Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2

1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HOÁ,THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI

TẠ THỊ MỸ HẠNH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ
VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM
HÀ NỘI 2
Chuyên ngành: Khoa học Thư viện
Mã số: 60 32 20

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS. TS. ĐOÀN PHAN TÂN

HÀ NỘI - 2011


2

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

3

Chương 1 THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

VỚI VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

9

1.1. Khái quát về trường đại học Sư phạm Hà Nội 2

9

1.2. Đặc điểm hoạt động của thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2

11

1.3. Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học

22

sư phạm Hà Nội 2
1.3.1. Yêu cầu của việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư

22

viện
1.3.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật về công nghệ thông tin

25

1.3.2. Quá trình ứng dụng phần mềm CDS/ISIS

26

1.3.3. Quá trình ứng dụng phần mềm Libol

29

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2

32

2.1.

Giới thiệu phần mềm Libol

32

2.2.

Sử dụng Libol trong công tác bổ sung

35

2.2.1.

Bổ sung

35

2.2.3.

Thống kê

43

2.2.4.

Lập các sổ đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt

45

2.3.

Sử dụng Libol trong công tác biên mục

47

2.3.1.

Biên mục chi tiết

47

2.3.2.

Các tính năng cập nhật, sửa chữa biểu ghi

57

2.3.3.

Sản phẩm của quá trình biên mục.

59

2.3.4.

Xuất nhập dữ liệu

63


3

2.4

Sử dụng libol trong quản lý bạn đọc

63

2.4.1.

Thông tin bạn đọc

64

2.4.2.

In thẻ

65

2.4.3.

Thống kê bạn đọc

66

2.5.

Sử dụng Libol trong quản lý ấn phẩm định kỳ

67

2.6

Sử dụng Libol trong công tác mượn trả tài liệu

68

2.7

Ứng dụng Libol trong tra cứu thông tin

76

2.8.

Ứng dụng cổng từ và thiết bị từ

80

2.9.

Nhận xét về công tác ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện

83

2.7.1.

Ưu điểm

83

2.7.2

Hạn chế

85

Chương 3

CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ

89

PHẠM HÀ NỘI 2
3.1

Các giải pháp công nghệ

89

3.1.1.

Khai thác, sử dụng hết tính năng của công nghệ hiện có

89

3.1.2.

Cùng với nhà cung cấp tiếp tục hoàn thiện phần mềm

96

3.1.3.

Sử dụng công nghệ mới

97

3.2.

Nâng cao trình độ công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ

100

3.3.

Đào tạo, hướng dẫn người dùng tin

101

3.4.

Các giải pháp hỗ trợ

102

3.4.1

Đầu tư kinh phí

102

3.4.2

Tăng cường cơ sở vật chất

103

3.4.3.

Nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý

105

3.4.4

Chia sẻ nguồn lực thông tin

106


4

LỜI NÓI ĐẦU

1- Tính cấp thiết của đề tài
Công nghệ thông tin đang được sử dụng ngày càng nhiều trong các cơ
quan thông tin – thư viện. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại
nhiều sự thay đổi trong các cơ quan này, góp phần hiện đại hoá các thư viện.
Điều đó đã trợ giúp đắc lực cho các cán bộ thư viện trong việc tổ chức hoạt
động thư viện cũng như đã mang lại sự thuận lợi đối với người sử dụng. Vì
thế nhiều cơ quan thông tin – thư viện đang từng bước thực hiện việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình. Trong đó, hệ thống thư
viện trường đại học là nơi công nghệ thông tin sớm được quan tâm và đưa vào
sử dụng.
Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là một trong những trung tâm đào
tạo đội ngũ giáo viên cho cả nước, đặc biệt là khu vực Trung du miền núi phía
Bắc, là một bộ phận quan trọng trong hệ thống giáo dục của cả nước. Muốn
đối mới, phát triển nền giáo dục quốc dân, trước hết phải nâng cao chất lượng
giáo dục ở chính các trường sư phạm. Trong xu thế đó, Trường Đại học Sư
phạm Hà Nội 2 đã tiến hành đổi mới quy mô và chất lượng giáo dục. Đại hội
Đảng bộ Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 khoá VIII đã xác định: “Nhiệm
vụ đặt ra là phải xử lý đúng hướng mối quan hệ giữa cung và cầu, Nhà trường
và xã hội. Nhà trường cần thiết phải đối mới chương trình, phương pháp
giảng dạy và học tập, đào tạo đã ngành, đa cấp học đáp ứng nhu cầu xã hội,
tăng cường quản lý Nhà nước về công tác giáo dục đào tạo, tạo dựng cán bộ
có học vị khoa học cao, giảng viên tốt và đội ngũ cán bộ quản lý giỏi, phát

triển toàn diện Nhà trường”.
Trên cơ sở đó, những năm gần đây Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
luôn luôn có những chính sách đổi mới trong công tác đào tạo, thực hiện đào


5

tạo đa ngành, đa hình thức. Theo kế hoạch phát triển dài hạn của Nhà Trường,
bắt đầu từ năm học 2010 – 2011, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 sẽ tiến
hành bước chuyển từ đào tạo theo niên chế học phần sang hình thức đào tạo
theo học chế tín chỉ - một sự đối mới cơ bản trong sự nghiệp phát triển của
nhà Trường. Từ đó đặt ra một yêu cầu cấp thiết đó là, cần phải tiến hành đổi
mới toàn bộ các bộ phận phục vụ cho công tác đào tạo của nhà Trường, trong
đó phải kể đến công tác thư viện. Thư viện muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ của
mình trong tình hình mới, một trong những mục tiêu đề ra là phải khai thác có
hiệu quả những thành tựu của công nghệ thông tin vào trong hoạt động của
thư viện.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin tại trường đại học Sư phạm Hà Nội
2 được thực hiện từ năm 1999, với việc sử dụng phần mềm tư liệu CDS/ISIST
để xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục, quản lý và khai thác các vốn tài liệu
của mình. Tuy nhiên, do phần mềm tư liệu CDS/ISIST bộc lộ nhiều hạn chế,
cho nên năm 2006, phần mềm Libol 5.5 đã đưa vào thay thế trong hoạt động
của Thư viện. Bên cạnh đó, Thư viện được trang bị thêm những công nghệ
khác như: cổng từ, mã vạch. Chính việc áp dụng công nghệ mới này đã tạo
nên bộ mặt mới cho Thư viện, nhiều hoạt động được tin học hoá, phù hợp với
xu thế hiện nay. Tuy nhiên, công nghệ thông tin được ứng dụng ở thư viện
trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 vẫn còn có những mặt hạn chế, chưa thực
sự phát huy được hiệu quả.
Với mong muốn làm sao để phát huy hiệu quả hơn nữa của việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của thư viện, nhằm đáp ứng tối đa

được những yêu cầu của người dùng tin cũng như để thư viện bắt kịp với xu
thế của thời đại, tôi đã chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin tại thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2” làm đề tài cho luận
văn thạc sỹ khoa học thư viện của mình.


6

2- Tình hình nghiên cứu của đề tài
Ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện là vấn đề được nhiều nhà
khoa học quan tâm. Nhiều hội nghị về tự động hoá, về ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của các thư viện, cả thư viện chuyên ngành, đa
ngành lẫn các thư viện công cộng được tổ chức. Tại đây các thư viện đã đưa
ra những khả năng, điều kiện, xu hướng và kinh nghiệm tiến hành ứng dụng
công nghệ thông tin tại thư viện mình cũng như các xu hướng phát triển ở
trong nước và thế giới.
Bên cạnh đó cũng đã có một số luận văn nghiên cứu việc ứng dụng
công nghệ tại các đơn vị cụ thể, như:
- Ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện - Viện Kinh tế Việt Nam:
luận văn thạc sỹ khoa học thư viện/ Dương Hồ Điệp .- H., 2007.
- Ứng dụng công nghệ tại trung tâm thông tin – thư viện trường Đại học
Giao thông vận tải: luận văn thạc sỹ khoa học thư viện/ Đỗ Tiến Vượng .- H.,
2006.
Các luận văn trên đây đã đề cập đến hiện trạng ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của các thư viện như cụ thể, đồng thời đưa ra những
giải pháp để phát huy khả năng áp dụng công nghệ thông tin tại các đơn vị
trên. Ngoài ra còn có một số các luận văn khác đang nghiên cứu về công nghệ
mã vạch tại các thư viện, một số các bài viết về công nghệ thông tin được
đăng trên các tạp chí khác nhau.
Về thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 cũng có một số đề tài

luận văn nghiên cứu, tập trung vào các vấn đề: phát triển nguồn lực thông tin,
tổ chức quản lý, người dùng tin,..
Như vậy, có thể thấy là có nhiều đề tài nghiên cứu về công nghệ thông
tin, cũng như các khía cạnh của công nghệ thông tin. Tuy nhiên, chưa có đề


7

tài nào nghiên cứu về việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện trường
đại học Sư phạm Hà Nội 2. Vì vậy đây là một đề tài mới.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu việc ứng dụng công nghệ thông tin tại thư
viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2, chủ yếu là sử dụng phần mềm quản trị
thư viện tích hợp Libol, công nghệ mã vạch và cổng từ.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu trong phạm vi thư viện trường đại học Sư phạm Hà
Nội 2 từ năm 2006 đến nay. Đó là thời điểm triển khai áp dung Libol tại Thư
viện. Các số liệu dẫn chứng trong luận văn được đưa ra ở thời điểm khảo sát,
tức tháng 6 năm 2011.
4. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài
4.1. Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu thực trạng để đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2.
4.2. Nhiệm vụ của đề tài
- Tìm hiểu về quá trình ứng dụng công nghệ thông tin, các yếu tố đảm
bảo ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà
Nội 2.
- Nghiên cứu thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện
trường đại học Sư phạm Hà Nội 2

- Đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận:


8

Luận văn nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng,
trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo, đường lối chính sách của Đảng và
nhà nước về phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo và công tác thư
viện.
5.2. Phương pháp cụ thể:
Đề tài được tiến hành dựa trên cơ sở sử dụng các phương pháp cụ thể
như sau:
- Phương pháp phỏng vấn, trao đổi trực tiếp;
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp thu thập, phân tích tổng hợp tài liệu.
6. Đóng góp của đề tài
6.1. Đóng góp về mặt lý luận
Luận văn góp phần hoàn thiện về việc ứng dụng công nghệ trong các
cơ quan thông tin- thư viện, góp phần vào việc tự động hoá công tác thư viện.
6.2. Đóng góp về mặt thực tiễn
Trên cơ sở phân tích thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin tại thư
viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2, từ đó tìm ra nguyên nhân và các giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện
Trường.
7. Bố cục luận văn
Ngoài phần mục lục, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham
khảo, luận văn có nội dung được chia ra làm 3 chương như sau:

Chương 1: Thư viện trường đại học sư phạm Hà Nội 2 với việc ứng
dụng công nghệ thông tin
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại trường đại học
Sư phạm Hà Nội 2


9

Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2


10

CHƯƠNG 1
THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
VỚI VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1.1. KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
Trường Đại học Sư phạm 2 được thành lập theo Quyết định số 128/CP
ngày 14/8/1967 của Hội đồng Chính phủ cùng với 2 trường đại học khác là
trường Đại học Sư phạm 1 và trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội. Ban đầu,
Trường có nhiệm vụ đào tạo giáo viên khoa học tự nhiên cho các nhà trường
phổ thông và được đặt tại Cầu Giấy- Từ Liêm- Hà Nội. Đến ngày 11/10/1975,
Bộ Giáo dục ra Quyết định số 872/QĐ về việc cải tổ, xây dựng trường Đại
học Sư phạm 1 và trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 để mỗi trường đều hoàn
chỉnh có các khoa đào tạo giáo viên cấp 3 về khoa học tự nhiên và khoa học
xã hội. Đồng thời, trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 được chuyển lên thị trấn
Xuân Hòa, huyện Sóc Sơn, Hà Nội (nay là phường Xuân Hòa, thị xã Phúc
Yên, tỉnh Vĩnh Phúc).

Hiện nay, trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã phát triển mở rộng về
nhiệm vụ và quy mô đào tạo, trở thành trường đại học đào tạo đa ngành học,
đa cấp học. Từ 6 khoa ban đầu về khoa học tự nhiên gồm: Khoa Toán, Khoa
Vật lý, Khoa Hóa, Khoa Sinh- Kỹ thuật nông nghiệp, Khoa Kỹ thuật công
nghiệp và khoa cấp 2, đến nay trường đã có 11 khoa và 1 bộ môn trực thuộc,
10 phòng ban, 9 đơn vị trực thuộc. Trong đó có:
- 12 ngành cử nhân sư phạm gồm: Toán, Vật lý, Hoá, Sinh, Kỹ thuật,
Ngữ Văn, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Công dân, Giáo dục công dân - Giáo
dục Quốc phòng, Giáo dục Mầm non, Kĩ thuật Nông nghiệp (ghép sư phạm
công nghiệp và sư phạm Kinh tế gia đình), Thể dục thể thao và Giáo dục
quốc phòng.


11

- 11 ngành cử nhân khoa học gồm có Công nghệ thông tin, Toán học,
Vật lí, Hoá học, Sinh học, Văn học, Tiếng Anh, Lịch sử, Việt Nam học, Khoa
học thư viện, Tiếng Trung Quốc.
- 9 chuyên ngành thạc sỹ bao gồm: Toán Giải tích, Vật lí chất rắn, Lí
luận và Phương pháp dạy học Vật lí, Sinh học thực nghiệm, Giáo dục học bậc
Tiểu học, Lí luận văn học, Vật lý lý thuyết, Vật lý toán, Khoa học máy tính.
- 1 chuyên ngành nghiên cứu sinh: Toán học giải tích.
Nhà trường đang tập trung đào tạo sinh viên và học viên ở trình độ cử
nhân khoa học các ngành sư phạm và cử nhân khoa học các ngành khoa học
cơ bản, kĩ thuật, công nghệ; thạc sỹ các chuyên ngành khoa học cơ bản và
quản lý giáo dục; tiến sỹ.
Hiện nay, đội ngũ cán bộ, giảng viên của trường là 532 người, trong đó
có 187 giảng viên, 160 thạc sỹ, 43 tiến sỹ, 123 giảng viên chính, 43 tiến sỹ
giảng viên, 1 giảng viên cao cấp, 7 phó giáo sư, 6 nhà giáo ưu tú. Trường
đang đào tạo 8000 sinh viên chính qui. Bên cạnh đó còn có các hình thức đào

tạo cử tuyển, địa chỉ, chuyên tu, tại chức.
Mục tiêu của nhà trường là trở thành cơ sở đào tạo giáo viên cho các
trường phổ thông đáp ứng yêu cầu phát triển giáo dục trong giai đoạn đẩy
mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá và hội nhập quốc tế, đồng thời đào tạo,
bồi dưỡng giảng viên cho các trường đại học, cao đẳng; là cơ sở đào tạo cử
nhân đa ngành, đa lĩnh vực phục vụ cho việc phát triển kinh tế, văn hoá, xã
hội; là trung tâm nghiên cứu khoa học giáo dục, khoa học cơ bản và khoa học
ứng dụng, là cầu nối chuyển giao công nghệ mới vào thực tiễn giáo dục, văn
hoá và kinh tế; sinh viên được tiếp thu tri thức khoa học tiến tiến, được rèn
luyện trong môi trường sư phạm và được chuẩn bị kĩ năng nghề nghiệp đạt
chuẩn quốc gia và khu vực, sẵn sàng thích ứng với sự phát triển của xã hội.


12

Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 phấn đấu đến năm 2020 trở thành
trường đại học đa ngành, đa lĩnh vực, là trung tâm nghiên cứu khoa học và
chuyển giao công nghệ năng động của cả nước.
1.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI
HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
Thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thành lập ngay khi
trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 được thành lập với mục đích là nơi làm
việc, nơi cung cấp tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu của cán bộ, giáo
viên và sinh viên trong toàn trường. Trải qua hơn 40 năm hoạt động, Thư viện
không ngừng phát triển cùng sự đi lên của nhà trường. Trong điều kiện hiện
nay, Thư viện đã và đang chuyển mình, đổi mới một cách toàn diện, sâu sắc,
theo hướng hiện đại hóa, nhằm kịp thời đáp ứng những yêu cầu mới của hoạt
động đào tạo, nghiên cứu khoa học và học tập.
1.2.1. Đội ngũ cán bộ và cơ cầu tổ chức
Đến nay, số cán bộ của Thư viện là 20 người (thời kỳ đầu mới thành

lập, con số này là chưa tới 10 người), phần lớn là các cán bộ có trình độ
chuyên môn và được đào tạo có hệ thống, đúng chuyên ngành thông tin - thư
viện, một số được đào tạo về công nghệ thông tin, ngoại ngữ. Để đáp ứng tốt
hơn những yêu cầu mới của hoạt động thông tin - thư viện, đội ngũ cán bộ
này luôn được tạo nhiều điều kiện thuận lợi đề tham gia học tập, nâng cao tay
nghề, phát triển kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp. Hiện nay có 01 thạc sỹ, có
01 cán bộ đang theo học sau đại học và nhiều cán bộ được cử theo học các
khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ, tham gia các hội thảo chuyên môn… Ngoài
Ban Chủ nhiệm thư viện (1 Chủ nhiệm, 1 Phó Chủ nhiệm), các cán bộ được
phân bổ về các tổ chuyên môn sau: Tổ nghiệp vụ – bổ sung, Tổ phục vụ đọc,


13

Tổ phục vụ mượn. Nhân sự của các tổ này hiện đang đảm nhận công việc tại
các phòng chức năng sau đây:
- Phòng Nghiệp vụ – Bổ sung.
- Phòng Đọc tổng hợp (hơn 300 chỗ ngồi dành cho người dùng tin).
- Phòng Tra cứu (hoạt động theo phương thức kho mở).
- Phòng Báo, tạp chí (hoạt động theo phương thức kho mở).
- Phòng Mượn tài liệu tham khảo.
- Phòng Mượn giáo trình.
Trụ sở chính của thư viện được bố trí trong tầng 1 và tầng 3 của tòa
nhà 8 tầng được đưa vào sử dụng từ năm 2003. Riêng phòng mượn giáo trình
và phòng mượn tài liệu tham khảo vẫn được bố trí ở trụ sở cũ tại khu nhà 10.
1.2.2. Nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả
nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người và
các tài liệu đó phải được thu thập, xử lý lưu trữ, bảo quản và tổ chức khai thác
trong một hệ thống thông tin. Thành phần của nguồn lực thông tin bao gồm

nhiều loại hình tài liệu như tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử, tài liệu công bố
và tài liệu không công bố,... Ngoài ra, nguồn lực thông tin còn bao hàm cả bộ
máy tra cứu, nhất là các cơ sở dữ liệu của các cơ quan thông tin. Nguồn lực
thông tin của Thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2 bao gồm nhiều loại
hình khác nhau với hai nhóm chính gồm tài liệu truyền thống và tài liệu điện
tử như sau:


14

Tài liệu truyền thống
Tài liệu truyền thống bao gồm các loai sách chuyên khảo, giáo trình,
báo, tạp chí, luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên. Số lượng
cụ thể như sau: (số liệu tính đến tháng 6 năm 2011)
Bảng phân bố số lượng tài liệu theo hình thức tài liệu
Loại hình

Số lượng
tên tài liệu

Sách chuyên khảo

Số bản tài
liệu

21.523

Báo, Tạp chí khoa học

187

Luận văn, luận án, khoá

4127

271.576

luận TN

Các tài liệu trên bao gồm cả tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng nước
ngoài (Anh, Nga, Trung Quốc), trong đó có 33.783 sách tiếng Nga, 10314
sách tiếng Anh, 313 sách tiếng Trung Quốc, 125 sách tiếng Pháp.
Do lịch sử để lại, nguồn tài liệu của Thư viện trường đại học Sư phạm
Hà Nội 2 vẫn chưa được chuyển hoàn toàn vào quản lý bằng phương tiện hiện
đại. Một bộ phận lớn các tài liệu thuộc kho giáo trình được quản lý bằng
phương pháp thủ công, một số chưa được xử lý để đưa vào phục vụ. Việc
thống kê truyền thống cũng bị gián đoạn do quá trình chuyển giao từ cơ sở cũ
lên cơ sở mới. Do đó luận văn không có điều kiện để khảo sát nội dung nguồn
lực thông tin của toàn bộ nguồn tài liệu ở các kho mà chỉ lấy mẫu 13231 tên
tài liệu tương ứng với các tài liệu đã được xử lý, đưa vào quản lý bằng phần
mềm Libol.


15

Bảng phân bố tài liệu theo nội dung
Nội dung

Số lượng tên tài

Tỷ lệ

liệu
Toán học

1324

10%

Vật lý, thiên văn

395

3%

Hoá học

353

3%

Sinh học

841

6%

Văn học

3267

25%

Ngôn ngữ học

566

4%

Lịch sử, địa lý

601

5%

Tin học

579

4%

Chính trị xã hội

2390

18%

Nội dung khác

2915

22%

Tổng

13231

100%

Nội dung vốn tài liệu
3%
10%

22%

3%
6%

18%

25%
4%

5%

4%

Toán học

Vật lý, thiên văn

Hoá học

Sinh học

Văn học

Ngôn ngữ học

Lịch sử, địa lý

Tin học

Chính trị xã hội

Nội dung khác

Hình 1 – Thành phần nội dung vốn tài liệu


16

Trên đây cho ta thấy, nguồn lực thông tin của Thư viện có nội dung bao
quát các ngành đào tạo của trường, bao gồm các ngành khoa học cơ bản, các
khoa học chính trị xã hội, nội dung mang tính tổng hợp.
Tài liệu hiện đại
Tài liệu hiện đại bao gồm tài liệu điện tử và các tài liệu đa phương tiện.
Tại thư viện trường đại học Sư phạm Hà Nội 2, tài liệu hiện đại gồm có các
dạng tài liệu cụ thể sau:
- Các cơ sở dữ liệu thư viện xây dựng do hệ quản trị cơ sở dữ liệu Libol

quản lý
- Các file toàn văn của các luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp do
các học viên, sinh viên nộp lưu chiểu cho Thư viện từ năm 2007 kèm theo bản
in, gồm 4127 bản, chủ yếu là khoá luận tốt nghiệp của sinh viên. Thư viện đã
đưa các tài liệu này vào cơ sở dữ liệu thư mục với tài liệu dạng bản in. Đối
với dạng điện tử thư viện vẫn chưa tổ chức thành cơ sở dữ liệu toàn văn.
- Đĩa CD-ROM, CD, băng cassette gồm 286 tài liệu thuộc nhiều lĩnh
vực khác nhau. Tuy nhiên những tài liệu này chưa được quản lý khai thác
hiệu quả do vẫn ở trong tình trạng đơn lẻ, chưa được quản lý thống nhất và
không có phòng đa phương tiện để khai thác những tài liệu này
Phương thức tổ chức nguồn lực thông tin
Thông tin tồn tại trong khắp mọi nơi, thông tin chỉ trở thành nguồn lực
khi nó có giá trị cho hoạt động của con người, thông tin phải có tính truy cập,
tính chia sẻ, có cấu trúc và như vậy thông tin phải được thu thập, tổ chức, xử
lý làm sao để cho người sử dụng có thể tìm kiếm khai thác và sử dụng nó khi
cần.
Để phát huy nguồn lực thông tin hiện có, Thư viện trường Đại học Sư
phạm Hà Nội 2 đang từng bước tiến hành xử lý toàn bộ nguồn thông tin hiện


17

có theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ tiên tiến nhất và tin hoá hoá việc quản lý
nguồn lực thông tin đó.
Hiện nay Thư viện đã đưa các tiểu chuẩn quốc tế tiên tiến về xử lý
thông tin, áp dụng cho nguồn lực thông tin của Thư viện mình. Áp dụng các
tiêu chuẩn quốc tế về công tác biên mục (AACR2, DDC, MARC 21), Ứng
dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.5 vào xử lý và tổ chức khai
thác nguồn lực thông tin. Xây dựng các cơ sở dữ liệu quản lý các loại hình tài
liệu cơ bản bao gồm: Cơ sở dữ liệu sách – 9596 biểu ghi; cơ sở dữ liệu luận

án, luận văn – 2454 biểu ghi; cơ sở dữ liệu bài trích tạp chí – 971 biểu ghi.
Quản lý nguồn lực thông tin thông qua hệ thống máy tính kết nối mạng LAN
và mạng Internet.
Đối với nguồn tài liệu đa phương tiện và tài liệu số hoá như các luận
văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp, các đĩa CD-ROM, băng cassette,.. Thư
viện đang lên kế hoạch trong năm học 2011 – 2012 sẽ tiến hành tổ chức
phòng đọc đa phương tiện, nghiên cứu triển khai sử dụng phần mềm Dspace
để quản lý nguồn tài liệu số hiện có.
Dự kiến cuối năm 2012, Thư viện sẽ hoàn thành xử lý hồi cố toàn bộ
các kho tài liệu. Tin học hoá hoàn toàn việc quản lý nguồn lực thông tin. Như
vậy nguồn lực thông tin của Thư viện được đảm bảo về tính giá trị, tính chia
sẽ, tính truy cập. Giúp cho cán bộ, giảng viên và sinh viên Nhà trường khai
thác và sử dụng nguồn lực thông tin của Thư viện một cách hiệu quả.
1.2.3. Người dùng tin và nhu cầu tin
Người dùng tin là một con người cụ thể trong xã hội, có nhu cầu tin và
sử dụng thông tin để thoả mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử dụng các
sản phẩm và dịch vụ thông tin.
Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc
tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của mình.


18

Người dùng tin của Thư viện trưởng Đại học Sư phạm Hà Nội 2 thuộc
nhiều đối tượng khác nhau với các nhu cầu tin đa dạng và có thể chia thành
các nhóm cơ bản sau:
- Nhóm người dùng tin là cán bộ, giảng viên
- Nhóm người dùng tin là sinh viên
- Nhóm người dùng tin là học viên cao học
Để tiến hành nghiên cứu về người dùng tin và nhu cầu tin, luận văn chủ

yếu sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát, thống kê yêu cầu tin và phân
tích các dữ liệu quản lý trên phần mềm Libol.
Cán bộ, giảng viên
Theo số liệu thống kê từ phần mềm Libol, số lượng người dùng tin
thuộc đối tượng này chiếm một tỷ lệ nhỏ so với tổng số người dùng tin của
Thư viện với 36 thẻ được cấp trên tổng số 7728 thẻ. Tuy nhiên số cán bộ thực
sử dụng tài liệu của Thư viện cao hơn con số này bởi những quy định về đăng
ký và sử dụng tài liệu của Thư viện đối với nhóm người dùng này vẫn chưa
được chặt chẽ. Phần lớn các cán bộ giảng viện đến mượn và đọc tài liệu của
Thư viện đều không dùng thẻ. Tuy nhiên có sổ theo dõi để quản lý việc mượn
trả của đối tượng này.
Đặc điểm của nhóm người dùng tin này:
- Họ là những người có trình độ chuyên môn cao, phần lớn là những
người có học vị Thạc sỹ trở lên.
- Là những người giỏi ngoại ngữ, đặc biệt là nhóm cán bộ giảng dạy,
Trong số 10 người được hỏi thì có 09 người trả lời là biết sử dụng tiếng Anh
để đọc dịch tài liệu, 03 có thể sử dụng cả tiếng Anh và và tiếng Nga, 02 người
có thể dụng dụng tiếng Anh và tiếng Trung Quốc, 01 trả lời không biết sử
dụng ngoại ngữ.


19

- Các đối tượng thuộc cán bộ quản lý là những người có ít thời gian nên
sử dụng tài liệu của Thư viện chủ yếu dưới hình thức mượn về nhà. Các đối
tượng người dùng là cán bộ giảng dạy có nhiều thời gian hơn nhưng có tâm lý
ngại lên thư viện nên cũng thường mượn tài liệu về nhà.
- Về các kỹ năng sử dụng và khai thác nguồn lực thông tin. Đây là
nhóm đối tượng không được qua các lớp giới thiệu và hướng dẫn sử dụng thư
viện, họ thường tìm kiếm tài liệu theo thói quen hoặc nhờ cán bộ Thư viện

tìm giúp.
Về nhu cầu tin:
Theo số liệu thống kê từ phân mềm, trong số 143 lượt mượn/33 thẻ
người dùng tin là cán bộ giảng viên mượn tài liệu của Thư viện trong tháng
5/2011, có 32 tài liệu được mượn thuộc lĩnh vực toán học, 30 tài liệu vật lý,
28 tài liệu hoá học, 22 tài liệu sinh học, 22 tài liệu văn học, 09 tài liệu thuộc
các lĩnh vực khác. Như vậy, tài liệu mà nhóm này thường quan tâm là các tài
liệu về các chuyên ngành đào tạo của trường, sử dụng cho công việc giảng
dạy và nghiên cứu của họ.
Nhu cầu về ngôn ngữ tài liệu, trong tổng số 143 lượt mượn thì có 86
lượt mượn là tài liệu tiếng Anh, 57 lượt là tài liệu tiếng Việt. Như vậy, nhu
cầu sử dụng tài liệu tiếng Anh chiếm một tỷ lệ lớn.
Nhu cầu về loại hình tài liệu, các loại tài liệu thường được mượn nhiều
là sách chuyên khảo (112/143 lượt), số còn lại chủ yếu là các tạp chí chuyên
ngành.
Sinh viên
Đây là nhóm người dùng tin chiếm số lượng lớn so với tổng số người
dùng tin của thư viện với 7364 thẻ người dùng được đăng ký tại Thư viện.
Đặc điểm của nhóm người dùng tin này:


20

- Là những người có trình độ học vấn cao, một số có khả năng sử dụng
tiếng Anh để đọc dịch tài liệu. Tuy nhiên theo đánh giá chất lượng đầu ra thì
trình độ ngoại ngữ của sinh viên trong Trường vẫn còn nhiều hạn chế, do đó
số lượng sinh viên biêt sử dụng tài liệu tiếng Anh không nhiều;
- Có nhiều thời gian cho việc khai thác và sử dụng tài liệu;
- Có những kỹ năng cơ bản tìm kiếm và khai thác nguồn lực thông tin
của Thư viện do được học qua chương trình giới thiệu và hướng dẫn sử dụng

Thư viện, tuy nhiên chương trình này được tổ chức chưa sâu nên năng lực
kiến thức thông tin của sinh viên trong Trường vẫn còn hạn chế.
Nhu cầu tin:
Qua thống kê lượt bạn đọc của Thư viện trong tháng 5 năm 2011 cho
thấy, số lượng tài liệu mà nhóm bạn đọc này quan tâm và sử dụng nhiều nhất
là các tác phẩm văn học (1543/3841 lượt), tiếp đến là các tài liệu về giáo dục
chính trị (867 lượt), toán học (612 lượt), sinh học (402), hoá học (345).
Đối với ngôn ngữ tài liệu, trong số 123 lượt tài liệu tiếng Anh được
mượn trong tháng thì có 12 lượt được mượn bởi đối tượng người dùng tin
này. Như vậy nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Anh của sinh viên ở mức thấp,
nguyên nhân là do trình độ tiếng Anh của họ còn hạn chế.
Đối với loại hình tài liệu, loại hình tài liệu được mượn nhiều nhất là
sách chuyên khảo (1924 lượt), tiếp đến là luận án, luân văn, khoá luận tốt
nghiệp (1476 lượt). Nhu cầu về sử dụng loại hình tài liệu không ổn định theo
các thời kỳ trong năm học. Thông thương tháng năm là tháng các sinh viên
phải hoàn thành khoá luận tốt nghiệp của mình nên lượng tài liệu luận án,
luận văn, khoá luận tốt nghiệp được sử dụng nhiều.
Học viên Cao học
Số lượng người dùng tin thuộc nhóm này chiếm một tỷ lệ nhỏ số với
tổng số người dùng tin của Thư viện, với 328 thẻ được đăng ký tại Thư viện.


21

Đặc điểm:
- Là những người có trình độ chuyên môn cao, hướng nghiên cứu
chuyên sâu, có khả năng sử dụng ngoại ngữ vào việc đọc dịch tài liệu.
- Thời gian sử dụng Thư viện hạn chế do phần lớn là những người tham
gia học tập tại trường đồng thời vẫn phải đảm nhiệm công việc nơi công tác.
- Có những kỹ năng khai thác và sử dụng thông tin cơ bản, tuy nhiên

năng lực kiến thức thông tin vẫn còn hạn chế.
Về nhu cầu tin:
Nội dung tài liệu mà nhóm này thường quan tâm là các tài liệu về các
chuyên ngành sâu tương ứng với các ngành đào tạo Thạc sỹ của Nhà trường,
bao gồm: toán giải tích, vật lý lý thuyết, giáo dục tiểu học, lý luận văn học.
Loại hình tài liệu mà nhóm người dùng tin quan tâm và sử dụng nhiều
nhất là các luận án, luận văn, các sách tiếng Anh và các tạp chí chuyên ngành.
1.2.4. Sản phẩm và dịch vụ thông tin
Sản phẩm thông tin
Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Thư viện
trường Đại học Sư Phạm Hà Nội 2 đang phát triển các sản phẩm và dịch vụ
thông tin thư viện như sau:
- Cơ sở dữ liệu thư mục
Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã biên soạn cơ sở dữ liệu
thư mục. Nhờ phân hệ OPAC, một trong những phân hệ của phần mềm Libol,
người sử dụng có thể tra cứu tại liệu tại các máy tính đặt trong thư viện, tiết
kiệm thời gian, nâng cao khả năng tìm kiếm tiếp cận tài liệu của người sử
dụng.
- Tủ phiếu mục lục
Thư viện đã xây dựng hệ thống mục lục gồm mục lục chữ cái và mục
lục phân loại. Hệ thống mục lục này tồn tại song song với cơ sở dữ liệu thư


22

mục. Người sử dụng đến thư viện có thể tìm tài liệu theo cả 2 cách: sử dụng
mục lục trực tuyến hoặc mục lục truyền thống.
- Thư mục giới thiệu sách mới, thư mục chuyên đề
Hằng năm Thư viện thường biên soạn các thư mục chuyên đề nhân dịp
kỉ niệm những ngày lễ lớn, những sự kiện trọng đại như ngày sinh Bác Hồ,

ngày nhà giáo Việt Nam,… Thư mục thông báo sách mới thường xuyên được
giới thiệu đến bạn đọc những sách mới nhập vào của thư viện.
Dịch vụ thông tin
Thư viện triển khai các dịch vụ thông tin thư viện như sau:
- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ
Thư viện có 4 phòng đọc tại chỗ phục vụ bạn đọc tới thư viện đọc tài
liệu bao gồm: phòng đọc tổng hợp, phòng đọc báo – tạp chí, phòng đọc luận
văn - luận án, phòng đọc tài liệu tra cứu.
- Mượn tài liệu về nhà
Mượn tài liệu về nhà là dịch vụ được các sinh viên thường xuyên sử
dụng. Thư viện có 01 phòng mượn dành cho việc mượn tài liệu giáo trình và
01 phòng mượn tài liệu tham khảo. Sinh viên được mượn tối đa trong 2 tuần.
Sau đó, họ có thể đến thư viện để gia hạn thêm. Tùy thuộc vào nhu cầu sử
dụng tài liệu của bạn đọc mà cán bộ thư viện quyết định có hay không cho
sinh viên gia hạn mượn.
- Sao chụp tài liệu
Dịch vụ sao chụp tài liệu được tiến hành đáp ứng yêu cầu của người sử
dụng muốn có bản sao của tài liệu.
- Tư vấn thông tin
Dịch vụ tư vấn thông tin trực tiếp cho người sử dụng tại mỗi phòng
phục vụ của thư viện. Thư viện chưa có bộ phận riêng làm nhiệm vụ tư vấn
thông cho người sử dụng


23

- Hội thảo, triễn lãm sách
Thư viện tổ chức các cuộc hội thảo, triễn lãm sách thường xuyên để
giới thiệu tài liệu của thư viện đến bạn đọc nhân các ngày kỷ niệm như: kỷ
niệm 40 năm thành lập trường (2007), kỷ niệm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí

Minh, ngày Hiến chương các Nhà giáo các năm, kỷ niệm 1000 năm Thăng
Long – Hà Nội,…
- Đào tạo người dùng tin
Hàng năm, vào đầu mỗi năm học, Thư viện tổ chức các buổi đào tạo
người dùng tin cho tất cả các sinh viên mới vào Trường. Như vậy là sinh viên
được đào tạo, hướng dẫn sử dụng thư viện ngay từ những năm đầu tiên. Tuy
nhiên, do việc đào tạo tiến hành tập trung trong một hội trường rộng cho các
sinh viên trong một buổi nên cũng ảnh hưởng đến khả năng nắm bắt thông tin
của các em từ đó việc khai thác và sử dụng thư viện cũng có phần hạn chế.
1.3. QUÁ TRÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI
THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
1.3.1. Yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường
đại học Sư phạm Hà Nội 2.
Công nghệ thông tin có thể coi là tập hợp các phương pháp khoa học,
các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính điện tử và
các mạng viễn thông, nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để xử lý, tổ chức,
khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú
và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Công nghệ thông
tin là chìa khóa giải quyết bài toán về quản lý thông tin. Vì vậy, hoạt động
thông tin thư viện ứng dụng rất nhiều thành tựu của công nghệ thông tin. Ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện thể hiện ở việc
vận dụng những thành tựu mà công nghệ thông tin đã đạt được vào các khâu
công tác trong hoạt động thư viện. Từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động thư


24

viện, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ thư viện, đảm nhận được tất cả
các nhiệm vụ mà hệ thống cần phải giải quyết.
Lợi ích của ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông

tin – thư viện
- Tăng cường hiệu quả hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện,
như đáp ứng tốt nhu cầu thông tin, nâng cao hiệu quả trong công việc, rút
ngắn thời gian đáp ứng nhu cầu tin, nhanh chóng trong việc lựa chọn bổ sung
tài liệu, xử lý tài liệu và phục vụ tài liệu cho người dùng tin
- Tiết kiệm thời gian, kinh phí để thực hiện các công tác bảo quản, xử
lý tại liệu, giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ của các cơ quan thông tin thư
viện.
- Giúp tăng năng suất lao động: Các công việc nặng nhọc, đơn điệu, lặp
đi lặp lại sẽ được thay thế bằng máy móc. Các công việc mang tính tổng hợp
và phân tích cũng được máy tính hỗ trợ.
- Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện: không
chỉ dừng lại ở việc cung cấp những thông tin ở dạng thư mục mà các cơ quan
thông tin thư viện tiến tới cung cấp những thông tin ở dạng tri thức, giảm
thiểu các thông tin mang tính thư mục, tăng cường các thông tin chứa nội
dung và có định hướng cho người dùng tin.
- Chia sẻ nguồn lực thông tin: với việc áp dụng các chuẩn trong việc xử
lý, tổ chức và xây dựng dữ liệu sẽ giúp các cơ quan thông tin thư viện có thể
liên thông chia sẻ thông tin, đặc biệt là các nguồn thông tin điện tử có thể trao
đổi trực tiếp trên mạng.
- Kích thích nhu cầu thông tin: việc ứng dụng công nghệ thông tin, hiện
đại hóa cơ quan thông tin – thư viện tạo ra môi trường hoạt động hiện đại,
tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin, nâng cao khả năng tiệp cận đến các
nguồn tin. Điều đó sẽ giúp cho việc tạo niềm tin của người dùng tin đến cơ


25

quan thông tin thư viện, thúc đẩy nhu cầu sử dụng, khai thác thông tin của
người dùng tin.

Ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện trường đại học Sư phạm
Hà Nội 2 cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể sau:
Nhận thức được những lợi ích của công nghệ thông tin mang lại cho
hoạt động thông tin thư viện, để nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, hoàn
thành mục tiêu mà Nhà trường đã đề ra, Thư viện đã đặt ra nhiệm vụ phải ứng
dụng công nghệ thông tin vào các khâu công tác với các yêu cầu đề ra như
sau:
- Xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu và tạo ra các sản phẩm
thông tin thư mục. Quản lý tài liệu là một việc rất quan trọng đối với các thư
viện. Thư viện đòi hỏi vốn tài liệu phải được quản lý hiệu quả nhờ ứng dụng
của công nghệ thông tin. Trước đó, thư viện quản lý tài liệu bằng các phương
tiện thiết bị truyền thống nên mất nhiều thời gian tìm kiếm, khó thống nhất.
Hiện nay, thư hiện đòi hỏi phải phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin
hiện đại. Việc ứng dụng công nghệ thông tin phải tạo cơ sở để thư viện tổ
chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại bao gồm:
+ Xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục, cơ sở dữ liệu toàn văn phản ánh
nguồn lực thông tin của thư viện;
+ Tổ chức hệ thống mục lục truyền thống song song với hệ thống mục
lục tự động hoá bằng cách in tự động các phiếu mục lục.
+ Xuất bản các ấn phẩm thông tin thư mục
+ Tổ chức dịch vụ tư vấn và tra cứu thông tin hiện đại với nhiều
phương thức tìm kiếm khác nhau. Trình bày, sắp xếp kết quả tìm kiếm một
cách khoa học.