CHUYÊN ĐỀ BÁO CÁO THỰC TẬP : PHÂN TÍCH THANG BẢNG LƯƠNG TRONG CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MTV NHẬT MINH THÀNH

LỜI CAM KẾT
“ Tôi đã đọc và đồng ý các quy định trong tính chính trực trong học thuật. Tôi xin
cam kết với danh dự cá nhân rằng bài báo cáo này do tôi tự trình bày, thực hiện
và không có hành vi vi phạm về việc đạo văn theo Quyết định 1741 được ban
hành của trường Đại học Hoa Sen.“
Ngày 20, tháng, 06, năm 2017.

1


TRÍCH YẾU
Trong khoảng thời gian hơn ba tháng được làm việc tại phòng hành chính - nhân
sự của công ty TNHH MTV chế tạo máy Nhật Minh Thành với tư cách là sinh
viên thực tập tốt nghiệp. Tôi may mắn có cơ hội được làm việc, được trải nghiệm
thực tế như là một nhân viên trong phòng hành chính – nhân sự nói riêng và cũng
được cọ sát, tự trải nghiệm bản thân mình trong môi trường ngành công nghiệp
nhiều biến đổi, năng động và luôn đổi mới mình. Khoảng thời gian thực tập ba
tháng không phải là dài, nhưng nó đã đem lại cho tôi những kiến thức, những trải
nghiệm và một cái nhìn mới mẻ về ngành công nghiệp sản xuất, chế tạo thuộc
khu vực thành phố Hồ Chí Minh. Bằng cách áp dụng các kiến thức đại cương và
kiến thức chuyên ngành như quản trị nhân sự, lương thưởng & phúc lợi, văn hóa
doanh nghiệp, … kết hợp cùng với các trải nghiệm được quan sát, đúc kết từ thực
tiễn tại công ty tôi thực tập và một số công ty khác cùng ngành, tôi hoàn thành
bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình với chuyên đề về những vấn đề giải
quyết nhân sự trong các công ty vừa và nhỏ thuộc ngành công nghiệp Việt Nam
hiện nay.
Bằng những kiến thức đã được tiếp thu ở trường Đại học Hoa Sen, bằng những
quan sát, học hỏi kinh nghiệm và kĩ năng của các cô / chú / anh / chị tại nơi công
ty thực tập, tôi đã hoàn thành đầy đủ các công việc được phân công : tổng hợp
thông tin máy chấm công, làm bảng báo giá với các nhà cung cấp thiết bị nguyên vật liệu, hỗ trợ tuyển dụng công nhân, thợ chuyên trong lĩnh vực, hỗ trợ
giải quyết công tác tăng ca làm thêm giờ, nghỉ phép cho công nhân tại phân

xưởng, bổ sung hồ sơ thông tin lao động …
Báo cáo này được đúc kết dựa trên kết quả trong quá trình học tập, trải nghiệm,
nghiên cứu thực tế của tôi tại phòng hành chính – nhân sự của công ty trong
khoảng thời gian từ ngày 20/3/2017 đến ngày 30/6/2017. Thông qua bài báo cáo,
tôi muốn giới thiệu đến người đọc về công ty TNHH MTV chế tạo máy Nhật
Minh Thành nói riêng và một cái nhìn tổng thể về ngành sản xuất công nghiệp
thuộc khu vực nói chung, những kết quả và kinh nghiệm chân thực mà tôi đã tiếp
2


thu được thông qua các công việc thực tập hằng ngày. Bên cạnh đó, bài báo cáo
cũng nêu lên những vấn đề, cùng một số giải pháp cũng như định hướng đề xuất
phát triển trong tương lai cho công ty.
Sau thời gian thực tập tại phòng hành chính – nhân sự trong công ty, tôi tự rèn
luyện cho mình tác phong làm việc công sở, tính chuyên cần, đúng giờ trong
công việc. Trong công việc, luôn hoàn thành phần việc được phân công trước
hoặc đúng thời hạn đặt ra, tập thói quen làm việc có sắp xếp, lưu trữ thông tin và
luôn phải kiểm tra lại ít nhất một lần trước khi hoàn thành công việc. Trong giao
tiếp - ứng xử hằng ngày, học cách tiếp xúc hòa đồng, luôn giúp đỡ đối với mọi
người xung quanh mình, nghiêm túc tuân thủ nội quy cơ quan nơi mình làm việc.

3


MỤC LỤC
LỜI CAM KẾT......................................................................................................i
TRÍCH YẾU.........................................................................................................ii
MỤC LỤC...........................................................................................................iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH....................................................viii
DANH MỤC NGOẠI NGỮ.................................................................................x

DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT.....................................................................xi
NHẬP ĐỀ...........................................................................................................xii
1.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV NHẬT MINH THÀNH.......1
1.1.

Lịch sử hình thành.............................................................................1

1.2.

Tầm nhìn sứ mệnh.............................................................................1

1.3.

Giới thiệu chung................................................................................3

1.4.

Tầm nhìn chiến lược.........................................................................7

1.5.

Cơ cấu tổ chức..................................................................................7

1.5.1.

Sơ đồ tổ chức..............................................................................7

1.5.2.

Nhiệm vụ của các phòng ban......................................................8

1.5.2.1. Phòng hành chính...................................................................8
1.5.2.2. Phòng IT.................................................................................9
1.5.2.3. Phân xưởng sản xuất :............................................................9
1.5.2.4. Kho.......................................................................................10
1.5.3.
2.

Phòng ban thực tập ( phòng hành chính – nhân sự ).................12

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH.....................................13
2.1.

Sản phẩm và dịch vụ.......................................................................13

2.1.1.

Sản phẩm..................................................................................13

2.1.2.

Dịch vụ.....................................................................................16

2.2.

Tổng quan thị trường và thực trạng hoạt động kinh doanh..............18

2.2.1.

Tổng quan thị trường................................................................18

2.2.1.1. Tổng quan về hội doanh nghiệp cơ khí – điện TP. Hồ Chí
Minh
19
2.2.1.2. Giá trị cốt lõi........................................................................19
2.2.1.3. Nguyên tắc hoạt động...........................................................19

4


2.2.2.
2.3.

Hoạt động kinh doanh..............................................................20

Đối tác & Khách hàng.....................................................................23

2.3.1.

Đối tác......................................................................................23

2.3.2.

Khách hàng...............................................................................24

2.3.2.1. Một số khách hàng tiêu biểu đối với ngành sản xuất, định
hình, đóng gói bánh kẹo......................................................................24
2.3.2.2. Một số khách hàng tiêu biểu đối với ngành sản xuất, đóng gói

khăn giấy / khăn lạnh / khăn ướt… :....................................................27
2.4.

3.

Đối thủ cạnh tranh...........................................................................29

2.4.1.

Công ty TNHH Hoàng Phương Minh.......................................30

2.4.2.

Công ty TNHH TM SX KT Cơ khí Anpha...............................30

CÁC CÔNG VIỆC THỰC TẬP..............................................................31
3.1.

Công việc chính..............................................................................31

3.1.1.

Đăng tin tuyển dụng.................................................................31

3.1.1.1. Các bước thực hiện...............................................................31
3.1.1.2. Kết quả hoàn thành...............................................................32
3.1.1.3. Kinh nghiệm đạt được..........................................................33
3.1.1.4. Những thuận lợi và khó khăn...............................................33
3.1.2.

Thông báo nội bộ......................................................................33

3.1.2.1. Các bước thực hiện...............................................................33
3.1.2.2. Kết quả hoàn thành...............................................................33
3.1.2.3. Kinh nghiệm đạt được..........................................................35
3.1.2.4. Những thuận lợi và khó khăn...............................................36
3.1.3.

Tính toán và phát lương theo định kình hằng tháng..................36

3.1.3.1. Các bước thực hiện...............................................................36
3.1.3.2. Kết quả hoàn thành...............................................................39
3.1.3.3. Kinh nghiệm đạt được..........................................................40
3.1.3.4. Những thuận lợi và khó khăn...............................................40
3.2.

Công việc hỗ trợ..............................................................................40

3.2.1.

Quay phim, chụp hình máy móc...............................................40

3.2.2.

Check mail................................................................................40

3.2.3.

Lập kế hoạch chương trình tour tham quan hằng năm..............41

5


4. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP : PHÂN TÍCH THANG BẢNG LƯƠNG
TRONG CÔNG TY TNHH MTV NHẬT MINH THÀNH.............................42
4.1.

Cơ sở lý luận...................................................................................42

4.1.1.

Khái niệm bản chất tiền lương..................................................42

4.1.2.

Hệ thống thang bảng lương......................................................43

4.1.3.

Mức lương tối thiểu vùng.........................................................43

4.1.4.

KPI trong doanh nghiệp............................................................44

4.1.4.1. Khái niệm KPI......................................................................44
4.1.4.2. Mục đích..............................................................................44
4.1.4.3. KPI tiêu chuẩn......................................................................45
4.1.5.
4.2.

Phân tích hệ thống thang, bảng lương trong công ty.................46

Những vấn đề phát hiện trong quá trình thực tập............................47

4.2.1.

Vấn đề 1 : Phụ cấp đối với công nhân viên đi công tác............47

4.2.2.
Vấn đề 2 : Công khai và phổ biến những yếu tố ảnh hưởng đến
cách tính tiền lương, thưởng của công nhân phân xưởng........................48
4.3.

Những giải pháp (định hướng) để giải quyết vấn đề phát hiện........48

4.3.1.

Giải pháp cho vấn đề 1.............................................................48

4.3.1.1. Giải pháp ngắn hạn...............................................................48
4.3.1.2. Giải pháp dài hạn.................................................................49
4.3.2.

Giải pháp cho vấn đề 2.............................................................49

4.3.2.1. Giải pháp ngắn hạn...............................................................49
4.3.2.2. Giải pháp dài hạn.................................................................49
4.4.

Đánh giá các giải pháp đã đề xuất...................................................50

4.4.1.

Đánh giá giải pháp cho vấn đề 1...............................................50

4.4.1.1. Giải pháp ngắn hạn...............................................................50
4.4.1.2. Giải pháp dài hạn.................................................................50
4.4.2.

Đánh giá giải pháp cho vấn đề 2...............................................51

4.4.2.1. Giải pháp ngắn hạn...............................................................51
4.4.2.2. Giải pháp dài hạn.................................................................51
4.5.

Kế hoạch định hướng để giải quyết vấn đề trong tương lai.............52

4.5.1.

Khai báo lao động.....................................................................52

4.5.2.

Thành lập công đoàn................................................................54

4.5.2.1. Điều kiện thành lập công đoàn cơ sở....................................54
6

4.5.2.2. Quy trình thành lập công đoàn cơ sở....................................55
4.5.3.

Quy trình xây dựng KPI...........................................................56

KẾT LUẬN.........................................................................................................62
NGUỒN TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................63

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢN

7


Hình 1 – Bảng số liệu thống kê DN Thành phố Hồ Chí Minh Quý I năm 2016..xii
Hình 2 – Vị trí phân xưởng của công ty................................................................1
Hình 3 – Logo chính thức của công ty...................................................................3
Hình 4 – Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh........................................4
Hình 5 – Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh......................................6
Hình 6 – Sơ đồ cơ cấu tổ chức..............................................................................8
Hình 7 – Sơ đồ phòng hành chính – nhân sự.......................................................12
Hình 8 – Máy đóng gói nằm................................................................................13
Hình 9 – Máy định hình bánh trung thu..............................................................14
Hình 10– Máy định hình bánh trung thu và chảo trộn nhân................................15
Hình 11 – Máy cắt và xếp khăn...........................................................................15
Hình 12 – Hoạt động của máy đóng gói nằm......................................................16
Hình 13 – Thợ đang kiểm tra và bảo trì máy.......................................................17
Hình 14 – Các lĩnh vực sử dụng năng lượng ơ Việt Nam....................................18
Hình 15 – Logo HAMEE....................................................................................19
Hình 16 – Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2015..............................21
Hình 17 – Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2016..............................23

Hình 18 - Logo công ty TNHH chế biến thực phẩm Tân Huê Viên.....................24
Hình 19 - Logo DNTN Công Lập Thành............................................................25
Hình 20 – Logo công ty cổ phần bánh Givral.....................................................25
Hình 21 – Logo Lotte Xylitol..............................................................................26

8


Hình 22 – Một số loại kẹo gum của Lotte Xylitol...............................................26
Hình 23 – Logo DNTN SX TM Hưng Long Phát...............................................27
Hình 24 – Khăn lạnh Hưng Long Phát................................................................27
Hình 25 – Logo Công ty TNHH Duy Duy..........................................................28
Hình 26 – Khăn Duy Duy...................................................................................28
Hình 27 – Logo công ty TNHH TM DV Tâm Anh..............................................28
Hình 28 – Khăn Nano.........................................................................................29
Hình 29 – Logo công ty TNHH Hoàng Phương Minh........................................30
Hình 30 – Logo Công ty TNHH Anpha...............................................................30
Hình 31 – Công ty TNHH Anpha tại triển lãm....................................................31
Hình 32 – Tài khoản tuyển dụng của công ty trên website..................................32
Hình 33 – Bảng chấm công của một số công nhân trong phân xưởng.................39
Hình 34 – Bảng lương của một số công nhân trong phân xưởng.........................39
Hình 35 – Tài khoản mail của công ty.................................................................41
Hình 36 – Lịch trình tour tham khảo dự kiến......................................................42

9


DANH MỤC NGOẠI NGỮ
Achievable :

Có thể đạt được

Check mail :

Kiểm tra thư

CNC (Computer Numerical Control) :

Hệ thống máy tiện cơ khí được
điều khiển bằng máy tính

Company :

Công ty

KPI (Key Performance Indicator) :

Chỉ số đánh giá kết quả thực
hiện công việc

Limited :

Hữu hạn

Measureable :

Đo lường được

Email :

Thư điện tử

PLC (Programmable Logic Controller) :

Thiết bị điều khiển có thể lập
trình được

Specific :

Tính cụ thể

Realistic :

Tính thực tế

Website :

Trang mạng

10


DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT
BHXH :

bảo hiểm xã hội

BHYT :

bảo hiểm y tế

CN :

chi nhánh

DN :

doanh nghiệp

DNTN :

doanh nghiệp tư nhân

DV :

dịch vụ

HC-NS :

hành chính – nhân sự

MTV :

một thành viên

TM :

thương mại

TNHH :

trách nhiệm hữu hạn

TP :

thành phố

SX :

sản xuất

11


NHẬP ĐỀ
Trong thời buổi kinh tế công nghiệp hiện nay, các doanh nghiệp phát triển nhanh
chóng và liên tục với tốc độ tăng trưởng mạnh mẽ tỉ lệ thuận với mức sống của
mỗi người dân, dựa theo kết quả thống kê theo website của sở kế hoạch và đầu tư
thành phố Hồ Chí Minh Quý 1 năm 2016 thì tổng số doanh nghiệp thành lập mới
là 8.503 ( đạt 35,78% so với cả nước là 23.767 ). Điều này đồng nghĩa với việc,
mỗi doanh nghiệp càng ngày càng phải hoàn thiện và phát triển mình hơn theo
nhu cầu chất lượng càng ngày càng tăng của thị trường.
Hình 1 – Bảng số liệu thống kê DN Thành phố Hồ Chí Minh Quý I năm 2016.

( Nguồn : Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh )

Nước ta đã và đang nỗ lực hết mình để thúc đẩy con đường công nghiệp hóa –
hiện đại hóa đất nước để nhanh chóng bắt kịp nền kinh tế thế giới sau khi gia
nhập WTO. Vì vậy mà nhu cầu về thiết bị, máy móc rất lớn tạo ra nhiều cơ hội
việc làm mở rộng hơn bao giờ hết trong ngành công nghiệp cơ khí chế tạo. Ai

cũng có thể thăng tiến lên các vị trí tốt hơn, thậm chí là tự mình làm chủ những
doanh nghiệp, cơ sở, công ty cơ khí riêng của mình khi tích lũy cho mình được
đầy đủ kĩ năng và kinh nghiệm.
Khi nhắc đến những công việc của ngành cơ khí chế tạo thì mọi người thường
liên tưởng ngay đến inox, sắt, thép… liên quan đến các công việc đòi hỏi tay
nghề chính xác, tỉ mỉ cùng sức lao động dẻo dai như : hàn, tiện, phay, đóng…. Có
thể coi ngành cơ khí chế tạo như là một ngành nghề ứng dụng kiến thức vật lí, kĩ

12


thuật để tạo ra những máy móc, vật dụng, thiết bị nhằm phục vụ cho đời sống con
người. Ngành cơ khí chế tạo đóng góp một vị trí rất quan trọng trong quá trình
phát triển công nghiệp của một quốc gia vì nó tạo ra tư liệu lao động của con
người trong thị trường thế giới hiện đại. Với mong muốn được trải nghiệm thực
tiễn cũng như tìm hiểu sâu hơn môi trường ngành công nghiệp cơ khí tại Thành
phố Hồ Chí Minh, tôi đã quyết định xin được thực tập với tư cách là một sinh
viên thực tập tốt nghiệp tại phòng hành chính – nhân sự của công ty. Trong đợt
thực tập này, tôi tự đề ra cho bản thân những mục tiêu chính :
-

Mục tiêu 1 : Hòa nhập và thích ứng nhanh với môi trường làm việc thực tế tại

-

công ty.
Mục tiêu 2 : Xây dựng và phát triển các mối quan hệ tốt với mọi người xung

-

quanh.
Mục tiêu 3 : Tự hoàn thiện và rèn luyện mình theo tác phong làm việc nơi

-

môi trường công sở.
Mục tiêu 4 : Ôn tập và củng cố lại những kiến thức đã học.
Mục tiêu 5 : Từ những kiến thức đúc kết được, ứng dụng để hoàn thành tốt

-

các công việc được phân công sớm hơn hoặc đúng thời hạn được giao.
Mục tiêu 6 : Tìm hiểu và tạo dựng cho mình một cái nhìn chung về ngành

-

công nghiệp cơ khí chế tạo máy móc.
Mục tiêu 7 : Tự trải nghiệm và đặt mình vào trường hợp của những người

-

khác để cảm nhận những suy nghĩ khác nhau của mỗi người.
Mục tiêu 8 : Từ những công việc và kinh nghiệm đã được đúc kết trong thời
gian thực tập, đề xuất các giải pháp giúp cải thiện những vấn đề đang xảy ra

-

trong công ty.
Mục tiêu 9 : Tự định hướng riêng cho bản thân mình một con đường phát

triển nghề nghiệp trong tương lai.
Bằng việc quan sát các công việc thường ngày của mọi người trong công ty, tôi
còn kết hợp học hỏi kinh nghiệm thực tế thông qua các lời khuyên, chia sẻ, định
hướng từ những người đi trước để đạt được 09 mục tiêu nêu trên. Phần đầu tiên
trong nội dung bài báo cáo này sẽ là giới thiệu sơ lược về công ty.

13


1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV NHẬT MINH THÀNH
1.1. Lịch sử hình thành
Công ty TNHH chế tạo máy Nhật Minh Thành được thành lập vào năm 2005, tên
của công ty được tạo thành từ sự kết hợp của 03 chữ lót trong tên của 3 nhà đồng
sáng lập ( Nhật Văn - Minh Tâm – Thành Đức ). Lúc bấy giờ, phân xưởng sản
xuất được xây dựng tại số 03 đường Trương Phước Phan, phường Bình Trị Đông,
quận Bình Tân, Hồ Chí Minh ( hiện nay xưởng đã đổi sang địa chỉ mới ).
Hình 2 – Vị trí phân xưởng của công ty.

( Nguồn : Google maps )

Sản phẩm chủ yếu lúc khởi đầu kinh doanh là máy đóng gói bao bì bánh, kẹo ….
Sau một thời gian hoạt động thì 2 nhà sáng lập không thể tham gia kinh doanh
tiếp tục được nữa nên đã rút vốn và tên công ty chính thức được đổi tên thành
Công ty TNHH MTV Nhật Minh Thành vào ngày 11/08/2009.
Hiện nay công ty đang hoạt động với 02 chi nhánh xưởng sản xuất, chế tạo dưới
sự điều hành của Giám đốc Nguyễn Minh Tâm – cũng là người đại diện cho công
ty theo pháp luật.
1.2.

Tầm nhìn sứ mệnh

Nhật Minh Thành là một cái tên dần quen thuộc trong ngành sản xuất, chế tạo cơ
khí máy công nghiệp. Để đáp lại lòng tin của khách hàng, công ty luôn đặt chất
1


lượng sản phẩm của mình lên hàng đầu, vì vậy mà các sản phẩm của công ty
càng ngày được nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn bởi các sản phẩm đạt
chất lượng cao, an toàn, tiết kiệm diện tích sản xuất với mức giá cạnh tranh phù
hợp dựa theo nhiều yêu cầu của khách hàng. Qua đó, công ty mong muốn gây
dựng một cái nhìn nâng cao hơn về trình độ, khả năng, uy tín và tiềm năng kinh
tế của người Việt Nam so với thị trường quốc tế. Về phía công ty, Nhật Minh
Thành luôn cố gắng nỗ lực hết mình để tạo dựng một môi trường chuyên nghiệp
cho tập thể công nhân viên để tự phát triển hoàn thiện mình về cả kĩ năng chuyên
môn cá nhân lẫn cả khả năng làm việc nhóm / tập thể nhằm đáp ứng kịp thời tính
chất công việc ngày càng năng động hơn.
Phương châm kinh doanh : “ UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ “, cùng
với bốn giá trị cốt lõi :
-

Khách hàng là đối tác của công ty, chúng tôi sẽ luôn hướng đến sự phát triển
lớn mạnh của khách hàng. Khách hàng cũng là người tạo ra thị trường và là
nguồn vốn giúp công ty có thể tồn tại và phát huy tối đa giá trị của doanh

-

nghiệp.
Chất lượng là yếu tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và
sự tồn tại của công ty. Với cam kết không ngừng cập nhật, cải tiến những sản
phẩm theo nhu cầu sản xuất, chúng tôi nỗ lực tạo dựng và duy trì sự hợp tác

-

lâu dài với quý khách hàng.
Nhân viên là nguồn tài sản quý giá nhất đối với công ty, nhân viên không chỉ
được làm việc trong một môi trường tốt mà đó còn là những cơ hội để học

-

hỏi, để nâng cao phát huy hết khả năng của mình.
Đổi mới là luôn đổi mới các thiết bị máy móc hay dịch vụ nhằm đáp ứng
được nhu cầu khác nhau của mỗi khách hàng để nâng cao hiệu quả và sự sáng
tạo trong từng bước cải tiến.

2


1.3. Giới thiệu chung

Hình 3 – Logo chính thức của công ty.

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
Tên chính thức

Công ty TNHH MTV Nhật Minh
Thành

Tên tiếng nước ngoài

Nhat Minh Thanh Company Limited

Ngành nghề kinh doanh

Sản xuất cơ khí, chế tạo máy

Mã số thuế

0304113573

Người đại diện theo pháp luật

Ông Nguyễn Minh Tâm
1146/43 Quang Trung, Phường 8,

Trụ sở chính

Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí
Minh

Điện thoại

 (08) 39783787 – (08) 39870163

Fax

 (08) 39783787 – (08) 39870163

Email



Website

 www.nhatminhthanh.com.vn

Chi nhánh xưởng sản xuất 1 : 10/1/1A đường số 10, khu phố 15, phường Bình
Hưng Hòa A, quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh.
Chi nhánh xưởng sản xuất 2 : 198/9 Tỉnh lộ 2, ấp Xóm Đồng, xã Tân Phú Trung,
huyện Củ Chi, thành phố Hồ Chí Minh.
3


Hình 4 – Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

4


5


( Nguồn : phòng hành chính – nhân sự )

Hình 5 – Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh

( Nguồn : phòng hành chính – nhân sự )

6


1.4. Tầm nhìn chiến lược

Mục tiêu của công ty là luôn đem đến cho quý khách hàng những sản phẩm chất
lượng, hiệu quả, kích thước phù hợp, tiết kiệm diện tích trong sản xuất với giá
thành hợp lí.
Khi đến với Nhật Minh Thành, quý khách hàng sẽ được phục vụ bởi một đội ngũ
chuyên nghiệp, nhiệt tình và sáng tạo.
1.5. Cơ cấu tổ chức
1.5.1. Sơ đồ tổ chức
Công ty có cơ cấu tổ chức theo dạng cơ cấu trực tuyến - chức năng để tận dụng
được các ưu điểm cũng như loại bỏ các nhược điểm của cơ cấu tổ chức trực
tuyến và cơ cấu tổ chức theo chức năng. Giám đốc là người trực tiếp quản lí giữa
các phòng ban, mọi ý kiến đóng góp, kiến nghị đều được chuyển trực tiếp đến
giám đốc.


-

Ưu điểm :
Đơn giản, linh hoạt trong thay đổi.
Các quyết định, kiến nghị, dễ dàng được thực hiện nhanh chóng.
Tạo mối liên hệ, tương tác hài hoà giữa các thành viên.
Phản ánh logic các chức năng của từng bộ phận.
Giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo.
Tối thiểu được các công việc trùng lặp không cần thiết.
Nhược điểm :
Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức tổng hợp toàn diện về mọi mặt.
Dễ dẫn đến những quyết định, ý kiến độc đoán.
Công việc có thể bị chồng chất, ùn tắc.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty được mô tả như sau :

7


Giám đốc

Hành chính

Kinh doanh

IT

Quản lý

Tư vấn

Thiết kế

Kế toán

Dịch vụ
khách hàng

Kĩ thuật

Sản xuất

Kho

Nhân sự
Hình 6 – Sơ đồ cơ cấu tổ chức

(Nguồn : Sinh viên thực hiện)

1.5.2. Nhiệm vụ của các phòng ban
1.5.2.1. Phòng hành chính
 Quản lý chung :
Đảm nhiệm công tác tổng hợp, hành chính, văn thư và lưu trữ.
Lập kế hoạch, công tác tổ chức và tham mưu chiến lược.
Xây dựng bộ máy tổ chức hoạt động của công ty phù hợp với tình hình phát triển
chung theo quy định của Pháp luật.
Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, hợp đồng sau đó thông kê và báo cáo.
Thẩm định, kiểm duyệt nội dung văn bản, hợp đồng trước khi trình lãnh đạo.

8


Thực hiện các công tác chính trị trong nội bộ công ty.
 Kế toán :
Quản lí và kiểm soát tình hình tài chính của công ty.
Thu thập và lưu trữ các chứng từ kế toán, hóa đơn.
Sắp xếp, kiểm tra các hóa đơn đầu vào, đầu ra xem có hợp lệ không để chuẩn bị
cho công việc kê khai thuế và quyết toán thuế hàng tháng.
Lập phiếu chi, phiếu thu, hóa đơn hàng hóa, biên bản,.. cần thiết hằng ngày.
1.5.2.2. Phòng IT
 Thiết kế :
Khảo sát, lắng nghe và tiếp thu các ý tưởng, nhu cầu của khách hàng hoặc các
phòng ban có liên quan để lên kế hoạch thiết kế, xây dựng bản vẽ 2D, 3D,…
Đo lường, xây dựng ý tưởng thiết kế sang tạo mới cho giám đốc nhưng vẫn phù
hợp với sản phẩm của công ty nhằm mục đích mang lại hiệu quả tối ưu cho từng
sản phẩm được chế tạo ra.
Kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết trong bản vẽ trước khi giao cho phòng kỹ thuật.

 Kĩ thuật :
Đọc và kiểm tra lại từng chi tiết của bản vẽ để kiểm duyệt tính khả thi để đưa vào
sản xuất.
Hoàn thành định mức thiết bị, vật tư dựa trên bản vẽ của phòng thiết kế vẽ ra.
In định mức và bản vẽ hoàn chỉnh rồi chuyển xuống phân xưởng cho quản đốc
thực hiện.
1.5.2.3. Phân xưởng sản xuất :
 Quản đốc :
Nhận bản vẽ, định mức để phân công cho từng tổ thực hiện từng khâu theo đúng
quy trình sản xuất.
Sắp xếp, thúc đẩy tiến trình làm việc đúng thời gian được giao.
Giám sát, kiểm tra từng bộ phận để tránh trường hợp sai phạm không đáng có.
Chuyển giao định mức xuống bộ phận kho để soạn thiết bị, vật tư cần thiết để chế
tạo ra sản phẩm.

9


 Tổ lên khung :
Nhận vật tư ( sắt, inox,…) từ Kho và thực hiện các thao tác như hàn, gò, đập để
làm lên từng khung máy theo bản vẽ yêu cầu.
 Tổ gia công :
Gia công từng chi tiết theo bản vẽ được giao.
 Tổ lắp ráp :
Lắp ráp từng chi tiết theo đúng sơ đồ của bản vẽ thiết kế.
 Tổ điện :
Lắp ráp tủ điện, thiết bị điện theo từng bản vẽ , sơ đồ của máy
Lập trình bộ điều khiển máy nếu có.
 Tổ bảo trì :
Chờ tất cả mọi công đoạn được hoàn thành thì cho máy vận hành nhằm mục đích

có sai sót hay trục trặc trong quá trình vận hành để kịp thời khắc phục và sửa
chữa trước khi đem giao cho khách hàng.
1.5.2.4. Kho
Luôn theo dõi và cập nhật giá thành của các loại nguyên vật liệu theo thị trường
hiện tại.
Thương lượng giá cả và mua hàng theo danh sách yêu cầu.
Sắp xếp kho theo từng nhóm hàng hóa thuận tiện cho việc lấy hàng. Ví dụ: kho
điện, kho cơ khí, kho dụng cụ, kho gia công, kho tole…
Đặt mã cho từng món hàng thuận tiện cho việc theo dõi.
Kiểm kê kho trong lúc bàn giao để có số liệu hàng tồn chính xác.
Nhập kho theo đúng số liệu bên nhà cung cấp vật tư và lưu trữ trên máy tính.
Phiếu nhập kho (phiếu nhập kho có 2 liên : 1 liên lưu tại kho, 1 liên chuyển lên
phòng kế toán theo dõi công nợ)

10


*Lưu ý: phải nhập kỹ ngày tháng năm, số hóa đơn, tên vật tư, đơn giá và nhà
cung cấp… để thuận tiện cho việc làm báo cáo giá trị hàng tồn kho, đối chiếu giá
thành…
Lưu trữ thông tin nhà cung cấp để đặt hàng khi có yêu cầu từ sếp.
Xuất hàng hóa khi có lệnh của sếp (được thể hiện trên bản định mức máy, giấy đề
nghị xuất vật tư…). Khi xuất kho cần ghi rõ thông tin : tên vật tư, số lượng,
người nhận, mục đích sử dụng…
Làm giấy đề nghị mua vật tư thiếu trong kho vào cuối tháng, trình lên cho sếp ký
duyệt và đặt hàng (lưu ý: cho số liệu tương đối chính xác để vật tư đủ sử dụng
trong 1 tháng. Trừ trường hợp cấp thiết phải đề xuất mua thêm).
Cuối tháng nộp báo cáo hàng nhập kho, xuất kho, tồn kho và bản đề nghị mua vật
tư bổ sung vào kho lên cho sếp (bao gồm số liệu và giá trị hàng hóa xuất-nhậptồn chính xác).
Cung cấp số liệu chính xác khi sếp xuống kiểm tra đột xuất và giải trình hợp lý

khi có bất kỳ số liệu nào không chính xác.
Yêu cầu của một kế toán kho là phải trung thực, siêng năng, cẩn thận, chính xác
trong từng số liệu. Tất cả thông tin xuất-nhập-tồn đều phải được lưu trữ trên giấy
tờ và trên máy tính để cơ quan có thẩm quyền đối chiếu kiểm tra khi cần thiết
(thông tin phải lưu trữ trong 3 năm gần nhất).

11


1.5.3. Phòng ban thực tập ( phòng hành chính – nhân sự )

Phòng HCNS
Quản lí

Kế toán

Nhân sự

Kế toán
trưởng

Trưởng
phòng

Kế toán kho

NV có thâm
niên
NV mới

Hình 7 – Sơ đồ phòng hành chính – nhân sự

(Nguồn: sinh viên tự thực hiện)
 Công việc văn phòng, giấy tờ, hợp đồng…
Lưu giữ các loại dữ liệu, chứng từ vào máy hoặc sổ sách.
Lưu trữ hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên để làm báo cáo với cơ quan có thẩm
quyền khi cần thiết.
Thông báo, đăng tin nội bộ về lịch nghỉ lễ, làm tăng ca, bù giờ, họp đột xuất…
 Lương
Xác định mức lương, quy chế thưởng, bảo hiểm,… đáp ứng đúng theo quy định
của công ty.
Tổng hợp thông tin từ máy chấm công.
Tiến hành phát lương, ứng lương theo đúng ngày quy định.
 Tuyển dụng & đào tạo
Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho công ty khi cần thiết nhằm đáp ứng nhu
cầu nguồn nhân lực cho từng phòng ban trong công ty.

12