Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của phòng Tổ chức Hành chính Công ty Cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này em xin chân thành cảm ơn các th ầy,
cô giáo đã tận tình hướng dẫn; giảng dạy trong suốt quá trình h ọc t ập,
nghiên cứu và rèn luyện ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phân hi ệu
Quảng Nam.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên
ThS. Lâm Thu Hằng, người đã tận tình giảng dạy, chỉ bảo, hướng dẫn tr ực
tiếp để em có thể hoàn thành bài tiểu luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài m ột cách hoàn ch ỉnh
nhất và do kiến thức còn hạn hẹp nên bài tiểu luận không tránh kh ỏi
nhiều thiếu sót mà em chưa thấy được. Em rất mong nhận được sự đóng
góp của thầy, cô để bài tiểu luận của em hoàn thiện h ơn.


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của riêng em. Các nội dung
và kết quả trong bài này là trung thực. Những tài liệu, phục vụ cho việc phân
tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có
ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Ngoài ra, trong báo cáo có tham khảo một số nhận xét, đánh giá cũng như
số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích
nguồn gốc.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào em xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm về nội dung báo cáo của mình.
Quảng Nam, ngày 04 tháng 6 năm 2017


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
TĐ-KT
TC-HC
HĐQT

CBCNV
CNLĐ
NLĐ
CNVLĐ
HĐTĐ

Thi đua-Khen thưởng
Tổ chức hành chính
Hội đồng quản trị
Cán bộ, công nhân viên
Công nhân lao động
Người lao động
Công nhân viên lao động
Hội đồng thi đua

KCS

Viết tắt của Kiểm tra Chất lượng Sản phẩm


MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là bộ phận vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ
cơ quan, đơn vị nào. Văn phòng vừa thực hiện chức năng đối nội vừa thực hiện
chức năng đối ngoại của cơ quan, đơn vị. Từ thuở hình thành bộ máy nhà nước
đến nay, văn phòng là bộ phận không thể thiếu, xem nhẹ công tác văn phòng
đồng nghĩa với việc sống và làm việc thiếu dân chủ và vô tổ chức hoặc độc đoán

chuyên quyền. Thực tế, những người lãnh đạo thiếu sự quan tâm cần thiết đến
công tác văn phòng thì thường không thể lãnh đạo được gì cả. Văn phòng là cửa
ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa
có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản
nội bộ.
Trong quá trình quản lý, điều hành sản xuất, lao động của các doanh
nghiệp, ngoài biện pháp điều hành tổ chức thực hiện mục tiêu, kế hoạch thì các
nhà quản lý còn có các biện pháp khác. Một trong số đó là công tác xây dựng và
tổ chức thực hiện các quy chế, quy định, nội quy của doanh nghiệp. Đây là một
công cụ hữu hiệu và cần thiết trong quá trình điều hành hoạt động của mỗi
doanh nghiệp.
Để thực hiện được mục tiêu: “Tất cả vì môi trường xanh, sạch, đẹp” đã đề
ra, từ lâu Công ty Cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam đã xem công tác xây
dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của cơ quan là một
trong những giải pháp không thể thiếu để tăng tính kỷ cương, kỷ luật, nề nếp và
nâng cao hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân trong công ty. Và trong quá trình
thực tế, em nhận thấy công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy
chế, quy định của phòng Tổ chức - Hành chính tại công ty bên cạnh những kết
quả đã đạt được thì vẫn còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục.
Chính vì vậy, để công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế,
quy định thực dự có chất lượng, đạt hiệu quả cao thì việc nghiên cứu “Khảo sát,
đánh giá thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy,
quy định của phòng Tổ chức - Hành chính Công ty Cổ phần Môi trường đô thị
Quảng Nam”, thật sự là việc làm cần thiết và có vai trò quan trọng để từ đó có
5


thể đề ra biện pháp để hoàn thiện công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội
quy, quy chế, quy định tại Công ty Cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam.
2. Lịch sử nghiên cứu

Đã có nhiều nghiên cứu về công tác văn phòng và công tác tổ chức thực
hiện các nội quy, quy chế, quy định trong cơ quan nhà nước cũng như trong
doanh nghiệp như:
˗ Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Thực trạng công tác quản trị hành chính văn
phòng tại Trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ Bình
Dương” của Ngô Văn Long;
˗ Báo cáo tốt nghiệp “Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác
văn phòng tại Phòng Tổ chức - Hành chính (Trường CĐ VHNT&DL Nha
Trang) của Huỳnh Bá Học;
˗ Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Thực trạng công tác văn phòng tại Công ty
Apatít Việt Nam” của Trần Thị Thanh Thủy;
˗ Đề tài “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành”;
˗ Đề tài: Hoàn thiện công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động kiểm
toán của Kiểm toán Nhà nước, Nguyễn Mạnh Cường;
˗ “Nâng cao chất lượng xây dựng và thực hiện quy chế của cấp Ủy Đảng ở
cơ sở”, Nguyễn Thị Khoa - Gv. Khoa Xây dựng Đảng, trường Chính trị
Nghệ An.
Tuy nhiên, vẫn chưa có một đề tài hay bài viết nào đề cập đến công tác
xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của văn phòng
một doanh nghiệp cụ thể.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là cơ sở lý luận cũng như thực trạng xây
dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của phòng Tổ chức Hành chính tại Công ty Cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam. Ngoài ra, còn
nghiên cứu về hệ thống lý luận về văn phòng và văn phòng doanh nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là thực trạng xây dựng và tổ chức thực hiện
các quy chế, nội quy, quy định của phòng Tổ chức - Hành chính tại Công ty Cổ
phần Môi trường đô thị Quảng Nam.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
6

Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm tìm hiểu lý thuyết của quy chế, nội
quy, quy định từ đó có một hệ thống lý luận về vấn đề này để áp dụng vào thực
tiễn của các doanh nghiệp.
Nhiệm vụ nghiên cứu là tìm hiểu về các quy chế, nội quy, quy định mà
Công ty Cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam và thực trạng áp dụng tại công
ty. Tìm ra những ưu, nhược điểm và nguyên nhân của nó. Từ đó, đề xuất những
giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện các quy chế, nội quy, quy định của công ty,
tạo một bước phát triển mới cho công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy
chế, nội quy, quy định của phòng Tổ chức - Hành chính công ty.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu như:
˗ Phương pháp phân tích, tổng hợp;
˗ Phương pháp phân tích, thống kê;
˗ Phương pháp thu thập thông tin;
˗ Phương pháp kết hợp lý luận với thực tiễn.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài chỉ ra những ưu, nhược điểm, nguyên nhân của quá trình xây dựng,
tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định của phòng Tổ chức - Hành
chính Công ty Cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam.
Đóng góp một số giải pháp nhằm cải thiện, hoàn thiện các quy chế, nội
quy, quy định; nâng cao hiệu quả của công tác xây dựng, tổ chức thực hiện quy
chế, nội quy, quy định của phòng Tổ chức - Hành chính Công ty Cổ phần Môi
trường đô thị Quảng Nam.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu và phụ lục thì nội dung của bài viết
còn có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và quy chế, nội quy, quy định.

Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế thi
đua - khen thưởng của phòng Tổ chức - Hành chính tại Công ty Cổ phần Môi
trường đô thị Quảng Nam.
7


Chương 3: Một số giải pháp nâng cao công tác xây dựng và tổ chức thực
hiện quy chế thi đua - khen thưởng tại Công ty Cổ phần Môi trường đô thị
Quảng Nam.

8


Chương 1
CƠ CỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH
1.1. Cơ sở lý luận về văn phòng
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải
có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử
lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ
giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị… Bộ
phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng.
1.1.1. Khái niệm, vai trò của văn phòng
1.1.1.1. Khái niệm
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau như sau:
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp
cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm
này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn
thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính
phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô
nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.

- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
- Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có
tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng….
Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có
điểm chung đó là:
- Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của
từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng
sẽ gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực
hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất
công việc đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu;
9


- Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất
định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc
điểm hoạt động của công tác văn phòng.
1.1.1.2. Vai trò của văn phòng
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ
quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua
văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách
nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định, chỉ đạo của
lãnh đạo cơ quan. Như vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng, nếu văn phòng
không làm việc thì mọi hoạt động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ.
Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối
ngoại của cơ quan. Văn phòng được coi là “cửa ngõ” của cơ quan, tổ chức vì
mọi thông tin đến và đi đều thông qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn
thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích
hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ. Đây là hoạt động bô cùng quan trọng nó quyết
định đến sự thành công hay thất bại của một tổ chức.

Văn phòng là bộ máy làm việc của các lãnh đạo. Đó là vì thông qua văn
phòng các nhà lãnh đạo điều hành quản lý cấp dưới bằng hệ thống các văn bản
như: thông báo, quyết định,…
Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân, phòng, ban tới
thủ trưởng để đạt được mọi mục tiêu của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là cầu nối
giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức.
Văn phòng được coi là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động
của các phòng ban đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng như: xây
dựng mới, sữa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động.
Với những vai trò to lớn này, các nhà quản trị hiện nay đã quan tâm xây
dựng củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức mình theo hướng hiện đại hóa.
Đồng thời nhận thức được hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp nên
10


trong xã hội đã tồn tại tất yếu ngành văn phòng. Quyết định của Văn phòng
Chính phủ đã lấy ngày 28 tháng 8 hàng năm là ngày Truy ền th ống c ủa văn
phòng, của hệ thống chính quyền nhà nước Việt Nam.
1.1.2. Vị trí và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của văn
phòng
1.1.2.1. Vị trí của văn phòng
Văn phòng là cửa ngõ của mọi cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng v ừa
có mối quán hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua h ệ th ống
văn bản đi, đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham m ưu t ổng
hơp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ ch ức.
Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ thân thiết v ới
lãnh đạo trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhi ệm
vụ trợ giúp cho các nhà quản lý về công tác thông tin, đi ều hành, cung c ấp
điều kiện kĩ thuật phục vụ công việc quản lý điều hành.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện công việc ghép n ối các m ối

quan hệ trong quản lý. Điều hành theo yêu cầu của người đứng đ ầu trong
tổ chức. Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đ ối ngo ại
của cơ quan. Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữ các cơ quan cấp trên, các c ơ
quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới với nhân dân.
Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng th ực hiện nhiệm
vụ mang tính thường xuyên liên tục. Văn phòng phải có m ột b ộ ph ận nhân
sự làm việc liên tục cả ngày lẫn đêm ngay cả những lúc cơ quan ngừng
hoạt động, những ngày nghỉ, lễ tết nhằm đảm bảo trật t ự an ninh và thông
tin thông suốt cho cơ quan.
Với các vị trí trên, văn phòng giữ một vị trí trọng tâm k ết nối hoạt
động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ ph ận trong tổ ch ức.

11


1.1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng
Văn phòng của cơ quan, tổ chức khi đi vào hoạt động sẽ ch ịu ảnh
hưởng bởi các yếu tố sau:
- Sắp xếp nhân sự;
- Tổ chức lao động;
- Công tác công nghệ thông tin;
- Công tác văn thư, lưu trữ;
- Môi trường làm việc.
Nhìn chung bộ phận văn phòng trong bất cứ doanh nghiệp nào cũng
tồn tại, phát triển dưới sự ảnh hưởng trực tiếp của các yếu tố trên. Nhiệm
vụ đặt ra cho các nhà quản trị cùng với các nhân viên văn phòng c ủa mình
là tìm ra giải pháp duy trì sự tác động tích cực của các y ếu t ố đó nh ằm
củng cố bộ máy văn phòng phát triển nói riêng và uy tín c ủa doanh nghi ệp
nói chung.
1.1.3. Chức năng của văn phòng

Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có th ể
thấy văn phòng có những chức năng sau đây.
1.1.3.1. Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Ng ười
quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối đ ược các
hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người
quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi n ơi,
phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó v ượt quá kh ả
năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi h ỏi ph ải có m ột l ực l ượng
trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham m ưu t ổng h ợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những
quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Ch ủ th ể
12


làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có th ể là cá nhân hay t ập th ể
tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong th ực tế, các c ơ quan,
đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác
này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải t ổng h ợp các
thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý s ử d ụng các thông tin
đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại
văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham m ưu cho lãnh
đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp th ị, tài chính,
kế toán…
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng kh ả năng c ủa các chuyên
gia ở từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản m ạn nội dung
tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành ph ương án đi ều hành t ổng
hợp. Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các
phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp v ụ tập h ợp
thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đ ạo nh ững ph ương

án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ
phận nghiệp vụ.
Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham m ưu v ừa là
nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ ph ận khác cung c ấp
cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
1.1.3.2. Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý c ủa
ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng
chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ ch ức tri ển khai
thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi th ực hiện các hoạt đ ộng l ễ
tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, t ư v ấn cho lãnh đ ạo v ề
công tác soạn thảo văn bản…

13


1.1.3.3. Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật
chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ ph ận
cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó đ ể bảo đ ảm
sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và
đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thu ộc vào đ ặc
điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. chi phí th ấp nh ất v ới
hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đ ạo thông qua ba
chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, v ừa hỗ tr ợ
bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn t ại
văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
1.1.4. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ những chức năng trên, văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ

cụ thể sau:
- Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của c ơ quan đ ơn v ị, xây
dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh
đạo.
Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây
dựng. Song muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các k ế ho ạch
trên phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn kh ớp và h ỗ
trợ nhau. Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của c ơ quan đ ơn
vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện. Mặt khác văn phòng ph ải tr ực
tiếp xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban
lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai th ực hiện các kế hoạch đó.
- Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin

14


Hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin.
Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp th ời, chính xác.
Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Ng ười lãnh
đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà c ần ph ải có b ộ
phận trợ giúp - đó chính là văn phòng. Văn phòng là “ c ửa s ổ” là “ b ộ l ọc”
thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đ ược thu th ập, x ử lý,
chuyển phát tại văn phòng.
- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc tri ển
khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt đ ộng c ủa các
đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ
đạo điều hành của lãnh đạo.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định
hiện hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ
phận.

- Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật
soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đ ầy đủ,
đúng thẩm quyền, đúng quy định của nhà nước.
- Tổ chức công tác lễ tân: Đón tiếp khách, bố trí n ơi ăn ch ốn ở, l ịch
làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh ti ết c ủa c ơ
quan.
- Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đ ạo duy trì,
phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa ph ương.
- Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua
công việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ ch ức mua s ắm,
cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn
phòng.
- Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý (nếu cơ
quan không có bộ phận tài chính chuyên trách). Dự ki ến phân ph ối
15


hạn mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nước và theo quyết định
của thủ trưởng cơ quan.
- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. Phối h ợp v ới
công đoàn, tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đ ời sống vật ch ất, văn
hóa tinh thần cho cán bộ nhân viên cơ quan.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ
quan, đơn vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính ch ất
hoạt động của từng cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt m ột số
nhiệm vụ cho phù hợp.
1.1.5. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng
Việc tổ chức hoạt động của văn phòng phải đảm bảo các nguyên tắc
sau:
1.1.5.1. Nguyên tắc pháp chế

Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn
phòng ban hành buộc mọi cá nhân trong cơ quan, tổ ch ức ph ải th ực hiện
đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác.
Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây d ựng và
ban hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận và tuân theo
các quy chế, quy định đó. Đồng th ời nhà quản tr ị ph ải giáo d ục, tuyên
truyền cho các thành viên trong văn phòng nghiêm túc th ực hiện. Trong
quá trình thực hiện nếu ai vi phạm sẽ chịu hình th ức xử ký tùy thuộc theo
mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan, tổ ch ức.
1.1.5.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nguyên tắc này nhằm đảm bảo thu hút cán bộ công nhân viên tham
gia vào công tác quản lý của cơ quan, tổ chức. Đối v ới hoạt động văn
phòng, nguyên tắc này nhằm phát huy tối đa năng lực, tinh th ần trách

16


nhiệm của cá nhân trong tổ chức. Đây là yếu tố rất quan trọng liên quan
đến hiệu lực, hiệu quả của hoạt động văn phòng.
1.1.5.3. Nguyên tắc liên tục
Văn phòng của cơ quan, tổ chức là nơi th ực hiện các hành vi qu ản lý
và đảm bảo thực hiện các dịch vụ hành chính đáp ứng các nhu c ầu của t ổ
chức. Do vậy dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông su ốt. Nguyên t ắc
này thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy đ ịnh về
giờ làm việc hành chính, thực hiện chế độ thường trực, giải quyết công
việc hàng ngày, chế độ phân công ủy quy ền trách nhiệm, các ch ế đ ộ v ề báo
cáo, thống kê, văn thư… không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ng ừng
trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị với nhau.
1.1.5.4. Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm
Tổ chức, cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là t ập

hợp những người có mối quan hệ với nhau thông qua hệ thống quy ền h ạn
và trách nhiệm chung để đạt tới mục tiêu chung của tổ ch ức. Bởi vậy,
quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố phải được kết h ợp m ới t ạo ra hi ệu
quả của một tổ chức. Có nghĩa là có quyền hạn thì ph ải có trách nhiệm
tương ứng với thẩm quyền được giao.
Nguyên tắc này là con đường dẫn tới thành công của tổ ch ức do đó
cần phải được coi trọng thực hiện.
1.1.5.5. Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ hành chính
Vì nhà quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong c ơ quan, tổ
chức, tạo động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi h ỏi ph ải có trình đ ộ
chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của người quản lý t ỷ lệ
thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý.
Điều đó có nghĩa là người quản lý có trình độ chuyên môn nghi ệp vụ càng
cao thì phạm vi và cấp bậc quản lý cho phép sẽ càng lớn.
17


Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực hiện được nghiêm túc, vai
trò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng. Người lãnh đạo
phải kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình v ận hành
để điều chỉnh cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát tri ển đúng
định hướng.
1.2. Cơ sở lý luận về quy chế, nội quy, quy định
Ở bất kỳ cơ quan, tổ chức hay công ty nào cũng có m ột n ội quy, quy
chế riêng quy định nguyên tắc, chế độ làm việc, quan hệ công tác,… đ ể
đảm bảo tính kỉ luật, nguyên tắc, hài hòa trong cơ cấu bộ máy, hoạt đ ộng
của tổ chức đó.
1.2.1. Khái niệm và sự cần thiết của quy chế, nội quy, quy đ ịnh
1.2.1.1. Khái niệm

- Nội quy, quy chế là những quy tắc xử sự được áp dụng chung cho
một nhóm đối tượng nhất định, thường gắn với nghĩa vụ và yêu cầu
mang tính chất bắt buộc, tạo nề nếp làm việc cho CBCC;
- Nội quy là những quy định do nội bộ bên trong một cơ quan tổ ch ức
xã hội tự đặt ra buộc những người làm việc hoặc tham gia c ơ quan,
tổ chức đó phải tuân theo;
- Quy chế là chế độ được quy định bởi một cơ quan, tổ chức có th ẩm
quyền trong một phạm vi nhất định, được ban hành có văn bản và có
hiệu lực thi hành trong phạm vi cơ quan, tổ chức đó;
- Quy định là những quy tắc, chuẩn mực trong xử sự; nh ững tiêu
chuẩn, định mức về kinh tế, kỹ thuật được cơ quan nhà n ước có
thẩm quyền ban hành hoặc thừa nhận và buộc các tổ chức, cá nhân
có liên quan phải tuân thủ.

18


1.2.1.2. Sự cần thiết của quy chế, nội quy, quy định
Để cơ quan, tổ chức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn kh ổ pháp
luật, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết c ơ quan,
tổ chức đơn vị đó phải có những quy định quy ước bắt buộc ph ải tuân th ủ
trong hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước
mọi mối quan hệ để giải quyết công việc.
Các quy định, quy ước, quy chế, nội quy, quy tắc ứng xử, quy tắc đạo
đức nghề nghiệp điều chỉnh quan hệ xử sự cụ thể bên trong và quan h ệ
giữa cơ quan, tổ chức đơn vị, đội ngũ nhân viên với nhau và với cơ quan, tổ
chức và công dân.
1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của quy chế, nội quy, quy định
- Vị trí: các quy chế, nội quy, quy định là hệ thống văn bản điều chỉnh
chủ yếu mối quan hệ trong nội bộ cơ quan, tổ chức, có tính chất bắt

buộc thi hành đối với đội ngũ nhân viên trong các c ơ quan, t ổ ch ức.
Tùy theo vị trí của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị mà các quy chế, n ội
quy, quy định được ban hành hoặc là văn bản quy phạm pháp luật
hoặc là văn bản hành chính;
- Ý nghĩa: Các quy định, quy ước, quy chế, nội quy mang ý nghĩa đi ều
chỉnh hành vi, hoạt động nghiệp vụ của từng cá nhân trong c ơ quan,
đơn vị, tổ chức, mối quan hệ xử sự cụ thể bên trong và quan hệ giữa
cơ quan, tổ chức đơn vị, đội ngũ nhân viên với nhau và v ới c ơ quan,
tổ chức và công dân. Hướng dẫn và quy định từng công việc c ụ th ể,
những việc được làm và không được làm của mọi đối t ượng t ừ ng ười
đứng đầu đến nhân viên nhằm tạo nên những nguyên tắc hoạt động
rõ ràng, nề nếp, công khai, minh bạch, và là nền tảng cho s ự ổn đ ịnh
bên trong; giúp hạn chế các tiêu cực trong cơ quan, tổ ch ức, đ ơn vị,
góp phần nâng cao chất lượng hoạt động, vị thế và uy tín của c ơ
quan, tổ chức, đơn vị.
19


Hiện nay, trong mỗi cơ quan, tổ chức khi đi vào hoạt động đều có
nhiều những quy chế, nội quy, quy định khác nhau đ ể tố ch ức và điều hành
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Vì phạm vi của bài viết, quỹ th ời gian không cho phép và th ực t ế t ổ
chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định tại công ty, nên trong bài viết
em xin được trình bày thực trạng của một quy chế cụ thể đó là quy chế
TĐ-KT trong hàng loạt các quy chế, nội quy, quy định tại công ty C ổ ph ần
Môi trường đô thị Quảng Nam. Đây là một quy chế phổ biến nh ất và có
mặt trong hầu hết các cơ quan, tổ chức.
1.3. Cơ sở lý luận về quy chế Thi đua - Khen thưởng
1.3.1. Các khái niệm cơ bản
Thi đua là hoạt động có tổ chức với sự tham gia tự nguyện của cá

nhân, tập thể nhằm phấn đấu đạt được thành tích tốt nh ất trong xây d ựng
và bảo vệ Tổ quốc.
Theo C.Mác, “thi đua nảy nở trong quá trình h ợp tác lao động, trong
hoạt động chung và kế hoạch của con người với sự tiếp xúc xã hội tạo nên
thi đua và sự nâng cao theo lối đặc biệt, nghị lực sinh động làm tăng thêm
nghị lực riêng của từng người”. Như vậy, thi đua là cơ sở của khen th ưởng,
nếu tổ chức tốt phong trào thi đua thì kết quả khen th ưởng cao. Ng ược l ại,
khen thưởng đúng người, đúng việc, kịp th ời sẽ có tác d ụng động viên, c ỗ
vũ cho thi đua.
Khen thưởng là việc ghi nhận, biểu dương, tôn vinh công trạng và
khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với cá nhân, tập th ể có thành tích
trong xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
.Khen thưởng vừa là kết quả, vừa là yếu tố thúc đẩy phong trào thi
đua. Tuy nhiên, thi đua và khen th ưởng cũng độc l ập và không ph ụ thu ộc
vào nhau. Không phải tất cả hình thức khen th ưởng đều xu ất phát t ừ thi

20


đua và khi tham gia phong trào thi đua, mục tiêu cuối cùng h ướng t ới là k ết
quả thực hiện công việc, chứ không phải để được khen th ưởng, tôn vinh.
Để công tác TĐ-KT có thể hoạt động theo một chỉnh th ể và bộ quy
tắc nhất định, nhằm đảm bảo sự chính xác, công bằng và kịp th ời trong
công tác tổ chức thi đua khen thưởng. Đồng th ời đ ể cho cán b ộ làm công
tác thi đua khen thưởng có thể dễ dàng trong việc l ập k ế ho ạch, t ổ ch ức
cũng như trao thưởng… cho người lao động cũng nh ư đ ể cho ng ười lao
động có một văn bản để soi chiếu sự cố gắng, n ỗ lực của bản thân trong
công tác TĐKT, nhằm bảo đảm quyền và lợi ích của mình thì QCTĐKT ra
đời.
Quy chế thi đua khen thưởng: là bộ khái niệm, quy tắc, quy trình th ực

hiện và các biểu mẫu của tổ chức nhằm quản lý các ch ương trình thi đua
khen thưởng của người lao động theo nguyên tắc, trình t ự giúp tổ ch ức đ ạt
được mục tiêu của nhân viên cũng như của các bộ ph ận thuộc t ổ ch ức đó.
1.3.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến quy chế thi đua khen thưởng
1.3.2.1. Các nhân tố thuộc môi trường bên trong
- Quan điểm của lãnh đạo trong việc xây dựng quy chế;
- Trình độ của đội ngũ làm công tác xây dựng quy chế;
- Mục tiêu định hướng phát triển của tổ chức;
- Quan hệ lao động trong tổ chức;
- Khả năng tài chính.
1.3.2.2. Các nhân tố thuộc moi trường bên trong
- Quy định của pháp luật và các chính sách của Nhà nước;
- Tình hình kinh tế - xã hội;
- Quy chế thi đua khen thưởng của các tổ chức khác;

21


1.3.3. Yêu cầu đối với quy chế thi đua khen thưởng
- Tính đồng bộ
Tính đồng bộ là một yêu cầu quan trọng của bất cứ văn bản quản lý
nào, sự đồng bộ thể hiện qua sự kết nối, liên kết giữa các m ục, các ph ần
trong quy chế phải tuân theo một nguyên tắc, một định dạng nhất định.
- Tính nhất quán
Tính nhất quán đòi hỏi các mục các phần trong quy chế thi đua khen
thưởng phải được định hướng ngay từ khi lập kế hoạch, đến tiến hành các
bước xây dựng cho tới khi hoàn thiện đều phải hướng về một mục tiêu
chung.
- Được mọi lao động chấp thuận
Quy chế thi đua khen thưởng cần được thông qua và có sự đóng góp ý

kiến, sự nhất trí từ phía người lao động để đảm bảo sự công b ằng, khách
quan và dân chủ, đảm bảo quyền và lợi ích cho người lao động. B ởi chính
người lao động sẽ trực tiếp thực hiện quy chế này.
- Tính chính xác
Mang tính chất là một văn bản sử dụng trong quản lý nên quy ch ế thi
đua khen thưởng cần đảm bảo tính chính xác, chỉn chu trong câu ch ữ, c ắt
nghĩa rõ ràng để có thể dễ dàng soi chiếu áp dụng đối với cán bộ làm công
tác TĐKT và bản thân người lao động.
- Tính khả thi khi áp dụng
Tính khả thi của các văn bản quản lý khi được ban hành và áp d ụng
là vô cùng quan trọng. Tùy vào hoàn cảnh, th ời điểm, tình hình hoạt đ ộng
của công ty mà quy chế thi đua khen thưởng cần đ ược xây d ựng, s ửa đ ổi
cũng như hoàn thiện cho phù hợp.

22


Tiểu kết chương 1
Nội dung của chương 1 nêu lên hệ thống cơ sở lý luận về văn phòng,
công tác văn phòng và nội quy, quy chế, quy định. T ừ nh ững lý lu ận c ủa
chương 1 này sẽ là tiền đề cho quá trình nghiêm cứu th ực tr ạng công tác
xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định c ủa văn
phòng doanh nghiệp.

23


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY CHẾ THI
ĐUA - KHEN THƯỞNG CỦA PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM
2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Môi trường đô thị Quảng Nam
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Một thành viên Môi trường Đô thị Quảng Nam (tr ước
đây là Công ty Môi trường đô thị Quảng Nam) là Doanh nghiệp ho ạt đ ộng
trên các lĩnh vực công ích và sản xuất kinh doanh. Đ ược thành l ập theo
Quyết định số 2132/QĐ-UB ngày 11/11/1997 của UBND tỉnh Qu ảng Nam
với tên gọi là Công ty Môi trường đô thị Tam Kỳ. Đến tháng 07/2000, Công
ty Môi trường đô thị Tam Kỳ đổi tên thành Công ty Môi trường đô th ị Qu ảng
Nam theo Quyết định số 2110/QĐ-UB ngày 19/7/2000.
Công ty Môi trường Đô thị Quảng Nam chuy ển đổi thành công ty
TNHH một thành viên theo Quyết định số 1449/QĐ-UBND ngày
04/05/2010 của UBND Tỉnh Quảng Nam. Công ty là đ ơn vị h ạch toán đ ộc
lập, hoạt động sản xuất kinh doanh theo Giấy chứng nh ận đăng ký kinh
doanh số 4000108321 ngày 04 tháng 06 năm 2010 của S ở K ế hoạch và
Đầu tư tỉnh Quảng Nam, Luật Doanh nghiệp, Điều lệ Công ty và các quy
định pháp lý hiện hành có liên quan.
Ngày 12/10/2015, UBND tỉnh đã có Quy ết định số 3709/QÐ-UBND
về phê duyệt phương án và chuyển Công ty TNHH MTV Môi tr ường đô th ị
Quảng Nam thành Công ty Cổ phần Môi trường đô th ị Quảng Nam. T ừ khi
thành lập đến nay, Công ty đã 10 lần điều chỉnh Giấy ch ứng nh ận đăng ký
doanh nghiệp và lần điều chỉnh gần nhất ( lần thứ 10) vào ngày
05/01/2016.
Đăng ký kinh doanh

24


˗ Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp Giấy chứng nhận ĐKKD
số 4000108321 ngày 04/06/2010 đăng ký thay đổi lần 10 ngày

05/01/2016.
Đăng ký thuế
˗ Cục thuế tỉnh Quảng Nam cấp Giấy chứng nhận Đăng ký thuế vào
ngày 15 tháng 9 năm 1998
Đăng ký mẫu dấu
˗ Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Quảng Nam cấp Giấy ch ứng nh ận đã
đăng ký mẫu dấu lần gần nhất số 44/TB -ĐKMD vào ngày 07 /
01/2016.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM
Tên viết tắt:

QNAM-URENCO

Địa chỉ: Số 781 Phan Chu Trinh, Phường Hòa H ương, thành phố Tam
Kỳ, tỉnh Quảng Nam, Việt Nam.
Điện thoại: 0510.3.851.274.
Fax: 0510.3.851.274.
Vốn điều lệ theo đăng ký KD: 68.000.000.000. đồng.
Số điện thoại: 0510.3.851.274.
Số Fax: 0510.3.851.274.
Số đăng ký kinh doanh (Mã số thuế) : 4000108321.
Cấp ngày: 05/01/2016.
Đơn vị cấp: Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Nam.
Tài khoản số: 5621.0000.0000.51; tại: Ngân hàng Đầu t ư và Phát
triển Việt Nam chi nhánh Tỉnh Quảng Nam.
Đại diện: Ông Chung Thành Đông.
25