HOÀN THIỆN CÔNG tác QUẢN lý vật tư THIẾT bị tại CÔNG TY VIỄN THÔNG VIETTEL

i

ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
----------

Khóa luận tốt nghiệp
Ngành Quản trị kinh doanh
ĐỀ TÀI:
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ THIẾT BỊ
TẠI CÔNG TY VIỄN THÔNG VIETTEL

GVHD:
SVTH:
MSSV:

Trịnh Đặng Khánh Toàn
Trần Hữu Bình
506101002

TP HCM 12 năm 2010


ii

LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong
khóa luận được thực hiện tại Công ty viễn thông Viettel – Tập đoàn viễn thông Quân
đội. Không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà
trường về sự cam đoan này.

TP. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 200…
Tác giả

Trần Hữu Bình


iii

LỜI CẢM ƠN
Để nhìn nhận và đánh giá được tầm quan trọng của việc quản lý vật tư thiết bị
tại đơn vị công tác, trong suốt thời gian theo học chương trình đại học, khoa quản trị
kinh doanh Trường Đại học kỹ thuật công nghệ. Em đó được các Thầy Cô truyền đạt
những kiến thức về chuyên môn phù hợp với công việc Em đang đảm nhận.
Thực hiện và hoàn thành chuyên đề khóa luận tốt nghiệp về đề tài Hoàn thiện
công tác quản lý vật tư thiết bị tại công ty viễn thông Viettel. Trước tiên Em xin
chân thành cảm ơn Thầy giáo ThS Trịnh Đặng Khánh Toàn cùng Ban Giám đốc Công
ty tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh cùng các Đồng chí Trong phòng kế hoạch đã
tạo điều kiện giúp đỡ, tận tình chỉ bảo và hướng dẫn cho Em trong quá trình thực hiện
báo cáo chuyên đề tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn!


iv

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------

NHẬN XÉT THỰC TẬP
Họ và tờn sinh viờn : Trần Hữu Bình

MSSV :
506101002.
Khóa :
2006 - 2010
1. Thời gian thực tập
Từ ngày 04 tháng 10 năm 2010 đến ngày 26 tháng 12 năm 2010
2. Bộ phận thực tập
Phòng kế hoạch công ty viễn thông Viettel
3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………...
4. Kết quả thực tập theo đề tài
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
5. Nhận xét chung
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………...
……………………………..………………………………………………
………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………...
Đơn vị thực tập

v

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Tp.Hồ Chí Minh, ngày

tháng năm 2010

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN


vi

MỤC LỤC
1.

Lời nói đầu
Tính cấp thiết và mục tiêu của đề tài

2.
Nội dung nghiên cứu đề tài.
3.
Phạm vi nghiên cứu đề tài
4.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
5.
Kết cấu đề tài

CHƯƠNG 1:LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ
THIẾT BỊ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1.
Những vấn đề cơ bản về quản lý vật tư thiêt bị
1.1.1.
Khái niệm và đặc điểm vật tư thiết bị
1.1.2.
Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu
1.1.3.
Yêu cầu trong công tác quản lý vật tư thiết bị
1.1.4.
Tính khách quan của công tác quản lý vật tư thiết bị
1.1.5.
Sự cần thiết phải tăng cường công tác quản lý vật tư thiết bị
1.1.6.
Phân loại vật tư thiết bị
1.1.7.
Đánh giá vật tư thiết bị
1.2.
Các hình thức quản lý vật tư thiết bị
1.2.1.
Hình thức Nhật ký- Sổ cái
1.2.2.
Hình thức chứng từ ghi sổ
1.2.3.
Hình thức nhật ký chứng từ
1.2.4.
Hình thức nhật ký chung
1.3.
Phương pháp quản lý vật tư thiết bị

1.3.1.
Phương pháp thẻ song song
1.3.2.
Phương pháp sổ số dư
CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VTTB TẠI
TRUNG TÂM ĐIỀU HÀNH KHU VỰC 3 – CÔNG TY
VIỄN THÔNG VIETTEL.
2.1.
Tổng quan về Công ty.
2.1.1.
Lịch sử hình thành và phát triển.
2.1.2.
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
2.2.
Thực trạng công tác quản lý vật tư thiết bị tại Trung tâm điều hành
kỹ thuật khu vực 3 Công ty viễn thông Viettel.
2.3.
Đánh giá quy trình quản lý vật tư thiết bị tại trung tâm điều hành kỹ
thuật khu vực 3.
2.3.1.
Quy trình nhập kho
2.3.1.1. Ưu điểm
2.3.1.2. Nhược điểm.
2.3.2.
Quy trình xuất kho.
2.3.2.1. Ưu điểm
2.3.2.2. Nhược điểm.
2.4.
Nguyên nhân dẫn đến thực trạng trên
2.4.1.

Nguyên nhân ưu điểm.
2.4.2.
Nguyên nhân nhược điểm.

Trang
1
1
1
1
1
2
3
3
3
3
4
5
6
8
9
10
10
11
12
13
14
14
15
17
17

17
18
24
32
32
32
32
33
33
33
33
33
33


vii

CHƯƠNG 3 :
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ
THIẾT BỊ TẠI TRUNG TÂM ĐIỀU HÀNH KHU VỰC 3 – CÔNG TY
VIỄN THÔNG VIETTEL.
3.1. Định hướng và mục tiêu phát triển của công ty trong thời gian
tới.
3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tư thiết bị tại trung
tâm điều hành kỹ thuật 3 – Công ty viễn thông viettel.
3.3. Kiến nghị
3.3.1. Đối với Công ty
3.3.2. Đối với Nhà Nước
KẾT LUẬN
Tài liệu tham khảo

35
35
40
48
48
49
50
51


viii

DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU, VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
TCT
VTT
CTBC
CNKD
CNKT
CTCT
P.KH VTT
BGĐ VTT
P.TC
P.PTHT
PTH.TTĐHKTKV 1,2,3
BBBG
VTTB
HH
PMQLVT

PMQLBH
PKD

Nội dung ý nghĩa
Tổng công ty
Công ty Viettel Telecom.
Công ty bưu chính
Chi nhánh kinh doanh tỉnh/thành phố
Chi nhánh kỹ thuật tỉnh/thành phố
Công ty công trình Viettel
Phòng kế hoạch công ty Viettel Telecom
Ban Giám Đốc Công ty Viettel Telecom.
Phòng tài chính
Phòng phát triển hạ tầng
Phòng Tổng hợp Trung tâm điều hành kỹ thuật khu vực
Biên bản bàn giao
Vật tư thiết bị
Hàng hóa
Phần mềm quản lý vật tư
Phần mềm quản lý bán hàng
Phòng kinh doanh


ix

DANH SÁCH CÁC BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH
TT
1
2
3

4
5
6
7
8
9
10

Tên biểu đồ
Hình thức Nhật ký- Sổ cái
Hình thức nhật ký chung
Theo phương pháp thẻ song song
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu
Theo phương pháp sổ số dư
Phiếu giao nhận chứng từ
Mô hình tổ chức của Công ty
Mô hình tổ chức của phòng kế hoạch
Quy trình nhập kho

11

biểu đồ thị trường viễn thông Việt nam

BĐ 3.1

12
13
14
15
16

16

Số thuê bao đang hoạt động trên mạng
chỉ số phát triển thuê bao trong nước viettel
Chỉ số phát triển thuê bao quốc tế viettel
Chỉ số doanh thu lợi nhuận của viettel
Chỉ số đầu tư thiết bị viettel

BĐ 3.2
BĐ 3.3
BĐ 3.4
BĐ 3.5
BĐ 3.6

Tờ trình/ Kế hoạch

BM.01/QT.02.PKH.02

17

Biên bản bàn giao

BM.02.QT.01.PKH.02

18
19
20
21
22
23

24
26
27
28

Phiếu yêu cầu kiểm tra sơ bộ thiết bị hệ thống
Biên bản kiểm tra sơ bộ thiết bị hệ thống
Biên bản hiện trường
Yêu cầu nhập kho
Lệnh nhập kho
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Báo cáo hàng hỏng
Yêu cầu xuất kho
Phiếu xuất kho

BM.01.QT.00.KCS.02
BM.02.QT.00.KCS.02
BM.03.QT.00.KCS.04
BM.04.QT.01.PKH.02
BM.05.QT.01.PKH.02
BM.06.QT.01.PKH.02
BM.06.VTQĐ
BM BCHH
BM.07.QT.01.PKH.02
BM.08.QT.01.PKH.02

Quy trình xuất kho

Ký hiệu

Sơ đồ 1.1
Sơ đồ 1.2
Sơ đồ 1.3
BTH 1.4
Sơ đồ 1.5
BM 1.6
MH 2.1
MH 2.2
Lưu đồ: 2.1
Lưu đồ 2.2


1

LỜI NÓI ĐẦU
1.

Tính cấp thiết và mục tiêu của đề tài.

Hiện nay, nền kinh tế nước ta đang chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản
lý của nhà nước. Trong quá trình chuyển đổi đã có những ảnh hưởng sâu sắc tới sự
phát triển của nền kinh tế nước nhà nói chung và hoạt động của các doanh nghiệp nói
riêng. Cùng với sự đổi mới công nghệ thông tin mang tính toàn cầu hóa, Tập đoàn viễn
thông Quân đội – viettel đã nhất quán chủ trương “Đi tắt đón đầu, tiến thẳng vào
công nghệ hiện đại”. với khẩu hiệu “ Nhanh – Chuyên nghiệp – Hiệu quả” Xây
dựng cơ chế vận hành mang tính hệ thống; nghiên cứu ứng dụng đề tài khoa học với
những bước đi thích hợp đầu tư thiết bị công nghệ tiên tiến hiện đại nhằm xác lập
mạng lưới đa dịch vụ, tạo tính đột phá vượt bậc về công nghệ viễn thông trong nước
và quốc tế.
2.

Nội dung nghiên cứu đề tài

Công ty viễn thông Viettel thuộc Tập đoàn viễn thông Quân đội đang phát triển
theo mô hình tổ chức doanh nghiệp của Quân đội, Vừa làm nhiệm vụ quốc phòng an
ninh vừa thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, Tập đoàn viễn thông Quân đội
không ngừng lớn mạnh ổn định về tổ chức, phát triển nhanh kinh tế mở rộng thị
trường kinh doanh trong nước, nắm bắt thời cơ đầu tư ra thị trường nước ngoài đã
Mang lại nhiều kết quả cao trong kinh doanh. Đồng thời phá vỡ độc quyền viễn thông
trong nước.
Để đạt được những yêu cầu đặt ra các doanh nghiệp phải quản lý vốn tốt và sử
dụng vốn có hiệu quả nhất trong công tác đầu tư thiệt bị công nghệ được nhập khẩu từ
các nước trên thế giới chi phí đầu tư cao. Với những hiểu biết thực tế tại đơn vị đang
công tác, kết hợp với kiến thức được Thầy Cô truyền đạt đã giúp cho Em được rất
nhiều điều quý báu đây chính là hành trang mang theo phục vụ cho chính bản thân
mình trong tương lai công tác.
Với mong muốn được đóng góp kiến thức nhỏ bé của mình vào sự phát triển
chung của đơn vị, được sự giúp đỡ rất tận tình của thầy giáo hướng dẫn:ThS Trịnh
Đặng Khánh Toàn và các bạn đồng nghiệp trong đơn vị. Em đã hoàn thành bài luận
văn tốt nghiệp với đề tài mang tên: “Hoàn thiện công tác quản lý vật tư thiết bị tại
Công ty viễn thông Viettel”
3.

Phạm vi nghiên cứu đề tài.

Nghiên cứu phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2008 đến
2010.
4.

Phương pháp nghiên cứu đề tài.

Phương pháp phân tích đối chiếu số liệu đầu tư các năm 2008 đến 2010 các vật tư


2

thiết bị điển hình.
Phương pháp tìm hiểu qua các phương tiện thông tin đại chúng như: báo; đài;
intenet, đài truyền hình… về phát triến khoa hoạc công nghệ thiết bị viễn thông.
Phân tích tình hình sản xuất kinh doanh trên cơ sở số liệu được cung cấp trong quá
trình nghiên cứu thực hiện hoàn thiện luận văn.
5.

Kết cấu đề tài.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác quản lý vật tư thiết bị tại cá doanh nghiệp
sản xuất.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý vật tư thiết bị tại công ty viễn thông
viettel, Tập đoàn viễn thông Quân đội.
Chương 3: Hoàn thiện công tác quản ly vật tư thiết bị tại công ty viễn thông
viettel, Tập đoàn viễn thông quân đội.


3

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ THIẾT
BỊ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ THIẾT BỊ
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm vật tư thiết bị
Khái niệm: Vật tư là bộ phận cơ bản trong toàn bộ tư liệu sản xuất của xã hội, bao

gồm: Nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, năng lượng máy móc thiết bị.
Đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong 3 yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Đặc điểm nổi
bật của nguyên vật liệu là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật
liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và bị tiêu hao toàn bộ vào trong
quá trình sản xuất, không giữ lại nguyên hình thác vật chất ban đầu, giá trị của chúng
được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Vị trí: Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất
thuộc tài sản lao động. Nó là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới, là 1 trong 3
yếu tố không thể thiếu được khi tiến hành sản xuất sản phẩm. Vì vậy việc cung cấp
nguyên vật liệu có kịp thời hay không đều có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình thực
hiện kế hoạch sản xuất. Mặt khác chất lượng sản phẩm cao hay thấp phụ thuộc rất
nhiều vào chất lượng nguyên vật liệu sử dụng. Qua đó, ta thấy nguyên vật liệu có vị trí
quan trọng như thế nào đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, giá trị nguyên
vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của một doanh
nghiệp chúng là đối tượng lao động trực tiếp của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm.
Thiếu nguyên vật liệu sản xuất sẽ bị đình trệ, giá trị sản phẩm của Doanh nghiệp phụ
thuộc rất nhiều vào tình hình biến động chi phí nguyên vật liệu vì chúng thường chiếm
60-80% giá thành sản phẩm. Từ đó cho thấy chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng
không nhỏ tới lợi nhuận của Doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi các Doanh nghiệp phải chú
trọng tới công tác kế toán nguyên vật liệu, để sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu
quả nhất sao cho với cùng một khối lượng vật liệu nhất định có thể làm ra được nhiều
sản phẩm hơn, chất lượng tốt hơn... Điều đó giúp Doanh nghiệp có thể đứng vững và
cạnh tranh trong cơ chế thị trường hiện nay. Muốn vậy Doanh nghiệp phải quản lý
chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu: Thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu
nhằm hạn thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong
việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho Doanh nghiệp.
1.1.2. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu.
Để có thể đáp ứng yêu cầu quản lý, tổ chức kế toán nguyên vật liệu cần phải thực
hiện tốt các nhiệm vụ sau:

Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính,
thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển
phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý nguyên vật liệu, bảo
đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng


4

lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian
luân chuyển chứng từ tới mức thấpnhất.
Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất và
nguyên tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế
độ kế toán và thống nhất chung theo chế độ ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi
tiết được xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với
công tác kế toán của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế
toán.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu cũng cần đảm bảo hai nguyên tắc
thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính ban
hành đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu cung cấp
thông tin đầy đủ, kịp thời.
Các báo cáo về nguyên vật liệu cũng cần được xây dựng theo đúng chế độ kế toán
ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý
nguyên vật liệu.
1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý vật tư thiết bị.
Xuất phát từ vị trí, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, diễn
ra một cách liên tục việc phải đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời về mặt số
lượng, chất lượng cũng như chủng loại vật liệu theo nhu cầu đòi hỏi phải đáp ứng kịp
thời và kinh doanh có lãi là mục tiêu mà các Doanh nghiệp hướng tới. Vì vậy, yêu cầu
công tác quản lý vật tư thiết bị trong doanh nghiệp đòi hỏi phải có những yêu cầu cơ
bản cụ thể sau:

 Ở khâu thu mua:
Đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm về mặt
số lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả hợp lý phản ánh đầy đủ chính xác giá thực tế
của vật liệu ( giá mua, chi phí thu mua). Về Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ cho sản
xuất thường xuyên biến động. Do vậy, các Doanh nghiệp cần giám sát chặt chẽ quá
trình thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu 1 cách có hiệu quả.
 Khâu bảo quản:
Doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý, đúng chế độ bảo quản với
từng loại vật liệu để tránh hư hỏng, thất thoát, hao hụt, mất phẩm chất ảnh hướng đấn
chất lượng sản phẩm.
 Khâu dự trữ:
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành, không bị ngừng trệ, gián đoạn.
Doanh nghiệp phải dự trữ vật liệu đúng định mức tối đa, tối thiểu đảm bảo cho sản


5

xuất liên tục bình thường không gây ứ đọng (do khâu dự trữ quá lớn) tăng nhanh vòng
quay vốn.
 Trong khâu sử dụng vật liệu:
Sử dụng vật liệu theo đúng định mức tiêu hao, đúng chủng loại vật liệu, nhằm phát
huy hiệu quả sử dụng vật liệu nâng cao chất lượng sản phẩm, chi phí vật liệu trong giá
thành sản phẩm vì vậy đòi hỏi tổ chức tốt việc ghi chép, theo dõi phản ánh tình hình
xuất vật liệu. Tính toán phân bổ chính xác vật liệu cho từng đối tượng sử dụng theo
phương pháp thích hợp, cung cấp số liệu kịp thời chính xác cho công tác tính giá thành
sản phẩm. Đồng thời thường xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thu mua, bảo
quản dự trữ và sử dụng vật liệu, trên cơ sở đề ra những biện pháp cần thiết cho việc
quản lý ở từng khâu, nhằm giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất sản phẩm, là cơ
sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội.
1.1.4. Tính khách quan của công tác quản lý vật tư thiết bị

Hệ thống tiêu chuẩn ngành là cơ sở pháp lý cho công tác quản lý chất lượng. Trong
lĩnh vực viễn thông, các cơ sở pháp lý (Pháp lệnh Bưu chính, Viễn thông và các Nghị
định của Chính phủ hướng dẫn Pháp lệnh này) đã rõ ràng, do đó Bộ BCVT cũng đã
xác định rõ các mục tiêu quản lý chất lượng, đã ban hành kịp thời các tiêu chuẩn
ngành cho các mục tiêu quản lý này. Đối với Lĩnh vực công nghệ thông tin, điện tử,
đây là những lĩnh vực mới của Bộ BCVT mà cơ sở pháp lý vừa hình thành nên Bộ
BCVT sẽ tiếp tục bổ sung, hoàn thiện về tiêu chuẩn, về chính sách quản lý chất lượng
trong thời gian tới.
Các tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng và tự nguyện áp dụng do Bộ ban hành đã đáp ứng
cơ bản nhu cầu quản lý nhà nước về chất lượng của Bộ Bưu chính, Viễn thông. Các
tiêu chuẩn này đã được các nhà sản xuất, các doanh nghiệp thiết lập mạng và cung cấp
dịch vụ viễn thông tuân thủ, áp dụng trong sản xuất, kinh doanh, góp phần đảm bảo và
nâng cao chất lượng thiết bị, công trình, dịch vụ.
Hoạt động chứng nhận hợp chuẩn đã góp phần ngăn chặn có hiệu quả việc đưa vào
thị trường trong nước và kết nối vào mạng viễn thông công cộng các vật tư, thiết bị có
công nghệ không phù hợp, kém chất lượng, góp phần đảm bảo chất lượng và an toàn
mạng viễn thông quốc gia; bảo đảm an toàn và quyền lợi người sử dụng dịch vụ.
Thông qua các hoạt động đăng ký chất lượng và kiểm tra chất lượng dịch vụ, doanh
nghiệp đã tăng cường ý thức về tầm quan trọng của quản lý chất lượng và chủ động
tiến hành các biện pháp giám sát, đảm bảo và nâng cao chất lượng mạng lưới, dịch vụ
viễn thông, Internet và coi đây là một trong những biện pháp cạnh tranh thu hút khách
hàng. Người sử dụng dịch vụ đã có cơ sở để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ có chất
lượng tốt.
Một số lĩnh vực quản lý chất lượng khác đã được triển khai, như quản lý về truyền
dẫn phát sóng thông qua hình thức chứng nhận hợp chuẩn thiết bị thu phát sóng vô


6

tuyến quảng bá; quản lý chất lượng công trình viễn thông thông qua các tiêu chuẩn bắt

buộc áp dụng (về an toàn điện, an toàn bức xạ, tiếp đất, chống sét…) đối với công
trình.
Hoàn thiện các quy định quản lý về chất lượng phù hợp với yêu cầu hội nhập, phù
hợp thông lệ quốc tế và đáp ứng được nhu cầu quản lý chuyên ngành: tuân thủ nguyên
tắc không phân biệt đối xử, minh bạch hóa, tạo thuận lợi tối đa cho thương mại.
Tiếp tục thúc đẩy hoạt động tiêu chuẩn hóa: Tiêu chuẩn hóa là hoạt động cơ bản
quan trọng nhất và tạo sở cứ về kỹ thuật cho công tác quản lý chất lượng. Các quy
chuẩn kỹ thuật cần phù hợp với định hướng quản lý với những tiêu chí chất lượng thiết
yếu, mức chỉ tiêu tối thiểu, độc lập với công nghệ.
Chú trọng gắn vai trò, trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý, đảm bảo
và nâng cao chất lượng chất lượng hàng hóa và dịch vụ cung cấp cho khách hàng và
thể chế hoá vấn đề này trong các văn bản quản lý. Các chính sách như công bố chất
lượng hàng hóa, dịch vụ phù hợp quy chuẩn kỹ thuật, công bố tiêu chuẩn chất lượng
hàng hóa, dịch vụ vẫn phù hợp với thực tiễn quản lý và thông lệ quốc tế và cần được
tiếp tục thúc đẩy.
Công tác đo kiểm đánh giá phù hợp, đo kiểm tra chất lượng sản phẩm, dịch vụ cần
được đẩy mạnh. Tăng cường thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau về kết quả đo kiểm đánh
giá phù hợp để giải quyết những hạn chế về năng lực đo kiểm trong nước. Công tác đo
kiểm cần được xã hội hóa mạnh. Các phòng thử nghiệm đáp ứng các chuẩn quốc tế
được khuyến khích chỉ định phục vụ đo kiểm đánh giá phù hợp trong nước và quốc tế.
Tích cực công tác thông tin, tuyên truyền để các doanh nghiệp ý thức được chất
lượng sản phẩm, hàng hóa là yếu tố quan trọng tạo nên thành công trong bối cảnh hội
nhập. Tăng cường thông tin, phổ biến về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của các nước
khu vực và thế giới để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nâng cao chất lượng
và thâm nhập thị trường quốc tế.
Tăng cường hợp tác quốc tế thông qua việc chủ động, tích cực tham gia công tác
tiêu chuẩn hóa, tham gia các diễn đàn về quản lý tiêu chuẩn, chất lượng khu vực và
quốc tế. Xem xét và tham gia các hiệp định về quy chế quản lý chất lượng hài hoà
trong khuôn khổ các tổ chức kinh tế khu vực, quốc tế để học tập kinh nghiệm quản lý
và có các định hướng quản lý phù hợp với thông lệ quốc tế, giảm thiểu các rào cản

thương mại.
1.1.5. Sự cần thiết phải tăng cường công tác quản lý vật tư nguyên liệu.
 Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất.
Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố: sức lao động, tư liệu lao động và đối
tượng lao động. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động
có ích của con người tác động vào. Trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp vật liệu


7

chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một
lần vào chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm. Giá thành sản phẩm là vấn đề
quan tâm hàng đầu đầu của các doanh nghiệp, nền kinh tế thị trường chỉ cho phép các
doanh nghiệp thực sự làm ăn có lãi được tồn tại và phát triển. Để đạt được điều đó thì
nhất thiết các doanh nghiệp phải quan tâm đến giá thành sản phẩm vì vậy phấn đấu hạ
giá thành sản phẩm có ý nghĩa sống còn đối với các doanh nghiệp sản phẩm của các
doanh nghiệp có được chấp nhận trên thị trường hay không, không chỉ ở vấn đề giá cả
mà còn nhiều vấn đề khác quan trọng trong đó có vấn đề chất lượng. Nguyên vật liệu
đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên chất lượng sản phẩm.
Mặt khác xét cả mặt hiện vật và giá trị thì vật liệu là một trong những yếu tố không
thể thiếu được của quá trình tái sản xuất kinh doanh nào. Dưới hình thái hiện vật nó là
một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động định mức, còn dưới hình thái giá trị nó
biểu hiện bằng vốn lưu động của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng đồng
vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển dòng vốn lưu động và việc đó không tách rời
việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm và hợp lý. Từ những phân tích trên
cho thấy vật liệu có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, là
yếu tố chủ yếu trong chi phí sản xuất và giá thành, là bộ phận của vốn lưu động. Chính
vì vậy các nhà sản xuất rất quan tâm đến vấn đề quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
 Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
Khác với quản lý bao cấp cơ chế thị trường đã tạo nên sự chủ động thực sự của các

doanh nghiệp. Doanh nghiệp chủ động trong việc xây dựng các phương án tiêu thụ sản
phẩm, doanh nghiệp phải tự trang trải bù đắp chi phí, chịu rủi ro chịu trách nhiệm về
kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công tác đắc lực giúp lãnh
đạo doanh nghiệp nắm được tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Kế toán vật liệu
có chính xác đầy đủ, công tác phân tích vật liệu có đúng đắn thì lãnh đạo mới nắm
chính xác được tình hình thu mua dự trữ, sản xuất vật liệu và tình hình thực hiện kế
hoạch vật liệu để từ đó đề ra những biện pháp quản lý thích hợp.
Đối với nền kinh tế sản xuất hàng hoá chi phí vật liệu là chi phí chủ yếu cấu thành
nên giá thành sản phẩm. Do vậy việc tổ chức công tác kịp thời có chính xác khoa học
hay không sẽ quyết định tới tính chính xác kịp thời của giá thành sản phẩm sản xuất
cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
Từ đó công tác quản lý vật liệu có tầm quan trọng như vậy nên việc tăng cường
quản lý vật liệu là rất cần thiết. Phải luôn cải tiến công tác quản lý vật liệu cho phù hợp
với thực tế sản xuất coi đây là yêu cầu cần thiết đưa công tác quản lý vật liệu vào nề
nếp khoa học.


8

1.1.6. Phân loại vật tư thiết bị.
Trong các Doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ
với nội dung kinh tế công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Để có thể quản lý
nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và đạt hiệu quả cao đồng thời hạch toán chi tiết
nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên
vật liệu.
Mỗi Doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng
những loại vật liệu khác nhau phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu sắp xếp các
loại vật tư theo từng nội dung, công dụng tính chất thành phần của chúng nhằm phục
vụ cho yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh

doanh và yêu cầu quản lý vật liệu của kế toán chi tiết.
Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng Doanh nghiệp
mà trong từng loại nguyên vật liệu luôn được chia hành từng nhóm, từng quy cách
khác nhau và có thể được ký hiệu riêng. Nhìn chung thì nguyên vật liệu được phân
chia theo các cách sau đây:
Phân loại theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh
vật liệu được phân thành những loại sau đây.
Nguyên vật liệu chính: Là những đối tượng chủ yếu cấu thành nên thực thể
của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua ngoài) như tôn, sillic, sắt...trong chế
tạo động cơ.
Vật liệu phụ: Là những thứ chỉ có tác động phụ trợ trong sản xuất và chế tạo
sản phẩm nhằm làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính hoặc tăng chất
lượng của sản phẩm sản xuất ra như dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy,
thuốc chống rò rỉ, hương liệu, xà phòng...
Nhiên liệu: Là những thứ được sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho
các phương tiện vật chất, máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng để thay thế sữa chữa và thay
thế cho máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.
Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm vật liệu và thiết bị cần lắp, không cần lắp,
vật kết cấu khác Doanh nghiệp phục vụ mục đích đầu tư xây dựng cơ bản.
Vât liệu khác: Là toàn bộ vật liệu còn lại trong quá trình sản xuất chế tạo ra sản
phẩm hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định
Việc phân chia vật liệu một cách tỷ mỉ chi tiết trong doanh nghiệp sản xuất được
thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó, vật liệu được
chia thành các loại nhóm thứ bằng hệ thống ký hiệu các chữ số để thay thế cho tên gọi
nhãn hiệu, quy cách vật liệu. Những ký hiệu đó được gọi là danh điểm vật liệu và được
áp dụng thống nhất trong phạm vi toàn Doanh nghiệp, giúp cho các bộ phận trong
Doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu.

9

Mỗi loại vật liệu có thể sử dụng một số trong danh điểm vật liệu, sổ danh điểm vật
liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu của từng nhóm và đặc tính công dụng của chúng.
Tuỳ theo nhóm, thứ vật liệu mà kết cấu số liệu gồm 1,2, hoặc 3 chữ số.
Phân loại theo nguồn gốc nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu mua ngoài.
Nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến.
Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác hoặc được cấp
phát biếu tặng.
Nguyên vật liệu thu hồi vốn góp liên doanh.
Nguyên vật liệu khác như kiểm kê thừa, vật liệu không dùng hết.
Phân loại theo mục đích và nội dung nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác phục vụ ở quản lý phân xưởng,
tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng quản lý doanh nghiệp.
1.1.7. Đánh giá nguyên vật liệu.
Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật
liệu. Việc đánh giá vật liệu nhập- xuất- tồn kho là một việc hết sức cần thiết để tính
đúng, đủ chi phí và giá thành sản phẩm.
Về nguyên tắc, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động nên phải
đánh giá theo giá trị thực tế của nguyên vật liệu do mua sắm hay gia công chế biến, tuy
nhiên do đặc điểm của nguyên vật liệu là thường xuyên biến động trong quá trình sản
xuất kinh doanh và yêu cầu của kế toán vật liệu là phải phản ánh kịp thời tình hình
nhập, xuất, tồn hàng ngày của vật liệu, vì vậy kế toán nguyên vật liệu ngoài việc sử
dụng giá thực tế ra, vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. Trong quá trình
hạch toán vật tư, tuỳ điều kiện cụ thể về giá trị vật tư ở Doanh nghiệp biến động
thường xuyên hay tương đối ổn định, có giá kịp thời hay không mà khi tổ chức kế toán
vật tư người ta có thể sử dụng một trong 2 cách đánh giá vật tư, đó là đánh giá vật tư
theo giá hạch toán hay giá mua thực tế. Sử dụng cách đánh giá vật tư tức là sử dụng

giá nào để ghi sổ kế toán vật tư hàng ngày và tính toán giá xuất vật tư dùng hàng ngày.
Nguyên vật liệu phí ( giá vốn) đây là nguyên tắc cơ bản nhất của kế toán. Nguyên
tắc này đòi hỏi tất cả các nguyên vật liệu phải được ghi chép phản ánh theo giá phí của
chúng, tức là số tiền mà Doanh nghiệp bỏ ra để có số nguyên vật liệu đó.
Nguyên tắc thận trọng: Nguyên tắc này đề cập đến việc lựa chọn các phương pháp
sao cho ít ảnh hưởng đến vốn chủ sở hữu.
Nguyên tắc nhất quán: Nguyên tắc này đòi hỏi kế toán viên phải quản lý kịp thời số
lượng nguyên vật liệu nhập - xuất hàng ngày để phục vụ cho công tác quản lý, giúp
cho Doanh nghiệp biết chính xác số lượng và giá trị vật liệu tại kho của mình tại các


10

thời điểm, nhằm xây dựng các kế hoạch sản xuất phù hợp, chống sự biến động về giá
vốn và lượng nguyên vật liệu tồn kho đột suất.
1.2. CÁC HÌNH THỨC QUẢN LÝ VẬT TƯ THIẾT BỊ.
1.2.1. Hình thức Nhật ký- Sổ cái
Bao gồm các loại sổ:
Nhật ký sổ cái: là một quyển sổ Kế toán TH duy nhất vừa dùng làm số NK ghi
chép các NVKT – TC PS theo trình tự thời gian, vừa dùng làm Sổ cái để tập hợp và hệ
thống hóa các NV đó theo các TK kế toán.
Số nhật ký sổ cái gồm nhiều trang, mỗi trang chia làm 2 phần: một phần dùng làm
sổ nhật ký (cột: ngày tháng, trích yếu nội dung), một phần dùng làm số cái (nhiều cột,
mội TK có 2 cột: Nợ - Có.
Các loại sổ kế toán chi tiết: Vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, tào sản CĐ,
Khấu hao TSCĐ và NVKD, vốn bằng tiền, phải trả người bán, phải thu khách hàng,
chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, QLDN.
Sơ đồ 1.1. Hình thức Nhật ký- Sổ cái
Chứng từ gốc
Sổ quỹ

Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ Nhật ký - Sổ cái

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp
chi tiết

Báo cáo kế toán

Ghi hằng ngày (định kỳ)
Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ)
Đối chiếu, kiểm tra
Nguồn: Nguyễn Văn Chung - GV Kế toán tại Quảng Ninh
Trình tự ghi chép: Hàng ngày khi nhận chứng từ --> kiểm tra --> xác định TK ghi
Nợ - Có. Mỗi chứng từ gốc được ghi trên một dòng đồng thời ở cả hai phần. Cuối
tháng khóa sổ .......kiểm tra đối chiếu (Tổng PS Nợ và Tổng PS Có trong sổ Cái đối
chiếu với Tổng Số tiền ở phần Nhật ký). Nếu bằng nhau thì chính xác.
1.2.2. Hình thức chứng từ ghi sổ


11

 Nguyên tắc,đặc trưng cơ bản: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là
"chứng từ ghi sổ". Quá trình ghi sổ kế toán tách rời 02 quá trình:
-

Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.

 Các loại sổ kế toán chủ yếu:
-

Chứng từ ghi sổ
Sô đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Các sổ, thẻ, kế toán chi tiết ( lưu ý: DN phát sinh sử dụng bao .

 Nội dung, trình tự ghi sổ
Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập
chứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phân loại
để lập bảng Tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệu
của Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau
khi đã lập xong chuyển cho Kế toán trưởng ( hoặc người phụ trách kế toán ) duyệt,
rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số
và ngày tháng vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ Đăng ký
chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán
tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối tháng của từng tài
khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng lập "Bảng
cân đối tài khoản".
Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán, Bảng
Tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ vào sổ, thẻ kế toán
chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuôi tháng tiến hành cộng các sổ, thẻ kế
toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng Tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp
để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản đó. Các Bảng Tổng hợp chi
tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài
chính.

1.2.3. Hình thức nhật ký chứng từ
gồm các sổ sau:
-

Sổ chi tiết các tài khoản
Sổ cái
Nhật ký chi tiền
Nhật ký thu tiền
Nhật ký chung


12

-

Nhật ký bán hàng
Nhật ký mua hàng hoá

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ (NKCT):Tập hợp và
hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp
với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời
gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ
kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh
tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:
-

Nhật ký chứng từ;
Bảng kê;
Sổ Cái;
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
(1). Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi
trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang
tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các
bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và
Nhật ký - Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì
căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào
Nhật ký Chứng từ.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký
Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký
Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và
lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi
trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi
tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo


13

từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái, số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu
chi tiết trong Nhật ký
Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài
chính.

1.2.4. Hình thức nhật ký chung
Bao gồm các loại sổ:
 Sổ nhật ký chung: Ghi chép NVKT theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng
của các NV đó, làm cơ sở để ghi vào sổ cái.
 Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ
phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu sổ cái cuối tháng được dùng để
ghi vào BCĐ số phát sinh --->ghi vào BCĐKT.
 Sổ nhật ký đặc biệt (còn gọi là số nhật ký chuyên dung) và các loại sổ kế toán
chi tiết (sổ phụ)
 Sổ nhật ký chuyên dùng: trong trường hợp NV phát sinh nhiều. ghi chép riêng
cho từng nghiệp vụ chủ yếu.
Sơ đồ 1.2 Hình thức nhật ký chung
Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ nhật ký chung

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp
chi tiết

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toán

Ghi hằng ngày (định kỳ)
Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ)
Đối chiếu, kiểm tra
Nguồn: Nguyễn Văn Chung - GV Kế toán tại Quảng Ninh


14

* Trình tự ghi chép: Sau hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi NV phát
sinh vào sổ Nhật ký chung --->Số cái. TRường hợp dùng số nhật ký đặc biệt thì hàng
ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi NV phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan,
định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp và ghi một lần vào sổ cái. Cuối tháng tổng hợp SL
Số cái --->Bảng Cân đối tài khoản.
Đối với các sổ chi tiết : Căn cứ vào chứng từ gốc --->Số chi tiết. Cuối tháng
tổng hợp để đối chiếu với BCĐTK.
1.3. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ VẬT TƯ THIẾT BỊ
1.3.1. Phương pháp thẻ song song.
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của
từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.
Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra
tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên
cơ sở các chứng từ đó.
Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật
liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tư.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động
nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ
sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm
tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vật liệu, đồng

thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng.
Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp
nhập xuất tồn vật liệu.
Sơ đồ 1.3 Theo phương pháp thẻ song song

Nguồn: Nguyễn Văn Chung - GV Kế toán tại Quảng Ninh


15

Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu,
dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh
điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác.
Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, làm
tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian.
Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán
máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có
ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
BTH 1.4 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu
Đ.điểm
Tên VT
VT

ĐVT

Đơn Tồn đầu kỳ Nhập
giá SL
TT SL TT

Xuất

Tồn cuối kỳ
SL TT SL
TT

Nguồn: Nguyễn Văn Chung - GV Kế toán tại Quảng Ninh
1.3.2. Phương pháp sổ số dư.
 Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn
ngoài ra cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho trên thẻ kho vào Sổ
số dư.
 Tại phòng kế toán: Định kỳ 5 đến 10 ngày, kế toán nhận chứng từ do thủ kho
chuyển đến, có lập phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào đó, kế toán lập Bảng
luỹ kế nhập xuất tồn. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ kho
chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên sổ số dư
với Bảng luỹ kế nhập xuất tồn.
Sơ đồ 1.5 Theo phương pháp sổ dư

Nguồn: Nguyễn Văn Chung - GV Kế toán tại Quảng Ninh


16

Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công
việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ.
Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm
tra, đối chiếu và phát hiện sai sót.
Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư
và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên kế toán và thủ kho của
doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao.
BM 1.6 Phiếu giao nhận chứng từ
Từ ngày...... đến ngày...... tháng......năm......

Nhóm vật liệu

Người nhận
(Ký ghi rõ họ tên)

Số lượng chứng Số hiệu
từ

Số tiền

Ngày......tháng......năm......
Người giao
(Ký ghi rõ họ tên)