XÂY DỰNG QUY TRÌNH CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA CÔNG NGHỆ THỰC PHẨM


BÁO CÁO THỰC HÀNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ CẢI TIẾN
ĐỀ TÀI

HÃY XÂY
DỰNG
QUY
TRÌNH CẢI
TIẾN HỆ
GVHD: Hồ Thị Mỹ Hương
Nhóm thực hiện: Nhóm 6
1. Nguyễn Ngọc Kim Ngân

2022120177

2. Trần Thị Bích Ngọc

2023120196

3. Đỗ Thị An Nhiên

2022120242

4. Nguyễn Thị Bích Phượng

2022120195

5. Đỗ Hồng Sáng

2022120124

6. Nguyễn Minh Toàn

2022120151


Đánh giá nội bộ

Tiến hành điều chỉnh, rà soát quá t

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2015
 Lưu đồ:

Phát hiện sự không phù hợp/ sự không phù hợp tìm ẩnĐào tạo nhân viên theo quá trình
Không nghiêm trọng

hoạch hành động khắc phục/ phòng ngừa

Đào tạo đánh giá viên

Xem xét
mức độ
Nghiêm trọng

No

Xem xét

Thành lập nhóm đánh giá nội b

Đánh giá thực trạng công ty
Tiến hành đánh giá nội bộ

Yes

hành hành động khắc phục/ phòng ngừa

Lập kế hoạch cải tiến
No

Xem xét
kết quả

No

No

Xem xét
Yes
Yes

Duy trì hệ thống

Xem xét kết
quả

Duy trì hệ thống

Biên soạn tài liệu mới, chỉnh sửa, bổ sung tài liệu cũ

Lưu hồ sơ
Lưu hồ sơ

No

Xem xét

Yes

Ban hành

Phổ biến tài tiệu


 Thuyết minh sơ đồ

Bước 1: Chuẩn bị
1. Tiến hành đánh giá nội bộ phát hiện ra sự không phù hợp hoặc sự không phù hợp
tìm ẩn. Quy trình đã cũ không còn phù hợp hoặc quy trình cho năng xuất kém, kém
hiệu quả cần tiến hành thay đổi.
2. Đánh giá mức độ
Xem xét mức độ không phù hợp đó ở mức độ nào? Cần phải cải tiến toàn bộ
hay chỉ một phần.
Nếu chỉ là một phần thì nên lập kế hoạch cho hành động khắc phục hoặc hành
động phòng ngừa (phát hiện sự không phù hợp tìm ẩn). Tiến hành lập kế hoạch và sẽ
được phòng KCS (Ban ISO) xem xét và đưa lên cho QMR phê duyệt. QMR/QC-QA
phân công người thực hiện hoặc theo dõi thực hiện hành động khắc phục hoặc hành

động phòng ngừa. Sau khi thực hiện xong người được phân công sẽ viết báo cáo cho
phòng KCS/ban ISO xem xét báo cáo lên QMR xem xét đánh giá việc thực hiện có đạt
yêu cầu hay không. Quy trình
3. Đánh giá thực trạng
•

Cơ cấu tổ chức của công ty:

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

Ban kiểm soát

Ban giám đốc

Phòng tiêu thụ sản Phòng
phẩm tổng hợp
Phòng kỹ thuật
Phòng
KCS tài chính kế toán
Phân xưởng bia

Đội kho


Hiện nay cơ cấu bộ máy quản lý Công ty Cổ phần bia Sài Gòn gồm:
Đại hội đồng cổ đông.
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty Cổ phần
Bia Sài Gòn. Đại hội cổ đông có quyền và nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển,

quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh; quyết định sửa đổi, bổ sung
vốn điều lệ của Công ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị,
Ban kiểm soát; và quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty và các quyền, nhiệm vụ
khác theo quy định của Điều lệ Công ty.
Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý cao nhất của Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn
do ĐHĐCĐ bầu ra gồm 01 (một) Chủ tịch Hội đồng quản trị và 04 (bốn) thành viên
với nhiệm kỳ là 5 (năm) năm. Thành viên Hội đồng quản trị có thể được bầu lại với số
nhiệm kỳ không hạn chế. Tổng số thành viên Hội đồng quản trị độc lập không điều
hành phải chiếm ít nhất một phần ba tổng số thành viên Hội đồng quản trị. Hội đồng
quản trị nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền
lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. HĐQT có trách
nhiệm giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong Công ty.
Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Pháp luật, Điều lệ Công ty và Nghị quyết
ĐHĐCĐ quy định.
Ban kiểm soát.
Ban kiểm soát của Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn bao gồm 04 (bốn)
thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát là 05 (năm)
năm; thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.
Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ
cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế
toán, thống kê và lập BCTC nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông. Ban
kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và Ban Giám đốc.
Ban Giám đốc


Ban Giám đốc của Công ty bao gồm 03 (ba người): 01 Giám đốc và 02 Phó
Giám đốc. Giám đốc điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản
xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực
hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Các Phó Giám đốc giúp việc Giám đốc trong

từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nội dung công việc
được phân công, chủ động giải quyết những công việc được Giám đốc ủy quyền theo
quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty.
Phòng tiêu thụ sản phẩm:
Chịu trách nhiệm thu thập thông tin, đánh giá tình tình thị trường, xây dựng kế
hoạch tiêu thụ sản phẩm. Tham mưu cho Giám đốc về giá bán sản phẩm, chính sách
quảng cáo, phương thức bán hàng, hỗ trợ khách hàng, lập các hợp đồng đại lý. Tư vấn
cho khách hàng về sử dụng thiết bị bảo quản, kỹ thuật bán hàng, thông tin quảng cáo.
Theo dõi và quản lý tài sản, thiết bị, công cụ, dụng cụ bán hàng: keg chứa bia hơi, tủ
bảo quản, vỏ bình CO2 , vỏ chai, két nhựa trong lưu thông, biển quảng cáo của Công ty
trên thị trường .v.v. Kết hợp với phòng Kế toán Tài chính quản lý công nợ các đại lý và
khách hàng tiêu thụ sản phẩm; Quản lý hóa đơn và viết hóa đơn, thu tiền bán hàng.
Phòng Tổng hợp:
Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Công ty về việc xây dựng kế hoạch sản
xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm; Mua sắm, làm thủ tục nhập, xuất vật tư,
nguyên liệu, phụ tùng thay thế, dụng cụ cho sản xuất; Tham mưu và làm các thủ tục
pháp lý trong việc ký kết, giám sát thực hiện, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế
với các nhà cung cấp.
Tham gia xây dựng phương án, kế hoạch giá thành sản phẩm của Công ty;
Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và các báo cáo
thống kê theo quy định và yêu cầu quản trị của Công ty.
Đảm nhận và chịu trách nhiệm trong công tác tham mưu xây dựng cơ cấu tổ
chức quản lý sản xuất kinh doanh, quy hoạch cán bộ; Lập kế hoạch đào tạo và tuyển
dụng lao động, xây dựng định mức lao động và đơn giá tiền lương hàng năm; tham
mưu cho Ban giám đốc xây dựng quy chế trả lương, thưởng. Thực hiện các chế độ


chính sách cho người lao động theo luật định và quy chế của Công ty; Theo dõi, giám
sát việc chấp hành nội quy lao động, nội quy, quy chế của Công ty và thực hiện công
tác kỷ luật. Thực hiện các nhiệm vụ của công tác hành chính, văn thư lưu trữ, quản lý

xe ôtô con, vệ sinh môi trường, ngoại cảnh, công tác bảo vệ 2 nhà máy. Phối hợp xây
dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch bảo vệ, an ninh, quốc phòng, phòng chống
cháy nổ, phòng chống bão lụt hàng năm.
Phòng kỹ thuật:
Chịu trách nhiệm trong công tác xây dựng, tiếp nhận chuyển giao và quản lý
các quy trình vận hành thiết bị, công nghệ sản xuất, định mức kinh tế kỹ thuật, kỹ
thuật an toàn và vệ sinh an toàn thực phẩm; Thực hiện các chương trình nghiên cứu
phát triển sản phẩm mới, cải tiến kỹ thuật, áp dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất;
Xây dựng các yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm, vật tư nguyên liệu; Kiểm
tra chất lượng sản phẩm hàng hóa đầu ra, chất lượng vật tư, nguyên liệu đầu vào
cho sản xuất; Quản lý hồ sơ lý lịch hệ thống máy móc thiết bị; xây dựng và theo dõi kế
hoạch duy tu bảo dưỡng máy móc thiết bị; Kết hợp với các bộ phận liên quan xây
dựng và thực hiện nội dung chương trình đào tạo, tổ chức thi nâng bậc kỹ thuật cho
công nhân hàng năm. Chỉ đạo thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001: 2008 và hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm HACCP. Chịu trách nhiệm về
công tác đầu tư, xây dựng cơ bản và công tác môi trường. Theo dõi và thực hiện công
tác thi đua khen thưởng.
Phòng Tài chính Kế toán:
Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Công ty về lĩnh vực tài chính kế toán.
Phòng có chức năng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm; Tổ
chức công tác hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định và các báo cáo
quản trị theo yêu cầu của công ty, thực hiện thu tiền bán hàng, quản lý kho quỹ; Chịu
trách nhiện hướng dẫn, kiểm tra việ lập hoá đơn chứng từ ban đầu cho công tác hạch
toán kế toán; hướng dẫn, tổng hợp báo cáo thống kê.
Đội kho:


Quản lý các kho vật tư, nguyên liệu, thành phẩm, bao bì, chai két, công cụ dụng
cụ phục vụ sản xuất, bán hàng; Thực hiện công tác xuất, nhập vật tư, nguyên liệu, theo
dõi, đối chiếu, lập các bảng kê bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn hàng ngày, tuần, tháng

gửi các phòng Nghiệp vụ của công ty và Tổng Công ty theo quy định.
Phân xưởng bia
Có nhiệm vụ sản xuất bia hơi, bia chai các loại. Chiết rót bia hơi thành phẩm
nhập kho và giao cho khách hàng. Thực hiện các công đoạn trong sản xuất bia chai,
chiết rót, hoàn thiện sản phẩm bia chai và nhập kho theo đúng quy trình công nghệ.
Thực hiện việc ghi chép lưu trữ và báo cáo số liệu hang ngày, tuần, tháng cho các bộ
phận quản lý của tổng công ty theo quy định.
•

Thực trạng công ty:
Về khách quan, do chịu tác động chung của tình hình suy thóai kinh tế thế giới,

giá cả thị trường biến động, chỉ số giá tiêu dùng tăng, tình hình dịch bệnh, bão lũ đã
làm sức mua trong dân giảm, họat động vận chuyển phát sinh nhiều khó khăn…
Khi tỷ giá và nguyên liệu đầu vào vẫn biến động khó lường, sức ép của lộ trình
tăng thuế TTĐB của bia tăng từ 50% lên 65% trong giai đoạn 2016- 2018
Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của các hãng bia nội địa và nước ngoài như
Heineken, Sapporo, Budweiser.....
Quy định gắt gao về kiểm soát chất lượng của các thị trường khó tính như EU,
Mỹ, Nhật, Úc... khi xuất khẩu
Về chủ quan đó là những khó khăn trong nội bộ công ty. Cách thức làm việc và
quản lí của CBCNVC trong công ty chưa được ổn định. Tổ chức công đoàn luôn trăn
trở làm gì để đòan kết, ổn định tư tưởng hàng ngàn công nhân viên hăng hái thi đua,
tập trung vào sản xuất để hòan thành các kế hoạch SXKD.
Những lí do trên đều làm cho doanh thu của công ty không đạt được như dự kiến,
làm cho những mục tiêu đề ra chưa được thực hiện nên sẽ đề ra những phương pháp
cải tiến sau:


−

Nỗ lực thay đổi phương thức quản trị với định hướng: Thương mại là hàng
đầu - Công nghệ kỹ thuật là nền tảng - Quản trị là quyết định. Tổng công

ty đã triển khai đồng bộ thực hiện tiêu chuẩn ISO trên toàn hệ thống
− Đầu tiên, đảm bảo chất lượng từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm đầu ra
−

phải đạt chất lượng nhất bằng các bước kiểm tra nghiêm ngặt.
Chiến lược tăng trưởng, gia tăng sản phẩm giá trị lợi nhuận cao, đa dạng
hóa sản phẩm để đảm bảo khả năng cạnh tranh, đạt mục tiêu lợi nhuận
trong dài hạn tập trung trên sản phẩm Special Chai và Special lon. Để áp
đảo trong phân khúc cao cấp đang phát triển, công ty sẽ tung ra nhiều

chương trình cho quảng bá, tiếp thị, khuyến mãi, hỗ trợ đại lý...
− Phát động phong trào phát huy sang kiến, cải tiến kỹ thuật tại công ty.
Thực hiện nâng cấp các trang thiết bị tân tiến như dàn ngưng tụ bay hơi
công suất 1:250 Kw, cải tạo hệ thống lạnh, hệ CIP trước lọc, hệ thống thu
−

hồi CO2 công suất 300kg/giờ…
Thực hiện phong trào thi đua tiết kiệm nguyên vật liệu (NVL), năng

lượng, cắt giảm khí thải, nước thải..…
− Công đoàn của công ty sẽ phát động hàng lọat các phong trào thi đua với
nhiều nội dung phong phú ví dụ như: Thi đua lập thành tích chào mừng
ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam với mục tiêu cụ thể “ các cấp
công đoàn chủ động, tích cực tham gia với lãnh đạo chuyên môn có các
giải pháp nhằm tháo gỡ khó khăn, đẩy mạnh sản xuất, giữ vững và đảm
bảo việc làm, thu nhập cho người lao động, phấn đầu hòan thành kế họach

sản xuất kinh doanh năm 2015 của đơn vị”. Thực hiện tốt việc chăm lo đời
sống CBCNV.
4. Lập kế hoạch thực hiện
Trên cơ sở đánh giá thực trạng, lập Kế hoạch thựchiện gồm những nội dung:
- Mục tiêu, yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng cần xây dựng;
- Phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lượng;
- Những văn bản cần xây dựng của Hệ thống quản lý chất lượng (Chính sách và mục
tiêu chất lượng; Sổ tay chất lượng; CácQui trình, Hướng dẫn cần thiết…);
- Các yêu cầu liên quan tới: Quyết định của Lãnh đạo; phân công trách nhiệm; đào tạo;
cung cấp nguồn lực…;


- Thời gian và tiến độ thực hiện.
Bước 2: Xây dựng hệ thống các văn bản
1. Hướng dẫn cách viết các Văn bản cho những người được phân công biên soạn.
- Chính sách và mục tiêu chất lượng chung của Cơ quan nên do người Lãnh đạo cao
nhất nghiên cứu, đề ra. Cũng có thể giao cho Đại diện Lãnh đạo nghiên cứu, biên soạn,
trình lãnh đạo cao nhất duyệt và công bố. Các trưởng đơn vị trực thuộc chịu trách
nhiện cụ thể hóa mục tiêu chất lượng cho Đơn vị mình.
- Sổ tay chất lượng nên do Trưởng ban Chỉ đạo hay Ủy viên Thư ký của Ban chỉ đạo
biên soạn.
- Các Qui trình, Hướng dẫn thì: Qui trình ứng với Việc chính và các Qui trình hỗ trợ
thì do Đơn vị chức năng tương ứng cử Cán bộ biên soạn.
- Các văn bản phải dự trên kế hoạch đã định ở bước 1:
Sứ mệnh:
• Phát triển ngành đồ uống Việt Nam ngang tầm thế giới;
• Đề cao văn hóa ẩm thực của người Việt Nam
• Nâng cao chất lượng cuộc sống thông qua việc cung cấp các sản phẩm đồ uống
•

chất lượng cao, an toàn và bổ dưỡng.
Mang lại lợi ích thiết thực cho cổ đông, khách hàng, đối tác, người lao động và
xã hội.
Tầm nhìn:
Phát triển công ty Bia Sài Gòn trở thành Tập đoàn công nghiệp đồ uống hàng

đầu của Quốc gia, có vị thế trong khu vực và Quốc tế.
Giá trị cốt lõi:
1. Thương hiệu truyền thống: Sự vượt trội của một thương hiệu truyền thống
được xây dựng và khằng định qua thời gian. Khách hàng luôn được quan tâm
phục vụ và có nhiều sự lựa chọn. Không cầu kỳ, không phô trương, sự gần gũi
cùng với bản lĩnh tạo nên sự khác biệt giúp Bia Sài Gòn có một vị trí đặc biệt
trong lòng khách hàng.
2. Trách nhiệm xã hội: Sự phát triển gắn với trách nhiệm xã hội là truyền thống
của Bia Sài Gòn. Chúng tôi cung cấp cho xã hội những sản phẩm an toàn và
hữu ích, bên cạnh đó chúng tôi luôn mong muốn cùng chia sẻ và gách vác


những trách nhiệm trong công tác xã hội và bảo vệ môi trường bằng những
hành động thiết thực.
3. Hợp tác cùng phát triển: Chúng tôi xây dựng các mối quan hệ hợp tác “ cùng
có lợi” và lấy đó làm cơ sở cho sự phát triển bền vững. Chúng tôi xây dựng
những chính sách phù hợp để những đối tác cùng tham gia và gắn bó lâu dài với
Bia Sài Gòn.
4. Gắn bó: Để cao sự gắn bó trong một môi trường làm việc thân thiện, chia sẻ.
Nơi mà mọi người được tạo mọi điều kiện để học tập, sáng tạo và cống hiến để
cùng hưởng niềm vui của thành công.
5. Cải tiến không ngừng: Chúng tôi không thỏa mãn với những gì đang có mà
luôn mơ ước lên, học tập, sáng tạo và đổi mới để đáp ứng ngày càng tốt hơn
những nhu cầu ngày cang cao và liên tục thay đổi của thị trường. Thường xuyên

học tập, sáng tạo và đổi mới là phong cách của chúng tôi.

Thương hiệu truyền thống

Cải tiến không ngừng

Trách nhiệm

Gắn bó

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Hợp tác cùng phát triển

Mục tiêu chất lượng:
Doanh thu đạt 100% so với kế hoạch năm 2016
Lợi nhuận đạt 100% so với kế hoạch năm 2016
Tỷ lệ % giá trị sản phẩm hỏng không phụ hợp/Doanh thu 0,06%
Tỷ lệ giao hàng trễ 0,3% trên tổng số hợp đồng.
Khiếu nại của khách hàng 0,3% trên tổng số hợp đồng.
Phấn đấu đạt 100% định mức vật tư và chi phí đã khoán trong năm 2016.

xã hội

Các quy trình trong công ty:
Quy trình tuyển dụng
Quy trình giám sát nguyên liệu đầu vào
Quy trình giám sát sản xuất bia
Quy trình xử lý và kiểm soát sản phẩm không phù hợp
Quy trình thực hiện và kiểm soát hành động khắc phục – phòng ngừa
Quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu
Quy trình đánh giá nội bộ
Quy trình duy trì hệ thống
 Tuy các quy trình chỉ có quy trình giám sát đầu vào và quy trình giám sát sản xuất bia
−
−
−
−
−
−
−
−

tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất. Nhưng tất cả các quy trình đều gắn kết với
nhau tạo nên hệ thống quản lý chất lượng cho sản phẩm, tác động gián tiếp vào sản
phẩm, mang lại lợi nhuận cho công ty.
 Khi vận hành công ty theo các quy trình để xây dựng theo Hệ thống quản lí chất lượng

ISO 9001:2008 công ty sẽ được:
•

Thỏa mãn khách hàng, thu hút và tăng lượng khách hàng.

•

Giảm thiểu các chi phí vận hành - thông qua việc nhận diện các quá trình, phân
bổ các nguồn lực tối thiểu cho các quá trình và thiết lập mối tương tác hợp lý phù
hợp với tổ chức, giữa các quá trình đó.

•

Cải tiến các mối quan hệ nhà đầu tư - bao gồm nhân viên, khách hàng và nhà
cung cấp.

•

Phù hợp luật pháp - bằng việc hiểu thấu các quy định, luật pháp tác động như
thế nào lên tổ chức và khách hàng của họ.

•

Cải tiến việc quản lý rủi ro - thông qua việc nhận diện, truy tìm nguyên nhân
gốc rễ của các rủi ro và đưa ra những hành động phù hợp với mô hình của tổ chức
để loại bỏ chúng một cách có hiệu quả.

•

Chứng minh khả năng uy tín của doanh nghiệp - bằng việc thẩm tra độc lập dựa
trên các tiêu chuẩn được công nhận.

•

Khả năng chiến thắng các doanh nghiệp khác đặc biệt khi các quy định mua
hàng yêu cầu chứng nhận như điều kiện để cung cấp.

 Vì vậy các quy trình thủ tục trong iso đều liên quan đến sản xuất và lợi nhuận

của công ty.


Bước 3. Thực hiện Hệ thống Quản lý chất lượng
1. Chính thức công bố áp dụng các Văn bản đã được xây dựng, xét duyệt (bằng Quyết
định của Lãnh đạo cao nhất của Cơ quan). Để tranh thủ thời gian và tránh dồn nhiều
việc đối với các Đơn vị và cá nhân thực hiện, có thể công bố áp dụng cho từng Văn
bản hay một số Văn bản đã được xét duyệt, không nhất thiết phải chờ công bố một lần
cho tất cả các Văn bản.
2. Ban chỉ đạo tổ chức phổ biến các Văn bản đã ban hành nhất là các văn bản liên
quan tới nhiều Đơn vị và cá nhân (như Chính sách, mục tiêu chất lượng chung của Cơ
quan; các Qui trình bắt buộc,…); nhắc nhở các Đơn vị, cá nhân những điều cần lưu
tâm khi thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng. Từng đơn vị phổ biến, hướng dẫn đầy
đủ các Văn bản do mình trực tiếp thực hiện, chủ trì hay phải thực hiện những phần liên
quan (như mục tiêu chất lượng được cụ thể hóa của Đơn vị; Qui trình và hướng dẫn
ứng với việc chính của mình; phần liên quan phải thực hiện ở các Qui trình, Hướng
dẫn bắt buộc và các Qui trình, Hướng dẫn khác).
3. Ban Chỉ đạo và từng Đơn vị rà soát, điều chỉnh về phân công, trách nhiệm, quyền
hạn đối với cán bộ - công chức tương thích với các qui định phải thực hiện của Hệ
thống quản lý chất lượng. Lập sổ theo dõi ở Ban Chỉ đạo và ở từng Đơn vị để ghi chép
tình hình thực hiện; những sai lỗi cần khắc phục; những bất hợp lý cần xem xét bổ
sung, điều chỉnh… Các ghi chép này được cập nhập hàng tuần và báo cáo hàng tháng
với Ban Chỉ đạo để xem xét xử lý.
4. Đào tạo nhân nhân viên thực hiện quy trình mới đồng thời đào tạo đánh giá viên
(chọn một số Cán bộ từ các Đơn vị để các Chuyên gia Tư vấn đào tạo). Các Đánh giá
viên này sẽ là cộng tác viên giúp Ban Chỉ đạo theo dõi qua trình thực hiện Hệ thống
quản lý chất lượng và sẽ là thành viên của các Nhóm đánh giá chất lượng nội bộ.
5. Đánh giá chất lượng nội bộ:

Sau một thời gian thực hiện (trong bước 3) khoảng 3 - 4 tháng, tiến hành đánh
giá nội bộ theo Qui trình bắt buộc của TCVN ISO 9001:2008 để xem xét có phù hợp
với các yêu cầu của Tiêu chuẩn hay không; hiệu lực và hiệu quả như thế nào; những gì
cần được xem xét, điều chỉnh cho thích hợp hơn. Đánh giá chất lượng nội bộ do Cơ
quan chủ trì với sự phối hợp, hỗ trợ của các Chuyên gia Tư vấn. Sau mỗi lần đánh giá
chất lượng nội bộ, cần tổ chức họp xem xét của Lãnh đạo. Việc đánh giá chất lượng


nội bộ sẽ được tiếp tục lần 2, lần 3… sau lần đánh giá trước khoảng 1-2 tháng cho tới
khi Cơ quan tự xác nhận là Hệ thống quản lý chất lượng đã được thực hiện trong thực
tế, đưa lại hiệu lực và hiệu quả rõ rệt, không còn sai lỗi lớn. Nếu đánh giá nội bộ
không đạt kết quả thì bộ phận được đánh giá phải rà soát lại quá trình, vận hành đúng
theo yêu cầu và tiến hành đánh giá lại.
Bước 4: Duy trì hệ thống đã được cải tiến:
Sau khi cải tiến và được đánh giá nội đã đạt chuẩn thì hệ thống sẽ được duy trì
vận hành.
-

Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng để phát hiện
những bất cập và những sản phẩm lỗi trong quá trình vận hành hệ thống. Hoặc
hệ thống ổn định sẽ tiếp tục duy trì, chỉnh sửa tài liệu khi sai sót, hay ban hành
thêm tài liệu cập nhật mới. Tiến hành đánh giá nội bộ theo định kỳ để theo dõi
hoạt động của hệ thống;
Các sản phẩm phát hiện qua đánh giá nội bộ; trong quá trình giám sát, điều hành
công việc; phản hồi từ khách hàng … cần được thực hiện theo đúng nguyên lý
của khắc phục – kiểm soát sản phẩm nhằm ngăn chặn sản phẩm lỗi tiếp tục
xảy ra.

−

−

+

Khi phát hiện có sản phẩm lỗi, cần xem xét nguyên nhân gây ra lỗi từ đó đề
xuất cách xử lý sản phẩm lỗi cho cấp trên (QMR/QC-QA) xem xét và ra quyết
định phân công người xử lý sản phẩm lỗi

+

Sau khi xử lý sẽ người xử lý sẽ làm báo cáo gửi lên cấp trên xem xét đánh giá
việc xử lý đã đạt yêu cầu hay không. Nếu đạt sẽ lưu hồ sơ. Nếu không đạt phải
xem lại nguyên nhân và đề ra hướng xử lý khác.
Hệ thống văn bản cần được chỉnh sửa, cập nhật một cách kịp thời, chính xác. Nếu

sau 2 năm mà không thấy có yêu cầu điều chỉnh một tài liệu nào đó thì cần xem xét
hoặc tài liệu đó không được thực hiện nghiêm túc hoặc không thực sự cần thiết;
−

Các hoạt động định kỳ của hệ thống quản lý chất lượng như đánh giá nội bộ, đánh
giá từ bên ngoài của tổ chức chứng nhận, cuộc họp xem xét của lãnh đạo… nhầm kiểm
soát tốt quá trình vận hành hệ thống và duy trì ổn định hoặc đưa ra hướng cải tiến.