công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại văn phòng hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân huyện

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập cuối khóa là một trong những nội dung quan trọng trong khóa học đào
tạo cử nhân hành chính của ……………. Đây là dịp để sinh viên có thể tìm hiểu, hiểu
biết hơn nữa về nền hành chính nói chung hiện nay và công tác hành chính của cơ quan
thực tập nói riêng. Đồng thời đây cũng là cơ hội để sinh viên vận dụng kiến thức đã học
vào thực tế để rèn luyện các kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính, bổ sung và nâng cao
kiến thức đã được tiếp thu trong quá trình học tập ở Học viện, tránh bị động và tạo thuận
lợi khi tiếp xúc với công việc thực tế sau này.
Ủy ban nhân dân huyện .........là trung tâm hành chính của huyện, nơi tập trung của
nhiều ban ngành, đoàn thể tổ chức quan trọng, chứa đựng nguồn thông tin lớn. Đồng thời,
việc chọn cơ quan thực tập là Ủy ban nhân dân huyện phù hợp với chuyên ngành được
đào tạo, trụ sở cơ quan lại gần nhà, đi lại thuận lợi. Bởi vậy, nó rất thuận tiện và giúp ích
cho việc tiếp cận thông tin, tiếp xúc với các mối quan hệ xã hội, tạo ra tiền đề quan trọng
cho việc hoàn thành bản cáo cáo thực tập với chất lượng tốt.
Hiện nay, trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo
và quản lý văn bản là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách
đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục
vụ cho việc quản lý và điều hành của tổ chức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm
bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy,
thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải
quyết công việc của cơ quan mình. Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành
chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin
cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn
thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực, hiệu quả của
quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Qua thời gian thực tập em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản lý văn
bản ở Ủy ban nhân dân huyện .......... Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như năng

lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác soạn thảo và
quản lý văn bản tại Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện…….”.
Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại văn phòng HĐND - UBND huyện và có
một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của Ủy ban. Do đó
em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh thần nghiêm túc nhằm
đảm bảo được yêu cầu của học viện trong quá trình thực tập ở Ủy ban nhân dân
huyện ..........

SVTT: ………………………………………………………trang 1


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

Phần 1: Báo cáo tình hình thực tập
I. Kế hoạch thực tập
Thời gian
Tuần 1 (19/2-25/2)

Nội dung thực tập
- Tiếp xúc với lãnh đạo và các chuyên viên văn phòng.
- Báo cáo Chánh văn phòng về kế hoạch thực tập.

Tuần 2 - Tuần 3
(26/2-11/3)

- Sinh viên có mặt thường xuyên tại đơn vị thực tập, chịu
sự điều hành, quản lý, phân công của cơ quan quan thực tập.
- Tìm hiểu khái quát về Văn phòng và Ủy ban nhân dân

huyện ..........
- Triển khai nghiên cứu đề tài thực tập.

Tuần 4- Tuần 6
(12/3-1/4)

- Tìm hiểu tình hình tổ chức soạn thảo và quản lý văn bản
của Văn phòng.
- Thu thập số liệu.

Tuần 7 - Tuần 8
(2/4-15/4)

- Tổng kết rút kinh nghiệm.
- Xin ý kiến nhận xét, đánh giá của lãnh đạo Văn phòng về
quá trình thực tập.
- Hoàn thành báo cáo thực tập.

II.
Những công việc cụ thể
2.1. Nghiên cứu tài liệu
- Chương IX-Hiến pháp 1992 (sửa đổi, bổ sung năm 2001) quy định về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của UBND các cấp.
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân số 31/2004/QH11, ngày 03/12/2004.
- Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
- Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản. NXB Đại học Quốc gia, Hà

Nội năm 2004.
- Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước. NXB Đại học Quốc
gia Hà Nội năm 2005.

SVTT: ………………………………………………………trang 2


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công
tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung Nghị
định số 110/2004 ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư của Chính phủ.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
- Báo cáo tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2012, phương
hướng nhiệm vụ công tác năm 2013 của Văn phòng HĐND - UBND huyện ..........
- Các số liệu của cơ quan về soạn thảo và quản lý văn bản.
2.2. Hỗ trợ cơ quan thực tập một số tác nghiệp, nghiệp vụ cụ thể
- Photo, in ấn văn bản.
- Gửi các văn bản đến các cơ quan khác.
- Soạn thảo một số văn bản đơn giản do phó văn phòng (người hướng dẫn thực tập
giao) như công văn, giấy mời họp, thông báo,…,và thường xuyên nhất là công văn.
III. Kết quả thực tập
3.1. Về kiến thức
- Hiểu biết thêm về UBND và Văn phòng HĐND - UBND huyện:
+ Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
+ Cách thức tổ chức cũng như điều hành, quản lý nhằm đem lại hiệu quả cao nhất

của cơ quan.
- Hiểu biết thêm về công việc thực tế ở Văn phòng:
+ Tính chất công việc, vai trò, vị trí của Văn phòng đối với một cơ quan quản lý
hành chính nhà nước cấp huyện.
+ Về cường độ công việc, số lượng văn bản cần quan tâm giải quyết.
+ Thái độ cần có của những người hoạt động trong ngành văn phòng.
3.2. Về kĩ năng
- Tiếp xúc và trau dồi các kĩ năng về nghiệp vụ văn phòng: soạn thảo và quản lý
văn bản.
- Kĩ năng giao tiếp trong công sở: với lãnh đạo, đồng nghiệp, với các cán bộ các
cơ quan khác.
Phần 2: Báo cáo chuyên đề thực tập
I. Tổng quan về cơ quan thực tập
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện và Văn phòng HĐND
- UBND huyện (theo quy định của pháp luật, theo quy chế của cơ quan).
SVTT: ………………………………………………………trang 3


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện
1.1.1.1. Chức năng
UBND huyện .........do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND
huyện, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của HĐND huyện, Huyện ủy .........và UBND tỉnh Kon
Tum, chấp hành nghiêm túc và thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị quyết, chủ
trương, chính sách của Huyện ủy, Ban thường vụ Huyện ủy. Có trách nhiệm báo cáo toàn
bộ hoạt động của mình với HĐND huyện, Huyện ủy, UBND tỉnh Kon Tum. Thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước về tất cả các lĩnh vực trên địa bàn huyện.

1.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện
Nhiệm, vụ và quyền hạn của UBND huyện .........được quy định cụ thể và rõ ràng
trong Luật tổ chức HĐND và UBND của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt
Nam số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 về tổ chức HĐND và UBND. UBND
huyện thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được xác định trong các lĩnh
vực cụ thể: kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai; công
nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương mại, dịch vụ và du
lịch; giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao; khoa học, công nghệ,
tài nguyên và môi trường; quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội; trong việc thực
hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; trong việc thi hành pháp luật; trong việc
xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND – UBND huyện
1.1.2.1. Chức năng của Văn phòng HĐND - UBND huyện
- Văn phòng HĐND - UBND huyện .........là cơ quan chuyên môn của UBND
huyện, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt động hàng ngày về
điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của HĐND - UBND.
- Văn phòng HĐND - UBND huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp và phối hợp
phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, TT.HĐND và UBND huyện; bố trí
công chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp TT.HĐND và UBND huyện thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua khen
thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc phòng.
- Văn phòng HĐND - UBND có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc và con dấu
riêng.
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND - UBND huyện
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND - UBND, Chủ tịch UBND
huyện đảm bảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định pháp luật của Nhà nước.

SVTT: ………………………………………………………trang 4

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND huyện, UBND và Chủ tịch
UBND huyện, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc HĐND,
UBND huyện và UBND các xã thực hiện chương trình công tác đó.
- Theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề án
(bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa,
Y tế, Giáo dục, An ninh - Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung,
hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án và thẩm tra các đề án đó.
- Tổ chức việc công bố, truyền đạt các quy định của Pháp luật, Nghị quyết của
HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND huyện và của cấp trên đến các ngành, các cấp và
Chủ tịch UBND huyện theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong huyện thực
hiện Nghị định, Quyết định, Chỉ thị đó.
- Tổ chức phục vụ hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp UBND huyện, các
cuộc họp và làm việc của TT. HĐND huyện, Chủ tịch UBND huyện với các cơ quan, các
ban của HĐND và cơ quan chuyên môn thuộc huyện, các Đoàn thể với Chủ tịch HĐND UBND cấp xã với đại biểu HĐND tỉnh.
- Quản lý, tổ chức biên chế, cán bộ công chức hành chính, tài sản của Văn phòng
theo quy định của Nhà nước.
- Ngoài ra, Văn phòng HĐND - UBND huyện còn có trách nhiệm giúp đỡ Văn
phòng HĐND - UBND các xã về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng.
1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND và Văn phòng HĐND - UBND huyện.
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện

PHÓ CHỦ TỊCH
VĂN XÃ
PHÒNG
Y TẾ

Phòng
DS TRẺ
EM

BAN
DÂN
TỘC
TÔN
GIÁO

PHÓ CHỦ TỊCH
NÔNG NGHIỆP
TN MT

THỐNG
KÊ

PHÒNG
PHÒNG
PHÒNG
LĐ-TBNỘI
VỤ
THANH 5
SVTT: ………………………………………………………trang
XH
TRA

PHÓ CHỦ TỊCH
CÔNG NGHIỆP

KT
HT

PHÒNG
TƯ
PHÁCH

Ủ

TC
KH

VĂN
PHÒNG


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện .........gồm 1 Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch và các
phòng ban chuyên môn trực thuộc (12 phòng ban): Văn phòng, Phòng Tài nguyên Môi
trường, Phòng Kinh tế - Hạ Tầng, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động - Thương binh - Xã
hội, Phòng Tài chính - Kế hoạch, Phòng Tư pháp, Phòng Thống kê, Phòng Y tế, Ban Dân
tộc Tôn giáo, Phòng Dân số và Trẻ em, Phòng Thanh tra.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện
Văn phòng HĐND - UBND huyện có Chánh Văn phòng và 2 Phó Văn phòng (phụ
trách lĩnh vực Văn hóa – Xã hội và phụ trách lĩnh vực kinh tế) giúp việc cho Chánh Văn
phòng.
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Văn phòng phân công nhiệm vụ thành

các bộ phận sau: Tổng hợp, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán
– Tài vụ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND-UBND huyện

Chánh Văn phòng

Phó Văn phòng

Phó Văn phòng

(Văn hóa – Xã hội)

(Kinh tế)

Bộ phận
Tổng hợp

Bộ phận
Kế toán

Bộ phận
Văn thư

Bộ phận tiếp
nhận và trả
kết quả

1.3. Nhân sự
1.3.1. Nhân sự của Ủy ban nhân dân huyện
UBND huyện .........gồm 1 Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch và các phòng ban chuyên môn

trực thuộc (12 phòng ban).
UBND huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tập thể đi đôi
với phát huy trách nhiệm cá nhân của từng thành viên UBND huyện, thảo luận tập thể và
quyết định theo đa số, đảm bảo phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND; đồng thời đề
cao trách nhiệm cá nhân của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND huyện.
1.3.2. Nhân sự của Văn phòng HĐND - UBND huyện
SVTT: ………………………………………………………trang 6


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

Văn phòng HĐND - UBND huyện có Chánh Văn phòng và 2 Phó Văn phòng (phụ
trách lĩnh vực Văn hóa - Xã hội và phụ trách lĩnh vực kinh tế) giúp việc cho Chánh Văn
phòng. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện về việc thực
hiện nhiệm vụ của Văn phòng. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Chánh Văn phòng do Chủ
tịch UBND huyện quyết định sau khi thống nhất với TT.HĐND huyện. Việc bổ nhiệm,
miễn nhiệm các Phó Văn phòng do chủ tịch UBND huyện quyết định theo sự đề nghị của
Chánh Văn phòng và sau khi đã thống nhất.
Văn phòng HĐND – UBND có 4 bộ phận giúp việc: Tổng hợp, Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán - Tài vụ.
1.4. Về quan hệ công tác của Ủy ban với các tổ chức chính trị -xã hội, cấp
trên, cấp dưới.
- Quan hệ công tác với UBND tỉnh và các ngành chức năng của tỉnh: UBND
huyện chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, có trách nhiệm chấp hành mọi văn bản
của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh; thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất theo chế độ
quy định hoặc theo yêu cầu của UBND tỉnh.
- Quan hệ công tác với Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy: UBND huyện chấp
hành nghiêm túc và tổ chức thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị quyết,chủ trương,

chính sách và các quy định của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy; báo cáo kịp thời
với Ban Thường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy về kết quả tổ chức thực hiện các
Nghị quyết, chủ trương, chính sách, quy định của Đảng.
- Quan hệ công tác với Thường trực HĐND huyện: UBND huyện phối hợp chặt
chẽ với Thường trực HĐND huyện trong việc chuẩn bị chương trình và nội dung làm
việc của kỳ họp HĐND, các báo cáo, các đề án của UBND huyện trình HĐND huyện;
giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện Nghị quyết HĐND,, các ban
HĐND huyện và trả lời chất vấn của đại biểu HĐND huyện.
- Quan hệ công tác với Ủy ban Mặt trận tổ quốc huyện và các đoàn thể nhân dân:
UBND huyện phối hợp chặt chẽ với Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể
nhân dân huyện cùng chăm lo, bảo vệ lợi ích chính đáng của nhân dân; tuyên truyền, giáo
dục, vận động nhân dân tham gia xây dựng, củng cố chính quyền vững mạnh, tự giác
thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng , chính sách, pháp luật của Nhà nước.
- UBND huyện trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức, đơn vị đứng trên địa
bàn huyện:
+ UBND huyện thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với các cơ
quan, tổ chức đơn vị đứng trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật;
+ UBND huyện tạo mọi điều kiện thuận lợi để các cơ quan, tổ chức, đơn vị có trụ
sở đứng trên địa bàn huyện thực hiện tốt nhiệm vụ được giao;
1.5. Một số quy trình thủ tục của Văn phòng HĐND - UBND huyện

SVTT: ………………………………………………………trang 7


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

- Quyết định số 05/2011/QĐ-UBND ngày 25 tháng 02 năm 2011 của UBND
huyện ban hành Quy định về việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, cơ chế

một cửa liên thông tại UBND huyện.
- Quyết định số 02/2012/QĐ-UBND ngày 06 tháng 5 năm 2012 của UBND huyện
về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 05/2011/QĐ-UBND ngày 25
tháng 02 năm 2011 của UBND huyện.
II. Tổng quan về chuyên đề báo cáo
2.1. Cơ sở lý luận
2.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính
2.1.1.1 . Khái niệm văn bản
Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,
… được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức
chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý, điều
hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư,
Báo cáo, Tờ trình, Đề án… đều được gọi là văn bản. Khái niệm này được sử dụng rộng
rãi trong các cơ quan, tổ chức.
2.1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ quan
nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo một
trình tự, thủ tục và hình thức do luật định, mang tính quyền lực Nhà nước và làm phát
sinh các hệ quả pháp ký cụ thể trong quá trình thực hiện chúng.
Do đó, có thể hiểu VBQLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành văn
(được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình
tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước
qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức
và công dân.
2.1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính
Theo nghĩa rộng từ hành chính “thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành
luật pháp, chính sách của Nhà nước”. Với nghĩa này, văn bản hành chính là văn bản viết
hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp
hành luật pháp, chính sách của Nhà nước. Trong thời đại hiện nay, văn bản hành chính
có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim nhựa, trên băng từ hoặc trong các file điện

tử; nhưng hình thức phổ thông nhất là in trên giấy.
2.1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Có ba hình thức cơ bản:
2.1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà
SVTT: ………………………………………………………trang 8


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ
nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày năm 2008).
2.1.2.2. Văn bản hành chính
2.1.2.2.1. Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành
nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ
thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ
chức.
Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại chính:
- Văn bản không có tên loại: công văn;
- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình,
kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy
nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
2.1.2.2.2. Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết định quản lý
do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những
quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình

nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
VBHCCB thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động phong trào thi
đua, biểu dương người tốt việc tốt…
2.1.2.3 Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của
một sốn cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ
chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơ
quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng.
Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như:
tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…
2.1.3. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ yếu sau đây:
2.1.3.1. Chức năng thông tin
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiện chuyển tải
quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành bộ máy của
các cơ quan, tổ chức. Thông tin dạng này được gọi là thông tin văn bản. Trên thực tế, giá
trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ
chức có thể hoạt động đúng hướng, đúng chức năng có hiệu quả.
SVTT: ………………………………………………………trang 9


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

2.1.3.2. Chức năng pháp lý
Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau:
- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật được
hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;

- Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việc
của cơ quan, tổ chức Nhà nước.
Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các quan hệ
pháp luật trong hoạt động quản lý.
2.1.3.3. Chức năng quản lý
Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra các
quy định mới đúng pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp
dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xác
đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ quan, tổ
chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà nước nói chung.
Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn có một số
chức năng khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loại văn bản nói chung.
2.1.4. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước
2.1.4.1. Yêu cầu về nội dung
Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu
cầu:
Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõ các
vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cần thiết của
việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế nào. Tính mục đích của văn bản
phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban
hành.
Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính
dự báo cao.
- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic.
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấu
thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung.
- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề.
Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân
có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ phù

hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến
nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản.
SVTT: ………………………………………………………trang 10


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở
những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi
hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật
Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự kết hợp
đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng, tính nhân dân,
tính khoa học, tính quy phạm thì văn bản không có khả năng thực thi.
2.1.4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập và
trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn
bản.
Tại điều 5 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004(đã được sửa đổi, bổ sung
tại Nghị định 09/2010/NĐ-CP) của Chính phủ về công tác văn thư đã quy định thể thức
văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc
hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày,
tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn
bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi
nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
2.1.4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ

Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn ngữ
có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp của hoạt
động pháp luật và hành chính.
Sử dụng văn phong hành chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà
nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính
phổ thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng,
lịch sự.
2.1.4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong
văn bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể
trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu.
2.2. Thực trạng công tác tổ chức soạn thảo, quản lý và giải quyết văn bản tại
Văn phòng HĐND&UBND huyện .........
2.2.1 Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND huyện cơ
bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn
bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết các công việc của
SVTT: ………………………………………………………trang 11


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

mình, văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết
định quản lý.
Nhiệm vụ của Văn phòng: là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc và hậu
cần cho Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND huyện, nên các văn bản được soạn thảo
chủ yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng thường soạn
thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông

báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,
công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy
nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển. Tùy mỗi nhiệm
vụ cụ thể mà các chuyên viên soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự chỉ đạo, hướng
dẫn của Chánh Văn phòng mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản
hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính…
Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2012, phương
hướng nhiệm vụ công tác năm 2013 của Văn phòng, trong năm 2012 Văn phòng đã tham
mưu cho lãnh đạo ban hành trên 3698 Quyết định, 135 Thông báo, 176 Báo cáo, 17 Chỉ
thị. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng đã đảm bảo
theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004, Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/ 2010 sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư và Thông tư số 01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào
trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng bao
gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi chuyên viên được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình
thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá khứ,
thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản Thông tư số 01/2011/TTBNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ
quan, Chánh Văn phòng việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có
liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa
chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết

định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
SVTT: ………………………………………………………trang 12


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh máy phải giữ
bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định của
người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của bản thảo đã được
duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc người thảo văn bản biết để
kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo.
Chánh Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan
quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ
thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy
định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư thực
hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

- Đăng ký vào sổ công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản đã
làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là
ngày làm việc tiếp theo.
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tại
văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
- lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
Việc soạn thảo văn bản ở Văn phòng UBND huyện cũng dựa trên các nguyên tắc
cơ bản như sau:
Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp
luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân (phạm vi đối tượng
và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…). Ngoài ra, văn
bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản
phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật
trình bày.
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
SVTT: ………………………………………………………trang 13


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không làm
người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo một trình tự hợp lý, ý
trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ
ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý hoặc lạc đề.
Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội

dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực thi,
phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện thực.
Văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối với UBND huyện, các văn bản được
soạn thảo đúng trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp luật sẽ
là cơ sở quan trọng cho các quyết định của huyện được đảm bảo hơn. Tuy nhiên, vấn đề
đặt ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Thời
gian năm 2012 Văn phòng đã soạn thảo được 3698 Quyết định, nhưng không phải tất cả
các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại
những nội dung như: sửa đổi quyết định cũ của UBND đã ban hành; chuyển mục đích sử
dụng đất đối với các xã trên địa bàn huyện …
Do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo văn bản là cần
phải xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn, chính xác, không trái
pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền ban hành văn bản; hình thức
tuân thủ theo quy định... Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và chất lượng của văn
bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quyết các công việc cụ thể của UBND
huyện ..........
2.2.2 Tình hình quản lý và giải quyết văn bản tại Văn phòng
Theo khái niệm chung: công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng,
ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu
trong các cơ quan tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính
sách của Đảng và Nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các
cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Do đó, ta có thể thấy được công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động
của cơ quan, tổ chức. Công tác này giúp cho việc giải quyết công việc nhanh chóng,
chính xác đúng quy định, đúng nguyên tắc; góp phần tiết kiệm công sức, tiền của, thời
gian; góp phần giữ gìn bí mật, giữ gìn những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo; là tiền
đề lưu trữ văn bản theo quy định của pháp luật.
Văn bản của Văn phòng HĐND - UBND huyện được quản lý tại Bộ phận Văn thư

của cơ quan. Bộ phận văn thư có chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lý toàn bộ hoạt
động hành chính (Hành chính, Văn thư) của Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu
quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện.

SVTT: ………………………………………………………trang 14


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

Việc quản lý văn bản của bộ phận văn thư hiện nay đã và đang đảm bảo được các
yêu cầu về trình tự, thủ tục đã được quy định cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung Nghị định
số 110/2004 ngày 08/4/2004 về công tác văn thư của Chính phủ. Trong báo cáo của Văn
phòng UBND huyện năm 2012 bộ phận văn thư cơ quan đã nhận được 5673 văn bản đến
và chuyển trên 2543 văn bản đi, tiếp nhận 234 mật đến, ban hành 48 mật và 197 văn bản
nội bộ, ngoài ra còn thực hiện sao y hàng trăm loại tài liệu, văn bản khác.
Tại văn phòng HĐND - UBND huyện thì công tác tổ chức quản lý văn bản tương
đối chặt chẽ. Việc quản lý văn bản trong đơn vị được thống nhất, đảm bảo yêu cầu chính
xác, kịp thời, bảo mật.
2.2.2.1 Đối với văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ do đơn vị đó nhận được từ nơi khác gửi
đến. Nhìn chung số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều, cho nên văn bản đến có
ngày, tháng, năm nào thì nhân viên Văn thư xếp lại thành giấy nhỏ trên tập công văn và
ghi ngày, tháng, năm văn bản đến. Tất cả các tập này được để trong bìa cứng và ghi bên
ngoài tên loại văn bản đựng trong. Sau mỗi năm nhân viên Văn thư cất vào một tủ gọi là
tủ đựng hồ sơ, tài liệu.
Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND huyện .........tuân theo trình
tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định 110/2004 và sửa đổi, bổ sung tại

Nghị định 09/2010, bao gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến: mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ yếu là qua đường
bưu điện, các cơ quan, đơn vị khác tự đưa đến, một số ít còn lại là gửi trực tiếp bằng Fax.
Khi tiếp nhận văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, nhân viên Văn thư trực tiếp nhận văn bản
và kiểm tra ngay xem văn bản có phải gửi đến đúng cơ quan mình hay không, kiểm tra số
lượng đã đủ chưa và kiểm tra phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách không.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: sau khi nhận văn bản đến, cần phải phân loại
sơ bộ loại nào phải đăng ký (tất cả các công văn, giấy tờ gửi cơ quan, gửi cho thủ trưởng
cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan), loại nào không phải đăng
ký (tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin). Sau khi bóc bì công văn, nhân viên
Văn thư tiến hành đóng dấu đến từng công văn, dấu đến được đóng vào góc trái, trang
đầu dưới số và ký hiệu văn bản.
Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến: nhằm xác định văn bản đó đã được chuyển
đến cơ quan vào ngày nào để giúp dễ dàng vào sổ công văn đến và lưu trữ văn bản.
Mẫu dấu đến của Văn phòng HĐND-UBND huyện .........: (phụ lục: phần 1 - Phụ
lục III)
Đăng ký công văn đến: do số lượng công văn đến Văn phòng HĐND - UBND
huyện nhiều nên văn thư lập 4 sổ đăng ký công văn đến như sau:
SVTT: ………………………………………………………trang 15


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

- Sổ đăng ký công văn các cơ quan Trung ương và Tỉnh bạn gửi đến (ký hiệu sổ
A).
- Sổ đăng ký công văn của khối Đảng gửi đến cho Thường trực HĐND của Ủy ban
(ký hiệu sổ B).

- Sổ đăng ký công văn của khối chính quyền Nhà nước (ký hiệu sổ C).
- Sổ đăng ký đơn thư khiếu nai, tố cáo (ký hiệu sổ D).
Theo phụ lục IV về “sổ đăng ký văn bản đến” (Kèm theo Công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)
Phần đăng ký văn bản đến: được trình bày trên trang giấy A3 (420mm x 297mm),
bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
Số

Ngày
đến

đến

(1)

(2)

Tác giả

(3)

tháng

Tên loại và
trích yếu
nội dung

Đơn vị
hoặc
người

nhận

(5)

(6)

(7)

Số, ký

Ngày

hiệu
(4)

Mẫu sổ: sổ phải được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm

Tên cơ quan chủ quản……………
Tên đơn vị:………………

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20….

Từ ngày…..đến ngày…..
Từ số…….đến số…….
SVTT: ………………………………………………………trang 16

Quyển số:……

Ký

Ghi

nhận

Chú

(8)

(9)


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho
người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
trách nhiệm (người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Chuyển giao văn bản đến: văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá
nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản
đến cần đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ. Cán bộ văn thư
của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn
bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến
phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị,
văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Lãnh đạo UBND có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Các Phó
chủ tịch UBND huyện được giao trực tiếp giải quyết những văn bản đến theo sự ủy

nhiệm của Chủ tịch UBND huyện và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân
công phụ trách. Căn cứ nội dung văn bản đến lãnh đạo cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá
nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến
theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan.
Lãnh đạo cơ quan có thể giao Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách
nhiệm thực hiện những công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến, báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp.
- Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Trong công tác quản lý văn bản đến của UBND huyện ........., bộ phận văn thư của
Văn phòng HĐND - UBND huyện đóng một vai trò rất quan trọng. Việc đảm bảo quản lý
văn bản đến cơ quan một cách thống nhất, nhanh chóng và kịp thời nhất cung cấp thông
tin cho các quyết định hành chính của Văn phòng nói riêng và của UBND huyện nói
chung.
2.2.2.2 Đối với văn bản đi
Tất cả các văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở
bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi. Trình tự
SVTT: ………………………………………………………trang 17


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

quản lý văn bản đi của văn thư văn phòng HĐND - UBND huyện cơ bản đã tuân thủ theo
các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2008 và Nghị định 09/2010/NĐCP ngày 08/02/2010 của Chính Phủ về công tác văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết
về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư
Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005.
Theo đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn,
Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị…. mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay

một tổ chức nào đó để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó
Chủ tịch hoặc người có thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn
thư đăng ký, đóng dấu. Tất cả các công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại. Khi ghi
ngày, tháng, năm văn bản các ngày dưới 10 và các tháng dưới 3 phải được thêm số 0 vào
phía trước.
Cụ thể trình tự các bước quản lý văn bản đi của Văn phòng HĐND – UBND
huyện được tuân theo thứ tự như sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và
ngày , tháng, năm của văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm
tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải
kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Sau khi văn bản được
kiểm tra đảm bảo các yêu cầu về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày cán bộ văn thư
thực hiện ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản. Việc đánh số văn bản hành chính
được thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8, Chương 2 của Thông tư số
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính. Văn bản đã hoàn chỉnh ghi số, tùy theo yêu cầu mà cần phải nhân bản ra bao
nhiêu bản cho quá trình giải quyết công việc. Văn bản đi được nhân bản theo đúng số
lượng và thời gian quy định.
Bước 2: Đóng dấu cơ quan
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản
chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Cán bộ Văn thư phải vào sổ tất cả các loại công văn được gửi đi. Đối với UBND
huyện do cơ quan ban hành nhiều công văn, giấy tờ nên đã lập nhiều sổ đăng ký công văn
đi, để tiện cho việc ban hành văn bản dễ dàng và nhanh chóng hơn:
- 01 sổ đăng ký Quyết định.
- 01 sổ đăng ký các loại công văn thường.
- 01 sổ đăng ký thư mời.

SVTT: ………………………………………………………trang 18


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

- 01 sổ đăng ký phiếu chuyển.
- 01 sổ đăng ký báo cáo.
Mẫu sổ đăng ký “Công văn đi” của UBND huyện .........được trình bày:
Mẫu sổ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Cơ quan:………………………………………
Năm: ………………………………………….

SỔ ĐĂNG KÝ

CÔNG VĂN ĐI

Từ số:……….đến số:…………
Từ ngày:…./…../…….đến ngày:…./…./…….

Theo phụ lục V về “sổ đăng ký văn bản đi” ( Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW
ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ): Bìa và trang đầu của
sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên
gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”.
Phần đăng ký văn bản đi: Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy

khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Số, ký
hiệu văn
bản

Ngày
tháng
văn bản

Tên loại và
trích yếu nội
dung văn
bản

Người
ký

Nơi nhận
văn bản

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Đơn vị,
Số
người
lượng
nhận bản bản
lưu
(6)

(7)

Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

SVTT: ………………………………………………………trang 19

Ghi
chú

(8)


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

Văn bản đi phải được hoàn chỉnh thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày
văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi có thể được
chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Bước 5: Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan và
một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ

tự đăng ký. Đặc biệt việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có
đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước.
Có thể thấy được các văn bản đi của cơ quan nói chung, của Văn phòng nói riêng
sẽ là những cơ sở pháp lý quan trọng, là những thông tin phản ánh được trách nhiệm,
nhiệm vụ mà cơ quan đang quan tâm, giải quyết. Việc quản lý các văn bản đi sẽ góp phần
đảm bảo được yêu cầu thông tin cho quản lý, cho các quyết định và biểu hiện được hiệu
quả giải quyết các công việc cụ thể của cơ quan. Do đó, chúng ta cần quan tâm hơn nữa
đối với công tác quản lý văn bản đi để nâng cao hơn nữa hiệu quả các quyết định hành
chính.
2.2.2.3. Đối với văn bản mật
2.2.2.3.1. Tình hình tổ chức quản lý
- Về số lượng văn bản mật
+ Đối với văn bản mật đến:
Năm 2012, Văn phòng HĐND - UBND huyện đã tiếp nhận 234 văn bản mật đến.
+ Đối với văn bản mật phát hành:
Năm 2012, Văn phòng HĐND - UBND huyện đã phát hành 48 văn bản mật.
- Về nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản mật
Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà
nước, theo quy định tại Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000.
- Đăng kí văn bản mật: chỉ được sử dụng một sổ đăng kí, có thể dùng cho nhiều
năm.
- Phân phối văn bản mật: lập sổ chuyển giao văn bản mật phải gọi người liên quan
tới tận nơi nhận và kí tên xác nhận.
- Văn thư có nhiệm vụ đưa văn bản mật vào kho lưu trữ trong tủ kín, hòm sắt… và
bảo đảm an toàn về độ mật.
2.2.2.3.2. Tình hình tổ chức giải quyết
- Tổ chức giải quyết văn bản mật đến được thực hiện theo quy trình sau:

SVTT: ………………………………………………………trang 20

BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

Sau khi tiếp nhận văn bản mật đến, cán bộ văn thư tiến hành vào “ Sổ đăng kí văn
bản mật đến”, sau đó chuyển ngay cho Chánh văn phòng xử lý. Việc chuyển giao, giải
quyết và lưu văn bản mật đến được thực hiện nghiêm túc, đảm bảo không để lộ bí mật
nhà nước.
Với nhu cầu quản lý hành chính của huyện, hằng năm Văn phòng HĐND - UBND
huyện chỉ ban hành văn bản có độ mật, chủ yếu đề cập tới vấn đề tôn giáo, quân sự, an
ninh.
Các văn bản mật được soạn thảo trên máy tính không nối mạng internet (đảm bảo
độ an toàn cho văn bản). Sau khi văn bản mật được ký ban hành, cán bộ văn thư có trách
nhiệm đăng ký văn bản vào “ Sổ đăng ký văn bản mật đi” và đóng dấu cơ quan, làm thủ
tục chuyển phát văn bản theo đúng quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước năm
2000.
Việc nhân văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 điều 8 của Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
2.2.2.4 Đối với văn bản nội bộ
2.2.2.4.1 Tình hình tổ chức quản lý
Văn bản nội bộ là các văn bản do chính cơ quan, đơn vị trong cơ quan ban hành,
gửi cho các đơn vị trong nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và để trao đổi
công việc.
Phân loại: Quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy mời, sổ sao văn bản…
Yêu cầu: giải quyết nhanh chóng, đúng thủ tục
- Về số lượng văn bản nội bộ
Năm 2012, Văn phòng HĐND - UBND huyện đã ban hành 197 văn bản.

- Về nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản nội bộ
Đảm bảo đáp ứng được yêu cầu công việc của cán bộ, công chức trong cơ quan;
đúng quy định của pháp luật.
2.2.2.4.2 Tình hình tổ chức giải quyết
Nhìn chung, văn bản nội bộ thường có các nội dung chủ yếu như: khen thưởng,
quy chế chi tiêu nội bộ, các vấn đề về nhân sự…
Các cán bộ, công chức có trách nhiệm soạn thảo văn bản nội bộ dựa vào Thông tư
số 01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
Về cơ bản, việc phát hành văn bản nội bộ cũng được thực hiện giống như đối với
văn bản đi:
SVTT: ………………………………………………………trang 21


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

- Khi nhận được văn bản nội bộ, cán bộ văn thư tiến hành các bước như kiểm tra
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
- Ghi số, ký hiệu, ngày tháng của văn bản, đóng dấu cơ quan.
- Đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản nội bộ.
- Làm thủ tục, chuyển phát văn bản đến các cán bộ, công chức trong cơ quan.
- Lưu văn bản.
2.3. Đánh giá công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng HĐND UBND huyện .........
2.3.1 Ưu điểm
Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng HĐND - UBND huyện đã
nêu ở trên một phần thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động ban hành, ra
quyết định của Văn phòng nói riêng và của UBND huyện nói chung. Đạt được những
thành tựu như trên trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản là những bước tiến mới,

hướng đi mới trong quá trình quản lý, điều hành của Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ
cơ bản của mình. Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết công việc khi soạn
thảo và ban hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố quan trọng cung cấp thông
tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Một văn bản được soạn thảo và quản lý một cách
chặt chẽ, thống nhất tại Văn phòng. Trong thời gian qua Văn phòng làm tốt nhiệm vụ này,
văn bản giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, đảm bảo không để sót, thất lạc văn bản,
phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND huyện.
2.3.2 Nhược điểm
Bên cạnh những kết quả đạt được như trên, công tác soạn thảo và quản lý văn bản
của Văn phòng UBND huyện vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, hạn chế sau:
2.3.2.1 Đối với công tác soạn thảo văn bản
-Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản cả về nội dung lẫn hình thức của cơ
quan soạn thảo của Văn phòng còn chưa thống nhất. Nội dung quy định trong các văn
bản đã được soạn thảo có tình khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây
dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế. Như vậy, hạn chế này không phải là
nhỏ, đòi hỏi Văn phòng UBND huyện quan tâm chỉ đạo các bộ phận chuyên môn, chú
trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện các quy định về công tác
soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước.
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: Các chủ thể, cơ quan được giao
soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các
đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa
lại dự thảo trước khi trình còn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành
văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản của các bộ phận chưa được
SVTT: ………………………………………………………trang 22


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

tiến hành thường xuyên. Hệ quả là làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện văn
bản.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là
ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ,
định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Văn
phòng chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc
thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư số
01/2011 của Bộ Nội vụ. Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản
quản lý của mình.
- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng
vẫn còn tồn tại một số lỗi chủ quan của người soạn thảo về nội dung của văn bản như: sử
dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự
tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng…
2.3.2.2 Đối với công tác quản lý văn bản
- Việc quản lý các văn bản đến, đi của cơ quan vẫn còn thực hiện bằng thủ công,
khi tiếp nhận công văn đến bộ phận văn thư vẫn phải ghi vào sổ và thực hiện lưu trên
máy vi tính tiện cho việc tra cứu. Điều này sẽ đảm bảo được tính hệ thống, chặt chẽ về
quản lý văn bản thế nhưng thiết nghĩ cần phải hiện đại hóa công tác văn thư hơn nữa đê
có thể xây dựng được một hệ thống quản lý văn bản hiện đại, thống nhất hơn nâng cao
hiệu quả thông tin của Văn phòng.
- Bộ phận văn thư cơ quan có 3 cán bộ với yêu cầu của công việc có khối lượng
lớn nhiều khi giải quyết chưa được nhanh chóng kịp thời, gây ảnh hưởng không nhỏ đến
các quyết định quản lý của cơ quan. Do đó, vần đề đặt ra là cần nâng cao hơn nữa chuyên
môn nghiệp vụ của bộ phận văn thư, phân chia nhiệm vụ cụ thể hơn nữa nhằm giải quyết
các công việc một cách có hệ thống, hiệu quả hơn.
- Các phương tiện để bảo quản tài liệu còn thiếu như máy hút ẩm, bình chữa
cháy… dẫn đến tài liệu vẫn chưa được bảo quản tốt nhất.
2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo và quản lý văn bản: các phương
tiện được sử dụng vào quá trình cơ giới hóa và tự động hóa việc soạn thảo và quản lý văn

bản chưa đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay. Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết
bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc
bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu và đang ở mức lạc hậu.
- Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước của chúng ta thể hiện rõ của cơ chế quan
liêu, bao cấp cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được
ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin
chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa, không có hiệu lực.
SVTT: ………………………………………………………trang 23


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

- Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức các bộ phận quản lý
lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của bộ phận văn thư
trong việc cải tiến công tác lưu trữ. Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế về công tác
văn thư phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng rõ ràng các phương tiện kỹ thuật
hiện đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.
- Số lượng biên chế của Văn phòng còn thiếu, nhất là biên chế cho bộ phận nghiên
cứu tổng hợp (thiếu chuyên viên nghiên cứu), mỗi chuyên viên theo dõi quá nhiều lĩnh
vực dẫn đến công việc quá tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu về ngành và
lĩnh vực được giao.
2.4. Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và
quản lý văn bản của Văn phòng HĐND - UBND huyện .........
2.4.1 Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo.
2.4.1.1 Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản
Văn phòng HĐND - UBND huyện .........chủ yếu ban hành các văn bản hành chính
thông thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá
nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của

Văn phòng UBND huyện là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp
pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất
lượng của một văn bản.
Tại UBND huyện, cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ thể, chi tiết
về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết các văn bản quản lý nhà
nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa
trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này
bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định tên
loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản
thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến
chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý
kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt.
2.4.1.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản

SVTT: ………………………………………………………trang 24


BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: …………………..

Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu cấp
thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành khi soạn thảo văn bản. Có những quy
định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần

trách nhiệm trong quá trình thực hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một
cách phù hợp, công bằng giữa các cá nhân với nhau, tránh sự quan liêu, hách dịch. Trong
quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý về
việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính thông thường.
2.4.1.3 Đảm bảo về nội dung của văn bản
Hạn chế về nội dung của văn bản quản lý nhà nước do Văn phòng HĐND - UBND
huyện soạn thảo và ban hành không phải là nhỏ. Cấu trúc của văn bản không chỉ là giàn
ý, đề cương mà cấu trúc của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức. Để thực hiện
được tính thống nhất về cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để hình
thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ. Đối với kỹ năng sử dụng
phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn và chính xác
phong cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó về tính chính
xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khuôn mẫu; tính lịch sự,
văn hóa.
2.4.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo văn bản
Đối với cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn
thảo văn bản : cần phải tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn,
nghiệp vụ công tác văn bản. Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi, hỗ trợ đối với đội
ngũ cán bộ công chức này.
Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo văn bản: cần phải cập nhật liên
tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo, quản lý văn bản của các cơ
quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành và
tăng cường trách trong công tác của mình.
2.4.1.5 Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật
Mục đích của công tác này nhằm phát hiện những văn bản có nội dung trái pháp
luật để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính
hợp hiến, hợp pháp và thống nhất của hệ thống pháp luật. Đồng thời, kiến nghị cơ quan,
người có thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền đã ban
hành văn bản.
2.4.2 Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý văn

bản.
2.4.2.1 Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư
Quá trình quản lý văn bản cũng cần được coi trọng, quan tâm một cách đúng mực.
Việc thanh tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan khi phát hiện
những sai trái của văn thư trong thực hiện công tác quản lý văn bản của mình. Thanh tra,
SVTT: ………………………………………………………trang 25