Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác giải quyết đơn thư của công dân tại Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh

LỜI NÓI ĐẦU
Công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo nói chung và công tác giải quyết đơn thư
khiếu nại, tố cáo nói riêng ngày càng được Nhà nước quan tâm đúng mức. Hoạt động
giải quyết khiếu nại, tố cáo đã và đang góp phần đảm bảo pháp chế xã hội chủ nghĩa và
hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước. Do đó việc nâng cao hiệu quả giải
quyết đối với khiếu nại, tố cáo trở thành đòi hỏi khách quan trong các cơ quan Nhà nước
nhằm bảo vệ lợi ích của Nhà nước, của xã hội, lợi ích hợp pháp của công dân. Thực hiện
tốt công tác giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo sẽ góp phần bảo đảm, duy trì kỷ luật
trong Nhà nước, là phương thức để bảo đảm quyền tự do và lợi ích hợp pháp của công
dân, cơ quan, tổ chức. Từ đó giữ vững lòng tin trong nhân dân đối với các cơ quan Nhà
nước, góp phần giữ vững chính trị- xã hội, ổn định kinh tế đất nước.
Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội là cơ quan giúp việc Đoàn đại biểu Quốc hội
và đại biểu Quốc hội; có chức năng tham mưu và tổ chức phục vụ mọi hoạt động của
Đoàn đại biểu Quốc hội, trưởng, phó đoàn đại biểu Quốc hội và các đại biểu Quốc hội
trong Đoàn đại biểu Quốc hội địa phương. Trong đó, việc tổ chức phục vụ Đại biểu
Quốc hội tiếp công dân; tiếp nhận, chuyển đơn, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu
nại, tố cáo và kiến nghị của công dân mà Đại biểu Quốc hội, Đoàn Đại biểu Quốc hội đã
chuyển đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để giải quyết là nhiệm vụ quan trọng, đảm
bảo hiệu quả giải quyết khiếu nại tố cáo.
Việc tin học hóa quá trình giải quyết đơn thư nói riêng và việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động của Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí
Minh do đó là một chủ trương đúng đắn và đã được tiến hành từ năm 2002. Tuy nhiên,
bên cạnh những mặt tích cực đem lại, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải
quyết đơn thư của công dân tại Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh
còn tồn tại nhiều bất cập.
Với yêu cầu của đợt thực tập: tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động của bộ máy
hành chính Nhà nước, chức năng, nhiệm vụ cũng như nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ,
công chức tại cơ quan hành chính Nhà nước, vận dụng các kiến thức đã học và thực tế,
bước đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước trong thời gian hai
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH

tháng (15/3 - 15/5/2009); Lựa chọn, tìm hiểu kỹ về một nội dung để thực hiện báo cáo
thực tập cuối khóa là ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác giải quyết đơn thư
của cơng dân nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả cơng việc, thực hiện cải
cách hành chính Nhà nước tại Văn phòng Đồn Đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh,
sinh viên quyết định chọn đề tài “Các giải pháp hồn thiện và nâng cao hiệu quả ứng
dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác giải quyết đơn thư của cơng dân tại Văn
phòng Đồn Đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh” làm báo cáo thực tập cuối khóa.
Nội dung của Báo cáo thực tập gồm hai phần:
Phần I: Tình hình thực tập tại Văn phòng Đồn ĐBQH TP.HCM
Phần II: Kết quả khảo sát tại Văn phòng Đồn ĐBQH TP.HCM
Phần III: Nội dung đề tài báo cáo
Do bản thân sinh viên còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế về thời gian thực tập,
chưa có nhiều kinh nghiệm xây dựng báo cáo nên khơng thể tránh khỏi những thiếu sót.
Rất mong nhận được ý kiến đánh giá, đóng góp q báu của q thầy cơ, các cơ chú,
anh chị trong cơ quan thực tập.
Xin chân thành cảm ơn.
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 2
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
PHẦN I:
TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHỊNG
ĐỒN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH

1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NƠI THỰC TẬP:
1.1. Tổng quan về thành phố Hồ Chí Minh:
Thành phố Hồ Chí Minh
có diện tích 2.095,239 km
2
, dân số

6.239.938 người (2005), là địa bàn
cư trú của các dân tộc Việt , Hoa,
Khơme , Chăm… với 24 quận
huyện.
Thành phố Hồ Chí Minh có
khí hậu hai mùa rõ rệt, mùa mưa
từ tháng 5 đến tháng 11, lượng
mưa bình qn năm 1.979 mm.
Mùa khơ từ tháng 12 đến tháng 4
năm sau. Nhiệt độ trung bình năm
27,55
0
C, khơng có mùa đơng
Thành phố Hồ Chí Minh
nằm trong toạ độ địa lý khoảng 10
0
10’ – 10
0
38 vĩ độ bắc và 106
0
22’ – 106
0
54
’
kinh
độ đơng . Phía Bắc giáp tỉnh Bình Dương, Tây Bắc giáp tỉnh Tây Ninh , Đơng và Đơng
Bắc giáp tỉnh Đồng Nai, Đơng Nam giáp tỉnh Bà Rịa -Vũng Tàu, Tây và Tây Nam giáp
tỉnh Long An và Tiền Giang.
Thành phố Hồ Chí Minh cách thủ đơ Hà Nội gần 1.730km đường bộ, nằm ở ngã
tư quốc tế giữa các con đường hàng hải từ Bắc xuống Nam, từ Ðơng sang Tây, là tâm

điểm của khu vực Đơng Nam Á. Trung tâm thành phố cách bờ biển Đơng 50 km đường
chim bay. Đây là đầu mối giao thơng nối liền các tỉnh trong vùng và là cửa ngõ quốc
tế . Với hệ thống cảng và sân bay lớn nhất cả nước, cảng Sài Gòn với năng lực hoạt
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 3
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
động 10 triệu tấn /năm. Sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất với hàng chục đường bay chỉ
cách trung tâm thành phố 7km.
Sài Gòn cổ xưa được thành lập từ năm 1623, nhưng tới năm 1698, Chúa Nguyễn
mới cử Thống sối Nguyễn Hữu Cảnh vào kinh lược đất Phương Nam, khai sinh ra
thành phố Sài Gòn. Năm 1911, Sài Gòn là nơi Chủ tịch Hồ Chí Minh ra đi tìm đường
cứu nước, khi đất nước thống nhất, Quốc Hội khố VI họp ngày 2.7.1976 đã chính thức
đổi tên Sài Gòn là thành phố Hồ Chí Minh .
Sài Gòn - Thành phố Hồ Chí Minh là một thành phố trẻ, với hơn 300 năm hình
thành và phát triển, thành phố có rất nhiều cơng trình kiến trúc cổ, nhiều di tích và hệ
thống bảo tàng phong phú.
Với vị trí địa lý thuận lợi, Sài Gòn – nơi một thời được mệnh danh là "Hòn ngọc
Viễn Đơng" đã là trung tâm thương mại và là nơi hội tụ của nhiều dân tộc anh em, mỗi
dân tộc có tín ngưỡng, sắc thái văn hố riêng góp phần tạo nên một nền văn hố đa
dạng. Đặc trưng văn hố của vùng đất này là sự kết hợp hài hòa giữa truyền thống dân
tộc với những nét văn hố phương Bắc, phương Tây, góp phần hình thành lối sống, tính
cách con người Sài Gòn. Đó là những con người thẳng thắn, bộc trực, phóng khống,
có bản lĩnh, năng động, dám nghĩ, dám làm .
Năng động và sáng tạo, Thành phố Hồ Chí Minh ln đi đầu cả nước trong các
phong trào xã hội, nơi đầu tiên trong cả nước được cơng nhận hồn thành phổ cập giáo
dục trung học.
Với vai trò đầu tàu trong đa giác chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, thành phố
Hồ Chí Minh đã trở thành trung tâm kinh tế, văn hố - du lịch, giáo dục - khoa học kỹ
thuật - y tế lớn của cả nước.

Trong tương lai, thành phố sẽ phát triển mạnh mẽ về mọi mặt, có cơ cấu cơng
nơng nghiệp hiện đại, có văn hố khoa học tiên tiến, một thành phố văn minh hiện đại
có tầm cỡ ở khu vực Đơng Nam Á.
1.2. Vị trí, chức năng, quy chế làm việc của đại biểu Quốc hội và Đồn Đại biểu
Quốc hội TP.Hồ Chí Minh
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 4
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
Đại biểu Quốc hội: là đại biểu của nhân dân, do cử tri ở từng đơn vị bầu cử bầu
ra, với nhiệm kì 5 năm. Là người đại diện cho ý chí, nguyện vọng của nhân dân, khơng
chỉ đại diện cho nhân dân ở đơn vị bầu cử bầu ra mình mà còn đại diện cho nhân dân cả
nước, là người thay mặt nhân dân thực hiện quyền lực nhà nước trong Quốc hội. ĐBQH
phải liên hệ chặt chẽ với cử tri, chịu sự giám sát của cử tri; thu thập và phản ánh trung
thực ý chí và nguyện vọng của cử tri với Quốc hội và các cơ quan nhà nước hữu quan;
thực hiện chế độ tiếp xúc và báo cáo với cử tri về hoạt động của mình và của Quốc hội;
trả lời những u cầu và kiến nghị của cử tri; xem xét, đơn đốc, theo dõi việc giải quyết
khiếu nại, tố cáo của cơng dân và hướng dẫn, giúp đỡ cơng dân thực hiện các quyền đó.
ĐBQH phổ biến và vận động nhân dân thực hiện Hiến pháp, luật và nghị quyết của
Quốc hội. Có quyền chất vấn chủ tịch nước, chủ tịch Quốc hội, chánh án Tồ án Nhân
dân Tối cao, viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao; người bị chất vấn phải trả lời
trước Quốc hội tại kì họp; trong trường hợp cần điều tra thì Quốc hội có thể quyết định
cho trả lời trước Uỷ ban Thường vụ Quốc hội hoặc tại kì họp sau của Quốc hội hoặc trả
lời bằng văn bản. Có quyền u cầu các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh
tế, đơn vị vũ trang trả lời những vấn đề mà đại biểu Quốc hội quan tâm; người phụ trách
của các cơ quan, tổ chức, đơn vị này có trách nhiệm trả lời những vấn đề mà ĐBQH u
cầu trong thời gian nhất định. Khơng có sự đồng ý của Quốc hội và trong thời gian
Quốc hội khơng họp, khơng có sự đồng ý của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thì khơng
được bắt giam, truy tố ĐBQH. Nếu vi phạm tội quả tang mà ĐBQH bị tạm giữ, thì cơ
quan tạm giữ phải lập tức báo cáo để Quốc hội hoặc Uỷ ban Thường vụ Quốc hội xét và

quyết định. ĐBQH phải dành thời gian để làm nhiệm vụ đại biểu.
Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, thủ tướng Chính phủ, các bộ trưởng, các thành
viên của Chính phủ và các cơ quan khác của Nhà nước có trách nhiệm cung cấp tài liệu
cần thiết mà ĐBQH u cầu và tạo điều kiện để ĐBQH làm nhiệm vụ đại biểu. Nhà
nước bảo đảm kinh phí hoạt động của ĐBQH.
Đồn Đại biểu Quốc hội: Các đại biểu Quốc hội được bầu trong một tỉnh hoặc
thành phố trực thuộc Trung ương hợp thành Đồn đại biểu Quốc hội. Đồn đại biểu
Quốc hội thực hiện những nhiệm vụ sau đây:
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 5
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
1. Phối hợp với Ban thường trực Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ở địa phương tổ chức để đại biểu Quốc hội tiếp xúc cử
tri;
2. Tổ chức việc tiếp cơng dân của đại biểu Quốc hội; tiếp nhận, chuyển đơn, theo
dõi, đơn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của cơng dân mà đại biểu
Quốc hội, Đồn đại biểu Quốc hội đã chuyển đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải
quyết; mời đại diện Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ở địa phương tham dự các
buổi tiếp cơng dân của đại biểu Quốc hội; trong trường hợp cần thiết thì mời đại diện cơ
quan hữu quan ở địa phương cùng tham dự để tiếp thu, xử lý những vấn đề liên quan;
3. Phối hợp với Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban thường trực Uỷ ban Mặt
trận Tổ quốc ở địa phương tổ chức lấy ý kiến nhân dân về các dự án luật, dự án pháp
lệnh và các dự án khác theo u cầu của Uỷ ban thường vụ Quốc hội;
4. Tổ chức để đại biểu Quốc hội thảo luận về dự án luật, dự án pháp lệnh và các
dự án khác, dự kiến chương trình kỳ họp Quốc hội;
5. Tổ chức để đại biểu Quốc hội giám sát việc thi hành pháp luật, đấu tranh
chống tham nhũng; giám sát văn bản quy phạm pháp luật của địa phương; khảo sát tình
hình thực tế ở địa phương; góp ý với địa phương về việc thực hiện các nhiệm vụ kinh tế
- xã hội, quốc phòng, an ninh; khi cần thiết, kết quả giám sát của Đồn đại biểu Quốc

hội được cơng bố trên các phương tiện thơng tin đại chúng;
6. Phân cơng đại biểu Quốc hội trong Đồn tham gia Đồn cơng tác, Đồn giám
sát của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội;
7. Tham gia ý kiến về việc giới thiệu đại biểu Quốc hội trong Đồn ứng cử đại
biểu Quốc hội khố sau; phân cơng đại biểu Quốc hội trong Đồn tham gia Đồn giám
sát về việc bầu cử đại biểu Quốc hội khố sau, bầu cử bổ sung đại biểu Quốc hội ở địa
phương;
8. Mỗi năm hai lần vào giữa năm và cuối năm, báo cáo với Uỷ ban thường vụ
Quốc hội về tình hình hoạt động của Đồn đại biểu Quốc hội và đại biểu Quốc hội,
đồng thời thơng báo với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương.
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 6
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
Đồn đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh khóa XII hiện nay gồm 22 đại biểu,
trong đó gồm 03 đại biểu thường trực Đồn (Trưởng, Phó Đồn) và 02 đại biểu làm việc
theo chế độ chun trách, chia thành 06 tổ đại biểu phụ trách các khu vực bầu cử. Đại
biểu Quốc hội và Đồn đại biểu Quốc hội thành phố Hồ Chí Minh hoạt động theo Quy
chế ban hành kèm theo Nghị quyết số 08/2002/QH11 do Quốc hội khóa XI thơng qua
ngày 16 tháng 12 năm 2002.
Văn phòng Ðồn Ðại biểu Quốc hội và thư ký Ðồn Ðại biểu Quốc hội là bộ
phận giúp việc cho Ðồn Ðại biểu Quốc hội.
1.3. Vị trí, chức năng và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội
TP.Hồ Chí Minh:
Văn phòng Đồn đại biểu
Quốc hội TP.Hồ Chí Minh được
thành lập trên cơ sở Nghị quyết số
416/NQ-UBTVQH11 ngày 25 tháng
9 năm 2003 của Ủy ban Thường vụ

Quốc hội khóa XI quy định về chức
năng nhiệm vụ, tổ chức biên chế của
Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội.
Theo Quy chế tổ chức và
hoạt động ban hành kèm theo Quyết định số 59/QĐ-UB ngày 16 tháng 3 năm 2004 của
Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh như sau:
1.3.1. Vị trí, chức năng: Văn phòng Đồn Đại biểu Quốc hội Thành phố là cơ quan
giúp việc của Đồn Đại biểu Quốc hội thành phố, có chức năng tham mưu và tổ chức
phục vụ mọi hoạt động của Đồn Đại biểu Quốc hội, Trưởng đồn, Phó trưởng Đồn và
các Đại biểu Quốc hội trong Đồn Đại biểu Quốc hội thành phố.
Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội giữ mối quan hệ cơng tác với các Văn
phòng:Thành ủy; Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam và các sở ban ngành, quận huyện, các cơ quan, tổ chức, đơn vị ở TP.Hồ Chí Minh
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 7
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
đồng thời giữ mối liên hệ thường xun, chặt chẽ với Văn phòng Quốc hội để phối hợp
phục vụ các hoạt động của Đồn ĐBQH và các đại biểu Quốc hội.
1.3.2. Cơ cấu tổ chức: Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội Thành phố Hồ Chí
Minh có Chánh Văn phòng, 01 Phó Văn phòng và 06 cán bộ, cơng chức cùng một số
nhân viên hợp đồng.
Từ tháng 4 năm 2009, Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh tiếp
nhận bộ phận tham mưu Văn phòng Hội đồng nhân dân Thành phố, trở thành Văn
phòng Đồn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, tổ chức
và hoạt động theo Nghị quyết số 545/NQ-UBTVQH12 ngày 11 tháng 12 năm 2007 về
việc thành lập và quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu, tổ chức của
Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương.

Tuy nhiên, đến thời điểm xây dựng báo cáo, Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội
và Hội đồng nhân dân Thành phố đang trong q trình sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy,
chưa có Quy chế tổ chức và hoạt động; đồng thời trong thời gian sinh viên thực tập, Văn
phòng đại biểu Quốc hội Thành phố vẫn hoạt động độc lập. Do đó trong báo cáo này
sinh viên vẫn sử dụng cụm từ “Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh” để
chỉ cơ quan sinh viên đến thực tập.
2. KHÁI QT VỀ Q TRÌNH THỰC TẬP:
Thực hiện Quy chế tổ chức thực tập cho sinh viên Đại học hành chính hệ chính
quy ban hành kèm theo Quyết định số 1918/QĐ-HCQG ngày 30 tháng 12 năm 2005 của
Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia, Phòng Đào tạo Học viện Hành chính cơ sở
Thành phố Hồ Chí Minh đã triển khai đợt thực tập tốt nghiệp cho sinh viên các lớp
KS6A, KS6B, KS6C, KS6D (niên khóa 2005 - 2009), cụ thể như sau:
2.1. Tổ chức Đồn thực tập:
Trưởng Đồn: TS. Hà Quang Thanh - Trưởng Bộ mơn Khoa học
HC và Văn bản - Cơng nghệ Hành chính
Giảng viên phụ trách: ThS. Nguyễn Xn Tiến - Giảng viên Bộ mơn KH
HC và Văn bản - Cơng nghệ Hành chính
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 8
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú - Giảng viên Bộ mơn Khoa học
HC và Văn bản - Cơng nghệ Hành chính
2.2. Thời gian thực tập:
Thực hiện theo Kế hoạch thực tập của Học viện, thời gian thực tập là 02 tháng (từ
ngày 15 tháng 3 đến ngày 15 tháng 5 năm 2009).
2.3. Địa điểm thực tập:
Được sự giới thiệu của Học viện tại cơng văn số 582/HVHC-ĐT ngày 15 tháng 02
năm 2009, sinh viên đã liên hệ thực tập tại Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội TP.Hồ
Chí Minh theo thời gian như Kế hoạch Học viện đã định. Theo dự kiến nội dung báo

cáo, sinh viên đã được cơ quan hướng dẫn và phân cơng thực tập tại Tổ Tiếp cơng dân
và xử lý đơn thư thuộc Văn phòng Đồn ĐBQH TP.Hồ Chí Minh.
2.4. Nội dung thực tập:
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động của bộ máy Văn phòng Đồn đại biểu Quốc
hội TP.Hồ Chí Minh;
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng cũng như nhiệm vụ, quyền hạn
của cán bộ, cơng chức tại Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội TP.HCM;
- Vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế, bước đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp
vụ quản lý hành chính Nhà nước;
- Học hỏi các kỹ năng thực tế để bổ sung và nâng cao kiến thức đã học dưới sự
giúp đỡ của cán bộ, cơng chức đang làm việc tại Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội
TP. Hồ Chí Minh;
- Lựa chọn, tìm hiểu kỹ một nội dung để thực hiện báo cáo thực tập cuối khóa.
2.5. Q trình thực tập:
Lãnh đạo Văn phòng Đồn ĐBQH thành phố đã giới thiệu hướng dẫn sinh viên
đến thực tập tại Tổ Tiếp cơng dân và xử lý đơn thư thuộc Văn phòng Đồn ĐBQH
Thành phố. Sinh viên đã nghiêm túc chấp hành và liên hệ, thực tập theo lịch trình như
sau:
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 9
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
TT Thời gian Nội dung tiến hành
Phương pháp
tiến hành
Ghi chú
1
1
Tuần thứ nhất
(15/3 – 20/3)

- Gặp gỡ lãnh đạo Văn
phòng;
- Tiếp cận cơng việc tại
VP;
- Hồn thiện đề cương.
- Quan sát;
- Liên hệ tài liệu
của địa phương.
- Báo cáo tình
hình ban đầu cho
lãnh đạo Đồn
thực tập, nơi
thực tập.
2
2
Tuần thứ hai
(23/3- 27/3)
- Tiếp cận nghiên cứu
cơ cấu tổ chức, nhiệm
vụ, quyền hạn của Văn
phòng và Tổ Tiếp cơng
dân và xử lý đơn
- Thực hiện các cơng
việc được giao: tiếp
nhận và xử lý đơn thư;
hỗ trợ ĐBQH tiếp cơng
dân.
- Thu thập,
nghiên cứu tài
liệu.

3
3
Tuần thứ ba
(30/3 – 3/4)
- Nghiên cứu các văn
bản QLNN liên quan
đến giải quyết khiếu
nại, tố cáo, việc ứng
dụng CNTT trong quản
lý HCNN
- Tiếp nhận và xử lý
đơn thư; hỗ trợ ĐBQH
tiếp cơng dân.
- Tham khảo
thêm trên
Internet.
4
4
Tuần thứ tư
(6/4 – 10/4)
- Tìm hiểu thực trạng
giải quyết đơn thư tại
Văn phòng trong các
năm 2007, 2008, 2009;
- Thực hiện các cơng
việc được phân cơng
(Tiếp nhận và xử lý
đơn thư; hỗ trợ ĐBQH
tiếp cơng dân)
- Quan sát;

- Tổng hợp, phân
tích số liệu.
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 10
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
5
5
Tuần thứ năm
(13/4 – 17/4)
- Tiếp tục Tìm hiểu
thực trạng giải quyết
đơn thư tại Văn phòng
trong các năm 2007,
2008, 2009
- Thực hiện các cơng
việc được phân cơng
(Tiếp nhận và xử lý
đơn thư; hỗ trợ ĐBQH
tiếp cơng dân)
- Tổng hợp,
nghiên cứu các
văn bản liên
quan.
6
6
Tuần thứ sáu
(20/4 – 24/4)
- Tìm hiểu thực trạng
ứng dụng cơng nghệ

thơng tin trong cơng
tác giải quyết đơn thư;
- Thực hiện các cơng
việc được phân cơng
(Tiếp nhận và xử lý
đơn thư; hỗ trợ ĐBQH
tiếp cơng dân; dự các
buổi tiếp xúc cử tri của
ĐBQH)
- Khảo sát thực
tế.
7
7
Tuần thứ bảy
(27/4 – 1/5)
- Tiếp tục tìm hiểu thực
trạng ứng dụng cơng
nghệ thơng tin trong
cơng tác giải quyết đơn
thư;
- Thực hiện cơng việc
được giao;
- Viết bản thảo báo cáo
thực tập.
- Nghiên cứu
qua Internet, báo
chí.
8
8
Tuần thứ tám

(4/5 – 8/5)
- Thực hiện cơng việc
được giao;
- Viết báo cáo thực tập;
9
9
Tuần thứ chín
(11/5 – 15/5)
- Hồn thiện báo cáo;
- Trình báo cáo thực
tập cho lãnh đạo nhận
Cảm ơn lãnh
đạo, cán bộ,
cơng nhân viên
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 11
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
xét;
- Xin ý kiến nhận xét
của GVHD.
của cơ quan.
Trong thời gian thực tập, sinh viên đã tiếp thu được nhiều kinh nghiệm thực tế và
cũng đã vận dụng được một số kiến thức vào cơng việc thực tế, qua đó cũng phát hiện
và củng cố kiến thức chun mơn từ những tình huống thực tiễn. Q trình thực tập
cũng là khoảng thời gian giúp cho sinh viên làm quen với mơi trường làm việc của cơ
quan hành chính nhà nước, làm quen với cơng việc, các kỹ năng cơ bản của cơng tác
văn phòng. Qua đó, sinh viên đã học hỏi và đúc kết nhiều kinh nghiệm cho bản thân về
các kỹ năng thực tế xử lý, giải quyết các vấn đề cơ bản trong cơng tác văn phòng, rèn
luyện về tác phong làm việc, ý thức kỷ luật của người cán bộ, cơng chức.

Được sự quan tâm của thầy cơ hướng dẫn, cơ quan thực tập cùng với những kiến
thức tìm hiểu thực tế tại Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội Thành phố Hồ Chí Minh
và các kiến thức cập nhật mới nhất về Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động
cơ quan nhà nước (Nghị định 64/2007/NĐ – CP ngày 10 tháng 4 năm 2007), sinh viên
đã xác định và thực hiện báo cáo thực tập với chủ đề: “CÁC GIẢI PHÁP HỒN
THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
TRONG CƠNG TÁC GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ TẠI VĂN PHỊNG ĐỒN ĐẠI
BIỂU QUỐC HỘI TP. HỒ CHÍ MINH”.
2.6. Nhận xét về cơng tác tổ chức thực tập của trường, nơi địa phương thực tập,
những vấn đề đề xuất:
Về cơng tác tổ chức thực tập, Học viện đã chuẩn bị chu đáo, đã cử giảng viên
nhiệt tình, trách nhiệm hướng dẫn cho sinh viên thực tập nên đã tạo thuận lợi cho sinh
viên thực tập. Cơ quan tiếp nhận thực tập – Văn phòng Đồn ĐBQH Thành phố Hồ Chí
Minh – cũng đã tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện cho sinh viên tham gia thực hiện các
cơng việc của cơ quan để nâng cao kỹ năng thực tế, cung cấp tài liệu để hồn thành báo
cáo thực tập. Q trình thực tập diễn ra ở cơ quan nghiêm túc, hiệu quả cao.
Thời gian phát hành cơng văn để sinh viên liên hệ thực tập rất gần với thời gian
bắt đầu thực tập nên gây khó khăn cho một số sinh viên khi chủ động liên hệ cơ quan
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 12
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
thực tập; số lượng cơng văn chưa đủ đáp ứng nhu cầu của sinh viên. Cơng văn giới
thiệu nên được gửi cho sinh viên từ trước Tết Ngun đán để thuận lợi cho sinh viên
thực tập ở các tỉnh xa (chiếm đa số).
Thời gian thực tập 02 tháng (09 tuần) là hợp lý. Để trong thời gian 09 tuần thực
tập diễn ra hiệu quả Học viện cần tổ chức hướng dẫn cho sinh viên lập đề cương báo
cáo thực tập và lập kế hoạch thực tập, nhất là kế hoạch thực tập (có thể bắt buộc) để
sinh viên liên hệ cơ quan thực tập thống nhất với cơ quan các nội dung cơng việc, lịch
trình thực tập về tìm hiểu, thực hiện kỹ năng thực tế, về nghiên cứu tài liệu thực hiên

báo cáo thực tập. Như vậy q trình thực tập sẽ thuận lợi và chủ động cho sinh viên và
cơ quan thực tập trong bố trí giao các cơng việc một cách khoa học cũng như sắp xếp
thời gian, cung cấp tài liệu nghiên cứu hợp lý để nâng cao chất lượng báo cáo thực tập.
Bên cạnh đó, Học viện cũng cần đưa ra u cầu, tiêu chuẩn cụ thể và thống nhất
về báo cáo thực tập để sinh viên dễ dàng định hướng thực hiện đạt hiệu quả.
Trên đây là Báo cáo q trình thực tập của sinh viên Lê Thanh Xn Huy tại Văn
phòng Đồn đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh trong thời gian từ ngày 15 tháng 3 năm
2009 đến ngày 15 tháng 5 năm 2009.
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 13
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
PHẦN II:
KẾT QUẢ KHẢO SÁT TẠI VĂN PHỊNG ĐỒN ĐẠI BIỂU QC HỘI
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
1. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Đồn Đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí
Minh
Theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng được ban hành theo Quyết
định số 59/QĐ-UB ngày 16 tháng 3 năm 2004 của Ủy ban nhân dân TP.Hồ Chí Minh,
Văn phòng Đồn ĐBQH TP.Hồ Chí Minh có chức năng nhiệm vụ như sau:
1.1. Chức năng: Văn phòng Đồn Đại biểu Quốc hội Thành phố là cơ quan giúp
việc của Đồn Đại biểu Quốc hội thành phố, có chức năng tham mưu và tổ chức phục
vụ mọi hoạt động của Đồn Đại biểu Quốc hội, Trưởng đồn, Phó trưởng Đồn và các
Đại biểu Quốc hội trong Đồn Đại biểu Quốc hội thành phố
1.2. Nhiệm vụ:
- Giúp Trưởng Đồn, Phó trưởng Đồn dự kiến chương trình, kế hoạch hoạt
dộng (hàng tháng, hàng q, sáu tháng và cả năm) của Đồn Đại biểu Quốc hội.
- Phục vụ các Đại biểu Quốc hội trong Đồn thực hiện chương trình, kế hoạch
hoạt động của Đồn.
- Tổ chức phục vụ Đại biểu Quốc hội tiếp cơng dân; tiếp nhận, chuyển đơn, thư,

theo dõi, đơn đốc việc giải quyết khiếu nại - tố cáo và kiến nghị của cơng dân mà Đại
biểu Quốc hội, Đồn Đại biểu Quốc hội đã chuyển đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
để giải quyết;
- Tổ chức phục vụ Đại biểu Quốc hội trong Đồn tiếp xúc cử tri; giúp Trưởng
Đồn báo cáo tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri gửi Uỷ ban thường vụ Quốc hội theo
qui định và gửi các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét, giải quyết những kiến nghị
của cử tri thuộc phạm vi, thẩm quyền của địa phương;
- Phục vụ Đồn Đại biểu Quốc hội, các Đại biểu Quốc hội trong Đồn tham gia
đóng góp vào các dự án Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết và các báo cáo do Uỷ ban thường
vụ Quốc hội gửi đến;
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 14
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
- Phục vụ Đồn Đại biểu Quốc hội các Đại biểu Quốc hội trong hoạt động giám
sát việc thi hành pháp luật tại địa phương; phối hợp với các Vụ chức năng của Văn
phòng Quốc hội phục vụ các Đồn giám sát của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng
dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội về địa phương cơng tác;
- Phục vụ các hoạt động của Đồn Đại biểu Quốc hội, các Đại biểu Quốc hội
trong hoạt động đối ngoại;
- Phục vụ Đồn Đại biểu Quốc hội, các Đại biểu Quốc hội trong hoạt động giám
sát văn bản quy phạm pháp luật;
- Phục vụ các hoạt động của Đồn Đại biểu Quốc hội, các Đại biểu Quốc hội
trong Đồn tại kỳ họp Quốc hội theo qui định tại Nội quy kỳ họp Quốc hội và các qui
định của pháp luật;
- Giúp Trưởng đồn, Phó trưởng Đồn Đại biểu Quốc hội quản lý cơng tác văn
thư - lưu trữ.
- Giúp Trưởng đồn, Phó trưởng Đồn lập dự trù kinh phí hoạt động hàng năm
của Đồn để gửi đến Văn phòng Quốc hội và thực hiện việc quản lý, chi tiêu, thanh
quyết tốn tài chính của Đồn theo chế độ tài chính Nhà nước;

- Giúp Trưởng đồn, Phó trưởng Đồn quản lý, sử dụng các trang thiết bị, tài sản
của Đồn theo đúng chế độ Nhà nước qui định;
- Giúp Trưởng đồn, Phó trưởng Đồn tổng hợp tình hình hoạt động của Đồn
Đại biểu và của các Đại biểu Quốc hội để báo cáo về Uỷ ban thường vụ Quốc hội.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ của Văn phòng Đồn Đại biểu
Quốc hội TP.HCM
Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội Thành phố Hồ Chí Minh có Chánh Văn
phòng, 01 Phó Văn phòng và 06 cán bộ, cơng chức cùng một số nhân viên hợp đồng.
- Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng Đồn Đại biểu Quốc hội Thành phố do
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm trên cơ sở đề nghị của
Trưởng Đồn Đại biểu Quốc hội thành phố và ý kiến thống nhất của chủ nhiệm Văn
phòng Quốc hội.
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 15
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
- Chun viên phụ trách kế tốn tài vụ: giúp Trưởng, Phó Đồn và Chánh Văn
phòng lập kinh phí hoạt động định kỳ và hàng năm; thực hiện việc quản lý, chi tiêu,
thanh quyết tốn tài chính của Đồn theo chế độ tài chính Nhà nước.
- Tổ nghiên cứu tổng hợp: có trách nhiệm tham mưu, phục vụ lãnh đạo Đồn
Đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đồn xây dựng chương trình cơng tác chung; cơng tác
tiếp xúc cử tri; tổng hợp ý kiến cử tri; tham gia đóng góp vào các dự án Luật, pháp lệnh
…Tổng hợp báo cáo hoạt động của Đồn.
- Tổ nghiên cứu chun đề: chịu trách nhiệm giúp lãnh đạo Văn phòng xây
dựng kế hoạch tổ chức các cuộc giám sát, khảo sát việc chấp hành pháp luật trên các
lĩnh vực ở các cơ quan, địa phương; tổng hợp tình hình, đề xuất các kiến nghị; giúp
thường trực Đồn Đại biểu Quốc hội thành phố, Đại biểu Quốc hội về cơng tác giám sát
văn bản quy phạm pháp luật.
- Tổ phục vụ cơng tác tiếp cơng dân, tiếp nhận đơn, đề xuất xử lý và đơn đốc,
theo dõi giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo:

Có chịu trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo Đồn Đại biểu Quốc hội, Đại biểu
Quốc hội và lãnh đạo Văn phòng trong cơng tác tiếp cơng dân, việc giải quyết khiếu nại
- tố cáo theo qui định của pháp luật.
- Tổ Hành chính Quản trị :
Tổ Hành chính Quản trị là bộ phận giúp việc Trưởng, Phó Đồn và lãnh đạo Văn
phòng trong cơng tác quản trị quản lý, sử dụng trang thiết bị, tài sản; quản lý cơng tác
văn thư lưu trữ; lái xe phục vụ lãnh đạo Đồn Đại biểu Quốc hội và bảo vệ Văn phòng.
Cán bộ cơng chức của Văn phòng Đồn Đại biểu Quốc hội thành phố do cơ quan
chức năng của thành phố quản lý theo thẩm quyền; các chính sách, chế độ đối với cán
bộ cơng chức cơng tác tại Văn phòng Đồn Đại biểu Quốc hội thành phố được thực hiện
theo quy định của Nhà nước.
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 16
CHÁNH VĂN PHỊNG
TỔ
HÀNH
CHÍNH
– QUẢN
TRỊ
TỔ
NGHIÊN
CỨU
TỔNG
HỢP
CHUN
VIÊN KẾ
TỐN –
TÀI VỤ
TỔ
TIẾP

CƠNG
DÂN
TỔ
NGHIÊN
CỨU
CHUN
ĐỀ
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
Mơ hình cơ cấu tổ chức Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội
TP.Hồ Chí Minh trước tháng 4 năm 2009
Từ tháng 4 năm 2009, Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh tiếp
nhận bộ phận tham mưu Văn phòng Hội đồng nhân dân Thành phố, hợp nhất thành Văn
phòng Đồn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, tổ chức
và hoạt động theo Nghị quyết số 545/NQ-UBTVQH12 ngày 11 tháng 12 năm 2007 về
việc thành lập và quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu, tổ chức của
Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương với cơ cấu tổ chức được mơ hình hóa như sau:
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 17
PHĨ VĂN PHỊNG
CHÁNH
VĂN PHỊNG
PHĨ
VĂN PHỊNG
PHĨ
VĂN PHỊNG
PHĨ
VĂN PHỊNG
PHỊNG CƠNG TÁC

ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI
PHỊNG CƠNG TÁC
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
PHỊNG HÀNH CHÍNH
-TỔ CHỨC-QUẢN TRỊ
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
Tuy nhiên, đến thời điểm xây dựng báo cáo, Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội
và Hội đồng nhân dân Thành phố đang trong q trình sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy,
chưa có Quy chế tổ chức và hoạt động.
3. Các mối quan hệ cơng tác
3.1. Đối với Văn phòng Quốc hội
- Văn phòng Đồn Đại biểu Quốc hội thành phố chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ
của Văn phòng Quốc hội; có trách nhiệm thực hiện các u cầu mà Văn phòng Quốc hội
thơng báo cho Đồn Đại biểu Quốc hội trong các lĩnh vực nhằm phục vụ cho nội dung
các kỳ họp Quốc hội; các hoạt động nghiệp vụ thường xun của Đồn Đại biểu Quốc
hội và các Đại biểu Quốc hội.
- Được tham dự các hội nghị, các khố học tập, trao đổi về kiến thức và nghiệp
vụ do Văn phòng Quốc hội tổ chức; nghiên cứu, tổng kết các kinh nghiệm thực tiễn về
cơng tác Văn phòng để báo cáo với Văn phòng Quốc hội.
- Phối hợp với các Vụ chức năng của Văn phòng Quốc hội phục vụ các Đồn
giám sát của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, của Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của
Quốc hội về địa phương cơng tác.
3.2. Đối với Văn phòng Thành ủy
Phối hợp với Văn phòng Thành ủy trong việc xếp lịch cơng tác cho các Đại biểu
là Ủy viên Ban Thường vụ Thành ủy; tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Đồn
Đại biểu Quốc hội, tổng hợp ý kiến cử tri Thành phố, kết quả các cuộc giám sát việc
tn theo pháp luật và theo u cầu của Thường trực Thành ủy.
3.3. Đối với Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND thành phố
- Phối hợp với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân Thành phố

trong các hoạt động giám sát theo luật định, khảo sát nắm tình hình và tiếp cơng dân.
- Phối hợp với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thành phố,
Văn phòng tiếp dân thành phố trong việc cung cấp thơng tin, tư liệu và tổ chức các buổi
làm việc của Đồn Đại biểu Quốc hội thành phố với các ngành chức năng của thành phố
trong việc đơn đốc giải quyết khiếu nại - tố cáo.
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 18
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
- Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng Đồn Đại biểu Quốc hội thành phố được
mời dự các kỳ họp Hội đồng nhân dân Thành phố và các cuộc họp do Uỷ ban nhân dân
thành phố tổ chức có liên quan đến hoạt động của Đồn Đại biểu Quốc hội thành phố.
3.4. Đối với Văn phòng Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Thành phố và các
Đồn thể
- Phối hợp với Văn phòng Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam thành phố và Văn
phòng các tổ chức thành viên của Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam thành phố xây
dựng kế hoạch tham gia giám sát theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam quận - huyện tổ chức cho Đại
biểu Quốc hội tiếp xúc cử tri.
4. Các kỹ năng cần thiết đối với cơng chức Văn phòng Đồn Đại biểu Quốc hội
TP.HCM
Từ thực tế quan sát trong thời gian thực tập tại Văn phòng, kết hợp với việc
nghiên cứu tài liệu về chức năng nhiệm vụ và cơ cấu, biên chế cán bộ của Văn phòng,
sinh viên đã rút ra một số kỹ năng cần thiết phải có ở người cơng chức Văn phòng Đồn
đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh như sau:
Xuất phát từ tính chất cơng việc, có thể chia cơng chức Văn phòng Đồn đại biểu
Quốc hội Thành phố thành cơng chức lãnh đạo và cơng chức thừa hành. Đối với mỗi đối
tượng cơng chức, u cầu về kỹ năng cũng có sự phân biệt. Nếu cơng chức lãnh đạo (là
Thường trực Đồn, Chánh, Phó Văn phòng) cần phải có những kỹ năng về lãnh đạo,
quản lý, đó là: kỹ năng tổ chức điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, kỹ năng xây

dựng và giải quyết các mối quan hệ cơng tác trong hệ thống chính trị; kỹ năng tổ chức,
nắm bắt tiềm năng kinh tế - xã hội ở cơ sở, kỹ năng phát biểu trước cơng chúng và hội
nghị … thì cơng chức thừa hành lại được đòi hỏi phải có những kỹ năng hành chính,
bao gồm: kỹ năng nắm bắt điều tra dư luận xã hội, kỹ năng xây dựng và xử lý thơng tin,
kỹ năng lĩnh hội tiếp thu thơng tin, ý kiến; kỹ năng xây dựng chương trình lập kế hoạch;
kỹ năng tổng hợp, tham mưu, đề xuất; kỹ năng soạn thảo văn bản; kỹ năng phân cơng
nhiệm vụ; kỹ năng giao tiếp ứng xử, giải quyết cơng việc liên quan đến cơng dân, ngoại
ngữ…
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 19
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
Muốn hồn thành cơng việc được giao đòi hỏi người cơng chức phải có một học
vấn chung, qua đào tạo, bồi dưỡng những hiểu biết về kỹ năng tương đồng để bàn bạc
cơng việc, đặc biệt là những kỹ năng lãnh đạo, quản lý chung, kỹ năng phối hợp, kỹ
năng làm việc tập thể, kỹ năng giao tiếp và ứng xử, ở đây kỹ năng giao tiếp và ứng xử
đóng vai trò quan trọng.
5. Đánh giá thực trạng và định hướng tương lai
Qua q trình thực tập tại Văn phòng Đồn ĐBQH Thành phố, được tìm hiểu chức
năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, đội ngũ cán bộ cơng chức của đơn vị, sinh viên thực
tập xin rút ra những nhận xét như sau:
5.1. Về tổ chức bộ máy:
Tổ chức bộ máy hành chính Nhà nước đã có sự tinh giản, gọn nhẹ theo tinh thần
cải cách hành chính Nhà nước ở nước ta hiện nay, nhưng vẫn đáp ứng được những đòi
hỏi của hoạt động Đồn đại biểu Quốc hội Thành phố. Việc hợp nhất Văn phòng Đồn
ĐBQH với Văn phòng HĐND Thành phố là đúng đắn, giúp bộ máy bớt cồng kềnh,
đồng thời nâng cao hiệu quả cơng tác hỗ trợ hoạt động của Đại biểu Quốc hội, đại biểu
Hội đồng nhân dân. Nhưng trong thời gian tới, khi xây dựng Quy chế tổ chức và hoạt
động phải có sự phân định rõ ràng, khoa học chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong
Văn phòng, tránh chồng chéo,đùn đẩy trách nhiệm.

5.2. Về đội ngũ cán bộ, cơng chức:
Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, cơng chức tại Văn phòng Đồn ĐBQH Thành phố
đều rất nhiệt tình, trách nhiệm với cơng việc. Tất cả đều ý thức rõ vị trí quan trọng của
Văn phòng trong việc hỗ trợ hoạt động của Đồn đại biểu Quốc hội và đều nỗ lực, cố
gắng hết mình thực hiện nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, biên chế Văn phòng còn q ít
(chỉ có Chánh Văn phòng, 01 Phó Văn phòng và 06 cơng chức) chưa đủ đáp ứng cho
hoạt động của một Đồn đại biểu có số đơng nhất nước
1
, tại một địa bàn trọng điểm về
kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội và an ninh quốc phòng như TP.Hồ Chí Minh.
5.3. Việc phối hợp thực hiện cơng tác:
1
Quốc hội khóa XII (2007-2012) có 493 đại biểu, trung bình mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có 08
đại biểu. TP.Hồ Chí Minh có đơng đại biểu nhất: 23 đại biểu; Hòa Bình, Tây Ninh là các tỉnh có ít đại biểu nhất:
05 đại biểu. Sau ngày 01 tháng 8 năm 2008, Thủ đơ Hà Nội trở thành địa phương có đơng đại biểu nhất: 33 đại
biểu (gồm 21 đại biểu của TP.Hà Nội cũ và 12 đại biểu của tỉnh Hà Tây)
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 20
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
Quan hệ cơng tác trong nội bộ Văn phòng được thực hiện khá tốt và nhịp nhàng,
cơ bản phục vụ tốt cho hoạt động của đại biểu Quốc hội và Đồn đại biểu Quốc hội theo
quy định. Tuy nhiên, ở một số lĩnh vực vẫn còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được u
cầu đề ra, nhất là cơng tác tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, tố cáo của cơng dân; sự chủ
động của Văn phòng trong phối hợp, đơn đốc và giám sát việc giải quyết đơn thư của
cơng dân còn hạn chế. Ngun nhân xuất phát từ tình trạng thiếu nhân lực, chưa phát
huy hết việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình giải quyết. Vấn đề này sẽ được
nghiên cứu cụ thể hơn tại phần báo cáo chun đề.
5.4. Việc thực hiện cải cách hành chính:
Do đặc thù của cơ quan và lĩnh vực cơng tác, việc thực hiện cải cách hành chính tại Văn

phòng còn gặp nhiều hạn chế. Bên cạnh việc tinh giản bộ máy hành chính nhà nước, nâng cao
năng lực quản lý cho cán bộ, cơng chức đã được đẩy mạnh, việc ứng dụng ISO vào hoạt động
của Văn phòng chưa được thực hiện; việc thực hiện Quy chế văn hóa cơng sở theo quy định
của Thủ tướng Chính phủ còn chậm được tiến hành. Một số quy định trong việc tiếp cơng dân,
việc nhận và xử lý đơn thư của cơng dân chưa được nghiêm túc thực hiện; hiệu quả giải quyết
đơn của cơng dân còn thấp; việc thực hiện vai trò giám sát giải quyết đơn thư của cơng dân còn
chưa tốt. Trong thời gian tới, cải cách hành chính, trọng tâm ở cơng tác tiếp cơng dân và xử lý
đơn thư khiếu nại tố cáo phải được xác định là nhiệm vụ trọng tâm của Văn phòng.
Trên đây là một số nhận xét, đánh giá của sinh viên thực tập đối với Văn phòng
Đồn đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh. Do thời gian thực tập khơng dài, bản thân
sinh viên còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm thực tiễn và kiến thức chun mơn, rất
mong nhận được ý kiến đánh giá, nhận xét của thầy giảng viên hướng dẫn; sự phản hồi,
trao đổi của các cơ chú, anh chị cơng tác tại Văn phòng.
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 21
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
PHẦN III: NỘI DUNG ĐỀ TÀI BÁO CÁO
“CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ
ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ TẠI VĂN PHỊNG
ĐỒN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP. HỒ CHÍ MINH”
MỞ ĐẦU
Cơng tác giải quyết khiếu nại, tố cáo nói chung và cơng tác giải quyết đơn thư
khiếu nại, tố cáo nói riêng ngày càng được Nhà nước quan tâm đúng mức. Hoạt động
giải quyết khiếu nại, tố cáo đã và đang góp phần đảm bảo pháp chế xã hội chủ nghĩa và
hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước. Do đó việc nâng cao hiệu quả giải
quyết đối với khiếu nại, tố cáo trở thành đòi hỏi khách quan trong các cơ quan Nhà nước
nhằm bảo vệ lợi ích của Nhà nước, của xã hội, lợi ích hợp pháp của cơng dân.
Văn phòng Đồn đại biểu Quốc hội là cơ quan giúp việc Đồn đại biểu Quốc hội

và đại biểu Quốc hội; có chức năng tham mưu và tổ chức phục vụ mọi hoạt động của
Đồn đại biểu Quốc hội, trưởng, phó đồn đại biểu Quốc hội và các đại biểu Quốc hội
trong Đồn đại biểu Quốc hội địa phương. Trong đó, việc tổ chức phục vụ Đại biểu
Quốc hội tiếp cơng dân; tiếp nhận, chuyển đơn, theo dõi, đơn đốc việc giải quyết khiếu
nại, tố cáo và kiến nghị của cơng dân mà Đại biểu Quốc hội, Đồn Đại biểu Quốc hội đã
chuyển đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để giải quyết là nhiệm vụ quan trọng, đảm
bảo hiệu quả giải quyết khiếu nại tố cáo.
Ngày nay cơng việc quản lý đòi hỏi ngày càng nhiều, xuất hiện thêm nhiều cơng
việc cần xử lý. Để quản lý có hiệu quả các cơng việc, giải quyết tốt các nhiệm vụ đặt ra
trong tình hình mới đòi hỏi cần có cơng cụ hỗ trợ hiệu quả. Khơng thể khơng thừa nhận
những thành tựu của tin học và cơng nghệ thơng tin đã hỗ trợ con người trong xử lý, giải
quyết các cơng việc. Tin học, cơng nghệ thơng tin đã trở thành cơng cụ đắc lực cho con
người. Trong cơng tác Văn phòng, tin học, cơng nghệ thơng tin đã cải thiện rõ rệt hiệu
quả cơng việc thể hiện trong việc nhanh chóng truyền nhận thơng tin một cách đầy đủ,
chính xác, xử lý và giải quyết một cách có khoa học và thống nhất. Vì vậy việc ứng
dụng cơng nghệ thơng tin trong giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của cơng dân là hoạt
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 22
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
động thiết thực, đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của cơng dân tại Văn phòng
Đồn đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh.
Xuất phát từ các cơ sở trên, qua nghiên cứu thực tiễn tại Văn phòng Đồn đại
biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh trong q trình thực tập, sinh viên tiến hành xây dựng
phần báo cáo chun đề với bố cục và nội dung như sau:
Chương I: Lý luận chung về ứng dụng cơng nghệ thơng tin và cơng tác giải
quyết đơn thư của cơng dân
Chương II: Thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác giải quyết
đơn thư của cơng dân tại Văn phòng Đồn ĐBQH TP.Hồ Chí
Minh

Chương III: Nhận xét, kiến nghị
Kết luận
Phương pháp thực hiện báo cáo: tìm hiểu thực tế tại nơi thực tập, tham khảo tài
liệu, thu thập và phân tích các số liệu nội dung liên quan nhằm làm sáng tỏ thực trạng
và đề xuất các kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả.
Q trình thực hiện báo cáo thực tập còn gặp những khó khăn nhất định như
thời gian nghiên cứu chưa nhiều, tài liệu thu thập, nghiên cứu chưa thực sự phong phú
và đa dạng, năng lực người viết còn nhiều hạn chế, còn thiếu kinh nghiệm thực tế trong
q trình nghiên cứu. Vì vậy nội dung chắc chắn sẽ còn nhiều khiếm khuyết nhất định;
rất mong nhân được sự đánh giá, góp ý của q cơ quan, q thầy cơ để nội dung được
hồn thiện hơn.
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 23
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
Chương I:
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VÀ
CƠNG TÁC GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO CỦA CƠNG DÂN
1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VÀ CƠNG
TÁC GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO CỦA CƠNG DÂN
1.1. Khiếu nại
Khiếu nại là một hiện tượng xã hội được quan niệm và hiểu theo nhiều góc độ
khác nhau. Thuật ngữ “khiếu nại” theo tiếng La tinh là “complaint” có nghĩa là việc
phàn nàn, phản ứng, bất bình của một người nào đó đối với vấn đề có liên quan đến lợi
ích của mình.
Theo giải thích của Từ điển Tiếng Việt thì khiếu nại là: “đề nghị cơ quan có
thẩm quyền xét một việc làm mà mình khơng đồng ý, cho là trái phép hay khơng hợp
lý”.
Theo khoản 1 điều 2 Luật khiếu nại, tố cáo quy định: “Khiếu nại là việc cơng
dân, cơ quan, tổ chức, hoặc cán bộ cơng chức theo thủ tục do Luật này quy định đề

nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định hành chính, hành
vi hành chính hoặc quyết định kỷ luật cán bộ, cơng chức khi có căn cứ cho rằng quyết
định hoặc hành vi đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình”.
Như vậy, khiếu nại là đề nghị của cá nhân, cơ quan, tổ chức bị tác động trực tiếp
bởi quyết định hành chính hay hành vi hành chính hoặc đề nghị của cán bộ, cơng chức
chịu tác động trực tiếp của quyết định kỷ luật đối với cơ quan, tổ chức hoặc người có
thẩm quyền giải quyết khiếu nại. Đề nghị này xuất phát từ nhận thức chủ quan của
người khiếu nại cho rằng quyền và lợi ích chính đáng của họ bị xâm phạm. Cơ quan có
thẩm quyền chỉ có thể kết luận có vi phạm hay khơng sau khi đã xem xét một cách
khách quan và thận trọng trong nội dung vụ việc với điều kiện được cung cấp đầy đủ tài
liệu có liên quan.
1.2. Đơn thư khiếu nại và đặc điểm khiếu nại
1.2.1. Đơn thư khiếu nại
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 24
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH
Khi cá nhân, cơ quan, tổ chức bắt đầu việc khiếu nại thì khiếu nại có thể được
thể hiện dưới hình thức văn bản ( đơn thư khiếu nại) hoặc trình bày trực tiếp.
Nếu là khiếu nại viết thì đơn khiếu nại phải được ký bởi đại diện cơ quan, tổ
chức, bởi người có căn cứ cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm
hoặc người đại diện của người đó; trong đó ghi rõ họ tên, địa chỉ ( hoặc nơi cơng tác,
học tập). Nếu khơng ghi rõ họ tên, địa chỉ thì đó khơng phải là khiếu nại.
Trong trường hợp người khiếu nại đến khiếu nại trực tiếp thì người có trách
nhiệm phải hướng dẫn họ viết thành đơn hoặc giúp họ ghi lại nội dung khiếu nại và u
cầu họ ký xác nhận. Như vậy suy cho cùng mọi trường hợp khiếu nại đều phải thể hiện
thành văn bản.
Trong mỗi khiếu nại khơng chỉ chứa đựng những thơng tin về sự vi phạm quyền
và lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức và u cầu khơi phục chúng mà còn
bao hàm sự phê phán các cơ quan, tổ chức, đơn vị, những người có chức vụ và những

người khác mà hành động hoặc khơng hành động của họ, theo quan điểm của người
khiếu nại, dẫn đến vi phạm các quyền và lợi ích hợp pháp của người khiếu nại.
Qua những phân tích trên đây cho ta thấy, một mặt, khiếu nại là hình thức phản
ứng tích cực của cơng dân, cơ quan, tổ chức với những hiện tượng vi phạm các quyền
và lợi ích được pháp luật bảo vệ; mặc khác khiếu nại là biện pháp ngăn chặn và loại trừ
vi phạm.
1.2.2. Đặc điểm khiếu nại
Đặc điểm cơ bản của khiếu nại là trong đó bao giờ cũng chứa đựng những dữ
liệu chứng tỏ có sự vi phạm hoặc cho là vi phạm quyền và lợi ích hợp pháp, cho nên
việc khiếu nại khơng phải là hoạt động mang tính phòng ngừa mà là việc bảo vệ một
cách tích cực quyền và lợi ích hợp pháp của cơng dân, cơ quan, tổ chức.
Mục đích của khiếu nại là bảo vệ và khơi phục những quyền và lợi ích hợp pháp
của mình bị xâm hại bởi quyết định hành chính, hành vi hành chính của cơ quan hoặc
người có thẩm quyền. Do vậy có thể nói rằng khiếu nại là cơng cụ bảo vệ và khơi phục
các quyền lợi ích hợp pháp của cơng dân, cơ quan, tổ chức.
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Xn Huy - KS6B.033 Trang 25