Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (460.98 KB, 106 trang )
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh
nghiệp không chỉ quan tâm đến năng suất lao động mà cần chú trọng đến hiệu quả
của công tác quản lý, đặc biệt là công tác kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động trong
các khâu của quá trình quản lý bằng việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát
nội bộ trong đơn vị. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp quản lý hiệu
quả các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp đồng thời góp phần hạn chế tối đa
những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo
nền tảng quản lý vững chắc và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng với lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chủ yếu
mặt hàng phôi thép, thép phế liệu và có mạng lưới tiêu thụ rộng khắp khu vực Miền
Trung - Tây Nguyên. Với quy mô hoạt động đó, doanh thu bán hàng của đơn vị
ngày càng gia tăng, do đó công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Vì nó ngăn
chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt
được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.
Vì vậy, việc chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền tại Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng” là có ý nghĩa thiết thực trong việc hoàn
thiện công cụ quản lý của đơn vị nhằm đưa ra những giải pháp tăng cường công tác
kiểm soát nhằm giảm thiểu những rủi ro, gian lận, sai sót có thể xảy ra.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
- Về mặt lý luận: Luận văn hệ thống những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
- Về mặt thực tiễn: Luận văn tìm hiểu về công tác kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền bán hàng tại Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng nhằm tìm ra
những điểm hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát
nội bộ về công tác này cho đơn vị.
2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ,
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng.
- Phạm vi nghiên cứu: Chọn Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng làm nghiên cứu.
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài
Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài, tác giả đã đi thực tế tại đơn vị
để tìm hiểu thực trạng và sử dụng các phương pháp kỹ thuật cụ thể như khảo sát,
phỏng vấn, thu thập thông tin từ đó tiến hành tổng hợp, phân tích... để đưa ra các
giải pháp.
5. Đóng góp của luận văn
Luận văn đã góp phần hệ thống hoá và làm rõ các lý luận cơ bản về kiểm soát
nội bộ, đặc biệt là kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh
nghiệp.
Qua tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng, luận văn đã
nêu lên những tồn tại, hạn chế đối với kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng và thu
tiền tại công ty, từ đó đưa ra các biện pháp tương đối đồng bộ nhằm tăng cường kiểm
soát nội bộ về chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng ở đơn vị.
6. Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại
Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng.
Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
và thu tiền tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng.
3
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của đơn vị, kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng trong
quá trình quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Khái niệm về hệ thống kiểm
soát nội bộ không phải là mới đối với các nhà nghiên cứu, nhưng vấn đề nhận thức
và xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đem lại giá trị cho đơn vị thì
thực sự là sự thách thức đối với các doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay.
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định
nghĩa khác nhau về hệ thống này.
- Theo COSO (committee of sponsoring oranization) - ủy ban thuộc Hội đồng
quốc gia Hoa Kỳ chống gian lận báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ là một quá trình
chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế
để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: thông tin báo
cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu
và hiệu quả [4, tr. 64].
- Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC): kiểm soát nội bộ là một hệ thống
chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn
vị, bảo đảm độ tin cậy và trung thực của các thông tin báo cáo, bảo đảm việc thực
hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động .
- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 400) thì: kiểm soát nội bộ là các
qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng
nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát,
ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp
lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị [1].
4
Như vậy qua những khái niệm nêu trên, kiểm soát nội bộ là một chức năng
thường xuyên của các đơn vị và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng
khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục
tiêu mà đơn vị đã đề ra. Vì thế, kiểm soát nội bộ có ý nghĩa quan trọng, đặc biệt là
đối với các đơn vị có quy mô vì quy mô càng lớn thì quyền hạn phải phân chia cho
nhiều cấp, tài sản phân tán nhiều nơi..., do đó đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm
soát nội bộ tốt.
1.1.2. Phân loại kiểm soát
Hoạt động kiểm soát có thể được phân thành nhiều loại khác nhau dựa trên
các tiêu thức khác nhau như mục tiêu kiểm soát, nội dung tác nghiệp, phương thức
thực hiện, thời điểm thực hiện...
1.1.2.1. Căn cứ vào nội dung kiểm soát: Hoạt động kiểm soát có thể chia thành
kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán.
- Kiểm soát về kế toán: là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được
hai mục tiêu là bảo vệ tài sản và bảo đảm độ tin cậy của thông tin kế toán. Vì vậy,
nó phải đảm bảo rằng:
+ Các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo của quản lý.
+ Các hoạt động được ghi nhận vào thời điểm thích hợp, giúp cho việc thiết
lập thông tin kế toán tài chính phù hợp với các chuẩn mực kế toán và thể hiện chính
xác, toàn diện hiện trạng tài sản của đơn vị.
+ Các nghiệp vụ được ghi sổ là cần thiết để giúp chuẩn bị các báo cáo tài
chính đúng với nguyên tắc chung được thừa nhận.
+ Cung cấp các căn cứ để ra quyết định xử lý các sai lệch, rủi ro có thể gặp
phải.
- Kiểm soát về quản lý: tập trung vào các thể thức kiểm tra nhằm đảm bảo
cho việc điều hành công tác ở đơn vị có nề nếp, nghiêm minh và hiệu quả. Các thao
tác kiểm soát quản lý được thực hiện trên lĩnh vực tổ chức và hành chính ở mọi cấp
độ như: tuyển nhân viên, xây dựng tác phong, quy trình làm việc, tổ chức thực hiện
công việc cùng với các thao tác kiểm soát quá trình chấp hành mệnh lệnh ở đơn vị.
5
Như vậy, kiểm soát kế toán chủ yếu quan tâm đến hoạt động tài chính của đơn
vị được phản ánh trên các tài liệu kế toán. Còn kiểm soát quản lý yêu cầu một phạm
vi rộng hơn, các đối tượng kiểm soát theo mục tiêu quản lý của toàn bộ tổ chức.
Theo quan điểm tổ chức, kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát kế toán đều quan
trọng như nhau. Tuy nhiên, kiểm soát quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với sự
chính xác của thông tin kế toán. Mặc dù vậy, kiểm soát quản lý cũng có một tác
động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán thông qua năng lực đào tạo
hay năng lực quản lý. Ví dụ, một hoạt động của kiểm soát quản lý là đào tạo nhân
viên. Nhân viên kế toán được đào tạo tốt sẽ làm việc có hiệu quả hơn và tuân thủ
các chính sách quản lý chặt chẽ hơn, do đó sẽ hạn chế rủi ro.
1.1.2.2. Căn cứ vào mục tiêu của kiểm soát: Hoạt động kiểm soát có thể chia thành
kiểm soát ngăn ngừa; kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh.
- Kiểm soát ngăn ngừa: là kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn các sai
phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát này thường được thực hiện
trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân
viên theo chức năng: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy
đủ và chính xác.
- Kiểm soát phát hiện: tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót và rủi
ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm giúp các cấp lãnh đạo có
những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể
xảy ra.
- Kiểm soát điều chỉnh: hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết cho
việc ra quyết định điều chỉnh các sai sót được phát hiện.
1.1.2.3. Căn cứ vào thời điểm thực hiện: Hoạt động kiểm soát được chia thành
kiểm soát trước; kiểm soát hiện hành và kiểm soát sau.
- Kiểm soát trước (hay kiểm soát lường trước, kiểm soát hướng về tương lai):
nhằm khắc phục độ trễ thời gian trong kiểm soát thực hiện. Đây là hoạt động kiểm
soát đặc biệt quan trọng, tuy nhiên nó chưa phổ biến về mặt kỹ thuật và còn rất hạn
chế.
- Kiểm soát hiện hành (hay kiểm soát tác nghiệp): là hoạt động kiểm tra được
tiến hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện sai lầm, kiểm
6
tra việc thực hành các quyết định trong việc thực hiện các thao tác tác nghiệp. Như
vậy, nếu làm tốt công tác kiểm soát tác nghiệp thì mức độ rủi ro trong quá trình tác
nghiệp sẽ giảm đi, đảm bảo hiệu quả công việc.
- Kiểm soát sau (kiểm soát thông tin phản hồi): là hoạt động kiểm soát thông
dụng nhất hiện nay. Mặc dù bị trễ về thời gian song bù lại kiểm soát sau khi tác
nghiệp lại có đầy đủ căn cứ để đánh giá, đo lường kết quả tác nghiệp.
1.1.3. Nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ chủ yếu do chính nhà quản lý đơn vị xây dựng để phục vụ
cho mục đích quản lý của mình. Để thực hiện các mục tiêu của kiểm soát nội bộ, hệ
thống kiểm soát nội bộ nói chung và của doanh nghiệp nói riêng có các nhiệm vụ
sau [3]:
- Giúp cho việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
- Đem lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định, các chế độ quản lý được
thực hiện đúng thể thức và đồng thời giám sát có hiệu quả việc thực hiện các quyết
định và chế độ đó.
- Bảo đảm ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức các nghiệp vụ
và hoạt động kinh doanh của đơn vị.
- Bảo đảm việc lập báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu
pháp định có liên quan.
- Ngăn chặn và phát hiện các sai phạm, gian lận trong kinh doanh.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích.
1.1.4. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp mà hệ
thống kiểm soát nội bộ được xây dựng khác nhau. Theo quan điểm của IFAC cũng
như của Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (American Institute of Certified
Public Accountants – AICPA) thì hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm ba bộ phận
cấu thành cơ bản: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
Trong các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, môi trường kiểm soát là thành
phần quan trọng nhất có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội
bộ.
7
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Môi trường kiểm
soát
Hệ thống kế toán
Thủ tục kiểm soát
(Tạo ra sắc thái chung
của một tổ chức, chi
phối đến ý thức kiểm
soát của mọi người
trong một tổ chức, là
nền tảng cho tất cả bộ
phận khác của kiểm
soát nội bộ).
(Không những cung cấp
thông tin cần thiết cho
nhà quản lý mà còn có
tác dụng trong việc kiểm
soát nhiều mặt hoạt động
kinh doanh của đơn vị).
(Các chính sách và các
Quan điểm, cách
thức điều hành
Báo cáo kế
toán
Cơ cấu tổ chức
Sổ sách Kế
toán
Chính sách nhân sự
Chứng từ kế
toán
Công tác kế hoạch
thủ tục nhằm đảm bảo
những chỉ thị của nhà
quản lý được thực hiện
và có các hành động cần
thiết đối với các rủi ro
nhằm thực hiện các mục
tiêu của đơn vị).
- Phân chia trách nhiệm
đầy đủ.
- Kiểm soát quá trình xử
lý thông tin và nghiệp vụ.
- Phê chuẩn đúng đắn
cho các nghiệp vụ hoặc
hoạt động.
- Kiểm soát vật chất.
- Kiểm tra độc lập việc
thực hiện.
- Phân tích soát xét lại
việc thực hiện.
HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QUÁT
1. Tính có thật
2. Sự phê chuẩn
3. Tính đầy đủ
4. Sự phân loại
5. Sự đánh giá
6. Tính đúng kỳ
7. Chuyển sổ và tổng
hợp chính xác
Sơ đồ 1.1: Hệ thống kiểm soát nội bộ
8
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của người
quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Môi
trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát
của mọi thành viên trong đơn vị. Nó được xem là nền tảng đối với các bộ phận
khác của kiểm soát nội bộ [4], [7].
Các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm:
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý;
phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều
hành đơn vị. Thực chất của một hệ thống kiểm soát hiệu quả nằm trong quan điểm
và cách thức điều hành của người quản lý. Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm
soát là quan trọng và thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ
ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát thì những thành viên khác
trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ đáp lại bằng việc tuân theo một cách
cẩn thận hệ thống kiểm soát đã được thiết lập. Mặt khác, nếu như những thành viên
của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không phải là vấn đề quan trọng đối với
người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong công việc kiểm
soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soát của người
quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền
hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục
tiêu. Một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt, đảm
bảo các hoạt động của đơn vị xuyên suốt và hiệu quả từ trên xuống. Vì vậy, khi xây
dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định rõ, đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ
phận trong hệ thống, mối quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách
nhiệm rõ ràng. Đối với công việc kiểm soát, phải xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn
9
kiểm soát của các cấp kiểm soát trong đơn vị. Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích
hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Xây dựng công tác điều hành kiểm soát ở mọi lĩnh vực hoạt động của doanh
nghiệp, không bỏ sót cũng không tạo sự chồng chéo giữa các bộ phận trong doanh
nghiệp.
- Thực hiện phân chia tách bạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ
sách và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận chức năng nhằm có được
hiệu quả hoạt động cao nhất.
Chính sách nhân sự
Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện,
bổ nhiệm, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh
hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến
các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính
trực và các giá trị đạo đức... Ví dụ như một chính sách tuyển dụng ưu tiên cho
những cho những cá nhân có trình độ, kinh nghiệm, đạo đức tốt sẽ là sự đảm bảo
không những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên của doanh
nghiệp. Do vậy, điều quan trọng là doanh nghiệp phải xây dựng được chính sách
thích hợp, thỏa đáng về đánh giá, đào tạo, thăng chức và đối đãi nhân sự để có được
những nhân viên có năng lực, đáng tin cậy trong việc tạo nên sự kiểm soát có hiệu
quả.
Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch trong đơn vị thường bao gồm: kế hoạch sản xuất, kinh
doanh; kế hoạch tiêu thụ; kế hoạch khai thác, chăm sóc khách hàng; kế hoạch cung
ứng nguyên vật liệu; kế hoạch đầu tư; kế hoạch tài chính; kế hoạch giá thành... Kế
hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để ra các quyết định quản lý, đánh giá kết
quả công việc và quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm
soát thực hiện kế hoạch doanh thu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh thu thực
10
hiện. Hệ thống kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa học
của người quản lý doanh nghiệp.
1.1.4.2. Hệ thống kế toán
Theo chuẩn mực kiểm toán số 400 của Việt Nam, hệ thống kế toán là các quy
định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để ghi
nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập báo cáo các
nghiệp vụ phát sinh [1]. Là một bộ phận quan trọng trong kiểm soát nội bộ, hệ
thống kế toán hữu hiệu ở một đơn vị phải đảm bảo các mục tiêu sau [4, tr. 78]:
-
Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
-
Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ dể cho phép phân loại đúng
đắn các nghiệp vụ.
-
Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị.
-
Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép
đúng kỳ.
-
Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài
chính.
Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm các yếu tố cấu thành đó là hệ thống
chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế
toán. Để đạt được các mục tiêu trên, hệ thống kế toán phải thực hiện và kiểm soát
tốt các nội dung sau [4, tr. 78-79]:
- Kiểm tra tài liệu, chứng từ kế toán: Với đặc trưng là phản ánh các nghiệp
vụ kinh tế đã xảy ra, chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát về từng hành vi kinh tế
thông qua thủ tục lập chứng từ. Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ
tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế
toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin
trên chứng từ kế toán. Ngoài ra, chứng từ còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vị
sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị. Ví dụ như thủ tục lập và xét duyệt phiếu chi
sẽ giúp ngăn chặn những nghiệp vụ chi tiền mặt không phù hợp với quy định, bên
11
cạnh đó, chứng từ còn là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa các đối tượng
kể cả bên trong và bên ngoài đơn vị... Kế toán thực hiện tốt trách nhiệm kiểm tra,
kiểm soát hồ sơ tài liệu kế toán là hoạt động kiểm soát thực sự hữu hiệu.
- Hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính: Hệ thống tài
khoản kế toán được sử dụng hợp lý là một biện pháp kiểm soát quan trọng; Một hệ
thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hóa,
công nợ, chi phí, doanh thu... sẽ góp phần đáng kể trong bảo vệ tài sản nhờ chức
năng kiểm ta, kiểm soát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ; Sơ đồ kế toán mô
tả về phương pháp xử lý các nghiệp vụ tại đơn vị dưới dạnh hình vẽ rất có ích trong
việc chống lại những sai sót trong hạch toán; Báo cáo tài chính cung cấp cho lãnh
đạo đơn vị những thông tin cơ bản cho việc ra các quyết định quản lý và những
người khác sử dụng báo cáo tài chính.
1.1.4.3. Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập
và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Tuỳ thuộc
vào cơ cấu tổ chức và đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp mà các nhà quản
lý sẽ xây dựng, thiết kế các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với yêu cầu kiểm
soát nội bộ của mình. Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm [4,
tr.71]:
Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết
mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Chẳng hạn, không
thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép
nghiệp vụ và bảo quản tài sản. Việc phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt
giữa các chức năng sau:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho phép
nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế toán về tài sản
đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản.
12
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa là
người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản
vì tạo khả năng thâm lạm tài sản. Ví dụ, nếu cùng một người vừa phê chuẩn tuyển
dụng nhân viên đồng thời là người phát lương có thể dẫn đến việc tuyển dụng
khống nhân viên để chiếm đoạt tiền lương của các nhân viên không có thật này.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận
vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng
kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm
kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá
trình xử lý thông tin, cần phải đảm bảo kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ
sách và việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn. Cụ thể như khi kiểm soát hệ
thống chứng từ, sổ sách cần chú ý những vấn đề sau:
- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm
soát, tránh thất lạc.
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng
tốt.
- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công
dụng khác nhau.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ
chỉ đi qua các bộ liên quan đến nghiệp vụ và phải được xử lý nhanh chóng để
chuyển cho bộ phận tiếp theo.
- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi
chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát...
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định.
13
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động
Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi
một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép.
- Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để
áp dụng cho toàn đơn vị. Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét
duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép. Ví dụ, Ban giám đốc
ban hành bảng giá bán hàng hóa, dịch vụ hay hạn mức bán chịu cho khách hàng...
- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ
riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể thường được
áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh, ví dụ như phê chuẩn
việc mua sắm máy móc thiết bị...
Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản... Việc kiểm
soát vật chất được đánh giá là tốt hay xấu là thông qua các phương tiện, công cụ bảo
vệ tài sản như: tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ và các quy định về trách
nhiệm của từng cá nhân được tiếp cận với tài sản của đơn vị. Ngoài ra, quá trình bảo
vệ vật chất cần phải có các thủ tục như kiểm kê định kỳ. Việc so sánh, đối chiếu
giữa sổ sách kế toán và thực tế phải bắt buộc kiểm tra định kỳ. Khi có bất kỳ chênh
lệch nào cũng cần điều tra và xem xét nguyên nhân, thông qua đó phát hiện những
yếu kém trong quá trình bảo vệ tài sản và sổ sách.
Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân hoặc bộ phận khác với cá
nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập
xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu
trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Ví dụ, nhân viên có thể vô
ý hay cố ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc lơ là trong công việc, vì vậy cần có sự
quan sát để đánh giá việc thực hiện công việc của họ. Hơn nữa, ngay cả khi chất
lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra hành vi tham ô hay cố tình sai phạm, vì
14
vậy hoạt động này vẫn rất cần thiết. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên
thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra về mặt vật chất và
quan hệ tình cảm.
Phân tích soát xét lại việc thực hiện
Có nghĩa là việc xem xét lại quá trình thực hiện thông qua việc so sánh kết
quả thực hiện với các chỉ tiêu kế hoạch, định mức, số thực tế kỳ trước... đồng thời
còn xem xét trong mối quan hệ tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Qua đó,
giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục
tiêu của đơn vị một cách hiệu quả hay không, đồng thời nhà quản lý có những điều
chỉnh thích hợp hoặc có thể thay đổi kịp thời chiến lược, kế hoạch.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.2.1. Nội dung cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.1.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định và quá trình cần thiết cho
sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hoá và dịch vụ sau khi chúng sẵn sàng chờ
bán. Chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình quan trọng đối với các đơn vị
kinh doanh. Hiệu quả hoạt động của các đơn vị này chịu ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu
và hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hóa không,
có kiểm soát được nợ phải thu không, có bị tổn thất tài sản không... đều là mối quan
tâm của các nhà quản lý. Chu trình này có những đặc điểm sau:
- Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như
nợ phải thu, hàng hóa, tiền... nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng.
- Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản
của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường là nhân tố thúc đẩy nhiều
đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm [5, tr.154].
15
1.2.1.2. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền
Thông thường, với các đơn vị nói chung thì chu trình bán hàng và thu tiền bao
gồm các chức năng như: xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu,
chuyển giao hàng hoá, lập hoá đơn bán hàng, xử lý và ghi sổ doanh thu bán hàng và
thu tiền, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xoá sổ các khoản nợ không thu hồi
được [7, tr.171].
- Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Yêu cầu về hàng hoá của khách hàng là
điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Đặt hàng của người mua có thể là đơn hàng, là
phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng
về mua – bán hàng hoá dịch vụ. Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng
theo những điều kiện đã xác định. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét
để đưa ra quyết định bán hàng.
- Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái
niệm tiêu thụ, nên ngay từ thoả thuận ban đầu, sau khi quyết định bán doanh nghiệp
cần thu thập và phân tích các thông tin liên quan đến khách hàng như: tình hình tài
chính, khả năng thanh toán (đối với khách hàng mới) hay là uy tín thanh toán (đối
với khách hàng đã có quan hệ giao dịch từ trước) để quyết định bán chịu một phần
hay toàn bộ lô hàng với thời gian thanh toán bao lâu. Quyết định này có thể quy
định trong hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thoả thuận trong quan hệ
mua bán trong hợp đồng.
- Chuyển giao hàng hoá: Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán. Căn cứ
lệnh bán hàng đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất kho
hàng hoá giao trực tiếp cho khách hàng (nếu địa điểm nhận hàng được quy định tại
kho bên bán) hoặc giao cho các nhà vận chuyển để vận chuyển và giao hàng đến địa
điểm của người mua (nếu địa điểm nhận hàng được quy định tại kho bên mua). Lúc
này chứng từ vận chuyển như hoá đơn, vận đơn sẽ được lập. Sau khi giao hàng
xong, bên mua và bên bán phải lập biên bản xác nhận trong đó ghi rõ số lượng hàng
hoá thực tế đã giao và nhận để làm cơ sở cho việc thanh toán sau này.
16
- Lập hoá đơn bán hàng: Hoá đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, quy
cách, số lượng, nguồn gốc xuất xứ, giá cả của hàng hoá… Hoá đơn được lập thành
03 liên: liên 01 được lưu tại cuốn, liên 02 được gửi cho khách hàng, liên 03 thường
được lưu tại Phòng kế toán doanh nghiệp để ghi sổ và theo dõi thu tiền. Như vậy,
hoá đơn là chứng từ pháp lý chỉ rõ số tiền mà khách hàng phải trả, là căn cứ ghi sổ
doanh thu và theo dõi thu tiền. Do vậy hoá đơn cần phải lập chính xác và đúng hạn.
Hoá đơn bán hàng có thể là hoá đơn giá trị gia tăng hoặc là hoá đơn thông thường,
tuỳ thuộc vào doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ hay phương
pháp trực tiếp.
- Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Sau khi thực hiện các chức năng về bán
hàng cùng với việc ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng, công việc tiếp theo doanh
nghiệp phải làm là thực hiện chức năng thu tiền và theo dõi các khoản phải thu.
Điều đặc biệt cần quan tâm là phải chú ý đến khả năng bị bỏ sót hoặc bị chiếm dụng
các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực tiếp. Do vậy cần phải có biện pháp quản lý
chặt chẽ nghiệp vụ thu tiền.
- Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản
thiệt hại về nợ phải thu trong tương lai mà doanh nghiệp được ước tính trước và ghi
tăng chi phí nhằm xác định nguồn tài chính ổn định để thanh toán khi các khoản nợ
không thể thu hồi được. Điều kiện để lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là các khoản
nợ quá hạn từ 06 tháng trở lên so với quy định trong hợp đồng mua bán.
- Xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được: Để xoá sổ các khoản nợ phải thu
khó đòi, doanh nghiệp cần có các bằng chứng tin cậy về khả năng không thể thu hồi
được các khoản nợ đó như: khách hàng phá sản, xác nhận của cơ quan có thẩm
quyền về khách hàng không còn khả năng thanh toán… sau khi có đầy đủ các bằng
chứng liên quan, bộ phận bán hàng hoặc phòng kế toán sẽ trình Hội đồng xử lý
công nợ xem xét trách nhiệm các nhân liên quan đến việc thẩm định và xét duyệt
bán nợ, đồng thời cho phép xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được theo quy định.
17
1.2.1.3. Các sai phạm chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền
Với những đặc điểm trên, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình bán hàng
và thu tiền diễn ra khá phổ biến với những mức độ khác nhau như sau [5, tr.156].
Giai đoạn
Sai phạm có thể xảy ra
Xử lý đơn
- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê
đặt hàng
duyệt.
- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng.
- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá
của khách
hàng
hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng
của khách hàng này với khách hàng khác. Sai phạm này có thể ảnh
hưởng đến các bước tiếp theo trong chu trình bán hàng và thu tiền,
gây ấn tượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình
Xét duyệt
bán chịu
ảnh của đơn vị.
- Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính
sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để
đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị gánh chịu rủi ro
Giao hàng
tín dụng quá mức.
- Giao hàng khi chưa được xét duyệt.
- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng
khách hàng.
- Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không
Ghi chép
doanh thu
và theo dõi
nợ phải thu
khách hàng
xác định được người chịu trách nhiệm.
- Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng.
- Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán
- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng.
- Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn.
- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trể,
không đòi được nợ…
- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt.
- Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt.
- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ.
- Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng.
- Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào
cuối kỳ.
18
- Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp.
1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.2.1. Các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và
thu tiền
Các chứng từ thường được sử dụng [6]:
- Đơn đặt hàng của khách hàng: Là yêu cầu về loại hàng hoá, dịch vụ của
khách hàng. Đơn đặt hàng có thể bằng văn bản, bằng điện thoại, email...
- Lệnh bán hàng: Là loại chứng từ ghi mẫu mã, chủng loại, số lượng và các
thông tin liên quan đến hàng hoá mà khách hàng đặt mua.
- Hợp đồng kinh tế: Là văn bản thoả thuận chung những điều kiện về mua
hàng và thanh toán giữa người mua và người bán.
- Chứng từ vận chuyển: Là loại chứng từ được lập khi giao hàng, ghi rõ mẫu
mã, chủng loại, số lượng hàng hoá được giao. Chứng từ vận chuyển có thể là vận
đơn, hoá đơn vận chuyển hoặc là biên bản giao nhận giữa người bán và người vận
chuyển để chứng minh việc nhận và chuyên chở hàng hoá.
- Hoá đơn bán hàng: Là chứng từ ghi rõ mẫu mã, quy cách, số lượng, nguồn
gốc xuất xứ, giá cả của hàng hoá, là chứng từ pháp lý chỉ rõ số tiền mà khách hàng
phải trả, là căn cứ ghi sổ doanh thu và theo dõi thu tiền.
- Phiếu thu: Là chứng từ thể hiện số tiền đã thu của khách hàng bằng tiền
mặt, là căn cứ để ghi giảm khoản phải thu của khách hàng tương ứng.
- Giấy báo có của Ngân hàng: Là chứng từ thể hiện số tiền khách hàng đã
thanh toán bằng chuyển khoản qua tài khoản của Doanh nghiệp mở tại Ngân hàng,
là căn cứ để ghi giảm khoản phải thu của khách hàng tương ứng.
Các sổ sách thường được sử dụng
- Sổ nhật ký bán hàng: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
Sổ nhật ký thường ghi rõ doanh thu bán hàng của nhiều mặt hàng khác nhau.
19
- Sổ nhật ký tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Dùng để ghi chép toàn bộ số tiền
thu được kể cả bán hàng thu tiền ngay hoặc do khách hàng trả nợ cho lần mua hàng
trước đó.
- Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi Ngân hàng.
- Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng…
1.2.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Đối với nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu tổng quát [9]:
Mục tiêu kiểm soát nội
bộ nghiệp vụ bán hàng
Bán đúng
Đúng
Đúng
khách
giá
hàng
Bán đủ
Đúng
hàng
hóa
(quy
cách,
phẩm
chất.)
Đủ
sản
lượng
đã
thỏa
thuận
Bán kịp thời
Kịp
thời
hạn
đã
cam
kết
Sơ đồ 1.2: Mục tiêu kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu cụ thể: Để đạt được mục tiêu tổng quát, nhà quản lý phải đạt được
mục tiêu cụ thể trong từng nghiệp vụ của chu trình bán hàng. Tương ứng với các
mục tiêu cụ thể là những thủ tục cần thiết để thực hiện những mục tiêu đó [10].
Mục tiêu kiểm soát nội bộ
Các thủ tục kiểm soát nội bộ
1. Doanh thu bán hàng đã ghi - Căn cứ vào các chứng từ như chứng từ vận
20
sổ là có căn cứ hợp lý (tính có chuyển (nếu có) và các đơn đặt hàng đã phê
căn cứ hợp lý).
chuẩn.
- Các hợp đồng bán hàng được đánh số và được
theo dõi chặt chẽ.
2. Các nghiệp vụ tiêu thụ được - Sự phê chuẩn nghiệp vụ tiêu thụ hướng vào ba
phê chuẩn và cho phép một trọng điểm chính:
cách đúng đắn (sự cho phép).
+ Phê chuẩn phương thức trước khi giao
hàng.
+ Gửi hàng.
+ Giá bán, phương thức thanh toán, chi phí
vận chuyển, tỷ lệ chiết khấu.
3. Các nghiệp vụ tiêu thụ đều - Các chứng từ vận chuyển đều được đánh số
được ghi sổ đầy đủ (tính đầy và ghi chép đầy đủ bởi một nhân viên kế toán
đủ).
để đảm bảo là chúng được tính tiền.
- Các hóa đơn (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho)
đều được đánh số trước và được ghi chép.
4. Doanh thu đã được tính toán - Kiểm soát độc lập quá trình lập hóa đơn quá
đúng và ghi sổ chính xác (sự trình ghi sổ doanh thu bán hàng theo giá cả của
đánh giá).
từng loại hàng tại thời điểm bán.
- Kiểm tra các phép tính và số tiền trước khi ghi
sổ và phê duyệt.
5. Các nghiệp vụ tiêu thụ được - Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ và đúng
phân loại đúng đắn (sự phân đắn.
loại).
- Sử dụng sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng
của công ty.
- Kiểm tra đối chiếu nội bộ (đối chiếu ngay trên
chứng từ).
6. Doanh thu được ghi sổ đúng - Các thủ tục quy định việc tính tiền và vào sổ
kỳ (tính đúng kỳ)
doanh thu hằng ngày, đặc biệt là trước và sau
kỳ khóa sổ kế toán.
21
- Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng
từ và ghi sổ kế toán theo thời gian.
7. Các nghiệp vụ tiêu thụ được - Phân định trách nhiệm và kiểm tra chéo công
ghi chép và cộng dồn đúng đắn việc ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ chi tiết
(tính chính xác cơ học)
các khoản phải thu.
- Nhà quản lý thỉnh thoảng phải kiểm tra lại
việc tính toán.
Đối với nghiệp vụ thu tiền
Mục tiêu tổng quát [9]:
Mục tiêu kiểm soát nội
bộ nghiệp vụ thu tiền
Thu đúng
Thu đủ
Đúng
Đúng
người
lô
hàng
Thu kịp thời
Đủ số
tiền
cần
phải
thu
Kịp
thời
hạn
(không
để nợ
quá
hạn)
Sơ đồ 1.3: Mục tiêu kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền
Mục tiêu cụ thể:
Mục tiêu kiểm soát nội bộ
Các thủ tục kiểm soát nội bộ
1. Đảm bảo cho các khoản tiền - Căn cứ vào nhật ký thu tiền, sổ cái, sổ chi tiết,
đã ghi sổ là đã thực tế nhận các tài khoản phải thu.
được (tính có thật).
- Đối chiếu nhật ký thu tiền với các sao kê ngân
22
hàng.
- Xem xét bằng chứng các khoản tiền đã thu
được như phiếu thu, giấy báo nợ của ngân
hàng.
2. Tiền mặt thu được đã ghi đầy - Kiểm tra việc phân định trách nhiệm với
đủ vào sổ quỹ và nhật ký thu người giữ tiền và người ghi sổ.
tiền (tính đầy đủ).
- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền
mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế
độ báo cáo nhận tiền kịp thời.
- Trực tiếp xác nhận Sec thu tiền.
3. Khoản tiền chiết khấu đã - Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán
được xét duyệt đúng đắn, phiếu trước hạn.
thu tiền được đối chiếu và ký - Duyệt các khoản chiết khấu.
duyệt (sự phê chuẩn).
- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu
tiền.
4. Các khoản tiền thu đã ghi sổ - Theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương
và đã nộp đều đúng với giá bán vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng và thu
hàng (sự đánh giá).
tiền.
- Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các
khoản tiền bán hàng.
5. Các khoản thu tiền đều được - Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan
phân loại đúng (sự phân loại).
hệ đối ứng cụ thể về thu tiền.
- Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú
ý định khoản đặc biệt.
6. Các khoản thu tiền ghi đúng - Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền
thời gian (tính kịp thời).
vào quỹ và vào sổ.
- Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và
nhập quỹ.
7. Các khoản thu tiền ghi đúng - Phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi
vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp thanh toán tiền hàng.
đúng (tính chính xác cơ học).
- Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua
23
đều đặn.
- Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng
sổ.
1.2.2.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Một hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp
thời các sai phạm, gian lận, rủi ro có thể xảy ra. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu
hiệu đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm công việc một cách hợp lý.
Mỗi doanh nghiệp thường xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ riêng về nghiệp
vụ bán hàng và thu tiền, phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình [8].
24
- Xem xét về số lượng, quy cách,… để xác định khả
Tiếp nhận và xử lý
đơn đặt hàng
năng cung ứng của đơn vị và trên cơ sở đó đưa ra quyết
định bán hàng.
- Thu thập các thông tin tài chính của khách hàng, từ đó
đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng.
Xét duyệt bán chịu
- Nếu không đồng ý bán chịu: Thông báo lại cho khách
hàng.
- Nếu đồng ý bán chịu: Tiến hành xuất bán.
- Nhân viên thuộc phòng Kinh doanh lập phiếu xuất kho
Chuyển giao hàng
hóa
Lập hoá đơn bán
hàng
(biên bản giao nhận hàng hóa, hợp đồng vận chuyển).
- Thủ kho và người nhận hàng theo dõi lượng hàng thực
xuất (thực nhận).
- Lập hoá đơn bán hàng đúng qui định, hoá đơn phải
được đánh số thứ tự.
- Ghi nhận doanh thu bán hàng.
Xử lí vào sổ các
khoản thu tiền mặt.
Nhận tiền người mua: séc,
giấy báo nhận tiền...
Cập nhật sổ thu tiền.
Theo dõi các khoản
phải thu khách
hàng.
Cập nhật các khoản phải thu:
số tiền các khoản phải thu…
Theo dõi thanh
toán
Lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu
khó đòi
Sơ đồ 1.4: Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
25
Thông thường, các bước kiểm soát trong từng khâu chu trình bán hàng và thu
tiền như sau:
- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
Khi khách hàng có nhu cầu về loại hàng hoá do doanh nghiệp cung cấp, họ sẽ
gửi đơn đặt hàng đến doanh nghiệp. Đơn đặt hàng có thể bằng fax, điện thoại,
email… Về mặt pháp lý, đơn đặt hàng là sự chấp nhận mua hàng theo các điều kiện
được xác định. Trên cơ sở này, người bán hàng có thể xem xét để đưa ra quyết định
bán hàng.
Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc yêu cầu phải đánh số thứ tự đối với đơn
đặt hàng; kiểm tra chữ ký, con dấu hợp pháp của người mua hàng và người bán
hàng; sự phê chuẩn bán hàng của cấp có thẩm quyền về chủng loại, số lượng, giá cả,
phương thức giao hàng… Sau khi chấp thuận đơn đặt hàng thì phải thông báo cho
khách hàng biết để tránh các tranh chấp.
- Xét duyệt bán chịu
Bán chịu hàng hoá có ý nghĩa rất lớn trong việc gia tăng doanh thu bán hàng
nhưng cũng dễ dẫn đến rủi ro là bán hàng nhưng không thu được tiền. Do vậy, khi
quyết định bán chịu, các doanh nghiệp thường quy định cụ thể như là một điều
khoản thoả thuận trong hợp đồng kinh tế.
Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc phải có quy định cụ thể về cấp có thẩm
quyền phê duyệt bán chịu, các chính sách bán chịu phải cụ thể, rõ ràng trong đó cần
lưu ý đối với trường hợp bán hàng lần đầu thì cần phải có thế chấp tài sản hoặc ký
quỹ của khách hàng. Bộ phận bán hàng đề xuất xét duyệt bán chịu phải thẩm định
về tình hình tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng, uy tín thanh toán của
khách hàng. Nếu làm tốt công tác thẩm định khách hàng thì rủi ro phát sinh nợ khó
đòi sẽ được hạn chế.
- Giao hàng cho khách hàng
Sau khi có quyết định về tín dụng, căn cứ lệnh xuất hàng, bộ phận bán hàng
lập phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan theo quy định thường là:
