Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại ủy ban nhân nhân xã Lê Lợi huyện Thạch An tỉnh Cao Bằng

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu kết thúc môn Phương pháp nghiên cứu
khoa học. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến cô TS. Bùi Thị Ánh Vân – Giảng viên học
phần Phương pháp nghiên cứu khoa học đã tận tình chỉ dạy giúp tôi hoàn thành
tốt đề tài. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, công chức tại Uỷ ban nhân
dân xã Lê Lợi đã tạo điều kiện cho tôi được tìm hiểu, thu thập thông tin, tài liệu
một cách thuận lợi nhất.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi còn gặp khá nhiều khó khăn,
mặt khác do trình độ nghiên cứu của mình còn hạn chế nên dù cố gắng xong đề
tài cũng không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Vì thế tôi mong nhận được
sự góp ý nhiệt tình từ quý thầy cô để đề tài nghiên cứu của tôi hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “Công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Lê Lợi,
huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng”. Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên
cứu của của tôi. Tất cả những số liệu và kết quả trong đề tài nghiên cứu khoa
học đều là số liệu thực tế của UBND xã Lê Lợi, mọi thông tin và số liệu trong
bài đều là trung thực.

Nếu phát hiện sự gian lận nào tác giả xin hoàn toàn

chịu trách nhiệm về nội dung bài nghiên cứu của mình.
Hà Nội,Ngày 25 tháng 05 năm 2017
SINH VIÊN


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT

1
2
3

CHỮ VIẾT TẮT
UBND
HĐND
QPPL

GIẢI NGHĨA
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Quy phạm pháp luật


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Chương 1. CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND
XÃ LÊ LỢI...............................................................................................................4
1.1. Lí luận chung về soạn thảo văn bản.............................................................4
1.1.1. Một số khái niệm.....................................................................................4
1.1.2. Phân loại văn bản...................................................................................5
1.1.3. Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản........................................................6
1.2. Tổng quan chung về UBND xã Lê Lợi, huyện Thạch An, tỉnh Cao Bằng 6
1.2.1. Lịch sử phát triển....................................................................................7
1.2.2. Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức...........................8
* Tiểu kết................................................................................................................8
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN
BẢN TẠI UBND XÃ LÊ LỢI.................................................................................9
2.1. Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND xã Lê Lợi.....................................9

2.1.1. Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật...................................9
2.1.2. Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản hành
chính cá biệt.......................................................................................................10
2.2. Tình hình quản lý văn bản..........................................................................14
2.2.1. Quản lí văn bản đi...................................................................................14
2.2.2. Quản lý văn bản đến................................................................................16
* Tiểu kết..............................................................................................................18
Chương 3. MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU
QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
UBND XÃ LÊ LỢI................................................................................................20
3.1. Đánh giá chung.............................................................................................20
3.1.1. Ưu điểm....................................................................................................20
3.1.2. Nhược điểm..............................................................................................21
3.2. Một số giải pháp...........................................................................................22
3.2.1. Về công tác soạn thảo văn bản................................................................22
3.2.2. Về công tác quản lý văn bản....................................................................23
* Tiểu kết..............................................................................................................23
KẾT LUẬN............................................................................................................24
DANH MỤC THAM KHẢO................................................................................25
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay vấn đề soạn thảo
và quản lý văn bản của cơ quan là một trong những vấn đề quan trọng và cần
được quan tâm đúng mức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho
hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hiệu quả, đảm bảo tính pháp quy,
thống nhất trong các văn bản hành chính trong việc giải quyết các công việc của
cơ quan mình. Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mức đến soạn thảo sẽ góp phần

tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lí hành chính nói riêng và quản lí
nhà nước nói chung.
Tôi là một sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng tại Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội và được học tập các học phần liên quan đến kĩ thuật soạn thảo
văn bản. Ý thức được tầm quan trọng và sự cần thiết của công tác soạn thảo và
quản lí văn bản nên tôi đã lựa chọn đề tài công tác soạn thảo nhằm ứng dụng
những kiến thức lí luận đã được học từ thầy cô và vận dụng có hiệu quả trong
thực tế cuộc sống.
Hiện tại tôi đang là sinh viên năm hai chưa có điều kiện đi khảo sát thực
tế tôi nhưng rất may mắn đươc sự hỗ trợ giúp đỡ của các cán bộ, công chức cung
cấp thông tin, số liệu giúp tôi triển khai chương 2 một cách thuận lợi nhất. Ngoài
ra tôi cũng tham khảo tài liệu ở thư viện trường và trên Internet để hoàn thiện
các nội dung trong bài tiểu luận.
Với tất cả những lí do trên, tôi quyết định lựa chọn vấn đề “Công tác
soạn thảo và quản lý văn bản tại ủy ban nhân nhân xã Lê Lợi huyện Thạch An
tỉnh Cao Bằng” làm đề tài cho bài tiểu luận của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
- Vương Đình Quyền (2011), Giáo trình “Lý luận và phương pháp văn
thư”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
- Hệ thống tài liệu nội bộ của UBND xã Lê Lợi:

1


+ Quyết định số 23/2013/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế công tác
văn thư, lưu trữ của UBND xã Lê Lợi.
+ Báo cáo số 33/BC-UBND về kết quả thực hiện nhiệm vụ nhiệm kì
(2011-2015) và phương hướng nhiệm vụ nhiệm kì (2016-2021.
+ Báo cáo số 38/BC-UBND về kết quả thực hiện nhiệm vụ năm 2016 và
phương hướng nhiệm vụ năm 2017

+ Sổ đăng kí văn bản đi và đến.
Những công trình trên đã giúp tôi đưa ra cái nhìn khái quát về công tác
soạn thảo và quản lý văn bản nói chung và UBND xã Lê Lợi nói riêng.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Qua việc nghiên cứu về Công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Lê Lợi,
tôi muốn vận dụng những kiến thức vào trong thực tiễn để hiểu rõ hơn về ngành
mà chúng tôi đang theo học. Trên cơ sở đó giúp sinh viên QTVP nâng cao chất
lượng học tập và xác định công việc trong tương lai.
Đồng thời, qua kết quả nghiên cứu đề tài này cho thấy được những tích
cực và hạn chế còn tồn tại ở UBND, từ đó đưa ra những giải pháp thiết thực
nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản.
4. Đối tượng nghiên cứu
Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND xã Lê Lợi,huyện Thạch
An, tỉnh Cao Bằng.
5. Phạm vi nghiên cứu
Về không gian: UBND xã Lê Lợi, huyện Thạch an, tỉnh Cao Bằng.
Về thời gian: từ năm 2013 – 2016.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này tôi đã vận dụng một số phương pháp nghiên cứu
sau:
Phương pháp thu thập và xử lí thông tin: trên cơ sở thu thập thông tin từ
nhiều nguồn khác nhau như giáo trình, tài liệu nội bộ, Internet… từ đó chọn lọc
để có cái nhìn khái quát về vấn đề nghiên cứu, mà cụ thể là công tác soạn thảo
văn bản tại UBND xã Lê Lợi.
2


Phương pháp thống kê: Sử dụng phương pháp này tôi đã thống kê được
các số liệu văn bản của cơ quan.. Qua đó có thể biết được cơ chế hoạt động của
UBND xã Lê Lợi.

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đây là phương pháp để phân tích và
tổng hợp các thông tin liên quan đến đề tài từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá.
Phương pháp đánh giá nhận xét: Sử dụng phương pháp này để đưa ra
những kết luận, đánh giá, nhận xét thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại
UBND xã Lê Lợi.
7. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, tiểu luận
còn có 3 chương:
Chương 1. Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản và khái quát về
UBND xã Lê Lợi.
Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND
xã Lê Lợi.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo
văn bản tại UBND xã Lê Lợi.

3


Chương 1
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ
UBND XÃ LÊ LỢI
1.1.

Lí luận chung về soạn thảo văn bản
1.1.1. Một số khái niệm
* Khái niệm văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều nhà khoa học khác nhau. Tùy

theo góc độ nghiên cứu mà các ngành có những định nghĩa khác nhau về từ này.
Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ định nghĩa: “Văn bản là

sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về
hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào
đó”[1; Tr.45].
Theo nghĩa hẹp hơn, văn bản là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ
chức kinh tế.
Như vậy, các loại giấy tờ dung để quản lý và điều hành các hoạt động của
các cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án công
tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản. Mỗi loại văn bản khác nhau thường có
nội dung, hình thức và chức năng khác nhau.
* Khái niệm văn bản quản lí nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức
năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, Mang tính quyền lực nhà
nước, làm phát sinh các hệ quả quản lý cụ thể.
Như vậy, theo Giáo trình “Lý luận và phương pháp văn thư” của Vương
Đình Quyền thì định nghĩa như sau: “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do
các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định
quản lý về các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ
tục và thẩm quyền luật định”[1; Tr.48].
4


Trong thực tế, văn bản quản lý nhà nước được sử dụng như một công cụ
của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản
nhằm quản lý xã hội.
* Khái niệm văn bản hành chính
Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của các cơ quan hành
pháp mà đứng đầu là Chính phủ. Nếu hiểu theo nghĩa này thì văn bản quản lý
nhà nước chỉ giới hạn trong các loại văn bản do cơ quan hành pháp ban hành để

phục vụ cho hoạt động quản lí của mình. Hệ thống văn bản này là một bộ phận
của hệ thống văn bản quản lí nhà nước.
Văn bản hành chính là văn bản được sử dụng trong các cơ quan nhà nước,
các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội nhằm chuyển giao các thông tin phục vụ
các hoạt động tổ chức, quản lý, các quan hệ giao dịch, trao đổi, phối kết hợp
công tác.
* Khái niệm kỹ thuật soạn văn bản
“Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng
những lí luận, phương pháp và kĩ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có
liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được
hoàn thiện” [1; Tr.147].
1.1.2. Phân loại văn bản
Văn bản quản lý nhà nước gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức
năng riêng, được ban hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động
quản lý. Dựa vào hiệu lực pháp lý của văn bản, có thể chia văn bản quản lý nhà
nước thành 2 loại: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính.
* Văn bản quy phạm pháp luật: Đây là văn bản do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành theo đúng hình thức, trình tự, thủ tục đã được pháp luật
quy định. Theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 thì UBND cấp
xã có thẩm quyền ban hành Quyết định và Chỉ thị.
* Văn bản hành chính: Là văn bản quản lí nhà nước không mang tính quy
phạm pháp luật được dùng để quy định, quyết định, phản ánh tình hình, trao đổi
công việc và xử lý các vấn đề cụ thể.
5


- Văn bản hành chính cá biệt: Là các quyết định (cá biệt) và Chỉ thị (cá
biệt) như Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen
thưởng….
- Văn bản hành chính thông thường: bao gồm công văn, báo cáo, thông

báo, báo cáo, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy
(giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…) và các loại
phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
1.1.3. Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản
Văn bản là sự thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt
động của các cơ quan, đoàn thể và doanh nghiệp. Việc soạn thảo văn bản phải
thể hiện được những yếu tố đó. Một văn bản soạn thảo không phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ hoặc vượt quá quyền hạn sẽ không có giá trị thực hiện.
Văn bản là sự phản ánh mối quan hệ giữa các cơ quan trong hệ thống bộ
máy quản lí nhà nước, giữa các cơ quan với nhau. Trong hệ thống bộ máy quản
lý, mỗi cơ quan đều có một vị trí nhất định. Quan hệ giữa cơ quan đó được xác
định bằng chính các văn bản. thông qua các văn bản ta có thể biết được vị trí của
các cơ quan trong toàn bộ hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.
Văn bản là sự thể hiện các nguyên tắc hoạt động, cách thức hoạt động, làm
việc của các cơ quan, đoàn thể và doanh nghiệp. Mỗi cơ quan sau khi thành lập
phải hoạt động theo nguyên tắc nhất định. Các văn bản do cơ quan, đoàn thể
soạn thảo và sử dụng trong quá trình hoạt động của mình phải đảm bảo tuân theo
nguyên tắc, những thay đổi trong thực tế và cách thức hoạt động mà cơ quan đó
lựa chọn.
Với những lí do nêu trên, có thể khẳng định, soạn thảo văn bản là công việc
thường xuyên và rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Đặc
biệt là các cơ quan có trách nhiệm hoạch định chủ trương, chính sách, ban hành
các quyết định quản lí quan trọng của Chính phủ, các Bộ, ngành, UBND, Ban
chấp hành Trung ương Đảng…
1.2. Tổng quan chung về UBND xã Lê Lợi, huyện Thạch An, tỉnh Cao
Bằng
6


Địa chỉ: xóm Đông Luông – xã Lê Lợi – huyện Thạch An – tỉnh Cao Bằng.

Số điện thoại: 0263.840.308.
1.2.1. Lịch sử phát triển
Xã Lê lợi nằm ở phía Đông Nam huyện Thạch An, cách Trung tâm huyện
Thạch An 12 Km. Phía Đông giáp xã Quốc Khánh huyện Tràng Định tỉnh Lạng
Sơn. Phía Tây giáp Thị trấn Đông Khê, phía Nam giáp xã Đức Xuân. phía bắc
giáp xã Danh Sỹ huyện Thạch An.
Tổng diện tích tự nhiên 1592,11 ha với số dân khoảng 1081 người, chủ yếu
là dân tộc Tày và Nùng. Hình thành 7 khu dân cư, cơ cấu thành 6 thôn: Nà Tậu
1, Nà Tậu 2, Nà Niếng, Nà Nưa, Sliền Nội và Sliền ngoại.
Cách mạng tháng 8/1945 thành công, ngày 05/11/1945 quân Tưởng hoàn
toàn rút khỏi Cao Bằng. Đến cuối tháng 3 năm 1946 toàn thể các dân tộc tỉnh
Cao Bằng nô nức tiến hành bầu cử Hội đồng nhân dân và Uỷ ban hành chính các
cấp. Khi đó Ủy ban hành chính xã Lê Lợi được thành lập. Trong thời gian này,
Ủy ban tích cực hoàn thiện bộ máy chính quyền, ổn định trật tự xã hội, phát triển
sản xuất, vận động nhân dân tham gia các lớp huấn luyện lực lượng vũ trang,
chuẩn bị các điều kiện cho cuộc kháng chiến chống Pháp xâm lược.
Sau Hiệp định Giơ-ne-vơ 1954, hoà bình được lập lại ở miền Bắc, đất nước
ta bước sang giai đoạn cách mạng mới. Lúc này Uỷ ban hành chính xã tập trung
vào mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.
Năm 1983, Ủy ban hành chính xã Lê Lợi được đổi tên thành Ủy ban nhân
dân xã Lê Lợi.
UBND xã Lê Lợi nằm trên địa bàn xóm Đông Luông, là trung tâm của xã
nên thuận tiện cho việc đi lại giải quyết các công việc của người dân. Từ khi
được thành lập cho đến nay, UBND luôn cố gắng thực hiện tốt chức năng, nhiệm
vụ được giao.
Lê Lợi là xã vùng 3, sản xuất chủ yếu là nông nghiệp phụ thuộc thiên
nhiên, thu nhập thấp, tỷ lệ nghèo còn cao. Tuy nhiên nhờ sự quan tâm của Đảng
và Nhà nước, xã Lê Lợi đã được đầu tư về cơ sở hạ tầng như: Điện, đường,
trường, trạm… cùng với sự nỗ lực của chính quyền địa phương và toàn thể nhân
7

dân xã Lê Lợi ngày càng đi lên, đáp ứng với nhu cầu phát triển kinh tê xã hội
của đất nước, từng bước thực hiện công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước
[Xem Phụ lục 01].
1.2.2. Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
* Vị trí pháp lý
UBND xã Lê Lợi do Hội đồng nhân dân xã Lê Lợi bầu ra, là cơ quan chấp
hành của HĐND xã, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước HĐND xã và cơ quan nhà nước cấp trên.
* Chức năng và nhiệm vụ
UBND xã Lê Lợi chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản
của các cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND xã nhằm bảo đảm
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế, cũng cố quốc phòng, an ninh
và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã.
UBND xã Lê Lợi thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ Trung ương tới cơ sở.

 Cơ cấu tổ chức
UBND xã Lê Lợi gồm có: 01 Chủ tịch, 01 Phó chủ tịch và 01 Ủy viên
(Trưởng Công an xã).
Thường trực UBND gồm 02 thành viên: Chủ tịch và Phó Chủ tịch.
Công chức: Trưởng công an, công chức phụ trách Quân sự, công chức Văn
phòng – Thống kê, công chức Tư pháp – Hộ tịch, công chức Tài chính – Kế
toán, công chức Địa chính – Xây dựng, công chức Văn hóa – Xã hội.
Cán bộ không chuyên trách: Nội vụ - Thi đua khen thưởng, Văn thư – Lưu
trữ, Tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo.
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Lê Lợi [Xem phụ lục 02].
* Tiểu kết

Trong Chương 1, tôi đã trình bày lý luận chung về công tác soạn thảo văn
bản bao gồm các khái niệm, cách phân loại và ý nghĩa của việc soạn thảo ăn
bản. Đồng thời tìm hiểu khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Lê Lợi. Những nội dung trên là tiền
8


đề để chúng tôi triển khai các nội dung ở chương 2 được tốt hơn.

9


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
UBND XÃ LÊ LỢI
2.1. Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND xã Lê Lợi
2.1.1. Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật có nhiều loại, mỗi loại có chức năng riêng,
nghĩa là được sử dụng vào một hoặc một số mục đích nhất định. Căn cứ theo
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 quy định về thẩm
quyền ban hành văn bản QPPL của UBND cấp xã là ban hành Quyết định và Chỉ
thị.
Quyết định của UBND xã được ban hành để thực hiện các chủ trương,
chính sách, biện pháp trong các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội và các vấn đề
thực hiện các mặt công tác, các vấn đề về quản lí nhà nước khác thuộc chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
Chỉ thị của UBND xã được ban hành để quy định các biện pháp chỉ đạo,
kiểm tra hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các nhân thuộc phạm vi quản lí
trong việc thực hiện văn bản cơ quan nhà nước cấp trên, của HĐND cùng cấp và
quyết định của mình.

Trong nhiều năm qua, công tác ban hành văn bản QPPL ở UBND xã Lê Lợi
được các cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương quan tâm chỉ đạo thực hiện, các
văn bản QPPL được ban hành đúng quy trình, đúng pháp luật và có tính khả thi
cao. Ban Tư pháp xã đã thực hiện tốt chức năng tham mưu cho UBND xã ban
hành các văn bản chỉ đạo đối với công tác này.
Đối với cấp xã, về cơ bản công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL của
UBND cấp xã đã có chuyển biến tích cực, các văn bản QPPL do cấp xã ban
hành cơ bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, có nội dung phù hợp với
các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước
trên địa bàn. Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt chẽ, chi tiết, phù hợp
với tình hình thực tế của địa phương. Do là cơ quan chính quyền địa phương cấp
10


xã nên số lượng văn bản QPPL được ban hành rất ít. Từ năm 2013 đến năm
2016, UBND xã ban hành 32 văn bản QPPL các loại: trong đó có 21 Quyết định
và 11 Chỉ thị.
2.1.2. Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản hành
chính cá biệt
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã
cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục
soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết
các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng
trong đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được
ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời
sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn
phòng UBND.
Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc cho
Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND xã nên các văn bản được soạn thảo chủ
yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND

xã thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá
biệt), thông báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp
đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu…
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND xã đã đảm
bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong
hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng
UBND xã bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Trước khi bắt đầu soạn thảo văn bản đầu tiên phải xác định hình thức, nội
dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. Sau đó tiến hành thu thập,
xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá khứ, thông
tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
11


Bước 2: Soạn thảo văn bản.
Trong quá trình soạn thảo, người viết phải đảm bảo về thể thức của văn bản
bao gồm 9 thành phần thể thức sau :
+ Quốc hiệu.
+ Tên cơ quan ,tổ chức ban hành văn bản.
+ Số, ký hiệu của văn bản.
+ Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản.
+ Quyền hạn, chức vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu cơ quan, tổ chức.
+ Nơi nhận.
Căn cứ theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ
và Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ thì UBND xã

đã ban hành Quyết định số 23/2013/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Lê Lợi [Xem Phụ lục 03, 04].
Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh
đạo cơ quan, Công chức Văn phòng việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức,
đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Công chức Văn phòng cùng công chức phụ trách nội dung hoàn chỉnh dự
thảo văn bản và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch kí ban hành. Trường hợp có
sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem
xét, quyết định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo
thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt
bản thảo đó. Người đánh máy phải nhân bản đúng số lượng quy định và giữ gìn
bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian
12


quy định.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình
soạn thảo.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo
quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho Công chức Văn phòng để tổ
chức việc cập nhật và lưu trữ các văn bản trên mạng tin học của UBND.

Số lượng văn bản được ban hành luôn thay đổi qua các năm. Theo Báo cáo
kết quả thực hiện nhiệm vụ nhiệm kì (2011 – 2015) và phương hướng nhiệm vụ
nhiệm kì (2016-2021) cho biết:
“Về Quyết định: […] Năm 2013 – 54 văn bản; Năm 2014 – 57 văn bản;
Năm 2015 – 69 văn bản.
Về Công văn: […] Năm 2013 – 36 văn bản; Năm 2014 – 42 văn bản; Năm
2015 – 51 văn bản.
Về Thông báo: […] Năm 2013 – 28 văn bản; Năm 2014 – 25 văn bản;
Năm 2015 – 34 văn bản.
Về Báo cáo: […] Năm 2013 – 21 văn bản; Năm 2014 – 23 văn bản; Năm
2015 – 27 văn bản.
Về Chỉ thị: […] Năm 2013 – 2 văn bản; Năm 2014 – 3 văn bản; Năm 2015
– 4 văn bản”[4; Tr.10].
Theo Báo cáo Kết quả thực hiện nhiệm vụ năm 2016 và phương hướng
nhiệm vụ năm 2017 cho biết:
“Về Quyết định: 75 văn bản.
Về Công văn: 62 văn bản.
Về Thông báo: 29 văn bản.
Về Báo cáo: 29 văn bản.
13


Về Chỉ thị: 3 văn bản”[5; Tr.7].
Từ những số liệu trên, tác giả tiểu luận thiết kế được bảng thống kê sau:
Tên loại văn bản
Quyết định
Công văn
Thông báo
Báo cáo
Chỉ thị

Năm/Số lượng (văn bản)
2013
2014
2015
54
57
69
36
42
51
28
25
34
21
23
27
2
3
4
[Bảng thống kê do tác giả tiểu luận thiết kế]

2016
75
63
38
25
3

Nhận xét:

Nhìn chung qua các năm số lượng văn bản được ban hành có sự biến động
và có sự tăng lên. Tùy thuộc vào kế hoạch, nhiệm vụ chương trình công tác của
từng năm mà số lượng văn bản được ban hành có sự khác nhau.
Trong giai đoạn 2013 – 2016, UBND ban hành được 225 Quyết định, 192
công văn, 125 Thông báo, 96 Báo cáo, 11 Chỉ thị. Vì đây là cơ quan hành chính
cấp xã cho nên số lượng văn bản được ban hành không nhiều, chỉ dừng lại con
số hàng trăm trong một năm.
Năm 2015 và 2016 số lượng văn bản được ban hành nhiều hơn so với 2
năm trước. Năm 2015, ban hành 69 Quyết định, 51 Công văn, 34 Thông báo, 27
Báo cáo và 4 Chỉ thị. Xét trên thực tế, năm 2015 là năm cuối của nhiệm kì 2011
– 2015, để phấn đấu hoàn thành các nhiệm vụ, mục tiêu kinh tế - xã hội, Quốc
phòng an ninh nên các hoạt động của UBND diễn ra tích cực hơn. Tương tự,
năm 2016 là năm đầu tiên của nhiệm kì 2016-2021, UBND sẽ bắt đầu triển khai
nhiệm vụ công tác cũng như thực hiện các công việc mà cấp trên giao cho. Điều
này đã dẫn đến các loại văn bản trong cơ quan được ban hành nhiều hơn, có sự
tăng lên rõ rệt so với những năm trước.
Nếu xét theo từng loại văn bản, ta có thể thấy qua các năm văn bản Quyết
định luôn chiếm số lượng cao nhất, còn Chỉ thị chiếm số lượng ít nhất. Sở dĩ có
sự chênh lệch như trên là do tính chất của văn bản khác nhau, mỗi loại có một
chức năng riêng. Hàng năm, các Quyết định được ban hành thường liên quan
đến các vấn đề quản lí trong cơ quan như: Quyết định ban hành quy Chế làm
14


việc, Quyết định bổ nhiệm, Quyết định khen thưởng, kỉ luật… và các vấn đề
kinh tế - xã hội thuộc quyền hạn của UBND cho nên số lượng thường nhiều hơn
các loại văn bản khác. Còn Chỉ thị thường được ban hành để đưa ra hướng dẫn,
chỉ đạo của một cá nhân lãnh đạo cho 1 vấn đề hoặc tình huống nào đó cần xử lý
nhanh, mà địa phương không có nhiều vấn đề nảy sinh cho nên số lượng ban
hành rất ít.

Như vậy, qua các năm số lượng các văn bản được ban hành có sự tăng lên.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã được thực hiện đảm bảo những yêu
cầu chung, trong đó: Quyết định và Công văn là những loại văn bản được sử
dụng phổ biến nhất. Điều đó cho thấy chất lượng công tác soạn thảo và ban hành
văn bản của UBND được tiến hành khá tốt, mang lại hiệu quả cao trong việc
triển khai thực thi văn bản cũng như đáp ứng được yêu cầu trong công việc.
2.2. Tình hình quản lý văn bản
2.2.1. Quản lí văn bản đi
Văn bản đi là văn bản, tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác. Tại
UBND xã Lê Lợi có các loại văn bản, tài liệu gửi như: Quyết định, Chỉ thị,
Công văn.
Hoạt động quản lý văn bản đi của UBND xã được tổ chức thực hiện theo
đúng quy định của Nhà nước và do cán bộ Văn thư của Văn phòng – Thống kê
quản lý.
Theo thống kê từ Sổ đăng kí văn bản đi của UBND thì năm 2016 UBND xã
đã ban hành được 217 các loại văn bản [6].
Công chức Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính trước khi phát hành; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu khẩn, mật (nếu có). Văn bản đi phải
được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó
được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản đi phải được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc sử dụng
phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính [Xem Phụ lục 05].
15


16


MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐI

UBND XÃ LÊ LỢI
Năm
SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐI
Từ số………… Đến số………..
Từ ngày……… Đến ngày……..
Quyển số:…..

Phần ghi bên trong sổ:
Ngày

Số và kí

Trích yếu

Nơi nhận

Nơi giữ

tháng văn

hiệu văn

nội dung

văn bản

văn bản

bản

(1)

bản
(2)

văn bản
(3)

(4)

lưu
(5)

Ghi chú

(6)

Trường hợp quản lý văn bản đi bằng chương trình phần mềm trên máy vi
tính, việc đăng ký thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm.
Riêng văn bản mật được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính không nối mạng.
Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, các văn bản
sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, làm thủ tục gửi đi đến đúng nơi
nhận. Việc gửi văn bản ở UBND xã Lê Lợi đến các cơ quan gửi qua đường bưu
điện và sử dụng phong bì.
Đối với những văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các phòng ban
trong ủy ban thì việc chuyển giao được tiến hành bằng hình thức giao đến tận
17


phòng sau khi văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục, có chữ ký, con dấu hợp

lệ.
MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI:
Ngày tháng
chuyển
(1)

Số và ký hiệu Nơi
văn bản hoặc

nhận

Ký nhận

Ghi chú

(4)

(5)

văn bản

số lượng
(2)

(3)

Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và mục đích lâu dài
mỗi văn bản đi ở tất cả các cơ quan phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn
thư, một bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo.
2.2.2. Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được từ nơi khác
đến.
UBND xã Lê Lợi là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương cấp xã cho nên
số lượng văn bản mà UBND nhận được cũng khá nhiều: chủ yếu là các loại văn
bản đến của UBND huyện, của các xã trong huyện và đơn từ của công dân trong
địa bàn xã, của các cơ quan cấp trên chỉ đạo hoạt động. Theo thống kê từ Sổ
đăng ký văn bản đến của xã thì năm 2016 UBND nhận được 734 các loại văn
bản [6].
Nhân viên Văn thư xã có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký các văn bản đến,
trình Chủ tịch HĐND và UBND cấp xã (hoặc người được giao trách nhiệm) xin
ý kiến phân phối văn bản và chuyển bản chính văn bản đến cho bộ phận, cá nhân
được giao trách nhiệm giải quyết, đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung
văn bản. Các văn bản đóng dấu hỏa tốc, khẩn phải được đăng ký, trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Để tạo điều kiện cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ, tất cả công văn
đến cơ quan đều được đóng dấu đến và ghi các thông tin về số đến, ngày tháng
năm đến.
MẪU DẤU ĐẾN
18


TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN
Số đến……………………
Ngày đến…………………
Chuyển…………………...
ĐẾN
Lưu hồ sơ
Số………………………...

Sau đó nhân viên Văn thư UBND xã Lê Lợi sẽ lập các loại Sổ đăng ký văn bản

đến [Xem Phụ lục 05]
MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN
UBND XÃ LÊ LỢI
Năm
SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN
Từ số………… Đến số………..
Từ ngày……… Đến ngày……..
Quyển số:…..

Phần ghi trong sổ:
Ngày

Số

Nơi

đến

đến

gửi

hiệu

tháng

văn

văn

văn

hoặc

bản

bản

bản

người

(5)

nhận
(8)

(1)

(2)

(3)

Số/ kí Ngày

(4)

Trích

Lưu

Nơi

Kí

Ghi

yếu

hồ sơ

nhận

nhận

chú

(9)

(10)

(6)

(7)

Trường hợp quản lý văn bản bằng chương trình phần mềm trên máy vi tính,
việc đăng ký thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm. Riêng
19

văn bản mật được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính không nối mạng.
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã được bóc bì, đóng dấu đến và đăng ký
vào sổ để quản lý sẽ tiến hành phân phối đến các bộ phận, cá nhân trong cơ
quan. Khi chuyển văn bản đến thì người nhận có nhiệm vụ kí tên vào cột “Kí
nhận” để đảm bảo về tính nguyên tắc cũng như để quản lý văn bản được chặt
chẽ đồng thời làm cơ sở để làm tốt công tác kiểm tra, theo dõi việc giải quyết
văn bản .
Đối với văn bản mật phải trao tận tay văn bản mật cho Chủ tịch hoặc Phó
Chủ tịch giải quyết không được tự ý bóc văn bản khi thấy có dấu hiệu chỉ mức
độ mật.
MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN:
Ngày

Số đến

chuyển
(1)

(2)

Đơn vị hoặc

Ký

(người nhận)

nhận

(3)

(4)

Ghi chú
(5)

Các văn bản đến UBND xã Lê Lợi đều được tổ chức, giải quyết nhanh
chóng, khi đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền việc chuyển công văn cũng
đảm bảo đúng quy định, đúng địa chỉ của đơn vị, cá nhân.
Trong công tác quản lý văn bản đến của UBND xã, bộ phận văn thư của
Văn phòng – Thống kê xã đóng vai trò rất quan trọng. Việc đảm bảo quản lý văn
bản đến của cơ quan một cách thống nhất và nhanh chóng sẽ cung cấp thông tin
kịp thời cho các quyết định quản lí, điều hành của UBND.
* Tiểu kết
Trong chương 2, tôi đã trình bày về thực trạng công tác soạn thảo và quản lí
văn bản tại UBND xã Lê Lợi. Trong đó, tôi đã làm rõ được tình hình công tác
soạn thảo văn bản, quy trình soạn thảo và quy trình quản lý văn bản của UBND
xã. Những nội dung trong chương 2 sẽ giúp tôi tìm ra những ưu điểm, hạn chế
và đề ra những giải pháp tốt để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý
20


văn bản tại UBND xã Lê Lợi mà tôi sẽ đề cập ở chương 3 dưới đây.

21