công tác văn thư nhóm 2

MÔN : CÔNG TÁC VĂN THƯ.
 Nhóm

2:

TỐNG THANH HIỀN
HÀ THỊ LÀNH
ĐỖ HỒNG PHƯƠNG
LÊ THỊ PHÙNG ÁI
NGUYỂN THỊ MỶ TIÊN
TỐNG THỊ TÚ TRINH


Phần I :
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ HIỆN NAY.


1/ Khái niệmcông tác văn thư:
 Là

hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc
lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan, đơn vị.


- soạn thảo và ban hành văn bản
- quản lý văn bản và các tài liệu
- sử dụng con dấu

đảm bảo các yêu cầu :
- nhanh chóng
- chính xác

- bí mật
- hiện đại.


2/ Thực trạng công tác văn thư
- Chưa nhận thưc được tầm quan trọng của công tác văn thư
- Không thực hiện việc lập hồ sơ
- Chất lượng hồ sơ không cao
- Không đáp ứng theo các tiêu chuẩn kỹ thuật của một hồ sơ
- Cán bộ lưu trữ không trực tiếp giải quyết công việc
- Không nắm được diễn biến sự việc trong từng hồ sơ.



PHẦN II:
Nhận thức của xã hội, cán bộ công chức, nhân dân
về công tác văn thư


Trong suy nghĩ của số ít người xem nhẹ công tác này, coi đó
là công việc của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa
có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là suy
nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn
thư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại.


- Tình trạng xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính còn nhiều lỗi
- Việc theo dõi xử lý văn bản còn lỏng lẻo
- Tình trạng văn bản không được xử lý phổ biến

- Lập danh mục và hồ sơ công việc chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh
- Công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng rãi vì thiếu nhân lực
- Tình trạng tài liệu tích đống, bó gói, lộn xộn chưa được phân loại.


Để xây dựng và hoàn thiện thể chế của công tác văn
thư có các giải pháp sau:


- Hoàn thiện mô hình tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu
trữ từ tỉnh đến huyện, xã, phường, thị trấn.
- Xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo,
- Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
- Xem xét đến mô hình công tác văn thư, lưu trữ hiện nay cho
phù hợp.


- Nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo cũng như cán
bộ thừa hành và xây dựng cơ chế trách nhiệm rõ ràng.
- Đào tạo cán bộ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ

- Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết
bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư,
lưu trữ


Phần III:
TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ:

1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư
– Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật về công tác văn thư;
– Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;
– Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ
trong công tác văn thư;


– Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công
tác văn thư;
– Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về công tác văn thư;
– Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;
– Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.


Nhiệm vụ của văn thư cơ quan:
+ Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết văn bản đến.
+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền duyệt,
ký ban hành.
+ Kiểm tra thể thức văn bản lần cuối trước khi ban hành; ghi số,
ngày tháng và đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn bản.
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi.


+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản

lưu.
+ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi,
văn bản đến, văn bản nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu,
giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại
con dấu khác.
+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo định
kỳ hàng năm.


PHẦN IV:
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN.


Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,
+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;
– Đánh máy, nhân bản văn bản;
– Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
– Ký văn bản.
– Ban hành văn bản.



Quản lý văn bản đến
– Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

– Trình, chuyển giao văn bản đến;
– Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến.



Quản lý văn bản đi
– Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản
và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm
của văn bản;
– Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);
– Đăng ký văn bản đi;
– Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản
đi;
– Lưu văn bản đi.


Lập hồ sơ hiện hành
– Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức đối với việc
lập hồ sơ hiện hành.
– Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
+ Phân định đơn vị bảo quản;
+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;
+ Biên mục hồ sơ.


Quản lý con dấu

 Nguyên

tắc quản lý và sử dụng con dấu
Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật.
Bảo đảm công khai, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan,
tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu.
Việc đăng ký, quản lý con dấu và cho phép sử dụng con
dấu phải bảo đảm các điều kiện theo quy định tại Nghị.
Con dấu quy định trong Nghị định là hình tròn; mực dấu
màu đỏ