Thực trạng của công tác văn thư lưu trữ ở Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU
Mỗi chúng ta từ khi sinh ra, lớn lên, trưởng thành rồi mất đi là cả một quá
trình dài gắn liền với biết bao nhiêu loại giấy tờ, văn bản khác nhau. Vậy những loại
văn bản này được soạn thảo, quản lý và bảo quản như thế nào? Công tác văn thư lưu
trữ sẽ giúp chúng ta giải đáp những thắc mắc trên.
Trong thực tế văn thư lưu trữ không chỉ áp dụng riêng cho một cá nhân hay
một tổ chức cụ thể nào mà nó được áp dụng rộng rãi cho mọi đối tượng: các cơ quan
nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế,
đơn vị vũ trang nhân dân...Mặc dù mỗi cơ quan, tổ chức nói trên có chức năng, nhiệm
vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là bất kỳ tổ chức, cơ quan nào cũng cần
có những giấy tờ liên quan và những loại giấy tờ này đều được lưu trữ lại để làm tài
liệu tra cứu khi cần thiết. Bởi đây là những văn bản gốc, là căn cứ xác nhận sự việc
đã xảy ra cho nên giá trị pháp lý của nó rất cao. Việc soạn thảo văn bản đã quan trọng
việc lưu giữ bảo quản nó còn quan trọng hơn.
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn trên nhóm tiểu luận chúng tôi đã quyết định
chọn đề tài: “Công tác văn thư lưu trữ ở Việt Nam hiện nay”.
Tiểu luận của chúng tôi gồm 3 chương:
Chương 1: Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ
Chương 2: Thực trạng của công tác văn thư lưu trữ ở Việt Nam
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ
Qua bài tiểu luận này chúng tôi hy vọng sẽ giúp cho các bạn hiểu thêm về tầm
quan trọng của công tác văn thư lưu trữ.
Tuy nhiên đây là lần đầu tiên nhóm chúng tôi tìm hiểu về đề tài này do đó
không tránh khỏi những thiếu xót. Chúng tôi rất mong được thầy cô và các bạn góp ý
để bài tiểu luận thêm hoàn chỉnh.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!
Tiểu luận: “Quản trị văn phòng”
CHƯƠNG 1: VAI TRÒ VÀ Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước,

quản lý xã hội và phát triển nền kinh tế, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những
yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh bởi
thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp
một, đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do
đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
1.Vai trò của công tác văn thư lưu trữ
1.1.Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà
nước được thể hiện trên những khía cạnh cụ thể sau:
- Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành
chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể
chế hành chính.
Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản
lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu
trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết
kiệm. Toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu
xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử
dụng văn bản.
Thứ hai, dựa trên những thông tin quá khứ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận
động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận
động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối tượng
của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản ứng của
họ khi nhận được văn bản. Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận
động của đời sống xã hội và định hướng của Nhà nước.
GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB
2
Tiểu luận: “Quản trị văn phòng”
Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trong quá
trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung
văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bại của từng văn
bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa, phát huy giá trị tích cực, hạn

chế đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã
hội của văn bản mới.
Làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt
động hệ thống hoá pháp luật được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm
giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu
quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho
hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản
lý nhà nước nói chung.
- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính
văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước,
thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu
trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy
nhau.
- Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể
chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng
cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp có
thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết
công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà
nước. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi hành chính
trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở quan trọng
để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các quan
hệ pháp lý trong quản lý hành chính.
GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB
3
Tiểu luận: “Quản trị văn phòng”
- Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính phát
triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng
quyền công dân.

Mục tiêu của công tác lưu trữ là phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thông
tin quá khứ của toàn xã hội, tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận,
sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích chính đáng của mình.
Ngày nay, đặc biệt trong nền kinh tế tri thức phát triển, con người càng nhận
thức rõ hơn về giá trị của thông tin thì nhu cầu được tiếp cận và khai thác thông tin sẽ
ngày một tăng lên.
1.2. Mặt khác công tác lưu trữ cũng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó cho biết tình hình sản xuất, tình hình tài
chính giúp doanh nghiệp định hướng kế hoạch kinh doanh, sản xuất
1.3. Đồng thời tài liệu lưu trữ còn là nguồn sử liệu quan trọng, là thước đo
trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia và tài liệu văn thư lưu trữ
còn cung cấp nguồn thông tin quan trọng, cần thiết trong việc nghiên cứu khoa học từ
đó ứng dụng vào thực tiễn để nâng cao chất lượng cuộc sống, phát triển kinh tế xã
hội.
2. Ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý,
ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh
bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong mỗi thời
kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại
và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quản lý, kinh nghiệm
quản lý nhà nước, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt để nâng cao trình độ quản
lý. Qua tài liệu lưu trữ, cũng giúp con người tìm ra những chân giá trị trong quản lý
nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học
quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB
4
Tiểu luận: “Quản trị văn phòng”
Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá
khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo

ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại.
Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần
bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ tài
liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, để kiểm
tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất
lượng, hiệu quả và đó cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính
nhà nước./.
Một câu hỏi đặt ra là thực trạng của công tác văn thư lưu trữ ở Việt Nam hiên
nay ra sao? Chúng ta sẽ cùng đi tìm câu trả lời ở phần tiếp theo.
GVHD: TSKH Đặng Công Tráng Lớp: DHQT2TB
5