Ứng dụng Công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải thực trạng và giải pháp

1

Bộ giáo dục và đào tạo

Bộ văn hoá thông tin

Trờng đại học văn hoá H nội
----------------

Đỗ Tiến Vợng

ứng dụng
công nghệ thông tin tại trung tâm
thông tin - th viện đại học giao thông vận tải
thực trạng v giải pháp
Chuyên ngành : Th viện học

Mã số: 60.32.20

luận văn thạc sĩ khoa học th viện

Ngời hớng dẫn khoa học:
PGS.TS. Đon Phan Tân

Hà Nội - 2006


2

Lời cảm ơn

Tôi xin đợc bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất tới thầy
giáo PGS.TS. Đoàn Phan Tân, ngời đã tận tình hớng dẫn, giúp đỡ tôi
trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành bản luận văn này.
Tôi cũng đợc xin đợc bày tỏ lòng cảm ơn tới các giảng viên của
khoa Sau đại học Trờng Đại học Văn hoá Hà Nội, giáo viên phản biện,
các đồng nghiệp công tác tại Trung tâm Thông tin - Th viện Đại học
Giao thông Vận tải Hà Nội đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi
trong quá trình thực hiện luận văn.
Cuối cùng, xin đợc dành lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè, những
ngời thân đã luôn quan tâm, động viên tôi trong suốt quá trình học tập
và nghiên cứu khoa học.

Hà Nội, ngày 18 tháng 8 năm 2006
Học viên

Đỗ Tiến Vợng


3

Bảng chữ cái viết tắt trong luận văn

ACCR

Quy tắc biên mục Anh Mỹ (Anglo - American Cataloguing
Rules)

CBTV

Cán bộ th viện

CNTT

Công nghệ thông tin

CSDL

Cơ sở dữ liệu

DDC

Khung phân loại thập tiến Deway (DeWey Decimal
Classification)

ĐH GTVT Đại học Giao thông vận tải
ĐKCB

Đăng ký cá biệt

GTVT

Giao thông vận tải

ISBD

Quy tắc mô tả sách theo tiêu chẩn Quốc tế (International
Standard Book Description)

ISO

Tổ chức tiêu chuẩn Quốc tế (International Standard
Organization)

KHGTVT

Khoa học giao thông vận tải

KHKT

Khoa học kỹ thuật

KH

Khoa học

Marc21

Khổ mẫu biên mục đọc máy Marc21

NCKH

Nghiên cứu khoa học

NCT

Nhu cầu tin

NDT

Ngời dùng tin

OPAC

Tra cứu công cộng trực tuyến (Online Public Access Catalog)

RFID

Nhận diện qua sóng vô tuyến (Radio Frequency Identification)

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam

TT

Trung tâm


4
TT-TV

Trung t©m - Th− viÖn

Trung

Trung t©m th«ng tin - th− viÖn tr−êng §H Giao th«ng VËn t¶i

t©m

5

Mục lục
Lời nói đầu ......................................................................................... 01
Nội dung .............................................................................................. 04
Chơng 1. Khái quát chung về trờng ĐH GTVT và thông tin th viện của trờng ................................................................................. 04

1.1. Tổng quan về trờng ĐH GTVT ......................................................... 04
+ Quyết định thành lập............................................................. 04
+ Chức năng, nhiệm vụ ............................................................. 04
+ Các ngành đào tạo ................................................................. 04
+ Đội ngũ giảng viên ................................................................. 05
+ Số lợng sinh viên .................................................................. 05
+ Kết quả hoạt động trong những năm qua ........................... 05
+ Định hớng phát triển của trờng ....................................... 06
1.2. Trung tâm thông tin - th viện ĐH GTVT ........................................... 07
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển th viện ........................ 07
1.2.2. Cơ cấu tổ chức và Đội ngũ cán bộ.......................................... 08
1.2.3. Vốn tài liệu ............................................................................... 10
1.2.4. Đặc điểm ngời dùng tin và nhu cầu tin ............................... 12
1.2.4.1. Ngời dùng tin .............................................................. 12
1.2.4.2. Nhu cầu tin .................................................................... 14
1.2.5. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ ngời dùng tin16
Chơng 2: Thực trạng ứng dụng CNTT tại trung tâm thông
tin - Th viện đại học giao thông vận tải .................................. 19

2.1. Quá trình tin học hoá ............................................................................ 19
2.1.1. Yêu cầu ứng dụng tin học trong hoạt động thông tin - th viện
ĐH GTVT .......................................................................................... 19

6
2.1.2. Triển khai ứng dụng tin học tại trung tâm thông tin - th viện
ĐH GTVT .......................................................................................... 20
2.1.2.1. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật .................................. 20
2.1.2.2. Lựa chọn phần mềm ..................................................... 23
2.1.2.3. Bồi dỡng đội ngũ cán bộ chuyên môn ....................... 24
2.2. Khái quát về phần mềm Ilib ................................................................. 26
2.2.1. Tổng quan về phần mềm Ilib ................................................. 26
2.2.2. Giới thiệu các Modul chính của phần mềm Ilib ................... 28
2.3. Thực trạng triển khai ứng dụng Ilib vào hoạt động nghiệp vụ ............. 28
2.3.1. ứng dụng vào công tác bổ sung ............................................. 28
2.3.2. ứng dụng vào công tác biên mục ........................................... 39
2.3.3. ứng dụng vào công tác lu thông và quản lý bạn đọc ......... 52
2.3.4. ứng dụng vào công tác quản lý kho ...................................... 59
2.3.5. ứng dụng vào công tác tra cứu .............................................. 62
2.4. Công nghệ RFID và cổng thông tin điện tử (UCT PORTAL) ............. 69
2.4.1. Công nghệ RFID .............................................................................. 69
2.4.2. Cổng thông tin điện tử (UCT PORTAL) ...................................... 71
Chơng 3. nhận xét v đề xuất giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả ứng dụng CNTT tại trung tâm thông tin -th viện
Đh GTVT ................................................................................................ 75

3.1.Tổng hợp phiếu điều tra: phân tích và đánh giá kết quả ...... 75
3.2. Nhận xét .................................................................................... 76
3.2.1. Kết quả đạt đợc ............................................................. 77
3.2.2. Hạn chế: ................................................................................... 78
3.3. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT tại
TT thông tin - th viện ĐH GTVT .......................................................... 81
3.3.1.Tăng cờng đầu t cơ sở vật chất kỹ thuật....................... 81

7
3.3.2. Hoàn thiện phần mềm ............................................................ 84
3.3.3. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ chuyên môn .................... 85
3.3.4. Đào tạo ngời dùng tin ........................................................... 89
3.3.5. Chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin và th
việ .......................................................................................................... n
khác..................................................................................................... 91

Kết luận ................................................................................................ 92
Ti liệu tham khảo ........................................................................ 93


8
Các hình vẽ và bảng biểu
Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban trong Trung tâm
Hình2. 1: Sơ đồ hệ thống mạng dự án mức A.
Hình 2.2: Các thiết bị kỹ thuật trong toà nhà trung tâm TT - TV
Hình2. 3: Mn hình chính của ILIB
Hình 2.4: Modul bổ sung
Hình 2.5: Đơn đặt tài liệu sách tiếng Việt
Hình 2.6: In nhãn ĐKCB
Hình 2.7: Modul bổ sung cho cuốn sách lẻ
Hình 2.8: ĐKCB cho sách khoa công trình.
Hình 2.9: Modul Biên mục
Hình 2.10: Biểu ghi đã đợc biên mục hoàn chỉnh (hiển thị dạng
Marc21)
Hình 2.11: Biểu ghi đã đợc biên mục hoàn chỉnh (hiển thị dạng
ISBD)

Hình: 2.12. Biên mục sách Tiếng Anh
Hình 2.13: Biểu ghi biên mục Đề tài NCKH
Hình 2.14: Liên kết các trờg cho sách tập
Hình 2.15: In phích tác giả
Hình 2.16: Quản lý bạn đọc - Lu thông tài liệu
Hình 2.17: Tìm kiếm thông tin bạn đọc
Hình 2.18: Thống kê bạn đọc dang mợn sách
Hình 2.19 : Thẻ th viện của 1 sinh viên Nguyễn Hoài Thơng
Hình 2.20: Giao diện quản ký kho
Hình 2.21: Đánh lại số ĐKCB
Hình 2.22: Thống kê danh sách có trong kho theo tình trạng
Hình 2.23: Thống kê danh sách có trong kho theo phân loại
Hình 2.24: Tra cứu các dạng tài liệu
Hình 2.25: Kết quả tìm kiếm ví dụ 1


9
Hình2.26: Công thức tìm kiếm
Hình 2.27: Kết quả tìm kiếm ví dụ 2
Hình 2.28: Màn hình tra cứu Z39.50
Hình 2.29: RFID
Hình 2.30. UCT PORTAL

Các bảng thống kê số liệu
Bảng 1.1: Nhu cầu sao chụp tài liệu
Bảng 1.2: Danh sách các CSDL tính đến tháng 6/2006
Bảng 2.1: Đơn nhận tài liệu
Bảng 2.2: Số lợng thống kê tần xuất lu thông tài liệu
Bảng 2.3: Thông tin chi tiết bạn đọc
Bảng 2.4: Báo cáo tổng hợp sách có trong kho

Bảng 3.1: Nhu cầu của NDT về các lĩnh vực đào tạo của trờng
Bảng 3.2: Dạng tài liệu mà ngời dùng tin thờng sử dụng
Bảng 3.3: Điều tra ngời dùng tin tại th viện ĐH GTVT


10
Lời nói đầu

1. Lý do lựa chọn đề ti

Trờng Đại học Giao thông vận tải (ĐH GTVT) là trờng đại học kỹ
thuật có bề dày về lịch sử và kinh nghiệm trong đào tạo và nghiên cứu khoa
học, đã có nhiều đóng góp vào truyền thống vẻ vang của ngành Giao thông
Vận tải (GTVT) trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Công tác
nghiên cứu khoa học của trờng đạt nhiều thành tựu đáng kể và trờng đợc
đánh giá là một trong những trờng có năng lực nghiên cứu khoa học của Bộ
giáo dục và đào tạo cũng nh của ngành GTVT.
Trờng có nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có trình độ về khoa học kỹ
thuật và kinh tế cho ngành GTVT và các lĩnh vực kinh tế xã hội khác. Trờng
cung cấp cho đất nớc một đội ngũ các nhà khoa học, các chuyên gia kỹ thuật
và công nghệ, các nhà giáo có trình độ cao đáp ứng các nhu cầu đa dạng của
thị trờng sử dụng lao động trong quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá
đất nớc. Quy mô, chất lợng đào tạo và cơ sở không ngừng phát triển. Hiện
nay trờng có 23.171 sinh viên theo học gần 40 chuyên ngành, trên 685 học
viên cao học và trên 72 nghiên cứu sinh.
Th viện trờng ĐH GTVT có chức năng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn t
liệu khoa học, kỹ thuật và tài liệu chuyên ngành, các nguồn tài liệu có liên
quan đến lĩnh vực GTVT phục vụ cho công tác, nghiên cứu, giảng dạy và học
tập của cán bộ, giáo viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên
trong trờng. Trong nhà trờng, th viện có vai trò quan trọng thứ hai sau

ngời thầy, vì nó quyết định chất lợng học tập của của trờng. Th viện ĐH
GTVT đã phần nào đáp ứng đợc nhu cầu thông tin của ngời dùng tin.
Để đáp ứng nhu cầu thông tin của ngời dùng tin, th viện ĐH GTVT
ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động th viện nhằm chuẩn
hoá các quy trình nghiệp vụ và chia sẻ thông tin giữa các th viện. Năm 2002,
th viện đã bắt đầu triển khai ứng dụng phần mềm ILIB - hệ quản trị th viện
tích hợp với nhiều Modul khác nhau. Phần mềm này có nhiều tính năng u


11
việt, không chỉ dùng để quản lý tài liệu mà còn có thể quản lý các hoạt động
khác của th viện nh: quản lý bạn đọc, quản lý việc mợn sách của bạn đọc,
quản lý việc bổ sung tài liệu, quản lý việc biên mục, quản trị hệ thốngkhông
chỉ giúp tra cứu tin cục bộ mà còn sử dụng tra cứu trực tuyến (OPAC). Việc
ứng dụng Ilib trong hoạt động ở th viện ĐH GTVT có thể nói là một bớc
tiến quan trọng để đa th viện ĐH GTVT trở thành một trong những th viện
hiện đại và hoạt động có hiệu quả.
Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động th viện
nhằm đánh giá và từ đó đa ra những giải pháp, định hớng phát triển trong
thời gian tới nhằm nâng cao chất lợng phục vụ công tác đào đạo, học tập và
nghiên cứu khoa học trờng ĐH GTVT ngày đợc tốt hơn. Là cán bộ của
Trung tâm thông tin - th viện ĐH GTVT với mong muốn đợc đóng góp một
phần nhỏ cho sự phát triển của Th viện mình. Chính vì vậy, tôi đã chọn đề
tài: ứng dụng công nghệ thông tin tại trung tâm thông tin - th viện Đại
học Giao thông Vận tải: thực trạng và giải pháp, làm đề tài luận văn thạc sĩ
khoa học th viện của mình.
+ Đóng góp của luận văn
Thông qua khảo sát, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT tại trung tâm thông
tin - th viện (TT) ĐH GTVT. Để từ đó đề xuất những giải pháp nhằm đẩy
mạnh và nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin - th

viện.
2. Mục đích v nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu hiện trạng ứng dụng công nghệ
thông tin. Đề xuất những giải pháp nhằm đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - th viện.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
1. Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin ở trung tâm
thông tin - th viện Đại học Giao thông vận tải giai đoạn từ 2002 đến nay.


12
2. Đa ra những nhận xét đánh giá và đề xuất giải pháp và kiến nghị đẩy
mạnh quá trình ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin trong hoạt động
thông tin - th viện.
3. Đối tợng v phạm vi nghiên cứu

- Đối tợng nghiên cứu: Trung tâm thông tin - th viện ĐH GTVT.
- Phạm vi nghiên cứu: là một số ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động thông tin - th viện từ 2002 đến nay.
4. Tình hình nghiên cứu của đề ti

Cho đến nay, ở trờng đã có một số công trình nghiên cứu về : "Tổ chức
bộ máy tra cứu" và "Công tác phục vụ bạn đọc " ở trung tâm thông tin - th
viện trờng ĐH GTVT. Nhng cho đến nay vẫn cha có một công trình nào
nghiên cứu về việc : ứng dụng công nghệ thông tin tại trung tâm thông tin th viện Đại học Giao thông Vận tải: thực trạng và giải pháp.
5. Phơng pháp nghiên cứu

+ Phơng pháp khảo sát thực tế kết hợp với nghiên cứu t liệu.
+ Phơng pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, điều tra.

6. Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo.
Luận văn gồm 3 chơng với nội dung nh sau
Chơng 1. khái quát chung về trờng ĐH GTVT v tt thông tin th viện của trờng
Chơng 2. Thực trạng của ứng dụng cntt tại trung tâm thông
tin - th viện đại học giao thông vận tải.
Chơng 3. nhận xét v đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả ứng dụng CNTT tại trung tâm thông tin - th viện
Đh GTVT.


13

Nội dung
Chơng 1
Khái quát chung về trờng ĐH GTVt v TT thông tin - th viện
của trờng

1.1.

Tổng quan về trờng ĐH GTVT
* Quyết định thành lập
Ngày 15 tháng 11 năm 1945, Trờng Cao đẳng Công chính - Tiền

thân của Trờng Đại học Giao thông vận tải ngày nay - đợc khai giảng lại
dới chính quyền cách mạng theo sắc lệnh của Hồ Chủ Tịch. Ngày 24 tháng 3
năm 1962, Thủ tớng Chính phủ ra Quyết định số 42/CP chính thức thành lập
trờng Đại học Giao thông vận tải trên cơ sở Trờng Cao đẳng Công chính.
* Chức năng, nhiệm vụ

Trng i hc Giao thụng vn ti l mt trng i hc k thut cụng
ngh u ngnh v Giao thụng vn ti Vit nam. o to ngun nhõn lc ch
yu cú trỡnh cao (t i hc tr lờn) v khoa hc k thut v kinh t cho
nghnh Giao thụng vn ti v cỏc lnh vc kinh t xó hi khỏc ca Vit Nam.
Trng l mt trung tõm khoa hc ln cú uy tớn v quan trng ca nghnh
Giao thụng vn ti. Trng cú nhim v tham gia nghiờn cu cỏc ti khoa
hc phc v cho cỏc cụng trỡnh trng im v Giao thụng vn ti trong c
nc. L mt trung tõm khoa hc ng dng trc tip, phc v v úng gúp
vo s phỏt trin khoa hc cụng ngh, kinh t, xó hi ca nghnh Giao thụng
vn ti v t nc ta. Kỡ vng của trờng tr thnh mt trng i hc cụng
ngh a nghnh cú quy mụ v cht lng o to t trỡnh trong khu vc
v trờn th gii vo nm 2010.
* Các ngành đào tạo
+ Đào tạo đại học:
Cơ khí chuyên dụng

Điều khiển học kỹ thuật GTVT

Vận tải

Vô tuyến điện và thông tin liên lạc


14
Kinh tế vận tải

Kỹ thuật Điện - Điện tử

- Kinh tế Bu chính - Viễn thông

Tin học

Kinh tế xây dựng

Xây dựng cầu đờng

Quản trị kinh doanh

Kỹ thuật môi trờng.

+ Trong đó một số ngành đợc đào tạo ở trình độ sau đại học (thạc sĩ và tiến
sĩ)
- Khai thác bảo trì ô tô máy kéo.
- Xây dựng đờng ô tô và thành phố.
- Kinh tế xây dựng, ...
* Đội ngũ Cán bộ - Giảng viên
- Tổng số cán bộ - Giảng viên - Công nhân viên:

925

- Đảng viên:

420

- Giảng viên:

650

- Giáo s :

04

- Phó Giáo s :

40

- Tiến sỹ Khoa học:

03

- Tiến sỹ:

101

- Thạc sỹ:

190

- Giảng viên chính:

173

* Số lợng sinh viên
Trong h thng giỏo dc i hc Vit Nam, trng i hc Giao thụng
vn ti l mt trng i hc k thut cú quy mụ o to khỏ ln (trờn 13.883
Sinh viờn quy i).
Sinh viên chính quy:
Sinh viên hệ không chính quy:

13.883

9.288

Học viên cao học:

685

Nghiên cứu sinh:

72

* Kết quả hoạt động trong những năm qua
60 năm qua, các thế hệ Thầy và Trò trờng ĐH GTVT luôn luôn nêu cao
tinh thần đoàn kết, khắc phục khó khăn, năng động và sáng tạo để vơn lên


15
không ngừng, giành đợc những thành tích to lớn trong giảng dạy, học tập,
nghiên cứu khoa học; phục vụ đắc lực sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Ngày nay, Trờng ĐH GTVT đã và đang là một trờng Đại học lớn, có uy tín
trong đào tạo và nghiên cứu khoa học của ngành Giao thông vận tải và của đất
nớc; đợc Đảng và Nhà nớc trao tặng nhiều phần thởng cao quý.
Kết quả đạt đợc trong đào tạo và nghiên cứu khoa học:
- Tốt nghiệp kỹ s: 22.586 Sinh viên (trong đó hệ chính quy: 14.952
sinh viên)
- Tốt nghiệp thạc sĩ: 622 học viên, trong đó có 38 học viên của nớc
CHDCND Lào.
- Tiến sĩ: 30 ngời
- NCKH: đã nghiên cứu trên 700 đề tài trong đó có hàng trăm đề tài cấp
Bộ và cấp Nhà nớc.
* Định hớng phát triển của trờng

Giao thụng vn ti l lnh vc rt quan trng trong s phỏt trin kinh t
xó hi ca t nc ta. i hi ng ton quc ln th IX ó khng nh:
Giao thụng vn ti phi i trc mt bc. thc hin c vai trũ ú thỡ
cỏn b k thut GTVT ngun nhõn lc c bn úng vai trũ quyt nh trong
s nghip phỏt trin GTVT ca t nc ta.
Trng H GTVT l trng i hc cụng ngh u ngnh v uy tớn v
Giao thụng vn ti, cung cp ch yu lc lng cỏn b KHKT cú trỡnh i
hc v Sau i hc cho ngnh GTVT nc ta trờn cỏc lnh vc: Xõy dng
cụng trỡnh giao thụng, mỏy v thit b giao thụng vn ti, vn ti - kinh t,
iu khin hc, thụng tin vin thụng,... trong ú cú nhng ngnh c tụn nh
u mỏy - toa xe, ng st, kinh t - vn ti st, kinh t vn ti thu b, quy
hoch giao thụng vn ti ụ th...
Trong chin lc phỏt trin trng H GTVT ó nờu rừ mc tiờu n
nay: "Xõy dng Trng H GTVT tr thnh trng i hc k thut cụng
ngh tiờn tin, a ngnh, cú nng lc v h thng qun lý hin i, cú c s
vt cht ng b, cú i ng cỏn b ging dy v qun lý cú trỡnh cao


16
m rng quy mụ o to, ỏp ng vi k hoch phỏt trin ca ngnh GTVT
v nhu cu hc tp ca xó hi; Trng s l mt trung tõm nghiờn cu khoa
hc v chuyn giao cụng ngh ln ca nghnh GTVT Vit Nam trong nhng
nm u ca th k XXI .
lm tt mc tiờu nờu trờn ngoi i ng cỏn b ging dy cú trỡnh
chuyờn mụn gii, cú kh nng NCKH, cú kh nng thớch ng vi ũi hi ca
nhu cu sn xut. C s vt cht ca nh trng cn khụng ngng c u
t theo hng hin i hoỏ, c bit cn phi i mi v hin i hoỏ kh
nng truy cp, lu tr, phõn phi cỏc ngun ti nguyờn thụng tin ó ang v
s cú ca nh trng cng nh h tr cỏc cụng ngh ging dy mi nhm
gim gi ging lý thuyt mt cỏch th ng trờn lp, tng gi t hc tp v t

nghiờn cu ca sinh viờn nhm bin quỏ trỡnh o to thnh quỏ trỡnh t o
to. ng thi giỏo viờn cú thi gian, cú iu kin bi dng nõng cao trỡnh
, nghiờn cu khoa hc tng cng kh nng chuyn giao cụng ngh cho
sn xut. õy l mt quỏ trỡnh vn ng ũi hi phi cú s n lc v c gng
ca ton trng. ng nhiờn thc hin c nhng yờu cu i mi trờn
mt cỏch nhanh chúng, mt mt Nh trng cn tip tc phỏt huy tt nhng
kt qu ó t c d ỏn mc A, mc B, mt khỏc vic xõy dng v u t
d ỏn mc C ỳng mc ớch s thỳc y trng phỏt trin, phn u t v
vt nhng mc tiờu m trng ó ra trong chin lc phỏt trin n nay.
1.2.

Trung tâm thông tin - th viện (Trung tâm) ĐH GTVT

1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển th viện
Th viện là một bộ phận không thể tách rời của nhà trờng ngay từ
những ngày đầu mời thành lập. Trong những trang sử vàng của nhà trờng, có
sự đóng góp không nhỏ của cán bộ th viện các thế hệ. Nhng chỉ đến năm
1984 th viện mới đợc tách ra thành một đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám
hiệu, và ngày 21/02/2002, trung tâm đợc thành lập theo quyết định số 753
QĐ-BGD&ĐT-TCCB của Bộ giáo dục và đào tạo. Với trên 100.000 cuốn sách
các loại, bằng các ngôn ngữ khác nhau nh Việt, Nga, Anh, Pháp, Trung, Đức,
Tiệp, trong những năm qua Trung tâm là một kho tài liệu quý báu giúp các


17
cán bộ giảng viên và sinh viên thực hiện tốt công tác nghiên cứu, giảng dạy và
học tập. Với sự đầu t của dự án Giáo dục đại học mức C "Xây dựng Trung
tâm tài nguyên thông tin - th viện", hiện nay Trung tâm đã đợc chuyển lên
một cơ sở mới khang trang và hiện đại. Với trên 700 chỗ ngồi trên diện tích sử
dụng trên 4000m2, 17 máy chủ, 137 máy trạm, 3 cổng an ninh kép, 1 phòng

họp đa phơng tiện, trên 20.000 bản tài liệu bằng tiếng Việt, Anh, Nga và trên
50.000 bản ghi tài liệu điện tử mới nhất do dự án mức C đem lại. Trung tâm
thực sự trở thành nơi làm việc, học tập và nghiên cứu lý tởng trong lĩnh vực
GTVT.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức và Đội ngũ cán bộ
Cơ cấu tổ chức của th viện điện tử hiện tại đợc bố trí theo chức năng và
nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Ban giám đốc: Gồm có 01 giám đốc phụ trách chung, một phó giám
đốc phụ trách về mạng thông tin và một phó giám đốc phụ trách về th viện.
- Phòng nghiệp vụ th viện: Gồm bộ phận bổ sung trao đổi, bộ phận biên
mục.
- Phòng dịch vụ thông tin: Gồm có phòng đọc sách Tiếng Việt, phòng
đọc sách tiếng nớc ngoài - Luận văn luận án nghiên cứu khoa học, phòng
mợn, kho tài liệu, phòng đọc báo - tạp chí, phòng đọc điện tử, bộ phận làm
thẻ và sap chụp tài liệu.
- Phòng mạng máy tính cùng các bộ phận nghiên cứu, quản lý hệ thống
mạng máy tính của th viện và của trờng ĐH GTVT.
Tất cả các cán bộ có trình tin học căn bản và ngoại ngữ tiếng Anh, Pháp.
Nhng đợc sự quan tâm của nhà trờng và Ban lãnh đạo Trung tâm nên cán
bộ thờng xuyên đợc học tập nâng cao trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ,
ngoại ngữ, tin học ở trong nớc và ngoài nớc.


18
Tầng 4: Phòng mợn: Là nơi bố trí phòng mợn sách, bao gồm cả giáo
trình, bài giảng, sách tham khảo bằng các ngôn ngữ khác nhau. Với 20 máy
tra cứu bố trí trớc quầy mợn, bạn đọc có thể tìm đợc tài liệu mình quan
tâm dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Tầng 7

Phòng đọc đa phơng tiện
Phòng đọc Báo & Tạp chí

Tầng 6

Phòng
Máy chủ

Tầng 5

Phòng
Nghiệp vụ

Tầng 4

Phòng làm thẻ

Phòng Phó
GĐ

Phòng
Phó GĐ

Phòng hội thảo

Phòng đọc điện tử

Phòng đọc sách ngoại văn,
luận văn, luận án và NCKH

Phòng GĐ

Phòng đọc sách
tiếng Việt

Phòng mợn sách

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban trong Trung tâm
Tầng 5: Phòng đọc sách tiếng Việt: Là nơi bạn đọc có thể tìm đọc các
loại giáo trình, bài giảng, sách tham khảo bằng tiếng Việt. Với 20.659 cuốn
sách tiếng Việt, Phòng đọc sách tiếng Việt dự đoán sẽ là nơi tập trung nhiều
sinh viên đến học tập nhất.
Tầng 6: Phòng đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án và nghiên cứu
khoa học: Là nơi bạn đọc có thể tìm đọc các loại sách tham khảo bằng tiếng
Nga, tiếng Anh, tiếng Pháp về mọi lĩnh vực chuyên môn. Với gần 5.000 cuốn
sách ngoại văn và một lợng lớn luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học của
trờng trong những năm gần đây, Phòng đọc tầng 6 là nơi làm việc, học tập và
nghiên cứu lý tởng cho cán bộ, giảng viên và sinh viên.
Tầng 7: + Phòng đọc báo - Tạp chí: Là nơi cung cấp cho bạn đọc gần
200 đầu báo và tạp chí bằng tiếng Việt và tiếng nớc ngoài, từ báo trung ơng
đến báo ngành, thoả mãn nhu cầu bạn đọc về mọi lĩnh vực chuyên môn, thể


19
thao, văn hoá, giải trí Tại đây, bạn đọc có thể tiếp cận đợc với những tạp
chí chuyên ngành của các nhà xuất bản nổi tiếng nhất bằng các ngôn ngữ
Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung. Ngoài ra, kho tạp chí đóng quyển có thể cho
phép bạn đọc tìm đợc những tài liệu quý hiếm xuất bản nhiều năm về trớc.
+ Phòng đọc điện tử: Phòng đọc điện tử với 88 máy tính hiện đại cho
phép bạn đọc tiếp cận và sử dụng một loại hình dịch vụ mới trong th viện:

đọc tài liệu điện tử. Chẳng những bạn đọc có thể đọc các loại tài liệu toàn văn
từ cơ sở dữ liệu mà Trung tâm đã xây dựng, mà còn có thể tiếp cận và khai
thác các nguồn thông tin quý giá khác trên mạng Internet.
+ Phòng hội thảo: Với hệ thống trang âm, máy chiếu, bảng Copy Plus
Electronic hiện đại, Phòng hội thảo sẽ là một nơi lý tởng để tổ chức các
cuộc hội thảo chuyên ngành trong nớc và quốc tế.
Trong tất cả các phòng đọc, ngoài hệ thống máy tính tra cứu, tủ phích mục lục
truyền thống, các bảng chỉ dẫn và các nhân viên th viện luôn giúp bạn đọc
định vị đợc nguồn tài liệu cần tìm dễ dàng.
+ Đội ngũ Cán bộ
Tổng số cán bộ của Trung tâm ĐH GTVT hiện nay là 25 ngời, có 21
cán bộ thuộc th viện và 4 cán bộ thuộc bộ phận mạng máy tính. Trong số đó
có: 01 tiến sĩ, 03 thạc sĩ (01 đang nghiên cứu sinh), 05 đang học thạc sĩ (thông
tin - th viện, tin học, viễn thông), các cán bộ còn lại đều tốt nghiệp đại học
chuyên ngành thông tin - th viện, điện tử viễn thông, ngoại ngữ, và Đại học
Bách khoa ngành tin học.
1.2.3. Vốn tài liệu
+ Tài liệu truyền thống
Trung tâm gồm các tài liệu truyền thống với trên 100.000 bản tài liệu
nh: sách tham khảo, sách tra cứu, báo, tạp chí, luận văn, luận án, nghiên cứu
khoa học bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga và một số ngôn ngữ khác.
Ngoài ra còn một số lợng lớn sách giáo trình tiếng Việt đợc xuất bản bởi
các nhà xuất bản trung ơng.


20
- Tài liệu giáo trình: là loại tài liệu mang tính đặc thù riêng của th viện
các trờng đại học. Sách giáo trình cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ
bản, có hệ thống về các môn học theo chơng trình đào tạo của trờng, giúp
họ thiết lập một nền tảng vững chắc ban đầu trớc khi đi vào nghiên cứu

chuyên sâu.
Số lợng giáo trình của th viện hiện nay gồm 283 đầu sách với 41.000
cuốn. Giáo trình đợc chia theo năm xuất bản nh sau:
Giáo trình xuất bản từ năm 1990 - 1999 là 40%
Giáo trình xuất bản từ năm 2000 đến nay chiếm 60 %.
- Sách tham khảo ngoại văn
Tài liệu tham khảo chiếm một phần lớn trong kho sách của th viện, gồm
nhiều thứ tiếng, gồm hai ngôn ngữ cơ bản là tiếng nga và tiếng gốc la tinh có
nội dung liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của trờng. Hiện nay th viện có
hơn 50.000 cuốn sách tham khảo, chiếm 24 % tổng số sách trong th viện, số
sách này xuất bản trớc năm 1990, giá trị thông tin khoa học không cao.
- Sách tham khảo tiếng Việt
Số tài liệu này ít hơn nhiều so với các tài liệu tham khảo tiếng nớc
ngoài. Hiện có hơn 20.000 bản chiếm 10 % tổng số sách tham khảo th viện
hiện có. Sách tham khảo liên quan đến các ngành khoa học của trờng nh: tin
học, ngoại ngữ, khoa học công nghệ
- Tài liệu tra cứu
Là loại tài liệu đặc biệt trong hệ thống kho sách của th viện gồm các loại: Từ
điển, bách khoa toàn th, sổ tay tra cứu, tiêu chuẩn.
Các loại bách khoa th nổi tiếng nh: Encycolopedia of Science and
technology, Mc-Graw-Hill encyclopedia of Science and technology
- Tạp chí
Nguồn tạp chí chiếm 1/5 tổng số vốn tài liệu trong th viện, gồm các tạp
chí KHKT chuyên ngành trong nớc và trên thế giới nh:
Tạp chí Anh, tạp chí Pháp, tạp chí Nga, tạp chí các nớc Đông Âu, tạp chí
tiếng Việt.


21
Ngoài ra còn hơn 200 đầu báo, tạp chí KHKT liên quan đến các lĩnh vực đào

tạo của trờng.
- Tài liệu không công bố (tài liệu xám)
+ Luận văn, luận án: hiện th viện có 820 luận văn thạc sỹ, 70 luận án
tiến sĩ các chuyên ngành đợc bảo vệ trong nớc.
+ Đề tài NCKH: có 180 đề tài nghiên cứu KH cấp bộ.
Tài liệu không công bố là nguồn tài liệu có giá trị tham khảo đặc biệt bởi
nhiều luận văn, luận án, NCKH đã đề ra đợc những giải pháp hữu hiệu trong
công tác nghiên cứu và triển khai công nghệ.
- Tài liệu điện tử (E-Document)
Tài liệu điện tử là loại tài liệu mà phần thông tin trên đó có cấu trúc,
đợc tổ chức bao gói hay đợc lu trữ trên các vật mang tin mà ngời dùng có
thể truy cập thông qua máy tính hoặc mạng máy tính.
Ngoài ra, là một th viện điện tử hiện đại, Trung tâm còn cung cấp cho
bạn đọc cơ sở dữ liệu, đĩa CD-ROM, và nguồn tài liệu phong phú qua các
trang tài liệu điện tử miễn phí hoặc các nguồn tài liệu điện tử mua theo nhu
cầu của ngời dùng tin.
Những CSDL này đợc đông đảo bạn đọc khai thác qua hệ thống máy tra
cứu tại các phòng đọc và hệ thống máy truy cập Internet.
1.2.4. Đặc điểm ngời dùng tin và nhu cầu tin
1.2.4.1. Ngời dùng tin
Nghiên cứu đặc điểm nhu cầu tin (NCT) của ngời dùng tin (NDT) là
công việc không thể thiếu trong bất kì một cơ quan thông tin - th viện nào.
NDT và NCT của họ là cơ sở để định hớng cho toàn bộ hoạt động thông tin
của cơ quan thông tin - th viện.
Ngời dùng tin ở th viện trờng ĐH GTVT là toàn thể cán bộ giảng
viên, công nhân viên, cán bộ nghiên cứu khoa học và sinh viên thuộc các hệ
đào tạo trong toàn trờng. Thông qua các biện pháp nh thống kê số liệu, trao
đổi tạo đàm, phân tích phiếu yêu cầu và đặc biệt là điều tra bằng phiếu hỏi, đã
xác định đợc thành phần ngời dùng tin, các lĩnh vực tài liệu mà ngời dùng

22
quan tâm, ngôn ngữ mà ngời thờng sử dụng mà cũng thông qua đó xác định
đợc mức độ thoả mãn thông tin của ngời dùng tin.
Đối với nhóm ngời dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản lý (là Ban giám
hiệu, trởng khoa, trởng bộ môn)
Nhóm ngời dùng tin này chỉ chiếm khoảng 5% trong số NDT là cán bộ
đợc hỏi, nhng đây là nhóm đặc biệt quan trọng, đóng vai trò quan trọng
trong sự phát triển của trờng. Họ vừa tham gia giảng dạy vừa làm công tác
quản lý, là ngời đề ra mục tiêu và định hớng chiến lợc phát triển của
trờng. Thực chất của quá trình quản lý là việc ra quyết định mà cờng độ lao
động của nhóm này rất cao nên thông tin cho nhóm ngời này mang tính chất
tổng kết, dự báo có chất lợng cao. Hình thức phục vụ là các tổng quan, tổng
luận, bản tin chọn lọc. Do tính chất và đặc thù công việc vừa làm công tác
quản lý lại vừa tham gia giảng dạy nên cán bộ quản lý là ngời có chuyên
môn, họ là ngời cung cấp những thông tin có giá trị. Do vậy cần phải khai
thác triệt để nguồn thông tin này để có kế hoạch phát triển nguồn lực thông tin
phù hợp với lĩnh vực đào tạo của trờng.
Nhóm ngời dùng tin là giảng viên và cán bộ nghiên cứu:
Đây là nhóm ngời có trình độ trên đại học và khả năng sử dụng ngoại
ngữ cao (tối thiểu 1 - 2 ngoại ngữ). Họ là những ngời chuyển giao trí thức
khoa học đến sinh viên, tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo của trờng,
vừa là chủ thể thông tin vừa là ngời dùng tin thờng xuyên của th viện. Vì
tham gia giảng dạy nên họ phải thờng xuyên cập nhật kiến thức mới, công
nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ giảng dạy,
nghiên cứu. Sản phẩm của họ là những bài giảng, giáo trình và các công trình
nghiên cứu, các dự án.Trớc yêu cầu về đổi mới giáo dục, ngời giáo viên
phải tìm và giới thiệu cho sinh viên những tài liệu cần thiết liên quan tới môn
học để sinh viên có thể tìm tòi và bổ sung kiến thức mới, kích thích quá trình
sáng tạo, mang lại hiệu quả cao trong học tập và nghiên cứu. Do vậy nhóm

ngời dùng tin này luôn dành một khoảng thời gian nhất định cho việc tìm tài
liệu tham khảo tại th viện. Thông tin cho nhóm này là những thông tin
chuyên sâu có tính thời sự về KH & CN thuộc các lĩnh vực trờng đào tạo.


23
Hình thức phục vụ thông tin cho nhóm này là các danh mục tài liệu chuyên
ngành mới hoặc sắp xuất bản, các thông tin th mục chuyên đề, thông tin
chọn lọc về khoa học và công nghệ, thông tin tài liệu chuyên ngành là sách
cũng nh tạp chí KHKT nớc ngoài, các CSDL và các tài liệu điện tử
Nhóm học viên cao học và sinh viên: Đây là nhóm ngời dùng đồng đảo
và thờng xuyên ở th viện, trong nhóm ngời dùng tin này có thể chia ra một
số nhóm nhỏ nh sau:
Nhóm học viên cao học: Là ngời đã tốt nghiệp đại học nay nghiên cứu
chuyên sâu về một lĩnh vực cụ thể do vậy thông tin cho nhóm này chủ yếu là
các tài liệu mang tính chất chuyên ngành sâu phù hợp với chơng trình học
hoặc đề tài mà học nghiên cứu, nh các sách, tạp chí chuyên ngànhNCT rất
đa dạng và phong phú nhng đối với nhóm NDT này hầu hết là cán bộ vừa đi
học vừa đi làm, rất hạn chế về thời gian nên đòi hỏi th viện phải đáp ứng nhu
cầu bằng các hình thức đặc thù nh sao chụp tài liệu hoặc cho mợn về nhà.
Nhóm sinh viên: Đây là đối tợng dùng tin chủ yếu của th viện. Yêu
cầu đòi hỏi đặt ra trong học tập và nghiên cứu với việc đổi mới phơng pháp
giảng dạy trong nhà trờng, giáo viên chỉ là ngời truyền đạt những kiến thức
cơ bản và gợi mở cho sinh viên hớng nghiên cứu, phát huy tính thần chủ
động sáng tạo của mỗi ngời. Do vậy, đối tợng NDT nhóm này rất phong
phú và đa dạng. Ngoài thời gian trên lớp thì hầu hết sinh viên sử dụng th viện
và phòng thí nghiệm là nơi học tập và nghiên cứu của mình. Tuy nhiên, trong
quá trình đào tạo trờng chia thành 2 giai đoạn: giai đoạn 1 và 2 năm đầu học
các môn cơ bản, đại cơng và giai đoạn 2 và 3 năm cuối đi sâu vào từng ngành
và học chuyên môn cụ thể. Do vậy, các phòng đọc của th viện cũng đợc bố

trí theo khung phân loại DDC dễ sử dụng. Sinh viên hai năm đầu chủ yếu đọc
các sách giáo trình đại cơng cơ bản ở phòng đọc sách tiếng Việt, còn sinh
viên 3 năm cuối chủ yếu đọc các tài liệu chuyên ngành, sách tham khảo ngoại
văn và sách tra cứu, tại phòng đọc sách ngoại của th viện.
1.2.4.2. Nhu cầu tin
Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan về thông tin của cá nhân hay
tập thể nhằm duy trì các hoạt động của con ngời. Nghiên cứu NCT là nhận


24
dạng về nhu cầu thông tin và tài liệu của ngời dùng, trên cơ sở đó tìm ra biện
pháp cụ thể và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu cho họ. Công cuộc
đổi mới giáo dục (đổi mới về chơng trình học, phơng pháp giảng dạy và qui
mô đào tạo) đã tác động rất lớn đến NCT. Thông tin và tài liệu đã trở thành
chất liệu không thể thiếu đợc trong quá trình giảng dạy, nghiên cu và học
tập tại trờng.
+ Nhu cầu tin theo lĩnh vực chuyên môn (ngành đào tạo)
Nhu cầu tin ở trờng ĐHGT rất phong phú và đa dạng, có xu hớng chuyên
sâu theo ngành đào tạo, tuy nhiên theo kết quả điều tra nhu cầu tin ở đây
ngoài việc đọc các tài liệu chuyên ngành cụ thể của mình, còn tham khảo các
ngành khoa học liên quan.
Ví dụ: Cán bộ khoa Công trình nhng vẫn tham khảo các tài liệu ngành
cơ khí, kinh tếĐối với tài liệu truyền thống nh cầu đờng đợc đông đảo
bạn đọc quan tâm. Các tài liệu cơ bản đợc các em sinh viên năm 1, 2 quan
tâm. Việc phân chia ngời dùng tin theo lĩnh vực đào tạo để cán bộ th viện
dễ nhận biết nhu cầu của ngời dùng, có kế hoach phát triển nguồn lực thông
tin hợp lý cân đối giữa các ngành đào tạo của trờng.
+ Nhu cầu tin theo dạng tài liệu mà ngời dùng thờng sử dụng
Tài liệu truyền thống của th viện đợc 100% bạn đọc sử dụng, CSDL,
CD-ROM đợc bạn đọc quan tâm nhiều, nhng tài liệu này cha nhiều. Ngời

dùng tin có nhu cầu tra cứu tài liệu trên Internet là rất lớn nhng số lợng máy
thờng không đáp ứng đủ nhu cầu. Số cán bộ tra tìm tài liệu của th viện qua
mạng Internet rất lớn nhng các nguồn tin điện tử của th viện ĐHGT hầu nh
cha có, tài liệu cha đợc số hoá.
+ Nhận xét và đánh giá nhu cầu tin của ngời dùng tin tại TT - TV
ĐH GTVT
- Nhu cầu của ngời dùng rất đa dạng, phong phú, đặc biệt là chuyên sâu về
các lĩnh vực về trờng đào tạo.
- Ngời dùng tin của th viện ĐH GTVT có trình độ học vấn cao và tơng đối
đồng đều.


25
- Nhu cầu về tài liệu rất lớn và đòi hỏi đợc đáp ứng bằng các hình thức đặc
thù, nhng nhu cầu đợc đào tạo và hớng dẫn khai thác sử dụng các nguồn
lực thông tin của th viện hiện có.
1.2.5. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ ngời dùng tin
+ Dịch vụ thông tin truyền thống
- Phục vụ mợn tài liệu về nhà:
Dịch vụ này cho phép bạn đọc mang tài liệu về nhà sử dụng trong thời gian
quy định. Công tác cho mợn tài liệu về nhà và phục vụ đọc tại chỗ luôn luôn
phát triển song song trong hoạt động thông tin - th viện. Hình thức cho mợn
về nhà đợc đông đảo sinh viên hoan nghênh.
Số lợng giáo trình chiếm 1/3 tổng số vốn tài liệu của th viện (khoảng
41.000 cuốn) bao gồm các loại giáo trình của các tác giả trong hoặc ngoài
nớc biên soạn, đợc in do xởng in của trờng hoặc in ở các nhà xuất bản.
Kho sách giáo trình đợc xếp theo từng khoa ( dựa vào chuyên ngành đào
tạo của trờng) nh: khoa công trình, kinh tế, cơ khí,trong mỗi khoa tài liệu
lại đợc sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên giáo trình.
Khi trả giáo trình, cán bộ th viện kiểm tra số ĐKCB của cuốn sách, tình

trạng sách, nhắc nhở đối với bạn đọc không có ý thức giữ gìn sách. Đối với
những tài liệu bị mất, theo quy dịnh của th viện, sinh viên có thể đền thay thế
bằng tiền hoặc cuốn sách khác tơng đơng, vì vậy phòng mợn sách giáo
trình luôn đạt mức ổn định về tài liệu( ít bị hoa mòn tài liệu).
Thủ tục mợn sách ghi phiếu yêu cầu, ghi tên sách cán bộ th viện lấy
sách quét thẻ mợn qua phần mềm Ilib để biết thông tin về bạn đọc, rồi tiến
hành làm thủ tục mợn. Cuối cùng ghi hoá đơn nộp tiền khấu hao là 25% giá
trị cuốn sách.
Bên cạnh mợn giáo trình th viện còn tổ chức cấp thẻ cho sinh viên vào
đầu mỗi năm học. Năm học 2005-2006, th viện đã cấp 3400 thẻ, tạo điều
kiện cho sinh viên có thẻ đọc, mợn tài liệu.
Ngoài ra phòng mợn sách giáo trình còn có nhiệm vụ thanh toán tài sản
cho sinh viên tốt nghiệp, hoặc tạm dừng, thanh toán cho cán bộ nghỉ hu.