KỸ NĂNG LÀM VIỆC VĂN PHÒNG CHUYÊN NGHIỆP Kỹ thuật đọc nhanh và takenote

KỸ NĂNG LÀM VIỆC VĂN PHÒNG
CHUYÊN NGHIỆP
KỸ THUẬT ĐỌC NHANH VÀ TAKE-NOTE

Đọc nhanh
Một nhân viên văn phòng hay một người thư ký thường phải đọc rất nhiều: Thư từ,
công văn, báo cáo, tài liệu kỹ thuật, báo chí,… đọc nhanh là kỹ năng cơ bản cần rèn
luyện, không có bất kỳ một kỹ thuật hiện đại nào có thể thay thế được. Tuy nhiên,
thường ít người biết “đọc”. Họ thường đọc lẩm nhẩm (mấp máy môi), đọc đến cuối
rồi trở lại từ đầu, không nắm được những nội dung chính trong tài liệu cần đọc. Kỹ
thuật đọc nhanh cho phép ta đọc một cách nhanh chóng, mắt vận động cùng với trí
não.
Take-note (ghi chép nhanh những điểm quan trọng)
Chúng ta thường phải ghi chép rất nhiều: Ở trường, ở văn phòng, trong các cuộc
họp,… Nhưng liệu chúng chúng ta có biết cách ghi chép? Liệu chúng ta có biết:
- Ghi chép một cách nhanh chóng trong những tình huống giao tiếp phức tạp, có
truyền thống hoặc không (gặp gỡ, trình bày, hội thảo, hội nghị,…) hoặc take massage
một cách đầy đủ, tùy theo bản chất của thông tin nhận được.
- Sắp xếp lại tin nhắn dưới dạng một bản tóm tắt, viết hoặc nói, nguyên bản hay có
phân tích, có chú ý đến và sự dễ hiểu của tin nhắn … với bản chất.


PHẦN 1 : KỸ THUẬT ĐỌC NHANH

a) Đọc nhanh
Một nhân viên văn phòng hay một người thư ký thường phải đọc rất nhiều: Thư từ,
công văn, báo cáo, tài liệu kỹ thuật, báo chí,… đọc nhanh là kỹ năng cơ bản cần rèn
luyện, không có bất kỳ một kỹ thuật hiện đại nào có thể thay thế được. Tuy nhiên,
thường ít người biết “đọc”. Họ thường đọc lẩm nhẩm (mấp máy môi), đọc đến cuối rồi
trở lại từ đầu, không nắm được những nội dung chính trong tài liệu cần đọc. Kỹ thuật
đọc nhanh cho phép ta đọc một cách nhanh chóng, mắt vận động cùng với trí não.

Mục đích của kỹ thuật đọc nhanh như sau: chúng ta càng mở rộng tầm quan sát của
mắt, cạng nhìn được nhiều từ trí não càng làm việc nhanh và tốt. Để làm được việc đó
cần có sự tập trung tư tưởng.
Tùy nhu cầu, 2 kiểu đọc được giới thiệu: đọc toàn bộ và đọc có lựa chọn, kiểu này cho
phép tiếp cận rất nhanh những vấn đề quan trọng, cách này sử dụng vài kỹ thuật:
- Tìm kiếm những từ khóa, mô tả ý chính
- Hiểu nghĩa, đừng đọc “từ” mà không hiểu
- Chọn lọc, đào sâu vào rõ nghĩa hoặc ảnh hưởng của chung một điểm và bỏ qua
những cái khác. Nghĩa là phải phân biệt từ đó … tất cả các nghĩa
b) Đọc như thế nào?
-

Tài liệu pháp lý hoặc hành
chính phức tạp

-

Lựa chọn (tham khảo mục lục để lựa chọn những
bài viết cần quan tâm)
Định lượng thời gian để đọc bài đó (tinh thần càng
tập trung thì trí nhớ càng tốt)
Gạch chân những thông tin quan trọng
Tìm hiểu nghĩa những thuật ngữ phức tạp
Sử dụng từ điển để tìm nghĩa những từ chưa biết

Thư từ công việc

-

Kỹ thuật “hớt váng”

Bản quảng cáo/ chào hàng

-

Kỹ thuật “hớt váng”

-

Đọc chậm và bán … lựa chọn: Phân tích những
thuật ngữ phức tạp, và sử dụng kỹ thuật hớt váng
cho những phần còn lại của tài liệu

Báo và tạp chí

Tài liệu kỹ thuật

-


=> Kỹ năng cần rèn luyện
 Đọc một chiều: Cần tránh việc quay trở lại từ cuối tài liệu, vì vậy kỹ năng này
cần một sự tập trung lớn.
 Hiểu trước ý tưởng: Phải đọc cả hai vấn đề, ý tưởng và sự kiện trong bài viết và
cách diễn giải của tác giả.
 Lựa chọn những điểm cần lưu ý trong quá trình đọc, chọn từ 1 đến 3 điểm
trong mỗi dòng.
 Không đọc lẩm nhẩm (mấp máy môi). Cách này làm chậm quá trình đọc vào
rối tinh thần.
 Ghi nhớ: Bộ nhớ ngắn hạn là một công cụ quan trọng rất có ích để chúng ta cần

tập ghi nhớ thông tin có thể cần cho chúng ta sau này.
c) Đọc có lựa chọn
 Từ khóa
Khi đọc một tài liệu, cần nắm bắt được những ý tưởng của tác giả. Vì vậy rất quan
trọng là tìm ra những từ chính.
 “Hớt váng”
Cần ghi nhận được những nội dung chủ yếu của một tập tài liệu bằng cách đọc kỹ
những phần quan trọng và lướt qua những phần khác. “Hớt váng” làm tăng sự hiểu
biết bởi vì chúng ta chỉ lưu giữ những gì là quan trọng nhất.
Làm thế nào để tìm những ý tưởng chủ đạo?
- Đưa mắt theo đường màu sắc qua cả bài …
- Đọc phần đầu hoặc phần cuối của dòng
- Đọc kiểu “chụp hình”
Tất cả phụ thuộc vào độ phức tạp của tài liệu
 Chọn điểm làm mốc
Không chỉ là ghi nhận những nội dung cơ bản mà đi sâu vào một điểm và bỏ qua
những nội dung khác.
Ví dụ: Xem danh mục để tìm một cái tên, xem từ điển để xem định nghĩa một từ, tìm
thông báo tuyển dụng trong một tờ báo,…
=> Lời khuyên: Cần phải biết một cách chính xác mục đích tìm kiếm của mình và xác
định vị trí cho phép tìm nhanh
- Mục lục
- Index
- Sofware


PHẦN 2 : KỸ THUẬT TAKE-NOTE (GHI CHÉP NHANH NHỮNG ĐIỂM
QUAN TRỌNG)
a) Kỹ thuật take -note
Chúng ta thường phải ghi chép rất nhiều: Ở trường, ở văn phòng, trong các cuộc

họp,… Nhưng liệu chúng chúng ta có biết cách ghi chép? Liệu chúng ta có biết:
- Ghi chép một cách nhanh chóng trong những tình huống giao tiếp phức tạp, có
truyền thống hoặc không (gặp gỡ, trình bày, hội thảo, hội nghị,…) hoặc take
massage một cách đầy đủ, tùy theo bản chất của thông tin nhận được.
- Sắp xếp lại tin nhắn dưới dạng một bản tóm tắt (viết hoặc nói, nguyên bản hay
có phân tích, có chú ý đến và sự dễ hiểu của tin nhắn … với bản chất.
Kỹ năng này liên quan tới những khả năng sau đây:
- Kiểm soát nhịp điệu nhanh chóng
- Biết cách soạn thảo và kiểm soát ngôn ngữ
- Thực hành giao tiếp
- Ghi nhớ và nắm bắt các ý tưởng
- Phân tích và chọn lựa những ý tưởng quan trọng
- Trung thành với tin nhắn
 Sắp xếp những thông tin
 Lặp lại chúng mà không làm biến đổi chiều hướng của tin nhắn
 Xác định và lựa chọn cấu trúc của việc trình bày lại
 Kiểm soát thông tin nhận được
b) Kỹ thuật tổ chức việc take-note
* Trước khi take-note
Chuẩn bị vị trí làm việc
Chuẩn bị công cụ

Chọn vị trí ngồi tốt, sao cho có thể quan sát những người
đến dự
- Giấy ghi chép
- Bút nhiều màu để đánh dấu những loại thông tin cần ghi
nhớ

Chuẩn bị giấy viết

- Đánh số trang
- Chuẩn bị “khoảng trống” nghĩa là phần trắng trên giấy
để điền vào

* Trong khi take- note


a) Nắm bắt những nội dung quan trọng hoặc lựa chọn những yếu tố cần ghi nhớ
- Phân biệt, trong một khoảng thời gian ngắn, những nội dung chủ đạo (những gì
liên quan trực tiếp tới vấn đề đang thảo luận)
- Ghi nhận bằng những từ khóa
- Lặp lại một cách trung thành với những ý tưởng đã nêu không được nói ngược
Mỗi một điểm mới làm viết thành một đoạn riêng, cũng cần chú ý cả đến cách trình
bày của người nói, ngữ điệu, cử chỉ, minh họa trên bảng,…
b) Xem xét bản ghi chép
Đánh số cho các đoạn trong bảng ghi chép, gạch chân, …
c) Tổng hợp thông tin
Bỏ qua những điểm ngoài lề, không quên những điểm cơ bản. Tất cả phải giữ nguyên
tinh thần của đoạn …
- Lựa chọn từ ngữ
- Sử dụng đúng các dấu câu
- Sử dụng những từ viết tắt
* Sau khi take-note
-

Đọc lại để xem cấu trúc, titres sous titres, đoạn
Tìm ý tưởng tổng quát, ý tưởng chìa khóa trong những gì liên quan
Loại bỏ những nội dung lặp lại, những chi tiết vô nghĩa
Luôn luôn biết ai làm cái gì, ở đâu, khi nào, cho ai và để làm gì
Có thể thể hiện tinh thần của đoạn … trong tổng thể của chúng

* Thể hiện lại (hoàn tất quá trình take-note)
-

Cần phải tìm kiếm một cách có hệ thống những từ tốt nhất
Tránh những thuật ngữ quá “kỹ thuật”
Chọn ngôn ngữ gần với tình huống giao tiếp nhất
Xây dựng những câu ngắn, tránh dài dòng và lặp lại.