Mối quan hệ giữa các cấp quản trị

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CHƯƠNG MỸ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên giảng dạy: TS. Lê Thị Hiền
Mã phách:………………………………….

Hà Nội - 2017


PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TIỂU LUẬN

M
ã phách

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hoà

Ngày sinh: 23/03/1994;

Mã sinh viên: 1607QTVA012
Lớp: ĐHLT QTVP16A

Khoa: Quản trị văn phòng

Tên Tiểu luận: Công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ,
thành phố Hà Nội

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên phụ trách: TS. Lê Thị Hiền
Sinh viên kí tên


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài nghiên cứu đề tài “Công tác văn thư tại Uỷ ban
nhân dân huyện Chương Mỹ, thành phố Hà Nội” là công trình nghiên cứu của
riêng em và được sự hướng dẫn khoa học của Ts. Lê Thị Hiền. Các nội dung
nghiên cứu, kết quả khảo sát các số liệu thống kê trong đề tài này là trung thực.
Những thông tin trong bài nghiên cứu là kết quả phân tích, nhận xét, đánh giá
của chính em.
Em xin chịu trách nhiệm về dữ liệu đã viết trong đề tài này.


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này em nhận được rất nhiều sự giúp đỡ
của thầy cô và cán bộ công chức, viên chức cơ quan nơi em thực hiện đề tài
nghiên cứu.
Em xin chân thành cảm ơn Ts. Lê Thị Hiền đã hướng dẫn tận tình để em
có thể hoàn thiện bài nghiên cứu. Cảm ơn cô đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ
em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu. Những tri thức mà cô truyền đạt sẽ
là hành trang giúp em vững bước hơn trên con đường tự lập dài phía trước.
Tuy đã có nhiều cố gắng và nỗ lực nhưng với vốn kiến thức còn hạn chế,
không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý, giúp đỡ của
các thầy giáo, cô giáo để bài tiểu luận của em được hoàn thiện tốt hơn.
Xin chân thành cảm ơn!


BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

T
T
1
`1
2
2
3
3
4
4
5
5

Tên đầy đủ

Chữ viết tắt

Hội đồng nhân dân

HĐND

Uỷ ban nhân dân

UBND

Cán bộ công chức

CBCC

Quyết định

QĐ

Nhà xuất bản

NXB


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................1
2. Đối tượng phạm vi nghiên cứu..................................................................1
3. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ.............................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................2
5. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................2
6. Đóng góp đề tài.........................................................................................2
7. Cấu trúc của đề tài.....................................................................................3
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT
VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ........................................4
1.1. Những vấn đề lý luận về công tác văn thư.............................................4
1.1.1. Một số khái niệm.................................................................................4
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư............................................................4
1.1.3. Vai trò của công tác văn thư................................................................5
1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ................................7
1.2.1. Lịch sử hình thành...............................................................................7
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ...................8
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện

Chương Mỹ...................................................................................................8
1.2.3.1. Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ.......................8
1.2.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ.....9
Tiểu kết........................................................................................................11
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN
DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ..........................................................................12
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân
huyện Chương Mỹ.......................................................................................12
2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư..............................................................12
2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư........................................................13


2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân
huyện Chương Mỹ.......................................................................................14
2.2.1. Về quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện
Chương Mỹ.................................................................................................14
2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư ở
Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ..........................................................14
2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư tại Uỷ ban
nhân dân huyện Chương Mỹ.......................................................................14
2.3.1. Công tác soạn thảo văn bản...............................................................14
2.3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.......................................15
2.3.3. Trình tự giải quyết văn bản đi...........................................................19
2.3.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.................................................22
2.3.5. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ...........................................23
Tiểu kết........................................................................................................26
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ........27
3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện
Chương Mỹ.................................................................................................27

3.1.1. Ưu điểm trong công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương
Mỹ...............................................................................................................27
3.1.2. Hạn chế trong công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương
Mỹ...............................................................................................................29
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân
huyện Chương Mỹ.......................................................................................30
3.2.1. Về công tác chỉ đạo văn thư...............................................................30
3.2.2. Về trang thiết bị, cơ sở vật chất.........................................................31
3.2.3. Về nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ văn thư........31
Tiểu kết........................................................................................................32
KẾT LUẬN........................................................................................................33
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................34
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là một
nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt
động của các cơ quan, được xem như là một bộ phận hoạt động quản lý Nhà
nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
Làm tốt công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt
động của cơ quan cũng như các hoạt động của cá nhân giữ các trách nhiệm khác
nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ
lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của
cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho
hoạt động cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ

quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động của các cơ quan được giao nộp
vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải
tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn
chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng
được tăng lên, đồng thờii công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai
các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản
không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không bảo đảm gây
khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ làm cho tài
liệu phòng Lưu trữ của không được hoàn chỉnh.
Như vậy, với tư cách là sinh viên nghiên cứu đề tài và học đúng chuyên
ngành Quản trị văn phòng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, từ những lý do trên
tôi đã chọn đề tài “Công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ,
thành phố Hà Nội” để làm đề tài nghiên cứu.
2. Đối tượng phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư.
1


Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ.
3. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ
Mục tiêu nghiên cứu bao gồm:
Tìm hiểu những vấn đề cơ bản của công tác văn thư lưu trữ.
Phân tích, đánh hoạt động công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ,
thấy rõ được nhưng ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề nghiên cứu
giải quyết đối với công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ.
Nhiệm vụ chính:
Tìm hiểu lý luận về công tác văn thư và khái quát về UBND huyện
Chương Mỹ.
Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ.
Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại

UBND huyện Chương Mỹ.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng những phương pháp như:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Phương pháp khảo sát thực tế
Phương pháp so sánh, phân tích
5. Lịch sử nghiên cứu
Một số đề tài, công trình khoa học tiêu biểu về công tác văn thư như:
Giáo trình Nghiệp vụ văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Giáo trình lý luận công tác văn thư của Giáo sư Vương Đình Quyền.
Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
thư tại UBND huyện Chương Mỹ.
6. Đóng góp đề tài
Đề tài nghiên cứu về công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ có
thể trở thành một tư liệu tham khảo tại kho lưu trữ của UBND huyện Chương
Mỹ.
Những giải pháp nghiên cứu có thể ứng dụng vào thực tiễn nhằm nâng
cao hiệu quả của công tác văn thư.
2


7. Cấu trúc của đề tài
Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về Uỷ ban nhân
dân huyện Chương Mỹ.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện
Chương Mỹ.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại
Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ.

3


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT
VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ
1.1. Những vấn đề lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Một số khái niệm
Ngày nay việc soạn thảo và ban hành các văn bản rất quan trọng đối với
mỗi cơ quan, tổ chức, để thực hiện tốt cần nắm rõ về công tác văn thư của mỗi
đơn vị. Trước tiên phải hiểu rõ về công tác văn thư, rất nhiều khái niệm khác
nhau để giúp chúng ta dễ dàng hiểu và một số khái niệm điển hình như:
Theo quan niệm của các triều đại phong kiến trước đây: Công tác văn thư
tức là làm những công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch. [2,Tr26]
Theo giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư: Công tác văn thư là tất cả các
công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với
văn bản đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với văn bản đến) đến khi giải quyết xong
công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. [5,Tr34]
Từ đó có khái niệm chung nhất: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về
xây dựng văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động cơ quan Nhà
nước, các doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang (hay được gọi là
các cơ quan, tổ chức).
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà
nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân
dân (gọi tắt là cơ quan).
Những năm gần đây công tác văn thư có những bước phát triển phong phú
và đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách nền Hành chính nhà nước.

Ở cơ quan những văn bản giấy tờ văn thư lưu lại tại văn phòng hầu hết là
những văn bản do cơ qnan sản sinh ra , đó là những văn bản mang tính chất chỉ
4


đạo của cấp trên, văn bản do cấp dưới gửi lên, văn bản do cơ quan ngang cấp đề
nghị phối hợp thực hiện. Còn những văn bản do các phòng ban cơ quan sản sinh
ra được lưu tại các phòng ban chuyên môn.
Nghiệp vụ của công tác văn thư:
- Quản lý văn bản đến
+ Tiếp nhận văn bản đến
+ Đăng ký văn bản đến
+ Trình, chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc
- Quản lý văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản.
+ Đăng ký văn bản đi
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu mức độ mật, khẩn( nếu có)
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
+ Lưu văn bản đi.
- Quản lý và sử dụng con dấu
+ Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của văn thư
+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thầm quyền
+ văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản của Viện hàn lâm
+ chỉ đóng dấu vào văn bản đúng thể thức
+ đóng dấu vào văn bản đã có nội dung.
1.1.3. Vai trò của công tác văn thư

Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp
trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn
bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Việc
soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn. Do đó, khi các cơ quan,
5


tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác văn thư sẽ có vai trò rất quan
trọng vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác
văn thư nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh
đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới
chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Bất
kỳ cơ quan nào vai trò của văn thư hết sức quan trọng, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã
ký Thông đạt số 1C/VP ngày 3/1/1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó
Người chỉ rõ về công tác văn thư từ thời đó: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý
báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm,
định hướng chương trình, kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi
mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kỹ thuật”. [5, Tr18]
Công tác văn thư đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần
sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là các cấp lãnh đạo. Cần
có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất
quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức năng
chuyên ngành, phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ
đạo, điều hành công tác văn thư; cập nhật phổ biến các văn bản pháp luật về
công tác văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về
vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư và thực hiện nghiêm túc các quy định
của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương và các văn bản
chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Nội vụ về công tác văn thư.

Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ
thông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng
không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư sẽ giảm tải nhưng
không vì thế mà những người làm văn thư sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơ
quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập
trung về một đầu mối là bộ phận văn thư.
Công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi
cơ quan, tổ chức. Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân
6


nào.
1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ
1.2.1. Lịch sử hình thành
Chương Mỹ là một huyện ngoại thành nằm ở phía Tây nam Hà Nội cách
trung tâm Thủ đô 20 km; phía Bắc giáp huyện Quốc Oai; phía Đông giáp với
quận Hà Đông, huyện Thanh Oai; phía Nam giáp huyện Ứng Hoà, Mỹ Đức; phía
Tây giáp với huyện Lương Sơn (tỉnh Hoà Bình). Tổng diện tích tự nhiên của
huyện là 237,4 km2, là huyện có diện tích lớn thứ ba của thành phố. Dân số
337,6 nghìn người. Toàn huyện có 32 đơn vị hành chính cấp xã gồm 30 xã và 2
thị trấn. Người dân tộc Kinh chiếm đại đa số, dân tộc Mường có 01 thôn Đồng
Ké (thuộc xã Trần Phú); ngoài ra còn có một số dân tộc thiểu số khác ở rải rác
tại các xã, thị trấn. Có gần 100 cơ quan, đơn vị Nhà nước, Trung ương và Thành
phố đóng trên địa bàn; Chương Mỹ có 01 khu công nghiệp, 9 cụm điểm công
nghiệp và trên 10 nghìn cơ sở sản xuất tiểu thủ công nghiệp cá thể đang hoạt
động mang lại hiểu quả kinh tế, góp phần chuyển dịch mạnh về cơ cấu kinh tế
trong những năm qua.
Địa hình của huyện được chia thành 3 vùng rõ rệt: Vùng Đồi gò, vùng Núi
sót và vùng Đồng bằng với hệ thống sông Bùi, sông Tích phía Tây, sông Đáy
bao bọc phía Đông huyện đã tạo tiền đề cho sự phát triển nông nghiệp trồng lúa

nước ở vùng này từ rất sớm. Đồng thời kết hợp với hệ thống đồi núi, sông hồ,
đồng ruộng tạo nên những cảnh quan thiên nhiên kỳ thú, thơ mộng và đâyù ắp
những huyền thoại: Quần thể di tích lịch sử văn hoá, danh lam thắng cảnh thuộc
các xã Phụng Châu, Tiên Phương, Ngọc Hoà, Hoàng Văn Thụ, Thuỷ Xuân
Tiên…dải núi rừng và hồ phía Tây của huyện vừa là cảnh quan đẹp vừa là tuyến
phòng thủ tự nhiên vững chắc về phía Tây Nam của Thủ Đô.
Với lợi thế về đường giao thông gồm có quốc lộ 6 chạy qua, nối các tỉnh
phía Tây Bắc với Thủ đô Hà Nội, có tuyến đường Hồ Chí Minh chạy qua huyện
với chiều dài 16,5 km; có chuỗi đô thị vệ tinh Xuân Mai - Hòa Lạc - Sơn Tây.
Trong quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội của Thủ đô Hà Nội đến năm 2030 và
tầm nhìn đến năm 2050 đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Chương Mỹ
7


nằm trong vành đai xanh phát triển của Thủ đô với Khu đô thị vệ tinh Xuân Mai,
thị trấn sinh thái Chúc Sơn (nằm trong chùm đô thị vệ tinh và thị trấn sinh thái
của Thủ đô).
Phụ lục 01 (Ảnh UBND huyện Chương Mỹ, thành phố Hà Nội)
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ
Tổ chức bộ máy hành chính trực thuộc UBND huyện bao gồm:
- Văn phòng HĐND và UBND huyện;
- Thanh Tra huyện;
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Lao động thương binh và Xã hội;
- Phòng Giáo dục và Đào tạo;
- Phòng Quản lý đô thị;
- Phòng Y tế;
- Phòng Tài chính - Kế hoach;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường;
- Phòng Văn hóa và Thông tin;

- Phòng Tư pháp;
- Phòng Kinh tế;
- Trung tâm Văn hóa - Thể thao;
- Đài phát thanh;
- Ban quản lý các khu công nghiệp;
- Ban quản lý các dự án xây dựng;
- Văn phòng đăng ký Quyền sử dụng đất;
- UBND các xã và thị trấn;
- Trung tâm dạy nghề;
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của UBND huyện Chương Mỹ
(Phụ lục 02: sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Chương Mỹ)
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện
Chương Mỹ
1.2.3.1. Chức năng của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ
8


UBND huyện Chương Mỹ là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và
cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND huyện Chương Mỹ chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật,
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn
huyện Chương Mỹ.
UBND huyện Chương Mỹ thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương đến địa phương.
1.2.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng

cấp thông qua để trình UBNDcấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực
hiện kế hoạch đó.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã,
thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã,
thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật.
Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó.
Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản,
phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản.
Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện.
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
9


dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt.
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của UBND tỉnh.
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện.
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình.
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương.
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt.
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo.
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật.
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên.
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.

10


Tiểu kết
Chương 1 đã trình bày tóm tắt những cơ sở lý luận về công tác văn thư và
giới thiệu khái quát về UBND huyện Chương Mỹ. Từ đó chúng ta có thể nắm
được nội dung và vai trò của công tác văn thư trong quá trình thực hiện chức
năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Chương Mỹ.

11

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CHƯƠNG MỸ
2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư tại Uỷ ban
nhân dân huyện Chương Mỹ
2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản của tổ chức quản
lí, sử dụng văn bản trong cơ quan Nhà nước kết quả của sự khởi đầu công tác
lưu trữ. Công tác văn thư là tiền đề của công tác lưu trữ.
Công tác văn thư có giá trị quan trọng không thể thiếu được trong hoạt
động của cơ quan, nó gắn liền với hoạt động cơ quan, và được xem như một bộ
phận hoạt động quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý
Nhà nước. Đặc biệt đối với văn phòng làm việc là cơ quan trực tiếp giúp tổ
chức, lãnh đạo điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp
phục vụ lãnh đạo.
Công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng tại UBND huyện Chương
Mỹ. Công tác văn thư là sợi dây liên kết giữa các bộ phận trong cơ quan, các
phòng ban, cấp dưới với cấp trên, ngang cấp, giúp cho việc giải quyết công việc
một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động
của cơ quan nhằm đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý nâng cao hiệu xuất
và chất lượng công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ của cơ quan, gìn giữ bí mật
của cơ quan tạo điều kiện cho công tác lưu trữ.
Trong hoạt động về công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ thì
nhiệm vụ chính của cán bộ bao gồm:
*Soạn thảo và ban hành văn bản
- Thảo văn bản
- Trình thủ trưởng đơn vị duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo
- Đánh máy, nhân bản

- Ký bản thảo
*Tổ chức quản lý văn bản đi
12


Kiểm tra thể thức văn bản đi, đóng dấu vào văn bản, đăng ký và chuyển
giao văn bản đi.
*Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến, phân loại văn bản, đăng ký và chuyển giao văn
bản đến, đóng dấu đến và theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
*Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Xây dựng danh mục hồ sơ
- Lập hồ sơ
- Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
*Quản lý và sử dụng con dấu
- Các loại dấu: Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu mật, dấu khẩn, ……
- Trách nhiệm quản lý con dấu
- Bảo quản con dấu.
2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư
Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận
nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở
khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết
về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác
có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Yêu cầu quan trọng
đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở
trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong
suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với
sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ.
Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận
nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là

thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính
xác nhất. Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không
những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao
trình độ lý luận nghiệp vụ.

13


2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân
dân huyện Chương Mỹ
2.2.1. Về quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện
Chương Mỹ
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao,
có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng
khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
- Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan
đến công tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Nghị định này
và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư.
2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn
thư ở Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ
Được sự quan tâm của Lãnh đạo, hàng năm tổ chức các lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ về công tác văn thư nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và nắm bắt
được những quy chế mới trong công tác văn thư để áp dụng trong công việc.
Các văn bản chỉ đạo:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ
sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
- Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.
2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư tại Uỷ
ban nhân dân huyện Chương Mỹ
2.3.1. Công tác soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và
14


Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật ngày 16 tháng 12 năm 2002.
Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
- Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo;
+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
+ Soạn thảo văn bản;
+ Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ
chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có
liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
2.3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Quá trình xử lý văn bản luôn được đảm bảo các nguyên tắc chung:
- Quản lý chăt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo văn bản được phát hành sử
dụng công cụ đắc lực cho quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ quan tổ
chức. Văn bản phải được đăng ký không để mất mát trong quá trình lưu chuyển

và sử dụng văn bản, khi đã sử dụng xong văn bản phải lưu vào sổ lưu trữ.
- Vản n bản phải được bảo đảm bí mật.
- Văn bản phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác.
Văn bản đến là văn bản tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi đến
bao gồm văn bản pháp quy, công văn, thư mời, báo cáo, hồ sơ, đề án, đơn
hàng…
* Thủ tục tiếp nhận:
Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản
Nhân viên văn thư khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra sơ bộ về số lượng,
tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có.
Đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận,
15


nếu phát hiện tình trạng mất hỏng bì hoặc thời gian chậm hơn so với thời gian
ghi trên bao bì đối với văn bản hỏa tốc, hẹn giờ thì phải báo cho người phụ trách
và lập biên bản với người đưa văn bản nếu cần thiết.
Văn bản fax chuyển đến thì nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng văn
bản, số trang của văn bản để phát hiện kịp thời những thiếu sót để thông báo cho
nơi gửi.
Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản
Sau khi tiếp nhận văn thư phải phân văn bản thành 2 nhóm:
- Loại không bóc bì gồm:
+ Gửi cho Lãnh đạo, trưởng phòng và những văn bản có ghi đích danh
người nhận.
+ Văn bản mật
+ Văn bản gửi đoàn thể trong cơ quan
- Loại do nhân viên văn thư bóc bì gồm các văn bản:
+ Để tên cơ quan, các chức năng trong cơ quan, không phải thư riêng
+ Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên.

- Đối với các loại phòng bì, nhân viên văn thư phải bóc những bì có đóng
dấu khẩn trước, không làm hỏng văn bản trong bì (rách, mất số, ký hiệu văn bản,
địa chỉ cơ quan gửi…) và dấu hiệu bưu điện phải soát lại phong bì tránh bỏ sót
văn bản, đối chiếu ký hiệu ghi ngoài bì với số hiệu văn bản ghi trong phong bì,
nếu có sai sót phải báo cho nơi gửi để giải quyết.
- Nếu văn bản có đính kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu, khi nhận xong văn bản thì phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu
gửi và gửi trả lại văn bản.
- Văn bản là đơn khiếu nại hoặc đến quá chậm so với ngày tháng của văn
bản thì phải kèm văn bản bì làm bằng chứng.
Bước 3: Đóng dấu và ghi vào sổ ngày đến
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-NBV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
16


- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-NBV.
- Tất cả các văn bản đến phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ
những văn bản được đăng ký theo quy định của cơ quan như hóa đơn, chứng từ
kế toán…
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư được đóng dấu đến
ghi vào sổ vào ngày đến.
- Đối với văn bản fax phải chụp lại trước khi đóng dấu
- Văn bản được chuyển qua mạng có thể in ra và đóng dấu nếu cần.
- Các văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng
dấu mà được chuyển thẳng cho cá nhân hay bộ phận.
- Dấu đến phải được đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng trống dưới số
ký- hiệu văn bản, hoặc dưới trích yếu nội dung hay dưới ngày tháng, năm ban

hành văn bản.
Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản đến
- Tất cả văn bản sau khi đóng dấu phải được vào sổ đăng ký văn bản đến
hoặc trên máy vi tính.
- Bộ phận văn thư phải ghi rõ, chính xác, không dùng bút chì, bút đỏ,
không viết tắt, không viết hoặc cụm từ không thông dụng.
- Văn bản đến ngày nào thì vào sổ theo dõi văn bản đến ngày đó, văn bản
cụ thể có thể dùng nhiều hay một số đăng ký.
Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt
- Sau khi đăng kí văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm
quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
- Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung văn bản đến, quy chế làm
việc của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác của các đơn vị cá
nhân cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời
hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản liên quan
đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân
tham gia và thời hạn giải quyết (nếu cần).
17


- Ý kiến phản hồi văn bản được ghi vào mục “chuyển” trang đầu “đến”, ý
kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giả quyết văn bản (nếu có) được ghi vào
phiếu riêng.
- Sau đó văn bản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ
đăng ký văn bản đến. Sổ đăng ký văn thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ
đăng ký riêng) hoặc vào các trường hợp trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
Bước 6: Phân chuyển văn bản
- Văn bản được chuyển giao cho người có trách nhiệm giải quyết theo
nguyên tắc nhanh, đúng và chặt chẽ.
- Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay.

- Khi phân chuyển phải đăng ký vào sổ giao nhận, nếu là văn bản khẩn
hoặc hỏa tốc ghi rõ thời gian nhận.
- Không để người không có trách nhiệm xem văn bản giấy tờ của người
khác. .
Bước 7: Giải quyết, theo dõi giải quyết văn bản đến
- Sau khi văn bản được ban lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản
được chuyển giao lại văn thư hoặc thư ký ghi vào sổ theo dõi giải quyết văn bản
và nhanh chóng chuyển văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân được phân công xử
lý văn bản.
- Các văn bản khẩn phải được ưu tiên giải quyết không được chậm trễ.
- Những công việc quan trọng phức tạp, sau khi đề xuất ý kiến giải quyết
phải được lãnh đạo cấp cao thông qua.
- Các nhân viên xử lý phải lập “hồ sơ công việc” bao gồm hồ sơ, các văn
bản được hệ thống theo thứ tự thời gian và mối liên hệ giữa các văn bản, tờ kết
thúc hồ sơ.
* Theo dõi đôn đốc việc thực hiện
- Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của
pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi đôn đốc về
thời hạn.
- Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
18