kinh nghiệm làm văn phòng thông kê xã

KINH NGHIỆM LÀM VĂN PHÒNG THỐNG KÊ
Trong bất kỳ ngành nghề nào muốn làm tốt, muốn thành công.
Chúng ta phải hiểu được bản chất, hiểu được những nội dung công việc
cần làm. Công việc Văn Phong thống kê cũng vậy.
Văn Phòng thống kê cấp xã hiện nay thường bố trí 03 hoặc 02
người (trong đó 01 công chức văn phòng phụ trách chung, 01 công chức
phụ trách thống kê và 01 chức danh văn thư hoạt động không chuyên
trách). Tuy nhiên số lượng văn phòng còn phụ thuộc vào dân số của xã.
Văn phòng là bộ phận giúp việc đặc biệt của UBND xã xã đầu vào,
đầu ra công việc của cơ quan đều tập trung tại Văn Phòng, nhiều đầu mối
công việc văn phòng phải làm…
Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết,
thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ...Trách nhiệm của văn
phòng đối với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện
các văn bản của cấp trên gửi cho Uỷ ban. Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ
ban ban hành văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho
phù hợp với thực tế của địa phương.
I. Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ,
hành chính của Uỷ ban:
Công tác văn thư lưu trữ (Chức danh văn thư hoạt động không
chuyên trách đảm nhiệm). Tuy nhiên văn phòng thống kê phải có
trách nhiệm quản lý, theo dõi.
Những công việc cơ bản văn thư lưu trữ phải làm:
1.Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được
thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu
và các quy định của Nghị định này.
Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư
giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm
thực hiện những quy định sau:
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền;

Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền;
Không được đóng dấu khống chỉ.
Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn
phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ
quan, tổ chức;

1


Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi
quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị
đó.
Đóng dấu
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực
dấu quy định.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ
ký về phía bên trái.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký
văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần
tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên
ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành.
2.Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức
(sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

Trình, chuyển giao văn bản đến;
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư
cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến
không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách
nhiệm giải quyết.
Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và
chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ
các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật
nội dung văn bản.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết
kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được
giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người
đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ
trách.
Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định
hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.

2


Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện
những công việc sau:

Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan
trọng, khẩn cấp;
Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
3.Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là
văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng của văn bản;
Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
Đăng ký văn bản đi;
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
Lưu văn bản đi.
Về việc ghi số của văn bản: là số đăng ký thứ tự của văn bản được
ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc
vào ngày 31 tháng 12 hàng năm . Đối với văn bản QPPL thì lấy số theo
nhiệm kỳ, đầu nhiệm kỳ số 01 và đến kết thúc nhiệm kỳ.
Về việc ghi địa danh, ngày tháng văn bản: Đối với ngày dưới 10 và
tháng dưới 3 thì thêm số 0 đằng trước.
Chuyển phát và đính chính văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát
ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo.
Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển
qua mạng để thông tin nhanh.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa
đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình
bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”.
Việc lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ
chức và bản chính lưu trong hồ sơ.
Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp
xếp theo thứ tự đăng ký”.
Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác
của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung
tính và được in bằng mực bền lâu.
4.Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
3


Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ
của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên
bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu
được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản,
Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.
II.Công tác văn Phòng thống kê:
1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ
Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương
trình, trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công
tác được ban hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ
chức thực hiện. Đôn đốc các bộ phận công tác triển khai. Theo dõi tiến độ
thực hiện. Cuối kỳ, văn phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức
cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình.
Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng

còn có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban. Tổ chức
cuộc họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban.
Kinh nghiệm:
Bám sát quy chế hoạt động của cơ quan đồng thời nắm bắt công
việc của UBND xã để xây dựng chương trình đáp ứng yêu cầu công tác.
Chương trình hàng tuần phải có bản lịch công tác theo dõi.
2. Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu
giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện
Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý
thông tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt
công tác của địa phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản
lý, chỉ đạo của UBND xã và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm
thông tin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp
tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng; Tình
hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi mặt và các biến
động trong địa phương.
Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình
hình kinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa
phương trình lãnh đạo UBND ký ban hành. Văn phòng thông báo kết luận
của lãnh đạo Uỷ ban đến các ngành, đoàn thể, thôn, tổ dân phố.
Kinh nghiệm:
4


Công tác thu thập số liệu là vô cùng quan trọng để làm cơ sở viết
báo cáo cùng với việc theo dõi việc thực hiện chương trình kế hoạch của
các ban ngành thuộc UBNd xã.
Việc tổng hợp báo cáo phải đánh giá được kết quả đạt được, những
công việc còn tồn đọng, những khó khăn, dự báo tình hình để đề ra các
giải pháp thực hiện trong thời gian tiếp theo.

3. Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban
Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp
Uỷ ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của
lãnh đạo Uỷ ban với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của
lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm
của văn phòng trong các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; bố
trí lịch các cuộc họp. Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng
chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp.
Kinh nghiệm tổ chức các cuộc họp UBND xã:
Văn Phòng phải dự kiến thành phần mời kiên quan đến nội dung
triển khai.
Dự kiến chương trình buổi họp:
Chú ý các nội dung Chủ tịch UBND, PCT UBND xã, các ban
ngành thuộc UBND cần triển khai để dự kiến xây dựng chương trình đạt
hiệu quả. Trong chương trình nên có phần phát biểu chỉ đạo của Đảng ủy
xã.
4. Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng
Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn
phòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua
khen thưởng trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương. Tổ chức hội nghị
tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến. Làm thủ tục đề nghị
Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên
khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong
trào thi đua.
Việc tham mưu công tác thi đua khen thưởng phải kịp thời để động
viên kịp thời để tạo sự lan tỏa trong cộng đồng.
Kinh nghiệm làm công tác khen thưởng:
Giao cho các đơn vị bình xét hoặc dự kiến những người tiêu biểu
để trình Hội đồng thi đua khen thưởng xét.
Xét đề nghị khen thưởng 3 cấp:

- Tỉnh, huyện, cấp xã:
5


Sau khi có kết quả họp xét công việc đầu tiên là trích biên bản họp,
lập danh sách tập thể cá nhân được khen thưởng. Đề nghị cá nhân viết
báo cáo thành tích theo quy định.
Đối với cấp tỉnh, cấp huyện: Lập tờ trình đề nghị.
Đối với cấp xã:
Lập dự trù kinh phí khen thưởng.
Tham mưu quyết định khen thưởng.
Tham mưu tổ chức Hội nghị khen thưởng.
5. Tổ chức công tác tiếp dân
Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư
khiếu nại của nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để
lãnh đạo Uỷ ban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của
đảng và nhà nước. Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm
quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách
nhiệm giải quyết.
Kinh nghiệm:
Ngoài việc xây dựng lịch tiếp công dân và tiếp nhận đơn thư. Văn
phòng thống kê xã cần đặc biệt quan tâm đến văn hóa ứng xử, giao tiếp
thân thiện với người phản ánh, khiếu nại, tố cáo để tạo sự đồng cảm và
thiện chí hợp tác của chủ thể phản ánh.
6. Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa
Uỷ ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”
Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan
hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết
đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả. Nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn

giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận
yêu cầu và trả kết quả tại một nơi - bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công
chức chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ,
nghiên cứu giải quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy
định của pháp luật.
7. Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan,
đoàn thể và nhân dân
Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và
nhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có
thể gián tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ
quan, đoàn thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo
6


UBND, văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và
được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc.
8. Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất
đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng
phẩm...
Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ phận
bảo đảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động là tài chính - kế toán. Tuy vậy
văn phòng vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm
việc cho HĐND và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà
nước. Nội dung cụ thể là: Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai,
nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc khác. Trong
trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp mua sắm.
Văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc cơ quan Uỷ
ban.

9. Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ
Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác
tổ chức và cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao
động thuộc Uỷ ban. Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và
người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã. Giúp Chủ tịch
Uỷ ban thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức và người
lao động.
Kinh nghiệm: Đây là công việc đặc biệt quan trọng, văn phòng
tham mưu cho UBND xã theo dõi quản lý cán bộ, nâng lương cho cán bộ,
công chức, khen thưởng, kỷ luật và quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động,
đào tạo bồi dưỡng…
10. Thực hiện thống kê:
- Thực hiện các cuộc điều tra và báo cáo thống kê theo chương trình
công tác của Phòng thống kê huyện và cung cấp số liệu phục vụ yêu cầu
lãnh đạo của UBND xã.
- Lưu trữ có hệ thống và cung cấp số liệu.
- Công bố số liệu.
Thường xuyên củng cố, giữ gìn mối quan hệ mật thiết với các ngành
chuyên môn của xã và mạng lưới các hộ điều tra mẫu nếu có.
11. Soạn thảo văn bản:
Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm
2011 về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
III. Mối quan hệ công tác của Văn phòng UBND xã
- Văn phòng UBND xã là một bộ phận công tác của Uỷ ban. Văn
phòng cùng với các bộ phận công tác khác tạo thành bộ máy tổ chức hoàn
7


chỉnh của UBND xã.

- Văn phòng UBND xã là bộ máy giúp việc của Uỷ ban; Văn
phòng bảo đảm thông tin cho quản lý; Tham mưu đề xuất các biện pháp
để Uỷ ban tổ chức chỉ đạo, điều hành bộ máy; Văn phòng bảo đảm điều
kiện vật chất cho HĐND và UBND hoạt động.
- Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa Uỷ ban với các cơ quan,
đoàn thể và công dân. Thông qua văn phòng, Cơ quan UBND xã thể hiện
được nét văn minh, lịch sự, quyền uy nhưng lại gần gũi với nhân dân.
Như vậy văn phòng UBND cấp xã có vị trí quan trọng. Nếu không
có văn phòng thì HĐND, UBND không đủ điều kiện để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình.
1. Mối quan hệ với UBND
UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND; Là cơ quan hành
chính nhà nước của cấp xã. UBND xã có trách nhiệm chấp hành hiến
pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của
HĐND cùng cấp. UBND xã là cơ quan quản lý tất cả các lĩnh vực của đời
sống xã hội trong xã. Về mặt tổ chức: Văn phòng là một bộ phận công tác
thuộc UBND.
Theo các văn bản pháp luật hiện hành thì UBND xã có Chủ tịch,
Phó Chủ tịch, uỷ viên Uỷ ban. Ở UBND xã, ngoài các cán bộ nói trên còn
có một số công chức chuyên môn như Văn phòng - Thống kê; Địa chính Xây dựng; Tư pháp - Hộ tịch; Văn hoá - Xã hội v.v.. Văn phòng UBND
xã cùng với các công chức nói trên cấu thành cơ quan Uỷ ban. Văn phòng
UBND xã chịu sự quản lý toàn diện và sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo
UBND xã.
2. Mối quan hệ với Hội đồng nhân dân
Cấp xã là đơn vị hành chính cấp cuối cùng của nước ta. Trong đó,
HĐND là cơ quan quyền lực Nhà nước; UBND là cơ quan chấp hành của
HĐND.
Trong một địa phương cấp xã, HĐND và UBND là hai tổ chức
khác nhau, song có quan hệ mật thiết với nhau. Nghị quyết của HĐND
muốn đến được với dân, chủ yếu thông qua hoạt động của UBND.

HĐND xã hiện nay không có văn phòng. Vì vậy văn phòng UBND xã có
trách nhiệm rất lớn với HĐND thông qua hai loại công tác: Công tác
thông tin tổng hợp qua việc theo dõi tình hình chung của địa phương, văn
phòng có trách nhiệm bảo đảm thông tin cho HĐND hoạt động; Xây
dựng chương trình công tác thường kỳ của thường trực HĐND; Công tác
đảm bảo cơ sở vật chất thì văn phòng UBND có trách nhiệm đảm bảo cơ
sở vật chất cho HĐND hoạt động như: Phòng làm việc, phương tiện giao
thông, văn phòng phẩm và các trang thiết bị kỹ thuật khác.
3. Mối quan hệ với các bộ phận công tác khác trong cùng một UBND
8


Theo các văn bản hiện hành, ở UBND xã, ngoài cán bộ lãnh đạo,
cơ quan Uỷ ban còn có các công chức khác như đã nói ở trên. Mỗi công
chức phụ trách một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Uỷ ban. Đối với
các bộ phận công tác này, văn phòng có vị trí ngang bằng. Văn phòng
không phải là bộ phận công tác cấp trên hoặc cấp dưới. Văn phòng có
quan hệ cộng tác, phối hợp thực hiện nhiệm vụ được giao, phục vụ Uỷ
ban thực hiện chức năng quản lý tập trung thông nhất các lĩnh vực của
đời sống xã hội trong xã.
4. Mối quan hệ với các tổ chức quần chúng
Trong xã, ngoài Đảng uỷ, HĐND, UBND còn có các tổ chức quần
chúng khác như: Mặt trận tổ quốc, Đoàn thanh niên, Hội liên hiệp phụ nữ,
Hội cựu chiến binh và nhân dân trong xã. Mỗi tổ chức nói trên có chức
năng, nhiệm vụ riêng nhưng có điểm chung giống nhau cơ bản là đều
chịu sự lãnh đạo của Đảng uỷ cấp xã. Đều có trách nhiệm thi hành pháp
luật nhà nước. Văn phòng có trách nhiệm giữ vững mối quan hệ công tác
thường xuyên và trực tiếp với các tổ chức, với nhân dân trong xã.
5. Mối quan hệ với các trưởng thôn, xóm
Trong mỗi xã có nhiều thôn. Tuy thôn không phải là một cấp chính

quyền, song cấp thôn có vai trò rất quan trọng. Đứng đầu cấp thôn là
trưởng thôn. Về mặt trách nhiệm, với nhà nước, trưởng thôn là người
tuyên truyền, phổ biến và trực tiếp tổ chức thực hiện mọi chủ trương của
UBND xã trong thôn. Với dân, trưởng cấp thôn là người trực tiếp tiếp
xúc, nắm bắt và phản ánh một cách kịp thời tâm tư, tình cảm và nguyện
vọng của dân với chính quyền. Qua đó ta thấy, trưởng cấp thôn là cầu nối
rất quan trọng giữa dân với chính quyền cấp xã.
Về nhiều phương diện, văn phòng phải xác lập mối quan hệ mật
thiết với trưởng thôn. Thông qua đó, văn phòng triển khai thực hiện các
chủ trương công tác của Uỷ ban đến cấp thôn. Ngược lại văn phòng thu
nhận nguồn thông tin tin cậy từ cơ sở phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo
của Uỷ ban nói chung và giải quyết tâm tư nguyện vọng của nhân dân nói
riêng.
6. Mối quan hệ với văn phòng đảng uỷ
Đảng Cộng sản Việt Nam là đảng cầm quyền. Đảng lãnh đạo nhân
dân tiến hành sự nghiệp cách mạng. Đảng lãnh đạo có nghĩa là đảng đề ra
cương lĩnh chính trị, đường lối cách mạng, chủ trương, chính sách về các
lĩnh vực của đời sống xã hội. Đảng đề ra cương lĩnh, đường lối chủ
trương thông qua các đại hội đảng.
Văn phòng đảng uỷ xã có chức năng tham mưu giúp đảng uỷ xã tổ
chức điều hành công việc lãnh đạo của đảng uỷ. Hàng ngày, nhiệm vụ của
văn phòng đảng uỷ xã là: Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
9


đảng uỷ, văn phòng đảng uỷ xã phối hợp với các bộ phận chức năng khác
giúp đảng uỷ xã chuẩn bị và ban hành các quyết định. Nội dung của công
tác này gồm các việc giúp đảng uỷ xác định bộ phận chủ trì, bộ phận
tham gia xây dựng quyết định, biên soạn, tổ chức lấy ý kiến đóng góp xây
dựng dự thảo quyết định; Theo dõi và tổng hợp ý kiến hội thảo bản dự

thảo quyết định tại hội nghị; Đề nghị với đảng uỷ xử lý những ý kiến
khác nhau. Văn phòng đảng uỷ xã phối hợp với các ban ngành, đoàn thể
tổ chức việc truyền đạt nội dung. Đôn đốc các ngành các cấp thực hiện
quyết định. Kiểm tra, tổng kết thực hiện quyết định; Làm công tác thông
tin phục vụ lãnh đạo của đảng uỷ; Làm báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên
đề, báo cáo đột xuất của đảng uỷ xã lên cấp trên, giúp đảng uỷ xã ban
hành các qui chế và tổ chức thực hiện quy chế làm việc, giúp đảng uỷ xã
làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử lý tại chỗ những
kiến nghị và khiếu nại của công dân, giúp đảng uỷ xã thực hiện công tác
văn thư, công tác lưu trữ, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
của đảng uỷ xã.
Văn phòng Uỷ ban có nhiệm vụ phải phối hợp với văn phòng đảng
uỷ để xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Uỷ ban bảo đảm sự
ăn khớp, thống nhất với chương trình công tác của đảng uỷ.
8. Mối quan hệ với Văn phòng UBND huyện trực tiếp
Văn phòng UBND huyện tổ chức công tác văn phòng có nhiều
kinh nghiệm, cán bộ được đào tạo nghiệp vụ cơ bản có trình độ nghiệp vụ
công tác cao hơn cấp xã. Vì vậy văn phòng UBND xã cần tranh thủ sự
hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng của văn phòng UBND huyện.
Mời văn phòng UBND huyện hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư,
hành chính, quản lý và tổ chức sử dụng vật tư, tài sản mà UBND xã giao
cho văn phòng.

10