Khảo sát, đánh giá thực trạng việc tổ chức lập chương trình, kế hoạch công tác tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài

LỜI CẢM ƠN
Trân trọng cảm ơn giảng viên hướng dẫn Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt,
cùng các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội đã tạo những điều kiện tốt nhất để tôi thực hiện đề tài. Qua đây, tôi
cũng xin được bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất đến anh Phạm Thanh Bình –
Chánh Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài cùng toàn bộ các cán bộ, nhân viên
Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài, đã tạo điều kiện cho tôi tiến hành khảo sát
thực tế tại cơ quan, có được những thông tin và kinh nghiệm vô cùng quý báu
để tôi có thể hoàn thành đề tài này.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài này là đề tài độc lập của riêng tôi, các thông
tin, tài liệu phân tích trong đề tài là sự thật mà tôi thu thập được trong quá
trình khảo sát thực tế tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài. Nếu sai tôi xin
chịu hoàn toàn trách nhiệm.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong xã hội hiện nay, kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn
phòng giữ một vị trí rất quan trọng trong các cơ quan, tổ chức sự nghiệp Nhà
nước hay các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Công tác tổ chức và kiểm tra
đóng góp một phần không nhỏ vào sự hiệu quả công việc của cơ quan, tổ
chức hay doanh nghiệp. Vì vậy, kỹ năng tổ chức và kiểm tra cần phải đựơc tổ
chức một cách khoa học và hiệu quả. Một văn phòng được tổ chức và kiểm

tra khoa học và áp dụng có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công
việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế, xã hội cũng như chất lượng
công việc.
Đặc biệt, trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước hiện nay, công
tác tổ chức và kiểm tra là khâu trọng yếu đảm bảo cho sự hoạt động đồng bộ,
hiệu quả trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và các mục tiêu của cơ
quan, đơn vị, tổ chức. Thực hiện tốt công tác này không những phục vụ đắc
lực cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo mà ngoài ra, nó còn giúp cho việc tổ chức
lập các chương trình, kế hoạch công tác cụ thể thông qua những mục tiêu của
cơ quan, tổ chức được thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài (thuộc Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ
Kế hoạch và Đầu tư) từ trước đến nay rất chú trọng đến việc tổ chức lập
chương trình, kế hoạch công tác tại cơ quan và xem đây là một nhiệm vụ then
chốt trong việc quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động của Văn phòng. Vì thế, việc
tổ chức lập chương trình, kế hoạch công tác cho Văn phòng Cục nói riêng và
tham mưu cho Cục Đầu tư nước ngoài nói chung đã đạt được nhiều tiến bộ và
có hiệu quả cao, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định như:
công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch thường được áp dụng lại qua
nhiều năm, ít có sự đổi mới; làm việc theo khung làm việc đã định sẵn trong
chương trình, kế hoạch đã đề ra; hạn chế sự sáng tạo, linh hoạt trong quá trình
triển khai.
4


Để thấy rõ hơn về việc tổ chức lập chương trình, kế hoạch công tác tại
Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài, từ đó nhìn ra được những điểm mạnh,
điểm yếu nhằm từng bước hoàn thiện, tăng cường hiệu quả công tác này tại
đây, đảm bảo tính khoa học và mang lại hiệu quả cao trong công việc. Xuất
phát từ thực tiễn trên, tôi đã lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá thực trạng
việc tổ chức lập chương trình, kế hoạch công tác tại Văn phòng Cục Đầu

tư nước ngoài”. Thông qua đề tài này, nhằm khảo sát, nghiên cứu thực trạng
việc tổ chức lập chương trình, kế hoạch công tác tại Văn phòng Cục Đầu tư
nước ngoài để đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao chất
lượng và hiệu quả trong công tác này tại đây.
2. Lịch sử nghiên cứu
Tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài đã có rất nhiều các bài viết về
thực trạng và các giải pháp nâng cao chất lượng làm việc tại đây. Từ các bài
viết về công tác quản trị văn phòng nói chung, về công tác kế toán – thống kê,
quản trị nhân sự, nghiệp vụ thư ký văn phòng, công tác văn thư – lưu trữ…
Tuy nhiên, tại Văn phòng Cục lại chưa có bài viết nào đi sâu tìm hiểu việc tổ
chức lập chương trình, kế hoạch công tác. Hy vọng, bài viết này sẽ giúp mọi
người hiểu và có cái nhìn khách quan hơn về thực tế việc tổ chức lập chương
trình, kế hoạch công tác tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.
3. Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài là cơ sở lý luận cơ
bản về tổ chức lập chương trình, kế hoạch công tác và thực tiễn việc tổ chức
lập chương trình, kế hoạch công tác tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài,
bao gồm:
Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Cục Đầu tư nước ngoài, Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài;
Cơ sở lý luận chung về tổ chức lập chương trình, kế hoạch công tác;
Thực trạng các hoạt động tổ chức lập chương trình, kế hoạch công tác
tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài;
5


Đánh giá các hoạt động trên về những ưu điểm, hạn chế. Trên cơ sở đó,
đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động này
tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài này nhằm một số mục đích và thực hiện những nhiệm vụ sau:
Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về lý luận tổ chức lập chương trình, kế
hoạch công tác;
Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức lập chương
trình, kế hoạch công tác tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài;
Từ đó, tìm ra những ưu điểm và hạn chế nhằm đề xuất một số giải pháp
nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động này tại Văn phòng Cục Đầu
tư nước ngoài.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được
sử dụng
Đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp điều tra, khảo sát;
- Phương pháp thống kê.
6. Giả thuyết khoa học
Việc tổ chức lập chương trình, kế hoạch công tác tại Văn phòng Cục
Đầu tư nước ngoài thời gian qua đã có nhiều thay đổi và đạt được những kết
quả nhất định, song vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Vì thế, nếu đề xuất được
các biện pháp phù hợp với thực tiễn, thì sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công
tác này tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Vấn đề này chưa được các cơ quan, tổ chức cũng như các doanh nghiệp
quan tâm đúng mức và đi sâu nghiên cứu. Hơn nữa, đây là lần đầu tiên đề tài
này được tiến hành nghiên cứu tại Cục Đầu tư nước ngoài nhằm đề xuất một
số biện pháp có tính khả thi nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong việc tổ
6


chức lập chương trình, kế hoạch công tác.
Hy vọng rằng đề tài sẽ trở thành nguồn tư liệu hữu ích để các tổ chức,

cá nhân tìm hiểu, nghiên cứu và tham khảo; và từ những giải pháp được đề
xuất trong đề tài sẽ có thể giúp ích vào thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả
việc lập chương trình, kế hoạch công tác nói riêng, góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động của Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài nói chung.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài các phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham
khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 03 chương:
Chương I: Khái quát về Cục Đầu tư nước ngoài, Văn phòng Cục
Đầu tư nước ngoài.
Chương II: Thực trạng việc tổ chức lập chương trình, kế hoạch
công tác tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.
Chương III: Nhận xét, đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả việc tổ chức lập chương trình, kế hoạch công tác tại
Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.

7


Chương I: Khái quát về Cục Đầu tư nước ngoài,
Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.
1.1 Cục Đầu tư nước ngoài.
1.1.1 Vị trí và chức năng.
Cục Đầu tư nước ngoài thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, giúp Bộ trưởng
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước
ngoài vào Việt Nam và đầu tư trực tiếp của Việt Nam ra nước ngoài (sau đây
gọi chung là đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài).
Cục Đầu tư nước ngoài có tư cách pháp nhân; có con dấu riêng và tài
khoản cấp 2; kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp, được tổng hợp
trong dự toán hàng năm của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

Cục Đầu tư nước ngoài được giao thực hiện những nhiệm vụ và quyền
hạn sau đây:
- Làm đầu mối giúp Bộ trưởng quản lý hoạt động đầu tư nước ngoài và
đầu tư ra nước ngoài; chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong Bộ và các Bộ,
ngành, địa phương soạn thảo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, danh mục các
dự án kêu gọi vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài trong từng thời kỳ phù hợp với
quy hoạch, kế hoạch đầu tư phát triển chung của cả nước để trình cấp có thẩm
quyền quyết định; kiến nghị việc điều chỉnh trong trường hợp cần thiết;
- Về tổng hợp, đánh giá tình hình đầu tư:
+ Làm đầu mối tổng hợp kết quả về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra
nước ngoài phục vụ công tác tổng hợp kế hoạch kinh tế quốc dân;
+ Tổng hợp, kiến nghị xử lý các vấn đề liên quan đến chủ trương chung
về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;
+ Theo dõi, tổng kết, đánh giá kết quả và hiệu quả kinh tế - xã hội của
hoạt động đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài gắn với đánh giá hiệu
quả đầu tư chung;
8


+ Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra
nước ngoài; cung cấp thông tin về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài
theo quy chế của Bộ;
+ Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực thống kê, tổng hợp, đánh
giá về tình hình đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;
- Về công tác xây dựng và tổ chức thực hiện pháp luật, chính sách:
+ Chủ trì xây dựng, sửa đổi, bổ sung cơ chế, chính sách về đầu tư nước
ngoài và đầu tư ra nước ngoài; tổng hợp các khó khăn, vướng mắc và đề xuất,
kiến nghị trong quá trình thực hiện pháp luật, cơ chế, chính sách về đầu tư
nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;
+ Phối hợp với Vụ Pháp chế và các đơn vị liên quan xây dựng, sửa đổi,

bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra
nước ngoài theo sự phân công của Bộ;
+ Chủ trì hoặc tham gia đàm phán các điều ước quốc tế liên quan đến
đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công của Bộ;
+ Tham gia các chương trình hợp tác liên Chính phủ, các nhóm công
tác với các nước, các tổ chức quốc tế trong lĩnh vực xây dựng và hoàn thiện
cơ chế, chính sách liên quan đến đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài
theo sự phân công của Bộ;
+ Làm đầu mối theo dõi, hướng dẫn thực hiện quy định của pháp luật
liên quan đến đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công
của Bộ;
- Về quản lý nhà nước đối với đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước
ngoài:
+ Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan theo dõi, kiểm tra,
thanh tra việc thực hiện các quy định về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước
ngoài theo sự phân công của Bộ;
+ Tổng hợp, kiến nghị xử lý các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực đầu tư
nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;
9


+ Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan hướng dẫn thực hiện
thủ tục về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công của
Bộ;
+ Phối hợp với các đơn vị, cơ quan liên quan quy định thống nhất chế
độ báo cáo thống kê về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;
+ Đối với dự án BOT, BTO, BT: Thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và
tham gia thẩm tra các dự án BOT, BTO, BT; chủ trì thực hiện thủ tục điều
chỉnh các dự án BOT, BTO, BT; Trình Bộ trưởng cấp Giấy chứng nhận đầu tư
đối với các dự án BOT, BTO, BT sau khi dự án được chấp thuận. Thông báo

với chủ đầu tư về việc chưa hoặc không cấp Giấy chứng nhận đầu tư trong
trường hợp dự án chưa hoặc không được chấp thuận;
+ Đối với dự án đầu tư ra nước ngoài (bao gồm cả các dự án trong lĩnh
vực dầu khí): thực hiện tiếp nhận hồ sơ các dự án đầu tư ra nước ngoài; tham
gia thẩm tra các dự án đầu tư ra nước ngoài; chủ trì thực hiện thủ tục đăng ký
và điều chỉnh đối với các dự án đầu tư ra nước ngoài; trình Bộ trưởng cấp
Giấy chứng nhận đầu tư đối với các dự án đầu tư ra nước ngoài sau khi dự án
được chấp thuận. Thông báo với chủ đầu tư về việc chưa hoặc không cấp
Giấy chứng nhận đầu tư trong trường hợp dự án chưa hoặc không được chấp
thuận;
- Về xúc tiến đầu tư:
+ Làm đầu mối thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động xúc
tiến đầu tư ; phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng chiến lược, kế hoạch,
chính sách, định hướng đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài. Tổng hợp,
đánh giá và phối hợp hoạt động xúc tiến đầu tư;
+ Làm đầu mối tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch xúc tiến đầu
tư của Bộ; theo dõi tình hình thực hiện, kiến nghị xử lý các vấn đề phát sinh
và trình Bộ trưởng điều chỉnh chương trình, kế hoạch xúc tiến đầu tư của Bộ;
+ Làm đầu mối tổng hợp, tổ chức thẩm tra, xây dựng Chương trình xúc
tiến đầu tư quốc gia theo quy định của Chính phủ và phân công của Bộ, bao
10


gồm: Tham gia Hội đồng thẩm tra và Ban thư ký Chương trình xúc tiến đầu tư
quốc gia; Hướng dẫn việc xây dựng và làm đầu mối tiếp nhận, tổng hợp các
đề án thuộc Chương trình xúc tiến đầu tư quốc gia và các yêu cầu điều chỉnh,
sửa đổi, bổ sung, chấm dứt các đề án thuộc Chương trình xúc tiến đầu tư quốc
gia; Làm đầu mối dự thảo Chương trình xúc tiến đầu tư quốc gia hàng năm
theo quy định của Chính phủ và của Bộ; Dự thảo dự án điều chỉnh, cân đối
các nội dung trong Chương trình xúc tiến đầu tư quốc gia sau khi có thông

báo về tổng mức kinh phí của Bộ Tài chính; Làm đầu mối theo dõi, kiểm tra,
giám sát và tổng hợp tình hình thực hiện Chương trình xúc tiến đầu tư quốc
gia hàng năm;
+ Tổ chức thực hiện các hoạt động xúc tiến đầu tư, chủ trì chuẩn bị và
tổ chức các cuộc gặp gỡ, tiếp xúc với các nhà đầu tư theo sự phân công của
Bộ; thiết lập mối quan hệ đối tác thực hiện hợp tác quốc tế liên quan đến xúc
tiến đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công của Bộ;
+ Làm đầu mối hỗ trợ các nhà đầu tư tìm kiếm cơ hội và hình thành dự
án đầu tư, vận động xúc tiến đầu tư theo các chương trình, dự án trọng điểm;
+ Làm đầu mối quản lý, phối hợp với Vụ Kinh tế đối ngoại, hướng dẫn,
theo dõi và phối hợp hoạt động của bộ phận xúc tiến đầu tư ở nước ngoài;
- Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị liên quan tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác đầu tư nước ngoài; phối hợp thực hiện
công tác thi đua khen thưởng đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước
ngoài thuộc thẩm quyền;
- Quản lý tổ chức, biên chế, tài sản được giao theo quy định của pháp
luật và phân cấp của bộ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư
giao.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức.
* Lãnh đạo Cục:
Cục Đầu tư nước ngoài có Cục Trưởng và các Phó Cục trưởng. Hiện
11


nay, lãnh đạo Cục gồm:
- Cục trưởng: Đỗ Nhất Hoàng.
- 05 Phó Cục trưởng: Nguyễn Nội; Nguyễn Bá Cường; Đặng Xuân
Quang; Nguyễn Thị Bích Ngọc; Vũ Văn Chung.
Cục trưởng Cục Đầu tư nước ngoài chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng

về tổ chức và quản lý toàn bộ hoạt động của Cục. Các Phó Cục trưởng chịu
trách nhiệm trước Cục trưởng về lĩnh vực công tác được phân công. Cục
trưởng, các Phó Cục trưởng do Bộ trưởng bổ nhiệm và miễn nhiệm.
* Các đơn vị trực thuộc Cục Đầu tư nước ngoài bao gồm:
- Phòng Tổng hợp và Thông tin;
- Phòng Chính sách;
- Phòng Đầu tư nước ngoài;
- Phòng Đầu tư ra nước ngoài;
- Phòng Xúc tiến đầu tư;
- Văn Phòng;
- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc;
- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Trung;
- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Nam.
* Cục trưởng Cục Đầu tư nước ngoài quy định cụ thể nhiệm vụ và biên
chế cho từng đơn vị của Cục trong phạm vi nhiệm vụ và biên chế do Bộ
trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư giao; xây dựng chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu
tổ chức của các Trung tâm Xúc tiến đầu tư trình Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và
Đầu tư xem xét, quyết định.
1.2 Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.
1.2.1. Vị trí và chức năng.
Văn phòng Cục là đơn vị thuộc Cục Đầu tư nước ngoài, có chức năng
giúp Cục trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các phòng và đơn vị thuộc
Cục theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện các công việc liên
quan đến hành chính, quản trị, kế toán, tài vụ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,
12


văn thư lưu trữ và tổ chức cán bộ của Cục Đầu tư nước ngoài.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài được giao thực hiện những nhiệm

vụ và quyền hạn sau đây:
- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ;
- Làm đầu mối theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Cục Đầu tư nước ngoài, báo cáo tuần; lập
lịch công tác tuần của Lãnh đạo Cục;
- Tiếp nhận và chuyển hồ sơ các dự án BOT, BTO, BT; các dự án đầu
tư ra nước ngoài đến phòng chức năng để xử lý theo đúng quy trình;
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư; tiếp nhận
công văn đến; phân phối công văn và hồ sơ dự án đến các phòng chức năng;
phát hành công văn sau khi đã được phê duyệt;
- Lập dự toán ngân sách hàng năm của Cục; hỗ trợ các đơn vị thuộc
Cục thực hiện giải ngân nguồn vốn ngân sách được cấp;
- Thực hiện công tác kế toán, tài vụ, phối hợp với đơn vị dự toán cấp
trên kiểm tra báo cáo quyết toán của các Trung tâm trực thuộc Cục; lập báo
cáo định kỳ và báo cáo quyết toán hàng năm của toàn Cục;
- Hướng dẫn quy trình, thủ tục liên quan đến việc lập dự toán, thanh
quyết toán các hoạt động do Cục Đầu tư nước ngoài chủ trì thuộc Chương
tình Xúc tiến đầu tư sử dụng ngân sách nhà nước của Bộ Kế hoạch và Đầu tư
và Chương trình Xúc tiến đầu tư Quốc gia hàng năm. Phối hợp với Phòng
Xúc tiến đầu tư tổng hợp tình hình thực hiện thanh quyết toán của các hoạt
động này;
- Thực hiện công tác quản trị, quản lý cơ sở vật chất và tài chính của
Cục, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của Lãnh đạo Cục, cán bộ,
công chức, viên chức trong Cục; giám sát việc thực hiện kỷ luật lao động của
các tập thể và cá nhân trong Cục; phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan của
các Trung tâm trực thuộc Cục;
13


- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác lưu trữ;

- Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng; thực
hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân theo phân
cấp;
- Thường trực bộ phận “Một cửa” đối với đầu tư ra nước ngoài: tiếp
nhận hồ sơ; hướng dẫn thủ tục đầu tư; tiếp nhận các kiến nghị của tổ chức, cá
nhân liên quan đế đầu tư ra nước ngoài để chuyển cho các bộ phận chức năng
xử lý; đôn đốc việc thực hiện quy trình cấp Giấy chúng nhận đầu tư ra nước
ngoài;
- Làm đầu mối bố trí các cuộc tiếp khách của Lãnh đạo Cục và các
đoàn công tác của Cục Đầu tư nước ngoài;
- Thực hiện các công tác khác theo phân công của Cục trưởng.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng,
Cục trưởng giao biên chế cụ thể cho Văn phòng Cục, đảm bảo đủ nhân lực
đáp ứng yêu cầu cụ thể.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục gồm có Chánh Văn phòng, các Phó
Chánh Văn phòng và các chuyên viên, nhân viên phục vụ.
Hiện nay, nhân sự Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài gồm:
- Chánh Văn phòng: Phạm Thanh Bình.
- 01 Phó Chánh Văn phòng: Đỗ Cao Nguyên (01 Phó Chánh Văn
phòng mới nghỉ hưu, chưa có Quyết định bổ sung nhân sự của Cục).
- 05 chuyên viên, nhân viên trực tiếp làm việc tại Văn phòng Cục:
Nguyễn Thị Hoàng Yến, Nguyễn Thị Hồng Nhung, Tăng Việt Đức, Nguyễn
Thị Minh Hà, Hoàng Quốc Phúng.
* Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về lãnh đạo và
quản lý toàn bộ hoạt động của Văn phòng Cục; các Phó Chánh Văn phòng
chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về lĩnh vực công tác được phân
công.
14

Tiểu kết: Trong Chương I, tôi đã trình bày khái quát vài nét về Cục Đầu
tư nước ngoài cũng như Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài, về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức. Từ những hiểu biết trên về cơ quan,
đã giúp tôi có thể khảo sát, đánh giá cụ thể hơn về thực trạng việc tổ chức lập
chương trình, kế hoạch công tác tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài. Đó là
những cơ sở giúp tôi xây dựng Chương II: Thực trạng việc tổ chức lập
chương trình, kế hoạch công tác tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.

15


Chương II: Thực trạng việc tổ chức lập chương trình, kế hoạch
công tác tại Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.
2.1 Cơ sở lý luận.
2.1.1 Kỹ năng tổ chức.
* Khái niệm
Chức năng tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quy
trình quản lý. Mục đích của chức năng tổ chức là nhằm đảm bảo cung cấp đầy
đủ kịp thời số lượng và chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua
việc thiết kế một cơ cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực. Nội
dung cơ bản của chức năng tổ chức là thiết kế bộ máy, phân công công việc
và giao quyền.
Chức năng tổ chức hướng đến việc phân chia những nhiệm vụ chung
thành những công việc cụ thể cho từng bộ phận với những quyền hạn tương
ứng. Với những hàm nghĩa này, chúng ta có thể hiểu chức năng tổ chức là sự
phân chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao quyền hạn, xác định
những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận và quyết định quy mô thích hợp
cho từng bộ phận
Với ý nghĩa như trên, chúng ta hiểu tổ chức là quy trình thiết kế bộ

máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục
tiêu chung.
Chức năng của tổ chức bao gồm nhiều nội dung phong phú và đa dạng,
song hai nội dung cơ bản và nổi bật nhất là: thiết kế bộ máy (cơ cấu tổ chức)
và phân công công việc.
* Vai trò.
Thực hiện tốt chức năng tổ chức trong việc xây dựng bộ máy sẽ đảm
bảo được nề nếp, nhịp nhàng trong phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính
kỷ luật và phát huy được sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong tổ
chức. Ngược lại, khi bộ máy tổ chức không được thiết kế phù hợp có thể làm
16


cho các hoạt động giải quyết công việc của tổ chức kém hiệu quả và gặp
nhiều khó khăn.
Đồng thời, trong việc phân công công việc, nếu bố trí, sắp xếp sai nhân
lực sẽ lãng phí nguồn lực của tổ chức (nhân lực, vật lực, tài lực…), đánh mất
cơ hội, làm cho tổ chức bị suy yếu.
Từ đó, chúng ta có thể thấy vai trò to lớn của chức năng tổ chức trong
hoạt động quản trị là:
Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận hành,
phối hợp giữa các bộ phận. Từ đó, có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm
tối đa sự lãng phí trong việc vận hành hoạt động của bộ máy tổ chức.
Tổ chức tạo ra sự thống nhất, sự hợp tác (bộ phận, cá nhân với nhau,
giữa các nguồn lực, các mục tiêu) tạo nên tính trội của hệ thống. Nhờ có công
tác tổ chức mà các hoạt động của các bộ phận khác nhau không bị chồng chéo
lên nhau, và xác định được mối liên hệ và kết hợp giữa các bộ phận đó trong
quá trình thực hiện mục tiêu.
Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực. Nhằm phát huy cao
nhất các tiềm năng và khả năng của từng thành viên.

Thông qua chức năng tổ chức, chủ thể quản lý sẽ liên kết hoạt động của
các cá nhân, bộ phận và các hoạt động thành một thể thống nhất nhằm thực
hiện mục tiêu chung của tổ chức hiệu quả hơn.
Thông qua quá trình phân công công việc và xác định mối quan hệ
trong công việc giữa các bộ phận (Cơ chế) sẽ làm cho hiệu lực của các quyết
định quản lý được nâng cao.
2.1.2 Chương trình, kế hoạch.
* Khái niệm.
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công
tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay
của tổ chức nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất
định.
17


Kế hoạch là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp
tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của tổ chức nói chung hoặc
của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương hay doanh nghiệp nói riêng. Kế
hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như:
kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm...); kế hoạch trung hạn (2 - 3 năm),
kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý).
* Vai trò.
Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động
của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân:
Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu
một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính
ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan,
tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí,
nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch

tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương
trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước,
việc gì sau, không bỏ sót công việc.
Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự
thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn
đạt mục tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân
bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố
trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp
nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương
trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được
thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát
huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.
Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá
mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
18


2.2 Thực trạng việc tổ chức lập chương trình, kế hoạch công tác tại
Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.
* Việc tổ chức lập chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan tại
Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài luôn được xây dựng theo đúng thẩm
quyền của mình, theo quy định của cấp trên – Cục Đầu tư nước ngoài và
Bộ Kế hoạch và Đầu tư:
Các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ có trách nhiệm gửi Văn
phòng Bộ dự kiến kế hoạch công tác hàng năm, quý, tháng của đơn vị mình
theo yêu cầu của Bộ để tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyết định.
Bộ trưởng và các Thứ trưởng có các kế hoạch công tác tuần, được gửi
đến các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ để các cơ quan, đơn vị chuẩn
bị nội dung làm việc. Khi có sự thay đổi kế hoạch công tác tuần của Bộ
trưởng, Thứ trưởng, Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc cho Thứ trưởng

có trách nhiệm kịp thời báo cáo Văn phòng Bộ để cập nhật thông tin trên
mạng máy tính của Bộ và thông báo cho các đối tượng có liên quan biết.
Chậm nhất chiều thứ năm hàng tuần, các cơ quan đơn vị thuộc và trực
thuộc Bộ gửi đăng ký nội dung cần làm việc trong tuần sau với Bộ trưởng, các
Thứ trưởng về Văn phòng Bộ (Phòng Tổng hợp – Thư ký) để sắp xếp lịch làm
việc của Bộ trưởng và các Thứ trưởng. Trường hợp có công việc đột xuất thì
Người đứng đầu cơ quan, đơn vị thông báo cho Văn phòng Bộ bố trí thời gian
để Bộ trưởng, các Thứ trưởng làm việc.
Căn cứ chương trình công tác của Bộ và chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao, các cơ quan, đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
của cơ quan, đơn vị và tổ chức thực hiện. Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị
thuộc và trực thuộc Bộ có trách nhiệm, theo dõi, đôn đốc kiểm tra và tạo điều
kiện để cơ quan, đơn vị hoàn thành chương trình, kế hoạch công tác.
Trường hợp xét thấy không có khả năng hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến
độ kế hoạch và chất lượng. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm
báo cáo Thứ trưởng phụ trách và Bộ trưởng để được chỉ đạo xử lý, đồng thời
19


thông báo cho Văn phòng Bộ biết để phối hợp báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng
phụ trách.
Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài, Cục Đầu tư nước ngoài dù có
những nội dung công việc, chương trình, kế hoạch riêng nhưng luôn chấp
hành theo đúng quy định và sự chỉ đạo của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Lãnh đạo
Văn phòng Cục thường xuyên chỉ đạo đơn vị mình và tham mưu cho Cục Đầu
tư nước ngoài việc tổ chức lập các chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ
hay công tác theo từng nội dung hoạt động của cơ quan, cụ thể:
2.2.1 Tổ chức lập chương trình, kế hoạch công tác theo thời gian.
a, Tổ chức lập chương trình, kế hoạch năm.
Căn cứ vào chương trình công tác năm của Bộ Kế hoạch và Đầu tư,

Cục Đầu tư nước ngoài và văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài cùng với lịch công tác những
năm trước và thực tế công việc đang giải quyết. Vào khoảng tháng 11 hàng
năm, Lãnh đạo Văn phòng Cục (Chánh Văn phòng) chỉ đạo chuyên viên phụ
trách công tác hành chính tại Văn phòng Cục soạn thảo chương trình, kế
hoạch công tác năm sau của đơn vị. Sau đó trình Chánh Văn phòng xem xét,
phê duyệt.
Chương trình công tác sau khi Chánh Văn phòng phê duyệt được trình
lên lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngoài. Nhận được ý kiến chỉ đạo phê duyệt của
Cục trưởng. Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài xây dựng một chương trình,
kế hoạch công tác năm cụ thể theo từng công việc, thời gian thực hiện công
việc và phụ trách chỉ đạo, thực hiện theo dõi công việc.
Chánh Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài là người chủ trì việc xây
dựng chương trình, kế hoạch công tác năm của Văn phòng Cục và theo dõi,
đôn đốc, đánh giá thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đó sau khi được
Cục trưởng quyết định. Cùng với đó là việc kiến nghị với Cục trưởng các giải
pháp đảm bảo chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Cục và cân đối
các nhiệm vụ được giao. Trường hợp có sự điều chỉnh chương trình, kế hoạch
20


công tác của Văn phòng Cục, Chánh Văn phòng cần có thông báo kịp thời đến
các đơn vị và cá nhân có liên quan.
Bộ phận tổng hợp có trách nhiệm giúp việc cho Chánh Văn phòng Cục
trong việc xây dựng chương trình công tác năm của Văn phòng.
Chậm nhất vào cuối tháng 10, các cá nhân và bộ phận trong Văn phòng
Cục gửi danh mục các đề án, chương trình công tác dự kiến. Sau đó bộ phận
tổng hợp dự kiến chương trình công tác năm sau của Văn phòng Cục Đầu tư
nước ngoài và gửi lại các cá nhân và đơn vị có liên quan tham gia ý kiến. Sau
một tuần làm việc, các cá nhân và đơn vị có trách nhiệm tham gia ý kiến và

gửi lại để Văn phòng Cục hoàn chỉnh, trình Cục trưởng xem xét vào phiên
họp thường kỳ cuối năm. Sau một tuần làm việc kể từ ngày Cục thông qua
chương trình công tác, Văn phòng trình Cục trưởng ký ban hành và tiến hành
gửi các cá nhân và bộ phận trong Văn phòng.
Nội dung của chương trình, kế hoạch được lập ra bao gồm nội dung các
mục tiêu công việc, thời gian thực hiện và mức độ quan trọng của các công
việc đó (để giúp các cá nhân và bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào
và đánh giá công việc cuối năm).
b, Tổ chức lập chương trình, kế hoạch quý.
Căn cứ vào chương trình công tác năm của Văn phòng Cục Đầu tư
nước ngoài, đồng thời trên thực tế công việc giải quyết, công việc phát sinh,
thực tế con người, năng lực trình độ và cơ sở vật chất của Văn phòng Cục. Từ
đó, chuyên viên hành chính tổng hợp xây dựng công tác quý.
Tháng cuối của mỗi quý, các cá nhân và bộ phận chủ động đánh giá
tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác trong quý và xem xét các
vấn đề mới phát sinh để đề nghị điều chỉnh kế hoạch công tác quý sau (chậm
nhất là ngày 15 của tháng cuối quý đó, các cá nhân và bộ phận trình đề nghị
điều chỉnh kế hoạch công tác quý sau lên Chánh Văn phòng Cục).
Căn cứ vào kế hoạch công tác 06 tháng, Chánh Văn phòng lên phương
án cân đối các công việc và xét đề nghị điều chỉnh chương trình, kế hoạch
21


công tác quý của các cá nhân, bộ phận và theo sự chỉ đạo của Cục trưởng,
Chánh Văn phòng giao bộ phận tổng hợp xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác quý của Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài.
c, Tổ chức lập chương trình, kế hoạch tháng.
Chương trình công tác tháng được cụ thể từ chương trình công tác quý.
Sự thay đổi của chương trình công tác thường kỳ phụ thuộc vào sự thay đổi
lịch công tác của lãnh đạo Văn phòng và những công việc có yêu cầu về mục

đích thời gian giải quyết công việc.
Ngoài ra, việc xây dựng chương trình công tác tháng còn dựa vào công
việc của tháng trước còn tồn tại, các công việc mới phát sinh mà không nằm
trong chương trình, kế hoạch quý đã lập ra từ trước.
Nội dung của chương trình, kế hoạch tháng thường gồm các công việc
quan trọng trong tháng; phần các công việc cụ thể gồm: nôi dung công việc,
thời gian thực hiện, người thực hiện; các công việc chưa xác định được lịch
nhưng phải làm trong tháng (công việc còn tồn tại, công việc phát sinh).
Đối với các công việc không nằm trong chương trình, kế hoạch tháng
thì các cá nhân và bộ phận cần lên danh mục gửi cho bộ phận tổng hợp và
trình Chánh Văn phòng xem xét, phê duyệt. Từ đó, Chánh Văn phòng xem
xét, cân đối nguồn lực và phê duyệt.
d, Tổ chức lập lịch công tác tuần.
Lịch công tác tuần của Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài dựa trên lịch
công tác tháng. Các chuyên viên theo lịch công tác của Văn phòng Cục, theo
thực tế công việc đang thực hiện và nhiệm vụ, trách nhiệm Chánh Văn phòng
giao để xây dựng chương trình công tác của bản thân trong tuần tới. Đồng
thời, xây dựng bản báo cáo thực hiện lịch công tác trong tuần.
Chuyên viên bộ phận tổng hợp xây dựng báo cáo công việc tuần trước
theo bảng báo cáo của các chuyên viên trong Văn phòng Cục cùng sự theo dõi
giải quyết các công việc. Từ đó, xây dựng chương trình công tác tuần sau của
mình, bộ phận mình.
22


Dựa vào chương trình, kế hoạch công tác tháng đã lập và ý kiến chỉ đạo
của Chánh Văn phòng, các cá nhân và bộ phận trong Văn phòng Cục xây
dựng chương trình công tác tuần trình Chánh Văn phòng duyệt và gửi các các
bộ phận vào chiều thứ 6 hàng tuần để các bộ phận chủ động trong việc bố trí
công việc cho tuần sau.

Nội dung chương trình, kế hoạch tuần gồm các công việc quan trọng
trong tuần; phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực
hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả đạt được); các công việc chưa
xác định được lịch (công việc còn tồn tại, công việc mới phát sinh).
Trong tuần, khi có sự thay đổi công việc đột xuất hay phát sinh công
việc mới cần báo cáo sớm cho Chánh Văn phòng xem xét, phê duyệt và kịp
thời gửi các đơn vị có liên quan phối hợp giải quyết.
2.2.2 Tổ chức lập chương trình, kế hoạch theo vấn đề hoạt động.
a, Tổ chức công tác nhân sự.
Lãnh đạo Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài thực hiện tổ chức nguồn
nhân lực theo các bước sau:
Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cần có tại Văn phòng Cục, Lãnh đạo
luôn phải xác định mục tiêu Văn phòng cần đạt được trong hoạt động là gì? kế
hoạch hoạt động và phạm vi chức năng, quyền hạn của tổ chức. Trên cơ sở đó,
xác định nhu cầu nhân lực cho Văn phòng: cần bao nhiêu người, trình độ
chuyên môn, kỹ năng, phẩm chất gì…
Phân tích thực trạng nguồn nhân lực tại Văn phòng Cục, phân tích
những ưu điểm, nhược điểm của nguồn nhân lực hiện có trong cơ quan. Xét
về phía nhân viên, Lãnh đạo luôn đánh giá cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh
nghiệm, thái độ làm việc, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi nhân viên. Xét
về phía Văn phòng, Lãnh đạo xem xét các chính sách quản lý nguồn nhân lực,
mục tiêu, kế hoạch hoạt động, môi trường làm việc…của tổ chức.
Quyết định tăng hay giảm nhân lực tại Văn phòng Cục, so sánh dự báo
nhu cầu nhân lực trong tương lai với thực trạng nguồn nhân lực hiện có trong
23


tổ chức. Từ đây, Lãnh đạo Văn phòng xác định nhân lực của tổ chức thừa hay
thiếu, từ đó đưa ra các giải pháp tăng hoặc giảm nhân lực.
Lập kế hoạch thực hiện các nội dung nhân sự đã được phê duyệt tại

Văn phòng Cục, Lãnh đạo lập ra một bản kế hoạch thực hiện rõ ràng, phù hợp
với tổ chức. Bản kế hoạch xác định các vấn đề: tuyển dụng nhân viên, sắp xếp
lại nhân sự các bộ phận như thế nào hay đào tạo nhân viên ra sao…
Cuối cùng là việc đánh giá thực hiện kế hoạch nhân sự tại Văn phòng
Cục, Lãnh đạo Văn phòng xem xét quá trình thực hiện có gì sai lệch với mục
tiêu đề ra không và có nảy sinh vấn đề gì mới không. Từ đó, tìm nguyên nhân
và đưa ra cách giải quyết phù hợp.
b, Tổ chức công tác tài chính.
Văn phòng Cục Đầu tư nước ngoài là cơ quan quản lý Nhà nước, vì vậy
nguồn tài chính của cơ quan sử dụng ngân sách Nhà nước. Tuy vậy, Lãnh đạo
Văn phòng Cục vẫn tổ chức lập các kế hoạch để sử dụng nguồn ngân sách đó
hiệu quả và tiết kiệm:
Xác định nhu cầu tài chính: Lãnh đạo Văn phòng Cục luôn xác định
những nhu cầu tài chính bằng cách trả lời những câu hỏi như: những nội dung
công việc cần sử dụng ngân sách là gì? Cần bao nhiêu? Sử dụng ra sao cho
hiệu quả, tiết kiệm?... Khi đã xác định cho mình những nhu cầu tài chính cụ
thể, Lãnh đạo Văn phòng sẽ định hướng được những bước đi tiếp theo.
Triển khai kế hoạch tài chính: Triển khai kế hoạch là một bước quan
trọng trong quá trình xây dựng. Lãnh đạo Văn phòng có thể sẽ mất rất nhiều
thời gian để triển khai kế hoạch đã định. Trong giai đoạn này, các chi tiết phức
tạp liên quan đến chi tiêu, sử dụng ngân sách, bảo hiểm, hay vấn đề nghỉ hưu,
…cần được quan tâm nhiều nhất có thể và thường phải xin ý kiến của lãnh
đạo Cục và các đơn vị có liên quan để đưa ra được những quyết định sáng
suốt nhất.
Giám sát kế hoạch tài chính: Trong khi triển khai, Lãnh đạo Văn phòng
luôn theo dõi, giám sát từng bước của quá trình đó. Các bản đánh giá danh
24


mục chi tiêu, bản cập nhật bảo hiểm và các bản báo cáo về tình hình quyết

toán…là những tài liệu cần được theo dõi một cách cẩn thận nhằm dự đoán và
tránh các sai sót có thể xảy ra. Bên cạnh đó, Lãnh đạo cũng sử dụng tối đa khả
năng của mình để nghe ngóng, để quan sát và nắm bắt tình hình công tác của
cơ quan để có thể cân đối, sử dụng ngân sách một cách hiệu quả nhất.
c, Tổ chức lập kế hoạch công việc.
Để tổ chức lập kế hoạch công việc cho Văn phòng Cục được hiệu quả,
Lãnh đạo Văn phòng đã thiết lập ra các bước:
Lên danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm:
Việc lên danh sách các công việc cần làm sẽ giúp Lãnh đạo có được cái nhìn
tổng quát nhất về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện các công
việc. Các công việc càng ghi được đầy đủ, rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động
trong việc thực hiện sau này càng dễ dàng bấy nhiêu. Tuy nhiên, tuỳ thuộc
vào thực tế, Lãnh đạo cũng có thể thay đổi linh hoạt các kế hoạch như thêm
hoặc bỏ bớt các công việc sao cho vẫn đạt được kế hoạch đã đề ra.
Sắp xếp thứ tự các công việc: với bước này, Lãnh đạo Văn phòng luôn
cân nhắc, sắp xếp những công việc đã liệt kê ở trên theo thứ tự cấp bách, quan
trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành. Việc sắp xếp này sẽ
giúp cho Văn phòng loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời
gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch: để biết được tiến trình của công
việc tiến hành đến đâu? Tiến hành ra sao? Lãnh đạo Văn phòng liên tục xem
xét, đối chiếu giữa mục tiêu và kết quả công việc. Kiểm tra việc thực hiện các
kế hoạch ngoài việc biết được tiến trình công việc thì nó còn giúp Lãnh đạo
Văn phòng phát hiện ra những điều bất hợp lý trong bản kế hoạch, từ đó tiến
hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết.
d, Tổ chức quản lý cơ sở vật chất.
Cơ sở vật chất tại Văn phòng Cục luôn được đảm bảo đầy đủ và hiện
đại, phục vụ tốt cho nhu cầu công tác của mọi người, đó là nhờ việc Lãnh đạo
25