HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH bán HÀNG và THU TIỀN tại CÔNG TY cổ PHẦN THỦY sản 584 NHA TRANG

- 1 -


LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế đang chuyển biến mạnh, sự hợp tác kinh tế giữa các quốc gia diễn
ra nhanh như vũ bảo. Các doanh nghiệp và tập đoàn kinh tế hoạt động càng sôi nổi
hơn để đạt được mục tiêu lợi nhuận.
Cùng với sự phát triển nhanh, liên tục của các tập đoàn kinh tế là sự gia tăng
mạnh mẽ các hình thức gian lận với thiệt hại lớn tại các công ty đã dẫn đến sự quan
tâm của xã hội đến hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB).
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh
nghiệp và cũng là yếu tố quan tâm hàng đầu của các kiểm toán viên khi thực hiện
kiểm toán. Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của
doanh nghiệp, đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất cũng như doanh nghiệp thương
mại việc bán hàng và thu tiền xảy ra thường xuyên thì những sai sót, gian lận sẽ làm
thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả kinh doanh. Và giải quyết
những vấn đề này, liệu những hoạt động kiểm soát mà người quản lý thiết lập ra có
phù hợp với chu trình này không. Vai trò của KSNB nói chung và KSNB chu trình
bán hàng và thu tiền nói riêng là rất quan trọng. Tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp
chưa có sự đầu tư và quan tâm đúng mức, chưa thiết lập hoặc đã có thiết lập hệ
thống KSNB nhưng còn nhiều hạn chế.
Đó chính là lý do em đi đến sự lựa chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của
mình. Đề tài mang tên: “HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN 584 NHA
TRANG”
2. Mục tiêu của đề tài
- Nghiên cứu lý luận về KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền.
- Đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang.

- 2 -


- Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ
Phần Thủy Sản 584 Nha Trang.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động KSNB, KSNB đối
với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang.
- Phạm vi nghiên cứu: Chọn Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang làm
nghiên cứu.
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài
Khóa luận đã sử dụng các phương pháp cụ thể như: phương pháp chi tiết,
phương pháp so sánh đối chiếu và các phương pháp khoa học khác.
5. Kết quả nghiên cứu của đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang. Đề tài có được các
kết quả sau:
- Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB, KSNB chu trình bán hàng
và thu tiền tại các doanh nghiệp .
- Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động KSNB, KSNB chu trình
bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang.
- Thứ ba, đề xuất giải pháp hoàn thiện KSNB, KSNB chu trình bán hàng và
thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang.
6. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mục lục, mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung chính của
khóa luận được chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang.

Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
tại Công ty Cổ Phần Thủy Sản 584 Nha Trang.
- 3 -


Kiểm toán nói chung và kiểm soát nội bộ nói riêng, mặc dù đã xuất hiện ở
nước ta hơn mười năm qua song vẫn còn đang là vấn đề mới mẻ đối với thực tế hoạt
động ở các doanh nghiệp xét trên bình diện rộng. Đối với bản thân em, khi nghiên
cứu về vấn đề này do kiến thức hạn chế và kinh nghiệm tiếp xúc với công tác kế
toán còn ít nên gặp nhiều khó khăn. Chính vì vậy, qua đây em cũng xin bày tỏ sự
biết ơn sâu sắc đối với cô giáo Th.S Nguyễn Thị Thu Hà cùng tập thể các cô chú,
anh chị phòng kế toán Công ty vì sự tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ em
trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành luận văn này !

Nha trang, tháng 06 năm 2011
Sinh viên thực hiện
Vương Thị Khánh Chi

- 4 -


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình, do đó các nhà
quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để
đạt được các mục tiêu của tổ chức. Bất cứ mọi hoạt động kinh doanh nào muốn đạt
được sự hữu hiệu và hiệu quả đều phải thực hiện công tác tự kiểm tra trên tất cả các
khâu: xem xét các dự báo, các mục tiêu định mức, soát xét lại các thông tin thực
hiện để điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt
động. Công việc trên được gọi là Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB).
1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KSNB TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm và chức năng của Hệ thống KSNB
1.1.1.1 Khái niệm Hệ thống KSNB
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn
giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện bởi Hệ thống Kiểm
Soát Nội Bộ của doanh nghiệp.
* Theo COSO (committee of sponsoring oranization) vào năm 1992:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các
nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm
thực hiện các mục tiêu sau:
+ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
+ Thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy.

+ Sự tuân thủ các luật lệ và quy định.
° Đối với mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động, KSNB cần thực
hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy
tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
- 5 -


° Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng
tin cậy, bởi vì người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù
hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành.
° Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành
luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối
với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, KSNB còn phải
hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội
bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị.
* Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC):
Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm giúp công ty thỏa
mãn các mục tiêu sau:
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị.
+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.
+ Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý.
+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý.
° Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị gồm tài sản hữu hình và tài sản
vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị
hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Đối với các tài
sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng cũng có thể xảy ra
tương tự.
° Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy
kế toán xử lý, và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định
của nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời

gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách
quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.
° Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong
doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể
hệ thống KSNB cần:
- 6 -


٭ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động
của doanh nghiệp.
٭ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận
trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
٭ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo
tài chính trung thực và khách quan.
° Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý.
KSNB được chia thành:
* Kiểm soát kế toán: Là các chính sách và quá trình nhằm đạt được hai mục
tiêu, đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác và tin cậy.
* Kiểm soát quản lý: Là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến
khích sự tham gia của công nhân viên đối với chính sách quản lý.
1.1.1.2 Chức năng của Hệ thống KSNB
Gồm có hoạch định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, chỉ huy, kiểm soát. Trong
đó chức năng kiểm soát đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản trị bởi các lý do
sau:
- Điều kiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả.
- Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và các chế độ quản lý được
thực hiện đúng và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để có những biện pháp đối
phó hợp lý.

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận có thể xảy ra.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng về các nghiệp vụ và hoạt động
kinh doanh.
- Lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.2 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp:
- 7 -


Tại Việt Nam, KSNB nói chung, hoạt động KSNB nói riêng không phải là một
hoạt động hoàn toàn mới mẻ. Tuy nhiên, hệ thống KSNB chưa có được một quy chế
tổ chức và họat động sao cho hiệu quả và thường xuyên.
Thực tiễn cho thấy, hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết
được đặt ra mang tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và chưa có
trình độ nhân viên tương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã
được xây dựng nhưng lại không có tính độc lập, chưa có quy trình và phương pháp
tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ thực hiện. Vì vậy
mà nó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao
túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận. Nền kinh tế nước ta
đang mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới và đặc biệt đã trở thành thành viên
của WTO. Cơ hội và thách thức đối với các doanh nghiệp trong nước ngày càng
lớn. Các doanh nghiệp muốn đứng vững trong nền kinh tế thị trường phải nâng cao
sức cạnh tranh, phải sử dụng một cách tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn lực kinh tế.
Và đó là mục tiêu chung của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô ra sao. Những
đòi hỏi, hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống KSNB
khoa học và hữu hiệu. Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống KSNB đang trở thành
nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp.
1.1.3 Các yếu tố cơ bản của Hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm
soát, đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông, hoạt động kiểm soát, giám sát.

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kểm soát phản ảnh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức
kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác
của kiểm toán nội bộ. Các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm soát là:
 Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý
Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động
trong đơn vị, là tấm gương để mọi người noi theo. Nếu các nhà quản lý không tỏ ra
quan tâm đúng mức đối với việc kiểm tra nội bộ thì những người cấp dưới sẽ không
- 8 -


thể xem nó thật sự quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu một nhà quản lý cho rằng cần
phải đạt mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian
lận để hoàn thành kế hoạch của mỗi cá nhân. Do vậy, quan điểm, đường lối quản trị,
tư cách đạo đức của họ luôn là một vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát.
 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm
thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ và xây dựng các phương pháp ủy
quyền. Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn bản và
triển khai cho toàn tổ chức.
 Sự trung thực và các giá trị đạo đức
Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ bị hạn
chế. Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, các quy
tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức. Môi trường văn hóa của tổ chức chính là là
nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức. Điều này đòi hỏi các
nhà quản lý phải gương mẫu đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen của
mình.
 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các
bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Nói

cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát
và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định
các vị trí then chốt với quyền hạn và nhiệm vụ phù hợp.
 Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các
chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen
thưởng và kỷ luật các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách
nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng
lực và đạo đức.
 Kế hoạch và dự toán
- 9 -


Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, tiền…
Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành nghiêm túc thì nó sẽ trở thành
công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Chính vì thế, các nhà quản lý luôn quan tâm, xem
xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch định
kỳ để phát hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý.
 Thành lập Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát thông thường từ 3 đến 5 thành viên của hội đồng quản trị
làm nhiệm vụ giám sát hoạt động và xem xét các BCTC của đơn vị. Các thành viên
này không phải là viên chức hoặc nhân viên của công ty, họ đều có nhiệm vụ và
quyền hạn như nhau:
+ Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty.
+ Kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
+ Giám sát tiến trình lập BCTC.
+ Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập vào trực tiếp làm việc với
họ.
+ Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc.
 Các yếu tố bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của đơn vị còn bao gồm các nhân tố bên ngoài.
Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng
rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát
cụ thể. Các nhân tố này bao gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng Nhà nước,
các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý.
1.1.3.2 Đánh giá rủi ro
Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và
khó có thể kiểm soát được tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác
định và phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu của
đơn vị không thể thực hiện được. Để giới hạn rủi ro ở mức có thể chấp nhận được,
nhà quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro
thì mới có thể kiểm soát được rủi ro.
- 10 -


 Xác định mục tiêu của đơn vị
Nó không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là
điều tiên quyết để đánh giá rủi ro. Một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng
hay không là phụ thuộc vào sự tác động của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định
mục tiêu của đơn vị bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến
lược, chỉ tiêu cần đạt được trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
 Nhận dạng rủi ro
Rủi ro tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng
hoạt động cụ thể. Ảnh hưởng toàn đơn vị có thể do sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của
khách hàng thay đổi, sự thay đổi trong chính sách của Nhà Nước…Trong phạm vi
từng hoạt động như bán hàng, mua hàng, kế toán…rủi ro có thể phát và tác động
đến bản thân từng hoạt động trước khi ảnh hưởng tới toàn đơn vị. Có nhiều phương
pháp khác nhau để nhận dạng rủi ro như phân tích các dữ liêu quá khứ, rà soát
thường xuyên các hoạt động.
 Phân tích và đánh giá rủi ro

Đây là một công việc phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên
một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro bao gồm những bước sau đây:
+ Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng của nó đến mục tiêu của đơn vị.
+ Xem xét khả năng xảy ra rủi ro.
+ Những biện pháp có thể ứng dụng để đối phó với rủi ro.
Các rủi ro có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vị hay yếu
kém từ chính hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát
 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phân chia trách nhiệm có nghĩa là không cho phép một thành viên nào được
giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.
Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn
nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng. Đồng thời giảm cơ hội
- 11 -


cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu
giếm sai phạm của mình. Sau đây là một số chức năng cần phải tách biệt:
- Chức năng bảo quản tài sản và chức năng kế toán: Có nghĩa là nhân viên bảo
quản tài sản không được làm nhiệm vụ ghi chép, lưu giữ sổ sách kế toán của tài sản
đó, nếu kiêm nhiệm sẽ tạo cơ hội cho nhân viên sử dụng tài sản vì lợi ích bản thân,
điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người có
quyền phê chuẩn không được kiêm bảo quản tài sản vì có thể tham ô luôn tài sản
đó.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Để đảm bảo sự chính
xác của thông tin.
 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ
* Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Cần đảm bảo 2 nguyên tắc:
- Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách.

- Việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn.
Chứng từ và sổ sách là những bằng chứng tài liệu mà trên đó các nghiệp vụ
kinh tế được phản ánh và tổng hợp. Có chứng từ chỉ luân chuyển trong nội bộ
nhưng cũng có chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin giữa công ty
với khách hàng, với cơ quan quản lý nhà nước.Chứng từ, sổ sách phải đầy đủ để
đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, hợp lý, tất cả tài sản đều được kiểm soát, các
nghiệp vụ kinh tế được ghi chép chính xác, không bỏ sót nghiệp vụ nào.
- Chứng từ được đánh số liên tục trước khi sử dụng để trách thất lạc.
- Ngoài những chứng từ bắt buộc do bộ tài chính quy định có mẫu sẵn có
những chứng từ do doanh nghiệp tự lập phải đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu, có thể sử
dụng cho nhiều công cụ khác nhau để giảm bớt số lượng chứng từ trong đơn vị.
- Chứng từ phải được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc càng sớm
càng tốt.
- 12 -


- Chứng từ chỉ luân chuyển qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ được
xử lý nhanh chóng và chuyển đến bộ phận tiếp theo để đảm bảo công tác hạch toán
được liên tục, cung cấp thông tin báo cáo đúng hạn định.
- Sổ sách phải đóng chắc chắn, đánh số trang, có chữ ký của ngưởi kiểm soát
và có đóng dấu giáp lai. Lưu giữ chứng từ sổ sách kế toán phải khoa học, an toàn.
* Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ
Trên cơ sở các quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành, các quy định của
từng đơn vị mà những người có thẩm quyền sẽ phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế xảy
ra trong đơn vị mình. Do đó, nếu không có sự thông đồng thì phê chuẩn sẽ là một
công cụ đắc lực để hạn chế gian lận. Có 2 loại phê chuẩn:
- Phê chuẩn chung: Là việc xây dựng, ban hành các chính sách cho toàn đơn
vị. Nhân viên cấp dưới căn cứ vào chính sách đó đó để xét duyệt các nghiệp vụ
trong giới hạn mà chính sách nêu ra.
- Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp nhà quản lý xét duyệt riêng cho từng nghiệp

vụ.
 Kiểm soát vật chất
Kiểm soát vật chất là những thủ tục để đảm bảo an toàn tài sản, thông tin của
đơn vị. Được thể hiện rõ qua nhiệm vụ của thủ kho, thủ quỹ. Định kỳ thủ kho phải
kiểm kê số lượng sản phẩm đối chiếu với kế toán vật tư giúp kiểm soát về số lượng,
chất lượng và giá trị hàng trong kho.
 Kiểm soát độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân bộ phận khác với cá nhân (bộ
phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhân viên có thể quên hoặc vô ý không tuân thủ và
tiếp tục cố ý làm sai nếu như không có người khác kiểm tra, đánh giá công việc của
họ. Hiệu quả của thủ tục này sẽ giảm đi nếu người kiểm tra là nhân viên cấp dưới
của người thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập vì bất kỳ lí do gì.
 Phân tích rà soát lại việc thực hiện
Là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh với số liệu kế
hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu có liên quan, xem xét trong mối quan hệ
- 13 -


tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện.Thủ tục này giúp nhà quản lý biết được một
cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị hiệu quả không.
1.1.3.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là một nhân tố không thể thiếu cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các
báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính.
Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một
đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua thủ công hoặc kết hợp cả hai miễn là
đảm bảo yêu cầu về chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính
xác, và truy cập thuận tiện.
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn
mạnh vai trò của truyền đạt thông tin.

Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Đầu vào là các sự kiện
kinh tế biểu hiện dưới dạng nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế
toán. Hệ thống thông tin kế toán gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau. Hệ
thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận
này thường sử dụng chung phần lớn dữ liệu đầu vào nhưng quá trình xử lý dữ liệu
đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng
những nhu cầu khác nhau.
Các mục tiêu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt được:
- Tính có thực: Chỉ ghi chép các nghiệp vụ , số liệu có thực.
- Sự đánh giá: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đúng giá trị.
- Sự phê chuẩn: Các nghệp vụ, chứng từ liên quan đều phải được phê duyệt
đúng nguyên tắc.
- Tính đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi chép đầy đủ
vào sổ sách kế toán.
- Đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép kịp thời, đúng
kỳ, đúng niên độ kế toán.
- 14 -


- Sự phân loại: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép đúng đắn ở các
sổ sách liên quan.
Để thực hiện được những điều trên cần phải chú ý đến những bộ phận quan
trọng trong hệ thống thông tin bao gồm:
• Hệ thống chứng từ kế toán:
Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát
nội bộ. Vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là
lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh. Hệ thống chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp giữa
các đối tượng kể cả trong hay ngoài đơn vị, là cơ sở để ghi chép nghiệp vụ vào sổ
sách kế toán, cơ sở để kiểm tra, kiểm soát trong kế toán.

• Hệ thống sổ sách kế toán:
Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng
việc ghi chép, phân loại, tính toán, phân loại, tổng hợp…để chuẩn bị cung cấp các
thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông
tin một cách khoa học đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính
nên là cơ sở để kiểm tra chứng từ, truy cập chứng từ.
• Hệ thống báo cáo kế toán:
Được lập theo chuẩn mực kế toán hiện hành, phải phản ánh trung thực tình
hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hệ thống báo cáo có ý
nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị.
1.1.3.5 Giám sát:
Giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát
nội bộ. Từ đó xác định xem hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết
kế hay không và có cân điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của đơn vị.
- Giám sát định kỳ: Thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách
hàng, nhà cung cấp, xem các báo cáo hoạt động.
- Giám sát thường xuyên: Thực hiện hiện thông qua các cuộc kiểm toán định
kỳ do kiểm toán viên nội bộ hay kiểm toán viên độc lập thực hiện.
- 15 -


1.1.4 Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Hạn chế xuất phát từ bản thân con người như vô ý, bất cẩn, đãng trí, hiểu sai
nghiệp vụ.
- Hạn chế xuất phát từ sự thông đồng.
- Hạn chế từ yêu cầu nhà quản lý là chi phí nhỏ hơn lợi ích.
- Hạn chế từ việc kiểm tra chỉ tập trung ở sai phạm biết trước hoặc thường
xuyên và bỏ qua những sai phạm bất thường.
- Hạn chế từ những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp khi điều kiện hoạt
động doanh nghiệp thay đổi.

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.2.1 Nội dung, rủi ro chủ yếu, mục tiêu kiểm soát và thủ tục KSNB chu trình
bán hàng và thu tiền
1.2.1.1 Nội dung chu trình bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định các quá trình cần thiết cho
sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng sau khi
chúng đã sẵn sàng chờ bán. Chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp sản
xuất thường có các bước công việc như sau:
- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng.
- Triển khai sản xuất đơn đặt hàng.
- Xuất kho vận chuyển và bốc xếp hàng hóa. .
- Lập hóa đơn bán hàng.
- Ghi sổ hàng bán, ghi sổ khoản phải thu.
- Thu tiền.
1.2.1.2 Rủi ro chủ yếu xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền
Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền
ta cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như:
٭ Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp không
có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp.
- 16 -


٭ Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng
thanh toán .
٭ Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng.
٭ Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng.
٭ Xuất hàng khi chưa cho phép.
٭ Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng.
٭ Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng.

٭ Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán.
٭ Ghi sai khách hàng thanh toán.
٭ Không nộp tiền thu được cho đơn vị.
1.2.1.3 Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ bán hàng và thu tiền
a) Đối với nghiệp vụ bán hàng
- Mục tiêu tổng quát:
٭ Đáp ứng được nhu cầu của thị trường, hạn chế tình trạng cung vượt cầu hoặc
ngược lại.
٭ Tạo nên hiệu quả của việc bán hàng, tiết kiệm chi phí và giúp nhà quản lý
kiểm soát được khoản nợ của người mua.
- Mục tiêu cụ thể: Để đạt được mục tiêu tổng quát, nhà quản lý phải đạt được
mục tiêu cụ thể trong từng nghiệp vụ của chu trình bán hàng. Tương ứng với các
mục tiêu cụ thể là những thủ tục cần thiết để thực hiện những mục tiêu đó.
Bảng 1: Mục tiêu kiểm soát cụ thể nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ
1. Doanh thu bán hàng đã ghi sổ
là có căn cứ hợp lý (tính có căn
cứ hợp lý).
- Căn cứ vào các chứng từ như hóa đơn bán
hàng, chứng từ vận chuyển (nếu có) và các
đơn đặt hàng đã phê chuẩn.
- Các hợp đồng bán hàng được đánh số và
được theo dõi chặt chẽ.
2. Các nghiệp vụ tiêu thụ được - Sự phê chuẩn nghiệp vụ tiêu thụ hướng vào
- 17 -


phê chuẩn và cho phép một cách
đúng đắn (sự cho phép).

ba trọng điểm chính:
+ Phê chuẩn phương thức trước khi giao hàng.
+ Gửi hàng.
+ Giá bán, phương thức thanh toán, chi phí
vận chuyển, tỷ lệ chiết khấu.
3. Các nghiệp vụ tiêu thụ đều
được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ).
- Các chứng từ đều được đánh số và ghi chép
đầy đủ bởi nhân viên kế toán .
4. Doanh thu đã được tính toán
đúng và ghi sổ chính xác (sự
đánh giá).
- Kiểm soát độc lập quá trình lập hóa đơn quá
trình ghi sổ doanh thu bán hàng theo giá cả của
từng loại hàng tại thời điểm bán.
- Kiểm tra các phép tính và số tiền trước khi
ghi sổ .
5. Các nghiệp vụ tiêu thụ được
phân loại đúng đắn (sự phân
loại).
- Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ và đúng
đắn.
- Sử dụng sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng
.
6. Doanh thu được ghi sổ đúng
kỳ (tính đúng kỳ).
- Các thủ tục quy định việc tính tiền và vào sổ
doanh thu hằng ngày, đặc biệt là trước và sau
kỳ khóa sổ kế toán.
- Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng

từ và ghi sổ kế toán theo thời gian.
7. Các nghiệp vụ tiêu thụ được
ghi chép và cộng dồn đúng đắn(
tính chính xác)
- Phân định trách nhiệm và kiểm tra chéo công
việc ghi sổ nhật ký bán hàng với ghi sổ chi tiết
các khoản phải thu.
- Nhà quản lý thỉnh thoảng phải kiểm tra lại
việc tính toán.


b) Đối với nghiệp vụ thu tiền:
- 18 -


Bảng 2: Mục tiêu kiểm soát cụ thể đối với nghiệp vụ thu tiền

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát nội bộ
1. Đảm bảo cho các khoản
tiền đã ghi sổ là đã thực tế
nhận được (tính có thật)
- Căn cứ vào nhật ký thu tiền, sổ cái, sổ chi tiết,
các tài khoản phải thu.
- Đối chiếu nhật ký thu tiền với các sao kê ngân
hàng.
- Xem xét bằng chứng các khoản tiền đã thu được
như phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng.
2. Tiền mặt thu được đ
ã ghi
đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký

thu tiền ( tính đầy đủ).
- Kiểm tra việc phân định trách nhiệm với người
giữ tiền và người ghi sổ.
- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền
mặt đánh số trước .
- Trực tiếp xác nhận việc thu tiền.
3. Khoản tiền chiết khấu đã
được xét duyệt đúng đắn,
phiếu thu tiền được đối chiếu
và ký duyệt (sự phê chuẩn).
- Duyệt các khoản chiết khấu.
- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu
tiền.
4. Các khoản tiền thu đã ghi
sổ và đã nộp đều đúng với giá
bán hàng (sự đánh giá).
- Theo dõi chi tiết các khoản thu và đối chiếu với
chứng từ bán hàng và thu tiền.
- Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản
tiền bán hàng.
5. Các khoản thu tiền đều
được phân loại đúng (sự phân
loại).
- Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ
đối ứng cụ thể về thu tiền.
- Chú ý định khoản.
6. Các khoản thu tiền ghi
đúng thời gian (tính kịp thời).
- Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào
quỹ và vào sổ.

- Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập
- 19 -


quỹ.
7. Các khoản thu tiền ghi
đúng vào sổ quỹ, sổ cái và
tổng hợp đúng (tính chính
xác ).
- Phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi
thanh toán tiền hàng.
- Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều
đặn.


1.2.2/ Các hoạt động kinh tế và thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu
tiền
1.2.2 1 Các hoạt động kinh tế trong chu trình bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận, ghi chép
những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán.
Thông thường có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình này: (1) Nhận đặt hàng
của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3)Yêu cầu khách
hàng thanh toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán.
Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra
cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp
vụ kế toán. Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế
tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau.
 Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm
tra thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp

nhận bán chịu. Sau đó, bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng.
Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đặt hàng và lệnh bán hàng:
- Đặt hàng là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu về chủng loại,
số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, điều kiện thanh toán…
- Lệnh bán hàng là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ
phận liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách. Nếu bán chịu, lệnh
bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt. Sau khi được chấp
- 20 -


thuận, một liên gởi cho bộ phận gởi hàng làm căn cứ đóng gói hàng, cho khách
hàng một liên để xác nhận đặt hàng được chấp nhận, một liên cho bộ phận kế toán,
một liên cho bộ phận lập hóa đơn để thông báo về lệnh bán hàng.
 Giao hàng cho khách
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng. Bộ
phận gởi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho khách hàng theo địa chỉ đã định.Trước khi
tiến hành đóng gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng.
 Lập hóa đơn
Sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển cho bộ
phận lập hóa đơn. Khi đã có đầy đủ chứng từ, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành
kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng.
Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyển sở hữu hàng chuyển cho người
mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua. Chứng từ này bao gồm các thông tin
như tên mặt hàng, đơn vị tính, số tiền,…một liên giao cho khách hàng, một liên đưa
cho kế toán làm căn cứ ghi sổ, liên còn lại lưu tại bộ phân lập hóa đơn.
 Nhận tiền thanh toán
Sau khi nhận được hàng khách hàng sẽ gửi check thanh toán và giấy báo trả
tiền. Bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê, rồi chuyển check sang cho thủ quỹ,
giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu.
Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thủ quỹ tiến hành thu tiền, viết số tiền thu

được vào phiếu thu và ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
Nếu khách hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng thì thủ quỹ chuyển tiền vào tài
khoản của đơn vị. Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi sổ chi tiết tiền
gửi ngân hàng.
Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu giảm số tiền bằng với số tiền khách
hàng đã thanh toán.
 Trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc xóa nợ phải thu
Hàng hóa bị trả lại khi lượng hàng cung cấp cho khách hàng không đủ tiêu
chuẩn theo yêu cầu, vi phạm hợp đồng. Trong trường hợp này bộ phận nhận hàng
- 21 -


tiến hành nhận hàng và lập biên bản giao nhận hàng trả lại. Sau đó căn cứ vào hóa
đơn và biên bản giao nhận hàng trả lại lập phiếu nhập kho cho số hàng bị trả lại.
Căn cứ vào bộ chứng từ về lô hàng trả lại kế toán giảm phải thu khách hàng, tăng
hàng bán trả lại, giảm thuế.
Trường hợp doanh nghiệp không thu được nợ thì căn cứ vào bảng phân tích nợ
phải thu theo thời hạn nợ, giám đốc ký duyệt xóa nợ phải thu. Kế toán ghi nhận
nghiệp vụ xóa nợ cho khách hàng.
1.2.2.2 Các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền
a. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng
• Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng:
Điều này phụ thuộc rất lớn vào chính sách bán hàng tín dụng của công ty và sự
hiểu biết của chúng ta về khách hàng đó. Khi chuyển lên cấp trên một bản đơn đặt
hàng để xét duyệt có nên chấp nhận đơn đặt hàng này không, cấp trên sẽ đưa ra
quyết định dựa vào thông tin do kế toán công nợ cung cấp, dựa vào chính sách bán
hàng của công ty, xem xét khả năng của công ty có thể đáp ứng được yêu cầu về
hàng hóa hoặc dịch vụ của khách hàng không cũng như tình hình của công ty hiện
nay có cho phép bán chịu hay không. Từ đó sẽ ra quyết định có chấp nhận bán chịu
hay không.

Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng là công việc kiểm soát nội bộ thường thấy và
tập trung vào ba điểm chủ yếu sau:
- Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ xảy
ra.
- Hàng bán chỉ được gửi đi sau khi duyệt với đầy đủ chứng cứ (tài khoản, con
dấu chữ ký của bên mua).
- Giá bán phải được duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và
điều kiện thanh toán.
• Phân chia trách nhiệm:
Phân chia trách nhiệm là công việc quan trọng trong kiểm soát nội bộ để ngăn
ngừa gian lận và sai sót.
- 22 -


Trong thực tế, chu trình bán hàng có nhiều nhân viên tham gia như: nhân viên
nhận đơn đặt hàng, người xét duyệt, nhân viên bán hàng, nhân viên kho hàng, kế
toán công nợ. Do vậy mỗi doanh nghiệp thường có một cơ cấu kiểm soát nội bộ
riêng về nghiệp vụ này. Tuy nhiên, để có một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và
hữu hiệu về các khoản thu và nghiệp vụ bán hàng thì đòi hỏi phải tách biệt các chức
năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách. Khi mức
độ phân nhiệm càng cao, càng hiệu quả thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông
qua sự kiểm tra tương hỗ giữa các phần hành hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ
phận khác nhau, do đó sẽ giảm thiểu được các hành vi gian lận đồng thời các thủ tục
kiểm soát được thiết lập càng trở nên có hiệu quả.
Chu trình bán hàng có thể được phân chia như sau:
- Xét duyệt bán chịu.
- Lập lệnh bán hàng .
- Xuất kho.
- Gửi hàng đi.
- Lập và kiểm tra hóa đơn.

- Theo dõi thanh toán.
- Xét duyệt hàng bán bị trả lại, hay giảm giá.
- Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.
Ví dụ: Chức năng bán hàng và chức năng duyệt bán chịu cần phân cách để
ngăn chặn những tiêu cực phát sinh trong khâu bán hàng và khả năng thất thu trong
khâu thanh toán.
• Ghi sổ nghiệp vụ bán hàng
Trong thực tế có một số công ty muốn tăng uy tín của mình thì thường có xu
hướng khai tăng doanh thu. Do đó các công ty cần phải có một biện pháp kiểm soát
cần thiết để đảm bảo chắc chắn rằng các nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ đầy
đủ, chính xác.
Quá trình ghi sổ doanh thu phải dựa trên những chứng từ có thực như hóa đơn
bán hàng, chứng từ vận chuyển, các đơn đặt hàng đã được phê chuẩn của khách
- 23 -


hàng.Việc ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng phải được thực hiện theo nguyên tắc cập
nhật, càng gần ngày phát sinh càng tốt để ngăn ngừa bỏ sót các nghiệp vụ và phải
được ghi đúng vào các sổ thu tiền và cộng dồn chính xác.
Ngoài ra cần phải kiểm soát quá trình lập hóa đơn để giúp hạn chế được khả
năng sai sót trong quá trình lập và vào sổ các chứng từ, hạn chế gian lận cố tình lập
hóa đơn khống hay không vào sổ một nghiệp vụ bán hàng nào đó nhằm biển thủ các
khoản thanh toán của khách hàng.
Trường hợp khi khách hàng không hài lòng với hàng hóa, người bán thường
chấp nhận sự trả lại hàng hóa hoặc cho hưởng chiết khấu trong giá đã tính. Doanh
thu bị trả lại hay được giảm giá phải được vào sổ chính xác, nhanh chóng và dễ
dàng theo dõi.
• Quản lý việc bán hàng chịu
- Quản lý các khoản phải thu:
Trong giai đoạn này có những vấn đề chủ yếu cần quan tâm sau:

+ Kiểm soát độc lập tài khoản ghi khoản phải thu: Việc ghi chép các khoản
phải thu được ghi bằng tay hay được nhập bằng máy tính. Các bản ghi chép phải bí
mật đặt biệt với những người bên ngoài và những người tiếp xúc trực tiếp với khách
hàng và tiền nhằm đảm bảo các khoản phải thu không bị ghi trội bằng cách ghi số
dư nợ không có thực hay không xóa những khoản nợ khó đòi.
+ Vào sổ và kiểm soát ngay: Các chi phí mới phát sinh, các khoản nợ phát sinh
trong quá trình thu tiền phải được ghi sổ hàng ngày làm cơ sở cho việc ghi nhận các
thông tin mới nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của công ty.
+ Cuối kỳ cần lập ra bảng cân đối giữa doanh thu với các khoản đã thu tiền và
các khoản còn phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền. Do các cân đối
này có liên quan đến người mua nên cần gửi đến người mua để thông báo đồng thời
xác nhận quan hệ mua bán đã phát sinh trong tháng.
- Xử lý các khoản phải thu:
+ Thu tiền: Khi thu được tiền từ khách hàng thì nợ sẽ được xóa. Kiểm tra kiểm
soát phải được thực hiện cho cả việc thanh toán các khoản phải thu và các trách
- 24 -


nhiệm về tiền. Đồng thời cũng phải đảm bảo các khoản khấu trừ phải được tính toán
đầy đủ.
+ Sự điều chỉnh và khấu trừ: Khi khách hàng được giảm trừ một khoản tiền
hoặc một khoản tín dụng do mua hàng với số lượng lớn thì phải dựa vào sự giảm trừ
theo quy định, việc kiểm tra kiểm soát phải đảm bảo làm đúng theo quy định đó dựa
trên đánh giá của người có chức năng trong giới hạn quyền hạn của mình.
+ Xóa sổ các khoản nợ khó đòi: Nếu một vài khách hàng không thể trả được
nợ do nhiều nguyên nhân khác nhau, mặc dù công ty đã có nhiều cố gắng trong việc
đòi nợ thì không còn biện pháp nào hơn là xóa nợ. Để bù lại các khoản mất mát đó,
công ty phải lập dự phòng và việc xóa nợ phải được phép của những người có trách
nhiệm trong công ty. Mặc dù, các khoản nợ đã được xóa nhưng vẫn kiểm soát, theo
dõi xem có thể thu được nợ hay không.

b. Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền
Trên thực tế, tiền là phương tiện giao dịch nhanh nhất và theo quan điểm về
rủi ro thì nó là một mặt hàng dễ gặp rủi ro nhất. Vì vậy càng dễ gặp rủi ro thì càng
phải bảo vệ và kiểm soát.
• Quản lý và cất trữ tiền mặt:
Tiền là đối tượng dễ gặp phải rủi ro như cháy, trộm cắp hay bị thất thoát
khác Để tránh những rủi ro trên thì cần có những phương tiện để bảo vệ tiền như:
- Tùy vào số lượng tiền hiện có và những rủi ro có thể bị gặp phải mà công ty
sử dụng loại hình bảo vệ cần thiết như sử dụng tủ, két sắt, các thiết bị tinh vi chống
trộm
- Giữ tiền ở mức tối thiểu vì càng giữ nhiều tiền ở một nơi thì càng dễ gặp rủi
ro, mất mát đồng thời giữ lượng tiền lớn hơn mức cần thiết có nghĩa là làm mất mát
một khoản thu tiềm năng do đồng tiền nhàn rỗi. Do đó, giữ tiền ở mức tối thiểu là
quan trọng cho lợi ích của công ty.
* Tóm lại, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
hữu hiệu sẽ giúp cho hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. Muốn
vậy các nhà quản lý phải đề ra các chính sách, thủ tục thích hợp với doanh nghiệp
- 25 -


mình đồng thời đề ra các biện pháp nhằm kiểm soát các nhân viên để họ thực hiện
các chính sách, thủ tục đó một cách tốt nhất. Điều này sẽ phát huy hết tác dụng của
hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền từ đó giúp cho hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển.