Xây dựng dự án Thư viện

Học viên:

Trần Thị Thủy
Lê Thu Hường
Đỗ Thị Mường
Nguyễn Thị Thu Hương
Nguyễn Thị Bích Ngọc

Lớp:

CHK10

Khoa:

Thông tin – Thư viện
BÀI GIỮA KỲ

Đề bài: Xây dựng dự án ở một thư viện bạn công tác
Bài làm
PHẦN 1: THÔNG TIN CHUNG CỦA DỰ ÁN
- Tên dự án “Xây dựng thư viện điện tử tại Thư viện cơ sở 2 Trường Đại học
Phòng cháy chữa cháy”
- Tổ chức tài trợ: Bộ công an
- Địa điểm thực hiện: Tại Thư viện cơ sở 2 Trường đại học Phòng cháy chữa
cháy Lương Sơn – Hòa Bình. Tầng 4 và tầng 5 khu nhà hành chính
- Chịu trách nhiệm cho dự án: Hiệu trưởng. Thiếu tướng. Nguyễn Mạnh Hà
- Thời gian thực hiện: Từ tháng 6 đến tháng 12 năm 2016 (6 tháng)
- Kinh phí: 15 tỉ VNĐ


PHẦN 2: NỘI DUNG DỰ ÁN

1. Thực trạng cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin, nguồn lực thông
tin và cơ cấu tổ chức
1.1.

Cơ sở vật chất
Thư viện cơ sở 2 của Trường Đại học Phòng cháy chữa có diện tích 900m2

ở Tầng 4 và tầng 5 của khu tòa nhà hành chính Trường Đại học Phòng cháy chữa
cháy. Hiện tại Tầng 4 của thư viện đang làm phòng đọc và phòng kho của thư viện.
Tầng 5 hiện tại đang bỏ trống. Với diện tích ở hai tầng thư viện mới chỉ vận dụng
và sử dụng một tầng bỏ trống tầng là rất lãng phí. Diện tích tầng 4 gồm cả cho
mượn, phòng kho và phòng đọc rất chật hẹp
Cơ sở vật chất thì vô cùng thiếu thốn và lạc hậu. Giá tài liệu thiếu,chỉ có 2
máy tính cho bạn đọc tra cứu và 2 máy tính cho cán bộ làm việc, máy in mới chỉ có
1 máy, chưa có máy scan, máy photocopy, máy in thẻ.
1.2. Hạ tầng công nghệ thông tin
Thư viện cơ sở 2 của trường có tất cả là 4 máy tính. Hiện tại thư viện đang
sử dụng phầm mềm Libol 5.5 trong quản lý và biên mục. Phần mềm đã phát sinh
rất nhiều lỗi trong biên mục cũng như trong quản lý và lưu thông.
Thư viện chưa có mạng internet. Bạn đọc chỉ có thể tra cứu tài liệu khi đến
thư viện
1.3. Nguồn lực thông tin.
Tổng số tài liệu có trong thư viện khoảng: hơn 21.000 cuốn. Trong đó chủ yếu là
sách giáo trình. Còn lại sách tham khảo, sách văn học, tư điển chiếm tỉ lệ rất ít.
Thư viện có khoảng 20 đầu báo, tạp chí.
1.4. Cơ cấu tổ chức.
Đội ngủ cán bộ của thư viện cơ sở 2 trường đại học PCCC hiện nay mới chỉ có 4
người. Trong quá trình làm việc có sự hỗ trợ và tằng cường người từ cơ sở 1.
Xuất phát từ nhu cầu của bạn đọc và thực trạng còn nghèo nàn và lạc hậu của thư
viện cơ sở 2 trường Đại học PCCC. Nhóm 3 xin đưa dự an xây dựng thư viện điện

tử.
2.

Lập kế hoạch
2.1.

Mục tiêu chung.


Với mục tiêu xây dựng thư viện cơ sở 2 của trường Đại học PCCC trở thành một
thư viện hiện đại, tất cả tài liệu được số hóa, bạn đọc có thể tra cứu tìm kiếm tài
liệu ở bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối mạng internet, bạn đọc có thể sử dụng tài liệu
toàn văn thông qua các dịch vụ của thư viện, đáp ứng phục vụ tối đa nhu cầu tin
của bạn đọc góp phần cho mục tiêu giáo dục và đào tạo chung của nhà trường
2.2.

Mục tiêu cụ thể
Cải tạo tầng 4 và tầng 5 khu nhà hành chính nhằm mở rộng diện tích để bắt

đầu xây dựng thư viện điện tử cho thư viện nâng cao chất lượng phục vụ và tìm
kiếm thông tin cho cán bộ, giáo viên và sinh viên trong toàn trường.
Đến cuối năm 2016 cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị
hệ thống phần mềm, vốn tài liệu, số hóa tài liệu, CSDL, nội thất cho thư viện theo
mô hình thư viện điện tử nhằm nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng
phục vụ bạn động, tạo ra nhiều sản phẩm thông tin đáp ưng nhu cầu thông tin cho
bạn đọc.
Chi tiết kế hoạch dự án
STT Nội dung

Thời gian

Nội dung

Đối tượng
Hiệu

Họp khởi
1

động dự

7/7/2016

án

Họp khởi động
dự án

Sản phẩm

trưởng,

ban giám đốc
thư viện, cán
bộ thư viện,

Biên bản họp dự
án

nhà tài trợ

1, Biên bản khảo

Khảo sát cơ sở
vật chất, trang Hiệu
2

Khảo sát

11/7 đến

dự án

12/7/2016

trưởng,

thiết bị, nguồn ban giám đốc
lực thông tin tại thư viện, cán
thư viện cơ sở 2 bộ thư viện,
Lương

Sơn

Hòa Bình

– nhà tài trợ

sát
2, Biên bản đặc tả
yêu cầu người sử

dụng tại cs2
3, Biên bản thiết
kế tổng thể cho
thư viện điện tử


3

Thực thi
dự án
GĐ1

- GĐ 1:
1/8/ đến
1/9/2016

Cải tạo cở sở vật
chất, tu sửa tầng
4 và tầng 5, ngăn
các phòng

Phòng hậu cần
cho triển khai
thực hiện

4

ty

Thực thi

- GĐ 2:

phần mềm Libol infonnet,

dự án

1/9 đến

6.5 và lắp đặt bộ mạng máy

GĐ2

27/9/2016

các thiết bị đã tính,

cán

cán
bộ

được mua theo thư viện
dự án
Số hóa tài liệu

Thực thi
5

bộ

viện, Cán bộ

GĐ3

20/12/2016

mạng thông tin

20/12 đến

án lần, Đưa hệ

thu dự án

30/12/2016 thống vào hoạt
động

Thư viện được lắp
đặt hệ thống máy
tính, cài đặt phần
mềm libol 6.5 và
có kết nối mạng

thư

27/9 đến

Nghiệm

được cải tạo phù

internet

dự án

- Nghiệm thu dự
6

Cán

tòa nhà hành chính
hợp theo dự án

Cài đặt hệ thống
máy tính, cài đặt Công

Tầng 4 và tầng 5

Ban giám hiệu,
giám đốc, cán
bộ thư viện

2.3. Giám sát dự án
- Trực tiếp trao đổi những vấn đề đột xuất để có những giải quyết định cụ thể
tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án
- Kết thúc mỗi giai đoạn quản trị dự án họp kiểm điểm thực hiện giai đoạn và
gửi báo cáo tổng kết giai đoạn lên lãnh đạo các bên
- Hàng tuần cán bộ dự án cập nhật tiến độ công việc và gửi mail tổng hợp cho
các cán bộ có liên quan

- Quản trị dự án chỉ định người chịu trách nhiệm chính đối với công việc giữa
các bộ phận có liên quan cùng phối hợp thực hiện
- QTDA báo cáo kế hoạch cho lãnh đạo nắm được kế hoạch của nhân viên
mình, không điều động thực hiện các việc khác


- Các công việc cần được xem xét và xác nhận, QTDA giữa các bộ phận có
liên quan và công ty được tham gia dự án thống nhất thời hạn phân hồi kết
quả và thông báo kịp thời cho các bên nếu thời hạn này không thể đáp ứng
được
- Trường hợp đến thời hạn phân hồi nhưng công việc xem xét vẫn chưa hoàn
thành, QTDA lập biên bản thỏa thuận thời hạn mới.
PHẦN 3. KẾT LUẬN
Cải tạo và nâng cấp thư viện cơ sở 2 là một bước tiến quan trọng trong sự
nghiệp đào tạo của trường đặc biệt là đào tạo theo hình thức tín chỉ. Nó đem lại cho
Trường một hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, một hệ thống thư viện điện tử
phục vụ đắc lực cho công tác giáo dục của Nhà trường