Báo cáo thực tập ngành văn thư lưu trữ

TRƯỜNG TRUNG HOC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG II
KHOA VĂN THƯ

--------

BÁO CÁO THU HOACH
NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN THƯ
THỰC TẬP TẠI CÔNG TY KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI ĐAKLAK

Họ và tên học sinh :
Lớp :
Ngành :
Giáo viên hướng dẫn :

Ngô Thị Hạnh
Văn thư 12
Hành chính Văn thư
Cô Nguyễn Lương Bằng

Buôn Ma Thuột, tháng 7 năm 2007
1


LỜI NÓI ĐẦU

−
Bước vào thế kỷ 21 là bước vào thời đại của những thành tựu khoa học kỹ
thuât. Thế giới ngày càng phát triển, đòi hỏi đất nước ta cũng phải có những sự thay
đổi mới để phù hợp với sự phát trỉên chung của thời đại. Nắm bắt được tình hình đó,
Đảng và nhà nước ta đã chú trọng vào công tác cải cách đất nước, cải cách các thủ tục
hành chính rườm rà để thu hút ngày càng đông các nhà kinh doanh vào đầu tư trong

nước.Việc tạo ra những đội ngũ cán bộ, công chức có năng lực cao cũng là một vấn
đề cấp bách. Đội ngũ đó được lấy từ hệ thống đào tạo ở các trưòng đại học cao đẳng
và trung cấp chuyên nghiệp.
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II là một bộ phận nhỏ của hệ
thống đào tạo đó. Với sự chỉ đạo của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trường trung
học Văn thư Lưu trữ trung ương II đã chủ trương đào tạo các ngành nghề về nghiệp
vụ văn thư lưu trữ, văn phòng…
Với phương châm học phải đi đôi với hành nên ngoài việc giảng dạy lý thuyết
trên lớp nhà trường đã tổ chức cho học sinh đi thưc tế, nhằm giúp cho học sinh hiểu rõ
và nâng cao hơn nghiệp vụ của mình.
Theo đúng kế hoạch nhà trường đã đề ra em đã đến thưc tập tại Công ty Khai
thác Công trình Thủy lợi tỉnh ĐakLak từ ngày 24 tháng 5 năm 2007 đến ngày 12
tháng 7 năm 2007.
Trong thời gian thưc tập em đã được tiếp xúc với các lĩnh vực công việc của
mình, từ công tác tổ chức của cơ quan đến các nghiệp vụ về văn thư như : Công tác
quản lý và sử dung văn bản đi, đến, phương pháp quản lý và sử dụng con dấu, quy
trình soạn thảo văn bản…
Do đây là kỳ thực tập đầu tiên nên em vẫn còn lúng túng trong công việc,
nhưng được sự hướng dẫn nhiệt tình của các cô chú cán bộ trong cơ quan nên em đã
dần dần làm quen được với công việc, giúp em hiểu thêm được công tác thực tế sau
này của mình. Tuy nhiên em vẫn còn rất nhiều hạn chế và thiếu sót, em rất mong các
anh chị, cô chú và quý thầy cô đóng góp, bổ sung ý kiến cho em qua bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Học sinh

Ngô Thị Hạnh
2


LỜI CẢM ƠN

−
Trong suốt thời gian học tập và thực tập, được sự hướng dẫn nhiệt tình của cô
Nguyễn Lương Bằng, giáo viên bộ môn văn thư. Cùng với sự giúp đỡ và chỉ bảo tận
tình của các cán bộ trong cơ quan và phòng hành chính tổ chức. Đặc biệt là sự hướng
dẫn trực tiếp của cô Nguyễn Thị Thoan trong thời gian thực tập đã giúp cho em có
thêm những kinh ngiệm trong công tác tổ chức ở cơ quan cũng như trong nghiệp vụ
của mình.
Ban lãnh đạo phòng hành chính tổ chức đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để em
thường xuyên tiếp xúc với công tác văn thư, đồng thời cung cấp những tài liệu và
thông tin trong công việc giúp em hoàn thành thời gian thực tập và viết bài báo báo
được tốt hơn.
Trong quá trình thực tập, do là lần đầu tiên chưa có kinh ngiệm nên khó tránh
khỏi những thiếu sót sai lầm. Kính mong Ban lãnh đạo Công ty, phòng Tổ chức Hành chính, cô Nguyễn Lương Bằng bỏ qua cho em.
Một lầ n nữa em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty Khai thác công
trình Thủy lợi tỉnh ĐakLak đã cho em có cơ hội được đến thực tập tại cơ quan. Đặc
biệt em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thi Thoan và các cán bộ công nhân viên
trong cơ quan đã hướng dẫn và đóng góp ý kiến cho em hoàn thành tốt đợt thực tập
đầu tiên này.
Buôn Ma Thuật, ngày 12 tháng 7 năm 2007
Học sinh

Ngô Thị Hạnh

3


BÁO CÁO THU HOẠCH
Ngành Hành chính - Văn thư
A/NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ LOẠI HÌNH CƠ QUAN,

CHỨC NĂNG, NHIÊN VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ
QUAN:
I/ QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP VÀ PHÁT TRIỂN
Theo quyết định thành lập số 859/QĐ-UB của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh
ĐakLak. Ngày 21 thàng 06 năm 1992” công ty quản lý, khai thác công trình thủy lợi
tỉnh ĐakLak” được thành lập. vớI giấp phép kinh doanh số 101141 DNNN. Trên cơ
sở sát nhập 10 xí nghiệp thủy nông cùa câc huyện thị toàn tỉnh. quản lý 56 công trình
thủy lợI vừa và nhỏ, cố dung tích từ 500 ngàn m3 đến 25 triệu m3.
Theo quyết đinh số 592/QĐ-UB của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh ĐakLak
ngày 17 tháng 04 năm 1998, về việc chuyển thể doanh ngiệp nhà nước sang hoạt dộng
công ích,”công ty quản lý, khâi thác công trình thủy thủy lợi tỉnh ĐakLak”, được
chuyển thành”cống ty khai thác c ông trình thủy lợI tỉnh ĐakLak”, vớI giấp phếp kinh
doanh số 111886 DNNN trực thuộc sở nông nghệp và phát triển nông thôn tỉnh
ĐakLak. quản lý 78 công trình vừa và nhỏ .
II/CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TUY KHAI
THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI TỈNH ĐAKLAK
1.chức năng:
Công ty khai thác công trình thủy lợi hiên tại là một doanh nghiệp nhà nước
hoạt động công ích hạch toán dộc lập. đơn vị kinh tế phụ thuộc là các trạm khai thác
công trình thủy lợi huyên, thành phố. Đăc thù khai thác công trình thủy lợi để tưới
tiêu phục phụ sản xuẩt nông nghiệp,cung cáp nước cho dan sinh và các nghành kinh tế
khác. Công ty là một doanh nghiệp nhà nước có đủ tư cách pháp nhân, có quan hệ với
ngân hàng.
Khảo sát thiết kế, sửa chửa, nâng cấp công trình thủy lợi thuộc công ty quản lý
(hoàn chỉnh thủy nông)
Xây dựng công trinh thủy lợi nhỏ và một số hạng mục công trình thủy lợi có
quy mô vừa .

4

2.nhiệm vụ và quyền hạn
- Điều hành phân phối nước công bằng, đảm bẳơ yêu cầu phuc phụ sản xuất,
gìn giữ nguồn nước trong lành, bảo vệ môi trường sinh thái. Hàng năn công ty phải
lập và thực hiện các kế hoạch :
+kế hoạch sử dụng nước .
+kế hoạch nạo vét,sửa chửa kênh mương .
+kế hoạch phòng chống úng hạn và thiên tai.
+kế hoạch bảo vệ môi trường sinh thái .
-thực hiện quy hoạch, kế hoạch luận chứng kinh tế kỹ thuât của hệ thống công
trình thủy lợI đã được các cơ quan của nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
-là chủ đầu tủ trong việc sửa chửa, bổ sung hoàn thiện hệ thồng công trình thủy
lợI do công ty đang quản lý .
-duy trì năng lữc công trình đảmbảo công trình an toàn và sử dụng lâu dài
-thường xuyên bổ sung, hoàn thiên quy trình hệ thống vận hành công trình
-theo dõi phát hiên kịp th ờI các sự cố, có kế hoạch thường xuyên kiểm tra, sửa
chửa trước và sau mùa mưa lũ.
-ký kết và thưc hiên các hợp đồng về khai thác và bảo vệ cộng trình,chấp hành
đúng quy định về tài chính của nhà nước.
-quan sát theo dõi thu thập số liệu (thủy văn, khí tượng, chất lượng nước, tình
hình diễn biến công trình, úng, hạn, tác dụng cảI tạo đất tăng năng suất cây trồng hàng
vụ, hàng năm), có trách nhiệm nghiên cứu tổng kết và ứng dụng các tiến bộ khoa học
công nghệ vào khai thác và bảo vệ công trình thủy lợi.
3.cơ cấu tổ chức
công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình ‘công ty khai thác công trình
thủy lợI tỉnh “ trưc thuộc bộ nồng nghiệp và phát triển nông thôn quản lý. Các công
trình năm gọn trong tỉnh .
cơ cấu tổ chức của công ty gồm có các thành viên :
Giám đốc phụ trách chung về tất cả mọi mặt
Phó giám đốc :phụ trách kỹ thuật và sản xuất kình doanh

5


Ngoài ra còn có 4 phòng và 6 trạm
1.phòng hành chính tổ chức
2.phòng tài vụ
3.phòng kế hoạch - kỹ thuật
4.ban quản lý nâng cấp sữa chữa
5.trạm Buôn Ma Thuật
6.trạm Ea suop
7.trạm Cư’Mgar
8.trạm Krong pác
9.trạm Lak
10.xí nghiệp xây lắp công trình thủy lợi

6


GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM
ĐỐC

PHÒNG
HÀNH
CHÍNH
TỔ
CHỨC

PHÒNG

PHÒNG
KẾ
HOẠCH
KỸ
THUẬT

TÀI VỤ

BAN
QUẢN
LÝ
NÂNG
CÂP
SC

7

XÍ NGHIỆP XÂY
LẮP CTTL

TRẠM LĂK

TRẠM KRÔNG
PẮC

TRẠM CƯM’GẢ

TRẠM EA SÚOP

TRẠM TP BUÔN
MA THUỘT

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của công ty


III/.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC-CÔNG TY KHAI THÁC CÔNG
TRÌNH THỦY LỢI TỈNH ĐAKLAK
1.Chức năng :
quản lý hồ sơ,cán bộ công nhân viên, tiếp nhân công văn đến phát công văn đi
tổ chức sắp xếp nhân lực theo yêu cầu các phòng ban, xí nghiệp thuộc công ty
và đảm nhận các công việc thuộc lĩnh vực hành chính .
2. Nhiêm vụ và quyền hạn
- theo dõi hợp đồng lao động,phụ lục hợp đồng lao động của toàn công ty
- theo dõi công tác thi đua khen thưởng hàng năm của đơn vị
- giữ hò sơ hợp đồng lao động của cán bộ công nhân viên chức, giấy chứng
nhận quyền sử dụng đẩt, giấy phếp kinh doanh, quyết định thành lập công ty
- thường xuyên liên hệ với sở bảo hểm xã hội và sở lao dộng, nắm bắt kịp
thời các chế độ chính sách hiện hành liên quan đến người lao động
- theo dõi tổng hợp bảng công hàng tháng của cán bộ cồng nhân viên chức
- kiểm tra chế độ,lên lương định kỳ của cán bộ công nhân viên chức toàn
cồng ty, gửi thông báo cho các trạm, phòng, ban theo dõi định kỳ nâng lương của cán
bộ công nhân viên chức
- quản lý công tác công văn giấy tờ, tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu
của thủ trưởng cơ quan duyệt về mặt thể thức tất cả các văn bản trước khi trình ký
- tổ chức quản lý lưu trữ hồ sơ
- tổ chức quản lý và giảI quyết văn bẩn đến,văn bản đi
- \xây dưng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phương tiện làm việc của
cơ quan tổ chức .

8


3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
phòng hành chính tổ chức là một bộ phận giúp việc cho công ty, làm việc theo
chế độ thủ trường, do trưởng phòng phụ trách, có một phó phòng giúp việc
a)các bộ phận chuyên môn cuả công ty
- tổ văn thư – lưu trữ
-

tổ tổng hợp thi đua khên thưởng

- tổ bảo vệ
- tổ lái xe
b)trưởng phòng hành chính tổ chức chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc cơ
quan, phụ trách chung công việc của phòng hành chính tổ chức và công tác tổ chức
hành chình của toàn cơ quan
c)phó phòng hành chình tổ chức là ngườI giúp việc cho trưởng phòng có trách
nhiệm thực hiện cãc công việc do trưởng phòng và thủ trưởng cơ quan giao.

9


TRƯỞNG
PHONG

PHÓ
PHÒNG

VĂN
THƯ
LƯU
TRỮ

Lái
xe

THI
ĐUA
KHEN
THƯỞN
G

BỘ
PHẬN
GIÚP
VIỆC

bảo
vệ

THỦ
QUỸ

tạp
vụ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng hành chình tổ chức

B/.NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ VỀ CÁC NGHIỆP VỤ VĂN
THƯ TẠI CƠ QUAN
10


I/.CÔNG TÁC XÂY DƯNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
1.các loại văn bản do cơ quan ban hành
công ty khai thác công trình thủy lợi ĐakLak là một doanh nghiệp nhà nước
hoạt đông công ích nên được ban hành các loại văn bản sau : văn bản cá biệt (quyết
định), văn bản hành chính thồng thường
Do tính chẩt đặc thù vủa công việc nên ngoài các văn bản trên công ty còn ban
hành còn ban hành văn bản chuyên ngành (chuyên môn kỹ thuật) , các bản thiết kế đã
được phê duyệt, các bản báo các đã đươc nghiệm thu.
a. Văn bản cá biệt
Là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, nhằm cụ thẻ hóa
các quy phạm pháp luật, hoạc áp dụng các quy phạm pháp luật cho một hoạc một số
đối tương cụ thể trong một khoảng thời gia nhất định
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Số 87/QĐTC ngày 16/5/2007
V/v bổ sung hồ sơ dự án công trình thủy điện ea sóup thượng
B .văn bản hành chình thồng thường
Là những văn bản do cơ quan nhà nưỡc ban hành để làm phương tiện trao đổi
và truyền đạt thông tin liên quan đến công việc, không mang thuộc tính pháp lý mà
mang tính chứng cứ pháp lý.

Ví dụ :
BÁO CÁO
Số 93/BC-TN ngày 29/5/2007
V/v bàn giao chủ đầu tư các dư án KCH kênh mường

trên địa bần các huyện Buôn đôn, Krôngana,Krông bông

11


THỒNG BÁO
Số 41/TB ngày 6/2/2007
V/v nâng bâc lương 6 tháng đầu năm

TỜ TRÌNH
Số 06/TT-TN ngày 10/3/2007
V/v xin chủ thầu xây lắp công trình thủy lợI Ea sóup
Hạng mục sữa chữa kênh N20

CÔNG VĂN
Số 07/CV-CT ngày 10/1/2007
V/v đăng kí khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ công nhân viên chức

BIÊN BẢN
Số 11/BB-TN ngày 30/2/2007
V/v bàn giao cồng trình sau khi đã nghiệm thu

C .Văn bản chuyên môn kỹ thuật:
12


Là các loại văn bản được hình thành trong các lĩnh vực khoa học kĩ thuật
như kiến trúc, xây dựng khoa học công nghệ, địa chất,khí tượng thủy văn
+ Theo thống kê 6 tháng đầu năm 2007 số lượng cơ quan ban hành như sau
Tổng số 1155, trong đố gồm các loại :

quyết
định

Thông
báo

Báo cáo

Công văn

Văn bản
khác

470

27

98

60

500

Ngoài ra cơ quan còn ban hành các văn bản khác để giao dịch như :giấy mời,
giấy giới thiệu, giấy đi đường…

13

* mẫu giấy giớI thiệu của cơ quan
SỞ NN VÀ PTNN ĐAKLAK
C TY KHAI THÁC CT THỦY LỢI

CỘNG HÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY GIỚI THIỆU
Kính gửI : ………………………………………………………………………
CHÚNG TOI XIN TRÂN TRONG GIỚI THIỆU

Đồng chí………………………………………………………………………...
Chức vụ ………………………………………………………………………...
Được cử đến …………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………….
Đề nghị ………………………………………………………..hết sức giúp đỡ
đồng chí…………………………………………………..hoàn thành nhiêm vụ
Có giá trị đến …………………… ngày………………………………………..
Ngày ….. tháng ….. năm 200…
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

14


2. Quy trình duyệt văn bản, đánh máy, kí và phát hành
Tại công ty quy trình soạn thảo, đánh máy ký và phát hành được thưc hiện như
sau:
- sau khi bản thảo đã được ký duyệt, văn bản sẽ đươc chuyển lại cho cán bộ
công chức, viên chức trực tiếp soạn thảo ra văn bản đó sữa chữa, bổ sung theo bản
gốc.tiếp đố chuyển cho bộ phân văn thư lấy số,vào sổ đăng ký văn bản đi, đóng dấu

lên văn bản rồi chuyển đi. Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký,lấy số và
được sao ra thành nhiều bản theo địa chỉ nơi nhận và đóng dấu phát hành, bản chính
được lưu tại bộ phận văn thư của cơ quan.
- tại công ty, quy trình duyệt, đánh máy, ký và phát hành không tập trung ở
bộ phân văn thư mà được thực hiện ở từng đơn vị. Mỗi đơn vị, bộ phận có chuyên
viên đánh máy, trình duyệt riêng. Khi hoàn chình văn bản từng đơn vị bộ phận trình
ký riêng khồng qua bộ phận văn thư. Khi văn bản đã được hoàn chỉnh có chữ ký của
lãnh đạo văn bản được chuyển xuống bộ phận văn thư đóng dấu, đăng ký và phát
hành.
- Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký
- Việc gửi văn bản đi phải được tổ chức khoa học để tránh nhầm lẫn thiếu sót
đảm bảo cho văn bản được gửi đến nơi nhanh chóng,chính xác
- Ngoài ra các phòng ban cơ quan tham mưu cũng soạn thảo văn bản, trình ký
rồi đưa xuống bộ phận văn thư lấy dấu. Bộ phận văn thư sau khi xem xét thể thức của
văn bản, bôn phận văn thư lấy số, đóng dấu và giữ lại bản gốc.
- Khi chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ , người nhận văn bản
phải ký nhận vào sổ
- tất cả các văn bản đi do cán bộ văn thư cơ quan chuyển trực tiếp cho các cơ
quan tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ,khi chuyển giao văn bản phải yêu
cầu người nhận ký vào sổ.
- Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải
hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bảnphải yêu cầu
nhân viên bưu điện kiểm tra ký nhận và đống dấu vào sổ
- Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành được lãnh đạo cơ quan ký duyệt.
Lãnh đạo cơ quan gồm 2 thành viên giám đốc và phó giám đốc.

15

3. Thể thức văn bản dơ cơ quan ban hành so với các quy đình của nhà
nước
- Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các văn bản và các thành phần bổ sung
trong những trường hợp cụ thể hoạc đối với một số văn bản nhất định do nhà nước
quy định.
- Thể thức văn bản là tổng thể các thành phần do nhà nước quy định cho mỗi
văn bản phải có để đảm bảo sự chính xác, giá trị pháp lý, hiệu lực thi hành và trách
nhiệm của cơ quan đối với văn bản.
- Văn bản quản lý hành chính nhà nước phải có đầy đủ các thành phần: Quốc
hiệu, tác giả của văn bản, địa danh và ngày thàng năm ban hành văn bản, tên lọai và
trích yếu nội dung văn bản, nội dung của văn bản,chữc vụ họ tên và chữ ký của người
có thẩm quyền, dáu của cơ quan tổ chức, nơi nhận, dấu chỉ mức độ khản mật (đối với
những loại văn bản khẩn mật)
- Công ty khâi thác công trình thủy lợi ĐakLak đã áp dung giống như thông
tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Văn bản quản lý quản lý hành chính nhà
nước phải có đầy đủ cấc thành phần thể thức bao gồm: quốc hiệu, tên cơ quan tổ chức
ban hành văn bản, số ký hiệu của bộ nội vụ,văn phòng chính phủ ngày 6/5/2005
hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.
a. Quốc hiệu
Là thành phàn biểu thị tên quốc gia và chế độ chính trị của quốc gia đố. Quốc
hiệu được trình bày ở góc trên cùng, bên phải trên trang đầu tiên của văn bản. Quốc
hiệu được trình bày thành 2 dòng
Dòng trên: CÔNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM trình bày bằng
chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm .
Dòng dưới : Độc lập - Tự do - Hạnh phúc trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ
13-14 kiểu chữ đứng, đậm, cân đối với dồng trên. Đưới cùng có đường gạch ngang
dài bằng dòng chữ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc.
Ví dụ :
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM\

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

16


b. Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan tổ chưc ban hành văn bản là tác giả của văn bản, Được trình bày ở
góc trên, bên trái trang đầu của văn bản. Phần tên cơ quan chủ quản nếu có trình bày
bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đuéng đậm, đươi cùng có gạch ngang ngắn
bàng 1/3-1/2 độ dài của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và đặt cân đối so với
dòng chữ
Ví dụ:
UBND TỈNH ĐAKLAK
CÔNG TY KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI

c.số ký hiệu của văn bản
số cuả văn bản là số thứ tự của văn bán đươc ban hành trong một năm hoạc
một nhiệm kỳ, bắt đầu từ số o1 cho văn bẩn đươc ban hành đầu tiên. Ký hiệu văn bản
là nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan đơn vị làm ra văn bản đó. Kí hiệu
của công văn hành chính bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoac chức danh
nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soan thảo công văn đó.số ký
hiệu của văn vản được trình bày trên cùng một dòng, cân đối dưới phần tên cơ quan
ban hành văn bản. Chữ ‘số” được trình bày bằng chữ in thường,cỡ chữ 13, kiểu chữ
đứng, sau chứ số có dấu (:) Ký hiệu văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,
kiểu chữ đứng. Các số thứ tự của văn bản và năm ban hành văn bản đươc ghi bằng
chữ số Ả râp. Giữa số và kí hiệu văn bản được ngăn cách bằng dấu gạch chéo (/)giữa
chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản được ngăn cách bằng
dấu gạch nối (-) không cách chữ.
Ví dụ :
số : 93/BC-TN

số : 20NTT-CT
c. Địa danh,ngày tháng năm ban hành văn bản
địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính,nơi cơ
quan đóng trụ sở, Đươc trình bày dưới quốc hiệu, sát lề phải bằng chữ in thường, cõ
chữ 13-14 kiểu chữ ngiêng. Sau địa danh có dấu phẩy ngăn cách với ngày tháng năm
ban hành văn bản.
ví dụ :
Buôn Ma Thuật, ngày 29 tháng 5 năm 2007
17


e.Tên lọai và trích yếu nội dung
Tên loại văn bản là tên là tên của từng loại văn bán do cơ quan ban hành. Trích
yếu nội dung của văn bản là một cây ngắn gọn hoac một cum từ phản ánh khái quát
nội dung chủ yếu của văn bản. Tên loại văn bản được trình bày ở giữa trang văn bản
bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14-15 kiểu chữ đứng đậm.
Trích yếu nội dung của văn bản có tên loại được trình bày bằng chữ in
thường,cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm. Bên dưói trích yếu có đường kẻ ngang nét liền
dài bằng 1/3-1/2 độ dài của dòng chữ, đặt cân đối so với dòng chữ. Trích yếu nội dung
của công văn được trình bày bằng chữ in thườn, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng sau chữ
v/v.
Ví dụ :
QUYẾT ĐỊNH
V/v Kểm tra, phê duyệt, quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành
f. Nội dung văn bản
là thành phần chủ yếu của văn bản. Toàn bộ nội dung của văn bản được trình
bày căn thẳng lề trái và phải chính xác, rõ ràng, không dập xóa bằng chữ in thường,cõ
chữ 13-14,kiểu chữ đứng. Khi xuống dòng chữ đầu dòng có thể lùi vào 1-1.27 cm
khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt.
g. Nơi nhận

là nơi ghi tên các cơ quan đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Tất cả các loại văn bản
đều có nơi nhận ghi chung ở góc bên trái trang cuối cùng dưói phần nội dung của văn
bản. Cách dòng cuối cùng của nội dung văn bản từ 1-2 dòng. Chữ” nơi nhận “của văn
bản được trình bày sát lề trái bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ ngiêng đậm,
sau chữ nơi nhận có dấu (: ). Tên cơ quan tổ chức cá nhân nhận văn bản được trình
bày ngay dưới chữ nơi nhận, bằng chữ in thường , cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. Tên mỗi
cơ quan tổ chức cá nhân nhận văn bản được trình bày thành dòng riêng, đầu dòng có
gạch ngang, cuối dòng có dấu (;)dòng cuối cùng ghi Lưu :VT và chữ viét tắt tên đơn
vị soạn thảo văn bản. Số lượng văn bản được đặt trong ngoặc đơn, kêt thúc bằng đâu
chấm.

18


Ví dụ :
Nơi nhận :
- Như trên
- Sở Tài chính
- Sở NN & PTNT
- Lưu : VT

h. Chữ ký, thể thức ký
Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản. Quyền hạn và
chức vụ của người ký được trình bày ở góc phải, bên dưới trang cuối cùng của văn
bản, cách dòng cuối cùng của nội dung văn bản từ 1-2 dòng. Chữ ký được ký dưới thể
thức ký.Quyền hạn và chức vụ của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in hoa,
cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm. Họ tên ngưòi ký được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm
Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL” vào trước chức vụ của
người đứng đầu cơ quan tổ chức.Tr ương hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết

tắt’TUQ”vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan tổ chức. Trường hợp ký thay
ngườ đứng đầu cơ quan tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT”vào trước chức vụ của
người đứng đầu cơ quan tổ chức.
Ví dụ :
CÔNG TY KTCT THỦY LỢI
GIÁM ĐỐC
Lê Gia Dậu
i.Dấu của cơ quan
Là dấu hiệu thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan trong giao dịch với các cơ
quan khác và trước pháp luật nhà nước. dấu cơ quan được đóng trùm lên chữ ký 1/3
về bên trái. Đối với một số loại văn bản khác như bản đi kèm, hóa đơn, phiếu thu
đóng dấu cơ quan lên tên loại văn bản hoạc lên tên cơ quan ban hành văn bản. Dấu chỉ
mức độ khẩn mật được trình bày bằng chữ in hoa,cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đúng đậm.
Dấu chỉ mức độ khẩn mật có viền khung hình chữ nhật.
*Nhận xét: Các thành phần trình bày trong văn bản ở công ty khai thác công
trình thủy lợi ĐakLak đã được áp dung đúng như lý thuyết đã học, tức là giống với
thồng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
19


II/ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
1. Số luợng các loại văn bản đi của cơ quan hàng năm
Số lượng văn bản đi của cơ quan 6 tháng đầu năm
QUYẾT
ĐỊNH

BÁO
CÁO

THÔNG
BÁO

CÔNG
VĂN

VĂN BẢN
KHÁC

310

81

35

75

210

Tất cả các văn bản do công ty khai thác công trình thủy lợi ban hành để gửi đi
hoạc trong nội bộ cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư đê đăng ký và làm thủ
tục chuyển giao.
a. Nội dung của việc quản lý văn bản đi
+Kiểm tra thể thức hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số ký hiệu và ngày
tháng của văn bản
- Đánh máy văn bản
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
- Trình ký văn bản
- Ghi số, ký hiệu và ngày thâng năm lên văn bản
+ Đóng đấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn mật(nếu có) lên văn bản

+ Đăng ký văn bản đi
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
+ Sắp xếp và quản lý các bản lưu văn bản đi
Tại cơ quan thực hiện đăng ký văn bản đi bằng sổ theo quy định của nhà nước.
Mẫu sổ và các trình tự đăng ký cũng được thực hiện theo quy định của nhà
nước. Ở công ty khai thác công trình thủy lợi tỉnh ĐakLak do số lượng văn bản
đi không nhiều, nên chỉ có 2 sổ đăng ký văn bản đi :1 sổ đăng ký văn bản cá
biệt (quyết định ) 1 sổ đăng ký văn bản hành chính thông thuờng. Cứ hết sổ sẽ
được thay bằng sổ mới.

20


• Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm : 2007
Từ ngày ….. đến ngày ……
Từ số …….. Đến số ……..

Quyển số :….

21


Trang nội dung của văn bản được thực hiện theo đúng công văn số
420/VTLTNN ngày 17/7/2005 về việc hướng dẵn quản lý văn bản đi văn bản

đến.
Trang nội dung gồm có 8 mục như sau:

1

2
Số
Và
Ký
hiệu

3

4
Ngày
Tên
người
Tháng loại và
ký
của
trích
văn bản yếu nội
dung

5

6
7
Đơn vị
số

hoạc
lượng
người
bản
nhận
văn bản

Nơi
nhận
văn
bản

8
Ghi
Chú

* Nhận xét :Sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan giống như với lý thuyết đã học
Đăng ký văn bản đi bằng sổ có những ưu và khuyết điểm sau:
Ưu điểm: Đúng và đầy đủ nội dung theo quy định của nhà nước, làm cho văn
bản được rỏ ràng dễ tìm kiếm.
Khuyết điểm: Mất nhiều thời gian, không tiện lợi trong công việc, giải quyết
công văn lâu.
2.Số lượng các loai văn bản đến hàng năm
Theo công văn số 425/VTLTNN – NVTƯ ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn
quản lý văn bản đi văn bản đến của cục văn thư và lưu trữ nhà nước. tất cả các văn
bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành(kể cả văn bản fax,văn bản được chuyển giao qua mạng, văn bản mật) và đơn
thư giửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến.
Tại công ty khai thác công trình thủy lợi tỉnh ĐakLak. Trong 6 tháng đầu năm
2007 số lượng văn bản đến cơ quan gồm có 1379 văn bản. Trong đó loại hình văn bản

cơ quan nhận bao gồm : nghị quyết, nghị định, quyết định, báo cáo, công văn, thông
tư, thông báo, đơn thư, thư từ, giấy mời ….
Quyết
định

Nghi
quyết

nghị
định

Báo
cáo

Thông
báo

kế
hoạch

tờ
trình

Thông
tư

726

135

86

121

57

142

89

23

22


Các cơ quan đơn vị gửi văn bản bao gồm :
- Cấp Trung Ương: Bộ Nông Nghiệp và phát triển nông thôn, Bộ giao thông
vận tải, bộ tài chính, chính phủ….
- Cấp Tỉnh : UBND tỉnh, Sở xây dựng, Sở tài nguyên và môi trường, ban chỉ
huy phòng chống lụt bão..
- Cơ quan ngang cấp : các công có mới liên hệ công việc với cơ quan
- Cấp dưới : các chi nhánh,các trạm của công ty ở các tỉnh.
*Ở công ty khai thác công trình thủy lợi tỉnh ĐakLak quy trình giải quyết văn
bản đến được thực hiện như sau:
Tất cả các văn bản đến cơ quan đều được tập trung tại bộ phân văn thư của cơ
quan để làm thủ tục tiếp nhân đăng ký
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn người làm văn thư của cơ
quan, tổ chức hoạc người được giao nhiêm vụ tiếp nhận văn bản đến chịu trách nhiệm
tiếp nhận phân loại sơ bộ và xử lý văn bản
Đối với văn bản mật việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại thông tư

số12/2002/Tt-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện NĐ số 33/2002/NĐ-CP ngày
28/3/2002 của chính phủ quy định chi tiết pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nứơc và quy
định cụ thể của cơ quan nhà nước. Đối với những văn bản gửi đích danh người nhận,
nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan tổ chức thì cá nhân nhận
văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
Khi bóc bì văn bản những văn bản khẩn mật cần bóc bì trước để giải quyết kịp
thời, Đối chiếu số ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì.
Sau đó đóng dấu, đăng ký vào sổ công văn đến.Những văn bản đến không
thuộc diên đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu đến mà được chuyển cho đơn
vị hoạc có trách nhiêm theo dõi, giải quyết.
Trình thủ trưởng cơ quan hoạc người có thẩm quyền xem qua và ký tắt vào văn
bản để khẳng định văn bản đã được xem xét trước khi trình lãnh đạo xin ý kiến phân
phố, chuyển g iao, Ý kiến phân phối, chuyển gíao được ghi trên phiếu chuyển công
văn đến và chuyển cho văn thư để làm thủ tục chuyển giao theo ý kíên của lãnh đạo.

23


+ mẫu dấu công văn đến của cơ quan :

CÔNG VĂN ĐẾN
Số :
Ngày….tháng…. năm….

mẫu dấu công văn đến của cơ quan không giống với lý thuyết đã học. Theo lý
thuyết mẫu dấu công văn đến đựoc trình bày như sau:

TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN

ĐẾN

Số:……………….
Ngày :……………
Chuyển :…………

*Mẫu phiếu chuyển công văn đến của cơ quan:
UBND TỈNH ĐAKLAK
CTY KTCT THỦY LỢI

PHIẾU CHUYỂN CÔNG VĂN ĐẾN

Số cv đến :………………………..
Ngày công văn đến :……………...
Chuyển cho Đ/c : ………………...
Mục đích chuyển : ……………….
……………………………………
Thời hạn xử lý :…../……/200…
Thời hạn ban hành: …/…./200…
Ngày … tháng … năm….
Chánh văn phòng

Ý kiến lãnh đạo

Ngày …tháng … năm…
Người chỉ đạo

24


• Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của cơ quan hàng năm

SỞ NN VÀ PTNT TỈNH ĐAKLAK
C TY KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THỦY LỢI

SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Năm :….
Từ ngày ….. đến ngày ……
Từ số …… đến số …….

Quyển: …….

25