Tìm hiểu nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nguyên container bằng đường biển

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ
VẬN TẢI SAFI
1.1 Sự ra đời và phát triển của Công ty CP Đại lý vận tải SAFI:
1.1.1 Giới thiệu sơ lược về Công ty:
Công ty cổ phần đại lý vận tải SAFI tiền thân là một doanh nghiệp nhà nước, một
Công ty thành viên của Đại lý hàng hải Việt Nam (VOSA) thuộc Tổng Công ty Hàng
hải Việt Nam (VINALINES), được cổ phần hóa theo quyết định số 1247/1998/QĐ –
BGTVT ngày 25/5/1998 của Bộ giao thông vận tải và đăng ký hoạt động kinh doanh
theo giấy phép số 063595 ngày 31/8/1998 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí
Minh cấp.
Tên tổ chức:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ VẬN TẢI SAFI

Tên giao dịch:

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ VẬN TẢI SAFI

Tên quốc tế:

SEA & AIR FREIGHT INTERNATIONAL

Tên viết tắt:

SAFI

Logo:

Mã chứng khoán:

SFI

Trụ sở chính:

Số 209 Nguyễn Văn Thủ, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh,
Nam

Điện thoại:

+84.8.38238799

Fax:

+84.8.38226283

Email:



Website:



1

Việt

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Giấy CNĐKKD:

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

Số 063595 đăng ký lần đầu ngày 31/08/1998, đăng ký thay
đổi lần 11 ngày 26/5/2006.

Vốn điều lệ:

108.330.890.000 đồng

Mã số thuế:

0301471330

Tài khoản ngân hàng: Số 0071000015973 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển:
SAFI khởi nghiệp kinh doanh năm 1992 chỉ với 22 nhân viên cốt cán, thực hiện
các dịch vụ vận chuyển đường biển và vận tải nội địa. Từ ngày 2/11/1992, Công ty
được chính thức hoạt động theo Quyết định thành lập số 05/TCCB ngày 20/10/1992
của Cục trưởng cục Hàng hải Việt Nam.
Năm 1993, SAFI được chứng nhận là hội viên tổ chức FIATA (Liên đoàn quốc tế
các hiệp hội giao nhận) và số lượng nhân viên cũng từ đó mà tăng lên nhằm thích ứng
với sự phát triển nhanh chóng trong kinh doanh.
Năm 1995, chi nhánh Hà Nội chính thức được đi vào hoạt động.
Khi ngành vận tải biển phát triển hơn, năm 1998, SAFI quyết định thành lập thêm
văn phòng tại Hải Phòng để phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng về vận chuyển
đường biển. Cũng trong năm này, tháng 5/1998 Công ty được cổ phần hóa theo Quyết

định 1247/1998/QĐ – BGTVT của Bộ giao thông vận tải và đổi tên thành Công ty cổ
phần Đại lý vận tải SAFI với số vốn điều lệ ban đầu là 5.692.504.027 đồng. Sau hơn
một năm cổ phần hóa, SAFI đã đạt được những thành tích đáng khích lệ với sự đóng
góp tích cực của chi nhánh Hà Nội và các phòng nghiệp vụ của SAFI Hồ Chí Minh và
chi nhánh mới thành lập ở Vũng Tàu. Bên cạnh đó, Liên doanh COSFI với đối tác là
hãng tàu COSCO của Trung Quốc được thành lập vào tháng 11/1998 đã đạt được kết
quả kinh doanh với tỷ lệ lãi cao.
Năm 2000, để đáp ứng yêu cầu của khách hàng SAFI đã thành lập phòng Logistics
để chuyên tập trung cho công việc khai quan và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Không chỉ phát triển vận chuyển đường biển, SAFI còn đạt rất nhiều thành tựu to
lớn trong lĩnh vực vận chuyển đường không. Năm 2000, chi nhánh SAFI Đà Nẵng đã
được thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường hàng hóa đường không tại miền
Trung Việt Nam. Cùng với trụ sở chính tại Tp Hồ Chí Minh chuyên trách mảng thị

2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

trường phía Nam, chi nhánh Hà Nội phụ trách mảng thị trường phía Bắc, chi nhánh Đà
Nẵng tại miền Trung đã góp phần hoàn thiện chuỗi dịch vụ của SAFI, bao gồm dịch vụ
vận tải đa phương thức, dịch vụ logistics, đại lý tàu biển và môi giới hàng hải.
Tháng 10/2004, Liên doanh Yusen – Việt Nam được thành lập có trụ sở chính tại
Tp Hồ Chí Minh và chi nhánh ở Hà Nội. Trong năm này, kho bãi có diện tích 2.500m 2
tại quận 7, Tp Hồ Chí Minh cũng đã được đưa vào khai thác, nằm trong chiến lược đầu
tư chiều sâu để phát triển ổn định và lâu dài của SAFI.
Năm 2005, khu kho bãi tại KCN Phú Thị, Hà Nội được hoàn tất và đưa vào sử
dụng. SAFI thành lập thêm những văn phòng tại Vũng Tàu (1999), Quy Nhơn (2002),

Quảng Ninh (2005), Lạng Sơn (2007) nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách
hàng.
Ngày 29/12/2006 đánh dấu một bước ngoặt to lớn trong sự phát triển của công ty,
Công ty chính thức niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán Tp Hồ Chí Minh với mã
chứng khoán SFI.
Năm 2008, SAFI tiếp tục liên doanh với một công ty Hàn Quốc cho ra đời Công ty
TNHH KCTC Việt Nam thuộc lĩnh vực giao nhận vận tải, khai thuê hải quan với hoạt
động chính là cung cấp tổng thể các dịch vụ hậu cần bằng các trang thiết bị xe kéo và
đầu kéo hiện đại. Bắt đầu hoạt động từ tháng 6/2008, KCTC Việt Nam đã đạt được
0,26 tỷ doanh thu cho 6 tháng hoạt động.
Năm 2009, Công ty TNHH Vận tải container SITC Việt Nam được thành lập, là
liên doanh giữa SAFI và đối tác SITC Container Lines (Sin) Pte Ltd đặt trụ sở chính
tại Hải Phòng với tổng vốn điều lệ tương đương 400.000 USD theo tỷ lệ 51/49
(SAFI/SITC). Ngành nghề chính của SITC Việt Nam là dịch vụ giao nhận hàng hóa và
đại lý tàu biển.
Tính đến thời điểm hiện tại, Công ty là Hội viên chính thức của các Hiệp hội:
- Hội viên liên kết của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận kho vận quốc tế FIATA

-

(1994).
Đại lý hàng hóa số 37 – 3 – 001 của Hiệp hội Vận tải hàng không quốc tế IATA

-

(1994).
Hội viên thứ 9 của Hiệp hội Đại lý và Môi giới Hàng hải Việt Nam VISABA

-

(1994).
Hội viên của Hiệp hội AMSA của Mỹ về dịch vụ di chuyển và kho bãi (1996).
Hội viên môi giới thứ 119408 của Hiệp hội Hàng hải Baltic và quốc tế BIMCO

-

(1997).
Hội viên chính thức của Hiệp hội Giao nhận vận tải Việt Nam VIFFAS (1999).

3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

- Hội viên chính thức của Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam VCCI
-

(2001).
Hội viên liên kết hiệp hội IMA của Mỹ về dịch vụ di chuyển và đại lý vận tải

-

(2005).
Hội viên chính thức của Hiệp hội chủ hàng Việt Nam VNSC (2009).

Ngoài ra công ty còn một số chứng chỉ như:
- Giấy phép số 013 & 014/ CHK – CCHH: Tổng đại lý hàng hóa năm 1998 được
công nhận bởi Cục Hàng không Việt Nam.

- Giấy phép số 018/ KTHQ: Đại lý hải quan năm 1999.
- Giấy phép số 20/ GP – GTVT: Vận tải đa phương thức quốc tế (MTO) năm 2005.
Ngày nay, chỉ cần đến với SAFI, khách hàng sẽ được giúp đỡ lựa chọn dịch vụ hợp
lý nhất trong hệ thống dịch vụ cung ứng đa dạng của SAFI. Dựa vào đội ngũ nhân
viên, cán bộ quản lý năng động, tận tâm và giàu kinh nghiệm, SAFI đã gây dựng danh
tiếng cho thương hiệu của mình trên thị trường trong nước cũng như nước ngoài.

1.2 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh:
SAFI khởi nghiệp kinh doanh từ năm 1992, Công ty thực hiện các dịch vụ vận
chuyển đường biển và nội địa. Theo xu hướng phát triển toàn diện Công ty đa dạng
hóa các loại hình dịch vụ, phát triển thành nhiều ngành nghề kinh doanh.Theo giấy
chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần, hoạt động kinh doanh của Công ty
hiện nay:
- Đại lý vận tải;
- Đại lý ủy thác quản lý container và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu;
- Khai thác, thu gom hàng hóa và vận tải nội địa;
- Đại lý tàu biển và môi giới hàng hải;
- Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu;
- Kinh doanh khai thác kho bãi;
- Vận chuyển hàng hóa quá cảnh đi Lào, Campuchia và ngược lại;
- Dịch vụ hàng hải và cung ứng tàu biển;
- Sản xuất, mua bán bao bì, chèn lót;
- Đóng gói bao bì hàng hóa;
- Đại lý cho thuê và mua bán container;
- Phát chuyển nhanh hàng hóa;
- Vận tải đa phương thức quốc tế;
- Mua bán: thực phẩm tươi sống, đồ gỗ nội thất, quần áo may sẵn, giày dép, kim
khí điện máy, điện tử, điện lạnh và phụ kiện;

4

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

- Mua bán động vật sống, bò sát ( trừ kinh doanh động vật hoang dã thuộc danh
mục điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia quy định và các loại

-

động vật quý hiếm khác cần được bảo vệ);
Cho thuê văn phòng làm việc;
Mua bán gốm sứ, sơn mài và hàng thủ công mỹ nghệ;
Sản xuất lắp ráp đồ gỗ gia dụng, máy móc thiết bị phụ kiện hàng điện tử, điện
lạnh (không sản xuất, gia công tại trụ sở).

1.3 Cơ cấu tổ chức:
1.3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Đại lý vận tải SAFI:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức hệ thống Công ty cổ phần Đại lý vận tải SAFI.
(Nguồn: )

 Trụ sở chính:
SAFI HỒ CHÍ MINH: Số 209 Nguyễn Văn Thủ, Quận 1, Thành phố Hồ Chí
Minh, Việt Nam.
 Các trụ sở khác:
- SAFI HÀ NỘI: Phòng 707, tầng 7, tòa nhà 315 Trường Chinh, Quận Thanh
Xuân, Hà Nội, Việt Nam.

5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

- SAFI HẢI PHÒNG: Tòa nhà Thương mại (tầng 6), số 22 Lý Tự Trọng, Quận
-

Hồng Bàng, TP. Hải Phòng, Việt Nam.
SAFI ĐÀ NẴNG: Lô 39, đường số 2, KCN An Đồn, Quận Sơn Trà, TP. Đà Nẵng,

-

Việt Nam.
SAFI QUY NHƠN: Số 99 Phan Đình Phùng, TP. Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định,

-

Việt Nam.
SAFI QUẢNG NINH: Số 10 Lê Thánh Tôn, TP. Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh, Việt

-

Nam.
SAFI VŨNG TÀU: Số 4 Lê Lợi, TP. Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu, Việt

-

Nam.
 Công ty con, công ty liên doanh liên kết:
Công ty TNHH Đại lý vận tải Cosfi
Công ty TNHH SITC Việt Nam
Công ty TNHH Đầu tư Hạ tầng SAFI
Công ty TNHH Yusen Logistics Quốc tế (Việt Nam)
Công ty TNHH KCTC Việt Nam
Công ty TNHH Cosco Container Lines Việt Nam.

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty tại trụ sở chính.
(Nguồn: )

6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

Mô hình quản trị SAFI bao gồm: Đại hội Đồng cổ đông; Ban Kiểm soát, Hội đồng
Quản trị; Ban giám đốc đứng đầu là Tổng Giám đốc và một Giám đốc Phát triển kinh
doanh. Cơ cấu tổ chức của Công ty được xây dựng trên nguyên tắc phân công, quản lý
theo các khối chức năng công việc, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ một số phòng ban:

• Phòng đại lý vận tải đường biển (Sea freight): Cung cấp mọi dịch vụ và tư vấn về
vận tải hàng hóa bằng tàu biển nội địa và quốc tế bao gồm: thủ tục xuất nhập, các loại
chứng từ cho hàng có Quota, xuất nhập vào Mỹ, Châu Âu, phương thức đóng gói các
mặt hàng nguy hiểm, gia súc, vaccine, hải sản tươi sống và đông lạnh, container treo,

thu gom hàng lẻ đi tất cả cảng trên thế giới, kết hợp với các phòng nghiệp vụ và các
Chi nhánh làm vận tải đa phương thức quốc tế.
• Phòng đại lý vận tải hàng không (Air freight): Cung cấp mọi dịch vụ và tư vấn về
vận tải hàng hóa bằng đường hàng không bao gồm: thủ tục xuất nhập, các loại chứng
từ cho hàng có Quota, xuất nhập vào Mỹ, Châu Âu, phương thức đóng gói các mặt
hàng nguy hiểm, gia súc, vaccine, hải sản tươi sống và đông lạnh, container treo...
SAFI cung cấp dịch vụ thuê bao nguyên chiếc máy bay để vận chuyển hàng hóa.
• Phòng Logisticss: Tập trung và phát triển dịch vụ khai quan giao nhận hàng hóa xuất
nhập khẩu cho các công ty XNK, các nhà máy trên toàn quốc và khách hàng ngoài
nước. Thực hiện việc vận chuyển, giao nhận và lắp đặt máy móc thiết bị cho các công
trình lớn nhỏ trên toàn quốc. Địa bàn họat động chính là ở các khu chế xuất và khu
công nghiệp trong và ngoài TP Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai, Nhơn trạch, Phú
Mỹ, v.v…
• Phòng đại lý tàu biển và môi giới hàng hải: Cung cấp dịch vụ đại lý tổng hợp đối
với tàu biển nước ngoài và môi giới hàng hải. Bao gồm các thủ tục xuất nhập cảnh cho
tàu biển ra vào cảng, thủ tục giao nhận hàng hoá XNK và cung cấp các dịch vụ tàu
biển như cung ứng vật tư, nhiên liệu, lương thực thực phẩm, dịch vụ thuyền
viên....Ngoài ra còn có nhiệm vụ môi giới tìm hàng hoá và tàu. Xây dựng mối quan hệ
với các chủ hàng XNK để tìm kiếm uỷ thác đại lý.
• Phòng dịch vụ kho bãi và vận tải: Quản lý và điều hành hệ thống kho bãi Quận 7,
thực hiện dịch vụ tiếp nhận, bảo quản lưu kho và phân phối hàng tiêu dùng đến các
cửa hàng lẻ theo đơn đặt hàng của khách hàng. Quản lý và điều hành đội xe tải
container và xe tải nhỏ cho dịch vụ giao nhận container, giao nhận, di lý và trung

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

chuyển hàng hóa có niêm phong hải quan trên địa bàn TP Hồ Chí Minh và các tỉnh lân
cận.

1.4 Tình hình nhân lực:
Tổng số lao động của Công ty đến thời điểm 31/12/2015 là 282 người. Cơ cấu phân
bổ lao động như sau:
Bảng 1.1: Cơ cấu nhân lực của Công ty năm 2015
ĐVT: nhân viên
STT
Chỉ tiêu
1
Theo đối tượng lao động
- Lao động trực tiếp
- Lao động gián tiếp
2
Theo trình độ lao động
- Trình độ đại học và trên
đại học
- Trình độ cao đẳng và
trung cấp
- Lao động phổ thông

Số lượng
282
240
42
282
173

Tỷ trọng
100%
85%
15%
100%
61%

30

10%

79
29%
(Nguồn: Báo cáo thường niên SAFI 2015)

1.5 Đánh giá chung kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh:
Sau 13 năm hoạt động và phát triển tập thể công ty Cổ phần Đại lý vận tải SAFI đã
nỗ lực hết mình cung cấp cho khách hàng dịch vụ Logistics tốt nhất đồng thời làm tối
thiểu chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. Trong những năm gần đây tình hình kinh doanh
của công ty ngày càng phát triển dưới đây là bảng báo cáo kết quả kinh doanh của
Công ty cổ phần Đại lý vận tải SAFI trong 2 năm 2014-2015 thể hiện ở bảng sau:
Bảng 1.2: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty năm 2014-2015
ĐVT: 106 đồng
TT

Chỉ tiêu

Năm 2015

1

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

2

Các khoản giảm trừ doanh thu

3

Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp
dịch vụ
Giá vốn hàng bán

4

8

Năm 2014

562,752

603,667

-

-

562,752

603,667

370,126

406,695


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
5

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

6

Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp
dịch vụ
Doanh thu hoạt động tài chính

192,625

196,971

6,877

11,084

7

Chi phí tài chính

4,410

2,853

8

Trong đó: chi phí lãi vay

9

Chi phí bán hàng

50,245

55,098

10

Chi phí quản lý doanh nghiệp

92,623

109,853

11

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

57,587

63,661

12

Thu nhập khác

656

1,114

13

Chi phí khác

497

567

14

Lợi nhuận khác

159

547

15

Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế

57,747

64,208

16

Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

11,757

9,071

17

Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh
45,990
55,137
nghiệp
(Nguồn: Báo cáo tài chính hợp nhất SAFI 2015 )

922

Nhìn vào bảng 1.3 sẽ thể hiện rõ hơn sự tăng giảm doanh thu, chi phí, lợi nhuận
của Công ty SAFI trong 2 năm 2014 – 2015.
Bảng 1.3: Bảng đánh giá chung kết quả kinh doanh của Công ty năm 2014 – 2015:
ĐVT: 10 6 đồng

TT

Chỉ tiêu

Năm 2014 Năm 2015

Chênh
lệch

% tăng
(giảm

1

Doanh thu thuần

603,667

562,752

- 40,915

(6.7)

2
3

Chi phí
LN thuần

167,804
63,661

147,278

57,587

- 20,526
- 6,074

(12.23)
(9,5)

4

LN sau thuế

55,137

45,990

- 9,147

(16.6)

(Nguồn: Báo cáo tài chính hợp nhất SAFI 2015 )
Qua bảng số liệu kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2014 – 2015 cho
thấy rằng: năm 2015 doanh thu của công ty giảm nhẹ 6,7%, tương ứng là 40,9 tỷ đồng,

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

một phần nguyên nhân là do kinh tế năm 2015 diễn ra trong bối cảnh thị trường toàn
cầu có những bất ổn, tổng cầu yếu và việc cạnh tranh ngày càng gay gắt của các công
ty đối thủ cùng ngành đã ít nhiều tạo rào cản cho sự hụt doanh thu này. Bên cạnh đó sự
sụt giảm doanh thu này còn là do công ty con là công ty TNHH Cosco Container Lines
VN năm 2015 chuyển thành công ty liên doanh liên kết với mức sở hữu vốn điều lệ
của SAFI từ 51% xuống còn 35%. Nhưng thay vào đó chi phí năm 2015 lại giảm
12,23%, tương ứng là 20,5 tỷ đồng so với năm 2014, nguyên nhân do giá dầu giảm
mạnh, bên cạnh đó giảm chi phí tiền thuê xe tải, kho bãi vì công ty đã đầu tư sửa chữa,
mua mới trang thiết bị, xe tải phục vụ quá trình vận chuyển hàng hóa, cũng như đầu tư
mở rộng thêm diện tích kho bãi. Chi phí giảm điều này thể hiện công tác quản lý chi
phí luôn được kiểm soát chặt chẽ, cắt giảm tối đa, triệt để các hoạt động không thực sự
mang lại hiệu quả kinh doanh cho công ty. Doanh thu công ty giảm dẫn đến lợi nhuận
thuần cũng giảm 9,5%, tương ứng giảm 6,074 tỷ đồng so với năm 2014. Khép lại một
năm kinh doanh ẩn đầy trắc trở, nền kinh tế trong nước liên tục bị ảnh hưởng từ biến
động của thị trường kinh tế thế giới, đặc biệt là đối với ngành vận tải và logistics khi
giá dầu thế giới liên tục giảm và dừng lại ở mức 30USD/thùng, mức thấp nhất trong
vòng 2 thập kỷ qua. Là công ty chuyên kinh doanh về dịch vụ điều phối logistics, vận
tải đa phương thức, các hoạt động đại lý vận tải đa phương thức… SAFI luôn phải đối
đầu với nhiều khó khăn và thách thức đến từ nền kinh tế vi mô lẫn vĩ mô tác động
nhưng vẫn đạt được kết quả kinh doanh tốt. Trong bối cảnh mà khó khăn nhiều hơn
thuận lợi, việc thể hiện hoạt động kinh doanh mang tính ổn định và phát triển lâu dài là
cần thiết, do đó năm 2016 công ty cũng đang tiến hành nâng cao các gói dịch vụ cung
cấp, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, ứng dụng công nghệ cao với quy mô lớn nhằm thu hút
khách hàng, mở rộng thị trường phân khúc, tạo động lực cho tăng trưởng doanh thu và
lợi nhuận dài lâu.

1.6 Định hướng phát triển của Công ty:
• Mục tiêu:
Phát triển bền vững các dịch vụ kinh doanh cốt lõi và tìm kiếm các cơ hội

-

đầu tư là nội dung trọng tâm trong chiến lược phát triển của SAFI
• Chiến lược tập trung:
Đầu tư nâng cấp hạ tầng kho bãi, tiếp vận, logistics.

10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

- Phát huy tối đa nguồn nhân lực kết hợp công nghệ thông tin hiện đại làm nền
-

tảng bền vững cho sự phát triển dịch vụ làm đại lý.
Duy trì các thế mạnh dịch vụ vận tải sẵn có như đường hàng không, đường

-

biển.
Dịch vụ vận tải đường biển sẽ tiếp tục mở rộng lượng hàng chuyển tải qua

-

Singapore, HongKong.
Dịch vụ môi giới, đại lý tàu biển sẽ ưu tiên tập trung vào mảng dầu thô, duy trì

-

chất lượng thuyền viên, đại lý tàu với các thân chủ đã được chỉ định.
Dịch vụ khai quan, giao nhận, chủ trương mở rộng hoạt động chào bán hàng,
khai thác tốt kho bãi theo hương cung cấp dịch vụ trọn gói, tập trung phát triển

-

hệ thống khách hàng lớn tại TpHCM và Hà Nội.
Tiếp tục mở rộng thị trường mạng lưới kinh doanh ít biến động nhưng nhiều

-

tiềm năng như Nhật Bản, Hàn Quốc, các quốc gia Trung Nam Mỹ và Úc Châu.
Tìm kiếm các cơ hội đầu tư, mở rộng vào các mảng như: đầu tư góp vốn khu

-

bến bãi cảng hoặc các cảng nội địa tại khu vực TpHCM, Hải Phòng.
Mở rộng thêm kho bãi tại TpHCM, Hà Nội, Hải Phòng.

CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP
KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẠI LÝ VẬN TẢI SAFI.
2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển:
2.1.1 Sơ đồ quy trình:
Bảng 2.1: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng XK nguyên cont bằng đường biển.

T
T

Các bước công việc

Mô tả công việc

11

Chứng tư
liên quan


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1

2

3

4

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

Tiếp nhận thông tin từ
KH

Nhận yêu cầu từ KH về
việc xuất khẩu lô hàng
của KH.

Kiểm tra giá cước và
chào giá cho KH

Tiến hành kiểm tra giá
cước các hãng tàu. Sau
đó lập bảng báo giá cho
KH

Liên hệ với hãng tàu để
đặt chỗ

Khi KH đồng ý sử
dụng dịch vụ của công
ty, NVKD tiến hành
booking với hãng tàu.

Booking
Note,
Booking
confirm

KH chuẩn bị hàng hóa
để đóng hàng và công
ty chuẩn bị bộ chứng từ
xuất khẩu hàng hóa.

Lệnh cấp
container
rỗng,
contract,

invoice,
packing
list, C/O

Chuẩn bị hàng hóa,
phương tiện vận tải và
chứng từ xuất khẩu

12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

Thông quan hàng hóa XK

Mở tờ khai hải quan

Đối với hàng
xuất miễn kiểm

Đối với hàng
xuất kiểm hóa
Kiểm hóa

Nhân viên XNK tiến
hành khai báo hải quan
và làm các thủ tục để
thông quan lô hàng

Tờ khai
hải quan
xuất khẩu
(thông
quan)

NVGN sẽ chuyển bộ
hồ sơ cho bộ phận
chứng từ hàng xuất để
phát hành B/L cho KH

Bill of
Lading

Trả tờ khai HQ
5
Thanh lý tờ khai HQ
Vào sổ tàu

6

7

Lập vận đơn
đường biển

Sau khi hoàn tất bộ
chứng từ hàng xuất
NVGN sẽ gửi các

chứng từ cho người
nhận hàng để có thể
nhận được hàng

Gửi chứng từ cho
người nhận hàng

NVGN tiến hành giải
chi, lập bộ chứng từ
hoàn chỉnh về lô hàng
XK cụ thể và chuyển
cho phòng kế toán, sau
đó nhân viên kế toán sẽ
lập bộ chứng từ thanh
toán gửi KH

Quyết toán
8

13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

-

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

2.1.2 Diễn giải quy trình:
• Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ KH

Nhân viên kinh doanh tiếp nhận thông tin từ KH như:
Loại hàng, số lượng, trọng lượng hàng: căn cứ vào đó mà công ty sẽ tư vấn cho KH
loại cont phù hợp (ví dụ: nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh; hàng
bách hóa, nông sản thì chọn cont khô…). Cũng như các quy định của nước NK về mặt
hàng đó (ví dụ: hàng thực phẩm phải có giấy chứng nhận chất lượng vệ sinh an toàn

-

thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng…)
Cảng đi, cảng đến: đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì thời gian vận
chuyển càng ngắn, khoảng cách vận chuyển càng gần thì cước phí càng thấp và ngược

-

lại.
Hãng tàu: tùy nhu cầu KH đến cảng nào mà nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho KH

-

chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.
Thời gian dự kiến xuất hàng và hàng đến cảng đích: để công ty tìm một lịch trình tàu
chạy phù hợp.
• Bước 2: Kiểm tra giá cước và chào giá với KH
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh công
ty sẽ liên hệ với hãng tàu để kiểm tra giá cước và lịch trình chạy tàu trên tuyến phù
hợp với lô hàng xuất khẩu của khách hàng. Mỗi hãng tàu sẽ có lịch trình chạy tàu,
tuyến đường cũng như có thế mạnh riêng trên từng tuyến. Ví dụ như hãng tàu CMA
CGM hoạt động mạnh trên tuyến xuyên Thái Bình Dương, Evergreen thì hoạt động
chủ yếu trên tuyến East – South America,…Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào
của các hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Các giao

dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.
Khi KH đồng ý sử dụng dịch vụ, nhân viên công ty sẽ thỏa thuận với KH về
phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức, KH có thể trực tiếp mang hàng
đến hoặc sử dụng dịch vụ vận tải nội địa của SAFI. Về địa điểm nhận hàng, hàng hóa
có thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang về kho của công ty. Khách hàng
sẽ gửi Booking request cho nhân viên kinh doanh. Booking request này xác nhận lại
thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng
lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng kho người gửi hàng hay đóng tại bãi

14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

container của cảng), cảng hạ container có hàng để thông quan xuất khẩu (hạ container
ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy…

• Bước 3: Booking với hãng tàu
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking request của khách hàng và gửi
Booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc booking
thành công bằng cách gửi Booking confirmation chứa các thông tin cần thiết như số
booking, tên tàu, cảng xếp, cảng chuyển tải, cảng dỡ, giờ cắt máng (Closing
time),...Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi
booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất
khẩu.
Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa
của công ty thì khách hàng sẽ gởi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng
xuất khẩu, thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận,

nhân viên giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container
rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào
container ở cảng. Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó.

• Bước 4:Chuẩn bị chứng từ và phương tiện vận tải:
 Chuẩn bị chứng từ:
Nhân viên chứng từ tiếp nhận chứng từ KH cung cấp để chuẩn bị hồ sơ hải quan,
bao gồm: Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói. Nhân viên
chứng từ sẽ kiểm tra, đối chiếu, các chứng từ phải hợp lệ, đầy đủ và trùng khớp, nếu
có sai sót sẽ báo lại KH chỉnh sửa, đồng thời bổ sung các chứng từ cần thiết tùy theo
từng loại hàng hoặc địa điểm nước NK cần các loại giấy tờ chứng từ khác phù hợp với
điều kiện nhập khẩu của nước đó. Ví dụ: hàng hóa thuộc loại cần giấy phép xuất khẩu
(hàng hóa chất, hàng dễ cháy nổ,…), giấy chứng nhận chất lượng vệ sinh thực phẩm
(hàng thực phẩm, thủy hải sản,..)…

15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

Kiểm tra chứng từ:
- Hóa đơn thương mại: số hóa đơn, ngày phát hành, người mua, người bán tên
hàng, số lượng, tổng số tiền, phương thức thanh toán, điều kiện thanh toán,…
Kiểm tra nội dung và tính toán lại số lượng, đơn giá, số tiền để tránh sai sót khi

-

làm thủ tục hải quan.

Phiếu đóng gói: người mua bán, tên hàng, số lượng, net weight, gross weight,…
Hợp đồng thương mại: kiểm tra tính đồng bộ của hợp đồng và các chứng từ liên
quan khác.

 Chuẩn bị phương tiện:
Nhà xe hoặc nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều
độ của hãng tàu (thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container. Phòng
điều độ ở cảng sẽ giao nhà xe hoặc nhân viên giao nhận bộ hồ sơ gồm: container
packing list, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ
cảng cho phép lấy container rỗng. Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế
kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được
duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận
chuyển về kho người xuất khẩu đóng hàng. Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển
container có hàng hạ bãi tại cảng chờ xuất hàng (theo booking confirm) và đóng phí hạ
container cho cảng vụ.

• Bước 5: Thông quan hàng hóa xuất khẩu
Công ty sử dụng phần mềm ECUS5 – VNACCS của Thái Sơn để khai báo hải quan
điện tử qua hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS. Trước khi khai báo hải quan
điện tử, nhân viên công ty phải đến cơ quan hải quan để đăng ký trong trường hợp
doanh nghiệp (KH) lần đầu tiên tham gia thủ tục hải quan điện tử. Bộ hồ sơ để đăng ký
gồm: Giấy giới thiệu, Giấy đăng ký thủ tục hải quan điện tử, Giấy chứng nhận đăng ký
kinh doanh. Sau khi tiếp nhận bộ hồ sơ đăng ký, người quản lý mạng trả cho nhân viên
công ty Giấy thông báo tài khoản thông quan điện tử, trên đó có tên truy cập cùng mã
truy cập.
Những văn bản luật cơ bản liên quan đến lĩnh vực hải quan:

16

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

- Luật Hải quan năm 2005, năm 2014 (có hiệu lực từ 1/1/2015)
- Nghị định 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 của Chính Phủ Quy định chi tiết
và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát,

-

kiểm soát hải quan.
Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/03/2015 của Bộ tài chính Quy định về thủ
tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan, thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và
quản lý thuế đối với hàng hóa XNK. (thay thế Thông tư 128/2013/TT-BTC và

-

194/2010/TT-BTC)
Thông tư 22/2014/TT-BTC ngày 14/02/2014 của Bộ Tài chính quy định về thủ
tục hải quan điện tử đối với hàng hóa XNK thương mại (thay thế thông

tư 196/2012/TT-BTC).
 Quy trình thủ tục HQ hàng xuất:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình thủ thục hải quan hàng xuất.
(Nguồn: www.slideshare.net/daotaoxuatnhapkhau)
B1: Lập tờ khai hải quan điện tử

17

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

Dựa trên những chứng từ mà KH cung cấp, nhân viên chứng từ khai báo hải quan
điện tử truyền số liệu lên tờ khai qua mạng phải đầy đủ, chính xác, rõ ràng các thông
tin theo đúng tiêu chí và khuôn dạng chuẩn và gửi tờ khai hải quan điện tử đến cơ quan
Hải quan thông qua hệ thống VNACCS/VCIS.
Nội dung của tờ khai Hải quan xuất khẩu gồm:

-

Số tờ khai, số tờ khai đầu tiên.
Mã loại hình, mã phân loại hàng hóa, mã hiệu phương thức vận chuyển.
Tên cơ quan Hải quan tiếp nhận tờ khai, mã bộ phận xử lý tờ khai.
Người xuất khẩu gồm các mục: mã, tên, mã bưu chính, địa chỉ, số điện thoại.
Người ủy thác xuất khẩu: mã, tên.
Người nhập khẩu: mã, tên, mã bưu chính, địa chỉ, mã nước.
Số vận đơn.
Số lượng kiện.
Tổng trọng lượng hàng (Gross).
Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến.
Địa điểm nhận hàng cuối cùng.
Địa điểm xếp hàng.
Phương tiện vận chuyển.
Ngày hàng đi dự kiến.
Số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn, phương thức thanh toán, điều kiện giá hóa

-

đơn, tổng trị giá hóa đơn, tổng giá trị thuế, tổng hệ số phân bổ trị giá tính thuế.
Thông tin đính kèm khai báo điện tử.
Mục thông báo của Hải quan: tên trưởng đơn vị Hải quan, ngày hoàn thành kiểm
tra, ngày cấp phép xuất khẩu, thời hạn cho phép vận chuyển bảo thuế, thông tin

-

trung chuyển, địa điểm đích cho vận chuyển bảo thuế.
Địa điểm xếp hàng lên xe chở hàng: mã, tên doanh nghiệp, địa chỉ.
Số container.
Chỉ thị của Hải quan (nếu có).
Danh sách hàng: mã hàng, tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, đơn giá, trị giá
hóa đơn, trị giá tính thuế, thuế suất, số tiền thuế, số tiền miễn giảm.

B2: Tiếp nhận thông tin phản hồi của cơ quan Hải quan
Nhân viên chứng từ sẽ nhận được kết quả phản hồi từ cơ quan Hải quan:

- Nếu chứng từ chưa hợp lệ, yêu cầu sửa đổi, bổ sung một số thông tin khai báo,
nhân viên chứng từ cần kiểm tra lại, sửa đổi, bổ sung và gửi lại cơ quan Hải quan.

18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

- Trường hợp khai báo thành công nhân viên chứng từ sẽ được cấp số tờ khai và
nhận thông báo kết quả phân luồng. Có 3 kết quả phân luồng:

+ Luồng xanh (luồng 1): miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế
hàng hóa. Lô hàng được cơ quan Hải quan chấp nhận thông quan.
+ Luồng vàng (luồng 2): kiểm tra chi tiết hồ sơ hải quan, xuất trình hồ sơ giấy để cơ
quan Hải quan kiểm tra. Nếu lô hàng được chấp nhận thông quan thì đăng ký mở tờ
khai hải quan, nếu cơ quan Hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa thì tiến hành
kiểm hóa.
+ Luồng đỏ (luồng 3): hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra hồ sơ giấy và hàng hóa
thực tế. Tùy tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10%
hay 100% hàng để Hải quan kiểm tra.
B3: Đăng ký mở tờ khai hàng xuất
Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải quan điện tử đã được phân luồng (in 2 bản)
mang đến Công ty nhập khẩu ký tên và đóng dấu xác nhận. Sau đó nhân viên giao
nhận mang bộ chứng từ sau đến Chi cục Hải quan nơi doanh nghiệp có trụ sở hoặc nơi
có cơ sở sản xuất hoặc Chi cục Hải quan nơi tập kết hàng hóa xuất khẩu hoặc Chi cục
Hải quan cửa khẩu xuất hàng:

- Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu
- 2 tờ khai hải quan
- Hóa đơn thương mại
-

Phiếu đóng gói
Hợp đồng ngoại thương
C/O
Các chứng từ khác theo yêu cầu.
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ và tiến hành kiểm tra hồ sơ, xem việc kê khai trên

tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục
hàng cấm hay không, tiếp đó kiểm tra việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh
nghiệp trên hệ thống mạng. Sau đó Hải quan ra quyết định thông quan và chuyển sang

19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

bộ phận trả tờ khai. Nếu kết quả phân luồng là luồng đỏ thì chuyển qua bộ phận kiểm
hóa.
B4: Kiểm hóa hàng xuất
Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi. Sau đó
nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa đồng
thời NVGN xuống bãi tìm container và chuyển đến bãi chỉ định để tiến hành kiểm hóa.
Sau khi đưa cont đến vị trí kiểm hóa, NVGN liên lạc với Hải quan kiểm hóa để tiến
hành cắt seal và kiểm tra hàng hóa thực tế (5%, 10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu
cầu kiểm hóa). Sau khi kiểm tra xong, Hải quan sẽ ghi nhận nội dung kiểm tra thực tế
hàng hóa, ra quyết định thông quan và chuyển qua bộ phận trả tờ khai. Nhân viên giao
nhận bấm lại seal mới (gồm seal Hải quan và seal hãng tàu).
B5: Trả tờ khai
Tại bộ phận trả tờ khai, người làm thủ tục hải quan đóng lệ phí Hải quan. Hải quan
sau khi kiểm tra tờ khai đóng dấu xác nhận, trả lại cho nhân viên giao nhận một tờ khai
và giữ lại một tờ khai.
B6: Thanh lý HQ
Nhân viên giao nhận photo tờ khai và đến hải quan thanh lý hàng xuất ở cảng để
thanh lý. Sau đó nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lý. Hải quan
thanh lý kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai gốc.
B7: Vào sổ tàu
NVGN nộp tờ khai ở thương vụ hàng xuất để vào sổ tàu. Hải quan trả lại tờ khai và
phiếu xác nhận vào sổ tàu. Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng

tàu. (Phải vào sổ tàu trước giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu
được mặc dù đã thông quan).

• Bước 6: Lập bộ chứng từ hàng xuất
 Khách hàng sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty SAFI:

20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát
hành vận đơn cho khách hàng. Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để
lập chứng từ hàng xuất. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ như sau:
- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất hàng

-

hay chưa.
Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu.
Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn.

Nội dung vận đơn gồm những chi tiết sau:
- Số vận đơn (B/L No)
- Người gửi hàng (Shipper/ Exporter)
- Người nhận hàng (Consignee)
- Người thông báo (Notify Party)
- Tên tàu/ số chuyến (vessel/voy)

- Cảng xếp hàng (Port of loading)
- Cảng dỡ hàng (Port of discharge)
- Nơi giao hàng (Place of delivery)
- Số container/số seal
- Điều kiện vận chuyển hàng
- Ngày xếp hàng lên tàu: Shipped on board date……(Những thông tin về tên tàu số
chuyến cảng đi, cảng đến phải trùng khớp với booking confirmation của hãng tàu

-

đã gửi trước đó)
Số lượng container (Number of container)
Mô tả hàng hóa (Descreption of goods)
Số kiện (Number of package)
Trọng lượng hàng cả bì (Gross weight)
Thể tích hàng (Measurement)
Điều khoản về cước phí (Freight and charges)
Nơi và ngày phát hành B/L (Place and date of issue)
Số lượng bản vận đơn gốc (No of original B/L)
Chữ ký của người chuyên chở hay đại lý của người chuyên chở
Các điều kiện, điều khoản trách nhiệm chuyên chở, thường được in sẵn ở mặt sau
vận đơn, không thương lượng được, nếu có thỏa thuận khác thì phải thể hiện
thêm ở mặt trước vận đơnvì vậy người thuê chuyên chở phải tìm hiểu kỹ các điều

-

khoản phía sau vận đơn, hiểu các quy ước quốc tế điều chỉnh vận đơn.
Người gửi hàng chịu trách nhiệm cân đong, đo đếm và đóng hàng của mình vào
container và niêm phong kẹp chì trước khi giao cho người chuyên chở vì thế
miễn trách nhiệm cho người chuyên chở về số lượng, chất lượng hàng hóa bên

trong container, trên vận đơn thường có ghi chú “said to contain”, “Shipper’s

21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

load”, “count and seal” (đóng xếp hàng, đếm hàng và kẹp chì do người gửi hàng
chịu trách nhiệm).
Sau khi có đầy đủ những thông tin trên, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ phát hành
vận đơn (HB/L) cho người gửi hàng và gửi bản vận đơn nháp cho khách hàng kiểm tra
lại thông tin nhằm tránh những sai sót về sau. Đồng thời, gửi thông tin cho hãng tàu
liên quan phát hành vận đơn cho SAFI (MB/L). Sau khi có được MB/L từ hãng tàu,
nhân viên chứng từ kiểm tra đối chiếu lại HB/L và MB/L xem có gì khác biệt không để
chỉnh sửa (nếu có).
 Khách hàng không sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty SAFI:
Nhân viên giao nhận chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng để họ gửi thông tin
cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn.

• Bước 7: Gửi chứng từ cho người nhận hàng
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ gửi
thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: Shipper/ Consignee, tên tàu/số
chuyến, cảng đi/cảng đến, ETD/ETA (Ngày dự kiến đi/ ngày dự kiến đến), Số vận đơn
(HB/L, MB/L), loại vận đơn (Surrender, Original, Seaway bill…), hợp đồng, invoice,
packing list cho người nhận hàng để người nhận hàng theo dõi tiếp lô hàng tại cảng
đến, đính kèm là bản sao HB/L, MB/L.

• Bước 8: Quyết toán

Dựa vào booking, điều khoản về cước phí là trả trước, nhân viên chứng từ sẽ làm
Giấy báo nợ gửi KH (cước phí và các khoản phí liên quan) và chuyển bộ phận kế toán
để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản
phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee…) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn
cho họ. Nếu cước phí trả sau, nhân viên chứng từ sẽ làm Giấy báo nợ thu cước người
nhận hàng và gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ (người gửi hàng chỉ đóng các khoản
phí liên quan tại Việt Nam).

22


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành giải chi và trả lại các chứng từ, hóa đơn, tờ khai
hải quan cho phòng kế toán sau khi hoàn thành việc xuất khẩu cho lô hàng của khách
hàng. Khi nhận được giải chi từ nhân viên giao nhận, nhân viên kế toán sẽ lập thêm
các chứng từ có liên quan đến quá trình giao nhận để yêu cầu khách hàng thanh toán:
Phiếu đề nghị thanh toán thể hiện phí dịch vụ, các chi phí trong quá trình làm thủ tục:
Biên lai thu phí hải quan (đóng lúc rút tờ khai), chi phí bảo quản, các phí phát sinh nếu
có (ví dụ khi lô hàng xuất sai số lượng, đóng thiếu hàng thì phải chi tiền cho hải quan,
để hải quan cho mình chỉnh sửa lại số lượng và đóng thêm hàng …). Sau khi lập xong
chứng từ cần thiết nhân viên kế toán gởi các hóa đơn và phiếu đề nghị thanh toán đến
khách hàng để yêu cầu thanh toán.

2.1.3 Các chứng từ liên quan đến hàng xuất:
- Hợp đồng ngoại thương (Sale contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
-

Phiếu đóng gói (Packing list)
Booking note, booking confirmation
Lệnh cấp container rỗng
Packing list hãng tàu
Tờ khai hải quan xuất khẩu
Bill of lading
Giấy chứng nhận xuất xứ, kiểm dịch, khử trùng, kiểm định (nếu có).

2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển.
2.2.1 Sơ đồ quy trình:
Bảng 2.2: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng NK nguyên cont bằng đường biển.

T

Các bước công việc

Mô tả công việc

T

1

Tiếp nhận thông tin từ
KH

23

Nhân viên công ty
nhận yêu cầu từ

khách hàng về việc
nhập khẩu lô hàng
của KH.

Chứng
tư liên
quan


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên

Lấy lệnh giao hàng
2

Khi khách hàng
đồng ý sử dụng
dịch vụ của công ty,
nhân viên kinh
doanh tiến hành
booking với hãng
tàu.

Booking
Note,
Booking
confirm

Nhân viên XNK

tiến hành khai báo
hải quan và làm các
thủ tục để thông
quan lô hàng

Tờ khai
hải quan
xuất khẩu
(thông
quan)

Nhân viên giao
nhận sẽ chuyển bộ
hồ sơ cho bộ phận
chứng từ hàng xuất
để phát hành vận
đơn cho khách hàng

Bill of
Lading

Thông quan hàng hóa
nhập khẩu
Mở tờ khai hải quan

3

Đối với hàng
xuất miễn kiểm

Đối với hàng
xuất kiểm hóa
Kiểm hóa

Trả tờ khai HQ

Thanh lý HQ bãi

Thanh lý HQ cổng

4

Nhận hàng và giao
hàng cho KH

24


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

GVHD: Cô Bùi Thị Bích Liên
Nhân viên giao
nhận của công ty
SAFI tiến hành giải
chi, lập bộ chứng từ
hoàn chỉnh về lô
hàng xuất khẩu cụ
thể và chuyển cho
phòng kế toán của
công ty, sau đó

nhân viên kế toán
sẽ lập bộ chứng từ
thanh toán gửi KH

Quyết toán
5

2.2.2 Diễn giải quy trình:

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ KH:
SAFI tiếp nhận những thông in từ KH NK:

-

Người xuất khẩu
Người nhập khẩu
Tên hàng
Số lượng, khối lượng
Thời gian tàu đến
Địa điểm nhận và giao hàng

SAFI và KH thỏa thuận ký kết hợp đồng, SAFI sẽ thực hiện tất cả công việc cần thiết
để nhận hàng, giao hàng đến kho người nhận và người nhận sẽ thanh toán toàn bộ chi
phí dịch vụ cho SAFI.
SAFI yêu cầu KH cung cấp bộ chứng từ đầy đủ của lô hàng. Sau khi nhận được bộ
chứng từ, nhân viên công ty phải kiểm tra bộ chứng từ này có đầy đủ và hợp lệ không,
các thông tin có trùng khớp và chính xác không. Thông thường, bộ chứng từ của hàng
nhập gồm có:

-

Sales contract (Hợp đồng ngoại thương)
Invoice (Hóa đơn thương mại)
Packing list
B/L
C/O

25