Kỹ năng làm việc hiệu quả tại công ty Nhật Bản ở Việt Nam

LỜI NÓI ĐẦU
Nhật Bản học là một trong những ngành đào tạo của trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh chuyên về khu vực học.
Chính vì thế, việc học tập và tìm hiểu các kiến thức về lịch sử, văn hóa – xã hội hay chính
trị, địa lý, ngôn ngữ Nhật là điều rất cần thiết. Vì lẽ đó, khoa Nhật Bản học đã mở ra
môn học “Văn hóa xã hội Nhật Bản”, nhằm cung cấp những kiến thức về văn hóa đời
sống, sinh hoạt trong xã hội Nhật Bản cho sinh viên, để người học có cái nhìn tổng quan
nhất về đất nước mà mình đang tìm hiểu, từ khía cạnh xã hội nhìn từ góc độ nhân học
văn hóa.
“Văn hóa xã hội Nhật Bản” là môn học bắt buộc thuộc khối kiến thức chung ngành
chính, với số lượng tín chỉ là 03, số tiết 45, được phân bổ vào học kì II của năm 3. Giảng
viên môn học là Thạc sĩ Nguyễn Thu Hương, một giảng viên đầy nhiệt huyết và kiến thức
chuyên môn về nhân học văn hóa. Hiện cô là Phó trưởng Khoa Nhật Bản học, trường
ĐHKHXH & NV Tp.HCM.
Để thực hiện được bài tiểu luận này, nhóm đã nhận được sự hỗ trợ rất nhiều từ
giảng viên môn học, từ các kiến thức cơ bản về nhân học văn hóa, các lý thuyết để ứng
dụng trong nghiên cứu cũng như những cách nhìn về Nhật Bản từ góc độ văn hóa, xã
hội. Đặc biệt cô đã hỗ trợ cho nhóm nguồn tư liệu tham khảo phong phú và hướng dẫn
nhóm tận tình trong việc lựa chọn đề tài và cách thức trình bày một bài nghiên cứu hoàn
chỉnh; để nhóm có thể hoàn thành bài tiểu luận này một cách tốt nhất.
Vì chưa thật sự tiếp cận được một cách chuyên sâu nguồn tư liệu nước ngoài do
khả năng hạn hẹp về ngoại ngữ, cùng với sự thiếu kinh nghiệm trong việc nghiên cứu các
vấn đề về nhân học văn hóa nên chắc chắn bài viết còn nhiều thiếu sót. Rất mong nhận
được sự góp ý từ cô để bài viết có thể hoàn thiện hơn và tiến tới nghiên cứu chuyên sâu
hơn. Mọi sự góp ý từ cô sẽ là động lực để nhóm tiếp tục nỗ lực tìm hiểu và nghiên cứu
trong tương lai.
Một lần nữa, xin chân thành cám ơn giảng viên môn học – cô Thu Hương, đã
hướng dẫn nhóm hoàn thành bài tiểu luận này.

Nhóm nghiên cứu

DANH SÁCH THÀNH VIÊN TRONG NHÓM
Họ và tên

MSSV

Nội dung phụ trách

Đinh Thị Kiều Anh

1356190004

Phần mở đầu; phỏng vấn sâu; tổng
hợp, chỉnh sửa lần cuối

Nguyễn Phạm Ngọc Hân

1456190027

Chương 2, mục 2.1

Nguyễn Thị Thanh Thơ

1456190072

Chương 3; Kết luận

Đỗ Thị Thanh Thủy

1456190075

Rã băng ghi âm, chương 1

Lê Thị La Vang

1456190098

Chương 2, mục 2.2

Lý Vũ Nhật Vy

1456190103

Tổng hợp chương 2; tài liệu tham
khảo; tổng hợp số liệu bảng hỏi


MỤC LỤC


TÓM TẮT
Bài nghiên cứu tập trung làm rõ những kĩ năng làm việc tại công ty TNHH
Olympus Việt Nam, cụ thể là những kĩ năng cần thiết trong quá trình làm việc của nhân
viên công ty (không xét trường hợp công nhân sản xuất). Mục đích của bài nghiên cứu là
tìm hiểu những kĩ năng cần thiết để làm việc hiệu quả trong OVNC và cách ứng dụng các
kĩ năng ấy trong công việc; đồng thời cung cấp cho sinh viên những kĩ năng hữu ích để
làm việc hiệu quả trong môi trường doanh nghiệp sản xuất nói chung. Trong quá trình
nghiên cứu, thông qua các phương pháp nghiên cứu trong Khoa học xã hội - nhân văn
như phương pháp định tính, phương pháp định lượng mà nhóm đã tìm hiểu được những
khó khăn gặp phải của nhân viên công ty trong quá trình làm việc và cách tìm ra những

phương án để giải quyết những khó khăn ấy, từ đó mới hình thành nên những “kĩ năng
làm việc hiệu quả” mà bài nghiên cứu rút ra được sau khi hoàn thành. Bài nghiên cứu
cũng nêu lên những đánh giá của nhân viên công ty về hiệu quả của các kĩ năng sau khi
được áp dụng vào trong công việc, trong khoảng thời gian từ sau khóa học “Kĩ năng làm
việc hiệu quả” vào tháng 06/2016 đến thời điểm tháng 05/2017. Qua đó cung cấp cho
sinh viên nhiều kiến thức bổ ích và cái nhìn sâu sắc hơn quá trình làm việc trong môi
trường doanh nghiệp sản xuất nói chung và tại OVNC nói riêng.

4


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Tên đầy đủ

Giải thích

BPD
DNCX

Business Promotion Department
Doanh nghiệp chế xuất

ESH

Environment Safety and Human

KCN

Khu công nghiệp

LCD
TNHH

Logistics and Custom Department
Trách nhiệm hữu hạn

OVNC

Olympus Viet Nam Company
Limited

Phòng Xúc tiến thương mại
Là doanh nghiệp chuyên sản
xuất hàng xuất khẩu, thực hiện
các dịch vụ cho sản xuất hàng
xuất khẩu và hoạt động xuất
khẩu, được thành lập và hoạt
động theo quy định của Chính
phủ về doanh nghiệp chế xuất1.
Bộ phận An toàn môi trường –
con người
Là khu vực dành cho phát triển
công nghiệp theo một quy
hoạch cụ thể nào đó nhằm đảm
bảo được sự hài hòa và cân
bằng tương đối giữa các mục
tiêu kinh tế - xã hội - môi
trường2.

Bộ phận Xuất nhập khẩu
Công ty trách nhiệm hữu hạn
là loại hình doanh nghiệp có
không quá 50 thành viên cùng
góp vốn thành lập và công ty
chỉ chịu trách nhiệm về các
khoản nợ và các nghĩa vụ tài
chính khác trong phạm vi
nghĩa vụ tài sản của công ty3.
Công ty TNHH Olympus Việt
Nam

1 Tham khảo tại website: />2 Tham khảo tại website Bách khoa toàn thư mở Wikipedia
3 Tham khảo tại website Bách khoa toàn thư mở Wikipedia

5


PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang hội nhập nền kinh tế toàn cầu như hiện
nay, trước làn sóng đầu tư ồ ạt từ các công ty, các tập đoàn đa quốc gia vào Việt Nam thì
điều này tạo nên rất nhiều cơ hội cũng như thách thức cho sinh viên Việt Nam trong quá
trình tìm việc làm sau khi tốt nghiệp. Hầu hết các sinh viên sau khi ra trường đều có
chung niềm trăn trở là làm thế nào để tìm được một công việc phù hợp với ngành học,
hay cần có những kĩ năng gì khi đi làm trong các doanh nghiệp. Không riêng gì sinh viên
học ngành Nhật Bản học mà đó chính là niềm trăn trở của đại đa số sinh viên Việt Nam.

Hầu hết khi còn ngồi trong giảng đường Đại học, các bạn sinh viên không thể
nghiên cứu sâu hay đi làm thêm nhiều tại các doanh nghiệp để có đủ kinh nghiệm làm
việc. Nhưng khi ra trường, các nhà tuyển dụng lại mong muốn ứng viên của mình không
chỉ giỏi lí thuyết mà kinh nghiệm làm việc thực tế cũng phải có. Như vậy, trong số mấy
chục ngàn sinh viên tốt nghiệp loại khá giỏi trở lên trên đất nước Việt Nam, có được bao
nhiêu ứng viên vừa tích lũy đủ kiến thức, vừa có kinh nghiệm làm việc tốt, theo như
mong muốn của các nhà tuyển dụng?
Đối với sinh viên ngành Nhật Bản học, tuy cũng được học tập, tiếp xúc nhiều với
người Nhật, được học hỏi về văn hóa và thực tập trong môi trường chuyên môn, nhưng
để thực sự hiểu rõ về cách làm việc trong công ty Nhật sau khi tốt nghiệp vẫn còn là một
niềm trăn trở, băn khoăn. Tại giảng đường Đại học, sinh viên đều được học các kĩ năng
nghiệp vụ nhưng trên sách vở là chủ yếu. Để có được các kĩ năng thực tế và áp dụng lí
thuyết mình được học vào công việc trong tương lai, đối với nhiều bạn sinh viên vừa
bước chân ra trường thì điều đó còn rất nhiều bỡ ngỡ và không dễ dàng gì để có thể thực
hiện được. Các bạn sinh viên Nhật Bản học, hầu hết đều mong muốn tìm hiểu kĩ hơn về
môi trường làm việc cũng như các kĩ năng để làm việc hiệu quả trong các doanh nghiệp
Nhật Bản nhưng chưa có nhiều cơ hội và điều kiện để tìm hiểu; nếu có thì những thứ các
bạn hiểu được, biết được và tiếp xúc được, có chăng chỉ là những kĩ năng làm việc trong
các doanh nghiệp chuyên về dịch vụ như công nghệ thông tin, tư vấn, dịch thuật, nhà
hàng,… còn các kĩ năng để làm việc trong môi trường các doanh nghiệp chuyên về lĩnh
vực sản xuất thì có khá ít bạn được tiếp xúc; trong khi đó, số lượng các doanh nghiệp sản
xuất của Nhật Bản trong các khu công nghiệp (KCN), khu chế xuất (KCX) của Việt Nam
là một con số không hề nhỏ. Vì thế, khi ra trường và làm việc trong những doanh nghiệp
sản xuất, sinh viên thường gặp phải những vấn đề không biết cách giải quyết do quá trình
học trên trường chưa được cọ xát thực tế nhiều. Những kĩ năng nghiệp vụ trên sách vở là
cần thiết nhưng trong thực tế ứng dụng những kĩ năng đó cũng cần thiết không kém. Giữa
lí thuyết và thực tế có một khoảng cách nhất định mà chỉ khi tiếp xúc thực tế thì mới có
6

thể tìm ra được cách ứng dụng phù hợp, từ đó, rút ra cho bản thân nhiều kinh nghiệm quý
báu.
Khi thực hiện bài nghiên cứu này, một thành viên trong nhóm đã có cơ hội được
tiếp xúc thực tế và làm việc trong môi trường một doanh nghiệp sản xuất của Nhật Bản,
nên có thể phần nào hiểu được những khó khăn gặp phải của sinh viên khi thiếu đi những
kĩ năng cần thiết để làm việc hiệu quả, cũng như cách ứng dụng các kĩ năng ấy trong quá
trình làm việc. Bản thân sinh viên, trong quá trình làm việc, cũng đã tích góp được một
số kinh nghiệm và mong muốn chia sẻ cho các bạn snh viên chưa từng có cơ hội cọ xát
thực tế; để sau này khi ra trường và làm việc trong môi trường doanh nghiệp sản xuất
tương tự thì các bạn sinh viên có thể phần nào cảm thấy bớt bỡ ngỡ và tự tin hơn trong
việc áp dụng các lí thuyết nghiệp vụ đã học vào trong công việc cụ thể của mình.
Vì những lí do đã nêu ở trên, nhóm đã quyết định lựa chọn đề tài “KĨ NĂNG LÀM
VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH OLYMPUS VIỆT NAM (OVNC)” để tiến
hành nghiên cứu trong khuôn khổ bài tiểu luận cuối kì môn Văn hóa – xã hội Nhật Bản.
2.

Tổng quan tình hình nghiên cứu

[1] John C.Condon và Tomoko Matsumoto, Thanh Huyền dịch (2015), Văn hóa làm
việc với người Nhật, NXB Lao Động.
Tác phẩm gồm 10 phần với những nội dung khác nhau, xoay quanh văn hóa làm
việc của người Nhật. Họ chú trọng vào tính tập thể hơn chủ nghĩa cá nhân. Cụ thể như là
nhân viên người Nhật thường được tuyển dụng theo nhóm hay "lớp", mỗi năm một lần,
rất giống sinh viên nhập trường; trong phần lớn các trường hợp, người Nhật thích đưa ra
quyết định dựa trên sự đồng lòng hơn là theo biểu quyết.
Trật tự tôn kính ở Nhật là: Người trẻ hơn nghe theo người lớn tuổi hơn; trong một tổ
chức, sự tôn trọng được dành cho người có thâm niên nhiều hơn; Khi chào, những người
đang muốn được ưu ái thì cúi thấp hơn (ví dụ người bán hàng cúi đầu trước khách hàng)
và họ đề cao mối quan hệ tiền bối - hậu bối (sempai – kouhai).
Không gian và thời gian làm việc cũng được người Nhật chú trọng. Cuộc trò chuyện

diễn ra ở đâu quan trọng đến nỗi nó có thể quyết định điều gì sẽ được nói hay chia sẻ, và
điều gì thì không được như vậy. Người Nhật tuân thủ thời gian chặt chẽ và việc làm thêm
giờ, chia sẻ công việc với đồng nghiệp là hết sức bình thường. Họ còn để ý đến cách giao
tiếp hằng ngày. Người Nhật có cách chia buồn đúng, cách chào đón người trên đúng,
cách đón năm mới đúng, cách mời nước và nhận quà đúng, từ chối một lời khen sao cho
đúng... Và người Nhật truyền đạt câu nói "không" bằng nhiều cách khác nhau bao gồm
đổi hướng câu chuyện, xin lỗi, nói "có" kèm theo điều kiện; im lặng và hành động gật
đầu là thể hiện sự lắng nghe, tôn trọng đối phương chứ không phải là sự đồng ý.
7


Ở Nhật, nếu không có bất cứ phàn nàn hay nhận xét cụ thể nào, điều đó đồng nghĩa
với sự đánh giá tốt nhất nhưng ở Mỹ là có vấn đề. Học hỏi, và học hỏi không ngừng - là
một trong những giá trị quan trọng nhất ở Nhật Bản từ xưa đến nay. Hơn nữa, văn hóa
làm việc của người Nhật chú trọng tới sự bắt đầu và kết thúc của năm.
Tác giả đã kết thúc tác phẩm với những gợi ý để có thể tăng hứng thú và làm việc
hiệu quả ở Nhật như ghi nhớ điểm thu hút bạn đầu tiên ở Nhật Bản, duy trì học tiếng
Nhật, có sổ ghi chép, kết bạn,… để có thể đạt hiệu quả cao nhất trong công việc về sau.
[2] Thu Lê (2015), Cách làm việc hiệu quả với người Nhật Bản, Career Market Viet
Nam.
Bài viết khẳng định rằng chính văn hóa làm việc và kinh doanh đã tạo nên sự thành
công của người Nhật Bản. Văn hóa công sở của người Nhật mang những đặc điểm riêng
biệt. Họ coi trọng sự cần cù, cẩn thận hơn là thông minh, nhanh nhẹn. Hiệu quả có thể
chưa cao nhưng nếu nhân viên tỏ ra hết lòng vì công việc, gặp việc khó không nản chí,
kiên trì giải quyết vấn đề sẽ được người Nhật đánh giá cao. Cũng chính vì coi trọng sự
chăm chỉ nên họ thường yêu cầu nhân viên làm hết việc chứ không phải làm hết giờ.
Hơn nữa, uy tín của đối tác là yếu tố người Nhật quan tâm nhất. Và một khi đã chọn được
đối tác, họ sẽ làm ăn lâu dài đến mức gần như không bao giờ thay đổi dù đối tác mới có
thể giá rẻ và nhiều ưu đãi hơn. Ngay cả tuyển người, họ cũng thích nhận người qua giới
thiệu để an tâm hơn. Và nếu bạn chuyển từ công ty Nhật này sang công ty Nhật khác thì

gần như chắc chắn sếp mới sẽ gọi điện đến công ty cũ để kiểm tra xem bạn ra đi vì
nguyên nhân gì, có bàn giao đầy đủ công việc không, nhân cách trong công việc ra sao và
đặc biệt có mắc sai phạm gì không. Còn nếu công ty của Nhật gặp trục trặc, thậm chí phá
sản, họ sẽ cẩn thận viết thư giới thiệu nhân viên cho các công ty Nhật khác.
Bài viết còn cho biết các nhà quản lý người Nhật cũng thấm nhuần nghệ thuật lấy
lòng người. Người Nhật đi bất cứ đâu đều mua quà cho nhân viên, dù món quà nhỏ
nhưng thường được gói ghém rất đẹp. Họ tuyệt đối coi trọng sự đoàn kết, chia sẻ trong
công việc. Muốn nhắc nhở nhân viên, bao giờ họ cũng khen ngợi trước, cảm ơn vì đã nỗ
lực làm việc hết mình cho công ty.
Tóm lại, bài viết cung cấp cho ta biết được những điều cần lưu ý khi làm việc trong
công ty Nhật để có thể đạt được hiệu quả công việc cao nhất.
[3] Tài liệu nội bộ: Tổng hợp kết quả khóa học “Kĩ năng làm việc hiệu quả trong
công ty Nhật”, Phòng Tổng vụ - nhân sự, công ty TNHH Olympus Việt Nam, tháng
06/2016
Nội dung tài liệu là bảng tổng hợp kết quả khóa học mà công ty tổ chức cho 20
nhân viên ở các bộ phận, phòng ban (mỗi phòng ban 02 nhân viên); tổng hợp những
8


khúc mắc, suy nghĩ, kì vọng mà các anh/chị nhân viên chia sẻ trước khóa học và phần
các anh/chị trả lời sau khóa học. Ngoài ra trong phần trả lời, giảng viên cũng đã bổ
sung thêm những đóng góp ý kiến để nội dung được rõ ràng và chi tiết hơn.
Những khúc mắc, khó khăn mà nhân viên gặp phải trong quá trình làm việc tại
OVNC đã được nêu ra rất cụ thể trong tập tài liệu này, như “làm thế nào để giữ tốt kì
hạn”, hay “tại sao trong công ty Nhật lại rất xem trọng việc đào tạo”, hoặc là “tại sao
lại có quá nhiều quy trình trong công ty Nhật” … Tất cả đều được đưa ra thảo luận và
tìm ra câu trả lời cũng như phương án giải quyết sau khóa học. Tất cả những phương
án đó được đưa vào thực hiện và áp dụng tại mọi phòng ban, đem lại hiệu quả làm
việc cao hơn cho nhân viên và đóng góp không nhỏ vào quá trình phát triển của công
ty nói chung.

Tóm lại, tập tài liệu nội bộ này đã giúp nhóm hiểu rõ hơn những khó khăn mà
nhân viên công ty OVNC gặp phải trong quá trình làm việc và những phương án giải
quyết những khó khăn đó mà nhóm có thể tham khảo và thực hiện bài viết một cách
rõ ràng và khách quan hơn.
3.

Phạm vi nghiên cứu

Về nội dung: Trong bài nghiên cứu này, chúng tôi tập trung nghiên cứu các kĩ năng làm
việc tại công ty TNHH Olympus Việt Nam, cụ thể là những kĩ năng để làm việc hiệu quả
dành cho nhân viên (không xét trường hợp công nhân sản xuất) tại Bộ phận Xuất nhập
khẩu của công ty.
Thời gian nghiên cứu: tháng 2/2017 – tháng 6/2017
Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Olympus Việt Nam (OVNC); tọa lạc tại địa chỉ:
Đường số 8, KCN Long Thành, xã Tam An, huyện Long Thành, tỉnh Đồng Nai.
4.

Khách thể và đối tượng nghiên cứu
4.1. Khách thể nghiên cứu

Kĩ năng làm việc tại công ty có vốn đầu tư trực tiếp từ Nhật Bản.
4.2. Đối tượng nghiên cứu
Kĩ năng làm việc hiệu quả tại công ty TNHH Olympus Việt Nam nói chung và của Bộ
phận Xuất nhập khẩu nói riêng.
5.

Giả thuyết nghiên cứu

Khi nghiên cứu vấn đề này, nhóm đã đặt ra những giả thuyết sau:
Thứ nhất, giữ đúng kì hạn có thể là một trong số những kĩ năng quan trọng nhất để làm

việc hiệu quả tại OVNC;
9


Thứ hai, trong quá trình làm việc, báo cáo tiến độ làm việc có thể là cách hữu hiệu nhất
để kiểm soát những sự cố có khả năng xảy ra;
Thứ ba, việc vận dụng những kĩ năng này trong quá trình làm việc có thể làm tăng hiệu
quả công việc cho nhân viên.
6.

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
6.1. Mục đích nghiên cứu

Thứ nhất, tìm hiểu những kĩ năng cần thiết để làm việc hiệu quả trong OVNC và cách
ứng dụng các kĩ năng ấy trong công việc;
Thứ hai, cung cấp cho sinh viên những kĩ năng hữu ích để làm việc hiệu quả trong môi
trường doanh nghiệp sản xuất nói chung.
6.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Thứ nhất, tìm hiểu xem tại OVNC cần có những kĩ năng để làm việc đạt năng suất cao;
tầm quan trọng của các kĩ năng này như thế nào và cách thức ứng dụng các kĩ năng ấy
trong công việc;
Thứ hai, tìm hiểu mối tương quan giữa mức độ cần thiết của những kĩ năng đó và môi
trường làm việc tại OVNC;
Thứ ba, dựa trên kiến thức đã có và trường hợp nghiên cứu tại OVNC, áp dụng vào thực
tế để tìm ra những kĩ năng làm việc hiệu quả trong môi trường doanh nghiệp sản xuất nói
chung.
7.

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp định tính:
+ Thu thập ý kiến của 20 anh chị nhân viên làm việc tại công ty thông qua buổi đào
tạo được tổ chức tại công ty vào tháng 06/2016, qua đó tìm ra những khó khăn gặp
phải trong công việc, những đối sách nhằm giải quyết những khó khăn ấy, tổng hợp lại
thành những kĩ năng cần thiết để có thể làm việc hiệu quả trong OVNC.
+ Phương pháp phỏng vấn sâu, qua đó phỏng vấn 03 anh/chị nhân viên của Bộ phận
Xuất nhập khẩu của OVNC để hiểu sâu hơn cách mà các anh/chị ứng dụng các kĩ năng
vào công việc cụ thể của phòng ban mình.
- Phương pháp định lượng: phát 20 bảng hỏi để khảo sát vấn đề nghiên cứu.
8.

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

Sau khi hoàn thành, bài nghiên cứu sẽ trở thành tư liệu tham khảo bổ ích cho sinh
viên có mong muốn và dự định làm việc trong các doanh nghiệp Nhật Bản sau khi ra
trường. Kết quả của bài nghiên cứu cũng là những lời khuyên bổ ích và những kinh

10


nghiệm cụ thể để sinh viên và người đi làm tham khảo, để có thể áp dụng trong tương lai,
khi làm việc trong các công ty có loại hình là doanh nghiệp sản xuất.
9.

Tính mới của đề tài

Đề tài tập trung tìm hiểu các kĩ năng làm việc hiệu quả tại một doanh nghiệp Nhật
Bản cụ thể, loại hình doanh nghiệp sản xuất. Đây là điểm mới mà chưa có nhiều công
trình đi sâu vào tìm hiểu và công trình của nhóm sẽ làm rõ những nét nổi bật và cụ thể
nhất những vấn đề đặt ra trong bài nghiên cứu này.

10.

Kết cấu của đề tài

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH OLYMPUS VIỆT NAM
(OVNC)
1.1. Lược sử hình thành và phát triển
1.2. Quy mô công ty
1.3. Một số thuật ngữ sử dụng trong bài nghiên cứu
CHƯƠNG II: KĨ NĂNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TY TNHH
OLYMPUS VIỆT NAM (OVNC)
2.1. Những khó khăn gặp phải của nhân viên công ty TNHH Olympus Việt Nam
2.2. Ứng dụng những kĩ năng cần thiết để giải quyết khó khăn trong quá trình làm
việc tại OVNC
CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VỀ NHỮNG LỢI ÍCH MÀ CÁC KĨ NĂNG NÀY ĐEM LẠI
CHO NHÂN VIÊN CÔNG TY

-------o0o-------

11


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH OLYMPUS VIỆT NAM
(OVNC)
1.1. Lược sử hình thành và phát triển


Lược sử hình thành:

Công ty TNHH Olympus Việt Nam (viết tắt là OVNC) được thành lập và đi vào
hoạt động từ năm 2008. OVNC là một trong tổng số 28 công ty con của công ty TNHH
Olympus Corporation, có trụ sở chính tại Shinjuku, Tokyo, Nhật Bản. Nhà máy của
OVNC tọa lạc tại địa chỉ: Đường số 8, KCN Long Thành (xã Tam An, huyện Long
Thành, tỉnh Đồng Nai)4.


Lĩnh vực hoạt động:

OVNC là doanh nghiệp chế xuất (DNCX) với 100% vốn đầu tư trực tiếp từ Nhật
Bản. DNCX là loại hình doanh nghiệp chuyên sản xuất hàng phục vụ hoạt động xuất
khẩu, không nhằm mục đích tiêu thụ trong nước.
Về lĩnh vực hoạt động, nhà máy OVNC chuyên sản xuất máy ảnh kĩ thuật số (chủ
yếu là ống kính máy ảnh), thiết bị y tế (dụng cụ nội soi, cọ rửa dụng cụ y tế) và máy ghi
âm5.
Phương châm hoạt động của Tổng công ty TNHH Olympus Corporation là “Your
vision, our future”6. Phương châm này cũng được lựa chọn làm phương châm hoạt động
chính của toàn bộ 28 công ty con tại khắp các quốc gia và vùng lãnh thổ. OVNC cũng là
một trong số đó. Sau nhiều lần thay đổi logo công ty thì đây là logo mới nhất, được
OVNC sử dụng trong việc khẳng định thương hiệu của mình:

1.2. Quy mô công ty
OVNC có số lượng công nhân viên khá lớn, khoảng 5000 người; do đặc thù là loại
hình doanh nghiệp sản xuất nên tuyển dụng số lượng lớn công – nhân viên như vậy mới
4 Tham khảo tại website của Olympus Corporation: />
5 Tham khảo tại website: />6 Tham khảo tại website của Olympus Corporation: />
12


đủ phục vụ cho nhu cầu sản xuất ngày càng mở rộng của mình. Trong số đó, nhân viên

văn phòng chiếm 4% ~ 5%, tức khoảng 200 ~ 250 nhân viên.
Về cơ cấu tổ chức, OVNC gồm 3 khối lớn và 01 bộ phận độc lập: Khối văn phòng,
Khối Y tế, Khối Hình ảnh, Bộ phận thiết bị nhà máy. Cụ thể như sau:


Khối Văn phòng (Corporate Division):

Gồm các bộ phận: Nhân sự - Tổng vụ, Xúc tiến thương mại (Xuất nhập khẩu), Kế
toán. Có khoảng 50 nhân viên và 03 giám đốc bộ phận. Tổng giám đốc làm việc tại khu
vực khối này (nhiệm kì 2 năm). Tổng Giám Đốc hiện tại là ông Matsuo Katsumi.


Khối Y tế (Medical Division):

Gồm các bộ phận: Hành chính, Thu mua, Kĩ thuật, Kho y tế. Có khoảng 40 nhân
viên và 01 Giám đốc khối làm việc tại bộ phận này.


Khối Hình ảnh (Imaging Division):

Gồm các bộ phận: Thu mua, Kĩ thuật hình ảnh, Gia công linh kiện, Kho hình ảnh,
Kho linh kiện nhỏ (máy ghi âm). Có khoảng 90 nhân viên và 01 Giám đốc khối làm việc
tại khối này.


Bộ phận Kĩ thuật nhà máy (Factory Facility):

Gồm 10 nhân viên và 01 Giám đốc khối làm việc tại bộ phận này. .Bộ phận chuyên
lo nghiệp vụ các mảng về kĩ thuật như quản lí, điều hành, bảo trì các thiết bị máy móc
của nhà máy và nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy trong toàn bộ nhà máy.



Về nhân viên tại các phòng ban:

Xét riêng trường hợp nhân viên làm việc tại các phòng ban, mỗi phòng sẽ có giám
đốc bộ phận (Senior Manager), những trưởng phòng (Group leader) và tổ trưởng (Team
leader), rồi tới các nhân viên bình thường (staff) và công nhân bộ phận (worker).
Đặc điểm của OVNC là có một số lượng lớn “công nhân văn phòng” làm việc tại
mỗi phòng ban. Do chưa đạt đủ một số yêu cầu về bằng cấp (Đại học, cao đẳng) nhưng
hội đủ những tố chất yêu cầu của công việc nên được nhận vào phòng ban này để làm
việc, nhưng chỉ được hưởng lương như công nhân sản xuất bình thường, không được
thương lượng lương như nhân viên có bằng cấp nhưng khối lượng và nội dung công việc
cũng gần như tương tự những nhân viên này.


Về phòng Xúc tiến thương mại (Business Promotion Department):

Phòng Xúc tiến thương mại (Business Promotion Department, viết tắt là BPD) gồm
02 bộ phận là An toàn môi trường – con người (Environment Safety and Human, viết tắt
13


là ESH) và Xuất nhập khẩu (Logistic and Customs, LCD), nhưng vẫn luôn được hiểu là
phòng Xuất nhập khẩu của công ty. BPD gồm có 13 nhân viên, trong đó gồm 03 nhân
viên của ESH, 09 nhân viên của LCD và 01 Trưởng phòng. Giám đốc BPD hiện tại là
ông Tanaka Yoshihiro, nhiệm kì 2016 – 2018. Trong LCD còn 01 nhóm nhân viên thuê
ngoài của công ty vận tải Nippon Express, chuyên khai thuê Hải quan cho công ty, còn
gọi là Outsource, gồm 08 nhân viên, không mặc đồng phục công ty và được đeo thẻ tên
riêng để phân biệt với nhân viên công ty. Như vậy, xét cho đúng thì BPD gồm 03 bộ phận
là ESH, LCD và Outsource.

Nghiệp vụ chính của BPD là lo các thủ tục về thông quan hàng hóa xuất khẩu, nhập
khẩu; liên hệ với các phòng ban để nhận đơn đặt hàng (Purchasing order, viết tắt là PO)
thu mua nguyên vật liệu, sau đó liên hệ với các nhà cung cấp (vendor) và các hãng vận tải
(Forwarder) để đưa hàng về nhà máy và ngược lại. Ngoài ra, BPD còn thực hiện nghiệp
vụ thanh lý rác, hủy phế phẩm phế liệu, hàng hóa không đạt chuẩn. Vì là DNCX nên
hàng hóa nếu bị lỗi thì không thể “tuồn” ra ngoài như các doanh nghiệp khác mà phải
làm hồ sơ Hải quan, xin thanh lý hàng hóa tại nhà máy nên BPD kiêm luôn nhiệm vụ này.
1.3. Một số thuật ngữ sử dụng trong bài nghiên cứu
Trong bài nghiên cứu này, chúng tôi có sử dụng một số khái niệm, thuật ngữ, mang
nội dung ý nghĩa như trình bày dưới đây:
 Kĩ năng:
Kĩ năng là năng lực hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặc nhiều
khía cạnh nào đó được sử dụng để giải quyết tình huống hay công việc nào đó phát sinh
trong cuộc sống7.
Để giải thích nguồn gốc hình thành kĩ năng, có lẽ không có cơ sở lý thuyết nào tốt
hơn hai lý thuyết về Phản xạ có điều kiện (được hình thành trong thực tế cuộc sống cá
nhân) và Phản xạ không điều kiện (là những phản xạ tự nhiên mà cá nhân sinh ra đã sẵn
có). Trong đó, kĩ năng của cá nhân gần như thuộc về cái gọi là phản xạ có điều kiện,
nghĩa là kĩ năng được hình thành từ khi một cá nhân sinh ra, trưởng thành và tham gia
hoạt động thực tế cuộc sống. Ví dụ: Kĩ năng giao tiếp, Kĩ năng làm việc nhóm…
Người ta phân kĩ năng thành hai loại cơ bản là: Kĩ năng cứng và Kĩ năng mềm. Kĩ
năng cứng là kĩ năng mà chúng ta có được do được đào tạo từ nhà trường hoặc tự học,
đây là kĩ năng có tính nền tảng. Kĩ năng mềm là loại kĩ năng mà chúng ta có được từ hoạt
động thực tế cuộc sống hoặc thực tế nghề nghiệp. Kĩ năng mềm chiếm 75% hiệu suất
thành công của công việc.
7 Tham khảo tại website: />
14


 Hiệu quả:

Hiệu quả là sự liên quan giữa nguồn lực đầu vào khan hiếm (như lao động, vốn,
máy móc…) với kết quả trung gian hay kết quả cuối cùng. Hiểu theo nghĩa rộng, hiệu
quả thể hiện mối tương quan giữa các biến số đầu ra thu được so với các biến số đầu vào
đã được sử dụng để tạo ra những kết quả đầu ra đó8.
“Hiệu quả” được sử dụng trong bài theo nghĩa rộng. Theo đó, biến số đầu ra thu
được chính là sự gia tăng năng suất lao động, sự rút ngắn quá trình giải quyết vấn đề, sự
giảm thiểu các sự cố không mong muốn, sự tuân thủ đúng hoặc rút ngắn kì hạn… Biến số
đầu vào là các khóa đào tạo của công ty, quá trình học hỏi lẫn nhau của nhân viên và quá
trình tự rèn luyện, tích lũy kinh nghiệm của nhân viên trong quá trình làm việc.
 Hourensou: Báo cáo – Liên lạc – Bàn bạc
Trước hết, có thể hiểu Hourensou là quy tắc giao tiếp cơ bản giữa các thành viên
trong nhóm.
•

Hou (報) là viết tắt của Houkoku (報報): có nghĩa là báo cáo.

•

Ren (報) là viết tắt của Renraku (報報): có nghĩa là liên lạc.

•

Sou (報) là viết tắt của Soudan (報報): có nghĩa là bàn bạc.
Hiểu đơn giản theo ngôn ngữ thì Hourensou là: Báo cáo – Liên lạc – Bàn bạc 9.
 5W-2H

5W-1H là viết tắt của các từ trong tiếng Anh: Why, Who, When, Where, What và
How. Đây là một công cụ dùng để quyết định làm hay không làm việc gì đó và đưa ra kế
hoạch cụ thể để thực hiện10.
Why: Nghĩa là vì sao ta làm điều đó, làm điều đó thì sẽ được lợi ích gì. Đây chính là

bước giúp chúng ta xác định mục đích, mục tiêu việc chúng ta chuẩn bị làm.
Who: Cần những ai làm điều đó, sẽ làm một mình hay cần ai đó làm cùng, những người
đó có thích hợp không.
When: Làm việc đó vào khi nào thích hợp nhất, làm việc đó thì mất bao nhiêu thời gian,
liệu chúng ta có đủ thời gian không.
Where: Làm việc đó ở đâu, cần bố trí không gian như thế nào.
8 Theo Võ Đình Quyết, Phương pháp phân tích hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp, Bộ môn quản trị kinh
doanh, Đại học Nha Trang.
9 Tham khảo tại website: />10 Tham khảo tại website: />
15


What: Làm việc đó thì chúng ta cần những gì, nguyên vật liệu, công cụ ra sao.
How: Làm điều đó thì chúng ta sẽ phải làm như thế nào để dễ dàng thực hiện nhất. Đến
đây ta cần phải đưa ra kế hoạch cụ thể cho việc đó. Khi trả lời được 5W ở trên thì việc
thực hiện How sẽ hết sức thuận lợi. Việc vạch ra chi tiết cụ thể bao nhiêu thì khi làm càng
gặp thuận lợi bấy nhiêu.
Để thực hiện How tốt ta cần phải sử dụng chu trình PDCA (Plan – Do – Check –
Action), chu trình này sẽ giúp chúng ta có được kinh nghiệm cho những lần sau hay
những công việc tương tự sau đó.
How còn là how much, how many, tức là chúng ta sẽ đạt được gì và tốn kém chi phí
bao nhiêu.
“2H” trong 5W-2H được sử dụng trong bài với ý nghĩa như sau: H thứ nhất chính là
How – làm như thế nào và H thứ 2 là How much, tức là chi phí cho việc hoàn thành
nhiệm vụ, công việc được giao.
 S.M.A.R.T.E.R
Trước tiên, để hiểu S.M.A.R.T.E.R, ta cần biết về nguyên tắc khởi nguồn của nó –
nguyên tắc S.M.A.R.T:
S - Specific (Simple, Sensible, Significant): Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
M - Measurable (Meaningful, Motivating): Đo đếm được

A - Achievable (Attainable, Agreed): Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình
R - Realistic (Relevant, Reasonable, Realistic and Resourced, Results-based): Thực
tế, không viễn vông
T - Time-bound (Timely, Time-based, Time limited, Time/cost limited, Timesensitive, Time-specific): Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.
Mở rộng từ nguyên tắc S.M.A.R.T, ta có thêm E và R:
E - Evaluated (Ethical, Engaged, Ecological): Đánh giá mục tiêu, mục tiêu phải có đạo
đức, tôn trọng hệ sinh thái...
R - Rewarded (Recorded, Recognized, Readjust, Revisited, Revised): Hãy ghi lại mục
tiêu và điều chỉnh mục tiêu nếu cần thiết.
Nói chung, có nhiều chữ viết tắt tượng trưng cho SMART và SMARTER, nhưng
tóm lại, có thể kết luận rằng: Mục tiêu phải cụ thể, đo lường được, có khả năng đạt được,
thực tế, có cuộc hẹn cho mục tiêu (chia nhỏ thời gian thực hiện), đánh giá mục tiêu (và

16


từng mục tiêu nhỏ), ghi nhận thành quả, điều chỉnh mục tiêu (nếu có), và đặc biệt, mục
tiêu phải mang tính đạo đức, không làm ảnh hưởng môi trường, tôn trọng luật pháp 11.
S.M.A.R.T.E.R trong bài sử dụng với cách hiểu như trên.
 Kaizen (Cải tiến)
Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 報 (“kai”) có
nghĩa là thay đổi và từ 報 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc
“cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc
“continuous improvement” và trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa
là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân 12.
Trong cuốn sách “Kaizen: Chìa khóa thành công của người Nhật”. Kaizen được
định nghĩa như sau: “Kaizen có nghĩa là cải tiến”. Hơn nữa, Kaizen còn có nghĩa là cải
tiến liên tục trong đời sống cá nhân, đời sống gia đình, đời sống xã hội và môi trường làm
việc. Khi Kaizen được áp dụng vào nơi làm việc có nghĩa là sự cải tiến liên tục liên quan
tới tất cả mọi người – ban lãnh đạo cũng như mọi nhân viên.

 5S
5S là một phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc,
một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành
chính13.
5S là 5 chữ cái đầu của các từ:
Sàng lọc (Seiri – Sorting out): Sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại
bỏ chúng.
Sắp xếp (Seiton – Storage): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ của nó để tiện sử
dụng khi cần.
Sạch sẽ (Seiso – Shining the workplace): Vệ sinh, quét dọn, lau chùi mọi thứ gây bẩn tại
nơi làm việc.
Săn sóc (Seiketsu – Setting standards): Đặt ra các tiêu chuẩn cho 3S nói trên và thực hiện
liên tục.
11 Tham khảo tại website: />12 Tham khảo tại website: />13 Tham khảo tại website: />
17


Sẵn sàng (Shitsuke – Sticking to the rule): Tạo thói quen tự giác, duy trì và tuân thủ
nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng cho sản xuất.
Tại OVNC và một số doanh nghiệp Nhật Bản khác, đã từng có những trường hợp
áp dụng 5S vào công tác nhân sự, sàng lọc đội ngũ nhân viên để lựa chọn nhân tài, sắp
xếp lại bộ máy để nâng cao tính hiệu quả, vệ sinh; tức là cải thiện bầu không khí trong cơ
quan trở nên thân thiện, cởi mở, đoàn kết hơn, v.v… cho nên 5S chính là nền tảng của
năng suất và chất lượng.

18


CHƯƠNG II: KĨ NĂNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TY TNHH
OLYMPUS VIỆT NAM (OVNC)

2.1. Những khó khăn gặp phải của nhân viên công ty TNHH Olympus Việt
Nam (OVNC)
Người Nhật nổi tiếng nghiêm khắc trong công việc, sống vì tập thể, làm việc tận
tâm, tôn trọng kỷ luật, pháp luật và nguyên tắc, sáng tạo trong tinh thần làm việc. Không
ít ứng viên người Việt Nam mong muốn được làm việc trong một môi trường chuyên
nghiệp như tại các công ty Nhật Bản. Thế nhưng để được tuyển dụng và làm việc lâu dài
không hề đơn giản. Một trong những nguyên nhân phải kể đến là tính cách người Việt
Nam ta có nhiều điểm hơi khác biệt so với người Nhật. Vì vậy người Việt Nam khi làm
việc trong các doanh nghiệp Nhật Bản đã gặp không ít trở ngại, khó khăn về nhiều mặt.
Vậy ở công ty TNHH Olympus Việt Nam, những khó khăn trở ngại mà họ thường gặp
phải là gì? Qua quá trình khảo sát thực hiện bài nghiên cứu, chúng tôi đã tìm ra được một
số khó khăn, cụ thể như sau:
Đối với phần đông nhân viên làm việc trong OVNC, vấn đề lớn nhất đối với họ là
ám ảnh “trễ deadline”. Khi bị trễ kì hạn, hầu như các nhân viên sẽ cảm thấy công việc bị
dồn ép, quá tải cùng với áp lực từ sự hối thúc của cấp lãnh đạo. Đã có đến 05 trên tổng số
20 nhân viên đã nói đáp án là “thường gặp phải việc trễ deadline, bị dồn công việc và
hối thúc từ cấp trên gây áp lực lớn và hiệu quả làm việc giảm sút” khi được hỏi “Trong
quá trình làm việc, anh/chị thường gặp phải những khó khăn gì?”.
Kế đến là trở ngại về mặt ngôn ngữ, thời gian làm việc cũng như thói quen làm việc
sơ sài, đùn đẩy trách nhiệm. Rào cản ngôn ngữ là một trở ngại khá lớn đối với những
nhân viên vừa mới tốt nghiệp hoặc những nhân viên chưa có khả năng giao tiếp linh hoạt
đối với đồng nghiệp và cấp trên người Nhật trong công ty. Bên cạnh đó, do đặc thù của
các doanh nghiệp Nhật Bản là tăng ca, làm thêm giờ nên các nhân công Việt Nam cảm
thấy hầu như không còn thời gian nghỉ ngơi. Hơn nữa, chính việc tăng ca nhiều lần như
vậy khiến họ cảm thấy công việc cứ bị ứ đọng ngày qua ngày, dẫn đến tình trạng mệt
mỏi, không có sinh lực.
Theo lời của anh B.Đ.Chiến – nhân viên Xuất nhập khẩu của OVNC cung cấp cho
chúng tôi thì anh đã gặp rất nhiều bỡ ngỡ vì khối lượng công việc khá nhiều, nhiều loại
công việc khác nhau nên việc không quản lí được thời gian cũng như không kiểm soát
được nên đôi lúc anh phải tăng ca để giải quyết các công việc còn tồn đọng 14. Khi được

hỏi về khó khăn gặp phải khi làm việc tại OVNC, chị N.N.H.Khoa - nhân viên bộ phận
Xuất nhập khẩu cho biết rằng những lúc làm báo cáo thì cần phải có deadline và phải
14 Trích BBPV_1

19


tăng ca. Và những lúc làm báo cáo tốt thì sếp vẫn không hài lòng và bắt chữa đi chữa lại
nhiều lần, làm cho mình mất thời gian và bị sếp cho là trễ deadline 15. Và chị L.T.B.Ngọc
cũng đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc nộp báo cáo đúng hạn cho sếp16.
Ở Nhật, hầu hết công ty đều yêu cầu toàn thể nhân viên tuân theo bộ quy tắc đạo
đức, trong đó quy tắc hàng đầu là phải tuyệt đối trung thực. Tại OVNC cũng tương tự
như vậy. Đây cũng là một trong những nguyên tắc mà phần nhiều nhân công Việt Nam
thường xuyên vi phạm. Cụ thể là khi gặp vấn đề rắc rối, việc tìm ra nguyên nhân cũng
như người gây ra lỗi thường mất rất nhiều thời gian. Lý do là trong quá trình làm việc
phải trải qua nhiều công đoạn, quá trình giám sát, từng cấp bậc rồi mới lên tới sếp lớn;
đồng thời công nhân cũng rất hay đổ lỗi, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau thay vì nói sự
thật. Khi mà có sự cố xảy ra thì mất nhiều thời gian trong việc tìm ra nguyên nhân, rồi
đối sách để giải quyết được cái sự cố đó17, là câu trả lời của chị L.T.B.Ngọc – nhân viên
bộ phận Xuất nhập khẩu của OVNC khi được hỏi về khó khăn gặp phải trong quá trình
làm việc tại đây.
Ngoài ra có một khó khăn nhân viên gặp phải, tuy chỉ là số ít, nhưng cũng cho thấy
là vấn đề rất quan trọng trong cách làm việc của nhân viên, chính là do không hiểu rõ
chỉ thị, kế hoạch của cấp trên một cách rõ ràng trong mỗi lần họp hay những lần yêu
cầu nộp báo cáo. Dù không hiểu rõ nhưng vẫn không xác nhận lại với cấp trên mà nhân
viên vẫn tiến hành làm, và dẫn đến kết quả không đạt hiệu quả cao, chỉ được khoảng 70%
yêu cầu đề ra.
Cách làm việc giữa người Việt Nam và người Nhật Bản có sự khác biệt khá lớn, đó
là người Nhật rất coi trọng tập thể, và làm việc một cách quy tắc, theo đúng quy trình
trong bất cứ tình huống nào. Do đó, khi làm việc ở công ty Nhật, theo khảo sát có 02

người trong 20 người cảm thấy khó khăn với cách làm việc này. Cụ thể là với mỗi vấn đề
đưa ra trong các cuộc họp, đều phải đợi lấy ý kiến tập thể, mọi người đưa ra ý kiến rồi
mới đi đến thống nhất cuối cùng, việc mày rất mất thời gian.
Không chỉ những nhân viên cấp dưới gặp khó khăn mà ngay cả những người lãnh
đạo, cấp trên cũng gặp phải không ít khó khăn, một trong số đó chính là vấn đề trong việc
giao tiếp, ứng xử với nhân viên cấp dưới của mình. Đối với những cấp dưới có thâm
niên nhiều năm thì họ cảm thấy khó xử, giữa vị thế và phép lịch sự thì cảm thấy khó dung
hòa được. Đây là câu trả lời của một nhân viên làm chức quản lí trong công ty, với tuổi
đời còn khá trẻ và thâm niên không cao. Tuy chỉ là một trường hợp chưa chắc đã là một
15 Trích BBPV_2
16 Trích BBPV_3
17 Trích BBPV_3

20


trường hợp điển hình nhưng cũng phản ánh được một khía cạnh trong số những khó khăn
mà nhân viên cấp cao người Việt gặp phải trong quá trình làm việc tại OVNC.
Biểu đồ dưới đây sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về những khó khăn mà nhân viên
thường gặp phải khi làm việc tại OVNC:

Biểu đồ 2.1: Những khó khăn gặp phải của nhân viên công ty TNHH Olympus Việt Nam
(OVNC)
Khó khăn chiếm tỉ lệ lớn nhất đó chính là thường xuyên gặp phải việc trễ deadline,
bị dồn công việc và bị hối thúc từ cấp trên, gây áp lực lớn và hiệu quả làm việc giảm sút,
chiếm 26%. Tiếp theo đều chiếm tỉ lệ bằng nhau 16% là gặp khó khăn trong giao tiếp
bằng tiếng Nhật với sếp; khối lượng công việc nhiều phải tăng ca làm thêm, không chịu
được áp lực và cạnh tranh của môi trường làm việc; vấn đề họp, thường mất rất nhiều
thời gian để đưa ra quyết định cuối cùng.
Tóm lại, hầu hết nhân viên đều gặp phải những khó khăn nêu trên khi làm việc tại

công ty OVNC nói riêng và các công ty Nhật Bản nói chung. Mặc dù giữa Việt Nam và
Nhật Bản có nhiều nét tương đồng về văn hóa, tập quán và đối với người Việt mà nói thì
làm việc tại công ty Nhật có nhiều điểm thuận lợi, tuy nhiên không hẳn môi trường và
điều kiện làm việc luôn được đáp ứng tuyệt đối theo yêu cầu của người lao động. Vì vậy
không trách khỏi những khó khăn, trở ngại; đòi hỏi chúng ta phải cố gắng thích nghi sao
cho phù hợp với môi trường làm việc trong các doanh nghiệp.
2.2. Ứng dụng những kĩ năng cần thiết để giải quyết khó khăn trong quá trình
làm việc tại OVNC
Như phần một đã chỉ ra những khó khăn khi gặp phải của nhân viên trong quá trình
làm việc, cụ thể là tại công ty TNHH Olympus Việt Nam, ở phần này chúng tôi xin được
để xuất những kĩ năng cần thiết để giải quyết, cũng như hạn chế tối đa những khó khăn
có thể gặp phải trong công việc. Khi làm việc trong môi trường công ty Nhật Bản, việc
nhân viên người Việt gặp phải khó khăn, trở ngại là điều không thể tránh khỏi. Những
khó khăn trong công việc là cơ hội để nhân viên học hỏi và rút kinh nghiệm, thông qua
kinh nghiệm để tăng năng suất làm việc và tránh khỏi việc phạm sai lầm. Qua quá trình
khảo sát thu thập ý kiến, chúng tôi đã nhận được câu trả lời của 20 anh/chị nhân viên làm
việc tại OVNC, thông quá đó tìm ra được những kĩ năng cần thiết trong công việc, khi
làm việc tại OVNC và mức độ quan trọng của những kĩ năng ấy, cụ thể như sau (Xem
Bảng 2.1):

21


Bảng 2.1: Kĩ năng làm việc hiệu quả tại công ty TNHH Olympus Việt Nam và mức
độ cần thiết của từng kĩ năng (đơn vị: %)
Kĩ năng

Hoàn toàn
không cần
thiết

Không cần
thiết lắm

Quản lí thời gian
Quản lí nội dung
và tiến độ công
việc
Báo cáo – Liên
lạc – Bàn bạc
(Hourensou)
Cải tiến tiến độ
làm việc
Ứng xử phù hợp
với cấp trên và
đồng nghiệp
Phân tích và giải
quyết vấn đề
Đặt mục tiêu và
phấn đấu hoàn
thành

Bình
thường

Cần thiết

Rất cần
thiết

65

35

35

65

40

60

50

50

40

55

5

10

70

20

5

20

75

Như vậy, trong số những kĩ năng trên, có tới 06 kĩ năng được trên 90% người được
khảo sát cho rằng “cần thiết” hoặc “rất cần thiết”, cụ thể là: kĩ năng quản lí thời gian, kĩ
năng quản lí nội dung và tiến độ công việc, kĩ năng báo cáo – liên lạc – bàn bạc
(Hourensou), kĩ năng cải tiến tiến độ làm việc, kĩ năng phân tích và giải quyết vấn đề, kĩ
năng đặt mục tiêu và phấn đấu hoàn thành. Hầu hết đây là những kĩ năng cực kì quan
trọng trong OVNC, cần thiết để một người nhân viên có thể đạt hiệu quả cao trong công
việc.
Khi làm việc trong công ty đặc biệt là công ty Nhật, việc trễ deadline là điều tối kỵ
nếu muốn trở thành nhân viên xuất sắc. Đây là điều quan trọng cần chú ý, đặc biệt là đối
với những nhân viên mới tiếp xúc với môi trường công ty Nhật hay sinh viên mới ra
trường. Để tránh khỏi việc “trễ deadline” như đã nêu trên, có một đối sách được đưa ra là
người nhân viên cần quản lý công việc của mình bằng một kế hoạch làm việc hoặc To-do
list. Vào mỗi tuần cần liệt kê ra công việc cần phải hoàn thành trong tuần từ việc quan
trọng cho đến ít quan trọng cũng nên liệt kê rõ ràng. Hơn thế nữa, vào đầu giờ mỗi ngày,
cần phải liệt kê công việc cần phải làm, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên công việc, tùy theo
tầm quan trọng mà sắp xếp. Phần công việc nào mang tính khẩn cấp, quan trọng thì làm
trước, còn lại thì làm sau. Để giải quyết những việc đã sắp xếp một cách nhanh chóng và
chất lượng thì phải biết sắp xếp thời gian giải quyết từng việc hợp lý. Mỗi việc cần có
22


khung giờ cố định để tranh thủ làm kịp tiến độ, không bị lấn thời gian dẫn đến trễ
deadline. Nên dùng hình thức vẽ sơ đồ để thể hiện sự phân biệt giữa ngày làm việc và
ngày nghỉ để tránh những nhầm lẫn trong khi sắp xếp công việc. Việc theo dõi tiến độ
từng việc đối chiếu với kế hoạch là rất cần thiết để nắm bắt quá trình và kịp thời hành
động. Nên hành động theo suy nghĩ “làm hết việc” chứ không phải “hết giờ” 18. Nhân viên

người Việt cần thay đổi tư tưởng về cách làm việc, để có thể dễ dàng áp dụng lối suy nghĩ
này vào công việc của mình. Sở dĩ các doanh nghiệp Nhật Bản điều hành công ty tốt,
đem lại doanh thu cao, trụ được lâu dài trên thị trường thế giới cạnh tranh khốc liệt vì từ
đầu họ đã đào tạo hệ ý thức cho nhân viên với tư tưởng “làm hết việc” chứ không phải
“làm hết giờ”. Đây là một tư tưởng tốt góp phần vào việc tăng kĩ năng làm việc hiệu quả.
Khi tư tưởng đi đôi với hành động thì chất lượng công việc sẽ được tăng cao.
Việc lập kế hoạch thực thi cũng góp phần không nhỏ để làm việc hiệu quả hơn. Lập
kế hoạch là để đảm bảo công việc sẽ được hoàn tất với chất lượng và kỳ hạn như mong
đợi. Đối với công việc ngắn hạn nhưng có nhiều người liên quan, nhiều chi tiết, thì cũng
cần hoạch định kế hoạch rõ ràng trước khi tiến hành. Hoạch định càng chi tiết thì càng dễ
thực hiện đúng tiến độ.
Ngoài ra, kĩ năng đoán đúng ý cấp trên cũng là một kĩ năng hay và hiệu quả trong
khi làm việc. Đây không hẳn chỉ là sự nhanh trí vốn có của con người mà là một kĩ năng
mà bản thân tự tạo ra được thông qua quá trình tiếp xúc công việc hằng ngày. Kĩ năng
này được phổ biến rộng rãi trong OVNC. Để hiểu đúng ý cấp trên, khi nhận chỉ thị phải
hiểu rõ mục đích của chỉ thị, cấp trên cần gì từ chỉ thị ấy, cách thức tiến hành như thế
nào… Khi nhận được chỉ thị thì cần ghi lại và xác nhận thêm một lần với cấp trên để
tránh sai sót, hiểu lầm. Để công việc được tiến cách đúng cách, đúng thời gian, cần bàn
bạc với cấp trên để thống nhất phương pháp làm thế nào tốt nhất cho quy trình thực hiện
công việc.
Một kĩ năng nữa đó là không nói “không thể”. Trong doanh nghiệp Nhật thường đặt
ra một quy tắc là “Always say “yes”, never say “no”!” - đây là một cách suy nghĩ về công
việc đặc trưng của người Nhật19. Lý do là vì tự trọng bản thân, nếu nói không làm được
cũng đồng nghĩa với việc người khác sẽ nghĩ họ thiếu nỗ lực, lười biếng. Thứ hai, nói
“không thể” đồng nghĩa với việc lơ là, không có trách nhiệm với tập thể, chưa thử làm đã
nói ngay là “không thể”. Nếu không làm tức là gây phiền hà, thiệt hại cho người khác
nữa. Việc người Nhật không nói “không thể” cũng thể hiện sự chăm chỉ, luôn nỗ lực vượt
khó của họ. Thay vì nói “không thể”, họ sẽ dùng những cách nói khác như “Để làm được
18 Theo Thu Lê, Cách làm việc hiệu quả với người Nhật Bản, Career Market Viet Nam, 2015.
19 Theo John C.Condon và Tomoko Matsumoto, Thanh Huyền dịch, Văn hóa làm việc với người Nhật, NXB Lao

Động, 2015

23


việc này thì tôi cần sự hỗ trợ như thế này…”, “việc này tôi sẽ cố hết sức để hoàn thành
nhưng nếu có khó khăn gì tôi cần người giúp đỡ…”,… Khi nói như thế có nghĩa họ
không muốn từ chối nhận việc nhưng cần tìm kiếm sự hỗ trợ cách này hay cách khác, áp
dụng nó để hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Đối với người nhân viên khi đi làm, một khó khăn hay gặp phải mà họ ít nói ra là
khi tăng ca làm thêm giờ vì chưa làm xong việc của ngày hôm đó, họ thường bị tình trạng
mệt mỏi, chán nản, không còn đủ sức và năng lượng để hoàn thành tốt công việc, khi ấy
điều mà người nhân viên đặt ra là “Làm thế nào để không tăng ca mà vẫn làm hết việc?”.
Để thực hiện được điều này, đầu tiên là phải liệt kê việc phải làm, sau đó là xem xét lý do
tại sao làm việc đó; từ đó lựa chọn phương cách làm việc tối ưu và xác định thời gian bao
lâu để hoàn thành được công việc đó. Ngược lại với việc tăng ca, một số nhân viên
thường làm xong nhiệm vụ thì trở nên lơ là, không toàn tâm chú ý vào những công việc
khác được giao, dẫn đến hay bị cấp trên trách mắng. Đây là một trường hợp mà khi thu
thập ý kiến nhân viên OVNC chúng tôi đã ghi nhận được. Khi gặp tình huống như vậy,
anh/chị nhân viên này thường đặt ra cho mình câu hỏi là “làm thế nào để không bị quở
trách lơ là trong công việc, không tìm việc khác mà làm khi đã làm hết nhiệm vụ được
giao?” Khi hoàn thành xong một công việc, không phải chỉ dừng ở đó, không quan tâm
tới nữa, mà muốn đạt được sự thành công trong OVNC thì khi đã làm xong hết việc được
giao cần phải suy xét tiếp là liệu “có thể làm đúng hơn, nhanh hơn, rẻ hơn yêu cầu hay
không? Quy trình đã áp dụng như thế nào, có cần thay đổi gì để hiệu quả cao hơn
không? Nếu cần thì phải sửa chữa, làm mới lại quá trình đó sao cho phù hợp và tăng cao
năng suất công việc”. Hoặc sau khi làm xong phần việc của mình, người nhân viên có thể
đề nghị giúp đỡ các đồng nghiệp khác, cũng là một kĩ năng tốt vừa tạo mối quan hệ tốt
đẹp giữa đồng nghiệp với nhau, vừa có thể chủ động giúp đỡ lẫn nhau trong công việc để
tránh được tình trạng công việc bị dồn đọng, phải tăng ca. Khi làm những công việc khác

nhau cùng đồng nghiệp cũng giúp ta học hỏi được nhiều kinh nghiệm, cùng nhau tìm ra
những phương pháp sáng tạo, mới mẻ để giải quyết các vấn đề. Thậm chí cần coi những
yêu cầu, đề nghị cấp trên giao thêm công việc là cơ hội thử thách bản thân, như vậy sẽ dễ
thành công và dễ thăng tiến hơn.
Thêm một kĩ năng nữa là báo cáo mọi việc thật chi tiết và rõ ràng. Điều này cần
thiết phải áp dụng các quy tắc của Hourensou. Báo cáo trung thực, nói rõ đâu là sự thật
khách quan, đâu là ý kiến chủ quan. Mọi điều được báo cáo lên cấp trên phải cụ thể,
không được khai báo sai sự thật, hoặc tự ý bỏ qua những điều tưởng như là không cần
thiết. Chính vì để nhân viên có thể báo cáo tiến độ công việc một cách rõ ràng cho cấp
trên mà trong mỗi phòng ban của OVNC thường xuyên họp vào đầu giờ làm việc mỗi
ngày. Vào thứ 2 hàng tuần sẽ là buổi nói chuyện của Tổng giám đốc và giám đốc các
phòng ban, nêu lên những nhiệm vụ hàng tuần và những khó khăn trong tuần vừa qua để
24


tuần mới có thể tìm cách giải quyết và tránh lặp lại sai phạm cũ. Điển hình về việc họp
liên tục có thể kể đến phòng Xuất nhập khẩu. Do đặc thù công việc thường liên quan tới
các vấn đề về luật Hải quan, thuế quan nên việc trễ kì hạn hay vi phạm luật chính là điều
tối kỵ; vì thế mà mỗi ngày phòng đều tổ chức họp vào đầu giờ làm việc để báo cáo tiến
độ làm việc của ngày hôm trước, những vướng mắc gặp phải chưa giải quyết được để
đồng nghiệp cùng được biết, sau đó cùng nhau đưa ra đối sách để giải quyết vấn đề. Điều
này tạo ra hiệu quả công việc khá cao. Đã từng có một trường hợp, người nhân viên phụ
trách hàng nhập khẩu nội địa, do không tuân thủ quy tắc báo cáo – liên lạc – bàn bạc, dẫn
đến việc trễ kì hạn khai báo Hải quan hàng hóa nhập khẩu,bị hủy Tờ khai dẫn đến việc bị
Hải quan phạt và tốn thêm chi phí cho việc khai báo lại. Nguyên nhân là do người nhân
viên này tự nhận thấy công việc mình đang thực hiện nằm trong tầm khả năng giải quyết
của mình mà không cần sự hỗ trợ của các đồng nghiệp khác; dẫn đến việc khi gặp một sự
cố phát sinh, dù là nhỏ thôi nhưng không báo cáo lên trưởng phòng và yêu cầu sự giúp đỡ
của đồng nghiệp. Cuối cùng, khi bị quá kì hạn vài ngày thì mới báo cáo lên xin ý kiến về
cách giải quyết20. Như vậy có thể thấy, dù chỉ là một vấn đề phát sinh nhỏ thôi, nhưng

nếu không kịp thời báo cáo sẽ dẫn đến hậu quả khôn lường, vừa ảnh hưởng tới tiến độ
làm việc của công ty, giảm thiểu uy tín của công ty đối với cơ quan Nhà nước, mà vừa
ảnh hưởng đến uy tín của bản thân. Dù người nhân viên này rất có năng lực nhưng sau sự
cố đó, niềm tin của cấp trên đã giảm đi và không mấy tin tưởng để giao cho người nhân
viên đó những công việc hay trọng trách nữa. Một điều nữa có thể rút ra sau sự cố đó
chính là việc, dưới góc nhìn của nhân viên người Việt Nam, những điều họ cho là nhỏ
nhặt và có thể kiểm soát thì không cần phải báo cáo. Điều này vừa thể hiện sự tự trọng
cao, không muốn nhận sự giúp đỡ vì “tôi” có đủ khả năng để giải quyết; vừa thể hiện tinh
thần làm việc cá nhân, không muốn hợp tác với đồng nghiệp. Thế nhưng với quan điểm
của người Nhật thì ngược lại. Dù là một việc rất nhỏ thôi cũng cần phải báo cáo lên cấp
trên, thậm chí cứ vài tiếng đồng hồ là phải báo cáo tiến độ một lần, cùng nhau bàn bạc để
đi đến những phương án giải quyết tốt nhất. Bởi người Nhật quan niệm, làm việc tập thể,
nhiều người cùng làm thì tốt hơn từng cá nhân riêng rẽ làm. Điều này là một trong những
sự khác biệt về văn hóa làm việc mà không mấy người Việt Nam có thể dung hòa.
Để làm việc hiệu quả thì mỗi cá nhân phải đưa ra cho mình một kế hoạch cụ thể cho
mục tiêu của mình - kĩ năng thực hiện hóa kế hoạch. Ở đây, khi thiết lập mục tiêu, nhân
viên có thể áp dụng bộ công cụ SMARTER và 5W2H 21. Dùng sơ đồ Gantt để điền lịch
của công ty vào; phải liệt kê công việc theo từng nhóm, trong mỗi nhóm thì lại chia ra
những việc làm chi tiết. Xác định được thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc,
20 Sự việc xảy ra trong quá trình một thành viên trong nhóm đang làm việc tại OVNC vào tháng 06/2016 trực tiếp
quan sát và tìm hiểu được.
21 Xem giải thích tại Chương 1, mục 1.3

25