Một số biện pháp nhằm hoàn thiện chính sách thu mua nguyên vật liệu tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng t a l

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHÍNH
SÁCH THU MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG T.A.L

Giảng viên hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Lớp
Mã số sinh viên

:
:
:
:

HUỲNH THỊ NGỌC DIỆP
NGUYỄN LÊ THẢO TRÂN
55KD2
55132094

Khánh Hòa: 2017


TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ
BỘ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH

---------------o0o---------------

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH THU
MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN
XÂY DỰNG T.A.L

GVHD: ThS. Huỳnh Thị Ngọc Diệp
SVTH: Nguyễn Lê Thảo Trân
MSSV: 55132094

Khánh Hòa, tháng 6/2017


LỜI CẢM ƠN
Trên cơ sở tham khảo các tài liệu khóa trước, em đã thực hiện đề tài này với hy
vọng góp phần vào việc hoàn thiện công tác thu mua nguyên vật liệu của Công ty nói
riêng và công tác thu mua nguyên vật liệu nói chung.
Trong thời gian thực tập tốt nghiệp, được sự giúp đỡ tận tình của các anh, chị, cô,
chú, cán bộ, công nhân viên trong Công ty, nhất là Chị Hồng, Trưởng bộ phận Kế Toán
và các anh chị bên công tác thu mua và sự hướng dẫn của các Thầy, Cô trong khoa Kinh
tế, bộ môn Quản Trị Kinh Doanh, đặc biệt là cô Huỳnh Thị Ngọc Diệp đã giúp em hoàn
thành bài khóa luận này. Em xin chân thành cảm ơn và mong muốn những ý kiến đóng
góp giúp em hoàn thiện hơn nữa bài khóa luận.
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Lê Thảo Trân


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------***--------ĐƠN XIN XÁC NHẬN THỰC TẬP
Kính gửi: Ban lãnh đạo Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Xây Dựng T.A.L
Em tên là: Nguyễn Lê Thảo Trân
Sinh viên lớp: 55QTKD2 - Ngành Quản trị kinh doanh - Khoa Kinh tế - Trường Đại học
Nha Trang.
Được sự giới thiệu của Nhà trường và sự đồng ý của Ban lãnh đạo công ty, em đã hoàn
thành thời gian thực tập tại công ty từ ngày 13/02/2017 đến ngày 18/4/2017.
Nay em viết đơn này kính mong Ban lãnh đạo công ty xác nhận cho em đã thực tập tại
công ty trong thời gian qua.
Xin gửi lời cảm ơn chân thành sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo cũng như các anh
chị cán bộ nhân viên trong thời gian thực tập.
Khánh Hòa, ngày 10 tháng 6 năm 2017
Sinh viên thực hiện

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………


NHẬN XÉT
(của giáo viên hướng dẫn)
.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
............................................................................


NHẬN XÉT
(của giáo viên phản biện)
..........................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.............................................................................


MỤC LỤC
Lời Mở đầu ........................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THU MUA NGUYÊN VẬT
LIỆU ..................................................................................................................................... 3
1.1. Nguyên vật liệu, đặc điểm, phân loại và vai trò của nguyên vật liệu ...................... 3
1.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu .................................................................................... 3
1.1.2. Đặc điểm về nguyên vật liệu của công ty .............................................................. 3
1.1.3. Phân loại nguyên vật liệu của công ty .................................................................. 3
1.1.4. Vai trò của nguyên vật liệu ................................................................................... 4
1.2. Công tác thu mua nguyên vật liệu và nội dung công tác thu mua nguyên vật liệu
1.2.1. Khái niệm và vai trò của công tác thu mua nguyên vật liệu ............................... 5
1.2.1.1. Khái niệm ........................................................................................................ 5
1.2.1.2. Vai trò ............................................................................................................. 5
1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến thu mua nguyên vật liệu ........................................... 7
1.2.2.1. Yếu tố vĩ mô ..................................................................................................... 7

1.2.2.2. Yếu tố vi mô ..................................................................................................... 8
1.2.3. Nội dung của công tác thu mua nguyên vật liệu ............................................... 10
1.2.3.1. Nhận định nhu cầu mua nguyên liệu ............................................................ 10
1.2.3.2. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp ............................................................. 11
1.2.3.3. Thương lượng và đặt hàng ............................................................................ 12
1.2.3.4. Triển khai thực hiện và đánh giá kết quả ..................................................... 13
1.3. Hiệu quả công tác thu mua nguyên vật liệu ............................................................ 14
1.3.1. Khái niệm hiệu quả ............................................................................................ 14
1.3.2. Hiệu quả của công tác thu mua nguyên vật liệu .............................................. 14
1.3.3. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác thu mua nguyên vật liệu ................ 16
1.3.3.1. Tỷ suất doanh thu trên chi phí thu mua nguyên vật liệu................................ 16
1.3.3.2. Tỷ suất lợi nhuận trên chi phí thu mua nguyên vật liệu ............................... 16
1.3.3.3. Chi phí thu mua nguyên liệu trên tổng chi phí sản xuất ............................... 16
1.4 Chiến lược thu mua nguyên vật liệu theo mô hình Kraljic ................................... 16
1.4.1. Tổng quan về mô hình thu mua của kraljic .................................................. 16
1.4.2. Phân loại nguyên vật liệu theo mô hình thu mua của Kraljic....................... 16
1.4.3. Xác định chiến lược ........................................................................................ 20


TÓM TẮT CHƯƠNG 1. ..................................................................................................... 22
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU MUA NGUYÊN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG T.A.L ....................... 23
2.1. Giới thiệu về công ty ................................................................................................. 23
2.1.1. Thông tin cơ bản ................................................................................................. 23
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý ở công ty .................................. 24
2.1.3. Danh mục sản phẩm thu mua ............................................................................ 26
2.1.4. Năng lực sản xuất kinh doanh của Công ty ...................................................... 27
2.1.4.1. Vốn: ................................................................................................................ 27
2.1.4.2. Tình hình lao động ......................................................................................... 29
2.1.4.3. Tình hình máy móc thiết bị ............................................................................ 31

2.1.5. Các hoạt động chủ yếu của Công ty .................................................................... 32
2.1.5.1. Tình hình thu mua nguyên vật liệu ................................................................ 32
2.1.5.2. Tình hình sản xuất.......................................................................................... 33
2.1.6. Đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính
của Công ty ......................................................................................................................... 34
2.1.6.1. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty .................................... 34
2.1.6.2. Đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh ....................................... 37
2.1.6.3. Đánh giá tình hình tài chính của Công ty...................................................... 40
2.2. Thực trạng công tác thu mua nguyên vật liệu tại công ty ...................................... 40
2.2.1. Thực trạng vai trò của việc thu mua nguyên vật liệu tại công ty....................... 40
2.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác thu mua nguyên vật liệu tại công ty...... 41
2.2.2.1. Yếu tố vĩ mô.................................................................................................... 41
2.2.2.2. Yếu tố vi mô.................................................................................................... 48
2.2.3. Thực trạng công tác thu mua nguyên liệu tại công ty T.A.L ............................. 53
2.2.3.1. Nhận định nhu cầu mua nguyên liệu ............................................................. 53
2.2.3.2. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp .............................................................. 54
2.2.3.3. Thương lượng đặt hàng ................................................................................. 54
2.2.3.4. Triển khai thực hiện và đánh giá kết quả. ..................................................... 55
2.2.3.5 Mô tả chính sách thu mua cho từng nhóm NVL ............................................ 57
2.2.4. Đánh giá thực trạng công tác thu mua nguyên vật liệu tại công ty ................. 64
2.2.4.1. Kết quả của công tác thu mua nguyên vật liệu .............................................. 64
2.2.4.2. Hiệu quả của công tác thu mua nguyên vật liệu ........................................... 65


2.3. Đánh giá chung về công tác thu mua nguyên vật liệu của công ty trong những
năm qua .............................................................................................................................. 67
2.3.1. Những thành tựu đạt được .................................................................................. 67
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân ......................................................................... 68
TÓM TẮT CHƯƠNG 2. ................................................................................................... 69
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH THU

MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY T.A.L ...................................................... 70
3.1. Định hướng phát triển của công ty xây dựng T.A.L trong những năm tới .......... 70
3.2. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện chính sách thu mua nguyên vật liệu tại công
ty

..................................................................................................................................... 71
3.2.1. Xác định chiến lược thu mua nguyên vật liệu thích hợp ................................... 71
3.2.1.1. Sự cần thiết của biện pháp ............................................................................. 71
3.2.1.2. Nội dung của biện pháp ................................................................................. 72
3.2.1.3. Hiệu quả của việc thực hiên biện pháp ......................................................... 74
3.2.2. Tìm kiếm, củng cố, tạo mối quan hệ với các nhà cung ứng .............................. 74
3.2.2.1. Sự cần thiết của biện pháp ............................................................................. 74
3.2.2.2. Nội dung của biện pháp ................................................................................. 75
3.2.2.3. Hiệu quả của việc thực hiên biện pháp ......................................................... 76
3.2.3. Nâng cao trình độ đội ngũ quản lý trong công tác quản trị cung ứng, thu

mua nguyên vật liệu, tăng số lượng nhân viên trong bộ phận cung ứng, thành lập bộ
phận thu mua chuyên biệt. ................................................................................................. 77
3.2.3.1. Sự cần thiết của biện pháp ............................................................................. 77
3.2.3.2. Nội dung của biện pháp ................................................................................. 78
3.2.3.3. Hiệu quả của việc thực hiên biện pháp ......................................................... 79
KẾT LUẬN ..................................................................................................................... 80
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................... 81
PHỤ LỤC ........................................................................................................................ 81


DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1.1:

Các hạng mục nguyên vật liệu chính của công ty ..................................... 26

Bảng 2.2:

Tình hình sử dụng vốn của công ty qua các năm 2014-2016 .................... 28

Bảng 2.3:

Cơ cấu lao động của công ty qua các năm 2014 - 2016. ........................... 30

Bảng 2.4:

Bảng kê khai máy móc thiết bị thi công chủ yếu ....................................... 31

Bảng 2.5:

Báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết qua các năm 2010-2012. ................. 35

Bảng 2.6:

Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn

2014-2016. ................................................................................................................. 39
Bảng 2.7:

Kích thước, khối lượng 1m dài và sai lệch cho phép của thép cốt bê tông ...
................................................................................................................. 56

Bảng 2.8:

Trọng số các tiêu chí đánh giá NVL .......................................................... 58

Bảng 2.9:

Đánh giá tầm quan trọng và rủi ro nguồn cung của NVL ......................... 59

Bảng 2.10: Tổng chi phí thu mua nguyên vật liệu ....................................................... 65
Bảng 2.11: Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác thu mua nguyên liệu của công ty
giai đoạn 2014-2016 ..................................................................................................... 66

DANH MỤC BIỂU ĐỒ, HÌNH, SƠ ĐỒ
Biểu đồ 2.1: So sánh GDP Việt Nam năm 2015-2016 .................................................. 41
Biểu đồ 2.2: Các chỉ báo quan trọng trong nền kinh tế: ................................................ 43
Biểu đồ 2.3: Vốn FDI phân theo ngành kinh tế............................................................. 44
Biểu đồ 2.4: Vị trí chiến lược của các nguyên vật liệu trên mô hình Kralijc . .............. 60
Hình 1.1: Bốn gốc phần tư của mô hình thu mua kraljic ............................................. 20
Hình 1.2: Ma trận chiến lược thu mua ......................................................................... 21
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ các giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp ................................................ 11
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần xây dựng T.A.L ..... 25

KÍ HIỆU CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT
BH&CCDV: Bán hàng và cung cấp dịch vụ

LN: Lợi nhuận

CP: Chi Phí

NVL: Nguyên vật liệu

DT: Doanh Thu

TNDN: Thu nhập doanh nghiệp
SXKD: Sản xuất kinh doanh



1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cấp thiết của đề tài
Ngành công nghiệp xây dựng giữ một vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế
quốc dân. Ở nước ta công nghiệp xây dựng đóng góp tỷ trọng lớn trong GDP. Ngành
xây dựng tăng trưởng khá với tốc độ 10,00%, đóng góp 0,60 điểm phần trăm vào mức
tăng chung, khu vực công nghiệp và xây dựng chiếm 32,72% trong cơ cấu của nền
kinh tế (Tổng Cục Thống Kê,2016). Xây dựng giữ vai trò quan trọng trong sự nghiệp
phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Xây dựng cơ bản nhằm đảm bảo và không
ngừng nâng cao năng lực sản xuất, năng lực phục vụ cho các ngành, các lĩnh vực của
nền kinh tế quốc dân.
Với sự phát triển hiện nay, cuộc sống sinh hoạt của con người ngày càng được
coi trọng hơn. Nhu cầu về xây dựng nhà ở của con người sẽ nâng lên một tầm cao hơn
với yêu cầu về chất lượng, tính thẩm mĩ và giá cả. Nhu cầu về xây dựng ngày càng lớn
là cơ hội của ngành cũng như thách thức lớn đặt ra khi có nhiều nhà cạnh tranh trong
thị trường về sự khó tính của khách hàng. Cạnh tranh trong lĩnh vực xây dựng liên
quan đến giá cả, chất lượng công trình. Hai yếu tố này được quyết định phần lớn bởi
yếu tố vật liệu xây dựng. Trong đó, cùng với sự đa dạng về mẫu mã đối với việc xây
dựng nhà ở, số lượng danh mục nguyên vật liệu nhiều, việc lựa chọn chiến lược thu
mua phù hợp góp phần hoàn thiện chuỗi cung ứng, tăng sức cạnh tranh cũng như xây
dựng được vị thế của công ty.
Xuất phát từ những lý do trên và được sự chỉ đạo giúp đỡ nhiệt tình của các cô
chú anh chị em trong công ty cổ phần tư vấn xây dựng T.A.L cùng sự trang bị kiến
thức sẵn sàng từ các thầy cô giáo, đặc biệt là sự trợ giúp tận tình của cô Huỳnh Thị

Ngọc Diệp đã giúp em mạnh dạn chọn đề tài “Một số biện pháp nhằm hoàn thiện
chính sách thu mua nguyên vật liệu tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng T.A.L” nhằm
làm sáng tỏ những vấn đề vướng mắc giữa thực tế và lý thuyết để có thể hoàn thiện và
bổ sung kiến thức mà em đã được học.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát: Đề tài nghiên cứu hệ thống hóa về mặt lý luận liên quan đến
hoạt động thu mua nguyên liệu nhằm vận dụng vào việc thu mua nguyên liệu tại Công
ty cổ phần tư vấn xây dựng T.A.L


2

Mục tiêu cụ thể: Hiểu được cách thức tổ chức, hoạt động, mô hình thu mua tại
công ty cổ phần tư vấn xây dựng T.A.L và tìm hiểu những tồn tại, hạn chế đang tiềm
ẩn trong cách thức thu mua nguyên vật liệu ở công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn liên
quan đến công tác thu mua tại công ty cổ phần tư vấn xây dựng T.A.L
Phạm vi nghiên cứu:
Về không gian: tại Công ty Cổ phần tư vấn xây dựng T.A.L
Về thời gian: các số liệu phân tích chủ yếu được lấy từ năm 2014 đến năm 2016.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng một số phương pháp như: phương pháp so sánh, phương pháp
tổng hợp, phân tích, thống kê...
Bên cạnh đó đề tài cũng phối hợp kỹ thuật xác định chiến lược thu mua dựa trên
lý thuyết của mô hình Kraljic để có thể đề xuất các giải pháp giúp hoàn thiện chính
sách thu mua.
5.

Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm 3

chương:
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THU MUA NGUYÊN VẬT LIỆU
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU MUA NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG T.A.L
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH THU
MUA NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY T.A.L


3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THU MUA
NGUYÊN VẬT LIỆU
1.1. Nguyên vật liệu, đặc điểm, phân loại và vai trò của nguyên liệu
1.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu
Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,
tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực
tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất.
Vật liệu là đối tượng lao động nên có các đặc điểm: tham gia vào một chu kỳ sản
xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào
giá trị của sản phẩm được sản xuất ra. (Nguyễn Thành Chung, 2013)
1.1.2. Đặc điểm về nguyên vật liệu của công ty
Nguyên vật liệu có các đặc điểm chủ yếu là tham gia vào từng chu kỳ sản xuất để
chế tạo ra sản phẩm mới thường không giữ lại hình thái vật chất ban đầu. Giá trị
nguyên vật liệu sản xuất cũng được chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm do nó chế tạo
ra sản phẩm. Nguyên vật liệu có rất nhiều chủng loại và thường chiểm tỉ trọng lớn
trong chi phí sản xuất. Để đảm bảo yêu cầu sản xuất doanh nghiệp phải thường xuyên
tiến hành thu mua, dự trữ và quản lý chặt chẽ chúng về mặt số lượng, chủng loại, chất
lượng, giá trị. Giá trị nguyên vật liệu dự trữ thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tài

sản lưu động của doanh nghiệp.
1.1.3. Phân loại nguyên vật liệu của công ty
Phân loại:
Trước hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong
quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên
vật liệu được chia thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây
lắp, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm.
Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu
thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quá trình sản
xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho
công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sản phẩm.
Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ… phục vụ cho quá trình sản xuất.


4

Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt
lượng trong qúa trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản
phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn như:
xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho
các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động.
Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí
cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp như gỗ, sắt,
thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào
yêu cầu quản lý và công ty kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại
vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng
cách lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu được sử dụng
một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu,

quy cách của vật liệu. Ký hiệu đó được gọi là sổ danh điểm nguyên vật liệu và được sử
dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp.
Mục đích của việc phân loại nguyên vật liệu
Phân loại nhằm mục đích: Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết
tới từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho kế hoạch quản trị vì trong các
doanh nghiệp sản xuất vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau,
đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học
khác nhau việc phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ là cần thiết.
Việc phân loại này còn phụ thuộc vào mục đích của việc sử dụng nguyên vật liệu
sản xuất sản phẩm.
1.1.4. Vai trò của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất.
Nó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố chính của quá trình sản xuất, trực tiếp hình
thành thực thể của sản phẩm. Nó ảnh hưởng đến việc phân bố và sử dụng các yếu tố
sản xuất khác trong doanh nghiệp như: lao động, máy móc thiết bị, vốn,...việc cung
ứng nguyên liệu đúng tiến độ, số lượng và chủng loại, chất lượng và quy cách sẽ đảm
bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và hiệu quả, nâng cao các chỉ
tiêu kỹ thuật, kéo dài chu kỳ sống của sản phẩm.


5

Việc cung ứng đầy đủ, kịp thời, đảm bảo nguyên liệu cho sản xuất có ý nghĩa
nhiều mặt đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, định mức tiêu
hao nguyên liệu và chu kỳ sản xuất. Chủng loại nguyên liệu ảnh hưởng đến cơ cấu sản
phẩm sản xuất.
Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên liệu một cách hợp lý và tiết kiệm thì sản
phẩm làm ra sẽ có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ, tạo ra mối tương quan có lợi cho

doanh nghiệp trên thị trường. Chính vì vậy nên nguyên liệu có ý nghĩa quan trọng về
cả về mặt kinh doanh lẫn tài chính của doanh nghiệp.
Hiện nay với môi trường cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi
mình, cách tân hơn cho phù hợp với điều kiện thực tại. Bên cạnh đó họ cũng không
quên chú ý đến lợi nhuận của mình. Họ phải tính toán chu toàn sao cho chi phí là thấp
nhất và lợi nhuận là cao nhất. Vì lượng vốn bỏ ra mua nguyên vật liệu thường chiếm
một tỷ lệ lớn trong vốn lưu động, giá trị nguyên liệu lại chiếm khoảng 80-90% giá
thành sản xuất.
Vì vậy, tầm quan trọng vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, thiếu
nó thì quá trình sản xuất không thể diễn ra được.
1.2. Công tác thu mua nguyên vật liệu và nội dung công tác thu mua nguyên vật
liệu
1.2.1. Khái niệm và vai trò của công tác thu mua nguyên liệu
1.2.1.1. Khái niệm
Thu mua (Procurement): là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở
rộng chức năng mua hàng. Thu mua thực chất là quá trình thu gom nguyên liệu và
dịch vụ. So với mua hàng thì thu mua thì người ta chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề
mang tính chiến lược (Đoàn Thị Hồng Vân, 2011).
Thu mua nguyên liệu là hoạt động mua sắm, vận chuyển nguyên liệu đảm bảo
đầu vào cho sản xuất, tổ chức thu mua nguyên liệu là một trong các nội dung quan
trọng của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp
sản xuất kinh doanh để có hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì hoạt động sản xuất
phải tốt, ít chi phí, sản lượng sản phẩm lớn, nhưng để có hoạt động sản xuất đạt hiệu
quả cao thì trước hết hoạt động thu mua nguyên liệu phải đạt hiệu quả cao.


6

Yêu cầu của hoạt động thu mua nguyên liệu: Trong quản lý việc thu mua nguyên
liệu cần phải xác định kế hoạch thu mua, xác định lượng dự trữ tối ưu, lượng dự trữ tối

thiểu cần thiết cũng như quy trình thu mua nguyên liệu cho tốt.
1.2.1.2. Vai trò
Kinh doanh ngày càng phát triển, phạm vi hoạt động càng rộng, thị trường
không phải chỉ trong phạm vi một tỉnh, một vùng mà mở rộng ra cả nước, khu vực và
quốc tế thì hoạt động thu mua nguyên liệu càng trở nên rất quan trọng. Khi đó lượng
thu mua nguyên vật liệu đều lớn nên cần phải hết sức chú ý trong khâu thu mua
nguyên vật liệu.
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành một cách liên tục, đạt hiệu quả
kinh tế cao đòi hỏi phải có nguồn nguyên liệu đầy đủ, kịp thời cho nhu câu sản xuất.
Đảm bảo nguyên liệu, sử dụng hợp lý, tiết kiệm góp phần quan trọng vào việc hạ giá
thành tạo điều kiện để doanh nghiệp và mở rông thị thường kinh doanh.
Đảm bảo nguyên liệu cho sản xuất là điều kiện để công tác tổ chức quản lý đạt
hiệu quả như: lao động, thiết bị, vốn...
Công tác thu mua nguyên liệu là một khâu quan trọng, có tính chất quyết định
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là vấn đề sống còn mà doanh
nghiệp nào cũng phải quan tâm.
Hiện nay, các doanh nghiệp hoạt động về ngành xây dựng nhà dân dụng ngày
càng nhiều, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gây gắt, đảm bảo nguồn
nguyên vật liệu được cung ứng kịp thời, không gián đoạn ngày càng có nhiều vấn đề,
buộc các doanh nghiệp phải luôn giải quyết được bài toán cung ứng và các biện pháp
nâng cao hiệu quả của công tác này. Việc chậm trễ hay không đáp ứng kịp thời nguồn
nguyên vật liệu ảnh hưởng đến quá trình sản xuất cũng như chi phí doanh nghiệp phải
bỏ ra để bù đắp thiệt hại. Vì vậy công tác thu mua là hoạt động cần thiết và quan trọng.
Hiệu quả trong công tác thu mua sẽ góp phần tạo nên hiệu quả trong sản xuất kinh
doanh, bởi vật liệu là đầu vào của quá trình thi công.
Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách liên tục thì phải đảm bảo cung
cấp nguyên vật liệu kịp thời về mặt số lượng, chất lượng cũng như chủng loại vật liệu
do nhu cầu sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi vật liệu ngày càng nhiều để đáp ứng
cho nhu cầu sản xuất sản phẩm và kinh doanh có lãi là mục tiêu mà các doanh nghiệp
hướng tới. Vì vậy, quản lý tốt ở khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là

7

điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành,
tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Tóm lại, công tác thu mua nguyên liệu có vai trò quan trọng. Nó quyết định đến
sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì thế đòi hỏi phải có kế hoạch, phương
hướng cụ thể vào từng thời điểm. Hoạt động hiệu quả ở giai đoạn này là bước đầu nắm
được sự thành công trong chu kỳ sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho những khâu tiếp
theo.
1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến thu mua nguyên liệu
1.2.2.1. Yếu tố vĩ mô
Các yếu tố kinh tế có vai trò quan trọng quyết định đối với hình thành và hoàn
thiện công tác thu mua nguyên liệu, các yếu tố này ảnh hưởng đến sức mua, sự thay
đổi nhu cầu tiêu dùng hay xu hướng phát triển của công tác thu mua. Các yếu tố kinh
tế có thể trở thành cơ hội hay nguy cơ đối với doanh nghiệp, nó bao gồm tốc độ tăng
trưởng của nền kinh tế, lãi suất ngân hàng, lạm phát, các chính sách kinh tế của nhà
nước.. .Tốc độ tăng trưởng kinh tế thể hiện xu hướng phát triển chung của nền kinh tế,
liên quan đến khả năng mở rộng quá trình thu mua nguyên liệu đầu vào, do giá cả tiêu
dùng, lạm phát, giá nhiên liệu xăng dầu tăng làm tăng chi phí sản xuất và tác động vào
giá nguyên liệu đầu vào tăng dẫn đến công tác thu mua nguyên liệu của doanh nghiệp
khó khăn. Chính phủ chưa có các chính sách hỗ trợ, ưu đãi kịp thời về tài chính cho
các doanh nghiệp trong hoạt động các yếu tố đầu vào như nguyên liệu.. .và hiện nay
hầu hết các doanh nghiệp đều phải vay vốn ngân hàng để bổ sung vốn lưu động để
phục vụ công tác đầu vào cho doanh nghiệp và công tác thu mua cũng là một vấn đề
đáng chú ý.
Yếu tố chính trị, pháp luật cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác
thu mua nguyên liệu tại các doanh nghiệp. Khi mà thể chế chính trị, hệ thống pháp luật
rõ ràng, đúng đắn và ổn định sẽ làm cơ sở để đảm bảo sự thuận lợi, bình đẳng trong

công tác thu mua nguyên liệu giữa các doanh nghiệp sẽ kiểm soát phần nào sự cạnh
tranh trong quá trình này, và cơ chế chính sách của nhà nước có vai trò thúc đẩy hay
kìm hãm sự phát triển của nền kinh tế.
Yếu tố kỹ thuật, công nghệ: Sự phát triển mạnh mẽ của kỹ thuật công nghệ đã
cung cấp cho ngành xây dựng những máy móc thiết bị, dây chuyền hiện đại, làm tăng
năng suất lao động, giảm tỷ lệ hao hụt, giúp giảm giá thành sản xuất, tăng khả năng


8

cạnh tranh và tăng lợi nhuận đảm bảo vòng quay vốn nhanh để đảm công tác thu mua
nguyên liệu được kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Yếu tố văn hóa, xã hội: Văn hóa, xã hội của từng vùng, miền là khác nhau nên
doanh nghiệp phải hiểu rõ đặc trưng từng vùng, miền để có biết cách tiếp cận để quá
trình thu mua nguyên liệu được dễ dàng và giá cả phải chăng.
Yếu tố môi trường tự nhiên: Là nhân tố đặc biệt quan trọng đối với hoạt động
thu mua nguyên liệu. Các yếu tố điều kiện tự nhiên như khí hậu, thời tiết, quy mô từng
mùa ảnh hưởng đến hoạt động thu mua, dự trữ nguyên liệu.
1.2.2.2. Yếu tố vi mô
Khách hàng:
Khách hàng là những người có nhu cầu và khả năng thanh toán về hàng hóa và
dịch vụ mà doanh nghiệp kinh doanh. Nên khách hàng có nhu cầu rất phong phú và
khác nhau tùy từng lứa tuổi, giới tính, mức thu nhập, tập quán...sẽ phản ánh quá trình
mua sắm của họ, vì vậy doanh nghiệp phải hiểu và đáp ứng nhu cầu của từng nhóm
khách hàng cho phù hợp từ đó có những chính sách phù hợp cho công tác thu mua
nguyên liệu đầu vào để đảm bảo quá trình sản xuất sản phẩm cung cấp đúng lúc, kịp
thời nhu cầu của khách hàng.
Đối thủ cạnh tranh:
Trong nền kinh tế thị trường thì cạnh tranh là sự tất yếu, số lượng các đối thủ
cạnh tranh trong ngành ngày càng nhiều thì mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt.

Trên phương diện xã hội thì cạnh tranh sẽ có lợi cho người tiêu dùng và thúc đẩy
xã hội phát triển. Hiện nay có nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng
nhà dân dụng nên các doanh nghiệp cạnh tranh về giá rất gay gắt, để giảm giá thành
việc tìm được nguồn nguyên vật liệu thu mua với mức giá hợp lý chất lượng tốt là việc
làm quan trọng đối với doanh nghiệp.
Nhà cung cấp:
Trong ngành xây dựng, thì việc có nguồn cung ổn định chất lượng đóng vai trò
sống còn của các doanh nghiệp. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp sẽ cạnh tranh trong việc
thu mua nguyên vật liệu, làm cho nhà cung cấp sẽ thay đổi ý định bán liên tục, ảnh
hưởng đến thời gian cung ứng nguyên vật liệu cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp:


9

Các hoạt động Marketing có ảnh hưởng đến quá trình thu mua nguyên liệu đầu
vào. Vì vậy các doanh nghiệp đã và đang chú ý nhiều hơn đến vấn đề này. Nếu các
hoạt động này được triển khai hiệu quả, có đội ngũ chuyên nghiệp, sẽ định vị được
thương hiệu, tạo chữ tín trong lòng khách hàng, nhà cung cấp sẽ tạo điều kiện thuận
lợi, dễ dàng cho quá trình thu mua nguyên liệu đầu vào.
Hoạt động nghiên cứu và phát triển: Đây là khâu yếu nhất trong hoạt động các
doanh nghiệp, các doanh nghiệp chưa mạnh dạn đầu tư nghiên cứu sản phẩm mới cũng
như các vùng nguyên liệu mới để phục vụ công tác thu mua nguyên liệu được tốt hơn.
Hoạt động tài chính, kế toán: Do quy mô sản xuất và vốn còn hạn chế nên các
doanh nghiệp thường vay vốn ngân hàng để bổ sung vốn lưu động. Các doanh nghiệp
cũng đẩy nhanh tiến trình cổ phần hóa để huy động vốn rẻ. Trong đó, khả năng quay
vòng vốn nhanh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đủ vốn trong công tác thu mua
nguyên liệu.
Hoạt động nhân sự: Cán bộ thu mua nguyên vật liệu cần phải có kinh nghiệm, kỹ
năng cần thiết để trong quá trình thu mua được thuận lợi và nhanh chóng. Các doanh

nghiệp nên có sự quan tâm đào tạo tay nghề cho người lao động.
Hoạt động quản trị chất lượng: Hoạt động quản lý chất lượng đóng vai trò quan
trọng việc thu mua, chế biến nguyên liệu nông sản. Mọi doanh nghiệp đều áp dụng tiêu
chuẩn HACCAP hay ISO để kiểm tra được chất lượng nguyên vật liệu, sản phẩm. Vì
thế cho nên quá trình thu mua thì phải căn cứ vào chất lượng đầu vào của nguyên vật
liệu. Chất lượng đầu vào tốt thì đầu ra cũng tốt. Doanh nghiệp cần chú trong khâu này
nhiều hơn.
Hoạt động quản lý: Không những các hoạt động của các bộ phận chức năng trong
doanh nghiệp, mà doanh nghiệp còn phải có những hoạt động quản lý về mặt thông tin
giữa các hoạt động chức năng của các bộ phận, kể cả thông tin bên ngoài như thu thập
thông tin thị trường, thông tin khách hàng, hay đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp...để có
những chính sách quản lý tốt, góp phần hoàn thiện công tác thu mua nguyên liệu một
cách đồng bộ, trôi chảy, đúng lúc và kịp thời.
1.2.3. Nội dung của công tác thu mua nguyên vật liệu
1.2.3.1. Nhận định nhu cầu mua nguyên vật liệu
Nhu cầu nguyên vật liệu thường xuất phát từ các bộ phận sản xuất hay các bộ
phận quản lý hàng tồn khác. Nhu cầu nguyên vật liệu được xác định trên cơ sở: Lịch


10

trình sản xuất, bảng danh mục nguyên vật liệu, hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu. Từ những
tài liệu chủ yếu này công ty xác định được những thông tin cần thiết như Số lượng,
nhu cầu sản phẩm dự báo, số lượng đơn đặt hàng, mức sản xuất và dự trữ, cấu trúc của
sản phẩm, danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận; thời điểm sản xuất, thời hạn
cung ứng hoặc thời gian thi công, dự trữ hiện có và kế hoạch, mức phế phẩm cho phép.
Việc tính tổng nhu cầu số lượng dự kiến đối với một loại chi tiết hoặc NVL
trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có. Nguyên vật liệu cơ bản lấy ở
bản thiết kế xây dựng, lịch trình sản xuất. Các loại nguyên liệu phải được mô tả thật rõ
ràng, đầy đủ và chính xác.

Để xác định lượng nguyên liệu cần thu mua thì sau khi tổng hợp được nhu cầu
nguyên liệu của tất cả các bộ phận trong tổ chức theo từng nhóm, phân nhóm, chủng
loại cụ thể, tiếp theo bộ phận thu mua phải tiến hành kiểm tra hàng tồn kho (kiểm tra
trên sổ sách, giấy tờ, máy tính và đối chiếu với tồn kho thực tế). Những loại nguyên
liệu nào trong kho còn đủ để đáp ứng nhu cầu thì không cần phải mua thêm.
Xác định lượng nguyên liệu thu mua để làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch
vốn lưu động, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tính toán chính xác lượng nguyên liệu thu
mua trong năm.
Sau khi đã xác định được lượng nguyên liệu cần dùng, cần dự trữ và cần thu
mua trong năm, bước tiếp theo là phải xây dựng kế hoạch thu mua. Thực chất của kế
hoạch này là xác định số lượng, chất lượng, quy cách và thời điểm mua của mỗi lần.
Khi xây dựng kế hoạch thu mua nguyên liệu phải căn cứ trên các yếu tố sau:
+ Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ.
+ Luôn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý về số lượng chất lượng và quy cách.
+ Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn.
+ Khi tính toán phải tính riêng cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ.
+ Tình hình tài chính của doanh nghiệp.
+ Năng lực sản xuất.
+ Hệ thống định mức tiêu hao nguyên liệu cho một đơn vị sản phẩm.
+ Khả năng tiêu thụ sản phẩm của thị trường.
+ Mức độ khó khăn trong thị trường mua bán nguyên liệu.
+ Tình hình thu mua nguyên liệu của năm trước và các chỉ tiêu kế hoạch trong
năm.


11

+ Hệ thống kho tàng hiện có của doanh nghiệp.
+ Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh toán.
Nội dung của kế hoạch thu mua nguyên liệu cần phải nêu rõ chủng loại, quy cách

từng loại nguyên vật liệu cần dùng cho từng thời điểm. Bước tiếp theo cần phải xác
định thời gian mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng các loại nguyên vật liệu
đó.
1.2.3.2. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Ngay khi nhận định được nhu cầu mua nguyên vật liệu, nhân viên thu mua tiến
hành nghiên cứu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.
Đối với các loại nguyên liệu đã sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm để
chọn được nhà cung cấp tốt nhất. Đối với các loại nguyên liệu mới hay lô hàng có giá
trị lớn thì phải nghiên cứu thật kỹ để chọn nhà cung cấp tiềm năng.
Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp:

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ các giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp
Giai đoạn khảo sát:
Thu thập thông tin về các nhà cung cấp:
-

Xem lại các hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp. (Nếu có)

-

Các trung tâm thông tin trên mạng Internet, báo, tạp chí, các trung tâm thông tin.


12

-

Các thông tin có được qua các cuộc điều tra.

-

Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng nguyên liệu...

-

Xin ý kiến các chuyên gia...
Giai đoạn lựa chọn:
Trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành:

- Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp.
- So sánh với các tiêu chí đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp đạt
yêu cầu.
- Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được.
- Chọn nhà cung cấp chính thức.
Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng:
Trong giai đoạn này phải thực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với
nhau. Bước trước có mối quan hệ với bước sau. Cụ thể gồm các giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị.
- Giai đoạn tiếp xúc.
- Giai đoạn đàm phán.
- Giai đoạn kết thúc đàm phán-ký kết hợp đồng thu mua.
- Giai đoạn rút kinh nghiệm.
- Giai đoạn thử nghiệm
Sau khi hợp đồng được ký kết, cần thực hiện tốt khâu thực hiện hợp đồng. Trong
quá trình này luôn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn.
-Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ lâu dài.
-Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác.
1.2.3.3. Thương lượng và đặt hàng
Sau khi chọn được nhà cung cấp, cần tiến hành thương lượng và lập đơn đặt
hàng. Thường thực hiện bằng một trong hai cách sau:

Cách 1: Người mua lập đơn đặt hàng. Quá trình giao dịch bằng thư, Fax, Email...
Nếu nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng thì sẽ ký hợp đồng.
Cách 2: Người mua lập đơn đặt hàng. Quá trình đàm phán gặp mặt trực tiếp. Sau
khi chấp nhận các thỏa thuận thì hai bên tiến hành ký kết hợp đồng.
Các thông tin cần có trong đơn đặt hàng:
- Tên và địa chỉ của Công ty đặt hàng;


13

- Số, ký mã hiệu của Đơn đặt hàng;
- Thời gian lập đơn đặt hàng;
- Tên và địa chỉ của nhà cung cấp;
- Tên, chất lượng, quy cách loại nguyên liệu cần mua;
- Số lượng nguyên liệu cần mua;
- Giá cả;
- Thời gian, địa điểm giao hàng;
- Thanh toán;
- Ký tên.
1.2.3.4. Triển khai thực hiện và đánh giá kết quả
Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận, hợp đồng được ký kết, thì nhân viên
phòng thu mua sẽ thường xuyên nhắc nhở nhà cung cấp (nhắc bằng điện, Fax, Telex...)
để họ giao hàng đúng yêu cầu. Và tùy từng trường hợp cụ thể, sẽ thực hiện hàng loạt
các công việc tương ứng để thực hiện đơn hàng, hợp đồng.
Trường hợp 1: Nguồn cung cấp nội địa
Nhận hàng tại cơ sở người Bán, nhà cung cấp thì công ty sẽ đến cơ sở người bán
nhận hàng. Kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa cả về mặt số lượng và chất lượng. Kiểm tra
hóa đơn và các chứng từ khác. Đối chiếu hàng hóa với chứng từ. Sau đó, nhận hàng thanh toán và vận chuyển hàng về.
Người bán/nhà cung cấp giao hàng tại cơ sở của người mua, người đặt hàng.
Kiểm ta xem hàng được giao có phải là hàng của hãng mình không, bằng cách kiểm

tra các ghi chú của nhà cung cấp so với đơn đặt hàng. Nếu tất cả khớp thì tiến hành
bước tiếp theo sau.
Giám sát việc dỡ hàng từ phương tiện vận tải để sao cho: Hàng hóa không bị hư
hỏng. Nhận được đủ số kiện như đã ghi trên chứng từ. Kiểm tra xem hàng hóa được
giao có khớp với: Đơn đặt hàng/Hợp đồng? Các chỉ tiêu và hàng mẫu? Các ghi chú
của nhà cung cấp?
Bằng các phương pháp kiểm tra thích hợp, tiến hành kiểm tra xem Số lượng hàng
hóa được giao có đúng với đơn hàng và hóa đơn không? Chất lượng có phù hợp với
quy định không? Sau đó là ký vào các chứng từ cần thiết nếu mọi thứ đều đúng, thì ký
vào chứng từ giao hàng. Nếu chưa có đủ thời gian để kiểm tra toàn diện, thì ký vào
chứng từ và ghi thêm “chưa kiểm tra”. Nếu hàng bị hư hỏng, thì ghi rõ số hàng bị thiếu


14

hụt, hư hỏng và ký xác nhận. Đồng thời lập biên bản, yêu cầu người giao hàng ký xác
nhận.
Cuối cùng là hoàn thành những việc sau: ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho,
hiệu chỉnh lại sổ sách cho phù hợp. Kiểm tra kỹ hóa đơn và tiến hành thanh toán. Đánh
giá lại toàn bộ quá trình thu mua nguyên liệu, rút kinh nghiệm. Hoàn tất đơn đặt hàng,
lưu trữ hồ sơ.
Trường hợp 2: Nguồn cung cấp ở nước ngoài/nhập khẩu. Việc thực hiện những
công việc bước đầu của khâu thanh toán là xin giấy phép/ làm thủ tục nhập khẩu
(Theo quy định hiện hành của Nhà nước). Thuê phương tiện vận tải (Nếu nhập khẩu
theo các điều kiện EXW, FCA, FAS, FOB) để vận chuyển hàng từ cảng về tới công ty.
Mua bảo hiểm cho hàng hóa (Nếu NK theo các điều kiện EXW, FCA, FAS, FOB,
CFR, CPT). Tiếp theo công ty sẽ làm một số thủ tục liên quan như Kiểm tra chứng từNhận bộ chứng từ, làm thủ tục hải quan. nhận hàng, kiểm tra hàng nhập khẩu. Khiếu
nại/giải quyết khiếu nại (nếu có), hoàn tất thủ tục thanh toán.
Sau khi tiếp nhận nguyên vật liệu, bộ phận kho cần thực hiện tốt các công việc:
nhập kho, bảo quản (tùy theo tính chất của từng loại nguyên liệu), cung cấp nguyên

liệu cho các bộ phận có nhu cầu.
1.3. Hiệu quả công tác thu mua nguyên liệu
1.3.1. Khái niệm hiệu quả
Hiệu quả kinh tế của một hiện tượng (hoặc quá trình) kinh tế là một phạm trù
kinh tế phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực (nhân lực, tài lực, vật lực, tiền vốn) để
đạt được mục tiêu xác định (Ngô Đình Giao, 1997). Nó biểu hiện mối quan hệ tương
quan giữa kết quả thu được và toàn bộ chi phí bỏ ra để có kết quả đó, phản ánh được
chất lượng của hoạt động kinh tế đó.
Hiệu quả phản ánh mặt chất lượng của mọi hoạt động trong đời sống kinh tế,
chính trị, xã hội, khi các nguồn ngày càng trở nên khan hiếm.
Trong bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào, muốn đạt kết quả hữu ích thì
bao giờ cũng bỏ ra một lượng chi phí nhất định. Nếu như mối tương quan giữa kết quả
và chi phí theo hướng kết quả tốt hơn chi phí thì ta nói rằng hoạt động đó có hiệu quả.
Hay nói cách khác:
Hiệu quả = (Kết quả hoạt động)/(Chi phí hoạt động)
1.3.2. Hiệu quả của công tác thu mua nguyên liệu