ACCA f3 KAPLAN ESSENTIAL TEXT

 

 
 
 
ACCA
 
Paper F3 (INT)
 

 
Financial accounting
 
The Essential Text


 

British library cataloguing­in­publication data 
A catalogue record for this book is available from the British Library.

 
Published by: 
Kaplan Publishing UK 
Unit 2 The Business Centre 
Molly Millars Lane 
Wokingham 
Berkshire 
RG41 2QZ

ISBN 978 1 84710 537 0

© Kaplan Financial Limited, 2008

Printed and bound in Great Britain

Acknowledgements
We are grateful to the Association of Chartered Certified Accountants and the Chartered Institute of 
Management Accountants for permission to reproduce past examination questions. The answers have 
been prepared by Kaplan Publishing.

All rights reserved. No part of this publication may be reproduced,stored in a retrieval system, or 
transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or 
otherwise, without the prior written permission of Kaplan Publishing.

ii

KAPLAN PUBLISHING


 

Contents
Page
Chapter 1

Introduction to accounting

1

Chapter 2

Statement of financial position and income 
statement

9

Chapter 3

Double entry bookkeeping

29

Chapter 4

Inventory

55

Chapter 5

Sales tax

75

Chapter 6

Accruals and prepayments

85

Chapter 7

Irrecoverable debts and allowances for 
receivables

97

Chapter 8

Non­current assets

113

Chapter 9

From trial balance to financial statements

143

Chapter 10

Books of prime entry and control accounts

155

Chapter 11

Control account reconciliations

175

Chapter 12

Bank reconciliations

185

Chapter 13

Correction of errors and suspense accounts

197

Chapter 14

Applications of information technology

211

Chapter 15

Incomplete records

219

Chapter 16

Partnerships

239

Chapter 17

Company accounts

259

Chapter 18

Accounting standards

285

Chapter 19

Statement of cash flows

303

Chapter 20

The regulatory and conceptual framework

329

KAPLAN PUBLISHING

iii

iv

KAPLAN PUBLISHING


chapter
Introduction
 

 

 

Paper Introduction 

  

v


Introduction
 

 

 

How to Use the Materials

These Kaplan Publishing learning materials have been 

carefully designed to make your learning experience as easy 
as possible and to give you the best chances of success in 
your examinations.
The product range contains a number of features to help you 
in the study process. They include:
(1) Detailed study guide and syllabus objectives
(2) Description of the examination
(3) Study skills and revision guidance
(4) Complete text or essential text
(5) Question practice
The sections on the study guide, the syllabus objectives, the 
examination and study skills should all be read before you 
commence your studies. They are designed to familiarise 
you with the nature and content of the examination and give 
you tips on how to best to approach your learning.
The complete text or essential text comprises the main 
learning materials and gives guidance as to the importance 
of topics and where other related resources can be found. 
Each chapter includes:

vi

•

The learning objectives contained in each chapter, 
which have been carefully mapped to the examining 
body's own syllabus learning objectives or outcomes. 
You should use these to check you have a clear 
understanding of all the topics on which you might be 
assessed in the examination.

•

The chapter diagram provides a visual reference for 
the content in the chapter, giving an overview of the 
topics and how they link together.

•

The content for each topic area commences with a 
brief explanation or definition to put the topic into context 
before covering the topic in detail. You should follow 
your studying of the content with a review of the 
illustration/s. These are worked examples which will help 
you to understand better how to apply the content for the 
topic.
KAPLAN PUBLISHING


 

•

Test your understanding sections provide an 
opportunity to assess your understanding of the key 
topics by applying what you have learned to short 
questions. Answers can be found at the back of each 
chapter.

•

Summary diagrams complete each chapter to show 
the important links between topics and the overall 
content of the paper. These diagrams should be used to 
check that you have covered and understood the core 
topics before moving on.

•

Question practice is provided at the back of each text.

Icon Explanations
Definition ­ Key definitions that you will need to learn from 
the core content.
Key Point ­ Identifies topics that are key to success and are 
often examined.
Expandable Text ­ Expandable text provides you with 
additional information about a topic area and may help you 
gain a better understanding of the core content. Essential 
text users can access this additional content on­line (read it 
where you need further guidance or skip over when you are 
happy with the topic)
Illustration ­ Worked examples help you understand the 
core content better.
Test Your Understanding ­ Exercises for you to complete 
to ensure that you have understood the topics just learned.
Tricky topic ­ When reviewing these areas care should be 
taken and all illustrations and test your understanding 
exercises should be completed to ensure that the topic is 
understood.

 

For more details about the syllabus and the format of your 
exam please see your Complete Text or go online.
On­line subscribers 
Paper introduction 
Syllabus objectives 
Paper­based examinations tips 

KAPLAN PUBLISHING

vii


Introduction

Study skills and revision guidance
Preparing to study 
Effective studying 
Further reading 
You can find further reading and technical articles under the 
student section of ACCA's website.

viii

KAPLAN PUBLISHING


chapter

1

 

 

Introduction to accounting
Chapter learning objectives
Upon completion of this chapter you will be able to:
define accounting

•

explain the different types of business entity: 
– sole trader
–

partnership

–

limited liability company

•

explain who users of the financial statements are and their 
information needs

•

•

explain the nature, principles and scope of accounting
explain how the accounting system contributes to providing useful 
information and complies with organisational policies and 
deadlines.

 

1


Introduction to accounting

 

1 Definition of accounting
 

 

 

 
 

2 Types of business entity
A business can be organised in one of several ways:

•

•
•
 

Sole trader – a business owned and operated by one person.
Partnership – a business owned and operated by two or more people.
Company – a business owned by many people and operated by many 
(though not necessarily the same) people.

   Expandable text
 

2

KAPLAN PUBLISHING


chapter 1
 

3 Users of the financial statements
 

 

 

 
 

   Test your understanding 1

 

Why do you think the following user groups are interested in a 
company’s financial statements? 

•
•
•
•
•
•
•
•
•

Management
Investors and potential investors
Employees and trade union representatives
Lenders
Government agencies
Suppliers
Customers
Competitors
The public.

 

KAPLAN PUBLISHING

3


Introduction to accounting
 

4 Types of accounting
 

 

 

 
 

   Expandable text
 

 

5 How an accounting system contributes to providing useful
information
The main features of an accounting system and how it helps in providing 
information to the business are as follows:

4

•

In a computerised system all information about the business 
transactions can be quickly accessed. This will help in decision making.

•

It provides details of transactions of the business in the relevant 
accounts.

•

When the accounts are closed off the balances for each outstanding 
account are determined. This will give the value of assets and liabilities 
in the business.

•
•

It gives a summary of outstanding balances.
This summary can then be used for the preparation of financial 
statements.

KAPLAN PUBLISHING


chapter 1

•

Normally the financial statements are prepared at regular intervals. The 

accounting system will allow the business to obtain the data and also 
prepare the financial statements to determine the profitability, liquidity, 
risks, etc. applicable to the business for a particular period. For internal 
reporting purposes this could be monthly, whilst for external reporting 
purposes this is usually yearly.

KAPLAN PUBLISHING

5


Introduction to accounting

 

Chapter summary
 

 

6

 

 

 

KAPLAN PUBLISHING

chapter 1

Test your understanding answers
 

    Test your understanding 1

•

Management need detailed information in order to control their 
business and plan for the future. Budgets will be based upon past 
performance and future plans. These budgets will then be compared 
with actual results. Information will also be needed about the 
profitability of individual departments and products. Management 
information must be very up to date and is normally produced on a 
monthly basis.

•

Investors and potential investors are interested in their potential 
profits and the security of their investment. Future profits may be 
estimated from the target company’s past performance as shown in 
the income statement. The security of their investment will be 
revealed by the financial strength and solvency of the company as 
shown in the statement of financial position. The largest and most 
sophisticated groups of investors are the institutional investors, such 
as pension funds and unit trusts.

•

Employees and trade union representatives need to know if an 
employer can offer secure employment and possible pay rises. They 
will also have a keen interest in the salaries and benefits enjoyed by 
senior management. Information about divisional profitability will 
also be useful if a part of the business is threatened with closure.

•

Lenders need to know if they will be repaid. This will depend on the 
solvency of the company, which should be revealed by the statement 
of financial position. Long­term loans may also be backed by 
‘security’ given by the business over specific assets. The value of 
these assets will be indicated in the statement of financial position.

•

Government agencies need to know how the economy is 
performing in order to plan financial and industrial policies. The tax 
authorities also use financial statements as a basis for assessing 
the amount of tax payable by a business.

•

Suppliers need to know if they will be paid. New suppliers may also 
require reassurance about the financial health of a business before 
agreeing to supply goods.

•

Customers need to know that a company can continue to supply 
them into the future. This is especially true if the customer is 
dependent on a company for specialised supplies.

•

Competitors wish to compare their own performance against that 
of other companies and learn as much as possible about their rivals 
in order to help develop strategic plans.

KAPLAN PUBLISHING

7


Introduction to accounting

•

The public may wish to assess the effect of the company on the 
economy, local environment and local community. Companies may 
contribute to their local economy and community through providing 
employment and patronising local suppliers. Some companies also 
run corporate responsibility programmes through which they support 
the environment, economy and community by, for example 
supporting recycling schemes.

 

8

KAPLAN PUBLISHING


chapter

2

 

 

Statement of financial 
position and income 
statement
Chapter learning objectives
Upon completion of this chapter you will be able to:

•

explain the main elements of financial statements: 
– statement of financial position
–

income statement

•
•
•

explain the purpose of each of the main statements

•
•
•

define assets and liabilities

•
•

draft a simple statement of financial position in vertical format

•

explain how and why revenue and expenses are disclosed in the 
income statement

•

illustrate how the statement of financial position and income 
statement are interrelated

•

draft a simple income statement in vertical format

list the main types of business transactions
explain how the accounting equation and business entity 
convention underpin the statement of financial position

identify examples of receivables and payables
explain how and why assets and liabilities are disclosed in the 
statement of financial position.
explain the matching convention and how it applies to revenue 
and expenses

 

9


Statement of financial position and income statement

 

•
•
 

identify the two sides of each transaction (duality concept)
determine the accounting equation after each transaction.
 
 

 

10

KAPLAN PUBLISHING

chapter 2
 
 

 

1 Financial statements
There are two elements to the financial statements: 

•

Statement of financial position, showing the financial position of a 
business at a point in time, and

•

Income statement, showing the financial performance of a business 
over a period of time.

The financial statements show the effects of business transactions. The 
main types are:

•
•
•
•
•
•

sales of goods (either for cash or on credit)
purchase of inventory for resale (either for cash or on credit)
purchase of non­current assets
payment of expenses such as utilities
introduction of new capital to the business
withdrawal of funds from the business by the owner.

 

The business entity concept 

 

•

The business entity concept states that financial accounting information 
relates only to the activities of the business entity and not to the 
activities of its owner.

•

The business entity is treated as separate from its owners.

 

   Expandable text
 

KAPLAN PUBLISHING

11


Statement of financial position and income statement

 

2 Statement of financial position
The vertical format of the statement of financial position is shown below:
W Xang Statement of financial position as at 31
December 20X6 
$
Non­current assets: 
Motor van
Current assets:
Inventory
Receivables
Cash at bank
Cash in hand

Capital account:
Balance at 1 January 20X6
Add: Net profit for year
Increase in capital

Less: Drawings for year

Non­current liabilities:
Current liabilities:
Payables

 

 

$
2,400

2,390
1,840
1,704
56
______
5,990
______
8,390
______
4,200
3,450
1,000
______
8,650
(2,960)
______
5,690
1,000
1,700
———  
8,930 
——— 

•

The top half of the statement of financial position shows the assets of 
the business.

•

The bottom half of the statement of financial position shows the capital 
and liabilities of the business.

The accounting equation
The statement of financial position above shows the position of W Xang’s 
business at one point in time – in this case at close of business on 31 
December 20X6. A statement of financial position will always satisfy the 
accounting equation as follows:

 

12

KAPLAN PUBLISHING


chapter 2
 

 

 

 

 
 

Assets and liabilities
An asset is something the business owns or controls such as: 

•
•
•
•
•

inventory, e.g. goods manufactured or purchased for resale
receivables, e.g. money owed by credit customers, prepaid expenses
cash
non­current assets
and is available for use in the business.

A liability is something owed by the business to someone else, such as: 

•
•

payables, e.g. amounts owed to credit suppliers, accrued expenses
loans.

Capital is a type of liability. This is the amount that is due to the owner(s) of 

the business. It will increase each year by any new capital injected into the 
business and by the profit made by the business. It will decrease by any 
amounts withdrawn from the business by the owner(s).
 

Disclosure of assets and liabilities in the statement of financial
position
 

KAPLAN PUBLISHING

 

 

13


Statement of financial position and income statement
 

 

 

 

   Test your understanding 1

 

Classify the following items into current and non­current assets and 
liabilities:

•
•
•
•
•
•

land and buildings
receivables
cash
loan repayable in two years’ time
payables
delivery van.

 
 

   Test your understanding 2

 

List the following items showing the least liquid items first:

•
•
•

14

cash in hand
inventory of finished goods
cash at bank
KAPLAN PUBLISHING


chapter 2

•
•

receivables
inventory of raw materials.

 
 

3 Income statement
The format of the income statement is shown below:
Mr W Xang Income statement for the year ended 31
December 20X6 
 
 
Sales revenue
Cost of sales
Opening inventory
Purchases

Less: Closing inventory
 
Gross profit
Wages
Rent
Sundry expenses

Net profit

$

$

33,700
 

 

3,200
24,490
––––– 
27,690
(2,390)
––––– 
(25,300)
–––––– 
8,400
3,385
1,200
365

––––– 
(4,950)
–––––– 
3,450
–––––– 

•

The income statement shows the performance of the business over a 
period of time, in this case for a full year.

•

The income statement is prepared following the accruals concept. This 
means that income and expenses are recorded in the income 
statement as they are earned/incurred regardless of whether cash has 
been received/paid.

•

The sales revenue shows the income from goods sold in the year, 
regardless of whether those goods have been paid for.

•

The cost of buying the goods sold must be deducted from the revenue. 
It is important that the cost of any goods remaining unsold is not 
included here.

KAPLAN PUBLISHING

15


Statement of financial position and income statement

 

•

The current year’s sales will include goods bought in the previous year, 
so this opening inventory must be added to the current year’s 
purchases.

•

Some of this year’s purchases will be unsold at 31 December 20X6 
and this closing inventory must be deducted from purchases to be 
set off against next year’s sales.

•

The income statement is split into two parts, the first part gives gross 
profit and the second part, net profit.

•

Gross profit divided by sales revenue gives the gross profit margin
ratio which illustrates the profitability of the business at a trading level.

   Expandable text
 

 

4 Relationship between the statement of financial position and
income statement
The link between the statement of financial position and income statement 
is shown below:
 

16

 

 

•

The statement of financial position are not isolated statements; they are 
linked over time with the income statement.

•

As the business records a profit in the income statement, that profit is 
added to the capital section of the statement of financial position, along 
with any capital introduced. Cash taken out of the business by the 
proprietor, called drawings, is deducted.

KAPLAN PUBLISHING

chapter 2
 

5 The accounting equation
 

 

 

 

•

The accounting equation is a simple expression of the fact that at any 
point in time the assets of the business will be equal to its liabilities plus 
the capital of the business.

•

It follows that assets less liabilities equal the capital of the business. 
Assets less liabilities are known as net assets.

 

•

Each and every transaction that the business makes or enters into has 

two aspects to it and has a double effect on the business and the 
accounting equation. This is known as the duality concept.

 

   Illustration 1– The accounting equation
This illustration involves a series of transactions using the dual effect of 
transactions and then the accounting equation to build up a set of 
financial statements. The transactions are as follows:
Day 1 Avon commences business introducing $1,000 cash.
Day 2 Buys a motor car for $400 cash.
Day 3 Buys inventory for $200 cash.
Day 4 Sells all the goods bought on Day 3 for $300 cash.
Day 5 Buys inventory for $400 on credit.
Using the accounting equation, we will draw up a statement of financial 
position at the end of each day’s transactions. 
 

 

   Expandable text
 

 

   Test your understanding 3

 

Continuing from the illustration above, prepare the statement of financial 

position at the end of each day after accounting for the transactions 
below:
Day 6 Sells half of the goods bought on Day 5 on credit for $250.

KAPLAN PUBLISHING

17