Ứng dụng HRM trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.25 MB, 44 trang )

MỤC LỤC
MỤC LỤC..................................................................................................................... 1
DANH MỤC HÌNH ẢNH.............................................................................................3
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................ 4
LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................................5
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CBCCVC.....7
1.1. Nội hàm các khái niệm có liên quan....................................................................7
1.1.1. Khái niệm hồ sơ............................................................................................7
1.1.2. Khái niệm quản lý hồ sơ................................................................................7
1.1.3. Khái niệm về cán bộ công chức và cán bộ viên chức....................................7
1.1.4. Khái niệm về hồ sơ CBCCVC.......................................................................9
1.1.5. Thành phần hồ sơ CBCCVC.........................................................................9
1.1.6. Vai trò của việc quản lý hồ sơ.........................................................................11
1.1.7. Các phương pháp quản lý hồ sơ CBCCVC và ưu nhược điểm của từng phương
pháp.......................................................................................................................... 12
1.1.7.1. Phương pháp quản lý hồ sơ theo vần, mẫu tự...........................................12
1.1.8. Ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ CBCCVC...................................................16
1.2. Nguyên tắc, yêu cầu và trách nhiệm của cán bộ quản lý hồ sơ và cán bộ công
chức viên chức đối với hồ sơ....................................................................................17
1.2.1. Nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ CBCCVC.......................................17
1.2.2. Yêu cầu cơ bản trong công tác xây dựng và quản lý hồ sơ CBCCVC.........18
1.2.3. Quy định về việc lưu giữ hồ sơ CBCCVC tại cơ quan, tổ chức, đơn vị có
thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức........................................................19
1.2.4. Trách nhiệm của cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ CBCCVC.. . .19
1.3. Khái niệm ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý hồ sơ CBCCVC..........20
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CBCCVC TẠI TRUNG
TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG THÀNH PHỐ HẠ LONG............................................21
2.1. Khái quát chung về trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long.................21
2.1.1. Vị Trí...........................................................................................................21
Trung tâm hành chính công thành phố Hạ long nằm tại đường 25/4, Phường Hồng Gai,
Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh.......................................................................21

1

2.1.2 Cơ cấu tổ chức trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long...................21
2.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long....22
2.3. Thực trạng quy trình quản lý hồ sơ CBCCVC tại Trung tâm hành chính công
thành phố Hạ Long...................................................................................................24
2.3.1. Thực trạng quản lý hồ sơ CBCCVC tại Trung tâm hành chính công thành
phố Hạ Long.......................................................................................................... 24
2.3.2. Quy trình quản lý hồ sơ do cơ quan nhà nước ban hành..............................29
2.3.3. Quy trình quản lý hồ sơ tại Trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long......31
2.3.4 Giải pháp để khắc phục tình trạng lưu trữ hồ sơ CBCCVC theo cách thủ
công....................................................................................................................... 33
Chương 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG CÔNG TÁC
QUẢN LÝ HỒ SƠ CBCCVC TẠI TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG THÀNH
PHỐ HẠ LONG..........................................................................................................34
3.1. Ứng dụng phần mềm Quản lý nhân sự Perfect HRM vào công tác quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức, viên chức tại Trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long...34
3.1.1. Giới thiệu chung về phần mềm Perfect HRM..............................................34
3.1.2. Chức năng của phần mềm perfect HRM.....................................................34
3.1.3. Lợi ích phần mềm Quản lý nhân sự Perfect HRM mang lại........................35
3.2. Ứng dụng phần mềm Quản lý nhân sự HRM vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức, viên chức tại Trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long...............35
3.2.1. Giao diện đăng nhập....................................................................................35
3.2.2. Chức năng trong thẻ Danh sách nhân viên và ứng viên...............................37
3.2.3. Thêm một nhân viên mới.............................................................................38
3.3. Đề xuất giải pháp ứng dụng Tin học hoá công tác quản lý hồ sơ CBCCVC tại
Trung tâm hành chính công Thành phố Hạ Long.....................................................39
3.3.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và CBCCVC về quản lý hồ sơ...............39

3.3.2. Tăng cường hạ tầng cơ sở Công nghệ thông tin..........................................40
3.3.3. Tài chính......................................................................................................40
3.3.4. Trình độ.......................................................................................................40
KẾT LUẬN.................................................................................................................41
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................42

2

3

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1. Mẫu hồ sơ cán bộ.........................................................................................26
Hình 2.2. Bản kê khai lý lịch của công chức................................................................27
Hình 2.3. Bản lý lịch của cán bộ viên chức..................................................................28
Hình 2.4. Quy trình quản lý hồ sơ do Bộ Nội Vụ ban hành.........................................29
Hình 2.5. Quy trình quản lý hồ sơ tại Trung tâm HCC thành phố................................31
HLong.......................................................................................................................... 31
Hình 3.1. Giao diện đăng nhập khởi tạo chương trình.................................................35
Hình 3.2. Giao diện chính của chương trình................................................................36
Hình 3.3. Màn hình chính của Danh sách nhân viên....................................................37
Hình 3.5. Nhập thông tin về phòng..............................................................................38
Hình 3.4. Thêm mới phòng ban...................................................................................38
Hình 3.6. Giao diện Thêm nhân viên...........................................................................38
Hình 3.7. Thông tin sau khi đã được điền....................................................................39

4

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập tốt nghiệp này trước hết em xin gửi
đến quý thầy, cô giáo trong khoa Hệ thống Thông tin – Kinh tế, trường Đại học Công
nghệ Thông tin & Truyền thông lời cảm ơn chân thành.
Đặc biệt, Em xin gửi đến cô giáo Nguyễn Thu Hằng, người đã quản lý, giúp đỡ
em hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này lời cảm ơn sâu sắc nhất.
Em xin chân thành cảm ơn Giám đốc, Phó Giám đốc Trung tâm hành chính
công thành phố Hạ Long và Trung tá Vũ Hải Hiền bộ phận tiếp dân công an thành phố
thuộc trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long đã tạo điều kiện thuận lợi cho em
được tìm hiểu thực tiễn trong suốt quá trình thực tập tại đơn vị.
Cuối cùng Em xin cảm ơn các cô chú đang công tác tại Trung tâm hành chính
công thành phố Hạ Long đã giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực tế để em hoàn thành
tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
Đồng thời Em xin cảm ơn nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được thưc tập
nơi mà em yêu thích, cho em bước ra đời sống thực tế để áp dụng những kiến thức mà
các thầy cô giáo đã giảng dạy. Qua công việc thực tập này em nhận ra nhiều điều mới
mẻ và bổ ích trong công việc và ngành mình đang theo học để giúp ích cho công việc
sau này của bản thân.
Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện chuyên
đề này em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng
góp từ cô cũng như quý cơ quan.

5

LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cấp thiết của đề tài.
Trong thời đại hiện nay, công nghệ thông tin ngày càng được phát triển. Công
nghệ thông tin nhanh chóng được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề và

đặc biệt là trong công tác văn phòng liên quan tới công việc quản lý tài liệu, hồ sơ.
Nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin nên việc đưa công nghệ thông tin vào
công tác quản lý hồ sơ CBCCVC là một yêu cầu cấp thiết để loại bỏ những phương
pháp lưu trữ hồ sơ đã lạc hậu, gây mất thời gian cho người quản lý tài liệu.
Qua thời gian thực tập tại Trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long về
công tác quản lý hồ sơ CBCCVC, để nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ. Em đã chọn
đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC,VC tại
trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh”.
2. Tổng quan đề tài.
Để hoàn thành bài thực tập với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý hồ sơ CB,CC,VC tại trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long,
tỉnh Quảng Ninh”, Em đã sử dụng các tài liệu:
Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế
độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức
Thông tư hướng dẫn số 12/2012/TT-BNV ngày 18/12/2012 của Bộ Nội vụ quy
định cụ thể việc quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức
3. Mục đích nghiên cứu đề tài.
Nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC tại Trung tâm hành chính
công Thành phố Hạ Long.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng:
Tin học hóa quá trình quản lý hồ sơ, ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý
hồ sơ CBCCVC tại Trung tâm hành chính công Thành phố Hạ Long.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Thời gian: Quá trình khảo từ 16/11/2917 tới 14/1/2018
+ Không gian: Em khảo sát quy trình quản lý hồ sơ CBCCVC tại Trung tâm
hành chính công Thành phố Hạ Long.

6

Nhiệm vụ nghiên cứu.
Hệ thông hóa cơ sở lý luận về sử dụng phần mềm trong quản lý hồ sơ
CBCCVC tại Trung tâm hành chính công Thành phố Hạ Long.
Khảo sát, đánh giá, so sánh thực trạng quy trình quản lý hồ sơ CBCCVC tại
Trung tâm hành chính công Thành phố Hạ Long.
Đề xuất giải pháp ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý hồ sơ CBCCVC tại
Trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long (nếu có)
4. Phương pháp nghiên cứu.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
- Phương pháp quan sát.
5. Giả thiết nghiên cứu.
Nếu ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý hồ sơ CBCCVC, thì chắc chắn
sẽ nâng cao được chất lượng hoạt động quản lý hồ sơ, giải quyết và đáp ứng kịp thời
được nhu cầu của người quản lý hồ sơ
6. Ý nghĩa khoa học.
Từ những kết quả nghiên cứu về cơ sở lý luận hồ sơ, quản lý hồ sơ CBCCVC,
Đề tài sẽ góp phần làm sáng tỏ cơ sở lý luận cho việc sử dụng phần mềm vào việc
quản lý hồ sơ CBCCVC tại Trung tâm hành chính công Thành phố Hạ Long.
7. Ý nghĩa thực tiễn.
Những kết quả nghiên cứu và các đề xuất giải pháp của đề tài có thể là căn cứ
khả thi để Trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long ứng dụng được phần mềm
vào quản lý hồ sơ CBCCVC, nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CBCCVC tại
Trung tâm hành chính công Thành phố Hạ Long.
8.Bố cục, nội dung nghiên cứu.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung nghiên cứu của đề tài được kết cấu
bởi 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hồ sơ và quản lý hồ sơ CBCCVC.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ CBCCVC Trung tâm hành chính
công Thành phố Hạ Long.

Chương 3: Đề xuất giải pháp ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý hồ sơ
tại Trung tâm hành chính công Thành phố Hạ Long.
Chương 1.

7

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CBCCVC.
1.1. Nội hàm các khái niệm có liên quan.
1.1.1. Khái niệm hồ sơ.
Là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một
sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó
hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại
văn bản, cùng tác giả cùng thời gian ban hành.
1.1.2. Khái niệm quản lý hồ sơ.
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ
trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu
hủy trong sự hoạt động của một tổ chức
1.1.3. Khái niệm về cán bộ công chức và cán bộ viên chức.
Cán bộ là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức vụ,
chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ
chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội ở trung ương, ở tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương, ở quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, trong biên chế và hưởng
lương từ ngân sách nhà nước
Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức
vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính
trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội
nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng;
trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan
chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của

Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, trong biên chế và
hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý
của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự
nghiệp công lập theo quy định của pháp luật
Viên chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc
tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ
lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.

8

Từ các khái niệm được quy định, chúng ta có thể phân biệt khái niệm “cán bộ”,
“công chức”, “viên chức” theo các tiêu chí cơ bản sau:
Khái niệm
Cán bộ

Công chức

Viên chức

Tiêu chí cơ bản
- Vận hành quyền lực - Vận hành quyền lực- Thực hiện chức năng
nhà nước, làm nhiệm nhà nước, làm nhiệmxã hội, trực tiếp thực
vụ quản lý; nhân danh vụ quản lý.

hiện kỹ năng, nghiệp

quyền lực chính trị, - Thực hiện công vụvụ chuyên sâu.

1. Tính chất

quyền lực công.

thường xuyên

- Thực hiện các hoạt

- Theo nhiệm kỳ.

động thuần túy mang
tính

nghiệp

vụ,

chuyên môn.
- Được bầu cử, phê chuẩn,
2.

Nguồn

gốc,

trách nhiệm pháp
lý

bổ

Thi

tuyển,

bổ- Xét tuyển, ký hợp

nhiệm, nhiệm, có quyết địnhđồng làm việc.

trong biên chế.

của cơ quan nhà- Trách nhiệm trước

- Trách nhiệm chính nước có thẩm quyền,cơ quan, người đứng
trị trước Đảng, Nhà trong biên chế.

đầu tổ chức, cơ quan

nước, nhân dân và - Trách nhiệm chínhxét tuyển, ký hợp
trước cơ quan, tổ chức trị, trách nhiệm hànhđồng.
có thẩm quyền.

chính của công chức

Hưởng lương từ ngân Hưởng lương từ ngânLương
3. Chế độ lương

hưởng

một

sách nhà nước, theo vị sách nhà nước, theophần từ ngân sách,

trí, chức danh.

ngạch bậc.

còn lại là nguồn thu
sự nghiệp.

Cơ quan của Đảng Cơ quan Đảng, nhàĐơn vị sự nghiệp nhà
cộng sản Việt Nam, nước, tổ chức CT-nước, các tổ chức xã
4. Nơi làm việc

Nhà nước, tổ chức XH, Quân đội, Cônghội.
chính

trị,

tổ

chính trị- xã hội.
5. Tiêu chí

chức an, Toà án, Viện
kiểm sát.

- Năng lực lãnh đạo, - Năng lực, trình độ- Năng lực, trình độ
9

điều hành, tổ chức, chuyên môn nghiệpchuyên môn nghiệp
quản lý;

-

Tinh

vụ;
thần

trách - Tiến độ và kết quả- Hiệu quả công việc

nhiệm;
đánh giá

vụ;

thực hiện nhiệm vụ; (số

lượng,

chất

- Hiệu quả thực hiện - Tinh thần tráchlượng).
nhiệm vụ

nhiệm và phối hợp- Thái độ phục vụ
trong thực thi nhiệmnhân dân.
vụ;
- Thái độ phục vụ
nhân dân.

- Khiển trách;

- Khiển trách;

- Khiển trách;

- Cảnh cáo;

- Cảnh cáo;

- Cảnh cáo;

6. Hình thức

- Cách chức;

- Hạ bậc lương;

- Cách chức;

kỷ luật

- Bãi nhiệm.

- Giáng chức;

- Buộc thôi việc.

- Cách chức;
- Buộc thôi việc.
1.1.4. Khái niệm về hồ sơ CBCCVC.

Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất
về cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh
kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ,
công chức.
Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý
cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng
theo quy định của pháp luật.
1.1.5. Thành phần hồ sơ CBCCVC.
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức bao gồm các tài liệu sau:
1. Quyển "Lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu chính và bắt buộc có trong
thành phần hồ sơ cán bộ, công chức để phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan
hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công chức. Quyển lý lịch do cán bộ, công chức tự kê

10

khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh,
chứng nhận.
2. Bản "Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu quan trọng phản ánh tóm
tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ,
công chức.
3. Bản "Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức" là tài liệu do cán bộ, công chức
khai bổ sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán
bộ, công chức. Bản bổ sung lý lịch được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công
chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.
4. Bản "Tiểu sử tóm tắt" là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý
cán bộ, công chức tóm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ, công chức quy định tại khoản 1
Điều này để phục vụ cho bầu cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu.
5. Bản sao giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp
huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ, công chức;

các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của cán bộ, công chức như: bảng
điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại
ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận,... Trường
hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng
Việt Nam theo quy định của pháp luật.
6. Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân
chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật,... của cán bộ, công chức.
7. Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ
hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền.
8. Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền đối
với cán bộ, công chức (hằng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu
ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học
tập...).
9. Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật.
10. Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của
cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán bộ, công
chức và gia đình cán bộ, công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong

11

thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh; đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của
cơ quan có thẩm quyền.
11. Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và quan
hệ xã hội của cán bộ, công chức.
12. Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ
sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công
chức đó.
1.1.6. Vai trò của việc quản lý hồ sơ.
- Tài liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm căn

cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất và chất
lượng công tác của cán bộ. Trong cơ quan, đơn vị nếu công văn giấy tờ trong quá trình
giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại khoa học theo từng
vấn đề, sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, bộ
phận sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh
chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công
việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó góp phần nâng cao hiệu xuất và chất lượng
công tác của cán bộ cũng như toàn cơ quan, đơn vị.
- Có hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn bí mật thông
tin của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị. Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ thì sẽ
tạo điều kiện cho cán bộ, thủ trưởng cơ quan quản lý được tài liệu chặt chẽ, nắm chắc
được thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, biết được những tài
liệu nào phải bảo quản cẩn thận, chu đáo, biết được những văn bản bị thất lạc, cho
mượn tùy tiện để kịp thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn được bí mật của Nhà
nước.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên
cứu trước mắt và lâu dài.

12

1.1.7. Các phương pháp quản lý hồ sơ CBCCVC và ưu nhược điểm của từng
phương pháp
1.1.7.1. Phương pháp quản lý hồ sơ theo vần, mẫu tự
Sử dụng cho hồ sơ tên:
- Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên
(hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong
mỗi hồ sơ, sắp xếp các tài liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.
- Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tài liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu.
- Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn.

- Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa
hồ sơ có màu khác để phân biệt.
Hồ sơ theo chủ đề:


Tên chủ đề cần đặt cụ thể,



Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung



Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề



Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng

dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính).


Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính.



Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong

chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm.
Hồ sơ theo địa danh:



Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.

Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng máy tính).
1.1.7.2. Phương pháp quản lý theo số, mã số
- Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số.
- Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví dụ: 7-25-30.
- Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông
thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.
1.1.7.3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ

13

- Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di
động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ
sơ quay, thiết bị bánh xe,
- Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,…
- Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out'
- Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, thì
việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày
nay, mà phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.
1.1.7.4. Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian
- Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu
đã được đánh số.
- Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký
số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái, nó giúp
loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn
thận hơn khi đọc.

- Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép
dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.
Những thuận lợi: Nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại một sự bảo mật nào
đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một
số tham chiếu.
Các bất lợi là: Chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều
đó; và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ
sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.
1.1.7.5. Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
- Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo
ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có
thể theo thời gian phát sinh.
- Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số
lượng tài liệu được lưu trữ.

14

- Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với một trong những phương
pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái
và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.
Thuận lợi: Hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì
các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu
địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.
Nhược điểm: Phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu
và không giữ được trong thời gian quá lâu.
1.1.7.6. Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự
- Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành
nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi
xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.

- Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi
đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành
nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm
nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ
mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể
nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.
Các bất lợi: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau.
Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành
nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi
xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.
1.1.7.7. Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo chủ đề
Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong đó
các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo
hiểm hoặc bất động sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn.
Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi cho việc mở
rộng. Nó cũng mang lại một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ
ràng và khi người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng hơn.

15

Khó khăn: Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường
đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp.
Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa
các mục linh tinh với rất nhiều đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ tốt
thì một hồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan. Điều này dường như do sự
miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.
- Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như
quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn

theo mẫu tự.
- Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Điều này là dễ
hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và người sử dụng không sớm thì muộn cũng sẽ quen
thuộc với những khu vực địa lý có liên quan.
Thuận lợi: Nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà
không gây cản trở cho nhau; nó dễ hiểu; và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.
Bất lợi: Người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý có
liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự; phải biết nơi chốn của một
thông tin; và phương pháp này cần được một chỉ mục hỗ trợ.
Hệ thống địa danh cũng rất có ích trong các hoạt động như nghiên cứu thị
trường quảng cáo trực tiếp bằng thư từ bưu điện và dự báo thời tiết.
1.1.7.8. Phương pháp quản lý phân tán theo bộ phận
Ưu điểm:
- Tránh được sự trì hoãn không cần thiết
- Dễ dàng thực hiện
- Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác
Nhược điểm:
- Có sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận.
- Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều công việc
khác nhau trong văn phòng.
- Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung
- Những tài liệu quan trọng khó bảo mật.
- Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời.

16

1.1.7.9. Phương pháp quản lý theo tập trung
Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời
gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện.

1.1.7.10.Quản lý hồ sơ giấy


Nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.



Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của chúng ta chính là

hồ sơ toàn bộ phận của chúng ta .


Khi nhân viên lập xong danh mục hồ sơ của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ

sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này.


Hãy tổ chức cứ mỗi tháng 1-2 lần, chúng ta yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ

vào danh mục.
1.1.7.11. Quản lý hồ sơ máy, CD…


Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.



Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chứa đựng

các thông tin nhưng chưa xử lý.



Có một thư mục thùng rác riêng (không phải là mục Recycle của máy tính)

để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.


Hãy ra một quy định hướng dẫn cho tất cả nhân viên làm giống nhau: Input;

Output; Quy định backup dữ liệu; Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ; Quy định quét
virus định kỳ; Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.
Nhươc điểm một số lỗi thường gặp trong quản lý hồ sơ trên máy tính:


Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (MS.Office).



Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình format

(cài lại máy).


Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.

1.1.8. Ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ CBCCVC.
Quản lý cán bộ, công chức là việc làm chủ động, thường xuyên của các cơ quan
có thẩm quyền theo phân cấp quản lý. Do vậy, để nắm bắt thông tin về cán bộ, công
chức ngoài việc tiếp xúc trực tiếp hoặc thông qua các kênh thông tin khác như: nhận
xét đánh giá của cấp quản lý trực tiếp về cán bộ, kết quả công việc mà cán bộ, công

chức được giao, phản ánh của dư luận quần chúng... thì nhất thiết phải tiến hành
17

nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức. Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin đầy đủ,
chính xác, toàn diện, tin cậy, có tính pháp lý về quá trình hoạt động và trưởng thành
của cán bộ, công chức và qua đó cũng có thể hiểu thêm những vấn đề liên quan khác.
Trong công tác quản lý cán bộ, công chức việc xây dựng và quản lý hồ sơ là
một nhiệm vụ quan trọng. Làm tốt công tác hồ sơ cán bộ, công chức cũng sẽ góp phần
đắc lực cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực
trạng đội ngũ cán bộ, công chức về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng
giai đoạn cách mạng, qua đó đánh giá hiệu quả các chủ trương, đường lối công tác cán
bộ của Đảng. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cùng với công tác thống kê, tổng
hợp về cán bộ, công chức góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính
sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ.
1.2. Nguyên tắc, yêu cầu và trách nhiệm của cán bộ quản lý hồ sơ và cán bộ công
chức viên chức đối với hồ sơ.
1.2.1. Nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ CBCCVC..
- Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là trách nhiệm của người đứng
đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức.
- Công tác xây dựng và và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được
thực hiện thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từng
cán bộ, công chức, viên chức từ khi được tuyển vào cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước
đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước nhằm đáp ứng các yêu cầu nghiên
cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡi, bổ nhiệm điều động, biệt phái,
luân chuyển, bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách
đối với cán bộ, công chức, viên chức.
- Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo
chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn
vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đồng ý bằng vvawn bản

mới được khai thác, nghiên cứu hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức.
- CBCCVC có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách
nhiệm về tính trung thực của những thông tin có trong hồ sơ do mình kê khai, cung
cấp; Những tài liệu do cán bộ, công chức, viên chức kê khai phải được cơ quan có
thẩm quyền quản lý CBCCVC hoặc do có quan có thẩm quyền xác minh, chứng nhận.

18

1.2.2. Yêu cầu cơ bản trong công tác xây dựng và quản lý hồ sơ CBCCVC.
Xuất phát từ vị trí, vài trò của hồ sơ CBCCVC, yêu cầu đặt ra đối với công tác
quản lý hồ sơ CBCCVC phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau.
- Cần khẳng định hồ sơ CBCCVC là tài sản của cơ quan nhà nước, là một phần
di sản quan trọng của cơ quan không ai có quyền phát tán, mua bán và trao đổi. Do đó
hồ sơ CBCCVC cần được quản lý giám sát và bổ sung thường xuyên để phục vụ cho
công tác nhân sự của cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước.
- Công tác quản lý hồ sơ CBCCVC thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan quản lý CBCCVC. Cho nên hồ sơ sẽ gắn liền với hoạt động của
CBCCVC, ngay từ đầu cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn người mới được tuyển dụng
kê khai lý lịch và nộp các giấy tờ có liên quan khác để thẩm tra và xác minh, hoàn
thiện thủ tục lập hồ sơ ban đàu (hồ sơ gốc) để đưa vào theo dõi và quản lý.
- Cấp nào quản lý CBCCVC thì cấp đó trực tiếp quản lý hồ sơ của người đó.
Khi CBCCVC được điều động, luân chuyển thì hồ sơ sẽ chuyển cho cơ quan mới quản
lý và theo dõi. Việc chuyển giao hồ sơ phải do cơ quan tiếp nhận CBCCVC trực tiếp
thực hiện mà không để CBCCVC tự chuyển hồ sơ của mình, đồng thời phải kiểm tra
và lập biên bản bàn giao theo đúng quy định. Trong trường hợp làm mất hồ sơ
CBCCVC được coi là làm mất tài sản nhà nước.
- Mỗi tiêu chí thông tin trong các thành phần tài liệu của hồ sơ CBCCVC là cơ
sở quan trong để phục vụ công tác nghiên cứu, nhận xét, đánh giá CBCCVC và tổng
hợp, thống kê đội ngũ CBCCVC. Vì vậy hồ sơ CBCCVC phải được quản lý một cách

khoa học và thống nhất.
- CBCCVC được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ phải là người có phẩn chất đạo
đức tốt, lập trường chính trị vững vàng, có nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm và tận
tuỵ với công việc được giá. Nếu để hư hỏng, mối mọt làm chất lượng hồ sơ, tài liệu
giảm sút phải chịu trách nhiệm trước cơ quan, tổ chức, đơn vị và phải bị xử lý kỷ luật
theo quy định của pháp luật.

19

1.2.3. Quy định về việc lưu giữ hồ sơ CBCCVC tại cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
1. Việc lưu giữ hồ sơ gốc của cán bộ, công chức phải thực hiện đầy đủ các
bước: Lập số hồ sơ, phân loại tài liệu, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ
sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.
2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức phải bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm
nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc thất lạc hồ
sơ;
b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ, công chức phải được xếp riêng thành từng
nhóm theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm
soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;
c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin về cán bộ, công chức để phục vụ cho công
tác tìm kiếm, lưu giữ như họ và tên, các bí danh, quê quán, số hồ sơ.
3. Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện như sau:
a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ là
những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;
b) Loại bỏ những tài liệu trùng, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản.
Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát...) thì phải có biện pháp phục chế
hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;

c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức phải
thành lập Hội đồng hủy hồ sơ cán bộ, công chức. Hội đồng hủy hồ sơ cán bộ, công
chức do người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức quyết định.
Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan, có thẩm quyền cho
phép hủy hồ sơ cán bộ, công chức, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy... Biên bản
hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức.
1.2.4. Trách nhiệm của cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ CBCCVC.
1. Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ,
công chức.
2. Tổ chức tốt việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ cán bộ, công chức bảo đảm
kịp thời, chính xác.

20

3. Tổ chức tốt việc sắp xếp, bảo quản hồ sơ.
4. Cung cấp số liệu, tư liệu nhanh chóng, chính xác.
5. Nghiên cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ cán bộ,
công chức và những vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng
đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức xem xét, xử lý.
6. Đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công
chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình.
7. Tổ chức phục vụ nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức.
8. Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ, phát hiện và kiến nghị với người có
thẩm quyền về những vấn đề phát sinh trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
để có biện pháp giải quyết kịp thời.
9. Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ.
1.3. Khái niệm ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý hồ sơ CBCCVC.
Ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý hồ sơ CBCCVC hiện nay được sử

dụng khá phổ biến trong các cơ quan hành chính, tổ chức, doanh nghiệp. Ứng dụng
phần mềm đáp ứng được các yêu cầu về quản lý văn bản, hồ sơ, lưu trữ tài liệu trong
hồ sơ 1 cách khoa học, chính xác, tăng khả năng tìm kiếm. Ngoài ra việc ứng dụng
phần mềm cũng cung cấp các công cụ hỗ trợ cho công việc quản lý tại các cơ quan
hành chính, tổ chức, doanh nghiệp.
Ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý hồ sơ CBCCVC có thể tối ưu hoá
việc tin học trong công việc hành chính, văn thư lưu trữ, Khi ứng dụng phần mềm sẽ
giúp cho người thực hiện công tác văn thư – lưu trữ giải quyết công việc 1 cách hiệu
quả nhất, tiết kiệm về mặt thời gian, chi phí. Ngoài ra khi ứng dụng phần mềm cũng
giúp cho công tác quản lý tài liệu nói riêng và công tác văn thư – lưu trữ nói riêng được hiện
đại hoá.

21

Chương 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CBCCVC TẠI TRUNG TÂM
HÀNH CHÍNH CÔNG THÀNH PHỐ HẠ LONG
2.1. Khái quát chung về trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long
2.1.1. Vị Tri
Trung tâm hành chính công thành phố Hạ long nằm tại đường 25/4, Phường
Hồng Gai, Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức trung tâm hành chinh công thành phố Hạ Long
- Lãnh đạo Trung tâm gồm: Giám đốc và không quá 02 phó Giám đốc
a) Giám đốc Trung tâm là Phó Giám đốc Sở Nội vụ kiêm nhiệm, do Chủ
tịch UBND tỉnh bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm là người đứng đầu Trung tâm, có
trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành mọi hoạt động của Trung tâm, chịu
trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và trước
pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
b) Phó Giám đốc Trung tâm, do Giám đốc Sở Nội vụ bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,

miễn nhiệm có trách nhiệm giúp Giám đốc Trung tâm phụ trách một hoặc một số lĩnh
vực công tác do Giám đốc Trung tâm phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc
Trung tâm về nhiệm vụ công tác được phân công.
- Các Bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ gồm:
a) Bộ phận hành chính - Tổng hợp
b) Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả
c) Bộ phận giám sát và giải quyết khiếu nại
Lãnh đạo các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ do Giám đốc Sở Nội vụ
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm và được hưởng phụ cấp chức vụ theo quy định.
-Nhân sự các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ:
a) Bộ phận Hành chính - Tổng hợp: là các công chức, nhân viên thuộc biên chế
của Trung tâm, do Trung tâm trực tiếp quản lý và phân công nhiệm vụ.
b) Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả: là các công chức đại diện cho các cơ
quan hành chính nhà nước được cử đến làm việc tại Trung tâm, do Trung tâm quản lý,
điều hành trong thời gian thực thi công vụ tại Trung tâm.

22

2.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm hành chính công thành phố Hạ Long
*Chức năng
-Trung tâm hành chính công thành phố là đầu mối tập trung thực hiện việc
hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức để giải quyết và
nhận trả kết quả cho cá nhân, tổ chức theo quy định, tham gia đề xuất các giải pháp
nhằm cải cách thủ tục hành chính, hiện đại hóa hành chính.
-Trung tâm chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác Ủy ban
nhân dân thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ
của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
*Nhiệm vụ
1.Đảm bảo mọi điều kiện về: Cơ sở vật chất, phương tiện, môi trường làm việc,

ứng dụng công nghệ thông tin… để các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt nhất việc tiếp
nhận và giải quyết thủ tục hành chính, thuận lợi cho mọi tổ chức, cá nhân khi đến
Trung tâm hành chính công để liên hệ, giải quyết thủ tục hành chính theo yêu cầu.
2. Niêm yết công khai, kịp thời, đầy đủ, rõ ràng các quy định thủ tục hành chính
( giấy tờ, hồ sơ…), mức thu phí, lệ phí ( nếu có) và thời gian giải quyết các loại công
việc, quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ; trách nhiệm của các bộ phận, tổ chức, cá nhân
liên quan. Hướng dẫn tổ chức, cá nhân khi đến liên hệ giải quyết công việc.
3. Phối hợp rà soát, kiểm tra tính hợp lệ, theo quy định những hồ sơ của tổ
chức, cá nhân đối với các thủ tục hành chính đã được phê duyệt đưa vào giải quyết tại
Trung tâm đối với những TTHC có lưu lượng giải quyết thấp.
4. Theo dõi, đôn đốc công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị được cử về
Trung tâm để tiếp nhận, hướng dẫn, thẩm định hồ sơ phê duyệt theo quy định. Chủ trì
theo dõi, đôn đốc các cơ quan đơn vị có liên quan trong giải quyết thủ tục hành chính
theo đúng chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo tiến độ và thời hạn trả kết quả cho tổ chức,
cá nhân theo quy định
5. Tiếp nhận, xử lý hoặc báo cáo cơ quan thẩm quyền những phản ánh, kiến
nghị của các tổ chức, cá nhận đối với những nội dung liên quan đến việc giải quyết thủ
tục hành chính và việc thực hiện nhiệm vụ của CC,VC tại Trung tâm theo quy định của
luật khiếu nại, luật tố cáo.

23

6. Phối hợp với Trung tâm hành chính công cấp tỉnh thực hiện những công việc
có liên quan trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính liên thông; trao đổi công
tác nghiệp vụ; phối hợp tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn
cho công chức, viên chức của các Trung tâm hành chính công trên địa bàn tỉnh.
7. Phối hợp chặt chẽ, đúng nguyên tắc với các cơ quan, đơn vị liên quan để
nghiên cứu các quy định của nhà nước về cải cách TTHC, ứng dụng công nghệ thông
tin điện tử, tổng hợp, báo cáo đề xuất với Ủy ban nhân dân thành phố việc điều chỉnh,

sửa đổi, thay thế, bổ sung danh mục, quy trình và các nội dung liên quan khác trung
việc giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm.
8. Vận hành, đề xuất nâng cấp cơ sở vật chất, phần mềm ứng dụng; tích hợp dữ
liệu hoạt động, thực hiện công tác an ninh mạng và một số nội dung khác trong phạm
vi hoạt động của Trung tâm.
Phối hợp với các cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ công trực tuyến (dịch vụ
hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ
chức, cá nhân trên môi trường mạng) theo các mức độ quy định tại Nghị định số
43/2011/NĐ-CP ngày 13/11/2011 và các quy định khác có liên quan.
9. Đề xuất việc đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, giải quyết công
việc nhanh chóng, thuận tiện cho các cá nhân và tổ chức; cung cấp dịch vụ hỗ trợ qua
tổng đài để hướng dẫn, giải đáp thắc mắc của công dân và tổ chức về các thủ tục hành
chính tại Trung tâm; tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các hoạt động thông tin, tuyên
truyền về tổ chức hoạt động của Trung tâm và các Trung tâm hành chính công cấp
tỉnh.
10. Bố trí khoa học, hợp lý các khu vực cung cấp thông tin, giải quyết thủ tục
hành chính, trang thiết bị phục vụ các nhân và tổ chức đến giải quyết thủ tục hành
chính tại Trung tâm.
11. Thực hiện theo lộ trình việc thu phí, lệ phí (nếu có) theo quy định; Cung cấp
các dịch vụ có liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính công khi được tổ chức,
cá nhân yêu cầu và được cơ quan có thẩm quyền thông qua, không trái quy định của
nhà nước.

24

12. Kiểm tra, giám sát, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết thủ tục hành chính của
các cơ quan, đơn vị tại Trung tâm đảm bảo đúng quy trình và thời gian quy định thông
qua phần mềm quản lý hồ sơ công việc.
13. Chủ động trao đổi với các cơ quan, đơn vị trực tiếp xử lý, giải quyết TTHC

nhằm tháo gỡ vướng mắc trong quá trình thực hiện quy trình giải quyết TTHC; phối
hợp làm rõ nguyên nhân các trường hợp giải quyết TTHC chậm so với quy định trước
khi có văn bản báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố (nếu cần thiết).
14. Đánh giá, nhận xét về việc tiếp nhận, thời gian giải quyết hồ sơ; tinh thần
trách nhiệm, thái độ, tác phong làm việc của công chức, viên chức tại Trung tâm; đề
nghị Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chủ quản khen thưởng hoặc kỷ luật theo quy
định.
15. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức,
cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc của Trung
tâm; quản lý, sử dụng công chức, viên chức, người lap động thuộc thẩm quyền theo
quy định và theo sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân thành phố. Ban
hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ phối hợp công tác giữa
các phòng trực thuộc Trung tâm.
16. Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định
của pháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân thành
phố.
17. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo theo quy định.
18. Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Ủy ban nhân dân thành phố giao.
2.3. Thực trạng quy trình quản lý hồ sơ CBCCVC tại Trung tâm hành chính công
thành phố Hạ Long.
2.3.1. Thực trạng quản lý hồ sơ CBCCVC tại Trung tâm hành chinh công thành
phố Hạ Long
Năm 2015 Trung tâm có 25 cán bộ công chức và 3 cán bộ viên chức chia ra các
bộ phận
Trong đó có:
- 4 hồ sơ thiếu sơ yếu lý lịch CBCCVC.
- 8 hồ sơ thiếu bằng tốt nghiệp, học bạ (bảng điểm) và một số quyết định.

25

Ứng dụng HRM trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về