Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần PYMEPHARCO

i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Phạm Lê Hoài


ii

MỤC LỤC
1. Tính cấp thiết của đề tài................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu......................................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.................................................................3
4. Phương pháp nghiên cứu...............................................................................3
5. Bố cục của đề tài...........................................................................................3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu.......................................................................3
CHƯƠNG 1......................................................................................................9
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN..................................................9
Ở CÁC DOANH NGHIỆP.............................................................................9
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN..........9
1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN................................................................................................15
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1..............................................................................39
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO.....................41
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU

TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
PYMEPARCO.................................................................................................51
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2..............................................................................76
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO..................................................................78
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN PYMEPHARCO...........................................................................78


iii

3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG
TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN PYMERPHARCO......................................................80
3.3. ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMERPHARCO
.......................................................................................................................108
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3............................................................................109
KẾT LUẬN..................................................................................................109
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................111
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN
PHỤ LỤC


iv

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Viết tắt

Nguyên văn

1

BYT

Bộ Y tế

2

BTC

Bộ Tài chính

3

CNTT

4

DN

Doanh nghiệp

5

ERP

Enterprise Resource Planning

6

FEFO

First Expired First Out - Hạn trước - xuất trước

7

GTGT

Giá trị gia tăng

8

GDP

Good Distribution Practices - Thực hành tốt
phân phối thuốc

9

GLP

Good Laboratory Practice - Hệ thống an toàn
chất lượng phòng thí nghiệm

10

GPP

Good Pharmacy Practices - Thực hành tốt quản
lý nhà thuốc

11

GMP

Good Manufacturing Practice – Tiêu chuẩn thực
hành sản xuất tốt

12

GSP

Good Storage Practices quản thuốc

13

PYMEPHARCO

14

TK

15

UBND

Công nghệ thông tin

Thực hành tốt bảo

Công ty cổ phần PYMEPHARCO
Tài khoản
Ủy ban nhân dân


v

DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
bảng
1.1
1.2
2.1
2.2
3.1
3.2
3.3

Tên bảng

Trang

Mô tả hoạt động chủ yếu của các chu trình

Các rủi ro, sai sót, gian lận thường gặp và biện pháp kiểm

13

soát trong chu trình bán hàng và thu tiền
Kết quả hoạt động qua các năm
Mô tả thực trạng các tập tin danh mục
Mô tả hoàn thiện các tập tin danh mục
Mô tả hoàn thiện mã khách hàng
Mô tả hoàn thiện mã hàng hóa

38
44
56
89
91
92

DANH MỤC CÁC HÌNH


vi

Số hiệu
hình
1.1
1.2
1.3

Tên hình

Trang

Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
Quy trình kế toán trong doanh nghiệp
Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ

10
11
12

1.4

thống thông tin khác trong doanh nghiệp
Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng và

18

1.5

thu tiền
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng và

1.6
1.7
1.8
2.1
2.2
2.3
2.4

2.5
2.6
2.7

thu tiền
Tổ chức thông tin trong quy trình xử lý bán hàng
Tổ chức thông tin trong quy trình giao hàng
Tổ chức thông tin trong quy trình lập hóa đơn
Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty
Sơ đồ quy trình luân chuyển nghiệp vụ bán hàng
Sơ đồ quy trình luân chuyển nghiệp vụ thu tiền
Thực trạng tổ chức thông tin quy trình lập hóa đơn
Thực trạng tổ chức thông tin quy trình quản lý công nợ
Thực trạng tổ chức thông tin quy trình thu tiền bán

25
26
29
32
47
50
53
54
65
68

3.1
3.2

hàng
Sơ đồ tiến trình quy trình bán hàng và thu tiền
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của quy trình xử lý đơn đặt

70
83
93

3.3

hàng
Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình xử lý đặt

3.4
3.5
3.6
3.7

hàng
Mẫu lệnh bán hàng (kiêm phiếu xuất kho)
Mẫu đơn đặt hàng
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của quy trình giao hàng
Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình xử lý giao

94
96
97
98

3.8

3.9

hàng
Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của quy trình lập hóa đơn
Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình lập hóa

99
100

3.10

đơn
Báo cáo thực hiện hợp đồng

101
103


vii

3.11
3.12
3.13

Báo cáo tình hình chi tiết thực hiện theo hợp đồng
Báo cáo chi tiết tình hình thực hiện đơn hàng
Hoàn thiện kiểm soát tổ chức thông tin trong chu trình

104
104

bán hàng và thu tiền

106


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Công ty Cổ phần Pymepharco là doanh nghiệp nhà nước hạng 1 được
thành lập năm 1989 và được cổ phần hóa năm 2006. Công ty chuyên sản xuất
thuốc tân dược; Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh mua bán các loại
thuốc tân dược, vật tư, hóa chất và trang thiết bị y tế, nguyên liệu sản xuất
thuốc, mỹ phẩm. Công ty hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, cùng với
hệ thống phân phối dược phẩm rộng trên các tỉnh thành cả nước. Trong môi
trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt giữa các doanh nghiệp, những thách
thức về chất lượng, hiệu quả, việc cắt giảm chi phí trong sản xuất kinh doanh,
các vấn đề liên quan đến đối tác và mối tương quan giữa nhà cung cấp và
người tiêu thụ đòi hỏi doanh nghiệp phải chấp nhận sự thay đổi trong phương
thức kinh doanh, tìm hiểu các phương thức để làm sao có thể ứng dụng công
nghệ thông tin hiệu quả nhất, mở rộng các hình thức thông tin, liên lạc để bán
sản phẩm và tạo được dịch vụ tốt nhất.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong những năm qua công ty đã
ứng dụng CNTT trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, phần mềm do công ty tự xây
dựng chỉ hoạt động chủ yếu ở một số bộ phận Kinh doanh, Kế toán. Trong
khi đó, dược phẩm là loại hàng hóa đặc biệt, mặt hàng của công ty rất đa
dạng với gần 1037 loại thuốc khác nhau, trong đó công ty sản xuất 400 sản
phẩm còn lại công ty mua của các công ty dược phẩm trong và ngoài nước.
Nhân viên bán hàng thường không thể xác định được giá bán cho từng loại

mặt hàng nằm trong danh mục trúng thầu, giá bán ngoài danh mục trúng
thầu, giá bán thông thường, giá bán cho từng loại khách hàng, mà phải dựa
trên chính sách giá công ty đưa ra, cũng như rất khó để có thể nắm rõ hiện
tại trong kho còn bao nhiêu loại thuốc, thuộc những lô thuốc nào, hạn sử


2

dụng của mỗi loại là bao nhiêu, thuộc kho chính hay kho các chi nhánh.
Ngoài ra, công ty có nhiều chi nhánh, phân phối hàng hóa theo nhiều cấp,
nhiều nhóm khách hàng, việc lập báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ bán
hàng đa chiều và theo chi tiết từng vùng, miền, từng nhân viên quản lý, đại
lý, chi nhánh các cấp còn nhiều vướng mắc. Việc quản lý công nợ, thu chi tự
động cho các hóa đơn, lịch trình nhắc nhở hạn mức tín dụng, mã thông tin
khách hàng, mã kho hàng, mã hàng hóa… không thống nhất, vừa thừa vừa
thiếu, sắp xếp không hợp lý, khi cần tìm mất nhiều thời gian, nên gặp nhiều
khó khăn trong công tác quản lý. Công ty lại có nhiều cơ sở cách xa về địa
lý, cùng nhiều chi nhánh, nhiều đại lý phân phối. Vì vậy, việc thiếu thông tin
giữa các bộ phận và đồng bộ dữ liệu rất khó khăn. Trong khi việc quản lý
giao dịch kinh doanh ngày càng trở nên phức tạp, làm sao ghi nhận hàng
chính xác, kiểm tra được hạn mức tín dụng của khách hàng và lượng hàng
sẵn có, giao hàng đúng hạn, ghi nhận doanh thu, tình hình công nợ, xuất hóa
đơn chính xác, kịp thời, xây dựng quy trình bán hàng một cách bài bản, kiểm
soát các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình bán hàng nhằm đạt được tỷ lệ
thu hồi được tiền bán hàng cao nhất là những vấn đề rất đáng quan tâm.
Xuất phát từ các vấn đề nêu trên, tác giả đã chọn “Hoàn thiện tổ chức
thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần
PYMEPHARCO” là đề tài nghiên cứu của luận văn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong

chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong chu
trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần PYMEPHARCO.
- Đề xuất hướng tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng
và thu tiền trong điều kiện tin học hóa tại công ty.


3

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu trực tiếp là hệ thống thông tin kế toán trong chu
trình bán hàng và thu tiền của Công ty cổ phần PYMEPHARCO.
Phạm vi nghiên cứu: Do công ty có hệ thống phân phối rộng, với
phương thức bán buôn và bán lẻ. Nên đề tài này chỉ giới hạn phạm vi nghiên
cứu trong phương thức bán buôn tại văn phòng công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Áp dụng phương pháp phân tích hệ thống, phân tích các thành phần
của hệ thống thông tin kế toán, xem xét mối quan hệ của chu trình bán hàng
và thu tiền đối với các chu trình khác trong hệ thống thông tin kế toán.
- Phương pháp quan sát tổng thể để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức
thực hiện trong hệ thống thực tại doanh nghiệp.
- Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả, quá trình
thiết kế mã hóa các đối tượng kế toán chi tiết, về quy trình luân chuyển chứng
từ, những ứng dụng của phần mềm kế toán đang có tại doanh nghiệp.
5. Bố cục của đề tài
Luận văn được chia thành ba chương
Chương 1- Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình
bán hàng và thu tiền ở các doanh nghiệp
Chương 2 – Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần PYMEPHARCO

Chương 3 – Một số giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PYMEPHARCO
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Mỗi doanh nghiệp được xem là một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống
con như cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, marketing, nghiên cứu phát triển, tài
chính, kế toán… Mỗi hệ thống con này đều có mục tiêu riêng, có đầu vào, có


4

hoạt động xử lí và đầu ra khác nhau. Để thực hiện các hoạt động quản lí và tác
nghiệp tại một bộ phận chức năng, cũng như trong toàn doanh nghiệp cần
phải có một hệ thống thu thập, xử lí và cung cấp thông tin. Hệ thống thông tin
trong doanh nghiệp, trong đó quan trọng nhất là hệ thống thông tin kế toán,
đóng vai trò là cầu nối giữa hệ thống quản lí và hệ thống tác nghiệp nhằm đạt
được mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp.
Trên Thế giới đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về hệ thống thông
tin kế toán khá phổ biến. Ở mức độ khái quát, Joseph W. Wilkinson and
Michael J. Cerullo (1997), trong giáo trình Accounting Information System,
của nhà xuất bản John Wiley & Sons, Inc, đã trình bày các vấn đề chung nhất
về hệ thống thông tin kế toán và cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán
trong tổ chức, cũng như từng chu trình cụ thể. Marshall B. Romney and Paul
John Steinbart (2009), trong giáo trình Accounting information systems, nhà
xuất bản Upper Saddle River, N.J, phản ánh công nghệ thông tin đang làm
thay đổi bản chất của kế toán, làm thế nào phát triển như Internet, thương mại
điện tử, EDI, cơ sở dữ liệu, và làm thế nào để chuyển đổi cách thức tổ chức
thủ công sang tin học, hoàn thiện thiết kế và chức năng của hệ thống thông tin
kế toán để tăng thêm giá trị cho tổ chức. Các tác giả cũng nêu khái niệm của
hệ thống thông tin kế toán bao gồm E-Business, cơ sở dữ liệu quan hệ, mô
hình hóa dữ liệu, thiết kế dữ liệu, kiểm soát hệ thống thông tin kế toán và gian

lận máy tính, chi tiết các chu trình kinh doanh gồm: chu trình bán hàng và thu
tiền , cung ứng, sản xuất…
Tại Việt Nam, các vấn đề về hệ thống thông tin kế toán cũng được một
số tác giả nghiên cứu. Nguyễn Thế Hưng (2006), Giáo trình Hệ thống thông
tin kế toán (Lý thuyết, bài tập và bài giải), Nhà xuất bản thống kê, đã trình
bày nội dung cơ bản về cách thức tổ chức hệ thống thông tin kế toán, cách
thức tổ chức cơ sở dữ liệu dưới các góc độ khác nhau, xây dựng hệ thống


5

kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học, cách thức thực hiện và vận hành hệ
thống thông tin kế toán. Ở góc độ khác, Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị
Hồng Hạnh (2011), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, nhà xuất bản Tài
chính, đã tiếp cận vấn đề từ khái quát đến cụ thể các nội dung của hệ thống
thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa, mối quan hệ giữa hệ thống
thông tin kế toán với các hệ thông khách trong doanh nghiệp, mối quan hệ
giữa các chu trình trong doanh nghiệp, các phương pháp xây dựng bộ mã,
kiểm soát hệ thống thông tin kế toán, chức năng chính của từng chu trình,
cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu và cung cấp
thông tin kế toán. Các tác giả cũng đã cụ thể hóa đến việc tổ chức kế toán
theo chu trình nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên
cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức
năng nào để tổ chức ghi nhận, theo dõi, xử lý, báo cáo hoặc phân quyền truy
cập, khai thác thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất trên nền
tảng ứng dụng công nghệ thông tin.
Trần Thị Song Minh (2010), Giáo trình kế toán máy, nhà xuất bản Đại
học Kinh tế Quốc Dân, khái quát hiệu quả quản lý của một doanh nghiệp
phụ thuộc vào chất lượng hệ thống thông tin dựa trên máy tính của doanh
nghiệp đó. Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, dữ liệu về các hoạt

động sản xuất kinh doanh rất nhiều và đa dạng, vấn đề là phải quản lý chúng
một cách hiệu quả, bằng cách xây dựng những hệ thống và truyền thông xử
lý thông tin đủ mạnh, nhằm cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông
tin, làm cơ sở ra các quyết định quản trị. Cụ thể hơn, tác giả sử dụng phần
mềm kế toán FAST để mô tả cách thức xử lý các nghiệp vụ kế toán trong
môi trường tin học.
Dương Quang Thiện (2007), Tập 2 - Tin học hóa… Hệ thống thông tin
kế toán, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản trị xí nghiệp toàn tập,


6

nhà xuất bản tổng hợp TPHCM, chỉ cho biết cách thức vận hành hệ thống
thông tin kế toán trong một doanh nghiệp. Các Business process cơ bản trong
doanh nghiệp được mô tả một cách chi tiết, để có thể phân tích thiết kế những
ứng dụng cơ bản của một doanh nghiệp như tiêu thụ, hóa đơn, tồn kho cung
tiêu, lao động tiền lương… Đầu ra cuối cùng của các ứng dụng này sẽ là căn
cứ dữ liệu tích hợp duy nhất dùng cho tất cả ứng dụng của doanh nghiệp. Tác
giả cũng mô tả rõ ràng và chi tiết hệ thống thông in kế toán và tài chính liên
quan đến lĩnh vực chức năng của doanh nghiệp (tiêu thụ và tiếp thị, quản lý
sản xuất và vật tư, kế toán và tài chính…) để tích hợp dữ liệu khi xử lý phân
tán hoặc trên Internet.
Một trong những việc quan trọng của đơn vị khi triển khai áp dụng kế
toán máy, cần phải xác định hệ thống các đối tượng, tài khoản kế toán và tổ
chức mã hóa các đối tượng, tài khoản kế toán sẽ quyết định mức độ chi tiết
thông tin cần cập nhật trên các chứng từ kế toán, cũng như mức độ hạch toán
chi tiết của công tác kế toán. Đào Văn Thành (2006)
Dương Quang Thiện (2007), Tập 3 – Hoạch định nguồn lực xí nghiệp
(Enterprise Resource Planning) ERP, nhà xuất bản tổng hợp TPHCM, khái
quát cách thức tạo dữ liệu hợp nhất cho doanh nghiệp, các ứng dụng trong

toàn doanh nghiệp sẽ sử dụng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất, nên dữ liệu
và thông tin sẽ nhất quán, chính xác và kịp thời. Việc lên báo cáo kế toán và
tài chính cũng như phân tích có thể thực hiện một cách tức thời, không bị giới
hạn theo định kỳ, hoặc theo địa lý hành chính phòng ban và chi nhánh.
Nâng cao chất lượng thông tin kế toán, tích hợp các hệ thống rời rạc
hiện tại trở nên thống nhất sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn trong việc cắt giảm
chi phí góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Một cách
tiếp cận khác của Trần Mậu Thông (2010) Hoàn thiện hệ thống thông tin kế
toán tại Công ty Cổ phần Lâm đặc sản Quảng Nam, Luận văn thạc sỹ Quản


7

trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng, Đà Nẵng. Ngoài ra, tác giả cho rằng cần
phải xây dựng các thủ tục trong quá trình hoàn thiện hệ thống thông tin kế
toán trong kiểm soát xử lý dữ liệu và kiểm soát kết xuất.
Hoàng Giang và Lê Ngọc Mỹ Hằng (2006), Hoàn thiện tổ chức công
tác kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại các doanh nghiệp
thương mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, đã trình bày cụ thể về
thực trạng công tác tổ chức kế toán doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại
các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Trên
cơ sở đó, đã tiến hành phân tích, đánh giá rút ra được những điểm tích cực và
những hạn chế của việc tổ chức kế toán doanh thu trong các doanh nghiệp
thương mại, dịch vụ. Từ đó, đưa ra các biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện
chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp này trong giai đoạn hiện
nay. Thực trạng chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp thương
mại, dịch vụ có rất nhiều vấn đề cần phải bổ sung và điều chỉnh như: Vấn đề
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của các doanh nghiệp;
Vấn đề mã hóa các đối tượng chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp;
Vấn đề xây dựng hạn mức tín dụng đối với khách hàng và phương pháp xử lý

khi vượt quá hạn mức; vấn đề nhận biết các rủi ro trong quá trình xuất kho và
giao hàng, lập hóa đơn, quản lý nợ phải thu, thu tiền bán hàng và các biện
pháp kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế rủi ro, khái quát các vấn đề lý luận cơ
bản về hệ thống thông tin kế toán và chu trình bán hàng và thu tiền trong tổ
chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu chỉ
giới hạn ở các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ mà chưa mở rộng nghiên
cứu cho cả doanh nghiệp sản xuất.
Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong Chu trình bán hàng
và thu tiền tại Công ty Cổ phần PYMEPHARCO” là đề tài nghiên cứu riêng
về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền trong ngành


8

dược phẩm. Dược phẩm là một loại hàng hóa rất đặc biệt bởi nó liên quan
trực tiếp đến sức khỏe và mạng sống của người sử dụng. Do vậy, việc sản
xuất và kinh doanh dược phẩm phải tuân thủ những quy định khắt khe của Bộ
y tế và các tiêu chuẩn thực hành tốt của Tổ chức y tế thế giới (GPs). Đề tài là
kết quả kế thừa từ các công trình nghiên cứu của các tác giả nói trên để vận
dụng vào doanh nghiệp dược phẩm. Tạo điều kiện cho doanh nghiệp (và các
doanh nghiệp cùng ngành nghề) thấy rõ vài trò thực sự của hệ thống thông tin
kế toán nói chung và cụ thể trong Chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng,
nhằm nâng cao năng lực canh tranh, cắt giảm chi phí, tạo một hệ thống thông
tin kế toán hoàn chỉnh phục vụ hiệu quả cho các nhà quản lý.


9

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
Ở CÁC DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1. Khái niệm
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các
phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,
xử lí và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh
nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng
kì nhất định. Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và
kiểm tra [15].
- Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời
về tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm những thông tin về tài sản,
nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp.
- Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh
trong doanh nghiệp như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí
phát sinh, trả lương cho công nhân…
- Quy trình xử lý: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn
cụ thể từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lí, phân
tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các
phương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi
kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân
đối kế toán. Để thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham
gia của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kĩ năng và trình độ


10

nghiệp vụ chuyên môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lí
với sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ

sở dữ liệu, sổ sách…)
- Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử
dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, các cấp quản trị cũng
như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong doanh nghiệp.
Phần
Phần
mềm
mềm

Phần
Phần
cứng
cứng

Dữliệu
liệu
Dữ
kếtoán
toán
kế

Con
Con
người
người
Cơ sở
Cơ sở
dữ liệu
dữ liệu

Thông
Thông
tinkế
kế
tin
toán
toán

Các quy
Các quy
trình, thủ
trình, thủ
tục
tục

Hình 1.1: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán
Trong các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán, quy trình xử lí kế toán
là phức tạp nhất, vì vậy để hiểu rõ về hệ thống thông tin kế toán cần nắm
được quy trình xử lý kế toán trong một doanh nghiệp [15].
1.1.2. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp
Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản, nguồn vốn và
quá trình kinh doanh, công tác kế toán tại một doanh nghiệp cần được tổ chức
theo một quy trình chặt chẽ và khoa học. Trong điều kiện hạch toán thủ công,
tùy thuộc đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của người quản lí
doanh nghiệp mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lí và cung cấp thông
tin có thể khác nhau nhưng đều tuân theo quy trình xử lí như ở Hình 1.2.


11

Các nghiệp vụ
Các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh
kinh tế phát sinh

Chứng từ
Chứng từ
kế toán
kế toán

Ghi nhận

Xử lí

KẾ TOÁN CHI TIẾT

Nhật kí
Nhật kí

Các sổ chi tiết
Các sổ chi tiết

Sổ cái
Sổ cái

Các bảng
Các bảng
tổng hợp chi tiết
tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối
Bảng cân đối
tài khoản
tài khoản

Báo cáo
Báo
Tàicáo
chính
Tài chính

Báo cáo

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

Hình 1.2: Quy trình kế toán trong doanh nghiệp
- Ghi nhận: Là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức
năng thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh trong doanh nghiệp.
- Xử lí: Là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán. Trên cơ sở các dữ
liệu trên chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lí và cung cấp thông tin theo yêu
cầu của quản lí
- Báo cáo: Đây là bước công việc cuối cùng trong quy trình xử lí kế
toán với đầu ra là các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu thông tin của
người sử dụng.


12

1.1.3. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống

khác trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức
tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối
quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho
hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.
Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ
thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản
xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu
của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông
tin kế toán. Các hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào
cho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế
toán có nhiệm vụ xử lí chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các
bộ phận để thực hiện chức năng của mình. Ví dụ, hệ thống thông tin kế toán
cung cấp thông tin về tình hình vật tư tồn kho cho bộ phận cung ứng, thông
tin về tình hình công nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng,...
MI
Hệ
thống
thông tin
bán hàng

S

Hệ
thống
thông tin
sản xuất

AI
S

Hệ
thống
thông tin
nhân sự

Hệ
thống
thông tin
tài chính

Hình 1.3: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
thông tin khác trong doanh nghiệp


13

Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin
chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lí hoàn chỉnh phục vụ yêu
cầu quản trị doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản
trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp đạt được
các mục tiêu đề ra.
1.1.4. Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình
Tuy khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu
trong một doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình gồm: Chu trình
bán hàng và thu tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình chuyển đổi
và chu trình tài chính.
Bảng 1.1: Mô tả hoạt động chủ yếu của các chu trình
Chu trình

Chu trình

bán hàng
và thu tiền

Hoạt động
- Nhận và trả lời yêu cầu khách hàng
- Kiểm tra tín dụng và tồn kho
- Xuất kho giao hàng
- Lập hóa đơn
- Theo dõi các khoản phải thu
- Thu tiền
- Ghi sổ và lập báo cáo
- Yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ

Chu trình
mua hàng
và thanh toán

- Lập, xét duyệt và gửi đơn hàng đến nhà cung cấp
- Nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa
- Chấp nhận thanh toán
- Thanh toán tiền nhà cung cấp
- Theo dõi nợ phải trả
- Ghi sổ và lập báo cáo


14

- Lập kế hoạch sản xuất
Chu trình
chuyển đổi

- Yêu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất
- Tổ chức sản xuất
- Nhập kho thành phẩm
- Tính toán chi phí sản xuất
- Lập báo cáo
- Dự báo nhu cầu tiền

Chu trình
tài chính

- Phát hành cổ phiếu cho nhà đầu tư
- Vay ngân hàng
- Chi trả cổ tức và lãi vay
- Lập báo cáo

Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận
trong mỗi chu trình cần phải xây dựng các hệ thống thông tin quản lí trong
từng chu trình và mối quan hệ giữa chúng với hệ thống thông tin kế toán. Bộ
phận thực hiện công đoạn trước phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác
cho các bộ phận thực hiện công đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp
tục triển khai công việc nhằm hoàn thành trọn vẹn chức năng của chu trình.
Ngược lại, các bộ phận thực hiện các bước công việc sau cũng phải cung cấp
các thông tin phản hồi cho các bộ phận trước đó để báo cáo tình tình và tiến
triển của công việc cũng như những vấn đề nảy sinh cần phải phối hợp giải
quyết hoặc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lí về tình hình và kết quả thực
hiện kế hoạch công tác [15].
Mục đích của việc tiếp cận hệ thống kế toán theo chu trình là nhằm:
- Chia sẻ thông tin cho các chức năng, bộ phận trong cùng chu trình;
- Phối hợp thực hiện một chức năng, nhiệm vụ một cách trọn vẹn đạt

được hiệu quả cao nhất. Mỗi bộ phận, cá nhân trong hệ thống không chỉ cố
gắng để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình và của bộ phận mình mà


15

hơn thế nữa cần phải am hiểu công việc của bộ phận khác nhằm phối hợp, hỗ
trợ cho các bộ phận có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp để hoàn thành nhiệm
vụ của chu trình. Có như vậy, mục tiêu của chu trình nói riêng và của toàn
doanh nghiệp nói chung mới được hoàn thành đạt hiệu quả cao nhất;
- Kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận, phục vụ cho
công tác kiểm soát nội bộ trong từng chu trình và trong toàn doanh nghiệp;
- Là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, cá nhân
trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở để xây dựng hệ thống kế
toán trách nhiệm.
Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình đặt ra yêu cầu
phải ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình xử lí, trao đổi thông tin
giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Để hệ thống thông tin kế
toán thể hiện vai trò quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, việc thực
hiện tin học hóa kế toán trở nên quan trọng và cần thiết [15].
1.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN
1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền và
các yêu cầu quản lý
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận
những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng.
Các công việc ghi nhận, xử lý những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn
ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉ dừng lại khi doanh
nghiệp ngừng hoạt động. Nếu doanh nghiệp thiết kế chu trình bán hàng và thu
tiền một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại thì sẽ

đảm bảo nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực hiện
nhanh chóng, chính xác và được kiểm soát tốt.
Hai hệ thống chức năng cơ bản tạo nên chu trình bán hàng và thu tiền:


16

(1) hệ thống xử lý bán hàng và (2) hệ thống xử lý thu tiền. Để thực hiện hai
chức năng cơ bản trên, trong doanh nghiệp thông thường có hai bộ phận trực
tiếp tham gia thực hiện chu trình này là phòng kinh doanh và phòng kế toán.
Trao đổi thông tin đóng vai trò rất quan trọng để thực hiện phối hợp nhịp
nhàng và hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như tham gia
giữa hai bộ phận với nhau.
Các yêu cầu quản lý của chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm:
- Đối với nghiệp vụ bán hàng là (1) bán đúng (đúng khách hàng / đúng
giá / đúng hàng) (2) bán đủ (đủ số lượng hàng thỏa thuận) và (3) bán kịp thời
(kịp thời hạn để cam kết);
- Đối với nghiệp vụ thu tiền yêu cầu đặt ra là phải (1) thu đúng (đúng
người / đúng lô hàng), (2) thu đủ (thu đủ số tiền cần phải thu) và (3) thu kịp
thời (không để khách hàng nợ quá hạn).
Bên cạnh hai chức năng chính là bán hàng và thu tiền, việc ghi nhận
đối chiếu và báo cáo tình hình tiêu thụ phải đảm báo đúng, đủ, kịp thời, ngắn
gọn, dễ hiểu, khớp đúng số liệu giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán
1.2.2. Tổ chức xây dựng hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển
chứng từ
a. Hệ thống chứng từ
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán (Khoản 7,
điều 4 - Luật kế toán) [8].
Việc vận dụng chế độ chứng từ kế toán phải dựa trên các nguyên tắc lập

và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ
và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong
chế độ về chứng từ kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Hệ
thống chứng từ kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống
chứng từ hướng dẫn.


17

Đối với hệ thống chứng từ bắt buộc, căn cứ vào danh mục chứng từ kế
toán và mẫu biểu của hệ thống chứng từ quy định tại Quyết định 15/2006/QĐBTC, ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại
chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị. Căn cứ vào thực tế hoạt động,
doanh nghiệp có thể sửa đổi hoặc giảm bớt các chỉ tiêu trên chứng từ và đăng
ký với Bộ Tài chính trước khi sử dụng.
Hệ thống chứng từ được sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền
bao gồm:
• Đơn đặt hàng
• Lệnh bán hàng
• Phiếu tập kết
• Phiếu đóng gói
• Phiếu xuất kho
• Hợp đồng kinh tế
• Giấy giao hàng hay Giấy xác nhận thực hiện dịch vụ
Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, doanh nghiệp xây dựng hệ thống
chứng từ nội bộ phục vụ cho hoạt động quản lý kinh doanh của mình. Căn cứ
vào hệ thống chứng từ đã xây dựng, việc lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp
lệ và hợp pháp, các yếu tố trong chứng từ phải được thể hiện đầy đủ, sau đó
chứng từ sẽ được phân loại, việc phân loại tốt chứng từ sẽ tạo điều kiện tốt
cho việc ghi sổ kế toán.
b. Quy trình luân chuyển chứng từ

Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp gồm nhiều loại, liên
quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau. Cho nên cần phải
có quy trình luân chuyển chứng từ qua các bộ phận có liên quan để tổ chức
ghi nhận và xử lý thông tin. Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cần


18

căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, yêu cầu quản lý
đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, đảm bảo cho chứng từ vận
động qua các bộ phận một cách khoa học, hợp lý, tránh tình trạng trùng lắp,
bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vèo… Sau khi sử dụng chứng từ để ghi sổ,
chứng từ sẽ được lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán. Cơ sở để xây dựng
hệ thống chứng từ kế toán là chế độ chứng từ kế toán, đặc điểm vận động của
các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của
doanh nghiệp. Có nhiều cách tiếp cận để xây dựng hệ thống chứng từ cho
doanh nghiệp, nhưng cách tiếp cận phổ biến hiện nay là tiếp cận theo chu
trình kinh doanh.

Hình 1.4: Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng và thu tiền
(1) Nhận đặt hàng
(2) Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng
(3) Kiểm tra hàng tồn kho
(4) Lập lệnh bán hàng
(5) Chuẩn bị giao hàng
(6) Giao hàng và vận chuyển hàng

(7) Cập nhật giảm hàng tồn kho
(8) Lập hóa đơn
(9) Theo dõi phải thu khách hàng

(10) Thu tiền
(11) Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo

 Bộ phận kinh doanh: Có chức năng xác định và thỏa mãn nhu cầu
khách hàng, thực hiện các công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường, xây
dựng kế hoạch phát triển sản phẩm và dịch vụ, bán hàng và chăm sóc khách