kiếm và sử dụng tài liệu trong quá trình thực hiện đề tài.
Bản thân sinh viên em chưa có nhiều kinh nghiệm tiếp xúc và giải quyết công việc
thực tế nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Vì vậy, em rất mong các thầy,
cô giáo tham gia đóng góp ý kiến, giúp em bổ sung những thiếu sót để bài khóa luận của
em hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp là công trình nghiên cứu của riêng em. Mọi
số liệu, kết luận trong khóa luận đều là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kì
công trình nghiên cứu nào khác.
Hà Nội, ngày 30 tháng 7 năm 2017
Sinh viên

Phạm Xuân Hưởng

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


STT

Chữ viết tắt

Nghĩa đầy đủ của từ

1

CBCC

Cán bộ, công chức

2

HĐND

Hội đồng nhân dân

3

UBND

Ủy ban nhân dân

4

BPMC

Bộ phận một cửa

5

MCLT

Một cửa liên thông

6

TTHC

Thủ tục hành chính

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................. 1


LỜI CAM ĐOAN.........................................................................................................2
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT...................................................................................2
PHẦN MỞ ĐẦU.......................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1.................................................................................................................. 5
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH
HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC
UBND CẤP HUYỆN................................................................................................... 5

CHƯƠNG 2................................................................................................................ 22
CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT
CỬA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN THÀNH PHỐ HÀ NỘI............22
CHƯƠNG 3................................................................................................................ 68
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ
ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA THUỘC ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI.....................................68
KẾT LUẬN................................................................................................................ 78
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................79
TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ............................................................................80
HTTPS://THUDO.GOV.VN/....................................................................................80
HTTPS://WWW.HANOI.GOV.VN/.........................................................................80
HTTP://SOCSON.HANOI.GOV.VN/......................................................................80
PHỤ LỤC................................................................................................................... 81
PHỤ LỤC 1. PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH MỘT CỬA........81
..................................................................................................................................... 81
..................................................................................................................................... 82
..................................................................................................................................... 83
..................................................................................................................................... 84


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Một trong những yêu cầu cấp thiết hiện nay của nước ta đó là vấn đề cải cách
hành chính và cải cách thủ tục hành chính. Đặc biệt là trong quá trình toàn cầu hóa hội
nhập kinh tế quốc tế trở thành một xu thế tất yếu khách quan không thể thiếu của sự
phát triển. Quá trình hội nhập luôn tồn tại hai mặt của nó đó là những thuận lợi, cơ hội
và khó khăn, thách thức. Để tận dụng những cơ hội, thuận lợi nhằm phục vụ cho quá
trình phát triển đất nước đã đặt ra nhiều vấn đề mới như tuân thủ luật pháp, hợp tác
đầu tư... vì thế mỗi quốc gia phải có những cơ chế, chính sách linh hoạt trong giải

quyết các thủ tục hành chính để thu hút các nhà đầu tư, nhằm tháo gỡ các khó khăn
cho doanh nghiệp. Một trong những thách thức đặt ra đó là cải cách hành chính nền
hành chính nhà nước, việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính là yêu cầu cấp thiết
hiện nay. Vì vậy, cần có những giải pháp để sớm cải cách nền hành chính nước nhà
đáp ứng được những yêu cầu của quá trình hội nhập cũng như hướng đến xây dựng
nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa.
Để thực hiện công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước theo đúng yêu cầu,
đề án, các giai đoạn mà Chính phủ đặt ra cần phải được thực hiện một cách đồng bộ,
cụ thể đối với mọi cơ quan hành chính. Để làm được điều này thì trước hết phải nâng
cao trách nhiệm, năng lực thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, cũng như
công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại mỗi cơ quan, văn phòng một cách hiệu quả
trong giai đoạn mở cửa, hội nhập và phát triển đất nước.
Hiện nay hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính (gọi
tắt là bộ phận một cửa, một cửa liên thông) tại các cơ quan hành chính đang được quan
tâm, chỉ đạo nhằm thực hiện đề án cải cách hành chính. Sau khi thực hiện đề án một
cửa, một cửa liên thông thì đây là nơi tiếp nhận mọi thủ tục, hồ sơ, giấy tờ của cá nhân,
tổ chức để giải quyết theo yêu cầu giao dịch với cơ quan nhà nước.
Mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức phải coi hiệu quả hoạt động của các văn phòng
công sở là một trong những khâu đột phá cần tập trung chỉ đạo, xây dựng quy hoạch
dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Bởi vì văn phòng chính là nơi làm việc của cán bộ, công
chức cũng như nơi giải quyết các thủ tục hành chính và cung cấp các dịch vụ công góp
phần thực hiện cải cách nền hành chính nhà nước. Một trong số những nội dung cần
thực hiện trong chương trình cải cách bộ máy hành chính nhà nước đó là đổi mới cách
thức tổ chức văn phòng cũng như tổ chức phòng làm việc hiệu quả. Thủ tướng Chính
phủ đã ban hành Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 ban hành
Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính
1


nhà nước ở địa phương. Đây là cơ sở để các cơ quan thực hiện một cách đồng bộ, hiệu

quả, thống nhất quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước. Tuy
nhiên trong quá trình triển khai thực hiện, cũng đã có những vướng mắc, khó khăn và
hạn chế xảy ra trong công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một
cửa liên thông thuộc UBND huyện nói riêng như công tác tổ chức bộ máy làm việc,
cách bố trí, sắp xếp phòng làm việc và tổ chức giải quyết thực hiện công việc… đã ảnh
hưởng trực tiếp đến hiệu quả giải quyết công việc, phục vụ nhân dân.
Với mong muốn góp phần đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng
công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông, tôi
lựa chọn nghiên cứu vấn đề “Công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận
một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà
Nội” để làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Hiện nay có rất nhiều đề tài nghiên cứu về hành chính và cải cách hành chính
của một số tác giả có thể kể đến như:
1. PGS.TS. Lê Chi Mai, Từ mô hình một cửa – Giải pháp để cải cách dịch vụ
hành chính công, Thông tin khoa học hành chính, số 3/2005;
2. Thang Văn Phúc (2001), Cải cách hành chính – Thực trạng và giải pháp,
Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội;
3. Nguyễn Văn Thâm (2004), Giáo trình thủ tục hành chính, Nxb Đại học Quốc
gia, Hà Nội;
4. Bùi Thế Vĩnh (2000), Một số thuận ngữ hành chính, Nxb Thế giới;
5. Báo cáo Sơ kết công tác cải cách hành chính giai đoạn 2011 -2015 và triển
khai kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2016-2020 của Ban Chỉ đạo cải cách hành
chính của Chính phủ;
Còn tại UBND huyện Sóc Sơn cũng đã có một số đề tài khảo sát về công tác,
hoạt động của Văn phòng như sau:
1. Khảo sát công tác văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn của sinh viên
Nguyễn Thị Miền lớp ĐHQTVP K12C;
2. Khảo sát về hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn của
sinh viên Trần Thị Thu Thúy lớp CĐQTVP K6;

Tuy nhiên tại Ủy ban Nhân dân huyện Sóc Sơn thì chưa có đề tài nào nghiên
cứu về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của Bộ phận một cửa.
2


Trên cơ sở những tài liệu liên quan của một số tác giả, cũng như các quy
định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về thủ tục hành chính, cải cách
nền hành chính là những gợi ý có giá trị tham khảo, kế thừa để tôi tiến hành
nghiên cứu đề tài của mình.
3. Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý về công tổ chức và điều hành
hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện và
thực tiễn công tác tổ chức điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên
thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. Đề xuất các
giải pháp nhằm góp nhần nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành
hoạt động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy ban nhân dân huyện
Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. Từ đó, đề tài bước đầu xây dựng các luận cứ khoa
học và thực tiễn nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức và hoạt
động tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện
trong cải cách thủ tục hành chính.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về công tác tổ chức và điều
hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Ủy
ban nhân dân cấp huyện.
Tập trung làm rõ thực trạng công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại
bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn,
thành phố Hà Nội.
Đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều

hành hoạt động văn phòng tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc ủy ban
nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác tổ chức và điều
hành hoạt động tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (bộ phận một cửa, một cửa liên
thông) thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.
3


Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác tổ chức và điều
hành hoạt động trong phạm vi của bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sóc
Sơn, thành phố Hà Nội từ năm 2012 đến tháng 6 năm 2017.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài công tác tổ chức và điều hành họat động
tại bộ phận một cửa đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như sau:
Phương pháp nghiên cứu tham khảo tài liệu là các văn bản của các cơ quan nhà
nước, văn bản chỉ đạo của Chính phủ hiện hành, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền,
các văn bản như kế hoạch, báo cáo cải cách thủ tục hành chính của Ủy ban nhân thành
phố Hà Nội, báo cáo của các Sở, ban ngành và huyện; các tác phẩm sách của các tác
giả về các nội dung, vấn đề liên quan.
Phương pháp quan sát trực tiếp: Tôi đã trực tiếp đến tại bộ phận một cửa, một
cửa liên thông của thuộc UBND huyện Sóc Sơn để quan sát về hoạt động, bố trí vị trí
chỗ ngồi, bố trí, sắp xếp các trang thiết bị, không gian làm việc, quá trình thực hiện các
nghiệp vụ tại bộ phận.
Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh: Dự theo các số liệu thống kê về hoạt
động tại bộ phận để phân tích, so sánh kết quả đã thực hiện qua các năm, các nội dung
để khái quát mức độ hoàn thành nhiệm vụ của bộ phận.
7. Giải thuyết nghiên cứu
Công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận một cửa được thực hiện
một cách hiệu quả sẽ góp phần giải quyết các thủ tục hành chính cho các tổ chức và cá

nhân đến thực hiện dịch vụ công một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời góp
phần đẩy mạnh quá trình cải cách nền hành chính nhà nước.
8. Kết cấu của đề tài
Kết cấu đề tài bao gồm các phần lời nói đầu, nội dung, kết luận, tài liệu tham
khảo, phụ lục.
Nội dung chính của đề tài được kết cấu như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác tổ chức và điều hành hoạt động
tại bộ phận một cửa thuộc UBND cấp huyện.
Chương 2: Công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc
Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành
hoạt động tại bộ phận một cửa Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn.
4


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH
HOẠT ĐỘNG TẠI BỘ PHẬN MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG THUỘC
UBND CẤP HUYỆN
1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, để giải quyết
bất kỳ một công việc nào đó đều đòi hỏi phải thực hiện theo đúng quy trình, thủ tục.
Việc thực hiện theo quy trình, thủ tục là cơ sở để tạo điều kiện cho các hoạt động quản
lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức được duy trì một cách thường xuyên, ổn định và
đảm bảo thự hiện một cách đồng bộ, áp dụng cho mọi đối tượng thực hiện.
Trong giai đoạn hiện tại thì yêu cầu cải cách thủ tục hành chính, cải cách nền
hành chính nhà nước đang được sự quan tâm của mọi cấp, ban, ngành. Quá trình giải
quyết các thủ tục hành chính trong các cơ quan hành chính nhà nước đang được thực
hiện một cách rộng rãi tại hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước dựa trên các căn

cứ, các quy định của các cơ quan nhà nước.
Như vậy, cải cách hành chính đó là những thay đổi có tính hệ thống, lâu dài và
có mục đích nhằm làm cho hệ thống hành chính nhà nước hoạt động tốt hơn, thực hiện
tốt hơn các chức năng, nhiệm vụ quản lý xã hội của mình. Cải cách hành chính nhằm
thay đổi và làm hợp lý hóa bộ máy hành chính, với mục đích tăng cường tính hiệu lực
và hiệu quả quản lý nhà nước.
Cải cách hành chính nhà nước là một trong những nội dung quan trọng của
khoa học hành chính, có ý nghĩa không chỉ về mặt lý luận mà còn mang tính thực tiễn
cao. Mọi hoạt động cải cách hành chính nhà nước đều hướng tới việc nâng cao hiệu
lực và hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý
cụ thể của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn phát triển.
Để thực hiện cải cách hành chính, cải cách thủ tục hành chính chúng ta đã từng
bước xây dựng và thiết lập hệ thống tổ chức bộ phận một cửa, một cửa liên thông tại
các cơ quan hành chính nhà nước từ cấp trung ương đến cấp xã, phường. Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính gọi chung là bộ phận một cửa, có chức
năng hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn và trả kết
quả giải quyết thủ tục hành chính đối với cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa, một
cửa liên thông thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của các cơ quan liên quan.
Trên cơ sở các văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định về
5


công tác tổ chức và điều hành hoạt động của BPMC, MCLT một số nội dung như sau:
Vị trí, phạm vi thực hiện của BPMC, MCLT
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính là đầu mỗi tập trung hướng
dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức để chuyển đến các cơ
quan chuyên môn hoặc cấp có thẩm quyền giải quyết và nhận, trả kết quả cho các cá
nhân, tổ chức [14, 1].
Bộ phận một cửa, một cửa liên thông sau đây gọi là bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả (BPMC). Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện do UBND huyện quyết định

thành lập sau khi có các văn bản đồng ý về việc phê duyệt đề án thực hiện cơ chế một
cửa, cơ chế một cửa liên thông của UBND thành phố.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp huyện đặt tại Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện và chịu sự quản lý, chỉ đạo
của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện [14, 6].
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc sự quản lý, chỉ đạo toàn diện của Văn
phòng HĐND-UBND huyện, là bộ phận chuyên môn tham mưu, giúp Chủ tịch UBND
huyện tiếp nhận và trả kết quả cho các tổ chức và công dân các loại hồ sơ, thủ tục hành
chính được cơ quan có thẩm quyền quyết định đưa vào danh mục các loại công việc
thực hiện theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông.
Cơ chế một cửa được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm
quyền của Uỷ ban nhân dân huyện.
Cơ chế một cửa liên thông được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chính
thuộc các lĩnh vực: Đầu tư; đất đai; đăng ký kinh doanh; cấp giấy phép xây dựng; tư
pháp và một số lĩnh vực khác thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều cơ quan hành
chính nhà nước [14, 2].
Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận một cửa, một cửa liên thông
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính có chức năng hướng
dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn và trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính đối với cá nhân, tổ chức theo cơ chế một cửa, một cửa liên
thông thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Công khai, minh bạch nội dung thủ tục hành chính trên các lĩnh vực được giải
quyết tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; các
nội dung cần thông báo của cơ quan hành chính đối với tổ chức, cá nhân.
Hướng dẫn, tư vấn về điều kiện, trình tự thủ tục giải quyết hồ sơ hành chính cho
6


tổ chức, công dân đến liên hệ giải quyết công việc; tiếp nhận hồ sơ, thẩm định tính hợp
pháp, hợp lệ của hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân theo

quy định của pháp luật hiện hành.
Chuyển giao hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân đến bộ phận chuyên
môn, cơ quan chuyên môn có liên quan để giải quyết theo thẩm quyền.
Nhận lại kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ các bộ phận chuyên môn, cơ
quan chuyên môn đã được xem xét, giải quyết theo thẩm quyền và thực hiện việc trả
kết quả cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định.
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin theo quy định của pháp luật và bằng công nghệ
thông tin, trên máy vi tính theo quy định.
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết thủ tục hành chính; nghiên cứu, đề xuất với
thủ trưởng cơ quan, đơn vị và kiến nghị với cơ quan cấp trên về thực hiện các sáng
kiến, giải pháp về cải cách thủ tục hành chính.
Báo cáo thống kê định kỳ tuần, tháng, quý, năm và đột xuất với thủ trưởng cơ
quan, đơn vị thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định.
Cung cấp thông tin, kết quả thực hiện về cơ chế "một cửa", "một cửa liên
thông" cho các cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu.
Quản lý, sử dụng sổ sách, biểu thống kê: sổ nhật ký ghi chép việc tiếp nhận,
chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan chức năng thụ lý giải quyết và trả kết quả cho tổ
chức, cá nhân; biên bản giao, nhận hồ sơ giữa bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với cán
bộ, công chức cơ quan chuyên môn trực tiếp thụ lý hồ sơ; phiếu hẹn trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.
Cung cấp dịch vụ, bán các loại biễu mẫu theo quy định, dịch vụ photocopy…
Quyền hạn của bộ phận một cửa
Được từ chối tiếp nhận hồ sơ của tổ chức và công dân không đúng trình tự, thủ
tục và biễu mẫu theo quy định đã niêm yết.
Đề xuất sửa đổi, bổ sung, cải tiến quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo
hướng tinh gọn giảm thời gian giải quyết nhưng đảm bảo đúng quy định của Pháp luật.
Đề xuất trang bị cơ sở vật chất nhằm đáp ứng và nâng cao hiệu quả hoạt động
của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính.
Cơ cấu tổ chức của bộ phận một cửa
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của thuộc Uỷ ban nhân dân huyện gồm trưởng

7


bộ phận và một số công chức. Trưởng bộ phận do một công chức lãnh đạo của Văn
phòng HĐND – UBND huyện đảm nhiệm [16, 13].
Số người làm việc tại bộ phận một cửa thuộc Uỷ ban nhân dân huyện do Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện quyết định trong tổng số biên chế công chức được
giao, đảm bảo hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đáp ứng yêu cầu của cá
nhân, tổ chức đến giao địch [16, 13].
1.2. Một số vấn đề chung về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của
BPMC, MCLT thuộc UBND cấp huyện
1.2.1. Khái niệm về công tác tổ chức và điều hành hoạt động tại BPMC,
MCLT thuộc UBND cấp huyện
1.2.1.1. Khái niệm công tác tổ chức
Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến. Nghĩa của “tổ chức”
“organon” theo tiếng Hy Lạp là chỉ để chỉ một cơ quan nào đó của cơ thể người, có
chức năng nhất định, là kết cấu tự nhiên trong chỉnh thể người.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là
“việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi
nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo
điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.
Theo tác giả Dương Quang Tung thì “tổ chức được ghép vào lĩnh vực xã hội,
coi tổ chức là một tổ hợp xã hội, một tập thể gồm những con người hợp lại với nhau để
thực hiện một mục tiêu nào đó [7, 5].
Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam tập 4 định nghĩa tổ chức là “hình thức tập
hợp liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu,
nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung [1,
455].
Theo quan điểm của Đảng thì “Tổ chức là một khâu quyết định đối với việc
thực hiện thắng lợi đường lối, chính sách của Đảng” [3,143] - đây cũng là một trong

những công tác của Đảng.
Bên cạnh đó, do gắn với đời sống xã hội, "tổ chức" còn được xem là một chức
năng lãnh đạo, quản lý. Lãnh đạo, quản lý thể hiện ở việc thực hiện các chức năng nhất
định, chủ yếu là xác định về mặt nội dung (làm gì), theo kế hoạch nào (ai làm và làm
theo trình tự nào, làm như thế nào v.v..) và chỉ huy, phối hợp, giám sát và kiểm tra.
Ngoài ra khái niệm tổ chức hiểu trên các lĩnh vực tổ chức (công tác tổ chức/
8


hoạt động tổ chức) được cụ thể hoá theo các khía cạnh:
Thứ nhất, công tác tổ chức là quá trình tổ chức, sắp xếp các hoạt động theo một
trật tự nhất định để thực hiện hiệu quả một công việc nhằm đạt được mục tiêu đã đặt
ra. Ví dụ: Tổ chức một hội nghị với một chương trình nghị sự nhằm quán triệt và
thống nhất phương pháp để thực hiện hiệu quả mục tiêu đã được xác định…
Thứ hai, công tác tổ chức với nghĩa là một bộ phận/ một cơ quan thực hiện chức
năng tham mưu, giúp cho các cấp lãnh đạo, quản lý trong hệ thống chính trị và bộ máy
nhà nước. Ví dụ: Ban Tổ chức, Bộ Nội vụ, Vụ Tổ chức, Phòng Tổ chức…
Thứ ba, công tác tổ chức là một tập hợp tạo thành một đơn vị, cơ quan, một hệ
thống (tổ chức bộ máy) với những chức năng và nhiệm vụ nhất định nhằm thực hiện
và đạt được mục tiêu chung đã được xác định. Đó là một tập hợp người tương thích
với một lĩnh vực nhất định trong hệ thống lãnh đạo, quản lý. Là chức năng nhờ đó,
công tác lãnh đạo, quản lý duy trì sự ổn định, phát triển của một "cơ quan hành chính",
với một tập hợp bao gồm các thành viên có sự thống nhất cao trong việc thực hiện các
nhiệm vụ hướng tới mục tiêu đã được xác định. Trong cách tiếp cận này, công tác tổ
chức là sự hình thành "bộ máy hành chính - có tính nhà nước", một chỉnh thể có sức
mạnh thông qua sự tác động của nhiều người.
Công tác tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và
phân phối các nguồn lực của tổ chức hoạt động một cách có ý thức nhằm đạt được một
hay nhiều mục tiêu chung.
Công tác tổ chức là việc thiết kế, xác lập xây dựng ra một bộ máy hợp lý, khoa

học để triển khai các kế hoạch đã đặt ra.
Công tác tổ chức gồm có hai nội dung cơ bản:
Tổ chức bộ máy
Tổ chức công việc
Từ những khái niệm trên chúng ta có thể đưa ra cách hiểu khái quát nhất về tổ
chức như sau: "Tổ chức là sự tập hợp những sự vật, con người thành nhóm theo những
cơ cấu và quy luật vận động nhất định vì tính chỉnh thể, tính hướng đích trong bản
thân nhóm đó cũng như trong quan hệ của nhóm với những nhóm khác, chỉnh thế
khác".
1.2.1.2. Khái niệm về công tác điều hành hoạt động
Điều hành là hoạt động hướng dẫn, chỉ đạo công việc theo cách thức, trình tự
nhất định nhằm thực hiện mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức.
9


Công tác điều hành có nghĩa là hướng dẫn cho mọi hoạt động chung diễn ra
theo một đường lối, chủ trương nhất định.
Điều hành công sở cũng là một loại hoạt động được thực hiện trong công sở mà
mục đích là làm cho hoạt động của các cá nhân, bộ phận hài hòa với nhau hướng tới
mục tiêu chung. Điều hành công sở bao gồm những hoạt động như: phân công công
việc; điều hòa, phối hợp, chỉ đạo hoạt động…nhằm kết nối, phối hợp hoạt động giữa
các cá nhân các phòng, ban, các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự kết nối, liên tục
trong hoạt động của công sở đạt mục tiêu chung là hoàn thành nhiệm vụ, quyền hạn
của công sở đó. Điều hành công sở là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá
nhân, tổ chức, đơn vị trong một công sở để hướng đến thực hiện nhiệm vụ chung của
công sở hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể.
Khái quát chung về công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ phận
một cửa thuộc UBND huyện
Từ những cách nhìn, về các nội dung thuộc phạm vi, cơ chế, cách thức tổ chức
và hoạt động của bộ phận một cửa chúng ta có thể khái quá chung về công tác tổ chức

và điều hành hoạt động của bộ phận một cửa thuộc UBND cấp huyện như sau:
“Tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa thuộc UBND cấp huyện
là việc bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức vào làm việc tại bộ phận để thực hiện các
hoạt động chuyên môn theo sự chỉ đạo, quản lý của cá nhân, tổ chức có thẩm quyền,
thực hiện công việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính của công dân, tổ chức
nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận theo quy định”.
1.2.2. Tầm quan trọng của công tác tổ chức và điều hành hoạt động của bộ
phận một cửa tại các cơ quan hành chính nhà nước
Trong bối cảnh đất nước đang đẩy nhanh quá trình cải cách nền hành chính nhà
nước một cách đồng bộ, mạnh mẽ nhằm giảm thiểu các thủ tục hành chính, giấy tờ góp
phần thực hiện các mục tiêu nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội của đất nước thì công
tác tổ chức và điều hành hoạt động tại bộ phận một cửa ở các cơ quan hành chính nhà
nước có vai trò, ý nghĩa thể hiện thông qua một nội dung như sau:
Việc thực hiện cơ chế “một cửa, một cửa liên thông” tại các cơ quan hành chính
nhà nước đã góp phần nâng cao năng lực hoạt động của cán bộ công chức và cơ quan
hành chính nhà nước
Đối với tổ chức bộ máy cơ quan hành chính nhà nước: Sắp xếp, tổ chức bộ máy
của cơ quan theo hướng tinh gọn, hợp lí, hoạt động hiệu quả bằng việc xác định rõ
trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan các cấp và của từng cán bộ, công chức.
10


Đổi mới phương thức hoạt động của cơ quan: Mối quan hệ giữa các phòng ban
trong giải quyết công việc cho nhân dân ngày càng thắt chặt. Việc tiếp nhận, thụ lý và
trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã ngăn chặn tình trạng sách nhiễu nhân
dân như trước đây. Mặt khác, giúp các phòng ban có điều kiện tập trung và giải quyết
công việc thuộc thẩm quyền chuyên môn nghiệp vụ.
Thực hiện cơ chế "một cửa" đã cơ bản thay đổi bộ mặt của cơ quan hành chính
các cấp, nâng cao chất lượng, hiện đại hóa công sở hành chính theo chủ trương của
Chính phủ. Ở nhiều tỉnh, thành phố, bộ phận "một cửa" đã được hiện đại hóa với việc

ứng dụng công nghệ thông tin, người dân, cán bộ có thể kiểm tra được quá trình giải
quyết thủ tục tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cách thuận tiện, đơn giản thông
qua hệ thống máy vi tính, phần mềm tra cứu thủ tục và thời gian giải quyết hồ sơ.
Thực hiện cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" cũng đã góp phần tăng
cường năng lực, trách nhiệm của cán bộ, công chức và cơ quan nhà nước, kỹ năng,
nghiệp vụ hành chính, cũng như tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân của đội ngũ cán
bộ, công chức hành chính nhằm xây dựng nền hành chính nhà nước dân chủ, trong
sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hóa, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả. Mặt
khác, cơ chế "một cửa liên thông" đã điều chỉnh mối quan hệ giữa nhân dân và công
chức, tạo cơ chế giám sát, quản lý của nhân dân đối với cơ quan nhà nước, giữa lãnh
đạo với cán bộ, công chức thuộc quyền, thể hiện rõ bản chất của công tác cải cách thủ
tục hành chính.
Sự đổi mới hoạt động của cơ quan hành chính và thái độ phục vụ thân thiện của
cán bộ, công chức đã đem đến sự hài lòng, bước đầu tạo lập lòng tin cho nhân dân khi
giải quyết công việc vào cơ quan công quyền.
Triển khai thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa", các
ngành, các cấp chính quyền đã thực sự vào cuộc, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tổ
chức, doanh nghiệp và công dân. Công khai, minh bạch mọi thủ tục hành chính, thời
gian giải quyết và các loại phí đã hạn chế tình trạng quan liêu, tham nhũng. Đồng thời,
đảm bảo cho mỗi người dân có thể tham gia vào hoạt động giám sát và quản lý hành
chính nhà nước.
Có thể nhận thấy kết quả bước đầu của cải cách thủ tục hành chính thông qua
thực hiện cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" là đã giảm việc đi lại của người dân,
doanh nghiệp, giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính, số hồ sơ hành chính giải
quyết đúng hẹn đạt tỷ lệ cao, công khai, minh bạch, bình đẳng, tạo thuận lợi hơn cho
các nhà đầu tư, tổ chức và doanh nghiệp trên các lĩnh vực cấp giấy chứng nhận đăng
ký kinh doanh, dự án đầu tư xây dựng cơ bản, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
11

Kỷ cương hành chính cũng có những tiến bộ quan trọng. Thông qua sự chỉ đạo
sát sao, kiên quyết của Thủ tướng Chính phủ thời gian vừa qua về chấn chỉnh kỷ luật,
kỷ cương trong hoạt động của cơ quan hành chính, về rà soát, đơn giản hóa và công
khai các thủ tục hành chính, thực hiện cơ chế "một cửa" với chất lượng tốt hơn đã
nâng cao trách nhiệm người đứng đầu cơ quan hành chính, bằng các việc làm cụ thể ở
các bộ, ngành, chính quyền địa phương các cấp đã khẳng định sự chuyển biến bước
đầu trong mối quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với công dân, tổ chức.
1.2.3. Nội dung công tác tổ chức và điều hành hoạt động bộ phận một cửa,
một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, bộ phận đều phải thực hiện đầy đủ các nội
dung công việc từ công tác tổ chức bộ máy làm việc đến công tác tổ chức các công
việc chuyên môn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quyền hạn hoạt động của đơn vị,
bộ phận mình. Tại bộ phận một cửa thuộc UBND câp huyện cũng phải thực hiện đầy
đủ các nội dung hoạt động như của một cơ quan đơn vị cụ thể từ công tác tổ chức bộ
máy, hoạt động nghiệp vụ chuyên môn, các nội dung hoạt động đặc thù của bộ phận.
1.2.3.1. Công tác tổ chức bộ máy làm việc của bộ phận một cửa
Để một cơ quan, đơn vị hoạt động được thì công việc đầu tiên là cần phải tổ
chức xây dựng và thiết lập một bộ máy làm việc một cách phù hợp dựa trên chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận mình công tác.
Tổ chức xây dựng và thiết lập một bộ máy làm việc khoa học, hiệu quả sẽ giúp
cho việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị mình hoàn
thành các nhiệm vụ, mục tiêu đề ra. Đồng thời, việc tổ chức bộ máy phù hợp giúp cơ
quan đơn vị phát huy hết tiềm năng, khả năng của mỗi cá nhân trong cơ quan, hay từng
vị trí công tác. Quá trình thực hiện sắp xếp, tổ chức bộ máy làm việc hiệu quả sắp xếp
đúng, đủ chính là yêu cầu đang được đặt ra đối với các cơ quan nhà nước trong quá
trình thực hiện việc sàng lọc, tinh giảm biên chế nhằm tránh lãng phí nguồn nhân lực
cũng như tiết kiệm chí phí ngân sách nhà nước.
Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của đơn vị bộ phận một cửa là một đơn vị
hoạt động đặc thù trong hoạt động cơ quan, là bộ phận thực hiện chuyên môn ở nhiều
lĩnh vực khác nhau. Vì vậy việc sắp xếp cán bộ công chức đảm nhiệm các vị trí là điều

quan trọng nhất, khi được bố trí đúng vị trí, chuyên môn của từng khía cạnh riêng sẽ
làm cho công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn, giảm thiểu các sai sót
và thời gian giải quyết công việc.

12


1.2.3.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của bộ phận
Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị là điều kiện để thiết
lập các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện đúng, đủ các nhiệm vụ của bộ phận.
Quá trình xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị cơ bản là dựa trên
cơ sở hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, bộ phận và các phương
pháp, cách thức thực hiện để đạt được những mục tiêu trong khoảng thời gian quy định
Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc là công cụ, phương tiện hiệu quả
nhất trong hoạt động lãnh đạo, quản lý của những người lãnh đạo cơ quan và mỗi cơ
quan, tổ chức. Nếu cơ quan xây dựng được chương trình, kế hoạch làm việc cụ thể,
chặt chẽ khoa học, khả thi và phù hợp với các mặt, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức sẽ đảm bảo cho những hoạt động được thực
hiện hiệu quả, theo đúng mục tiêu và yêu cầu đã đặt ra.
Trong hoạt động của bộ phận một cửa, một cửa liên thông việc xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác cũng được chú trọng và tiến hành thực hiện thường
xuyên, định kỳ như hoạt động chung của các phòng ban khác. Việc xây dựng các
chương trình, kế hoạch công tác giúp cho bộ phận xác định các mục tiêu, nhiệm vụ cần
thực hiện, đề ra các biện pháp thực hiện một cách phù hợp nhất và đồng thời trong quá
trình thực hiện nắm bắt các hạn chế, bất cập từ đó có giải pháp điều chỉnh phù hợp.
Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác chung, người phụ trách bộ phận sẽ
dễ dàng tiến hành phân chia ra các công việc, mục tiêu cụ thể để hoàn thành theo từng
giai đoạn. Ví dụ: Kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, … Đồng thời quá
trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác được tiến hành theo tuần, tháng, năm
và nó giúp cho cán bộ công chức làm việc tại bộ phận xác định các nhiệm vụ cần thực

hiện trong thời gian quy định. Đồng thời, là căn cứ để kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt
động của mỗi vị trí công việc. Hiện nay, việc xây dựng kế hoạch công tác tại bộ phận
một cửa, một cửa liên thông cấp huyện nói chung đều được tiến hành một cách thường
xuyên và đồng bộ, là một trong những nội dung hoạt động của bộ phận.
1.2.3.3. Thu thập, quản lý, xử lý và sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt
động của bộ phận
Trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan đơn vị thông tin là yếu tố
quyết định đến sự hiệu quả mọi mặt vì vậy thông tin đóng vai trò rất quan trọng.
Thông tin là phương tiện để ban hành các quyết định quản lý, xác định phương
hướng hoạt động và đưa ra các hình thức quản lý cho phù hợp và sát với thực tế nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động. Thông tin bao gồm nhiều loại khác nhau như thông tin
13


về kinh tế, chính trị, xã hội… và mỗi một cơ quan, tổ chức phải xác định xem đâu là
nguồn thông tin mà tổ chức mình cần, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định
kịp thời, chính xác. Công tác thu thập, xử lý thông tin phải cập nhật và tổng hợp được
tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các mặt, các lĩnh vực của cơ quan,
tổ chức, của ngành, lĩnh vực hoạt động. Tại bộ phận một cửa thì, việc thu thập thông
tin bao gồm việc thu thập, cập nhật các thông tin, quy định mới về các lĩnh vực hoạt
động tại bộ phận, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trên và tiếp nhận
thông tin phản ánh từ phía công dân, tổ chức. Nhằm kịp thời báo cáo cho lãnh đạo,
giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định, chủ trương chính xác kịp thời phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ, công việc và thực tiễn hoạt động của cơ quan… Đối với bộ phận
một cửa nếu không nắm bắt thông tin kịp thời, không làm tốt công tác thu thập, xử lý
và quản lý thông tin sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động và chất lượng thực hiện các
dịch vụ công cho các cá nhân, tổ chức đến giao dịch.
1.2.3.4. Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ
Thực hiện các nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản và thực hiện công tác văn
thư lưu – lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu và diễn ra hàng ngày tại bộ phận

của cán bộ công chức làm việc. Bộ phận một cửa là một đơn vị của cơ quan hành
chính, vì vậy đều phải thực hiện các quy định về công tác soạn thảo, ban hành văn bản
và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo các văn bản quy định của các cơ quan nhà
nước có thẩm quyền quy định.
Cơ sở pháp lý để thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại bộ phận đó là:
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư;
- Nghị định số 09/2008/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về
việc sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác
Văn thư;
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ Nội
vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức;
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001
14


về quản lý và sử dụng con dấu;
- Căn cứ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2013;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan;
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây
dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn

giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
- Công văn số 139/VTLTNN-TTTH, ngày 14/3/ 2009 của Cục Văn thư – Lưu
trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và lập hồ sơ trong môi trường
mạng;
Trong hoạt động của bộ phận một cửa thuộc UBND huyện việc soạn thảo, ban
hành và ban hành văn bản được hình thành dùng chủ yếu để giao dịch, trao đổi nhằm
giải quyết các công việc hình thành trong quá trình hoạt động. Đó là các thể loại văn
bản chính như công văn, các thông báo về quy trình thực hiện thủ tục, các phiếu nhận
hồ sơ, phiếu hẹn trả kết quả, thời gian giải quyết hồ sơ hay báo cáo định kỳ về kết quả
hoạt động của bộ phận.
Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài
liệu, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, bảo
quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Bộ phận một cửa, một cửa liên thông
chỉ lưu những hồ sơ, giấy tờ trong quá trình thực hiện các giao dịch đảm bảo các hồ
sơ, giấy tờ của cá nhân, tổ chức không bị thất lạc hoặc nhầm lẫn, các hồ sơ, giấy tờ
hình thành trong quá trình hoạt động của mình là căn cứ cho triển khai các hoạt động
tiếp theo như chương trình, kế hoạch, báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động…
1.2.3.5. Tổ chức hội họp, hội nghị
Trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, bộ phận thì công tác tổ
chức hội nghị, hội họp là hoạt động phổ biến và cần thiết. Quá trình hội họp sẽ giúp
cho những người quản lý, lãnh đạo và những người thực hiện đưa ra những ý kiến,
những trao đổi, những phản ánh một cách trực tiếp qua đó nắm bắt được các nội dụng
cụ thể, cần thiết đó có thể là quá trình tổng hợp về kết quả, tình hình hoạt động, các ý
kiến từ phía công dân, tổ chức và cán bộ công chức trực tiếp thực hiện công việc từ đó
rút ra những kinh nghiệm để có những ý kiến chỉ đạo kịp thời nhằm điều chỉnh các
15


hoạt động cho phù hợp với tình hình thực tế.
Tổ chức hội nghị, hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của bộ phận

một cửa. Vì đây là phương pháp nhanh nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng
một lúc hoặc là cùng nhau thảo luận, bàn bạc về các vấn đề chung của bộ phận khi có
sự tham gia của nhiều người.
Đối với bộ phận một cửa, một cửa liên thông nói riêng và toàn bộ hệ thống các
cơ quan nhà nước nói chung, hội họp là một hình thức tổ chức, giải quyết công việc.
Thông qua việc tổ chức hội nghị, hội họp Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trực
tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công
việc thuộc chức năng, thẩm quyền của bộ phận theo các quy định của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền.
1.2.3.6. Tổ chức thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của bộ phận
Công tác đối nội, đối ngoại là một nội dung trong công tác điều hành hoạt động
của các cơ quan. Bộ phận một cửa là một đơn vị đặc thù, là đơn vị tiếp xúc trực tiếp
với cá nhân, tổ chức hàng ngày, với đủ các đối tượng, trình độ, nhận thức khác nhau.
Chính vì vậy công tác đối nội đối ngoại lại càng phải được chú trọng đặc biệt là quá
trình tiếp xúc và trao đổi với cá nhân, tổ chức cán bộ công chức phải thực hiện giao
tiếp một cách lịch sự, ngôn ngữ, thái độ phục vụ đảm bảo sự hài hòa trong các mỗi
quan hệ với cá nhân, tổ chức nhằm tạo được hình ảnh của cơ quan trong mắt người dân
Đây là bộ phận này liên quan trực tiếp đến việc tiếp nhận và trả hồ sơ thuộc các
lĩnh vực khác nhau, thường xuyên tiếp xúc, giao tiếp với một lượng lớn khách hàng.
Vì vậy, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện công tác đối ngoại với công dân, tổ
chức và các cơ quan khác.
Ngoài thực hiện công tác đối ngoại thì công tác đối nội cũng là nhiệm vụ
thường trực của bộ phận, đó là quá trình giữ mỗi liên hệ, thực hiện sự phối hợp với các
phòng ban chuyên môn trong cơ quan việc tiếp nhận, giải quyết và trả hồ sơ hành
chính, thực hiện các nhiệm vụ do UBND giao chính là công tác đối nội.
Để đảm bảo thực hiện tốt công tác đối nội, đối ngoại tốt thì cán bộ công chức
thực hiện nhiệm vụ cần phải tuân thủ các nguyên tắc, quy chế được đặt ra trong quá
trình làm việc của cơ quan, bộ phận đề ra.
1.2.3.7. Tổ chức, sắp xếp khoa học cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc tại
bộ phận một cửa

Ý nghĩa tổ chức khoa học văn phòng
Bộ phận một cửa là một bộ phận hoạt động đặc thù của cơ quan là nơi tiếp xúc
16


trực tiếp, hàng ngày và nhiều nhất với các cá nhân, tổ chức. Nơi diễn ra nhiều nội dung
hoạt động với các lĩnh vực khác nhau. Có thể nói nhìn vào hoạt động, bố trí sắp xếp tại
bộ phận một cửa và trả kết quả chính là nhìn vào bộ mặt của cơ quan, đơn vị đó. Vì
vậy, văn phòng làm việc tại bộ phận phải đòi hỏi được tổ chức, sắp xếp một cách khoa
học và hợp lý nhất.
Tổ chức, sắp xếp khoa học tại phòng làm việc là yêu cầu phát triển chung của
mô hình văn phòng hiện đại. Khi văn phòng làm việc được tổ chức, sắp xếp bố trí các
vị trí chỗ ngồi, trang thiết bị, tài liệu, tủ bàn, ghế, máy tính, máy in, máy photo… phục
vụ cho quá trình làm việc một cách khoa học, hợp lý và thuận tiện nhất sẽ tạo ra một
môi trường làm việc thuận tiện nhất, giúp cho công việc của bộ phận được thực hiện
một cách liên tục, thông suốt, luôn tạo cho cán bộ công chức, nhân viên tâm lý thoải
mãi tác động tích cực tới năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan,
tổ chức và đơn vị mình.
Quá trình tổ chức, sắp xếp phòng làm việc một cách khoa học được hiểu là việc
áp dụng những phương pháp, kỹ thuật mới thực hiện trong quá trình quản trị nhằm đưa
bộ máy hoạt động của phòng, bộ phận được tổ chức, sắp xếp và bố trí một cách hợp lý,
tiết kiệm và hiệu quả nhất.
Nội dung của tổ chức, sắp xếp khoa học văn phòng tại bộ phận một cửa, một
cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện:
Bố trí nơi làm việc của cán bộ công chức tại bộ phận
Bố trí vị trí làm việc của cán bộ công chức làm việc tại bộ phận đó là việc xác
định các vị trí đặt chỗ ngồi để làm việc, và đảm bảo theo những trình tự nhất định
nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của bộ phận cũng như quá trình thực hiện
các giao dịch của cá nhân, tổ chức từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc quá trình.
Khi bố trí, sắp xếp vị trí làm việc tại bộ phận một cửa đã được thực hiện đảm

bảo một số yêu cầu như sau:
Bộ phận được đặt ở vị trí thích hợp nhất trong trụ sở làm việc của mỗi cơ quan,
dễ quan sát, dễ liên hệ để giải quyết công việc, thường là đặt ở ngay mặt đường sát
cổng vào cơ quan, hoặc nếu đặt bên trong cơ quan là nơi dễ nhìn thấy nhất.
Các phòng, ban, bộ phận có quan hệ thường xuyên với nhau, có liên quan tới
nhau trong quá trình giải quyết công việc, hồ sơ hành chính sẽ được bố trí gần nhau
tạo điều kiện cho quá trình thực hiện một cách nhanh chóng, giảm bớt thời gian đi lại.
Cơ quan có hệ thống các bảng chỉ dẫn, sơ đồ hành chính để tiện cho khách đến
liên hệ công tác, làm việc hoặc được sự chỉ dẫn của tổ bảo vệ thường trực tại cổng cơ
17


quan, được bố trí vị trí gửi xe, phương tiện cho các cá nhân, tổ chức khi đến thực hiện
các giao dịch tại cơ quan.
Tại bộ phận các vị trí được sắp xếp theo thứ tự từ khi bắt đầu vào bộ phận cho
đến khi kết thúc quá trình thực hiện: Từ bàn hướng dẫn, mua hồ sơ, lấy số thứ tự, thu
lệ phí đến từng lĩnh vực cụ thể.
Các vị trí làm việc đều có biển tên, biển hiệu của từng lĩnh vực cụ thể như: Lĩnh
vực đăng đất đai, lĩnh vực cấp giấy phép kinh doanh, lĩnh vực tư pháp, thu lệ phí, nơi
thu hồ sơ, nơi trả kết quả…
Các quy trình đối với từng lĩnh vực cụ thể đều phải được niêm yết quy trình,
thủ tục thực hiện giải quyết công việc, hồ sơ cần chuẩn bị, phí và lệ phí được niêm yết
công khai và đặt ở vị trí dễ quan sát.
Ngoài ra quá trình bố trí, sắp xếp cần chú ý đến việc ngăn cách vị trí làm việc
của cán bộ nhân viên với bên ngoài bàn làm việc bằng việc bố trí các tấm kính chắn
công dân chỉ thực hiện các giao dịch của mình với cán bộ công chức qua vách ngăn
nhằm đảm bảo một số yêu cầu về tính bảo mật cũng như an toàn khác.
Bố trí sắp xếp cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc
Trang thiết bị làm việc là những phương tiện, dụng cụ đồ dùng, máy móc để
thực hiện quá trình làm việc của cán bộ công chức như: Máy tính, hệ thống mạng, máy

in, máy Fax, photo, máy gọi tên, hệ thống camera, máy tra cứu thủ tục, tủ tài liệu, bàn
ghế, kẹp, hộp đựng tài liệu, bút, bấm ghim…được trang bị cho quá trình làm việc của
từng người, từng bộ phận.
Khi tiến hành bố trí, sắp xếp trang thiết bị cho nơi làm việc cần đảm bảo các
yêu cầu sau:
Trang bị đủ, đúng các thiết bị đặc biệt là những thiết bị, dụng cụ mà công chức
sử dụng thường xuyên, hàng ngày trong hoạt động như: Máy tính, máy in, máy photo,
bàn ghế…
Trang bị máy móc, dụng cụ phải phù hợp với yêu cầu hoạt động của đơn vị, đặt
điểm tâm sinh lý, trình độ khoa học kỹ thuật và đặc điểm nghề nghiệp.
Quá trình bố trí, sắp xếp các dụng cụ, phương tiện lao động tại bộ phận làm
việc cần tuân thủ nguyên tắc: Đảm bảo trình tự các thao tác, không gây ra nhiều động
tác thừa. Mọi tài liệu phải được sắp xếp ở chỗ nhất định, dễ làm, dễ lấy và dễ thấy. Cần
trang bị bàn ghế làm việc và công cụ thích hợp với từng người tạo cho mỗi người có tư
thế thoải mái khi làm việc.
18


1.2.3.8. Thực hiện công tác đảm bảo hậu cần, cơ sở vật chất, trang thiết bị
các yêu cầu khác nhằm đảm bảo hoạt động của bộ phận
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, phòng ban công tác hậu cần, đảm bảo các cơ
sở vật chất, trang thiết bị, điều kiện, môi trường làm việc là một nội dung quan trọng
quyết định đến hiệu quả hoạt động của cơ quan đơn vị đó. Khi cơ quan, đơn vị làm tốt
công tác hậu cần có đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ đảm bảo sẽ
làm cho các công việc, các nghiệp vụ được thực hiện một cách nhanh chóng. Để thực
hiện tốt công tác đảm bảo hậu cần, trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động của mình
bộ phận cần phải lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm trang thiết bị,
cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí trong hoạt động của bộ
phận để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và đề xuất các yêu cầu nhằm nâng cấp, bảo
quản duy trì mọi hoạt động của bộ phận được diễn ra liên tục và thông suốt. Đảm bảo

cả về công tác hậu cần, cơ sở vật chất, các trang thiết bị và môi trường làm việc chính
là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động tại bộ phận. Để làm tốt được nội dung này, bộ
phận cần có những giải pháp, kiến nghị kịp thời nhằm phát huy tối đa những tiện ích
của các trang thiết bị mang lại. Cán bộ công chức làm việc tại bộ phận được trang bị
những thiết bị tài sản làm việc của văn phòng theo đúng quy định, sử dụng có mục
đích, đem lại hiệu quả hoạt động tối ưu nhất cho bộ phận và có trách nhiệm bảo vệ
trang thiết bị văn phòng. Nhằm phục vụ đắc lực cho công tác văn phòng cũng như các
hoạt động khác.
Ngoài việc đảm bảo các cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc thì công tác đảm
bảo anh ninh trật tự, an toàn tại bộ phận cũng là nhiệm vụ quan trọng nhằm giữ gìn
môi trường làm việc văn minh.
1.2.3.9. Thực hiện một số hoạt động đặc thù tại bộ phận một cửa
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được hình thành nhằm mục đích là nơi thu
nhận hồ sơ, kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý, đầy đủ của hồ sơ sau đó chuyển giao cho
các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện giải quyết hoặc phối hợp giải quyết
và trả kết quả cho công dân tại bộ phận này theo các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải
quyết của UBND huyện. Bộ phận một cửa, một cửa liên thông là bộ phận đầu mối,
một cửa thực hiện toàn bộ công việc mà lâu nay công dân, tổ chức phải tự liên hệ với
các phòng ban qua nhiều cửa, mất nhiều thời gian, chi phí giải quyết hồ sơ hành chính.
Vì vậy, bên cạnh các hoạt động hành chính thông thường đối với một cơ quan, đơn vị
thì tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông còn thực hiện những hoạt động mang tính
chất đặc thù của bộ phận.
19


Theo Điều 5 Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của
Thủ tướng Chính phủ Về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một
cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương quy định được thực hiện
trong các lĩnh vực sau: Đối với các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương (bao
gồm quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) gọi tắt là cấp huyện. Cơ chế một cửa

liên thông được thực hiện trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc các lĩnh vực: Đầu
tư; đất đai; đăng ký kinh doanh; cấp giấy phép xây dựng; tư pháp và lĩnh vực khác
thuộc thẩm quyền của nhiều cơ quan hành chính nhà nước.
Căn cứ vào tình hình thực tiễn, UBND cấp huyện đã triển khai thực hiện giải
quyết công việc thủ tục hành chính thuộc một số lĩnh vực theo quy định.
Đối với mỗi một lĩnh vực hoạt động đặc thù tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
nó lại bao gồm nhiều thủ tục khác nhau. Do đó, mỗi lĩnh có những quy định cụ thể về
trình tự, thủ tục giải quyết các công việc cũng như những hồ sơ hành chính mà công
dân, tổ chức cần chuẩn bị, thời gian và trình tự giải quyết công việc được niêm yết tại
trụ sở làm việc.

20


Tiểu kết Chương 1
Nội dung chương 1 khái quát cơ sở lý luận về công tác tổ chức và điều hành
hoạt động của bộ phận một cửa, một cửa liên thông thuộc UBND cấp huyện. Cũng
giống như một cơ quan thì BPMC, MCLT cũng được thành lập theo trình tự, thủ tục
quy định và có vị trí pháp lý nhất định nên mang đầy đủ nội dung hoạt động của một
cơ quan từ tổ chức bộ máy, xây dựng chương trình, kế hoạch, thực hiện công tác văn
thư, thông tin liên lạc, đối nội, đối ngoại, đảm bảo các điều kiện hậu cần..Nội dung
chương 1 khái quát lên nội dung cơ bản trong chức năng, nhiệm vụ chính của Bộ phận
một cửa, một cửa liên thông là nơi trực tiếp tiếp nhận các hồ sơ hành chính của công
dân, tổ chức liên quan đến các lĩnh vực hoạt động theo quy định, chuyển giao cho các
phòng ban chuyên môn giải quyết và trả kết quả cho công dân, tổ chức.

21