Thực trạng về công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự hỗ trợ,
giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt
thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận
được rất nhiều sự quan tâm giúp đỡ của quý Thầy cô, gia đình bạn bè.
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý thầy cô Khoa Văn thư
lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của
mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học
tập tại trường. Và đặc biệt, trong học kỳ này Khoa đã tổ chưc cho chúng em
được tiếp nhận với môn học mà theo em là rất hữu ích đối với sinh viên ngành
văn thư lưu trữ cũng như tất cả các sinh viên thuộc chuyên ngành khác. Đó là
môn học “Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ”.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Ths Ngô Thị Kiều Oanh đã tận tâm
hướng dẫn chúng em từng buổi học trên lớp cũng như những buổi hướng dẫn
nói chuyện, thảo luận về lĩnh vực sáng tạo trong nghiên cứu khoa học. Nếu
không có những hướng dẫn dạy bảo của cô thì em nghĩ bài tiểu luận này của em
rất khó có thể hoàn thiện được. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô.
Bài tiểu luận được thực hiện trong 5 ngày, kiến thức của em còn nhiều hạn
chế. Do vậy không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý
kiến đóng góp quý báu của quý thầy cô và các bạn cùng lớp để kiến thức của em
trong lĩnh vực này được hoàn thiện…


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài tiểu luận do tự bản thân thực hiện và không
sao chép các công trình nghiên cứu của người khác để làm sản phẩm của mình.
Các thông tin thứ cấp sử dụng trong bài tiểu luận là có nguồn gốc và được trích
rõ ràng. Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính xác thực và nguyên bản của
bài tiểu luận.
Sinh viên

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................2
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu...................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................2
5. Cấu trúc đề tài.............................................................................................3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ.............................................................................................................4
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư..........................................................4
1.1.1. Khái niệm về văn thư............................................................................4
1.1.2. Vai trò ý nghĩa của công tác văn thư.....................................................4
1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư...............................................................5
1.2. Lý luận chung về công tác lưu trữ...........................................................6
1.2.1. Khái niệm chung về công tác lưu trữ....................................................6
1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ....................................................7
1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ...............................................................7
1.2.4. Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ.....................................................7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU
TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ..........................................9
2.1. Khái quát về UBND quận Tây Hồ...........................................................9
2.1.1. Lịch sử ra đời........................................................................................9
2.1.2. Chức năng của UBND Quận Tây Hồ....................................................9
2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ..................................10
2.2. Hoạt động công tác văn thư....................................................................11
2.2.1. Hình thức tổ chức công tác văn thư....................................................11

2.2.2. Nội dung quản lý công tác văn thư.....................................................12


2.2.2.1. Tổ chức bố trí nhân sự làm công tác văn thư...................................12
2.2.2.2. Quản lý chỉ đạo công tác văn thư.....................................................13
2.2.2.3. Cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật..........................................13
2.2. Hoạt động công tác lưu trữ.....................................................................14
2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành các văn bản quy định về công tác văn
thư Lưu trữ....................................................................................................14
2.1.2. Công tác Tổ chức cán bộ làm công tác Lưu trữ..................................15
2.1.3. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về Lưu trữ........................16
2.1.4. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy định công tác
Lưu trữ..........................................................................................................17
2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trữ......................................................17
CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO
VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY
HỒ.......................................................................................................................18
3.1. Nhận xét, đánh giá thực trạng................................................................18
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................18
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................19
3.2. Tư vấn cho lãnh đạo về quản lý công tác văn thư lưu trữ......................20
3.2. Kết luận..................................................................................................23
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................25


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong tất cả các
lĩnh vực của đời sống xã hội. Các thông tin trong tài liệu Lưu trữ như là những
bằng chứng xác thực của một thời kỳ lịch sử vì nó có độ tin cậy cao và là các

sản phẩm được hình thành trong quá trình hoạt động của tất cả các tổ chức, các
cơ quan. . Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các
quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều
kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành
theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật.
Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục
vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn.
Công tác văn thư lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ hành chính
của cơ quan, là phần quan trọng trong hoạt động quản lý, nó ảnh hưởng không
nhỏ đến tính kịp thời, tính nhanh nhạy và chính xác cũng như hiệu quả hoạt
động của bộ máy quản lý. Do đó việc quản lý công tác văn thư lưu trữ trong các
cơ quan là điều rất cần thiết. Trong thời buổi hội nhập kinh tế quốc tế, đẩy mạnh
ứng dụng khoa học công nghệ, quản lý công tác văn thư lưu trữ được tăng cường
và triệt để áp dụng các biện pháp quản lý mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động cung ứng dịch vụ công trong cơ quan nhà nước nói chung và UBND quận
Tây Hồ nói riêng.
Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của văn phòng. Công
tác văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn
phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước. Thực tế công tác Văn thư –
Lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công
việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng
của công tác Văn thư – Lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức.. Công tác văn thư
nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối, chính sách của
Đảng, quản lý điều hành của Nhà nước. Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các
văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một các khoa
1


học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết
góp phần nâng cao mục tiêu của quản lý Nhà nước là năng suất, chất lượng, hiệu

quả..
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Bài tiểu luận của em nhằm hướng tới mục đích sau:
- Tìm hiểu cơ sở lý luận về Văn thư – Lưu trữ.
- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ các hoạt
động Văn thư – Lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ để thấy rõ những ưu điểm và
hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, phương hướng và giải pháp
đối với công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của bài tiểu luận là lý thuyết về Văn
thư – Lưu trữ và thực tiễn các hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại UBND quận Tây
Hồ. Cụ thể:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của UBND quận Tây Hồ . Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của UBND đặc biệt là văn phòng và tổ
Văn thư – Lưu trữ Công ty.
- Thực trạng về hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại UBND như: Công tác
văn thư (xây dựng và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức
quản lý và sử dụng con dấu, lập và nộp hồ sơ), công tác lưu trữ (phân loại tài
liệu, xác định giá trị tài liệu tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê,
chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ).
- Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ từ đó tìm ra ưu
điểm, hạn chế của công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND và đồng thời chỉ ra
nguyên nhân của những hạn chế đó. - Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị
nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND
quận Tây Hồ.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng những
phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:
2

+ Phương pháp điều tra quan sát.
+ Phương pháp Duy vật biện chứng.
+ Phương pháp thống kê.
+ Phương pháp so sánh và đối chiếu.
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp.
+ Phương pháp phỏng vấn.
5. Cấu trúc đề tài
Bài tiểu luận của em gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở Lý luận chung về công tác văn thư lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận
Tây Hồ.
Chương 3: Đánh giá thực trạng và tư vấn cho lãnh đạo quản lý công
tác văn thư lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.

3


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm về văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận găn liền với hoạt động chỉ đạo điều
hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan tổ chức phụ thuộc vào công tác văn thư lưu trữ làm tốt hay không. Cũng
chính vì điều đó mà các cơ quan các tổ chức công tác văn thư ngày càng được
quan tâm nhiều hơn , đăc biệt trong công cuộc hành chính nhà nước, công tác
văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới.
- Văn thư vốn là từ Hán gốc dung chỉ tên gọi chung của các loại văn bản
do cá nhân gia đình dòng họ lập ra để phục vụ cho quản lý điều hành công việc
chung .

- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ
chức kinh tế chính trị, xã hội dung để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ
cho lãnh đạo chỉ đạo điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều
khâu xử lý đối với như: soạn thảo, duyệt, ban hành văn bản, kí văn bản, vào sổ
văn bản, vào sổ, tiếp nhận hồ sơ..
1.1.2. Vai trò ý nghĩa của công tác văn thư.
* Vai trò của công tác văn thư.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản
lý nói chung và là nội dung qaun trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong
văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong
hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý
của cơ qaun đơn vị. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ
quan, được xem như một bộ phận quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến
hoạt động qqaurn lý nhà nước.
* Ý nghĩa của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị
4


nói chung. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. về mặt
nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư và hoạt động đảm bảo thông tin
cho công tác quản lý mà bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ
biến những thông tin mang tính pháp lý.
- Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ. Giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu
giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản

lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ gì đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan. nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt
động của các cá nhân giữa các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong
quá trình hoạt động của cơ quan các văn bản giữ lại đầy đủ. Nội dung văn bản
chính xác. Phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết. Các văn
bản sẽ là văn bản bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan
một cách chân thực . Công tác văn thư nề nếp sẽ sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ
sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ
1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư.
Đứng trước hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư ở cơ quan đơn
vị trong qúa trình thực hiện các nội dung công tác giấy tờ phải đảm bảo hết sức
cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng đòi hỏi về nhu cầu quản lý nhà nước ở từng lĩnh
vực khía cạnh của cuộc sống từ đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản
sau:
- Yêu cầu nhanh chóng
Qúa trình quản lý của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn
bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó xây dựng văn bản nhanh
chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi
việc của cơ quan.
5


- Yêu cầu chính xác
Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác
tuyệt đối về mặt pháp lý dẫn chứng hoặc trích dẫn văn bản phải hoàn toàn chính
xác và số liệu đầy đủ chứng cư rõ ràng.
Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu
tổ do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nước
ban hành.

Chính xác về các khâu nghiệp vụ, yêu cầu về tính chính xác phải được
quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản,
đăng kí và chuyển giao văn bản.
- Yêu cầu bí mật
Trong nội dung văn bản đến ăn bản đi có rất nhiều vấn đề thuộc phạm vi
bí mật của cơ quan, bí mật của nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiến hành văn
bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật.
- Yêu cầu hiện đại.
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. vì vậy yêu cầu
hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho
công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nó riêng có năng suất,
chất lượng cao. Hiện đại háo công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang bị các
thiết bị văn phòng.
1.2. Lý luận chung về công tác lưu trữ.
1.2.1. Khái niệm chung về công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế lien quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. vì thế, công tác lưu trữ là một mắt
6


xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước.
ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
- Thứ nhất, thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ.
- Thứ hai, thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài

liệu lưu trữ bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin
là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng. Công tác này có ảnh
hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan.
Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan đơn vị có ý nghĩa quan trọng
trên nhiều mặt của quá trình quản lý.
Cung cấp những chứng cứ, tài liệu xác thực nhất bằng văn bản phục vụ
cho công tác tra cứu và sử dụng tài liệu.
Bảo quản tốt những tư liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan.
Thu thập được nhiều tài liệu có giá trị về nhiều mặt phục vụ cho hoạt
động của cơ quan.
1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Phân loại tài liệu lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
-Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
-Thống kê tài liệu vào kho lưu trữ
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1.2.4. Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ.
Công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ khăng khít trong quá trình xử
lý thông tin. Vì thế trong điều lệ công tác công văn giấy tờ ban hành kem theo
nghị định 142/CP ngày 29/9/1963 của Hội đồng chính phủ đã quy định “ Công
văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của nhà
7


nước. Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể

thiếu được đối với quản lý Nhà nước”. Do vậy công tác văn thư càng làm tốt và
chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo
điều kiện cho việc xử lý thông tin một cách khoa học chính xác và có hiệu quả.
Ngược lại lưu trữ là sự tích lũy kinh nghiệm bổ sung tư lệu phục vụ cho công tác
văn thư.
Do vậy càn phải quan tâm tới chất lượng công tác văn thư và kết hợp luôn
với công tác lưu trữ gọi chung là bộ phận Văn thư – Lưu trữ.

8


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ.
2.1. Khái quát về UBND quận Tây Hồ.
2.1.1. Lịch sử ra đời
- Thực hiện đường lối mới của Đảng, những năm 1990 của thế kỉ XX,
cùng với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa trên địa bàn Hà Nội diễn ra
ngày càng nhanh. Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô trong thời kì
công nghiệp hóa - hiện đại hóa Đảng và Nhà nước chủ động mở rộng nội thành
– Thành phố Hà Nội, ngày 28/10/1995 Chính phủ ra nghị định số 69/CP về việc
thành lập Quận Tây Hồ. Tổ chức bộ máy của Quận chính thức đi vào hoạt động
từ tháng 01/1996, đến nay bộ máy đã được kiện toàn đầy đủ và vững vàng hoạt
động
- Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc thành phố Hà Nội, phía Nam giáp
quận Ba Đình phía đông bắc và đông nam giáp huyện Đông Anh và huyện Gia
Lâm. Phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm và quận Cầu Giấy. Trên địa bàn có những
di tích và dấu tích lịch sử văn hóa từ ngàn đời xưa góp phần, góp phần bồi đắp
nền tinh hoa văn hóa Thăng Long Hà Nội đã và đang tỏa sáng trở thành khu di
tích nổi tiếng Thủ đô. Sau 15 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có
bước phát triển mạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở

thành trung tâm Dịch vụ - Du lịch và Văn hóa của Thủ đô Hà Nội.
2.1.2. Chức năng của UBND Quận Tây Hồ.
UBND Quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương,
quản lý phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết
của HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị.
UBND Quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước HĐND Cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên. An ninh, Xã hội, Quốc
phòng. Cụ thể như sau:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
9


nghiệp, Văn Hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ:
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật.
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn Thư khiếu nại.
UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
quyền làm chủ của nhân dân địa phương.
2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ.
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
Lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều
hành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề
ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.
UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND
và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,
quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch
đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp
thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch - Xây dựng
chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện pháp thực hiện
Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng, Thông
qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ Theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do
UBND quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
10


Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.
2.2. Hoạt động công tác văn thư.
2.2.1. Hình thức tổ chức công tác văn thư.
Công tác Văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ , bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi ) hoặc từ khi tiếp nhận (đối
với công văn đến ) đến khi giải quyết xong công việc , lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan phụ thuộc vào công tác Văn thư ,
công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý trong
văn phòng , công tác Văn thư không thể thiếu được là những nội dung quan

trọng , chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng về quy
trình kỹ thuật nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật của công tác Văn thư phải đảm
bảo chính xác.
Văn phòng Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ chịu sự điều hành của HĐND –
UBND quận trong việc quản lý Nhà nước ở địa phương, Uỷ ban nhân dân quận
đã bố trí các phòng ban của Văn phòng ở những vị trí thuận tiện cho việc giao
dịch, giải quyết công việc hàng ngày cũng như giải quyết công việc tốt các
nhiệm vụ khác nhau . Về công tác Văn thư được nằm trong bộ phần của văn
phòng ,Văn thư đã được trang thiết bị đầy đủ như máy photo, máy fax.
Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá
trình xử lí văn bản, giấy tờ cơ quan đến hoạt động của cơ quan, đến kết quả hoạt
động của cơ quan, tổ chức phải lựa chọn công tác Văn thư phù hợp riêng cơ sở
phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi, văn bản đến, chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức. Có hai hình thức tổ chức Văn thư là tổ chức Văn thư
hỗn hợp và tổ chức Văn thư tập trung. Nhưng Ủy ban nhân dân quận đã áp
dụng hình thức tổ chức Văn thư tập trung, vì khối lượng công việc không
11


nhiều.Toàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại
một nơi một vị trí của cơ quan nhân viên văn thư cung cấp kịp thời đầy đủ,
chính xác thông tin tài liệu cần thiết phục vụ cho cơ quan, giải quyết được các
công việc tốt hơn.
Các khâu của công tác Văn thư đều tập trung một đầu mối đó là nhân viên
Văn thư , tất cả các công việc tiếp nhận, đăng kí, chuyển giao và theo dõi thời
hạn giải quyết công văn đến, đánh máy, in, trình kí, đóng dấu vào số và làm thủ
tục gửi công văn đi của cơ quan đều do một nhân viên Văn thư làm. Nhân viên
Văn thư giữ dấu và tự tay đóng dấu lên những giấy tờ đã có nội dung và chữ kí .
2.2.2. Nội dung quản lý công tác văn thư.
2.2.2.1. Tổ chức bố trí nhân sự làm công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm với nhiều nội dung với nhiều mức độ phức tạp
khác nhau , để công việc thực hiện được thuận lợi phải có sự phân công nhiệm
vụ cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong cơ quan, có sự gắn kết với nhau để
công tác văn thư trong Uỷ ban được tốt hơn.Văn thư là cánh tay đắc lực cho
hoạt động quả lí của cơ quan, để làm tốt công tác văn thư khi xây dựng và
soạn thảo ban hành Văn bản nhân viên văn thư đã thực hiện theo đúng thể
thức văn bản được quy định, sử dụng đúng ngôn ngữ nắm vững đúng chức năng
nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản. Uỷ ban nhân dân quận
Tây hồ thường ngày phải tiếp nhận xử lí và ban hành văn bản, tuân thủ theo quy
trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận phân loại, trình kí, in ấn đảm bảo yêu cầu chung
là kịp thời chuẩn xác và an toàn.
Văn thư là bộ phận của Văn phòng được xây dựng, sắp xếp, bố trí theo sự
chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng. Bộ phận văn thư của UBND quận Tây Hồ được
tổ chức theo mô hình khép kín, phòng văn thư được bố trí nằm tách biệt so với
các phòng ban chuyên môn khác, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang
thiết bị làm việc cho cán bộ văn thư, và phòng văn thư của UBND quận Tây Hồ
có 2 nhân viên làm việc, một nhân viên quản lý văn bản đi, và một nhân viên
quản lý văn bản đến của cơ quan.
UBND quận Tây hồ thường xuyên tổ chức tập huấn đào tạo bồi dưỡng
12


nghiệp vụ văn thư cho cán bộ chuyên trách để có thể nâng cao nghiệp vụ cho
cán bộ công chức.
2.2.2.2. Quản lý chỉ đạo công tác văn thư.
Công tác văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của văn phòng, với mục đích
nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng
nhu cầu thực tế UBND quận – là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương, công
tác văn thư ở văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát đôn đóc của
lãnh đạo, cán bộ văn phòng đã làm tốt công tác này.

Trong quá trình hoạt động văn phòng HĐND và UBND quận ban hành
các văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, đặc biệt nhằm chỉ đạo
hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên trách lĩnh vực này. Thực
hiện Thông Tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn
về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 về công tác Văn thư…
Nhìn chung việc quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND quận được
thực hiện tốt. Tuy nhiên, để công tác văn thư được vận hành tốt thì cần có sự
kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ Văn thư nhiều hơn.
2.2.2.3. Cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật.
Cơ sở vật chất, kỹ thuật và trang thiết bị công tác văn thư là một trong
những yếu tố quan trọng, bảo đảm năng suất chất lượng công tác văn thư đồng
thời là một trong những yếu tố giúp cán bộ văn thư hoàn thành tốt công việc của
mình.
Trong điều kiện khoa học phát triển, các tiến bộ khoa học ứng dụng rộng
rãi trong công tác văn thư đặc biệt là ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin thì
việc bố trí trang thiết bị phải gắn với hiện đại hóa công tác văn thư.
Phòng văn thư UBND quận Tây Hồ là bộ phận trung gian thúc đẩy phối
hợp trong công việc thúc đẩy phối hợp trong công việc giúp giữa các đơn vị, cá
nhân trong và ngoài UBND quận. Vì vậy phòng làm việc của nhân viên văn thư
luôn được trang bị đầy đủ trang thiết bị đảm bản cơ sở vật chất đảm bảo công
việc tiến hành nhanh chóng, thuận tiện. Trong phòng có đầy đủ bàn ghế tủ để
13


văn bản. Ngoài ra còn có vật tư văn phòng phẩm như máy giập gim, kẹp gim,
bút bi, mực dấu, giấy A4, thước kẻ,hồ dán băng dính, bìa màu dung để đăng kí
văn bản đi và văn bản đến, cặp họp văn phòng được sắp xếp theo tên lãnh đạo và
để ngay ngắn trong ô trình lãnh đạo. Để phục vụ cho việc sao lưu tài liệu phòng
văn thư được trang bị 01 máy photo. Bàn làm việc văn thư được giao trách

nhiệm tiếp nhận văn bản đến được nối với máy scan tài liệu nhằm đưa thông tin
văn bản nhận được lên mạng nội bộ UBND sau khi làm thủ tục đăng kí văn bản
đến. Phía bàn làm việc của nhân viên văn thư được giao trách nhiệm quản lý văn
bản đi và đóng dấu văn bản được trang bị máy in và máy fax
2.2. Hoạt động công tác lưu trữ.
2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành các văn bản quy định về công
tác văn thư Lưu trữ.
Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương và Thành phố,
ngay từ đầu năm 2016 UBND quận đã ban hành Kế hoạch số 45/KH-UBND
ngày 29/01/2016 về công tác văn thư lưu trữ theo đó đã phân công trách nhiệm
cụ thể cho từng phòng, ban chuyên môn và UBND các phường, các đơn vị sự
nghiệp thuộc quận thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
- Quy chế mẫu Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc thành
phố Hà Nội
Công tác lưu trữ đã được Ủy ban nhân dân văn bản là Quyết định số
1479/1998/QĐ – UB ngày 11/11/1998 của UBND quận Tây Hồ. Ngoài ra, từ
đầu năm 2014 UBND quận đã ban hành Kế hoạch số 15/KH – UBND ngày
21/01/2015 về công tác văn thư lưu trữ, theo đó đã phân công hướng dẫn trách
nhiệm cụ thể của từng phòng ban chuyên môn và UBND phường, các đơn vị sự
nghiệp thuộc quận thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
- Quyết định số 1023/QĐ-UBND ngày 30 tháng 8 năm 2016 của UBND
quận Tây Hồ về việc ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ.Quyết định số 56/QĐ-UBND ngày 10 tháng 01 năm 2012 của UBND quận Tây
14


Hồ về việc ban hành hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.

Công tác Văn thư Lưu trữ mang một ý nghĩa cực kì quan trọng trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức nói chung và UBND quận Tây Hồ nói riêng. Tuy
chưa ban hành chính thức được quy chế Văn thư- Lưu trữ riêng của Quận mà
mới chỉ ở trên bản dự thảo nhưng nhìn chung Công tác quản lý Lưu trữ của
UBND quận được thực hiện nghiêm túc, đúng trình tự, quy trình theo quy định
của pháp luật.
2.1.2. Công tác Tổ chức cán bộ làm công tác Lưu trữ
Từ năm 2015, UBND quận Tây Hồ đã chỉ đạo phòng Nội vụ phối hợp
cùng các đơn vị có liên quan rà soát, bố trí, sắp xếp công chức, viên chức làm
công tác văn thư lưu trữ. Đến đầu năm 2016, tổng số công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ của quận là 46 người trong đó có 22 người có trình độ
Đại họ c, 24 người có trình độ Trung cấp. Tại các phòng, ban chuyên môn và các
đơn vị sự nghiệp khác đã phân công công chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ.
Hiện nay, UBND quận đã bố trí 01 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ tại
Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ. Thủ trưởng của các phòng ban
chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc quận đều phân công 01 công chức,viên
chức làm công tác lưu trữ của đơn vị mình.
Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại cho công chức, viên chức làm công tác
lưu trữ: Căn cứ Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ
về hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công
chức, viên chức làm công tác lưu trữ; công văn số 2804/SNV-CCVTLT ngày
28/11/2013 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại
cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ, UBND quận giao phòng
Nội vụ có văn bản hướng dẫn các đơn vị thực hiện. Quận Tây Hồ đã triển khai
thực hiện chế độ phụ cấp độc hại cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ,
đến nay 100% công chức, viên chức đủ điều kiện tại các đơn vị thuộc quận đều
được hưởng chế độ này.
UBND quận rất coi trọng công tác Văn thư- Lưu trữ, luôn tăng cường
công tác tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như việc cử các cán bộ văn thư

15


lưu trữ đi học các khóa đào tạo nâng cao về nghiệp vụ VTLT phục vụ tốt cho
UBND quận Tây Hồ. Ngoài ra, UBND quận cử lãnh đạo phòng Nội vụ, Văn
phòng HĐND và UBND quận tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về công tác văn
thư lưu trữ do UBND Thành phố Hà Nội, Chi Cục VTLT – Sở Nội vụ tổ chức.
2.1.3. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về Lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ là một trong những công việc quan trọng trong
hoạt động của cơ quan, gắn liền với hoạt động của bộ máy quản lý, có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, phục vụ nhu cầu khác nhau
của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong tài
liệu.
UBND quận Tây Hồ luôn coi trọng công tác văn thư, lưu trữ vì đây là
công việc quan trọng trong hoạt động của cơ quan, gắn liền với hoạt động của
bộ máy quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng quản lý của cơ quan, phục
vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các
thông tin quá khứ có trong tài liệu.
Xác định rõ công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật về văn thư lưu trữ là
nhiệm vụ quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả công tác phổ biến giáo dục pháp
luật nhằm tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về ý thức tôn trọng và chấp hành pháp
luật của cán bộ, công chức viên chức và nhân dân trên địa bàn quận.
Tập trung chỉ đạo, quán triệt để các cơ quan, đợn vị và toàn thể cán bộ,
công chức, viên chức nhận thức đúng về tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác
văn thư lưu trữ. Đồng thời yêu cầu sự tham gia quyết liệt của thủ trưởng các cơ
quan, đơn vị và tinh thần, ý thức, trách nhiệm của toàn thể cán bộ, công chức,
viên chức trong việc giữ gìn, bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ UBND quận chỉ đạo
phòng Nội vụ phối hợp với phòng Tư pháp đã tổ chức tập huấn các văn bản
pháp luật liên quan đến công tác kiểm tra văn bản và văn thư lưu trư vào ngày

12/11/2015 cho các đối tượng là Thủ trưởng các phòng, ban chuyên môn, đơn vị
sự nghiệp, Chủ tịch UBND các phường, Hiệu trưởng các trường công lập thuộc
quận và công chưc, viên chức, lao động hợp đồng làm công tác văn thư lưu trữ
của đơn vị mình.
16


2.1.4. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy định công
tác Lưu trữ.
UBND quận đã ban hành Kế hoạch số 45/KH-UBND ngày 29 tháng 1
năm 2016 về công tác Văn thư Lưu trữ năm 2016. Căn cứ vào Kế hoạch, UBND
quận Tây Hồ đã thành lập Đoàn Kiểm tra về công tác Văn thư Lưu trữ. Đoàn
kiểm tra tiến hành kiểm tra tổng thể tất cả các nội dung liên quan đến việc chấp
hành các quy định của pháp luật, các văn bản chỉ đạo điều hành của UBND quận
trên các lĩnh vực tại các đơn vị thuộc quận trong đó bao gồm công tác soạn thảo,
ban hành, quản lý văn bản, Văn thư Lưu trữ. Hàng năm, sau khi kết thúc kiểm
tra vào giữa tháng 10, Đoàn kiểm tra sẽ báo cáo kết quả với UBND quận và có
kiến nghị xử lý cụ thể.
2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trữ.
Tính đến thời điểm hiện tại UBND quận Tây Hồ chưa có hợp tác quốc tế
về công tác văn thư lưu trữ, công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo sự chỉ
đạo của cục Văn thư lưu trữ Nhà nước..

17


CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ TƯ VẤN CHO
LÃNH ĐẠO VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ.
3.1. Nhận xét, đánh giá thực trạng

3.1.1. Ưu điểm.
- UBND quận Tây Hồ đã từng bước nâng cao nhận thức từng cán bộ công
chưc, viên chức, đặc biệt là cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Cán bộ lưu trữ
thường xuyên được bồi dưỡng và nâng cao nhiệp vụ cũng như trình độ chuyên
môn để làm tốt nhiệm vụ và tự vươn lên để khẳng định mình.
Trong quá trình hoạt động nhìn chung công tác văn thư đã đáp ứng được
yêu cầu thực tế đặt ra, phục vụ đắc lực cho nhu cầu quản lý, cung cấp thông tin
đầy đủ chính xác cho các phòng ban.
Việc quản lý văn bản đến và văn bản đi được nhân viên thực hiện đúng
theo quy định của Chính phủ và UBND quận đề ra. Tất cả văn bản đến thuộc
diện đăng kí vào sổ văn bản được đóng dấu đến, gắn phiếu xử lý văn bản trực
tiếp giao văn bản đến ban lãnh đạo và các phòng ban có thẩm quyền giải quyết,
theo dõi thực hiện văn abrn qua sổ đăng kí văn bản.
- Công tác lưu trữ được cán bộ phụ trách làm đúng theo trình tự nghiệp vụ
và bảo quản tốt. Lãnh đạo UBND quận và Văn phòng HĐND - UBND đã quan
tâm đầu tư thích đáng đến công tác lưu trữ. Kinh phí dành cho việc chỉnh lí tài
liệu lưu trữ còn tồn đọng đã giải quyết và được chỉnh lí hàng năm. Ngoài ra còn
tập trung kinh phí vào mua sắm các trang thiết bị bảo quản tài liệu, các thiết bị
văn phòng như bàn, tủ, kệ, hộp, bìa, cặp…
Kho lưu trữ được bố trí ở nơi cao ráo thoáng mát.Các trang thiết bị bảo
quản được trang bị đầy đủ như: Máy tính tra tìm tài liệu, giá đựng tài liệu, máy
điều hòa, thuốc chống mối côn trùng, quạt thông gió và phương tiện phòng
chống cháy, nổ.
- Tài liệu trong kho lưu trữ của UBND quận được sắp xếp một cách khoa
học theo tiêu chuẩn 3D “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy” khi cần thiết. Tài liệu được bảo
quản khá tốt không bị rách.
18


- Thường xuyên, kiểm tra và thực hiện việc bảo trì, sửa chữa hoặc trang bị

mới các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu
như: Phòng cháy, chữa cháy; chống đột nhập; máy điều hòa không khí, máy hút
ẩm; hệ thống thông gió, giá, hộp, cặp tài liệu, hồ sơ…
- Công tác lưu trữ đáp ứng được nhu cầu tra cứu thông tin tài liệu và đảm
bảo thông tin an toàn bí mật theo quy định của nhà nước.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào phương tiện phục vụ cho công tác
lưu trữ điện tử để đưa vào khai thác sử dụng thuận tiện, đa dạng hóa các loại
hình sử dụng tài liệu một cách hiệu quả, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Phòng lưu trữ đã xây dựng và hoàn thiện hệ thống tra cứu như: Mục lục hồ sơ,
thẻ tra tài liệu, lập sổ quản lí khai thác và sử dụng tài liệu, phục vụ cho hoạt
động của cơ quan và nhu cầu chính đáng của cán bộ, công chức, viên chức thuộc
quận Tây Hồ
- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ thông tin báo cáo định kỳ hàng tháng ,
quý, năm và báo cáo đột xuất phục vụ cho công tác kiểm tra chỉ đạo các cấp, đặc
biệt thực hiện nghiêm chế độ báo cáo thông kê định kỳ công tác lưu trữ hàng
năm với UBND Thành phố.
3.1.2. Nhược điểm.
Ngoài những mặt tích cực đã kể trên, dù đã cố gắng khắc phục nhưng
trong quá trình hoạt động công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ vẫn còn
không ít những tồn tại:
- Số lượng văn bản chưa tuân thủ đúng nội dung và thể thức.
- Đăng kí văn bản đi bằng sổ còn tẩy xóa.
- Chuyển giao văn bản thỉnh thoảng vẫn bị chậm.
- Chưa có biện pháp xử lý thích đáng đối với văn bản sai thể thức, nội
dung.
- Chưa có chế độ phụ cấp đối với nhân viên văn thư.
- Công tác lưu trữ vẫn chưa được sự quan tâm của tất cả các cấp, các
ngành, các phòng ban và số ít cán bộ công chức của quận.
- Phòng lưu trữ làm việc dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng HĐND
19

– UBND Quận Tây Hồ nên còn một số việc mang tính bị động từ đây dẫn đến
thiếu hụt trong trang bị thêm các trang thiết bị, ngân sách chưa có để xây dựng
thêm kho lưu trữ cố định.
- Công tác lưu trữ chưa tốt trong việc thu thập, bổ sung tài liệu ở một số
phòng ban giao nộp tài liệu còn chậm, một số tài liệu còn ở dạng xé lẻ, bó gói..
- Số lượng tài liệu trong kho của cơ quan khá nhiều và kho lưu trữ khá
rộng mà chỉ có 01 cán bộ lưu trữ phụ trách nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ so
với nhu cầu thực tế của công việc vẫn còn khá khó khăn, hạn chế.
- Trong quá trình quản lý, do khối lượng tài liệu quá nhiều và được hình
thành trong khoảng thời gian khá lâu nên một số tài liệu đã có dấu hiệu mục, nát,
mờ chữ, bị mối cắn…
Việc đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế:
- Mặc dù UBND đã trang bị một số các thiết bị văn phòng như: máy fax,
máy photo nhưng do sử dụng lâu nên một số máy đã bị hỏng.
- Ngoài ra, cac trang thiết bị khá đầy đủ nhưng một số thứ đã bị hỏng cần
sửa chữa và thay mới.
3.2. Tư vấn cho lãnh đạo về quản lý công tác văn thư lưu trữ.
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực hiện công nghiệp hóa
hiện đại hóa đất nước thì việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ là một
yêu cầu tất yếu. Nó không những giải quyết công việc nội bộ của cơ quan, đơn
vị mà còn đánh giá chất lượng hệ thống hành chính của mỗi Quốc Gia. Nhận
thức được điều đó UBND quận Tây Hồ xây dựng quy định về công tác văn thư
lưu trữ và công tác văn thư lưu trữ đã đi vào nề nếp, thực hiện một cách khoa
học. Lãnh đạo cơ quan cần
Thứ nhất: Lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn nữa nâng cao nhận thức
của cán bộ, công chức, nhất là văn thư cơ quan về vai trò, vị trí, tầm quan trọng
của công tác văn thư lưu trữ. Muốn mọi người có nhận thức đúng thì phải tuyên
truyền, thể hiện ở các tin bài viết về ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng của công

tác văn thư.
Công chức văn thư phải tự đánh giá về hoạt động của công tác văn thư,
20


yên tâm công tác, xem công tác mình đang đảm nhiệm là sợi chỉ đỏ xuyên suốt
trong quá trình hoạt động của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động của cơ quan sẽ bị
đình trệ. Văn thư là nơi quản lý đầu vào, đầu ra các sản phẩm làm việc của một
cơ quan, tổ chức. Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt yêu cầu thì văn thư phải
góp phần rất nhiều. Mỗi người có sự phân công lao động riêng, mỗi nhiệm vụ
đều có vị trí khác nhau. Những vị trí này liên kết với nhau thành một tổ chức có
sức mạnh. Khi đã nhận thức đầy đủ về công tác văn thư thì văn thư cơ quan và
toàn thể cán bộ, công chức sẽ nỗ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ.
Thứ hai, tiếp tục phổ biến đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác văn
thư của UBND quận và của Bộ Nội vụ để toàn thể cán bộ công chức trong cơ
quan nắm một cách hệ thống về công tác văn thư, những việc cần làm để bảo
đảm hoạt động của công tác văn thư đi vào nề nếp, ngày càng đạt chất lượng
cao.
Rà soát lại hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư còn có hiệu lực
của các cơ quan có thẩm quyền; đồng thời lựa chọn phương pháp phù hợp để
phổ biến văn bản. Ngoài những văn bản của UBNDquận đã quán triệt, yêu cầu
các đơn vị thực hiện như quy chế văn thư, quy chế lưu trữ, hướng dẫn thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản áp dụng thống nhất trong UBND quận, văn bản về
ban hành Bảng kê hồ sơ tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền
và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan của UBND quận.
Thứ ba, nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cho công chức văn thư
cơ quan; rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất cần có của cán bộ văn thư: Cán
bộ văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn bản quy
phạm pháp luật mới về công tác văn thư; rèn luyện cho mình những kỹ năng cần
thiết để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác văn thư, đó là kỹ năng

sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn
phòng hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh
nhẹn, chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh thần trách nhiệm đối với công
việc. Một trong những yêu cầu của công tác văn thư là phải bảo đảm bí mật văn
bản
21