Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình

Lời nói đầu

Việt nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá
nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trờng có sự quản lí của Nhà nớc, theo
định hớng xà hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đà và đang mang lại những thành
tựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hoá, xà hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn
xà hội, đang tạo ra những tiền đề mới, đa Việt nam bớc sang thời kì phát triển
mới - thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới
đến nay thực tế Việt nam đà giành đợc những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn
hoá, xà hội, về quản lí Nhà nớc, về trình độ của mỗi cán bộ viên chức, nhng trớc
những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan,
đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí Nhà nớc cần phải đợc đẩy mạnh hơn
nữa.
Bớc sang thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá Ngành Kế hoạch và Đầu t của
cả nớc đà phát triển vơn lên theo sự chuyển đổi của nền kinh tế nớc nhà.Tại Quảng
Bình, Ngành Kế hoạch và Đầu t cũng đà tiến hành đổi mới, nâng cao chất lợng và
hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển.Thực tế cho thấy
Ngành Kế hoạch và Đầu t của tỉnh Quảng Bình đà có bớc trởng thành trong cơ chế
mới, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp xây dựng Quảng Bình giàu đẹp trong
những năm vừa qua.
Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm, tiến bộ và những việc đà làm đợc, bộ máy
làm công tác Kế hoạch và Đầu t của tỉnh còn bộc lộ nhiều bất cập trớc những yêu
cầu, nhiệm vụ mới . Để hoàn thành đợc những yêu cầu, nhiệm vụ mới đó cần phải
sắp xếp tổ chức bộ máy một cách tinh thông, gọn nhẹ và một đội ngũ cán bộ đáp
ứng đợc yêu cầu của thời kì mới. Một đội ngũ cán bộ đợc đào tạo

1


đến nơi đến chốn để có đủ bản lĩnh, sức khoẻ, phẩm chất, năng lực và có tính thích
ứng cao đủ đáp ứng đòi hỏi của nền kinh tế hiện đại. Chính đội ngũ cán bộ đó là

nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động, quyết định sự
phát triển kinh tế xà hội. Do vậy, việc hoàn thiện xây dựng tổ chức bộ máy nhằm
nâng cao năng lực của đội ngũ làm công tác Kế hoạch và Đầu t toàn tỉnh đợc đặt ra
là hết sức cấp bách.
Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau một thời gian thực tập tại
phòng Tổng hợp Tổ chức hành chính của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng
Bình, nhận thức đợc tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của các cơ
quan, đơn vị nói chung và của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình nói riêng, tôi
mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng với đề tài:

Công

tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của

Sở Kế

hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình. Mục đích tìm hiểu của đề tài là làm rõ tính
khoa học, hợp lí của tổ chức văn phòng theo mô hình truyền thống ( gồm 3 chức
năng cơ bản: tham mu, tổng hợp, hậu cần) đang đợc áp dụng.Quá trình nghiên cứu
đà kết hợp một số phơng pháp nh lịch sử,thống kê,so sánh Những Phân tích gắn
với thực tế từ đó nêu rõ yêu cầu đổi mới và gợi ý giải pháp nâng cao hiệu quả công
tác văn phòng của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình.

2


Phần i
lí luận chung về việc nâng cao hiệu quả
hoạt động công tác quản trị văn phòng
I/ lí luận chung về công tác quản trị văn phòng:

1. Khái niệm:

Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt
động của cơ quan, đơn vị. Nó đợc coi là một chỉnh thể gồm viêc tổ chức, quản lí và
sử dụng thông tin để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt kết quả mong
muốn. Công tác này đòi hỏi các hoạt động nh sắp xếp, bố trí công việc cũng nh
trang thiết bị làm việc, nguồn nhân lực, các yếu tố vật chất và phi vật chất nhằm
hoàn thành mục tiêu với kết quả cao nhất. Toàn bộ các hoạt động trên góp phần
hoàn thiện từng bớc công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng, thúc đẩy các
mối quan hệ để gắn kết các bộ phận trong tổ chức thành một thể thống nhất, thực
hiện đợc quyết định của lÃnh đạo chính xác và kịp thời nhằm đạt mục tiêu đề ra.
Hay văn phòng, hiểu một cách đơn giản, là nơi làm việc giấy tờ. Chỗ nào có tổ
chức làm việc, làm dịch vụ, hoặc làm công việc quản lí hành chính đều có nơi giao
dịch giấy tờ đó là văn phòng.
Hiện nay do văn phòng phát triển rất đa dạng, phong phú nên có rất nhiều
quan niệm về văn phòng, tuy nhiªn ta cã thĨ hiĨu theo 2 quan niƯm sau:
- Theo nghĩa tĩnh thì văn phòng là toàn bộ các yếu tố vật chất hiện hữu hay các
yếu tố phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm để thực hiện
mục tiêu của đơn vị. Đó là công việc của văn phòng bao gồm việc sắp xếp bàn
ghế, trang trí, ánh sáng, màu sắc, tất cả cần đợc quản lí một cách khoa học.
- Theo nghĩa động thì nó là toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào
đến đầu ra trong đơn vị nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị. Hay nói cách khác,
các hoạt động của cơ quan, đơn vị đợc thực hiện bằng văn bản giấy tờ hoặc sẽ kết
thúc bằng văn bản, do đó văn phòng trở thành một trung tâm thần kinh hoặc nÃo
bộ cho một cơ quan, đơn vị. Từ đó ta nên hiểu công tác quản trị văn phòng không
3


phải chỉ đơn thuần là xử lí công văn giấy tờ mà nên hiểu là xử lí thông tin, nó còn
là dịch vụ hỗ trợ tất cả các bộ phận hoạt động có hiệu quả.

Sở Kế hoạch và Đầu t là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chức năng
làm đầu mối phối hợp giữa các Sở, Ban, ngành và các địa phơng trong tỉnh nên
công việc giấy tờ nh vậy khá nhiều. Từ khi cách mạng khoa học công nghệ tiến
nh vũ bÃo, giao lu, hợp tác quốc tế đợc mở rộng, cuộc cách mạng thông tin bùng nổ
thì công việc giấy tờ tại cơ quan nói chung và tại văn phòng nói riêng tăng lên
nhanh chóng. Để đảm bảo cho công việc giấy tờ đợc xử lí kịp thời thì lÃnh đạo cơ
quan cần quan tâm nhiều hơn tới các yếu tố nh trang thiết bị, nhân sự, môi trờng
hoạt động,
2. Vai trò của công tác văn phòng:
Trong nền kinh tế thị trờng, công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng
đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng nh Phó chủ tịch hiệp
hội quản trị Mỹ Steven. L. Shee nói: Đối với xí nghiệp kinh doanh ngày nay, nếu
không công nhận quản trị hành chính là một ngành chuyên môn có tính chất chức
năng thì điều đó coi nh một thảm hoạ, chẳng khác gì việc khớc từ một công nghệ
mới. Vì vậy nếu văn phòng đợc tổ chức và bố trí một cách hợp lí, khoa học, hoạt
động của văn phòng đợc diễn ra nhịp nhàng, nề nếp sẽ mang lại những giá trị thiết
thực có ý nghĩa to lớn đối với bất kì cơ quan, đơn vị nào. Với vị trí và vai trò của
mình văn phòng sẽ là trợ thủ đắc lực nhất của đơn vị trong việc tham mu, hoạch
định, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốc mọi hoạt động đảm bảo có hiệu quả.
Trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, công tác văn phòng gắn liền với hoạt
động của mỗi cơ quan, đơn vị đó. Công tác văn phòng thực sự là một mắt xích
trong guồng máy hoạt động quản lí của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kết hợp
các yếu tố rời rạc thành một thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó vận động.
Trớc hết, công tác văn phòng liên kết những con ngời, vốn rất tản mạn về nhu cầu
và lợi ích, thành một tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho những mục tiêu chung
của cơ quan, đơn vị.

4

II. nâng cao hiệu quả hoạt động công tác quản trị văn phòng :

1. Tổ chức bộ máy văn phòng:
Nói về việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng thì đầu tiên
là nói về cách tổ chức bộ máy văn phòng. Cách tổ chức bộ máy văn phòng rất đa
dạng, nhiều hình nhiều vẻ. Hơn nữa, một số thói quen hình thành từ thời bao cấp
cha xoá bỏ đợc hết, làm che lấp cách nhìn khái quát đối với văn phòng. Dù tổ
chức bộ máy văn phòng xé lẻ ra nhiều bộ phận, hay tập trung lại theo một số
chức năng dịch vụ thì hệ thống đó vẫn tồn tại khách quan và đòi hỏi có sự quản lí
thống nhất.
Việc tổ chức và xây dựng bộ máy văn phòng sao cho phù hợp với xu thế
phát triển hiện nay là một điều cần thiết. Phải đảm bảo tăng hiệu quả hoạt động
của bộ máy văn phòng, nhanh chóng đạt đến mục tiêu đà đề ra, muốn vậy ngời
lÃnh đạo phải biết tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, ổn định, hợp lí, tạo đợc
mối quan hệ công tác giữa các đơn vị, bộ phận trong văn phòng

cơ quan

2. Tổ chức phát triển nguồn nhân lực:
Toàn bộ lịch sử cũng nh kinh nghiệm hàng ngày nhấn mạnh một điều là
chính con ngời chứ không phải là thiên nhiên cung cấp một nguồn lực nền tảng.
Nhân tố then chốt của toàn bộ sự phát triển kinh tế là kết quả của trí óc con ngời,
song không phải tự nhiên mà con ngời có trí tuệ mà muốn có trí tuệ phải kinh
qua đào tạo, nhờ vào nền giáo dục. Chính do nhận thức đợc tầm quan trọng có
tính quyết định của nền giáo dục đào tạo mà hầu hết các quốc gia trên thế giới
đều có chiến lợc đào tạo và sử dụng con ngời để có đợc lớp ngời phù hợp với
chiến lợc phát triển kinh tế – x· héi. Nh vËy míi cã thĨ lµm cho nền kinh tế cất
cánh và phát triển vững mạnh. Tuy nỊn kinh tÕ níc ta rÊt thÊp, nhng nhê sù chú ý
quan tâm đến sự nghiệp giáo dục và đào tạo của Đảng và Nhà nớc cho nên trình
độ dân trí của nớc ta đà nâng cao sánh vai với các cờng quốc kinh tế trên thế

giới. Sự tác động vật chất của con ngời vào hiện thực biến đổi của quá trình sản
xuất xà hội và cải tạo thế giới đà phát triển từ thấp đến cao trong các xà hội khác
nhau chính là kết quả của quá trình hoạt động thực tiễn của con ngời. Con ngời
5


là kì diệu nhất, con ngời là vốn quý nhất, vốn bao trùm lên tất cả. Trong mỗi
cơ quan, đơn vị hay bất kì một tổ chức nào thì yếu tố có tính chất quyết định đó
chính là con ngời. Sự thành bại của mỗi cơ quan, đơn vị có liên quan đến những
vấn đề lợi ích, nghệ thuật quản lí, sự nghiệp đào tạo và lao động sáng tạo. Năng
lực tiềm tàng trong mỗi con ngời là vô hạn. Nhiệm vụ và tài năng của con ngời là
làm thế nào để khai thác và phát huy đợc tiềm năng con ngời trong hoạt động của
cơ quan, đơn vị.
Nớc ta trong quá trình chuyển đổi cơ cấu kinh tế theo hớng công nghiệp
hoá, hiện đại hoá đất nớc mà Nghị quyết Trung ơng 7 (khoá VII) đà chỉ rõ:
Phần thắng trong cuộc chiến ai thắng ai trên thị trờng, suy cho đến cùng là do
trí tuệ và năng lực sáng tạo của cả dân tộc biết học hỏi một cách khôn ngoan
kinh nghiệm trí tuệ của nhân loại, tận dụng lợi thế của nớc đi sau. Giải quyết có
hiệu quả các vấn đề kinh tế xà hội, công nghệ, môi trờng sinh thái. Nó đòi hỏi
phải xây dựng đội ngũ cán bộ có cơ cấu đồng bộ, có chất lợng bảo đảm chuyển
tiếp thế hệ một cách vững vàng và có hiệu quả, cụ thể là phải đào tạo bồi dỡng
một đội ngũ cán bộ có tài năng thực sự, có trí tuệ thông minh, sắc sảo, khả năng
nhìn nhận vấn đề nhanh nhạy, biết thu thập thông tin và xử lí thông tin tốt, biết
nhìn xa trông rộng, biết ứng phó kịp thời trớc mọi tình huống, nhất là t duy kinh
tế thị trờng định hớng XHCN. Do đó, những yếu tố chiến lợc bảo đảm cho sự
phát triển của một cơ quan, đơn vị chính là trình độ trí tuệ và tri thức của mỗi
nhân viên, công nghệ hiện đại và đặc biệt là những quyết định chính xác, hợp lí
và trình độ quản lí của ngời lÃnh đạo đang ngày càng chiếm giữ vị trí trung tâm
của mọi quá trình phát triển kinh tế

xà hội.

Đối với cấp quản trị văn phòng hiện đại cần phải đợc đào tạo, bồi dỡng có
hệ thống, có trình độ chuyên môn, có tính sáng tạo, luôn năng động để có khả
năng gánh vác, điều hành công việc một cách dễ dàng. Mức độ am hiểu và vận
dụng của cấp quản trị văn phòng đối với ba loại kĩ năng: kĩ năng nghiệp vụ kĩ
thuật, kĩ năng giao tiếp ứng xử, kĩ năng khái niệm chiến lợc phải đủ sâu sắc,
sáng tạo để tổ chức xử lí thông tin đạt cả năm yêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh
6


chóng, kịp thời, chất lợng. Sự am hiểu và vận dụng cả ba loại kĩ năng đó càng
sâu sắc, sáng tạo thì quản trị văn phòng càng triển khai tốt công việc điều hành
văn phòng. Để làm đợc điều đó đòi hỏi cấp quản trị văn phòng phải thể hiện sự
chính chắn, sự thăng bằng và lòng tự tin trong công việc; phải tiếp nhận nghiêm
túc các chỉ trích, phê bình và gợi ý của cả cấp trên và cấp dới, không đợc có thái
độ đối với cấp dới khi họ có ý kiến; phải nhận diện đợc các nhân tố quan trọng
của một tình huống cá biệt, có thái độ phân tích khách quan; phải xác định chính
xác các u tiên; hoàn thành công việc thông qua sự phối hợp với đồng sự , với ngời khác; quyết làm công việc tới cùng một cách tự tin, không sợ va vấp; ngoài ra,
cấp quản trị văn phòng còn phải có tính dám làm, dám chịu trách nhiệm; khi làm
thì phải làm nhiều công việc hơn mức quy định. Do đó cấp quản trị văn phòng
phải là ngời chăm chỉ, nhiệt tình với công việc, là ngời có óc khôi hài, hoà đồng
với ý tởng của nhân viên, phải kiểm soát đợc mọi cảm xúc, bởi vì văn phòng đợc
ví nh làm dâu trăm họ, phải chịu đủ mọi sự chỉ trích, chê bai. Ngoài ra, cấp
quản trị văn phòng còn phải biết tìm tòi, học hỏi những cái mới để đổi mới phơng pháp làm việc cũng nh để đáp ứng nhu cầu công việc ngày một nhiều hơn.
Nh vậy, để điều hành tốt công tác quản trị văn phòng đòi hỏi cấp quản trị văn
phòng thực sự là một nhà quản lí giỏi. Có nghĩa là cấp quản trị phải biết tạo đoàn
kết, gắn bó giữa các nhân viên với nhau trong văn phòng, cơ quan, đơn vị, xây
dựng đợc mối quan hệ tốt giữa các nhân viên, có cùng mục tiêu chung và cùng
giúp nhau phấn đấu cho mục tiêu đó, phấn đấu vì quyền lợi chung của mỗi nhân

viên và của cơ quan, đơn vị. Ngày nay, trong bất kì một cơ quan, đơn vị nào, nếu
nhân viên trong cơ quan năng động, có trách nhiệm, luôn chủ động, linh hoạt,
sáng tạo, nhiệt tình trong công việc, đủ sức vợt qua các thử thách, đổi thay thì
càng thúc đẩy sự gắn bó và sẽ làm cho cơ quan đơn vị đó mÃi tồn tại và phát triển
hơn. Tuy vậy, cũng có khi các thành viên cố kết với nhau, thông cảm với nhau,
bao che cho nhau, nặng về lợi ích cục bộ của nhóm hơn là của cả cơ quan. Cho
nên, chỉ một mình sự gắn bó cha đủ làm nên một tập thể mạnh. Do đó, khi các
nhân viên có tinh thần gắn bó, kỉ cơng thì bao giờ cũng có nhiều ý nghĩ sáng tạo
hơn từng cá nhân. Nhờ sự gắn bó, năng lực sáng tạo đợc phát huy. Họ tìm ra các
7


giải pháp hay nhất cho các vấn đề nảy sinh. Điều đó cũng giúp cho cấp quản trị
văn phòng nói riêng cũng nh lÃnh đạo cơ quan nói chung giảm đợc các công việc
sự vụ mà dành thời gian tập trung vào các công việc quan trọng khác.
Trong xu hớng phát triển mới, để nâng cao chất lợng công tác, hiệu quả
của công tác tổ chức văn phòng cần có đội ngũ làm công tác văn phòng năng nổ,
có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn. Một điều không kém phần quan
trọng là việc xếp đặt họ ở đúngvị trí mà trình độ, năng lực phản ánh. Nh vậy văn
phòng mới thực sự phát huy đợc tính chất và mục đích hoạt động của mình.
3. Trang thiết bị văn phòng:
Ngày nay, với sự phát triển nh vũ bÃo vỊ kinh tÕ x· héi cịng nh vỊ c«ng
nghƯ th«ng tin của các nớc trên thế giới, các máy móc hiện đại, tiên tiến đợc phát
minh để phục vụ cho ®êi sèng cịng nh trong c«ng viƯc cđa con ngêi ngày một
nhiều hơn. Điều đó cũng làm giảm bớt một phần sức lực, tiết kiệm thời gian cho
con ngời mà hiệu quả hoạt động vẫn cao.
Trong hoạt động văn phòng, các máy móc hiện đại đang đợc sử dụng ngày
một nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phòng thực hiện công việc đợc dễ dàng,
nhanh chóng, đáp ứng đợc mọi yêu cầu của lÃnh đạo. Do hầu hết các công việc
trong văn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết bị hiện đại

khác, nên cách tổ chức, sắp xếp công việc cũng nh việc mua sắm các trang thiết
bị trong văn phòng đang có nhiều thay đổi quan trọng. Ngoài ra, để giúp cho
hoạt động của văn phòng đợc tốt hơn còn có các thiết bị phụ trợ nh: máy in, máy
photocopy, máy fax, điện thoại. Với một hệ thống các trang thiết bị hiện đại nh
vậy nó sẽ làm cho hiệu quả công việc văn phòng tăng lên, nhân viên văn phòng
làm việc sẽ cảm thấy có hứng thú, hng phấn, năng động, linh hoạt hơn trong
công việc.

8


4. Bố trí chỗ làm việc:
Bố trí chỗ làm việc là nhiệm vụ tổ chức công việc có quan hệ nhiều nhất
đến hiệu quả của văn phòng. Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đầy đủ các
yêu cầu sau:
- Các chỗ làm việc dành cho mấy tổ dịch vụ, bao nhiêu ngời, yêu cầu ra
sao.
- Cách bố trí và lắp đặt các trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đến bàn
đặt máy vi tính, bàn làm việc.
- Khu vực lu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí.
- Các quan hệ làm việc, luồng thông tin.
- Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc.
- Các dịch vụ liên quan.
Vì tuỳ thuộc nhiều cỡng chế nên rất khó sắp xếp chỗ làm việc tuân theo
một cách lí tởng các quy định kĩ thuật nghiệp vụ. Do đó cấp quản trị văn
phòng phải có sự chọn lựa cách bố trí chỗn làm việc sao cho tận dụng tối u mặt
bằng chỗ làm việc, phải giảm tối đa tiêu phí thời gian do phải di chuyển, đi lại,
nhất là từ lầu này sang lầu khác. Sự di chuyển phải thuận tiện, thoải mái; phải tạo
cho các nhân viên dễ có tầm quan sát bao quát công việc, gần gũi với nhau; tạo
đợc sự cơ động và mềm dẻo khi sử dụng các nguồn lực dành cho văn phòng; tạo

tâm lí tích cực ở các nhóm có quan hệ công việc gắn bó chặt chẽ với nhau và
điều quan trọng là phải biết quản lí để chi phí lắp đặt và điều chỉnh ở mức thấp
nhất.
Hơn nữa, cũng cần nhấn mạnh cách sắp xếp thuận lợi nhất cho việc thu
thập thông tin và xử lí thông tin. Cân nhắc chu trình thu thập và xử lí thông tin
sao cho ăn khớp giữa các khâu, các bớc, các giai đoạn; mỗi khâu cần bao nhiêu
9


thời gian để hoàn thành và chuyển qua khâu khác, cho đến khâu cuối cùng giao
nộp lÃnh đạo văn phòng sử dụng. Đảm bảo các chỗ lu giữ hồ sơ, tài liệu tại mỗi
khâu; không để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua một số khâu của quá trình xử lí.
Đảm bảo quan hệ cân đối giữa nhu cầu xử lí thông tin với trang thiết bị và nhân
lực cần thiết. Cân nhắc chi tiết chỗ mở các cửa chính, các cửa sổ, các góc nhà,
các cây cột, chỗ đặt các đèn chiếu sáng. Khoa học chứng minh đợc rằng việc sắp
xếp phòng làm việc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mĩ sẽ làm cho tinh thần
nhân viên phấn chấn, th giÃn, bớt căn thẳng và nhất là năng suất lao động cao.
Ngoài ra, nó còn giúp ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và
gián đoạn công việc. Việc sắp xếp phòng làm việc cho từng bộ phận chuyên môn
không khoa học sẽ gây ra hậu quả là mất rất nhiều công søc vµ thêi gian di
chun khi chun giao tµi liƯu hay trao đổi công việc và nh thế sẽ rất phí phạm.
Bao giờ cũng cần dành chỗ cho những sáng kiến bất ngờ làm thay đổi cách
bố trí chỗ làm việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Phải tính đến chỗ làm việc yên
tĩnh cho một số vị trí công việc căng thẳng, lại phải tính đến các hoạt động vui
chơi giải trí lành mạnh, các hoạt động thể dục thể thao cho một số nhân viên vừa
kết thúc một công việc mệt nhọc, căng thẳng đầu óc.
Ngày nay, đối với các nớc trên thế giới thì kiểu bố trí văn phòng theo lối
cổ điển, tách thành nhiều phòng, có tờng xây ngăn cách, cửa ra vào có thể đóng
kín và khoá lại, kiểu ấy đang biến mất nhanh chóng mà thay vào đó, từ 20 năm
trở lại đây là sự phát triển ào ạt kiểu bố trí văn phòng theo mặt bằng mở. ở nớc ta

trong vài năm gần đây thì kiểu bố trí văn phòng mặt bằng mở cũng đang nhiều
lên. Nhiều cao ốc đợc xây dựng để cho thuê làm văn phòng đà thiết kế các văn
phòng lớn, cỡ 60 80 m2, có đủ chỗ cho cỡ 20 ngời làm việc. Chỗ đặt văn
phòng là một phòng lớn, đợc ngăn thành nhiều chỗ làm việc bởi các vách băng
nhôm, bằng vật liệu nhẹ cách âm, gắn vào các khung ô vuông, cao cỡ 2 mét; các
vách ngăn có khi đợc làm bằng kính hay vật liệu trong suốt, có mối lắp ghép.
Một số nơi còn tận dụng các tủ, các kệ làm vách ngăn; không có ngăn riêng hẳn
phòng này với phòng kia, có nhiều lối qua lại thuận tiện giữa các ngăn phòng với
10


nhau. Việc bố trí văn phòng theo kiểu mặt bằng mở này có rất nhiều u điểm nh
sau:
- Tận dụng mặt bằng: Với mặt bằng mở, ngời lao động không phải thích nghi
với không gian trong phòng có tờng ngăn mà trái lại, vách ngăn đợc điều chỉnh
cho thích hợp với ngời lao động nhằm tạo môi trờng làm việc

tốt nhất.

- Năng suất: Do bố trí các nhóm lao động có nhiều liên hệ công việc ở sát cạnh
nhau, các ngăn phòng không có cánh cửa cản trở lối đi, nên quan hệ làm việc
và luồng thông tin thuận tiện hơn, nhanh hơn.
- Tính cơ động: Do không có tờng chắn nên dễ bố trí lại các vách ngăn khi cần
thiết, vừa nhanh, phí tổn bố trí lại ít, vừa giảm thời gian gián đoạn công việc
đến mức tối thiểu.
- Bảo trì: Khi điều chỉnh các bố trí, khỏi cần mắc lại các bóng đèn, quạt gió, máy
điều hoà nhiệt độ. Cả việc lau chùi, quét dọn các phòng, các vách ngăn cũng ít
tổn phí, ít công sức hơn.
- Vốn đầu t: Tuy vách tờng xây tốn hơn, nhng 15 năm mới cần bỏ tiền ra tu sửa.
Còn các pa-nel vách ngăn chỉ dùng đợc trong 5 năm mới làm lại, nhng đó cũng

là dịp trang trí lại văn phòng với mẫu mà mới hơn.
- Tính tập thể: Tạo ra không khí gần gũi nhau trong tập thể văn phòng hơn kiểu
cũ, nhân viên các phòng gắn bó với nhau hơn, luồng thông tin không chính
thức rôm rả, vui vẻ hơn.
Tuy nhiên, văn phòng mặt bằng mở cũng có một số nhợc điểm. Khi ngời
này qua chỗ ngời kia quan hệ công việc thì dễ làm các đồng nghiệp gần đó bị
ảnh hởng, độ tập trung cho công việc mình làm giảm đi, nhất là khi có khách tới
liên hệ công việc. Mặt bằng mở cũng cản trở công việc của một số nhóm khi họ
cần bàn bạc kín đáo riêng với nhau hoặc khi văn phòng tổ chức phỏng vấn tuyển
dụng. Trong trờng hợp đó nên nâng vách ngăn lên tới chạm trần nhà ở một vài
phòng nhất định. Phòng làm việc của thủ trởng cấp cao có khi cũng đợc gắn với
11


văn phòng mặt bằng mở bằng cách sử dụng các vách chắn bằng kính trong che
chắn tận trần nhà, nhng kiểu che chắn nh vậy chỉ nên ở mức tối thiểu để khỏi
làm hại tới các lợi thế của mặt bằng mở.
5. Công nghệ thông tin:
Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động sản xuất và hoạt
động kinh tế, ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp. Nhng phải
chờ đến khi nền sản xuất công nghiệp và kinh tế hàng hoá phát triển cao từ giữa
thế kỉ XX đến nay, nhiều nhu cầu về thông tin và xử lí thông tin mới nảy sinh
nhanh chóng và đòi hỏi đợc đáp ứng kịp thời.
Trong một cơ quan, đơn vị sự nghiệp,.. văn phòng là đầu mối tiếp nhận và
xử lí thông tin để giúp lÃnh đạo chỉ đạo, điều hành công việc. Mà công nghệ
thông tin với những thành tựu kì diệu của công nghệ tin học, máy tính và công
nghệ truyền thông đà làm cho các hoạt động của công tác văn phòng thay đổi về
cơ bản. Do đó sự thành công hay thất bại của một cơ quan, đơn vị ngày càng tuỳ
thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh đợc lợi thế thông tin của văn phòng. Đúng
nh V.I.Lê-Nin đà khẳng định: Không có thông tin thì không có thắng lợi trong

bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kĩ thuật và sản xuất. Hiện nay, hầu hết các
công việc trong văn phòng đều có sự trợ giúp của công nghệ thông tin nh máy vi
tính, máy in, Để nhanh chóng xử lí các thông tin đầu vào, đầu ra ng ời ta thờng
nối các máy tính thành mạng để tiện liên hệ, làm việc với nhau. Để xử lí luồng
thông tin đầu vào ngời ta nối mạng trong nội bộ ( LAN-Local area network) và
để xử lí luồng thông tin đầu ra ngời ta nối với mạng rộng, bên ngoài (WAN
Wide area network). Tất cả các loại công văn, giấy tờ, thông tin, phần lớn đ ợc
xử lí và truyền trên mạng. Sau khi nối mạng, mỗi máy đều có khoá với mật khẩu
để bảo vệ thông tin ở máy của mình.
Với các ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làm
cho các hoạt động trong văn phòng đợc khoa học và công nghệ hoá. Tất cả các
công việc của văn phòng từ công tác văn th, lu trữ, xử lí thông tin, chức năng
tham mu, điều hành tổng hợp và quản trị hậu cần đều đợc hệ thống máy vi tính
12


hỗ trợ, xử lí. Các hoạt động trên đều đợc thực hiện theo những quy trình công
nghệ cần thiết. Vì vậy nếu các cán bộ, nhân viên trong văn phòng có đủ trình độ
để xử lí thì chắc chắn văn phòng hiện đại sẽ đóng góp ngày càng đắc lực cho cơ
quan, đơn vị trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Công nghệ thông tin đang làm cho công nghệ văn phòng biến đổi. Cuộc
cách mạng khoa học và công nghệ, với nền kinh tế tri thức sẽ phát huy hơn nữa
năng lực sáng tạo của mỗi con ngời. Bởi vậy, những ngời quản trị văn phòng
thông minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên
môn và ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính sẽ là nguồn nhân lực quan trọng
trong văn phòng hiện đại, góp phần đa cơ quan, đơn vị ngày càng phát triển.
6. Môi trờng làm việc:
Trong mối cơ quan, đơn vị để cho hoạt động ngày càng có hiệu quả thì
không thể không chú ý tới môi trờng làm việc. Nó có tác động rất lớn đến mỗi
nhân viên trong cơ quan, đơn vị. Trong một ngày làm việc, khi nhân viên cảm

thấy hứng thú trong công việc thì năng suất lao động sẽ cao hơn. Nếu nhân viên
làm việc trong một khung cảnh thuận tiện, mát mẻ, hoà thuận với đồng nghiệp,
cấp trên tin cậy, thì họ sẽ cảm thấy dễ chịu và làm việc hăng hái thêm. Còn
nếu nh khi bị nóng nực, ồn ào, chói mắt,.. sẽ làm con ngời khó chịu không muốn
làm việc. Do đó, trong hoạt động văn phòng ngời lÃnh đạo cần phải biết tạo
những điều kiện lao động để tăng năng suất, hào hứng và an toàn, cũng nh giữ
gìn khả năng công tác lâu dài.
- Không khí: Không khí và nhiệt độ trong phòng làm việc rất quan trọng, nó có
ảnh hởng đến sức khoẻ của con ngời. Đối với văn phòng theo lối cổ điển thì mét
phßng cã thĨ cã tõ 2 - 3 ngêi (cã khi từ 5 - 6 ngời), không khí trong phòng có thể
không thông thoáng bằng văn phòng mặt bằng mở nhng nó vẫn đảm bảo không
khí trong sạch cho mọi ngời làm việc trong phòng. Khi làm việc ở nhiệt độ cao
hay thấp thì cơ thể con ngời đều bị mất năng lợng cho việc giữ nhiệt độ cơ thể đợc bình thờng hay để chống lạnh. Điều đó làm cho nhân viên cảm thấy uể oải,
khả năng tập trung sự chú ý vào công việc bị giảm nhanh và hậu quả là các động
13


tác thực hiện công việc sẽ chậm lại, năng suất lao động sẽ giảm xuống. Do đó,
tuỳ thuộc vào nhiệt độ trong phòng mà chúng ta sử dụng các thiết bị bảo hộ khác
nhau nh hệ thống thông gió, máy điều hoà không khí, hay dùng các màu sắc tơng
ứng cho các bức tờng.
- ánh sáng laf lao động có hiệu quả, cấp quản trị cần phải coi trọng yếu tố ánh
sáng vì ánh sáng có ảnh hởng đến năng suất lao động. ánh sáng xuất hiện từ 2
nguồn:
+ ánh sáng tự nhiên: là ánh sáng của mặt trời. ánh sáng tự nhiên có tác
động rất lớn tới quá trình phát triển về thể chất của con ngời. Do đó, các phòng
làm việc cần đợc thiết kế có nhiều cửa sổ để có thể có đợc không khí trong lành,
thoáng đÃng và ánh sáng đợc tiếp nhận dễ dàng hơn.
+ ánh sáng nhân tạo: là do những bóng đèn điện, ngoài các đèn chiếu
sáng chung có thể gắn thêm đèn ở chỗ làm việc. Để cho ánh sáng nhân tạo đợc

tiếp nhận tốt hơn thì tờng phòng nên sơn màu càng sáng sẽ làm cho hệ số phản
chiếu ánh sáng càng tăng.
Tóm lại, ánh sáng có ảnh hởng đến năng suất lao động và chất lợng công
việc. Do đó, đòi hỏi cấp quản trị cần phải biết để ánh sáng trong phòng đầy đủ,
có độ sáng đồng đều, không đợc để ánh sáng chói quá mà cũng không đợc mờ
nhạt quá, không để chùm tia sáng rọi thẳng vào mặt hay để ánh sáng gần quá nếu
không sẽ làm rối loạn thị giác và làm tăng sự mệt mỏi, dẫn đến việc con ngời làm
việc kém hiệu quả.
- Màu sắc: Màu sắc có tác dụng tâm lí tới ngời lao động văn phòng và cả với
khách đến cơ quan. Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện, nâng cao
vẻ bề ngoài của cơ quan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm bớt mệt mỏi
và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Tuỳ theo từng nơi, từng vùng mà ta
có thể sử dụng màu cho thích hợp. Giả sử ở vùng nắng ấm nên dùng màu xanh
nhạt, xanh da trời; ở các vùng giá lạnh nên dùng loại màu vàng, hồng hoặc nâu
14


nhạt. Nếu một văn phòng có màu tối sẽ làm cho tinh thần làm việc của nhân viên
chán nản, trong khi một văn phòng có màu sắc quá sáng có thể kích thích nhân
viên quá độ. Ngoài ra, màu sắc còn ảnh hởng đến tình cảm, cảm xúc, gây ra chán
nản hay kích thích làm việc, làm cho các hoạt động tinh thần phấn chấn hay trì
trệ. Nó không chỉ tạo nên hình dáng tổng thể bên ngoài của một cơ quan, vẻ đẹp
trong từng căn phòng mà với những màu sắc thích hợp sẽ tạo ra đợc một tinh
thần thoải mái, trạng thái hng phấn trong công việc cho mỗi nhân viên. Hơn nữa,
đối với khách đến liên hệ công tác, làm việc hay tham quan cơ quan thì việc để
lại ấn tợng hài lòng hay khó chịu một phần tuỳ thuộc vào màu sắc.
- Âm thanh: Tiếng động là một nhân tố môi trờng có nhiều ảnh hởng tới hiệu quả
hoạt động của văn phòng. Tiếng động không chỉ ảnh hởng đến công việc mà còn
ảnh hởng đến thần kinh của con ngời. Khung cảnh quá ồn ào sẽ làm cho con ngời
bị lÃng trí và nếu tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gây nên tình trạng rối loạn

thần kinh. Tiếng ồn thờng xảy ra nh: nói chuyện, nói điện thoại lớn tiếng quá,
tiếng chuông điện thoại, cánh cửa khi khép lại gây tiếng động lớn, tiếng xô đẩy
ghế hay ngời đi lại trong phòng nhiều quá, Khi tiếng ồn gây mệt mỏi, tạo tâm
lí căng thẳng, khó tập trung cho công việc thì phải có ngay biện pháp điều chỉnh.
Chẳng hạn nh dùng một số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều các
vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng, mặt kính vì chúng phản hồi mạnh các sóng âm.
7. Xây dựng mèi quan hƯ giao tiÕp – øng xư trong c¬ quan, đơn vị:
Các Mác đà khẳng định: Về bản chất con ngời là sự tổng hoà các mối
quan hệ xà hội. Thật vậy, trong xà hội loài ngời không có ai là không có mối
quan hệ giao tiếp với nhau. Giao tiếp là một nhu cầu không thể thiếu đợc trong
đời sống hàng ngày giữa con ngời trong xà hội. Trong bất kì một cơ quan, đơn vị
nào, nếu tập thể nhân viên của cơ quan, đơn vị đó có mối quan hệ tốt, đối xử thân
tình với nhau thì công việc sẽ đợc thực hiện dễ dàng hơn. An tâm làm việc là một
nhân tố hàng đầu trong thái độ lao động. Thiếu an tâm làm việc sẽ làm giảm hiệu
quả lao động, giảm sự gắn bó với cơ quan, với tập thể nhân viên trong cơ quan,
đơn vị. Trong quá trình giao tiếp con ngời có tác động lẫn nhau và chịu ảnh hởng
15


của nhau về mặt tâm lí, ý thức. Vì vậy giao tiếp mang tính xà hội và nó tham gia
hình thành nhân cách của con ngời (qua lời nói, cử chỉ và thái độ có thể đánh giá
đợc tình cảm và tâm lí con ngời). Một tập thể đợc xây dựng tốt về sự cảm nhận
nhân cách họ đối xử thân ái với nhau, không phải hời hợt bên ngoài mµ lµ thÊu
hiĨu nhau, tríc hÕt do hiĨu nhau vỊ mặt giá trị nhân cách. Để làm đợc điều đó thì
mỗi nhân viên, mỗi con ngời phải có sự lôi cuốn lẫn nhau. Có nghĩa là khi gặp
nhau có dáng vẻ gây ấn tợng ban đầu, tiếp theo đó là dễ tiếp xúc, dễ chan hoà, dễ
cảm nhận nhân cách của nhau, tìm đợc sự giống nhau về thái độ làm việc,
Ngoài ra, để cho mối quan hệ trong tập thể nhân viên đợc tốt hơn thì phải xây
dựng thái ®é cëi më thÝch hỵp, đng hé nhau, m trỵ nhau, tạo quan hệ bình
đẳng trong lao động và xử sự, không tỏ ra hơn ngời, kẻ cả; phải quan tâm đến

nhu cầu tình cảm của ngời khác; phải biết tôn trọng ngời khác; phải luôn tôn
trọng lời hứa; năng động, khẩn trơng, trung thực chứ không thủ đoạn, giả dối,
biết đồng cảm với nhau; giảm bớt mức độ đối phó nhau.

Phần II
Thực trạng công tác quản trị văn phòng ở
Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình và một vàI so sánh
I.

đặc điểm chung :

Kế hoạch và Đầu t là hoạt động quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế
xà hội. Ngành Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình là một bộ phận của hệ thống
kế hoạch toàn quốc. Cùng với sự phát triển chung của nỊn kinh tÕ x· héi, ngµnh
16


kế hoạch đà xác định lại chỗ đứng và vai trò của mình, tự vơn lên trong quá trình
đổi mới và làm tốt chức năng là cơ quan tham mu tổng hợp cho cấp ủy Đảng,
Chính quyền địa phơng trong công tác chỉ đạo, lÃnh đạo kế hoạch hoá nền kinh tế
xà hội tỉnh Quảng Bình. Những năm qua ngành đà đóng vai trò quan trọng trong
việc xây dựng các chiến lợc phát triển kinh tế xà hội của tỉnh, tổng hợp các kế
hoạch trung hạn, ngắn hạn và triển khai các chơng trình mục tiêu, các dự án phát
triển kinh tế xà hội. Tham gia xây dựng các cơ chế chính sách về quản lí kinh tế,
quản lí đầu t, xây dựng và triển khai các chủ trơng chính sách của Đảng và Nhà nớc trên địa bàn.
Trong giai đoạn đổi mới, Ngành Kế hoạch và Đầu t đà thay đổi phơng pháp
kế hoạch hoá nhằm thích nghi với cơ chế quản lí kinh tế thị trờng có sự quản lí
của Nhà nớc theo định hớng XHCN. Ngành Kế hoạch và Đầu t đà có đóng góp
quan trọng trong quá trình chuyển đổi nền kinh tế, đổi mới nội dung và phơng
pháp quản lí kinh tế, thay thế kế hoạch pháp lệnh bằng kế hoạch định hớng, đảm

bảo tính tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, của các thành
phần kinh tế, khơi dậy mọi tiềm năng để các doanh nghiệp, các thành phần kinh
tế phát triển. ĐÃ huy động tối đa nội lực bên trong, thu hút mạnh mẽ các nguồn
đầu t và sự hợp tác quốc tế, tạo ra thế và lực mới để tăng nhanh tốc độ tăng trởng
kinh tế của tỉnh Quảng Bình. Trong tiến trình đổi mới, Ngành Kế hoạch và Đầu t
của tỉnh đà phát huy tính năng động, sáng tạo, vừa tích cực tiếp thu các chủ trơng
chính sách mới để áp dụng sát hợp với địa phơng, vừa chủ động nghiên cứu đổi
mới phơng pháp quản lí, đi sâu vào nghiên cứu cơ chế thị trờng, tham mu có hiệu
quả cho cấp ủy, Chính quyền các cấp trong việc điều hành phát triển nền kinh tế
xà hội, đặc biệt là xây dựng chiến lợc phát triển, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, vận
dụng cơ chế chính sách chung vào đặc điểm của tỉnh Quảng Bình. Bớc đầu đổi
mới công tác kế hoạch hoá đà tạo đợc sự gắn kết chặt chẽ giữa các ngành, huyện,
thị và cơ sở, đảm bảo các nội dung, tiến trình theo sự chỉ đạo chuyên môn của Bộ
và sự chỉ đạo của Tỉnh ủy, UBND tỉnh. Nhờ đó đội ngũ cán bộ của ngành không
ngừng lớn mạnh về mọi mặt: cả số lợng và chất lợng, từng bớc hội nhập với cơ
chế mới. Trình độ tác nghiệp ngày càng đợc nâng cao, cơ chÕ hµnh chÝnh tõng b17


ớc đợc cải tiến, các kiến thức nh tin học, ngoại ngữ, từng bớc đợc phổ cập
trong cán bộ công nhân viên, tạo

tiền đề xây dựng hệ thống kế hoạch đầu t

toàn tỉnh ngày càng vững mạnh và toàn diện.
Tuy nhiên so với yêu cầu đổi mới, công tác kế hoạch hoá từ tỉnh xuống
huyện vẫn đang trong quá trình định hình từng bớc và còn bộc lộ những yếu kém
cơ bản cần phải đợc hoàn thiện, vai trò tham mu định hớng cho toàn bộ nền kinh
tế còn rời rạc, tác dụng cha cao, cha tạo đợc môi trêng kinh tÕ - x· héi, c¸c chÝnh
s¸ch kinh tÕ ổn định để cho thị trờng phát triển thuận lợi. Đồng thời thiếu những
thông tin định hớng phát triển kinh tÕ. HƯ thèng th«ng tin hai chiỊu nay cha cã

biƯn pháp khắc phục để làm tốt hơn. Đội ngũ cán bộ thiếu về số lợng, cơ cấu
ngành nghề cha đồng bộ, số cán bộ chuyên ngành kinh tế còn ít.
II. Thực trạng về tổ chức bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh
Quảng Bình.

Thủ tớng Chính phủ đà có Quyết định 852/CP ngày 28 tháng 12 năm 1995
về thành lập Sở kế hoạch và Đầu t, trên cơ sở sát nhập bộ máy Uỷ ban kế hoạch
và tổ chức làm công tác hợp tác đầu t ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng.
Sơ đồ mối quan hệ trong ngành kế hoạch từ Trung ơng đến huyện:
Bộ Kế hoạch và
Đầu t

UBND các huyện,
thị xÃ

Phòng Kế hoạch và
Đầu t huyện, thị xÃ

UBND tỉnh

Sở Kế hoạch
và Đầu t

Phòng nghiệp vụ
Sở Kế hoạch và
Đầu t

18

Các Sở,

Ngành

Phòng Kế
hoạch các Sở,
Ngành


1. Chức năng, nhiệm vụ của Sở Kế hoạch và Đầu t:
- Căn cứ vào Thông t liên Bộ số 01 BKH-TCCB-TTLB ngày 02 tháng 01
năm 1996 của Bộ Kế hoạch & Đầu t và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hớng dẫn
chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan Kế hoạch và Đầu t trực thuộc
UBND tỉnh.
- Căn cứ vào Quyết định số 1184 QĐ/UB ngày 21 tháng 9 năm 1997 của
UBND tỉnh về quy định chức năng, nhiệm vụ và bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu
t.
Trên cơ sở đó Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình có chức năng và
nhiệm vụ sau đây:
1.1. Chức năng:
Sở Kế hoạch và Đầu t là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chức năng
tham mu tổng hợp giúp UBND tỉnh về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xÃ
hội của tỉnh, đề ra các chủ trơng biện pháp quản lí đầu t trực tiếp từ nớc ngoài tại
địa phơng. Làm đầu mối phối hợp giữa các Sở, Ban, ngành và các địa phơng trong
tỉnh. Tham mu cho UBND Tỉnh điều hành thực hiện các mục tiêu kế hoạch kinh
tế - xà hội, các cân đối chủ yếu của tỉnh, chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên
môn của Bộ Kế hoạch và Đầu t.
1.2- Nhiệm vụ:
Trên cơ sở chiến lợc phát triển kinh tế - xà hội của cả nớc, quy hoạch tổng
thể phát triển kinh tế - xà hội của vùng, lÃnh thổ của Chính phủ và các Bộ, ngành
Trung ơng, Sở Kế hoạch và Đầu t phối hợp với các ban, ngành, địa phơng tổ chức
nghiên cứu xây dựng quy hoạch, các kế hoạch trung hạn, ngắn hạn, lựa chọn các

chơng trình, dự án u tiên, các danh mơc vỊ ph¸t triĨn kinh tÕ - x· héi, c¸c cân đối
chủ yếu: tài chính, ngân sách, vốn đầu t xây dựng, các nguồn vốn viện trợ và hợp
tác đầu t nớc ngoài trình UBND tỉnh quyết định, lựa chọn các đối tác trong nớc, ngoài nớc kí kết các hợp đồng liên doanh, liên kết kinh tế, xây dựng kế hoạch
xuất nhập khẩu của tỉnh một cách thiết thực và có hiệu quả.

19


Phối hợp với Sở Tài chính Vật giá xây dựng dự toán ngân sách tỉnh theo
quy định của pháp luật trình UBND tỉnh phê duyệt. Theo dõi nắm tình hình hoạt
động của các đơn vị kinh tế, các chơng trình, dự án quốc gia trên địa bàn tỉnh để
gắn với kế hoạch phát triển kinh tế - xà hội chung của địa phơng.
Hớng dẫn các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xà xây dựng quy
hoạch, kế hoạch, các chơng trình, dự án kinh tế - xà hội phù hợp với quy hoạch
phát triển chung của toàn tỉnh, theo dâi, kiĨm tra viƯc thùc hiƯn quy ho¹ch, kÕ
ho¹ch, chơng trình, dự án đề ra. Tham mu cho UBND tỉnh về chủ trơng, biện
pháp nhằm thực hiện thắng lợi nhiƯm vơ mơc tiªu kinh tÕ - x· héi cđa tỉnh. Trực
tiếp điều hành thực hiện kế hoạch đối với các lĩnh vực theo sự phân công của
UBND tỉnh.
Phổ biến, hớng dẫn thực hiện pháp luật Nhà nớc về hoạt động đầu t trong nớc, hoạt động đầu t trực tiếp của nớc ngoài trên địa bàn tỉnh, làm đầu mối tiếp
nhận hồ sơ dự án của chủ đầu t trong nớc và ngoài nớc muốn đầu t trên địa bàn
tỉnh, quản lí việc sử dụng các nguồn vốn FDI, ODA, NGO và các nguồn vốn tài
trợ khác theo quyết định của UBND tỉnh.
Theo sự phân công của UBND tỉnh làm nhiệm vụ thờng trực hoặc chủ tịch
hội đồng t vấn về xét duyệt các định mức kinh tế kĩ thuật, thẩm định các dự án
đầu t trong nớc và ngoài nớc đầu t tại tỉnh, thẩm định kế hoạch xét thầu và thành
lập doanh nghiệp. Kiểm tra, đôn đốc việc xây dựng và thực hiện các dự án; thẩm
định dự toán kinh phí các công trình chuẩn bị đầu t, quy hoạch tổng thể và quy
hoạch chi tiết trên địa bàn tỉnh. Làm đầu mối điều phối các chơng trình dự án
quốc gia trên địa bàn tỉnh.

Quản lí và cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh cho các loại hình doanh
nghiệp theo quy định hiện hành, kiểm tra hoạt động của các doanh nghiệp theo
quy định của pháp luật. Xem xét trình UBND tỉnh cấp giấy phép hoạt ®éng kinh
doanh, giÊy phÐp u ®·i ®Çu t theo luËt khuyến khích và đầu t trong nớc.
Cùng với các ban, ngành liên quan tham gia nghiên cứu, xây dựng các cơ
chế chính sách về quản lí kinh tế - xà hội của toàn quốc; Kiến nghị, đề xuất với
20


UBND tỉnh xây dựng và vận dụng các cơ chế chính sách phù hợp với đặc điểm,
điều kiện cụ thể của địa phơng theo quy định của pháp luật.
Hàng quý, 6 tháng, hàng năm chủ trì soạn thảo báo cáo tổng hợp về tình
hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xà hội của địa phơng, kiến nghị những giải pháp
để thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của kì tiếp theo, trình UBND tỉnh báo cáo hoạt
động của các xí nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài theo quy định.
Chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch hoá đối với phòng Kế hoạch và
Đầu t các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và các huyện, thị xÃ, kiến nghị việc đào tạo, bồi
dỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác Kế hoạch và Đầu t của tỉnh.
Tiếp nhận và giải quyết theo thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo của các tổ
chức và công dân liên quan đến hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu t, liên quan
đến công chức, viên chức của Sở. Thực hiện chế độ bảo mật theo quy định hiện
hành.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh giao.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế:
2.1. Về tổ chức bộ máy:
Hiện nay bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình gồm:
- Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc
3 Phó giám đốc
- Phòng nghiệp vụ: có 6 phòng:
+ Phòng Tổng hợp - Tổ chức hành chính: 10 ngời

+ Phòng Kinh tế ngành: 6 ngời
+ Phòng XDCB và Thẩm định: 5 ngời
+ Phòng Lao động Văn xÃ: 2 ngời
+ Phòng Kinh tế đối ngoại: 4 ngời

21


+ Phòng Đăng kí kinh doanh: 2 ngời
2.2. Về biên chế và chất lợng cán bộ hiện nay:
Bộ máy của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình hiện có 33 ngời:
Trong đó: - Biên chế thực hiện: 27 ngời
- Hợp đồng dài hạn: 2 ngời.
- Hợp đồng ngắn hạn: 4 ngời.
Giám đốc Sở là ngời lÃnh đạo, chỉ đạo điều hành trực tiếp mọi công việc của
cơ quan, chịu trách nhiệm cao nhất về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của
mình trớc cơ quan Nhà nớc cấp trên, chỉ đạo thực hiện mối quan hệ công tác giữa
Sở và các cơ quan Nhà nớc theo trách nhiệm và thẩm quyền.
Các Phó giám đốc Sở thực hiện những nhiệm vụ do Giám đốc phân công,
trực tiếp theo dõi, chỉ đạo, điều hành, thay mặt Giám đốc giải quyết những công
việc đợc giao và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về những công việc đà đợc phân
công và giải quyết của mình.
Trởng phòng: chịu trách nhiệm quản lí các cán bộ nhân viên trong phòng về
chuyên môn nghiệp vụ và quản lí hành chính, có trách nhiệm tổ chức thực hiện
nhiệm vụ chuyên môn của phòng đà đợc phân công, tổ chức nghiên cứu hệ thống
các văn bản, chủ trơng, chính sách của Đảng, Nhà nớc, của tỉnh để thực hiện vận
dụng tốt vào nghiệp vụ chuyên môn của phòng.
Phó phòng: là ngời giúp việc cho Trởng phòng, thay mặt Trởng phòng giải
quyết các công việc lúc Trởng phòng đi vắng và chịu trách nhiệm quản lí, theo
dõi một số lĩnh vực đợc phân công.

Các cán bộ nhân viên có nhiệm vụ theo dõi, quản lí toàn diện các lĩnh vực,
ngành đợc phân công và chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng và Ban Giám đốc về
lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ và quản lí hành chính.
Là ngành tổng hợp bao qu¸t nhiỊu lÜnh vùc trong nỊn kinh tÕ cđa tỉnh, vì
vậy cơ cấu và số lợng lÃnh đạo nh vậy là hợp lí nhằm đảm bảo sự vận hành nhịp
nhàng trong từng phần chức năng, nhiệm vụ đà đợc phân công. Vai trò của phòng
22


và Trởng phòng đà đợc quan tâm. Các Trởng phòng đà phát huy vai trò, trách
nhiệm của mình trong điều hành và giám sát công việc. Việc điều hành theo
phòng ®· tõng bíc ®i vµo quy cđ, nỊn nÕp.

BiĨu 1: Tình hình biên chế và chất lợng cán bộ hiện nay của Sở Kế hoạch
và Đầu t tỉnh Quảng Bình.

TT

Tổ chức phòng,

Biên

ban

chế
đợc

Cán bộ hiện có
Tổng Trong đó:
Biên chế

số

23

Phân loại
công chức
A B C D

Ghi
chó


Tổng số

29

33

27

27 2 3 1

1/

- Ban Giám đốc

4

4

4

4

2/

- Phòng Tổng hợp

3

4

3

4

3/

- Phòng Kinh tế

5

6

4

6

4

5

4

5

2

2

2

1

3

4

3

4

2

2

2

2

6

6

5

-

ngành
4/

- Phòng XDCB và
Thẩm định

5/

- Phòng Lao động

1

Văn xÃ
6/

- Phòng Kinh tế đối
ngoại

7/

- Phòng Đăng kí
kinh doanh

8/

- Phòng Tổ chức
Hành chính

1 3
1

Biểu 2: Tình hình lực lợng cán bộ phân theo độ tuổi của
Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình.
Phòng ban

Tổng

Độ tuổi
22 - 35 36 - 49 50 - 60
2
2
Trong

- Ban Giám đốc

số
4

- Phòng Tổng hợp

4

2

2

-

độ tuổi

- Phòng Kinh tế ngành

6

2

3

1

50 đến

- Phòng XDCB

5

1

2

2

60 cã 6

24


- Phòng Lao động Văn

nam và

xÃ

2

-

-

2

- Phòng Kinh tế đối ngoại

4

1

2

1

doanh

2

-

2

-

- Phòng Tổ chức Hành

6

2

3

1

33

8

16

3 nữ

9

- Phòng Đăng kí kinh

chính
Tổng

Nhìn chung đội ngũ cán bộ Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình có chất lợng khá cao, cán bộ có trình độ đại học chiếm gần 82%, chủ yếu là đại học chính
quy và có nhiều kinh nghiệm trong công tác chuyên môn nghiệp vụ. Trong đó cán
bộ trẻ chiếm 25%, cán bộ độ tuổi 36 40 chiếm 50% và từ 50 tuổi trở lên chiếm
25%.
3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ:
Trong điều kiện biên chế cơ quan còn mỏng, việc tổ chức các phòng phải
ghép các chức năng, nhiệm vụ vào 1 đơn vị, do vậy trớc mắt ở Sở Kế hoạch và
Đầu t Quảng Bình có các phòng nghiệp vụ sau đây:
- Phòng Tổng hợp Tổ chức hành chính
- Phòng Kinh tế ngành
- Phòng XDCB và Thẩm định
- Phòng Kinh tế đối ngoại
- Phòng Lao động Văn xÃ
- Phòng Đăng kí kinh doanh
Các phòng nghiệp vụ trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu t chịu sự lÃnh đạo trực
tiếp của Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu t, có chức năng, nhiệm vụ tham mu theo
sự phân công của Giám đốc về các lĩnh vực thuộc nhiệm vụ chính trị đà đợc quy
định tại các văn bản của Trung ơng, của tỉnh ( gồm Thông t liên Bộ Kế hoạch và
Đầu t, Ban TCCB Chính phủ số 01 ngày 02 tháng 01 năm 1996, Quyết định số
25