482 Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Tổng Công ty Thép Việt Nam

MỤC LỤC
Mục lục………………………………………………………………………..1
Lời nói đầu…………………………………………………………..2
Chương I: Cơ sở lý luận về công tác văn thư ………….………………….. 3
I. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư ………………………….3
1. Khái niệm về công tác văn thư ……………………………………. …….3
2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư ………………...………..3
II. Nội dung công tác văn thư và tổ chức quản lý văn thư …………………4
1. Nội dung công tác văn thư ………………………………………... …….4
2. Hệ thống tổ chức quản lý văn thư ………………………………………..5
3. Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ …………………….5
4. Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn thư …………..
……...5
III. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản …………………………….…....5
1. Quản lý văn bản đi …………………………………………..…………...5
2. Quản lý văn bản đến ........................................................................……..6
3. Quản lý và sử dụng con dấu ............................................................……...7
Chương II: Hoạt động công tác văn thư tại Tổng Công ty Thép Việt
Nam..9
I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam…………………….9
1. Qúa trình hình thành và phát triển....……………………………………..9
2. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty..
………………………………...9
3. Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công ty
…………………..10
I 4. Tình hình hoạt động chung của Tổng Công ty …………………..……...14
II. Thực trạng công tác văn thư của Tổng công ty Thép Việt Nam…………15
1. Giải quyết và quản lý văn bản đến tại Tổng Công ty
Thép……………..15
2. Giải quyết và quản lý văn bản đi taịo Tổng Công ty ……………...……
17

B¸o c¸o thùc tËp
1
3. Giải quyết và quản lý văn bản mật tại Tổng Công
ty…………………...18
4. Tổ chức và quản lý sử dụng con dấu tại Tổng Công ty
………………...18
Chương III : Một số giải pháp và kiến nghị ……………………………..…
19
Kết luận …………………………………………..………………………....20
Tài liệu tham khảo…………………………………………………………...21
LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây, hoạt động của công tác văn thư đã đóng góp
một phần rất quan trọng trong việc phát triển của các Doanh nghiệp. Công tác văn thư
là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo,
quản lý, sản xuất kinh doanh của ngành. Hiện nay, tại một số Doanh nghiệp vẫn còn
tồn tại những khuyết điểm chưa được khắc phục như khâu soạn thảo văn bản, xử lý
văn bản đi và đến còn chậm, công tác bảo mật ở một số đơn vị chưa được quan tâm.
Hoạt động của công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm
bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những
việc trái pháp luật.
Qua một thời gian ngắn được thực tập tại Tổng công ty Thép Việt Nam, em đã
tìm hiểu mọi hoạt động tại Tổng công ty vì thế em đã chọn đề tài: “Một số biện pháp
nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Tổng Công ty Thép Việt Nam”.
Trong bài báo cáo thực tập của em trừ phần “lời nói đầu” và phần “kết luận” thì
kết cấu của bài báo cáo này được chia ra làm ba chương:
Chương I: Cơ sở lý luận về hoạt động công tác văn thư
Chương II: Hoạt động công tác văn thư tại Tổng công ty Thép Việt Nam
Chương III: Một số kiến nghị và giải pháp

B¸o c¸o thùc tËp
2
Trong thời gian thực tập được sự giúp đỡ của thầy cô và các cô chú trong Công
ty đã hướng dẫn và giúp cho em hoàn thành bài báo cáo này. Vì thời gian có hạn nên
trong báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm. Em kính mong
thầy cô giúp đỡ em để báo cáo của em được hoàn chỉnh hơn nữa.

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
I. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư:
1. Khái niệm về công tác văn thư:
Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết đối
với hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lý chúng là
hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó. Những hoạt động đó cần được
tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về công
tác văn thư, tức là các quy định về toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý hành
chính Nhà nước về xây dựng văn bản và quản lý, và giải quyết các văn bản đó trong
hoạt động quản lý của mình.
Quan điểm về công tác văn thư theo nghĩa rộng (tức là bao gồm xây dựng và
quản lý văn bản) và nên được áp dụng ở mọi lúc, mọi nơi. Cách hiểu này đã được
khẳng định tại công văn của cục Lưu trữ Nhà nước số 55 - CV / TCCB ngày 01- 3 -
1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24 - CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ
trưởng, theo đó : “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn
bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục
đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn
kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là
phương tiện thiết yếu để bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả”.
2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư :
B¸o c¸o thùc tËp
3
+ Vị trí:

Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan
trọng trong hoạt động của cơ quan. Như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý Nhà nước của cơ quan.
+ Ý nghĩa:
Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ
quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu
nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ.
+ Yêu cầu của công tác văn thư:
Công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau :
- Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều
vào việc xây dựng văn bản. Do đó, xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết
văn bản kịp thời sẽ góp phần giải quyết nhanh công việc của cơ quan .
- Chính xác: Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết
công việc, không trái với văn bản qui phạm pháp luật có liên quan. Văn bản ban hành
phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định. Trình bày văn bản phải đúng
tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. Các yêu cầu nghiệp vụ đánh máy văn bản, in ấn văn
bản phải đúng nội dung bản thảo đã được phê duyệt .
- Bí mật: Trong quá trình xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn
bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan
phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
- Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền
với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật hiện đại.Vì vậy hiện đại hoá công tác
văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước
B¸o c¸o thùc tËp
4
nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao . Hiện đại hoá
công tác văn thư ngày nay, trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác văn thư và thực hiện các trang thiết bị văn phòng.
II. Nội dung công tác văn thư và tổ chức quản lý văn thư :
1. Nội dung công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm:
+ Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản:
- Thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, sao in văn bản
- Ký và ban hành văn bản
+ Quản lý và giải quyết văn bản:
- Đăng ký và giải quyết văn bản đến
- Đăng ký văn bản đi
- Lập hồ sơ và giao lộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
+ Quản lý và sử dụng con dấu.
2. Hệ thống tổ chức quản lý văn thư
+ Cơ quan quản lý Nhà nước công tác văn thư ở trung ương
Cục lưu trữ Nhà nước có nhiệm vụ giúp Chính phủ quản lý thống nhất công tác
văn thư từ trung ương đến địa phương, chỉ đạo trực tiếp công tác văn thư ở các Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các tỉnh và thành phố trực thuộc trung
ương.
+ Tổ chức văn thư ở các cơ quan, các ngành, các cấp
Công tác văn thư ở các ngành các cấp được phân cấp quản lý như sau:
- Các bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ
có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong toàn ngành và chỉ đạo nghiệp vụ công
tác văn thư của các đơn vị trực thuộc Chính phủ.
B¸o c¸o thùc tËp
5
- Chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách
nhiệm quản lý công tác văn thư trong toàn tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương và
chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư của các quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh, thị xã

và các đơn vị trực thuộc.
3. Hệ thống các cơ quan đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư
4. Cơ quan quản lý khoa học công nghệ công tác văn thư
III. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:
1. Quản lý văn bản đi
a. Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi
đi ở văn thư cơ quan.
Văn bản đi nhất thiết phải qua văn thư để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi
đi.
b. Nội dung quản lý văn bản đi
+ Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như:
số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản... vào những phương tiện
đăng ký như: sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính... nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ
quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng.
+ Chuyển giao văn bản đi
Các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển ngay trong ngày khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan.
Việc gửi văn bản phải đúng với nơi nhận đã ghi trên văn bản.
Những văn bản có dấu hiệu “khẩn” phải được chuyển trước
+ Sắp xếp và quản lý văn bản lưu
Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 02 bản: một bản đề cập hồ sơ và theo dõi
công việc ở đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết.
B¸o c¸o thùc tËp
6
Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại văn bản của năm nào để riêng
năm ấy. Bản lưu phải là bản chính. Tuỳ theo tính chất và nội dung công việc mà có
thể lưu thêm một số bản sao.
2. Quản lý văn bản đến

a. Nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến
+ Tất cả các văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất
ở văn thư.
+ Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật.
+ Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng
phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
+ Các cá nhân, đơn vị khi nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ chuyển giao
văn bản của văn thư.
b. Nội dung quản lý văn bản đến
+ Tiếp nhận văn bản đến
- Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bản
phải kiểm tra xem có đúng văn bản, tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng
văn bản có đủ không.
- Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình,
bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loại
phải đăng ký và loại không phải đăng ký).
- Bóc bì văn bản: Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được
bóc ngay sau khi nhận.
Khi bóc bì không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của
các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưu điện trên phong
bì.
+ Đăng ký văn bản đến
- Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến
B¸o c¸o thùc tËp
7
Dấu đến có kích thước (3cm x 5cm) gồm : tên cơ quan nhận văn bản đến, số
đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân nào giải quyết), lưu hồ sơ
số…
Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và ký hiệu,
trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản.

Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến; ngày
đến là ngày văn thư nhận văn bản. Số đến ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ ngày 01-
01 đến hết ngày 31- 12 mỗi năm . Có thể ghi số đến tuỳ theo từng loại văn bản.
3. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý
Nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Trong hoạt động của các cơ quan văn
bản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố thể thức quan trọng là con
dấu. Con dấu thể hiện quyền lực của chính quyền các cấp.
a. Văn bản pháp luật hiện hành về con dấu
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọng
trong công tác văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ
tục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nước.
b. Những quy định về tổ chức sử dụng và quản lý con dấu
+ Sử dụng con dấu theo đúng chức năng luật định
+ Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng một con dấu theo mẫu quy định.
+ Khi đóng dấu vào văn bản phải đảm bảo các quy định sau:
- Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản.
- Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp
có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không được đóng dấu
khống chỉ.
- Dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
B¸o c¸o thùc tËp
8
- Mực dấu thống nhất dùng màu đỏ (đỏ cờ)
- Trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo.
- Dấu đóng mờ phải được đóng lại.
- Thực hiện các chế độ quản lý con dấu
CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM

I. Giới thiệu tổng quát về Tổng công ty Thép Việt Nam
1. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty
Tổng Công ty Thép Việt Nam được thành lập theo quyết định số 344/TTg ngày
04 tháng 7 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất Tổng Công ty
Thép và Tổng Công ty Kim khí thuộc Bộ Công nghiệp nặng - nay là Bộ Công nghiệp.
Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về tiếp tục đổi mới, sắp xếp lại các
Doanh nghiệp Nhà nước đặc biệt là các Tổng Công ty nắm giữ các ngành then chốt
của nền kinh tế, ngày 29 tháng 4 năm 1995, Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số
255/TTg thành lập lại Tổng Công ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt động theo mô hình
Tổng công ty Nhà nước - Tổng Công ty 91.
Tổng Công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại : VIETNAM STEEL
CORPORATION. Tên viết tắt: VSC. Địa chỉ: số 91, phố Láng Hạ, quận Đống Đa,
Thành phố Hà Nội.
B¸o c¸o thùc tËp
9