Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần dược – thiết bị y tế đà nẵng

Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng
LỜI MỞ ĐẦU

..……………    ………………
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt
động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị
quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con
người, tài sản, vốn …., góp phần hạn chế tối đa những gian lận và rủi ro phát sinh
trong quá trình sản xuất kinh doanh khiến cho các nhà quản lý lo lắng và đang tìm
cách giải quyết bởi nó có thể làm cho hoạt động kinh doanh của công ty kém hiệu quả,
có thể dẫn đến thua lỗ và phá sản. Đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một
nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của
doanh nghiệp.
Công ty CP Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng cũng không ngoài mục tiêu đó. Công
ty là doanh nghiệp vừa hoạt động thương mại vừa hoạt động sản xuất kinh doanh
nhưng hoạt động thương mại giữ vai trò chủ đạo. Với thị trường khá rộng lớn và đặc
tính hàng hóa đa dạng, đồng thời các chính sách tín dụng công ty không chỉ áp dụng
cho khách hàng lớn mà còn những khách hàng nhỏ nhưng mang tính chất thường
xuyên. Do đó, cần thiết phải thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ
thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng để công ty quản lý
Bố cục của đề tài nghiên cứu bao gồm ba phần:
 Phần I: Những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền trong doanh nghiệp
 Phần II: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại công ty cổ phần Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng
 Phần III: Một số kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng - thu tiền tại công ty cổ phần Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 1


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

Phần I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN
1.Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ.
Kiểm tra, kiểm soát luôn là chức năng quan trọng trong quản lý. Bên cạnh việc
tổ chức hoạt động của đơn vị, vấn đề kiểm soát luôn được các nhà quản lý xây
dựng,coi trọng nhằm giảm thiểu rủi ro và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Do vậy,
khi tổ chúc bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp cở sở vật chất,
nhân sự, các nhà quản lý luôn phải có những kiểm soát trên nhiều phương diện thông
qua các thủ tục, chính sách quy định cho từng hoạt động. Theo chuẩn mực kiểm toán
Việt Nam số 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát
do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các
quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hện gian lận, sai sót; để lập báo
cáo tài chính trung thực, hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản của đơn vị.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ
thống chính sách và thủ tục nhằm thực hiện bốn mục tiêu sau:
1- Bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lận
hoặc sử dụng tài sản không hiệu quả.
2- Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy.
3- Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị
4- Đánh giá việc chấp hành các chính sách quy định tại đơn vị
Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan

điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho
tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra. KSNB không chỉ giới
hạn ở chức năng tài chính và kế toán mà còn phải kiểm soát các chức năng khác như
hành chính, quản lý sản suất.
Do đó, có thể thấy rằng hai mục tiêu đầu là mục tiêu của KSNB về kế toán, còn hai
mục tiêu sau là mục tiêu KSNB về quản lý.
1.2. Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đặt ra những mục tiêu cụ thể cho hoạt
động của mình và thực hiện hàng loạt các biện pháp để phát huy nỗ lực của mọi
thành viên trong công ty nhằm đạt được mục tiêu đó. Tuy nhiên, trong quá trình tổ
chức thực hiện, có nhiều yếu tố tác động làm cho hoạt động của doanh nghiệp có thể
bị chệch hướng. Đồng thời, không có nghĩa là mọi nhân viên trong công ty sẽ thực
thi một cách hoàn hảo và ai cũng có tinh thần tự giác, nổ lực để thực hiên đầy đủ các
nhiệm vụ của mình. Vì thế điều quan trọng là làm cách nào để ngăn chặn những việc
làm gian dối, không minh bạch của nhân viên, các hoạt động của công ty đều đi theo
một hướng đúng? Để giải quyết vấn đề này thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soát
nội bộ là cần thiết.
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty
còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty
lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô
hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra
chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông,
một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ
SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 2


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của
một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với
công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những
công ty có rủi ro thấp hơn.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi
riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu
không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi
riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của
người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân
quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải
chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà
ở đó không được quản lý bằng lòng tin mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây
thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản
phẩm...).

Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm
cắp…

Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.

Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy
định của luật pháp

Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra


Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với
họ.
1.3. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có các chức năng sau:
 Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu
quả.
 Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và
giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
 Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải
quyết.
 Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong cách hoạt động, các
bộ phận của doanh nghiệp.
 Ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh
doanh. Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp
định có liên quan.
 Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.4.Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt có thể ngăn chặn được các sai sót và nâng
cao độ tin cậy của các dữ liệu kế toán. Tuy nhiên, trong thực tế không thể có một hệ
thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, vì trong bản thân của hệ thống kiểm soát nội bộ
vốn có những hạn chế sau:

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 3


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

- Phạm vi của KSNB bị giới hạn bởi vấn đề chi phí. Các nhà quản lý luôn đặt ra yêu
cầu là chi phí cho cuộc kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là chi phí cho hệ thống kiểm
soát nội bộ phải ít hơn tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra
- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập tập trung cho việc đối
phó với các sai phạm thông thường hoặc dự kiến được, vì thế khó phát hiện được các
sai phạm đột xuất hay bất thường.
- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc
do không hiểu rõ yêu cầu công việc.
- Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của thành
viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị.
- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc
quyền của mình.
- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc
bị vi phạm.
Tóm lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế bớt sai sót và
gian lận nhưng không thể loại trừ hoàn toàn khả năng xảy ra sai sót và gian lận.
1.5. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố chính sau:
Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của
thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai
trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị.
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát.
Môi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể. Tuy
nhiên môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ
mạnh. Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ
thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên và là nền tảng của các yếu
tố khác của hệ thống KSNB.

+Các yếu tố thuộc về môi trường KS:
Đặc thù về quản lý: + Quan điểm của nhà quản lý: nếu nhà quản lý có quan điểm kinh
doanh trung thực, lành mạnh, coi trọng tính trung thực của BCTC, đồng thời có những
biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Như vậy, môi trường kiệm soát sẽ
mạnh, và chặt chẽ.
+ Phân bổ quyền lực: nếu quyền lực được phân chia hợp lý cho nhiều người thì môi
trường kiểm soát sẽ tốt hơn.
Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn
vị, được mô tả qua sơ đồ tổ chức. Một cơ cấu tổ chức hiệu quả khi đã tuân thủ theo
những nguyên tắc sau: -thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động,
không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. – Thực
hiện sự phân chia 3 chức năng : xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo đảm tài sản. –
Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
Chính sách nhân sự: bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và các chế độ
khác của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỉ
luật các nhân viên của mình. Một chính sách nhân sự tốt không chỉ phát huy trình độ
chuyên môn của nhân viên, tăng cường tính đoàn kết trong doanh nghiệp mà còn đảm
bảo cho môi trường kiểm soát mạnh.
SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 4


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

Công tác kế hoạch: bao gồm các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hay dự toán đầu tư, sữa
chữa TSCĐ, tài chính. Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và
nghiêm túc nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế, nhà

quản lý thường quan tâm xem xét đến tiến độ kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh
hưởng đến kế hoạch để phát hiện ra những biến động bất thường và xử lý kịp thời.
Bộ phận kiểm toán nội bộ: là bộ phận chức năng trong DN, thực hiện giám sát và đánh
giá toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có HTKSNB và HT thông tin kế toán. Điều
kiện phát huy hiệu quả của bộ phận KTNB :- về quản lý thì trực thuộc quản lý cao
nhất để không bị giới hạn phạm vi hoạt động. – về nhân sự có năng lực đủ khả năng
thực hiện công việc
Ủy ban kiểm toán: ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị bao gồm các ủy viên
không phải nhân viên công ty. Có nhiệm vụ và quyền hạn: kiểm tra, giám sát công việc
của kiểm toán viên nội bộ, giám sát chấp hành luật pháp của công ty, tiến trình lập
BCTC, hòa giải mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập và ban giám đốxc…Do vậy, sự
độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của ủy ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong
môi trường kiểm soát.
Các yếu tố bên ngoài: ngoài các yếu tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn
chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan
Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ… Các nhân tố này tuy không thuộc tầm kiểm soát
của nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến nhà quản lý trong việc thiết kế và
thực hiện hệ thống KSNB.
Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như:
 Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các
cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi
quyền hạn được giao. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế
phải được phê chuẩn đúng đắn.
 Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công
việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc
phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, ít xảy ra sai sót
và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận, các nhân
viên với nhau.
 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự tách biệt thích hợp về
trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi

lạm dụng quyền hạn. Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ
phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản.

Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép
sổ sách.

Trách nhiệm bảo quản tài sản và ghi chép sổ sách

Trách nhiệm xét duyệt và ghi chép sổ sách.

Chức năng kế toán và chức năng tài chính

Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.
Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên mà sự kiêm
nhiệm sẽ dẫn đến gian lận khó phát hiện
 Kiểm soát vật chất đối với tài sản: Một biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản
cũng như chứng từ sổ sách kế toán là việc sử dụng các phương tiện kiểm soát vật chất
SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 5


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

như các thiết bị bảo vệ hoặc thiết bị xử lý, ghi chép số liệu tự động. Ví dụ như hệ
thống kho tàng phải có khóa, có camera chống trộm, phần mềm có phân quyền sử
dụng và có password để đăng nhập…Đơn vị phải ban hành các quy chế kiểm soát
như ra các nội quy ra vào kho, quy định về việc phân quyền sử dụng phần mềm,…

nhằm hạn chế sự tiếp cận của nhân viên khi chưa được cho phép của quản lý.
 Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là một quy định về kiểm tra một cách độc lập
việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong đơn vị hoặc một quy trình nhằm phát
hiện các sai phạm có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời. Kiểm tra độc lập nên được thực
hiện đột xuất bởi những thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận được kiểm tra.
2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.
2.1. Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền.
2.1.1. Nội dung về chu trình.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào, dù đó là doanh nghiệp thương mại hay là
doanh nghiệp sản xuất thì họ cũng phải có phát sinh những nghiệp vụ bán hàng và
thu tiền. Mặc dù đây không phải là mục đích cuối cùng nhưng nó là điều kiện quan
trọng hàng đầu đảm bảo cho doanh nghiệp tiếp tục tồn tại và phát triển trong môi
trường cạnh tranh. Nhưng để bán được hàng thì doanh nghiệp phải xác định được
những nhu cầu của nguười tiêu dùng để có thể đáp ứng.
Bán hàng và thu tiền bao gồm các quyết định và các công việc cần thiết cho sự
chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng. Quá trình này được bắt đầu
từ yêu cầu mua của khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng…..hay
là việc nghiên cứu thị trường của doanh nghiệp và kết thúc bằng việc chuyển đổi này
là các khoản phải thu(có thể là ngắn hạn hay dài hạn nhưng cuối cùng đều chuyển
hóa thành tiền.
Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được;
tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải
quyết tức thời. Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng và thu tiền được thể chế hóa trong
từng thời kỳ và cho từng đói tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau. Ví dụ, phạm vi
của hàng hóa có hoặc không bao hàm đất đai, sức lao động… là tùy thuộc vào quan
hệ xã hội trong từng thời kỳ và cho từng đối tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau.
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực
hiện mục đích này rất đa dạng. Chẳng hạn, theo phương trao đổi và thanh toán có
thể bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng, bán
hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng thu tiền sau, bán hàng theo

phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận.
Theo phương thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụ hoàn
thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặc gián
tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý… Với mỗi phương thức này,
trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao nhận, thanh toán
cũng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau. Vì vậy đối với
mỗi phương thức bán hàng cần phải thiết lập các chính sách và thủ tục nhằm đạt được
các mục tiêu kiểm soát cụ thể khác nhau.
Kiểm soát quá trình bán hàng và thu tiền có nhiều ý nghĩa quan trọng. Việc bán
hàng liên quan đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD. Tính đúng đắn
của chỉ tiêu doanh thu liên quan đến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kết quả (lãi, lỗ) của
doanh nghiệp trên BCKQKD. Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ tiêu doanh thu
SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 6


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

làm cơ sở để xác định đúng số thuế (Thuế GTGT, thuế XK, thuế TTĐB ) cũng như
thuế thu nhập doanh nghiệp mà công ty phải nộp cho nhà nước.Việc thu tiền được hay
không thì ảnh hưởng đến việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.xem xét các
khách hàng......
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền là:
nhằm đảm bảo việc xử lý các đơn đặt hàng hay dịch vụ ( phiếu yêu cầu đặt hàng )
được hợp lý. Sau đó phải đảm bảo rằng quá trình cung cấp hàng hóa hay dịch vụ được
thực hiện đúng thời hạn và đúng quy trình xuất hàng hóa.
Kiểm soát chu trình này còn đảm bảo rằng việc ghi sổ các khoản phải thu khách

hàng được ghi nhận chính xác và hợp lý, không ghi nhận một số tiền lớn hơn hay nhỏ
hơn số tiền được thu nhằm tránh gian lận và không ghi sai công nợ của khách hàng.
Kiểm soát tốt cũng đảm bảo việc ghi sổ được chính xác và nhanh chóng vì đã có sự
kiểm soát tốt ở các công việc trước đó.
Đảm bảo cho việc xử lý và ghi sổ các khoản phải thu của khách.
Đảm bảo cho chứng từ có sự trùng khớp và phù hợp với sổ sách. Đối chiếu khớp
số liệu giữa các bộ phận .
Đảm bảo cho quá trình luân chuyển chứng từ được chính xác và hợp lý, thời hạn
và hình thức thanh toán cho người bán được rõ ràng, chính xác.
2.1.2. Chức năng của chu trình.
Xử lý đơn đặt hàng của người mua:
Nhận đơn đặt hàng của người mua hay các yêu cầu đặt hàng là khâu đầu tiên của
chu trình bán hàng thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng hay phòng kinh doanh.
Đó là lời đề nghị mua hàng nhận được từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại, yêu cầu
về một hay một số loại hàng hoá của doanh nghiệp, ghi nhận rõ một cách cụ thể và
chính xác về số lượng từng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các điều
kiện thanh toán, vận chuyển hàng hóa....... Việc đặt hàng có thể được thực hiện qua
điện thoại, thư, fax hay là mẫu đơn in sẵn của đơn vị đưa cho khách hàng.
Xét duyệt bán chịu
Bán hàng thì phải thu tiền, đó là điều hiển nhiên. Tuy nhiên trong kinh doanh việc
bán hàng và thu tiền liền là một điều khó khăn, đa số các khách hàng luôn mua hàng
theo kiểu gối đầu và họ không thanh toán hết một lần mà luôn để nợ lại một khoản.
Đối với những khách hàng như vậy thì doanh nghiệp phải có chính sách bán chịu. Tuy
nhiên, việc chấp thuận bán chịu cho khách hàng gặp khá nhiều rủi ro trong trường hợp
khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán. Bởi vậy việc phê
chuẩn bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ bởi người có quyền hạn.
Trước khi đi đến quyết định bán chịu, cần xem xét từng khách hàng cụ thể, xác
định khả năng nợ tối đa của khách hàng, khả năng thanh toán trong tương lai của
khách hàng. Trên cơ sở đó quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng.Việc
làm này đảm bảo tăng khả năng thu hồi nợ từ khách hàng nếu không sẽ xuất hiện các

khoản nợ khó đòi.
Chuyển giao hàng hoá
Chuyển giao hàng là chức năng quan trọng, là điểm đầu tiên trong chu kỳ khi tài
sản của doanh nghiệp được gửi đi hoặc chuyển giao cho khách hàng vào lúc giao hàng.
Khi chuyển giao hàng hóa phải kèm theo chứng từ vận chuyển, bộ phận giao hàng phải
độc lập với bộ phận kho.
Lập hoá đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ
SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 7


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

Phòng kế toán tài chính sẽ lập hoá đơn bán hàng và thực hiện ghi sổ, đồng thời
theo dõi các đối tượng nợ của công ty.
Hoá đơn bán hàng là một chứng từ trong đó có đầy đủ thông tin về hàng hoá
(mẫu mã, quy cách, số lượng hàng hoá, …) và giá cả thanh toán. Số lượng hàng hoá
được định theo giá bán chính thức của công ty, được ghi căn cứ theo danh sách giá đã
được phê duyệt. Hóa đơn cần có đầy đủ chữ ký của nguười lập và người đại diện hợp
pháp, nếu không có chữ ký thì phải đống dấu treo. Tổng số tiền thanh toán sẽ gồm cả
giá gốc hàng hoá, các khoản chiết khấu cho khách hàng và các yếu tố khác. Hoá đơn
được lập thành 3 liên: Liên 1 được lưu tại cùi, liên 2 được gửi cho khách hàng và liên
3 được dùng để luân chuyển nội bộ.
Kế toán sẽ tổng hợp doanh thu, thuế VAT phải nộp, chi tiết công nợ theo từng đối
tượng để chuẩn bị số liệu lên BCTC và theo dõi công nợ phải thu.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền
Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm soát được các khoản phải thu

tránh tình trạng gian lận xảy ra (thường là khả năng bị mất cắp) khi khoản phải thu
được vào sổ hoặc sau đó. Cần xem xét và đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được đã vào
nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết. Tiền mặt thu hằng ngày cần được gửi vào
ngân hàng một lượng hợp lý. Đối với trường hợp phổ biến là thu tiền qua ngân hàng
thì phải đảm bảo số tiền nhận được là của khoản phải thu, chứng từ ghi sổ là phiếu thu
hoặc giấy báo có.
Xoá sổ nợ phải thu khó đòi
Việc nhân viên công ty đã rất cố gắng trong công tác thu hồi nợ song vẫn có
trường hợp không thu hồi được nợ là điều bình thường. Trường hợp khách hàng mua
hàng song do một số nguyên nhân có thể bị giải thể hoặc phá sản hoặc thậm chí không
chịu thanh toán…, sau khi thẩm định, xem xét, và đực sự đồng ý của Hội đồng quản trị
doanh nghiệp và cơ quan quản lý tài chính ( Nếu là doanh nghiệp nhà nước ) hoặc cấp
có thẩm quyền theo quy định trong điều lệ của doanh nghiệp phê duyệt là không thể
thu hồi nợ thì doanh nghiệp phải xoá sổ các khoản phải thu đó. Bộ phận lập hoá đơn
lập chứng từ ghi nhận nghiệp vụ này và kế toán phụ trách phải xoá nợ, ghi giảm khoản
phải thu của những khách hàng này.
Dự phòng nợ khó đòi
Ngoài ra có thể xảy ra trường hợp con nợ không trả được, công ty phải lập dự
phòng cho các khoản này. Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ tài chính
và số tiền nợ quá hạn kế toán phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn.Căn cứ để
ghi nhận nợ phải thu khó đòi là:
-Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ,
bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn
chưa thu được;
-Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng
phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
2.1.3. Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình.
2.1.3.1. Hệ thống chứng từ
- Đơn đặt hàng của khách hàng: Đây là chứng từ do khách hàng phát hành
khi có nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ của công ty. Trên đơn đặt hàng bao

gồm đầy đủ các thông tin, tên hàng, số lượng, mã khách hàng, quy cách, chất
lượng hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng… Đơn đặt hàng sau khi được kiểm
SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 8


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

tra và xét duyệt bán chịu sẽ được chuyển qua bộ phận bán hàng để tổ chức
thực hiện đơn hàng.
-Lệnh bán hàng: là chứng từ được ban hành sau khi đơn đặt hàng của
khách hàng được chấp nhận, cho phép bán các mặt hàng trên đơn đặt hàng.
-Phiếu xuất kho: chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã xuất khỏi kho của
công ty giao cho khách hàng. Trên phiếu xuất kho có ghi rõ tên hàng, số
lượng, quy cách, được kiểm tra xác nhận bởi thủ kho. Một bản sao của phiếu
xuất kho, được kí tên bởi người mua hoặc người nhận hàng, quay trở lại
người bán như một bằng chứng đã giao hàng.
-Chứng từ vận chuyển: là vận đơn, giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển
hàng hóa tương đương khác, nhằm xác nhận việc đã chuyển hàng hóa.
-Hóa đơn bán hàng: Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng được
chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người
bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được,
giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày
tính Hóa đơn
- Các chứng từ phê chuẩn các khoản giảm trừ doanh thu
- Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của NH: là chứng từ làm căn cứ ghi sổ
nghiệp vụ phải thu khách hàng.

2.1.3.2. Hệ thống sổ sách kế toán
Trong điều kiện hạch toán thủ công, sổ sách kế toán là phương tiện để ghi
nhận, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu kế toán. Theo nghĩa rộng sổ kế toán bao
gồm toàn bộ các chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ, bảng tập hợp chi phí, các sổ
chi tiết và sổ tổng hợp.Bao gồm các sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gởi NH; sổ
chi tiết các khoản phải thu khách hàng; sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra…
Tùy theo công ty áp dụng hình thức kế toán nào để có các sổ liên quan. Trong
điều kiện hạch toán tự động hóa, máy vi tính và các phần mềm kế toán cho phép ghi
nhận, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu trên các tập tin cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên,
theo định kỳ hoặc kết thúc kỳ hạch toán, phần mềm phải cho phép in ra toàn bộ sổ
sách kế toán để kiểm tra, xác nhận và lưu trữ giống hệt hạch toán thủ công.
2.1.3.3. Báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị phục vụ
cho nhà quản lý cho việc ra quyết định. Tùy theo yêu cầu quản trị mà báo cáo nào
được sử dụng, đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm
phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp
được số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm. Các
báo cáo thường gặp: Báo cáo tiêu thụ, báo cáo đơn hàng, báo cáo số dư khách hàng….

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 9


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

Quy trình xử lý dữ liệu để ra báo cáo

Mô hình hoạt động của phần hành kế toán bán hàng
Dữ liệu đầu vào
Xử lý dữ liệu
Báo cáo đầu ra
Chứng từ:
Hóa đơn GTGT
Hóa đơn bán hàng
thông thường
- ……

Cơ sở dữ liệu
phân hệ bán
hàng

Báo cáo quản
trị đầu ra
BCTC

Nhật ký bán hàng

Sổ cái và sổ chi tiết
TK 155,156,131,511
,632,1331

Sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết phải thu khách
hàng.

2.2. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng

Mục
tiêu
Nội dung
Thủ tục kiểm soát
kiểm
soát
Tính
Doanh thu được ghi chép Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa vào các
có thật vào sổ sách là có thật, chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn
thực sự phát sinh
Hóa đơn được đánh số thứ tự trước
và xác định rõ mục đích sử dụng
Các bảng cân đối bán hàng- thu tiền
hàng tháng gửi cho người mua và việc tiếp nhận ý
kiến người mua được thực hiện độc lập với kế toán
Tính
Các nghiệp vụ bán hàng
đầy đủ phát sinh phải được ghi sổ
đầy đủ
Sự phê Các nghiệp vụ bán hàng
chuẩn được phê chuẩn đúng đắn

Các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng
được đánh số trược và xác định rõ mục đích sử
dụng
Phê chuẩn chung hoặc xét duyệt cụ thể từng
thương vụ phải trải qua các thể thức đúng đắn tên
cả 3 mặt
Xét duyệt bán chịu trước khi vận
chuyển hàng hóa

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 10


Chuyên đề tốt nghiệp

Sự
phân
loại

Các nghiệp vụ bán hàng
được phân loại thích hợp

Đúng
kỳ

Các nghiệp vụ bán hàng
được ghi đúng thời gian
phát sinh

Sự
đánh
giá

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng
Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán
Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước
phí vận chuyển và chiết khấu

Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho
các nghiệp vụ
Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào
tài khoản (đặc biệt là các nghiệp vụ bất thường)
Xây dựng trình tự cần có để lập
chứng từ và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng đúng thời
gian
Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ về
lập chứng từ và ghi sổ theo thời gian
Phân công người độc lập với nghiệp
vụ bán hàng để kiểm tra nội bộ về việc lập hóa đơn
theo giá cả từng loại hàng tài thời điểm bán và ghi
chép vào sổ kế toán

Các khoản bán hàng đã
ghi sổ đúng số lượng,
chủng loại hàng hóa, đã
vận chuyển và hóa đơn
bán hàng lập đúng
Sự
Các nghiệp vụ bán hàng Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng
chính được đưa vào sổ thu tiền với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu ở người mua
xác
và cộng chính xác
Lập cân đối thu tiền hàng tháng và
gửi người mua
Tổ chức đối chiếu nộ bộ các khỏan
bán hàng-thu tiền
2.2.2. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối nghiệp vụ thu tiền
Mục

tiêu
Nội dung
Các thủ tục kiểm soát
kiểm
soát
Tính
Các khoản thu tiền Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ
có thật đã ghi sổ thực tế đã sổ
nhận
Đối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng
Sự phê Khoản tiền chiết Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn
chuẩn khấu, giảm giá đã Duyệt các khoản chiết khấu
được xét duyệt đúng Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền
đắn; phiếu thu tiền
được đối chiếu và kí
duyệt
Sự đầy Tiền mặt thu được đã Phân cách trách nhiệm giữa người giữ tiền với người
đủ
ghi đầy đủ vào Sổ ghi sổ
quỹ và các nhật ký Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt
thu tiền
đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo
nhận tiền kịp thời
Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền
Sự
Các khoản thu tiền Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối
đánh
đã ghi sổ và đã nộp chiếu với chứng từ bán hàng và thu tiền
giá
đều đúng với giá Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 11


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

hàng bán
Các khoản thu tiền
đều được phân loại
đúng
Các khoản thu tiền
ghi đúng thời gian

bán hàng
Sự
Sử dụng sơ đồ tài khoản quy định các quan hệ đối
phân
ứng cụ thể về thu tiền
loại
Kiểm tra, đối chiếu việc phân loại,
Đúng
Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ
kỳ
và sổ
Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ
Sự
Các khoản thu tiền Phân cách trách nhiệm ghi sổ với theo dõi thanh toán

chính ghi vào sổ tổng hợp tiền hàng
xác
và chi tiết chính xác Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn
Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ
2.2.3. Đo lường kết quả
Để đo lường xem kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền của công ty có thực sự
tồn tại và hoạt động có hiệu quả không thì ta có thể quan sát, phỏng vấn và lập bảng
câu hỏi như sau:
Câu hỏi
Trả lời
Chú
Có
Không
Không áp thích
dụng
1. Công ty có quy định thời gian tối đa luân
chuyển chứng từ giữa các bộ phận không?
2. Đơn vị có mở sổ chi tiết theo dõi cho từng
khách hàng không?
3. Có sự phân chia trách nhiệm giữa các chức
năng liên quan đến nợ phải thu khách hàng
không?
4. Người phụ trách kế toán có theo dõi tình
hình thanh toán của khách hàng theo thời gian
quy định của công ty để chiết khấu không?
5. Tất cả các ĐĐH có phòng kinh doanh nhận
và duyệt không?
6. Trước khi xuất kho hàng có được kiểm tra
về số lượng, chất lượng và lập biên bản đầy đủ
không?

7. Các chứng từ có được đánh dấu khi phê
duyệt nhằm tránh sử dụng lại không?
8. Người phụ trách kế toán có độc lập với chức
năng phê duyệt thanh toán không?
9. Các CT như ĐĐH,PXK Phiếu vận chuyển
hàng hóa và hóa đơn có được đối chiếu với
nhau không?
10. Khi phát hiện có sự bất thường, nhân viên
công ty có báo cáo với cấp trên không?
11. Kế toán thanh toán có chậm trễ hay ghi
trước trong việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh
không?
SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 12


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

Khi khảo sát xong bản câu hỏi, tổng hợp kết quả thì rút ra nhận xét về kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty.
Phải tìm hiểu kỹ tại sao trong thực tế công ty lại có sự khác nhau so với mục tiêu
chung, tìm hiểu phân tích nguyên nhân về sự khác nhau đó.
Có thể là do đặc thù hàng hóa kinh doanh của công ty hoặc do bộ máy quản lý,
nhân sự chưa phù hợp,…
Sau khi phân tích được nguyên nhân thì cần có các cách thức quản lý thích hợp để
hoàn thiện kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền, tránh các trường hợp có thể xảy ra
rủi ro trong quá trình bán hàng – Thu tiền, gây thiệt hại cho công ty.

2.2.4. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền.
Gian lận và sai sót
1. Bán hàng nhưng không thu được tiền
2. Bán hàng không đúng giá

Tình trạng
Thất thoát tài sản
Doanh thu cao hơn hoặc thấp hơn so với
thực tế
3. Giao hàng trễ
Không thực hiện đúng điều kiện hợp
đồng, mất uy tín với khách hàng
4. Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng
Mất uy tín với khách hàng
5. Phát hành hóa đơn sai
Ghi nhận nghiệp vụ sai
6. Chiếm khoản thu tiền mặt
Thất thoát tiền mặt
7. Ghi chép nghiệp vụ sai
Số liệu trên sổ sách bị sai lệch
8. Nhân viên bán hàng cấp quá nhiều hạn mức bán Có khả năng dẫn đến nợ khó đòi
chịu cho khách hàng
9. Tính toán sai chiết khấu
Ghi nhận nghiệp vụ sai
10. Tiền thu nợ khách hàng của niên độ sau được Ghi nhận báo cáo tài chính không chính
ghi vào niên độ hiện hành
xác
11. Mức dự phòng được lập thấp hơn thực tế
Giá trị thực của khoản nợ phải thu trên
BCTC không chính xác

12. Nhiều khoản nợ phải thu trên sổ sách có chênh Số liệu trên sổ sách không khớp
lệch với số liệu khách hàng do công ty không đối
chiếu công nợ thường xuyên
13. Hàng hóa hư hỏng trong quá trình vận chuyển
Mất uy tín với khách hàng, gia tăng chi
phí
14. Nhân viên có thể quên lập hóa đơn cho hàng đã Giá vốn hàng cao hơn hoặc thấp hơn so
giao, hoặc lập một hóa đơn hai lần
với thực tế
15. Lập hóa đơn khống trong khi thực tế không Thất thoát hàng hóa
giao hàng
16. Xóa sổ những khoản phải thu mà thực tế đã thu Thất thoát tiền
17. Không công bố thông tin về các khoản nợ phải Sai phạm khi lập BCTC
thu đem thế chấp vay ngân hàng
18. Nhân viên bán hàng làm cho công ty cam kết Công ty không thực hiện được hợp đồng,
một lịch giao hàng mà nhà máy không thể đáp ứng mất uy tín với khách hàng
19. Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có Dẫn đến nợ khó đòi, hoặc gây thiệt hại
những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác cho công ty khi chấp nhận các điều khoản
hoặc từ khách hàng không được phê duyệt.
không chính xác
20. Thực hiện ghi nhận hàng bị trả lại không có thật Giảm doanh thu
SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 13


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

(hàng không về nhập kho)
2.3. Kiểm soát nội bộ trong môi trường trường tin học hóa.
Môi trường tin học là môi trường mà trong đó đơn vị thực hiện công việc kế toán
hoặc xử lý thông tin tài chính trên máy vi tính với các mức độ áp dụng khác nhau,
chủng loại máy hoặc phần mềm có quy mô và mức độ phức tạp khác nhau.
2.3.1. Kiểm soát chung:
Là các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót và
gian lận trong toàn bộ hệ thống thông tin kế toán. Kiểm soát chung ảnh hưởng đến
cả chu trình kế toán và tất cả hệ thống ứng dụng trong chu trình kế toán.
a.Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống
Quyền và trách nhiệm cần được phân chia rạch ròi giữa các chức năng: Chức năng
phân tích hệ thống, chức năng lập trình, vận hành hệ thống, người dùng hệ thống,
chức năng lưu trữ và phục hồi dữ liệu, chức năng kiểm soát dữ liệu.
b. Kiểm soát việc tiếp cận
Việc tiếp cận của những người không có thẩm quyền là hành vi sử dụng trang
thiết bị phần cứng khác, máy tính có thể bị mất thay đổi linh kiện làm cho hệ thống
vận hành không đúng thiết kế, máy tính có thể bị sử dụng bất hợp pháp, có thể làm
mất hay lỗi dữ liệu
Các thủ tục kiểm soát việc những người không có thẩm quyền tiếp cận tài sản
của doanh nghiệp: Sử dụng khóa phòng, các thiết bị giám sát, sử dụng các phần
mềm và các giải pháp bảo mật, các giải pháp an ninh mạng máy tính, mã hóa dữ
liệu, sử dụng chuyên gia nhằm phát hiện các lỗ hổng bí mật của hệ thống, huấn
luyện đầy đủ cho người dùng trong việc sử dụng vận hành diệt virus.
c. Kiểm soát việc truy cập hệ thống
Là việc giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người dùng. Người dùng
chỉ được quyền truy cập đến hệ thống, dữ liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
mà họ được cấp quyền sử dụng. Quyền truy cập bao gồm: đọc, ghi, thêm, sửa, xóa
dữ liệu phải được gán cho từng chức năng, công việc, từng cá nhân hay từng tập tin.
Các phương pháp nhận dạng người sử dụng hợp pháp: Sử dụng mật khẩu, nhận
dạng cá nhân, nhận dạng sinh học.

d. Kiểm soát lưu trữ dữ liệu
Dán nhãn, phân loại và sắp xếp theo thứ tự, thay thế thiết bị định kì và hủy
các thiết bị không còn sử dụng, sao lưu dự phòng tất cả các dữ liệu của tổ chức
e. Kiểm soát truyền tải dữ liệu
Để giảm sai sót và mất cắp trong quá trình truyền tải, kiểm soát truyền tải phải
đảm bảo rằng nội dung nhận được là của đúng người gởi, và nội dung chuyển đến
đúng người nhận.
f. Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống
Khi hệ thống tạm ngưng hoạt động có thể ảnh hưởng đến dữ liệu, chương trình
hay giảm tuổi thọ thiết bị. Do đó hệ thống cần được kiểm tra định kỳ, sử dụng bộ
lưu điện để cung cấp nguồn cho hệ thống đủ thời gian sao lưu khi có sự cố về điện.
g. Dấu vết kiểm toán
Sau khi khóa sổ kế toán, không được tẩy xóa hay sửa dữ liệu mà phải nhập các bút
toán đảo, bút toán bổ sung, đồng thời phải lập chứng từ ghi sổ. Sử dụng hộp lưu tự
động ghi nhận các hành vi truy cập.
SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 14


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

h. Các kế hoạch phục hồi dữ liệu sau thiệt hại
Sao lưu dự phòng toàn bộ hệ thống gồm cả dữ liệu và chương trình.
Xác lập trách nhiệm cho các cá nhân và một nhóm tiến hành phục hồi dữ liệu.
Lập, hoàn thiện tài liệu hệ thống, tài liệu phục hồi dữ liệu sau thiệt hại.
Mua bảo hiểm trang thiết bị.
2.3.2. Kiểm soát ứng dụng

Là các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát chỉ ảnh hưởng đến một hệ
thống ứng dụng cụ thể, ví dụ: hệ thống thu tiền, hệ thống hàng tồn kho…
a. Kiểm soát nguồn dữ liệu
Mục tiêu: Nhằm bảo đảm dữ liệu nhập vào là hợp lệ.Các thủ tục kiểm soát:
Kiểm tra việc đánh số trước các chứng từ gốc nhằm hạn chế việc ghi nhận trùng
hay bỏ sót nghiệp vụ…
Phê chuẩn đầy đủ….
b. Kiểm soát quá trình nhập liệu
Mục tiêu: chuyển dữ liệu thành công từ các chứng từ gốc vào hệ thống và phát
hiện sai sót trước khi dữ liệu được xử lý.
- Kiểm tra tính tuần tự của dữ liệu: Đảm bảo nhập liệu nhanh chóng, chính xác,
đầy đủ
- Kiểm tra vùng nhập liệu: Dữ liệu nhập được sử dụng để tính toán, hoặc cho
mục đích tìm kiếm. Hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập đúng loại khai báo.
- Kiểm tra tính có thực của dữ liệu: Nhằm phát hiện những dữ liệu nhập sai vào
hệ thống và ngăn chặn hệ thống ghi dữ liệu không thực vào cơ sở dữ liệu.
-Kiểm soát việc nhập trùng dữ liệu: Đối với mỗi lần nhập liệu máy tính sẽ tự
động truy xuất dữ liệu có sẵn để giảm thời gian nhập liệu và tránh sai sót.
- Kiểm tra tính đầy đủ: Đảm bảo tính đầy đủ đối với các thông tin quan trọng khi
người nhập liệu nhập thiếu thông tin máy sẽ báo lỗi.
- Thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sữa lỗi: Hệ thống phải dự kiến các lỗi
thường gặp và hướng dẫn sữa lỗi để thực hiện
c. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin
Mục tiêu: Ngăn chặn, phát hiện và xử lý sai sót trong quá trình xử lý số liệu và
đảm bảo cho hệ vận hành như thiết kế ban đầu.
Quá trình kiểm soát bao gồm các thủ tục:
- Kiểm tra ràng buộc dữ liệu: Các dữ liệu nhập vào hệ thống có liên kết với nhau
qua các mối liên hệ, dữ liệu sẽ không bị xóa khi có ràng buộc này.
- Kiểm tra dữ liệu hiện hành: Cần thường xuyên kiểm tra xóa khỏi hệ thống
những danh mục dữ liệu không cần dùng đến.

- Báo cáo các yếu tố bất thường: Hệ thống kiểm tra và cung cấp thông tin bất
thường trong quá trình xử lý như hàng tồn kho âm, tiền mặt tồn quỹ âm,..
- Đối chiếu dữ liệu ngoài hệ thống: Định kì phải đối chiếu các dữ liệu với các dữ
liệu bên ngoài hệ thống, như đối chếu công nợ, phải thu phải trả, ngân hàng…
d. Kiểm soát thông tin đầu ra
Mục tiêu: giảm sai sót đối với thông tin đầu ra và chuyển thông tin đến đúng
người sử dụng.
Các thủ tục kiểm soát gồm: Kiểm tra nội dung và hình thức, phân quyền trên hệ
thống, đối chiếu với đầu vào.

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 15


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

Phần 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU
TIỀN TẠI CÔNG TY CP DƯỢC – THIẾT BỊ Y TẾ ĐÀ NẴNG.
1. Đặc điểm tình hình chung về công ty CP Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng.
1.1. Giới thiệu chung về công ty
Công ty Dược – Thiết bị y tế Đà Nẵng có tên đầy đủ là công ty cổ phần Dược –
Thiết bị y tế Đà Nẵng. Công Ty đã đăng ký nhãn hiệu thương mại và tên giao dich
quốc tế là Danang Phamarceutical and Medical Equipment Joint Stock Market. Viết
tắt là DAPHRCO theo giấy phép 13028 tại sở đăng ký giấy phép công nghiệp thuộc
Bộ Khoa Học Công Nghệ và Môi Trường. Mã giao dịch tại sàn OTC là
DAPHARCO. Địa chỉ công ty : 02 Phan Đình Phùng, quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng,
Việt Nam.

Điện thoại : +84(511)3822247
Email :
Wesbsite : www.dapharco.com.vn ; www.1084.com.vn/web/dapharco
Tiền thân là hiệu thuốc quận 1 thành phố Đà Nẵng, được thành lập năm 1976
trực thuộc công ty dược cấp II Quảng Nam – Đà Nẵng. Hoạt động với chức năng
chủ yếu là phân phối, lưu thông dược phẩm trong phạm vi thành phố. Giai đoạn này
hiệu thuốc hoạt động theo cơ chế bao cấp, lượng thuốc chữa bệnh trên thị trường rất
khan hiếm.
Đến năm 1984, hiệu thuốc quận I được nâng cấp thành công ty dược cấp III
ĐN, hoạt động độc lập trực thuộc ĐN. Nhờ hoạt động một cách độc lập cũng như tự
chủ về kế hoạch kinh doanh ủa công ty, và trước nhu cầu thuốc ngày càng gia tăng
của các bệnh viện trên địa bàn, công ty bắt đầu mở thêm các cửa hàng chuyên kinh
doanh và thúc đẩy việc sản xuất các sản phẩm có nguồn gốc đông y, một số sản
phẩm của công ty được khách hàng tín nhiệm. Trải qua nhiều năm hoạt động, đến
năm 1990, công ty Dược cấp 3 ĐN được phân cấp quản lý thành Công Ty Dược Đà
Nẵng trực thuộc trên địa bàn tỉnh QNĐN.
Vào tháng 3/1993, công ty Dược Đà Nẵng được thành lập theo giấy phép kinh
doanh số 104008/TTKD với chức năng bán buôn, bán lẻ dược phẩm và vật tư y tế và
được phép sản xuất một số dược phẩm.
Với nguồn vốn ngân sách cấp: 611.336.605 VNĐ và nguồn vốn tự bổ sung:
96.998.691 VNĐ. Tài khoản số 710A-00147 tại Ngân Hàng Công Thương và tài
khoản ngoại tệ số: 36211370240 tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng.
Thực hiện chủ trương của nhà nước về chuyển DNNN thành công ty cổ phần, công
ty dược Đà Nẵng đã tiến hành cổ phần hóa từ tháng 4 năm 2005, theo quyết định số
195/QĐ-UB, ngày 08/12/2004 của ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng về việc phê
duyệt phương án cổ phần hóa chuyển công ty Dược Đà Nẵng thành công ty Cổ Phần
Dược và Thiết Bị Y Tế Đà Nẵng. Với số vốn điều lệ ban đầu là 8.000.000.000 đồng,
nhà nước nắm giữ 51%.
 Tình hình lao động của công ty: Tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty
là 643 người, trong đó công nhân lao động trực tiếp 535 người, cán bộ quản lý

108 người.
 Công ty có tổng tài sản hơn 350 tỷ đồng. Doanh thu đạt từ 800 tỷ đồng hàng
năm và tiếp tục tăng trưởng qua các năm.

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 16


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
CTCP Dược và thiết bị y tế Đà Nẵng là một trong những công ty chuyên phân phối các
sản phẩm Dược và thiết bị y tế, có mạng lưới phân phối khá rộng lớn, gồm nhiều hệ
thống hoạt động trong cả nước, có khả năng đưa thuốc và các sản phẩm dụng cụ y tế
đến tận giường bệnh, tiêu thụ một lượng lớn hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu,
có thể coi là nhà phân phối dược phẩm và vật tư trang thiết bị y tế lớn của Miền trung,
thậm chí cả nước.
.Lĩnh vực sản xuất/ kinh doanh : - Kinh doanh - xuất nhập khẩu: dược phẩm, dược
liệu, hoá chất, trang thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật, thực phẩm dinh dưỡng và
phòng bệnh, vaccine và chế phẩm sinh học.
- Sản xuất dược phẩm theo đúng danh mục cho phép của Bộ Y tế.
- Chuyển giao công nghệ và dịch vụ kỹ thuật y tế, khoa học kỹ thuật.
- Giao nhận, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo hành, bảo trì, sửa chữa trang thiết bị y tế
và khoa học kỹ thuật.
- Dịch vụ cho thuê: văn phòng, kho bãi.
- Kinh doanh các loại thiết bị văn phòng, thiết bị điện tử viễn thông, thiết bị điện dân
dụng, điện công nghiệp, các loại máy điện thoại di động, cố định, sim card, máy vi

tính, máy chụp ảnh, quay phim.
Sản phẩm nhập khẩu: Dược phẩm, trang thiết bị y tế.
Thị trường nhập khẩu: - Mỹ, Châu Âu, Thái lan.....
Tuy nhiên là công ty hoạt động trong ngành có nhiều tính chất đặc thù là ngành Y –
Dược nên hoạt động của công ty chịu nhiều ảnh hưởng từ phía pháp luật, chính sách
chung cũng như chính sách giá cả của nhà nước đối với ngành. Và đây là ngành liên
quan đến sức khỏe con người nên việc sản xuất, lưu trữ phải tuân theo những tiêu
chuẩn của Bộ y tế và những sản phẩm sản xuất phải đạt được tiêu chuẩn của Bộ y tế.
SƠ ĐỒ MẠNG LƯỚI KINH DOANH CỦA CÔNG TY

Công ty

1 kho GSP

1 quầy hàng
trung tâm

13 cửa hàng
chuyên sâu

7 cửa hàng
bán sỉ

1 trung tâm
hàng vật tư y
tế

Cửa hàng
đông dược

Phân xưởng
sản xuất

Mậu dịch
viên bán lẻ

1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy tại công ty
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến chức
năng. Công ty có 4 phòng chức năng, bao gồm: Phòng kế hoạch kinh doanh, phòng
SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 17


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

tổ chức hành chính, phòng kế toán tài vụ, phòng kiểm tra chất lượng sản xuất
(KCS). Ngoài ra công ty còn có một phân xưởng sản xuất và hệ thống các văn phòng
đại diện, hiệu thuốc, cửa hàng, quầy thuốc ở rải rác khắp địa bàn TP Đà Nẵng và
trên các khu vực tỉnh, TP lớn trong cả nước. Theo cơ cấu này mọi hoạt động sản
xuất kinh doanh của toàn công ty đều được chỉ đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị.
Các vấn đề cơ bản liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty do Giám
đốc trực tiếp chỉ đạo.
Giám đốc trực tiếp phụ trách 4 phòng ban, các hệ thống bán sỉ và lẻ của công ty
nhận lệnh trực tiếp từ Giám đốc.
Giám đốc là người đại diện mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty, chịu trách
nhiệm trước cấp trên và trước pháp luật nhà nước.
Riêng phân xưởng sản xuất chịu sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc sản xuất

về việc lập kế hoạch, kiểm tra hoạt động sản xuất và báo cáo với hội đồng quản trị.
- Phòng kế toán tài vụ:
 Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực công tác tài chính
và kế toán. Thực hiện các chế độ về kế toán tài chính doanh nghiệp theo quy
định Pháp luật và Điều lệ Công ty.
 Quan hệ với các tổ chức tài chính, tín dụng đảm bảo vốn cho hoạt động
sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển, đổi mới doanh nghiệp. Đảm bảo cân
đối tiền - hàng, lưu chuyển tiền tệ.
 Theo dõi, ghi chép, thống kê, cập nhật hoá đơn chứng từ để hạch toán kế
toán.
 Chấp hành chế độ báo cáo, quyết toán kiểm kê đảm bảo yêu cầu chính
xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ. Tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh
phục vụ công tác hạch toán và phân tích hoạt động kế toán.
 Định kỳ tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh tế của Công ty,
báo cáo HĐQT, Tổng giám đốc.
- Phòng tổ chức hành chính:
 Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: tổ chức bộ máy,
cán bộ, lao động, tiền lương, đào tạo bồi dưỡng, bảo vệ, quân sự, quản trị
hành chính, thi đua - khen thưởng, kỷ luật, y tế, văn thư lưu trữ, phòng
chống bão lụt.
 Xây dựng đội ngũ cán bộ, tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng
nâng bậc cho CB CNV công ty.
 Xây dựng kế hoạch lao động, tiền lương. Thực hiện các chế độ chính
sách đối với người lao động theo quy định của Nhà nước, của Công ty. Tổ
chức quản lý tốt lực lượng lao động trong toàn Công ty.
 Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất. Xây dựng các nội quy,
quy chế, quy định thuộc chức năng và nhiệm vụ của Phòng.
- Phòng Kinh doanh – XNK :
 Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: công tác tổ chức
tiêu thụ sản phẩm của Công ty, công tác tổ chức kinh doanh của Công ty.

Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, khai thác các khách hàng truyền
thống và các khách hàng mới, tạo nguồn hàng trong và ngoài nước, xây

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 18


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

dựng các quy chế, quy định quản lý các mặt công tác thuộc chức năng,
nhiệm vụ của Phòng.
 Trực tiếp tổ chức mua nguyên liệu cho sản xuất của Công ty.
 Tổ chức công tác Marketing, nghiên cứu dự báo thị trường như: quan hệ
cung - cầu, giá cả, tiếp thị, quan hệ khách hàng,…Công tác khách hàng.
 Tổ chức công tác tiếp nhận vận chuyển hàng hoá, soạn thảo theo dõi và
quản lý các hợp đồng kinh tế, quản lý theo dõi kho nguyên liệu, thành phẩm,
hàng hoá.
- Phòng kế hoạch kỹ thuật:
 Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: công tác kế
hoạch; công tác kỹ thuật; công tác KCS; công tác quản lý kho; công tác
công nghệ và thiết bị; quản lý hệ thống chất lượng; xây dựng cơ bản; nghiên
cứu khoa học; sáng kiến tiết kiệm; công tác sữa chữa lớn; đào tạo nâng bậc;
an toàn lao động; phòng chống cháy nổ.
 Xây dựng các kế hoạch và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức
sữa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị, dự phòng nguyên vật liệu phục vụ
công tác sản xuất sản phẩm của Công ty.
 Quản lý kho tàng, bảo quản hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu phục vụ cho

công tác sản xuất kinh doanh của Công ty. Quản lý phương tiện cơ giới, bàn
cân của Công ty. Kiểm tra chất lượng sản phẩm, máy móc thiết bị, nguyên
nhiên vật liệu thành phẩm nhập kho và đang lưu thông trên thị trường.
 Xây dựng các quy chế, quy định, quy trình, quy phạm về các mặt quản lý
các lĩnh vực công tác thuộc chức năng của Phòng.
- Phân xưởng sản xuất:
 Trực tiếp tổ chức sản xuất theo kế hoạch được giao, đảm bảo các chỉ tiêu
định mức về kinh tế kỹ thuật, chất lượng sản phẩm do Công ty quy định.
 Chịu trách nhiệm chính về chất lượng sản phẩm và chỉ tiêu tiêu hao theo
định mức được duyệt.
 Thực hiện nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch tháng, quý, năm.
 Thực hiện công tác thống kê ghi chép số liệu các hoạt động tại Phân
xưởng. Định kỳ báo cáo số liệu sản xuất và tình hình thiết bị của Phân
xưởng theo quy định của Công ty.
 Phối hợp với các phòng chức năng trong Công ty thực hiện các nhiệm vụ
có liên quan. Xây dựng các quy định quản lý thuộc chức năng nhiệm vụ của
phân xưởng.

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 19


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng
SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC

ĐẠI HỘI ĐỒNG
CỔ ĐÔNG

Hội đồng quản trị

Ban kiểm soát

TỔNG GIÁM ĐỐC

P. Tổng giám đốc
kinh doanh
Phòng KDXNK
Bộ phận thị trường

Phó Tổng giám đốc
sản xuất
Phòng KTTV

Các chi nhánh

Phòng
TCHC

PXSX

Hà Nội
TP.HCM

Bộ Phận QLDC
Hiệu thuốc chuyên
doanh
Kho

TTDP Vật tư y
tế

Q.Nam

Hiệu thuốc sỉ
Mạng lưới bán
lẻ

Kho SX

Ghi chú:

Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
1.4. Đặc điểm tố chức công tác kế toán tại công ty
1.4.1 Bộ máy kế toán tại công ty
Là một doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn với mạng lưới kinh doanh rộng
khắp trên cả nước, có hình thành các đơn vị cấp dưới với những điều kiện khác nhau,
các đơn vị bố trí trên địa bàn khá rộng . Do đó, để phản ánh đúng tình hình hoạt động
sản xuất, kinh doanh của công ty thì công tác kế toán tại công ty được tổ chức theo
hình thức nửa tập trung, nửa phân tán.
Tại các phân xưởng sản xuất và các quầy hàng đều có tổ chức kế toán riêng tùy
theo mức độ phân tán. Cuối quý, toàn bộ các chứng từ ở các phân xưởng và các quầy
hàng của công ty đều được tập hợp về phòng kế toán của công ty. Tương ứng với mỗi
đơn vị là một báo cáo quyết toán, nó bao gồm như: Báo cáo nhận và xuất sản phẩm,
hàng hóa; báo cáo tổng hợp công nợ mua, bán và các chứng từ có liên quan đến các
SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 20


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Trên cơ sở đó, phòng kế toán công ty tiến hành
hạch toán tổng hợp và lập quyết toán quý.
Bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Tất cả các
nhân viên trong phòng kế toán đều chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Các bộ phận
kế toán đều kiểm tra đối chiếu lẫn nhau vào cuối quý.
SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp

ĐV
trực
thuộc
hạch
toán
độc
lập

Kế
toán
ngân
hàng

Kế

toán
thanh
toán
và
tiền
mặt

Kế
toán
tiền
lương

KT
CH
chuyê
n sâu
và
bán sỉ

KT
phân
xưởn
g sản
xuất

Kế
toán
kho

Thủ

quỹ

Tổ thu tiền các quầy
bán lẻ

Ghi chú:

Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
1.4.2. Hình thức ghi sổ kế toán tại công ty
Xuất phát từ tình hình thực tế là địa bàn hoạt động của công ty tương đối rộng,
có nhiều của hàng trực thuộc nên có nhiều nghiệp vụ kinh tế phức tạp phát sinh. Mặc
dù công ty là doanh nghiệp hoạt động thương mại vừa hoạt động sản xuất nhưng hoạt
động thương mại là chử yếu nên hàng ngày số lượng phatsinh nghiệp vụ kinh tế rất
nhiều. Để phục vụ cho việc đối chiếu kiểm tra số liệu ở sổ cái ngược về các chứng từ
gốc khi cần thiết. Và tổng hợp được nhiều chứng từ gốc làm giảm số lần ghi sổ kế toán
tổng hợp Vì thế để giải quyết tình trạng này, công ty đã sử dụng hình thức sổ kế toán là
“Chứng từ ghi sổ”.

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 21


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

SƠ ĐỒ HÌNH THỨC GHI SỔ TẠI CÔNG TY

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ

Bảng kê chitiết
chi tiết

Sổ kế toán chi
tiết

Chứng từ ghisổ

Bảng tổng
hợp chi tiết

Sổ cái

Bảng cân đối
số phát sinh

Báo cáo tàichính

Chú thích:

Ghi hàng ngày
Ghi cuối quý
Đối chiếu, kiểm tra

Qui trình luân chuyển chứng từ:
Hằng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh các đơn vị trực thuộc lập và
gửi chứng từ kế toán lên phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm
tra kế toán công nợ sẽ tâp hợp vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ, bán
vào theo từng tháng. Dựa vào các bảng kê này kế toán công nợ sẽ lập các báo cáo
tổng hợp công nợ bán ra ,mua vào, báo cáo tổng hợp hàng hóa.Còn với những
nghiệp vụ phát sinh ít thi ghi trực tiếp vào chứng từ ghi sổ.
Định kỳ, các bộ phận kế toán chi tiết nộp lên kế toán tổng hợp bộ chứng từ
gốc, các tờ kê chi tiết tài khoản. Kế toán tổng hợp đối chiếu kiểm tra rồi lấy số liệu
tổng cộng của tờ kê ghi vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được
kiểm tra lại và ghi vào sổ cái. Kế toán tổng hợp kiểm tra giữa sổ cái và bảng tổng

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 22


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

hợp chi tiết tài khoản xem có khớp số liệu không, từ đó lập bảng cân đối tài khoản
và cuối kỳ lập báo cáo tài chính.
1.4.3. Chế độ kế toán vận dụng
Công ty vận dụng quyết định 15 ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 theo QĐ-BTC
dành cho các doanh nghiệp.
2.Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty.
2.1. Môi trường kiểm soát tại công ty.
2.1.1 Đặc thù quản lý và cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty có Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Tuy nhiên, các thành viên trong
hội đồng quản trị liên quan tới ban tổng giám đốc, đây là yếu tố hạn chế trong việc
hoạt động giữa hội đồng quản trị và ban tổng giám đốc không độc lập với nhau.
Hội đồng quản trị của công ty gồm:
+ Ông Phan Thỉnh: Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc công ty
+ Ông Võ văn chính: Phó chủ tịch HĐQT Kiêm Phó Giám Đốc sản xuất
+ Ông Tống Viết Phải: Ủy viên HĐQT kiêm Phó tổng giám đốc KD-XNK
+ Ông Nguyễn Hữu Công: Ủy viên HĐQT
+ Ông Trần Nhân Triết: Ủy viên HĐQT
+ Ông Đặng Văn Nam: Ủy viên HĐQT.
Ban kiểm soát của công ty được lập ra để kiểm tra sổ sách kế toán và các
BCTC của công ty, kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của các hoạt động sản xuất kinh
doanh và tài chính của công ty. Điều này tạo cho môi trường kiểm soát trong công ty
tốt hơn.
Ban kiểm soát
Ban kiểm soát do đại hội đồng cổ đông bầu ra gồm 3 thành viên:
+ Ông Nguyễn Ngọc Hổ:
Trưởng ban kiểm soát
+ Ông Nguyễn Hữu Thoại
Ủy viên ban kiểm soát
+ Ông Nguyễn Tấn Được
Ủy viên ban kiểm soát
Ban kiểm soát là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất
kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước
đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những công việc thực hiện theo quyền và nghĩa
vụ của ban.
- Kiểm tra sổ sách kế toán và báo cáo tài chính kế toán của công ty, kiểm
tra tính hợp lí hợp pháp của các hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính công ty,
kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị..
- Trình đại hội đồng cổ đông báo cáo thẩm tra các báo cáo tài chính của công ty,

đồng thời có quyền trình bày ý kiến độc lập về kết quả thẩm tra các vấn đề liên quan
tới hoạt động kinh doanh, hoạt động của hội đồng quản trị và Ban Giám Đốc
- Yêu cầu hội đồng quản trị triệu tập đại hội đồng cổ đông bất thường trong
trường hợp xét thấy cần thiết.
- Và các quyền khác được quy định tại điều lệ
Mặt khác, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến –
chức năng. Bộ máy quản lý được phân quyền một cách khoa học, các bộ phận được
thiết lập hoạt động tương đối độc lập với nhau đảm bảo cho việc quản lý, kiểm tra,
kiểm soát mọi hoạt động trong đơn vị đạt hiệu quả cao.
Sự độc lập giữa các bộ phận trong công ty là một nhân tố quan trọng góp phần tạo
nên một môi trường kiểm soát mạnh.
SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 23


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

2.1.2Chính sách nhân sự của công ty
Trong những năm qua, công ty đã có những kế hoạch đào tạo, tổ chức lại cán bộ
một cách hợp lý hơn, đảm bảo cho công tác quản lý và kiểm soát trong đơn vị tốt
hơn. Công ty luôn tạo mọi điều kiện để cán bộ tham gia học tập nâng cao trình độ,
chuyên môn nghiệp vụ của mình. Ngoài ra, phòng tổ chức của công ty luôn thường
xuyên theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cán bộ công nhân viên để bố trí,
sắp xếp, sử dụng phù hợp với khă năng của từng người, luôn tạo môi trường thuận
lợi và không khí làm việc thoải mái cho người lao động.
Để khuyến khích sự làm việc của nhân viên, công ty luôn tổ chức khen thưởng cho
những bộ phận, cá nhân có thành tích hoạt động, lao động xuất sắc, có sáng kiến

trong công việc. Bên cạnh đó cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với
các đơn vị, cá nhân không tuân thủ quy định của công ty về quản lý hàng hóa và
công nợ công ty, hoặc là hành vi sai sót gian lận trong quá trình làm việc.
2.1.3.Các nhân tố bên ngoài.
Ngoài những nhân tố nêu trên, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của công ty còn
chịu ảnh hưởng của các yếu tố khác từ bên ngoài như: Luật pháp, các chế độ, chính
sách của nhà nước…
Là một công ty hoạt động mua bán dược phẩm, một ngành hàng mang tính nhạy
cảm, ngoài việc công ty thường chịu sự kiểm tra của các lực lượng bên ngoài như:
sự kiểm toán của kiểm toán nhà nước, kiểm tra của thanh tra sở tài chính, kiểm tra
của cục thuế, thanh tra về lao động thì công ty còn phải chịu sự thanh tra của sở y
tế…
2.2. Đặc điểm hàng hóa, khách hàng và hình thức tiêu thụ sản phẩm tại công ty
2.2.1. Đặc điểm hàng hóa, khách hàng
Các mặt hàng kinh doanh của công ty rất đa dạng về chủng loại, được phân
thành nhiều nhóm sản phẩm khác nhau gồm: dược phẩm, dược liệu, hóa chất, trang
thiết bị y tế và vật tư khoa học kỹ thuật, thực phẩm dinh dưỡng và phòng bệnh,
vaccine và chế phẩm sinh học, hương xông muỗi, thuốc xịt muỗi, mắt kính, mỹ
phẩm, nước bổ dưỡng có viatmine, nước khoáng, văn phòng phẩm. Và mỗi loại có
mã bao bì khác nhau. Do đặc tính hàng hóa là hàng dễ vỡ đối những loại thuốc đựng
trong chai lọ thủy tinh hay đựng trong hộp giấy do vậy trong quả trình vận chuyển
đòi hỏi phải cẩn thận , tránh xảy ra hư hỏng, mất mát với hàng, gây thiệt hại cho Công
Ty.
Hằng ngày, tại Công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ bán hàng với nhiều chủng loại đa
dạng với số lượng lớn.
Khách hàng của Công ty đa dạng có thể chia thành nhóm sau: nhóm khách
hàng Đại lý, khách hàng trực tiếp, khách vãng lai,khách hàng nội bộ.
- Khách hàng Đại lý: là các công ty hợp tác làm ăn với công ty thông qua các
hợp đồng kinh tế chủ yếu là các nhà thuốc
- Khách hàng trực tiếp:

+Bệnh viện: mua sản phẩm phục vụ cho hoạt động
kinh doanh của chính nó. Do đó, rất chú trọng đến chất lượng hàng hóa, dịch vụ bán
hàng trước tiên sau đó đến giá cả.
+ KH thương mại: chủ yếu là các công ty mua sản
phẩm về bán lại cho người tiêu dùng cuối cùng, yếu tố giá cả quan trọng nhất.

SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 24


Chuyên đề tốt nghiệp

GVHD: Th.S Hồ Phước Dũng

- Khách vãng lai: là khách hàng nhỏ lẻ, mua hàng không thường xuyên và nhu
cầu thường biến động theo mùa. Đối với nhóm khách hàng này, Chi nhánh không áp
dụng các chính sách bán hàng nào và thường là thu tiền ngay.
Từ đặc điểm của mỗi loại khách hàng, Chi nhánh có những chính sách bán hàng, hạn
mức tín dụng cũng như phương thức bán hàng khách nhau.
Tóm lại, tùy theo mỗi chức năng của nhóm sản phẩm mà công ty tổ chức mạng lướt
kinh doanh theo hình thức tương ứng mỗi chức năng mà công ty thường quy định viecj
bán sản phẩm khác nhau. Ví dụ cửa hàng Đông dược thì chỉ bán các mặt hàng về đông
dược, thiết bị y tế thì bán ở trung tâm y tế......
2.2.2. Phương thức tiêu thụ sản phẩm tại công ty
Công ty Cp Dược – TBYT Đà Nẵng là đơn vị vừa sản xuất vừa thương mại. Sản phẩm
của công ty rất đa dạng và phong phú về chủng loại. Do đặc điểm sản phẩm là đa dạng
và của nhiều nhà cung cấp khác nhau nên ngoài các cửa hàng sỉ bán tất cả các loại sản
phẩm thì công ty còn mở các hiệu thuốc chuyên sâu như một hình thức đại lý cho các
nhà thuốc lớn. Các hiệu thuốc lẻ (hay còn gọi là mậu dịch viên) sẽ lấy hàng hóa từ các

hiệu thuốc sỉ hoặc các hiệu thuốc chuyên sâu.
Các hiệu thuốc theo dõi doanh thu bán hàng và định kỳ báo cáo lên để công ty
kiểm soát tình tiêu thụ. Các hình thức kiểm soát này được phòng kế toán thực hiện
thông qua các chính sách, sổ sách, chứng từ.
* Đối với các hiệu thuốc trung tâm, các hiệu thuốc sỉ, cửa hàng Đông dược và 3 chi
nhánh ngoại tỉnh:
Theo quy định của công ty, các hiệu thuốc này trong tháng sẽ nhận được của
công ty 80% số hàng mà hiệu thuốc nhập về trong tháng, và 20% còn lại các hiệu
thuốc tự khai thác từ bên ngoài. Tại hiệu thuốc trung tâm và các hiệu thuốc sỉ chủ yếu
cung cấp hàng hóa cho các hiệu thuốc lẻ của công ty, coi đây là khách hàng lớn và
thường xuyên.
* Đối với hiệu thuốc chuyên sâu:
Khác với hiệu thuốc sỉ và lẻ, các hiệu thuốc chuyên sâu sẽ không lấy hàng từ
kho của công ty mà nhập hàng trực tiếp từ chính hãng do đặc điểm của hiệu thuốc này
là làm đại lý cho một hãng thuốc duy nhất. Dựa vào việc phân tích tình hình tiêu thụ
hàng hóa trong kỳ, xác định số lượng cần nhập các hiệu thuốc này sẽ yêu cầu công ty
đặt hàng từ hãng thuốc. Tại hãng thuốc, sau khi nhận được đơn đặt hàng sẽ vận
chuyển số hàng đến ngay các hiệu thuốc làm đại lý cho mình, đồng thời thông báo cho
công ty về số lượng hàng đã xuất bán để công ty xác định giá gốc và số tiền đã thanh
toán cho hãng thuốc
* Đối với cửa hàng vật tư y tế:
Hàng hóa tại cửa hàng này là các trang thiết bị y tế với đặc điểm phức tạp, cồng
kềnh nên khi công ty mua về sẽ được nhập thẳng kho của công ty. Khi khách hàng
mua hàng tại cửa hàng thì cửa hàng sẽ viết hóa đơn để khách hàng mang xuống kho
của công ty yêu cầu xuất hàng.
* Đối với các hiệu thuốc lẻ:
Các hiệu thuốc lẻ sẽ lấy thuốc từ các hiệu thuốc sỉ, hiệu thuốc chuyên sâu của
công ty về tiêu thụ lại. Các hiệu thuốc này sẽ coi hệ thống hiệu thuốc sỉ và chuyên sâu
là các nhà cung cấp thường xuyên cho mình. Khách hàng chủ yếu của các hiệu thuốc
này là các khách hàng lẻ, nhân dân trong khu vực. Công ty sẽ quy định doanh số bán

hàng tháng. Nếu như bán chưa được doanh số Công ty quy định thì mậu dịch viên
SVTH: Lương Thị Mỹ Hoài_Lớp: 34K06.3

Trang 25