đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại khách sạn park view

Nhóm thực hiện: Nhóm 5
Nhóm thực hiện: Nhóm 5
Báo cáo thực tập nhóm
Báo cáo thực tập nhóm
ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI
ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN
BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN
TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW
TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW
ĐẠI HỌC HUẾ
ĐẠI HỌC HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH
KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH
Giảng viên hướng dẫn : Cô Nguyễn Trà Ngân
Giảng viên hướng dẫn : Cô Nguyễn Trà Ngân
NỘI DUNG
1
1.
1.
MỞ ĐẦU
MỞ ĐẦU
2.
2.
CHƯƠNG 1:
CHƯƠNG 1:
GIỚI THIỆU LOẠI HÌNH KINH DOANH KHÁCH SẠN
GIỚI THIỆU LOẠI HÌNH KINH DOANH KHÁCH SẠN
3.

3.
CHƯƠNG 2:
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW
BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW
4.
4.
CHƯƠNG 3:
CHƯƠNG 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI KHÁCH SẠN PARK
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI KHÁCH SẠN PARK
VIEW
VIEW
5.
5.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
MỞ ĐẦU
MỞ ĐẦU
2
SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1
3
GIỚI THIỆU LOẠI HÌNH KINH DOANH
GIỚI THIỆU LOẠI HÌNH KINH DOANH
KHÁCH SẠN
KHÁCH SẠN
GIỚI THIỆU LOẠI HÌNH KINH DOANH KHÁCH SẠN
GIỚI THIỆU LOẠI HÌNH KINH DOANH KHÁCH SẠN
4
CHƯƠNG 1
CHƯƠNG 1
Đặc điểm sản phẩm
Đặc điểm sản phẩm
Đặc điểm mối quan hệ giữa sản xuất
Đặc điểm mối quan hệ giữa sản xuất
và tiêu dùng sản phẩm
và tiêu dùng sản phẩm
Đặc điểm của việc sử dụng các yếu tố
Đặc điểm của việc sử dụng các yếu tố
cở bản trong khách sạn
cở bản trong khách sạn
Đặc điểm của đối tượng phục vụ
Đặc điểm của đối tượng phục vụ
Các giai đoạn phục vụ khách lưu trú
5
CHƯƠNG 1
CHƯƠNG 1
Trước khi khách

đến
Khách đến
Lưu trú
Khách rời khách
sạn
Nhận đặt buồng
Đón và làm thủ tục nhập
Cung cấp dịch vụ cho
khách
Làm thủ tục trả buồng và
tiễn khách
Mở tài khoản của khách
Cập nhật các khoản chi tiêu
và ứng thêm của khách
Kiểm tra chi tiêu quá giới
hạn của khách
Thanh toán
CÁC GIAI ĐOẠN
CÁC GIAI ĐOẠN
NHIỆM VỤ CỦA LỄ TÂN KHÁCH SẠN
NHIỆM VỤ CỦA LỄ TÂN KHÁCH SẠN
CHƯƠNG 2
6
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU
NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU
TIỀN TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW
TIỀN TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG THU TIỀN TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW
HÀNG THU TIỀN TẠI KHÁCH SẠN PARK VIEW
Địa chỉ liên hệ: 11 Ngô Quyền, Thành
phố Huế
Telephone: 054 3823278
FAX: 054 3837381
Email:
Website: www.parkviewhotelhue.com
7
CHƯƠNG 2
CHƯƠNG 2
Khái quát về khách sạn Park View
Khái quát về khách sạn Park View
Khái quát về khách sạn Park View
Khái quát về khách sạn Park View
CHƯƠNG 2
CHƯƠNG 2
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Tổng quản lý
P. tổng quản lý
Nhân
sự
Kế
toán
Bảo
trì
Tiền
sảnh

Lễ
tân
Sales
Buồng
Nhà
hàng
Bếp
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
8
CHƯƠNG 2
CHƯƠNG 2


Các quy định liên quan đến chu trình bán hàng – thu
tiền

Môi trường kiểm soát

Hệ thống kế toán

Ứng dụng công nghệ thông tin vào kiểm soát nội bộ

Các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền
CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HTKSNB TẠI KHÁCH SẠN
CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HTKSNB TẠI KHÁCH SẠN
9
CHƯƠNG 2
CHƯƠNG 2
Các quy định liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền
1. Chính sách truyền thông
•
Tạo dựng hình ảnh
•
Khuyến mãi
•
Tập san, báo sổ, in lịch….
2. Chính sách giá
•
Mùa cao điểm
•
Mùa thấp điểm
•

Chấp nhận giá dưới mức hòa vốn
3. Phương thức thanh toán
•
Khách tự thanh toán bằng tiền mặt
•
Khách tự thanh toán bằng thẻ
•
Khách được công ty thanh toán
•
Khách được công ty thanh toán bằng Voucher
10
CHƯƠNG 2
CHƯƠNG 2
Môi trường kiểm soát

Quan điểm, phong cách điều hành của ban
lãnh đạo

Cơ cấu tổ chức bộ máy bán hàng, thu tiền

Chính sách nhân sự

Các yếu tố bên ngoài khác
11
CHƯƠNG 2
CHƯƠNG 2
Hệ thống kế toán
Kế toán
kho
Kế

toán
NH
Kế toán
công nợ
Thủ
kho
Kế Toán Tổng Hợp
Kế Toán Trưởng
Kế
toán
chi phí

Kế toán
doanh
thu
Thủ
Quỷ
Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
12
CHƯƠNG 2
CHƯƠNG 2
Ứng dụng CNTT vào kiểm soát nội bộ
Phần mềm quản lý khách sạn: Smile
Đặc điểm:
•
Công cụ tìm kiếm hiệu quả, chính xác
•

Sơ đồ phòng trực quan, dễ sử dụng
•
Linh hoạt, không phụ thuộc vào sự thay đổi
•
Phân tích đa chiều
•
Đa tệ, đa ngôn ngữ
•
Khả năng tổng hợp và tích hợp cao
13
CHƯƠNG 2
CHƯƠNG 2
Các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền
Quy trình phục vụ khách
Quy trình phục vụ khách
14
Gđ1: Trước khi khách đến - Nhận đặt buồng
15
Gđ1: Trước khi khách đến - Nhận đặt buồng
Gđ1: Trước khi khách đến - Nhận đặt buồng
Nhận yêu cầu đặt buồng
Nhân viên đặt buồng ghi nhận đầy đủ thông tin:
•
Tên khách (tên đoàn khách), tên người đăng ký.
•
Địa chỉ, số điện thoại, số fax (kể cả mã vùng) của khách.
•
Địa chỉ, số điện thoại hoặc số fax của người đặt buồng.
•
Số khách cùng đi trong đoàn.

•
Ngày giờ đến và số đêm lưu trú.
•
Số lượng buồng và loại buồng.
•
Giá buồng và hình thức thanh toán.
•
Loại đặt buồng (đảm bảo hoặc không đảm bảo)
•
Các yêu cầu đặt biệt của khách (nếu có).
16
Tổng số buồng của khách sạn
Trừ đi
– Số buồng không thể đón khách
– Số buồng đang có khách ở
– Số buồng đã được đặt trước
Cộng thêm
+ Số buồng đặt trước không chắc chắn (tính theo
xác suất)
+ Số buồng mới bị hủy bỏ
+ Số buồng khách trả sớm hơn dự tính
Bằng
= Số buồng còn có thể bán
Gđ1: Trước khi khách đến - Nhận đặt buồng
Gđ1: Trước khi khách đến - Nhận đặt buồng
Xác định khả năng đáp ứng
Yêu cầu: Dựa vào công thức tính số buồng có thể bán
17
Gđ1: Trước khi khách đến - Nhận đặt buồng
Gđ1: Trước khi khách đến - Nhận đặt buồng

Thỏa thuận và thuyết phục khách
Yêu cầu:
•
Nắm vững giá buồng và chính sách giá đối với từng loại khách
•
Gợi ý khách lựa chọn phương án khác nếu không thể đáp ứng
yêu cầu của khách
•
Từ chối đối với những khách có tên trong sổ đen
18
Gđ1: Trước khi khách đến - Nhận đặt buồng
Gđ1: Trước khi khách đến - Nhận đặt buồng
Khẳng định và lưu thông tin đặt buồng
Yêu cầu:
Yêu cầu:
•
Thông tin về việc đặt buồng được cập nhật và lưu giữ đầy đủ theo thứ
tự ngày đến và danh sách khách được xếp theo vần anphabê.
•
Khách lẻ đăng ký phòng qua lễ tân hoặc khách đoàn đăng ký qua phòng
Sales thì hai bộ phận này đều phải cập nhật thông tin đặt buồng của
khách lên hệ thống phần mềm Smile để các bộ phận cùng theo dõi.
•
Khách sạn yêu cầu khách khẳng định lại việc đặt buồng trước ngày
khách đến đối với khách đoàn là 15 ngày và khách lẻ là 3 ngày
19
Gđ1: Trước khi khách đến - Nhận đặt buồng
Gđ1: Trước khi khách đến - Nhận đặt buồng
Cập nhật thông tin thay đổi và tổng hợp tình hình đặt buồng
Cập nhật thông tin thay đổi:

•
Lưu lại thông tin sửa đôỉ
•
Xem xét khả năng đáp ứng
•
Gợi ý phương án thay thế
Tổng hợp tình hình đặt buồng
•
Bộ phận Sales chuẩn bị danh sách khách dự định đến và đi trong ngày.
•
Nhân viên lễ tân chuẩn bị hồ sơ đăng ký cho khách và lập phiếu nhận đặt buồng.
•
Định kỳ bộ phận sales làm dự báo tổng hợp về tình hình đặt buồng và lưu trú của
khách nhằm giúp các bộ phận liên quan chủ động lập kế hoạch và tổ chức đón tiếp
khách
20
Gđ1: Trước khi khách đến - Nhận đặt buồng
Gđ1: Trước khi khách đến - Nhận đặt buồng
Xét duyệt bán chịu
Đối với khách lẻ:
Khách sẽ không phải đặt tiền cọc, mọi chi phí dịch vụ sẽ thanh toán 1 lần khi khách
check out (Có một số dịch vụ khách hàng có thể trả tiền ngay nếu muốn)
Đối với khách đoàn:
Khách trong đoàn sẽ không phải thanh toán với khách sạn về những dịch vụ mà hãng lữ
hành đã đăng ký với khách sạn.
Tùy từng hãng lữ hành, khách sạn yêu cầu 2 bên thanh toán công nợ vào một ngày xác
định đã thỏa thuận trong hợp đồng. Trong trường hợp đặc biệt đối với những hãng lữ
hành nhỏ, mới hợp tác thì tùy theo từng hãng lữ hành khách sạn, sẽ yêu cầu đặt cọc
trước một tỷ lệ phần trăm nhất định.
21

Gđ2: Khách đến- Quy trình đón tiếp và làm thủ tục nhập khách sạn
22
Thủ tục đăng kí cho khách
Gđ2: Khách đến- Quy trình đón tiếp và làm thủ tục nhập khách sạn

Yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân, nếu không
có sẽ tuyệt đối không nhận khách

Yêu cầu khách ký vào Phiếu đăng kí để xác
nhận việc khách có ở khách sạn

Cập nhật vào phần mềm Smile
23
Xác định phương thức thanh toán
Gđ2: Khách đến- Quy trình đón tiếp và làm thủ tục nhập khách sạn
1. Thanh toán bằng tiền mặt
Yêu cầu Khách thanh toán trước tiền buồng ngay khi đăng kí
Nếu khách thanh toán bằng ngoại tệ, thu ngân kiểm tra, sau đó ghi lại số serial tiền,
số tiền, tỷ giá quy đổi từng ngày vào sổ của mình.
2. Thanh toán bằng thẻ tín dụng
Xác minh: Thẻ tín dụng đó có được khách sạn chấp nhận không, thẻ còn hiệu lực
không.
Kiểm tra tên khách có giống với tên trên thẻ không, xác định giới hạn thanh toán thẻ
tín dụng của khách
3. Được công ty thanh toán
Làm thủ tục cần thiết như: thư khẳng định, tiền tạm ứng và thông báo các dịch vụ
khách phải tự thanh toán
4. Thanh toán bằng Voucher
kiểm tra xem khách sạn chấp nhận thanh toán bằng voucher với các công ty du lịch,
đại lý lữ hành nào. Khi nhận voucher phải xem tên khách hàng, giá buồng, và các

dịch vụ ghi tên voucher để cung cấp đúng các dịch vụ.
24