Phân tích tình trạng lãng phí tại khâu in của nhà máy in OFFSET và sản xuất bao bì thủ đô theo mô hình LEAN

PHÂN TÍCH TÌNH TRẠNG LÃNG PHÍ TẠI KHÂU IN CỦA NHÀ MÁY IN
OFFSET VÀ SẢN XUẤT BAO BÌ THỦ ĐÔ THEO MÔ HÌNH LEAN.

1. Giới thiệu khái quát về khâu in
Khâu in là khâu quan trọng bậc nhất trong nhà máy in OFFSET và sản xuất
bao bì Thủ Đô, gần như 100% sản phẩm của công ty đều có một phần hay toàn bộ
sản phẩm được gia công tại khâu in. Mặt khác, khâu in chiếm tỷ trọng tài sản rất
lớn. hơn 1/3 tổng tài sản của toàn bộ doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc sử dụng
khâu in sao cho hiệu quả là vấn đề rất bức thiết đối với doanh nghiệp. Sau đây tôi
xin giới thiệu sơ bộ về khâu in:
Khâu in tại Nhà máy bao gồm:
Một máy IN OFFSET: KBA RAPIDA 105U
Tính năng của máy:
- Máy có khả năng in tối đa 5 mầu chất lượng cao
- Kích thước tờ in tối đa: 720mm x 1050mm
- Trọng lượng giấy in: 40g/m2 – 600g/m2
- Tốc độ in tối đa: 15000 tờ in/giờ

1


Đội ngũ nhân lực của khâu in: Tổ chức thành 2 ca làm việc, một ca làm
việc gồm có 4 công nhân gồm 2 nhân viên kỹ thuật vận hành máy và 2 công nhân
hỗ trợ. Theo quy định mỗi ca làm việc 8 tiếng.
2. Phân tích các loại lãng phí trong khâu in
Theo cơ sở lý thuyết của mô hình LEAN, tôi đã tiến hành khảo sát, phân tích
lãng phí ở khâu in, cụ thể như sau:
2.1. Lãng phí sản xuất thừa
Do Quản lý chất lượng không tốt, để đảm bảo giao hàng đủ số lượng cho
khách hàng, nên khi tiến hành sản xuất công ty buộc phải đưa vào sản xuất một
lượng sản phẩm lớn hơn so với đơn hàng của khách để phòng sai hỏng, nhưng tỷ lệ

sai hỏng công ty không tính toán chính xác và mức độ biến động của tỷ lệ sai hỏng
rất lớn, trong khi công ty luôn muốn đảm bảo giao đủ số lượng hàng của tất cả các
đơn. Chính vì vậy mà lượng sản phẩm dư thừa rất lớn. Dưới đây là bảng thống kế
số lượng sản phẩm sản xuất thừa tại kho (ngày 19-06-2009 ):

SỐ LƯỢNG SẢN PHẨM SẢN XUẤT THỪA TẠI KHO
Số
TT

Thành tiền
theo
NVL( đồng )

Số lượng
( tờ )

1 Tiểu Hương Nguyên

900

55

24

1,188,000

1770

1

15000

26,550,000

3 Hộp ly hoa Mobifone

149

1

7900

1,177,100

4 Naphanuti

113

2

12900

2,915,400

5 Việt Tiệp

43

2

4200

361,200

6 Aremec

120

1

3160

379,200

7 Tilca super 300 EC

519

1

70

36,330

8 Tistil super 300BC

158

1

70

11,060

9 Thuốc trừ sâu Cali

37

1

2300

85,100

10 Thùng bổ phế Nam Hà

1245

1

16930

21,077,850

11 Các loại tờ in MBH

2060

1

6000

12,360,000

2 Bình nước Samsan

2

Số
bát/tờ

Giá
thành(đồng
)

Tên sản phẩm


12 Hộp ly táo

1700

2

1960

6,664,000

13 Ly táo

10300

2

1960

40,376,000

Thuốc sâu trắng không
14 màu

10000

2

2200

44,000,000

2930

2

2300

13,478,000

16 Hộp ly táo

500

2

1960

1,960,000

17 Hộp ghim

1055

1

2100

2,215,500

15 Hộp vanlock

18 Thạch sữa hoa quả

139

19 Thạch sữa rau câu

1178

20 Ly táo 6x30ml

3500

2

1500

10,500,000

21 Hộp ly Brandy

150

1

8339

1,250,850

22 Ly táo 6x50ml

140

2

2103

588,840

23 Hộp trà Quế lâm

250

0.5

21929

2,741,125

24 Hộp Foxconn

1000

1

3662

3,662,000

25 CL 33-L-M-N

847

0.5

9979

4,226,106

26 CL-21N-M

295

0.5

9979

1,471,902

27 IS-33-L-M-N

1187

0.5

15800

9,377,300

28 CS-33-L-M-N

560

0.5

6400

1,792,000

9770

8

250

19,540,000

368

6

240

529,920

12000

1

25680

308,160,000

29 Vở kẻ ngang 84 trang
30 Vở kẻ 64 trang
Thùng thuốc sâu không
31 in

Tổng cộng

538,674,784

Tổng lãng phí do sản xuất thừa là : 538,674,784 ( đồng )
Hầu hết các sản phẩm thừa trên đều lỗi mốt, không xuất được tiếp cho khách hàng
nên chỉ có thể bán phế liệu với giá rất rẻ (xấp xỉ 1000đ/kg).
2.2. Lãng phí do chờ đợi (Waitting)

3


Theo số liệu khảo sát tháng 6 là một trong những tháng sản suất cao điểm nhất
của công ty với 108 đơn hàng phải hoàn thành, công ty đã viết 108 phiếu triển khai
sản xuất, nhưng thực tế công ty chỉ hoàn thành được 65 phiếu còn lại 43 phiếu ko
sản xuất kịp, để tồn lại sang tháng 7. Dựa và bảng năng lực thiết bị và khảo sát
thực tế, và số liệu thống kê của 65 phiếu đã gia công tôi xác định được tỷ lệ thời gian
sử dụng máy móc thiết bị tại từng công đoạn như sau:

Tỷ lệ thời gian máy hoạt động thực tế
Tháng 6
Tên
máy

STT

Công
suất
đv/
giờ

Quỹ TG
máy/
ngày(giờ

)

Quỹ TG
máy/
tháng(giờ)

Tổng SP
máy GC/
tháng

Tổng
thời gian
LV
máy(giờ)

Tỷ lệ TG gia
công %

1

Xén

8000

10

300

780,413.00

97.55

32.52

2

In

7000

20

600

780,413.00

111.49

18.58

3

Phủ UV

1200

8

240

102,270.00

85.23

35.51

4

Cán
láng

3500

8

240

118,390.00

33.83

14.09

5

Bồi

1300

8

240

32,698.00

25.15

10.48

6

Dập

5700

12

360

247,698.00

43.46

12.07

7

Dán

3500

8

240

191,449.00

54.70

22.79

 Quỹ thời gian TB ngày (giờ): là thời gian trung bình mà máy phải sản xuất
trong một ngày của tháng 6. (quỹ Thời gian trung bình được xác định từ
bảng chấm công)
 Quỹ thời gian máy/ tháng: là tổng thời gian trong tháng của máy đó hay
công đoạn sản xuất đó đặt trong tình trạng sản xuất.
 Tổng SP máy gia công / tháng: là tổng số đơn vị sản phẩm mà bộ phận sản
xuất đó đã gia công trong tháng.
 Tổng thời gian làm việc máy/ giờ: là tổng thời gian mà máy hay bộ phân sản
xuất đó cần để gia công số sản phẩm đã cho.

4


 Tỷ lệ thời gian gia công %: là tỷ lệ thời gian hữu ích mà máy, công đoạn
thực tế tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm.
Dựa vào bảng hiệu suất sử dụng máy ta thấy được ba vấn đề sau:
 Hiệu suất sử dụng máy của công ty rất thấp.
 Công suất máy doanh nghiệp đưa ra không thực tế.
 In là công đoạn yếu nhất (nút cổ chai)

Mặt khác, ta nhận thấy tốc độ gia công thực tế của máy IN thấp hơn nhiều so
với tốc độ máy mà công ty xác định trong bảng năng lực thiết bị, tốc độ in trung
bình của khâu in thấp hơn 7000 tờ in/ giờ (cao nhất 15000 tờ in/ giờ). Tuy rằng, tốc
độ gia công của máy thấp như vậy nhưng ta có thể thấy rằng thời gian gia công
thực sự tao ra giá trị gia tăng vẫn rất thấp, và khâu in là khâu nút cổ chai làm giảm
năng lực sản xuất của cả nhà máy. Như vậy, ta có thể thấy lãng phí do máy IN phải
chờ để in là rất lớn, nó chính là hiệu quả sản xuất của cả công ty. Nhưng ở đây, tôi
chỉ đề cập đến lãng phí của khâu IN cho khoảng thời gian máy in không hoạt động.
Ta có:
- Chi phí khấu hao máy của khâu in trong tháng 11 là: 202,113,262 đồng
- Quỹ thời gian hoạt động của máy trong ngày là 20 giờ, (trong tháng là: 600
giờ).
- Tỷ lệ thời gian máy IN gia công tạo giá trị gia tăng là 18.58 %

Tlãng phí = CFmáy – CFmáy * Thq
Tlãng phí : Thời gian lãng phí do máy in phải chờ đợi
CFmáy : Tổng chi phí khấu hao trong tháng
Thq : Thời gian máy tạo giá trị gia tăng

Vậy Tlãng phí

= 202,113,262 – 202,113,262 * 0.1858 =

164,560,618 đồng/

tháng
Giả sử, nhà máy có thể mức sản xuất như tháng 6 trong suốt cả năm thì ta có
thể tính được tổng lượng lãng phí chờ đợi trong khâu in như sau:
5

Tlãng phí năm = 164,560,618 x 12 = 1,974,727,416 đồng/ năm
Để xác định nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí, nhóm đã thực hiên chụp
ảnh thời gian sản xuất các lô hàng, dưới đây là hai phiếu chụp ảnh mô tả một cách cụ thể
và rõ ràng nhất về quá trình gia công các lô hàng tại khâu in:
PHIẾU CHỤP ẢNH LÔ SX BĐX TIÊN DUNG TRỐNG ĐỒNG
Số lượng: 7000 sp
Ngày 14/06/2009
STT

Các hoạt động

Thời gian diễn
biến
Giờ

Bắt đầu quan sát (máy
1 dừng)

Độ dài
(phút)

Phút

10h sáng

2 Nghiên cứu lệnh sản xuất

Ký
hiệu

5
8

3

3 Đi lấy Giấy và bản kẽm

20

12 Tcb

4 Rửa lô trà mực

27

7 Tcb

5 Thay thế 5 bản kẽm

35

8 Tcb

6 Rửa 5 bản cao su in

39

4 Tcb

7 Rửa 5 bản kẽm

48

9 Tcb

8 Đặt chế độ và chạy xấy máy

52

4 Tcb

0

8 Tcb

6

6 Tcb

11 In thử và kiểm tra

11

5 Tcb

12 Hiệu chỉnh máy

19

8 Tcb

13 Chạy sản lượng (6000 tờ/h)

39

20 Ttn

14 Dừng máy sớm

45

9 In thử và kiểm tra

11

10 Hiệu chỉnh máy

15 Nghỉ và ăn trưa

12

45
53

8 Ttn

17 Lấy TP và cấp NVL

43

9 Tpv

18 Chạy sản lượng (7000 tờ/h)

55

12 Ttn

1 giờ
chiều

2

20 Chạy sản lượng (7000 tờ/h)

15

21 Dừng máy để sửa chữa

24

6

1720 tờ

6 Tlfcn

16 Chạy sản lượng (7000 tờ/h)

19 Dừng máy để sửa chữa

Ghi chú

7 Tlftk
13 Ttn
9 Tlftk

2474 tờ

3452 tờ
Bị mấu giấy
4802 tờ
Bị dính


mực
22 Chạy sản lượng (7000 tờ/h)

28

4 Ttn

4971 tờ

23 Lấy TP và cấp NVL

39

11 Tpv

24 Chạy sản lượng (7000 tờ/h)

35

15 Ttn

25 Dừng máy để sửa chữa

50

6 Tlftk

Bị mấu giấy

26 Chạy sản lượng (7000 tờ/h)

56

9 Ttn

7061 tờ

27 Lấy TP ra khỏi máy

59

3 Tpv

28 Kết thúc lô sản xuất

59

28 Dừng quan sát

59

6346 tờ

PHIẾU CHỤP ẢNH LÔ SX ASEAN CUSTARD CAKES
Số lượng: 10200 sp
Ngày 18/06/2009

STT

Các hoạt động

Thời gian diễn
biến
Giờ

Bắt đầu quan sát (máy
1 dừng)

Phút

1 giờ
chiều

Độ dài

(phút)

Ký
hiệu

5

2 Nghiên cứu lệnh sản xuất

32

27 Tcb

3 Đi lấy Giấy và bản kẽm

39

7 Tcb

4 Rửa lô trà mực

44

5 Tcb

5 Thay thế 4 bản kẽm

52

8 Tcb

6 Rửa 4 bản cao su in

58

6 Tcb

9

11 Tcb

Đặt chế độ và chạy xấy
8 máy

16

7 Tcb

9 In thử và kiểm tra

22

6 Tcb

10 Hiệu chỉnh máy

30

8 Tcb

11 In thử và kiểm tra

36

6 Tcb

12 Hiệu chỉnh máy

39

3 Tcb

1

22 Ttn

7 Rửa 4 bản kẽm

Chạy sản lượng (6000
13 tờ/h)

Ghi chú

2

3

14 Dừng máy để sửa chữa
Chạy sản lượng (7000
15 tờ/h)

7

9

8 Tlftk

14

5 Ttn

2637
Bị mấu giấy
3000


16 Lấy TP và cấp NVL

17

3 Tpv

Chạy sản lượng (7000
17 tờ/h)

46

29 Ttn

18 Lấy TP và cấp NVL

53

7 Tpv

5

12 Ttn

Chạy sản lượng (7000
19 tờ/h)

4

6000

7148

20 Dừng máy để sửa chữa

12

7 Tlftk

Chạy sản lượng (7000
21 tờ/h)

30

18 Ttn

22 Lấy TP và cấp NVL

41

11 Tpv

Chạy sản lượng (7000
23 tờ/h)

45

15 Ttn

24 Lấy TP ra khỏi máy

45

4 Tpv

25 Kết thúc lô sản xuất

45

Bị dính mực
9000

10376

26 Dừng quan sát

Bảng tổng kết lại những phần gây lãng phí chính:
BẢNG TỔNG HỢP
Phiếu 1
TT

Loại TG

Phiếu 2
Độ dài
t.tế

Ghi chú

Độ dài
t.tế

Tỷ lệ %

1 Tcb

74

35.92

94

2 Ttn

81

39.32

101

3 Tpv

20

9.71

0

0.00 Lãng phí

4 Tlfcn

6

2.91

15

6.38 Lãng phí

5 Tlftk

19

9.22

25

10.64 Lãng phí

6 Tổng

206

100

235

Tỷ lệ %

40.00 Lãng phí
42.98 Đem lại GTGT

100

Tcb : Thời gian chuẩn bị trước khi in
Ttn

: Thời gian máy gia công sản phẩm

Tlfcn : Thời gian công nhân làm sai nhiệm vụ
Tpv : Thời gian công nhân hỗ trợ máy trong quá trình sản xuất
Tlfkt : Thời gian dừng máy để sửa chữa
8

Từ bảng trên, ta nhận thấy rằng nguyên nhân gây ra lãng phí do chờ đợi lớn
nhất chính là thời gian chuẩn bị trước khi in, và thời gian dừng máy để sửa chữa
trong quá trình in.
Ngoài các thời gian lãng phí kể trên, còn có một số nguyên nhân gây dừng
máy bất thường khác như: khâu chuẩn bị sản xuất đã xong nhưng nguyên vật liệu
thiếu hoặc không có, bản kẽm phơi chưa kỹ, những kiểm tra không cẩn thận dẫn
đến khĩ lắp vào và in thử thấy không đạt lại phải tháo ra đi phơi lại và một số
nguyên nhân khác. Đây là những trường hợp bất thường nhưng qua sát nhóm theo
dõi thấy nó cũng thường xuyên xảy ra
2.3. Lãng phí do sản phẩm có khuyết tật
Hiện tại, công tác quản lý chất lượng tại nhà máy là rất kém, trong đó khâu
in là khâu có tỷ lệ sai hỏng lớn thứ ba nhưng lớn nhất về số lượng. Sau đây là số
liệu thống kê số lượng vả tỷ lệ sai hỏng của nhà máy trên 245 phiếu tôi thống kê
được từ đầu năm:
THỐNG KÊ TỶ LỆ SAI HỎNG TRONG 245 PHIẾU SX
Ngày

In

Số lượng sai hỏng
Tỷ lệ trung bình :

Phun bóng

Bồi

Cán láng

Dập

Dán

35278

3320

2937

4718

20999

18557

2.24

0.20

2.58

0.59

2.48

0.52

Sau đây là bảng giá trị quy đổi lượng sai hỏng trên sang tiền mặt
BẢNG TỔNG HỢP LÃNG PHÍ NVL TẠI KHÂU IN
Đvt: VNĐ

STT

Loại lãng phí

Lãng phí nguyên vật
1 liệu
2 Lãng phí khấu hao

Lượng LP

Đơn vị đo

35,278 tờ in
5.88 giờ

Tổng

Thành tiền
112,615,474.07
1,980,597.68
114,596,071.75

9


Nguyên nhân xảy ra tình trạng sai hỏng tại khâu in là do công ty chưa chú trọng
đến công tác quản lý chất lượng, cụ thể:
-

Công ty chưa làm chủ được công nghệ in OFFSET, công nghệ chưa

được chuyển giao hoàn chỉnh.

2.4.

-

Công nhân làm việc thiếu tập trung

-

Nguyên vật liệu đầu vào khâu in chất lượng không đảm bảo

-

Khuôn in ( Bản kẽm in ) chưa được chuẩn bị và kiểm tra kỹ lưỡng.

Lãng phí do vận chuyển không cần thiết (Transportation)
Mỗi ngày, nhân viên tổ in đến nơi lấy nguyên vật liệu 11 lần , một lần đi lấy

mất 4 - 10 phút, tính trung bình là 7 phút,
 Tổng thời gian lãng phí trong một năm là :11x7x352 = 451(giờ)
 Chi phí khấu hao khâu in trong 1 giờ là 336,885 đồng.
 Chi phí cho một lao động khâu in là: 7,850 đồng/ giờ
Tổng chi phí lãng phí trong một năm là :
336,885 x 451 + 7,850x451 = 155,475,485 đồng
Nguyên nhân: Do công ty bố trí khâu in rất xa nguồn nguyên vật liệu đầu
vào, mỗi lần phát sinh nhu cầu thì nhân viên tổ in phải di chuyển rất xa mới lấy
được. Cụ thể, quảng đường từ nơi để nguyên vật liệu đến nơi tập kết trước khí in:
từ tổ xén là 38m từ kho nuyên vật liệu là (45-72m), mặt khác việc bố trí kho và sáp
sếp nguyên vật liệu không hợp lý dẫn đến nhân viên khâu in phải tìm kiếm và phải

rất khó khăn mới lấy được nguyên vật liệu, đôi khi còn xảy ra nhầm lẫn.
Sau đây là sơ đồ mặt bằng nhà máy

10


p
Phế phẩm

Giấy nguyên
liệu (cuộn)

3

Phế liệu

4
2

Phủ
UV

Giấy nguyên liệu (tấm)
Giấy nguyên
liệu

Xén
cuộn

B

Giấy nguyên liệu (cuộn)
Sản phẩm
thừa không
tiêu thụ
được

Thành
phẩm

T
P

Thành
phẩm
Và
B.T.P

Xén
tấm

Đóng
gói, dán
tay
B
T
P

M1

M2

Máy dán

35m

M3
70m

Dập tự
động

1

5
Phòng in

Tạo
khuôn
mẫu

Kiểm tra

Máy
in
11


Kho vật tư
2.5. (Lãng
mực, phí do

keo…)

Cán
láng
&
thao
Ép
nhũ

NVL
giấy
sóng

Máy (Motion)
tác thừa
bồi

Bán
TP
sau
in

Bán TP
sau in

Đây là thời gian lãng phí do công nhân phải tìm kiếm nguyên vật liệu để in,

như thời gian tìm kiếm giấy in, mực in, và các công cụ để lau rửa và cân chỉnh máy
trong quá trình in.
2.6.

Lãng phí do tồn kho quá mức (Inventory)
Bán thành phẩm tồn trong công đoạn in cũng rất lớn, đây chính là những bán

thành phẩm mà khâu in chờ đếm chọn trước khi chuyên sang công đoạn khác để
gia công.
Nguyên nhân: các sản phẩm lỗi trong quá trình in không được loại bỏ kịp thời, các
lô bán thành phẩm sau in luôn tồn tại những sản phẩm lỗi đòi hỏi phải được loại
bỏ. Mặt khác, công đoạn đếm chọn lại rất thủ công bằng cách quan sát bằng mặt
thường, vì vậy mất rất nhiều thời gian.
2.7.

Lãng phí do gia công quá mức cần thiết
Đây là những lãng phí do công ty sử dụng những loại giấy tốt và những loại

mực tốt có giá mua cao hơn để gia công những sản phẩm chỉ đòi hỏi chất lượng ở
mức độ bình thường. Lãng phí này cũng thường xuyên xảy ra tại công ty.
Nguyên nhân: Trong một số trường hợp công ty nhận gia công một lô sản
phẩm mà giấy và mực họ yêu câu công ty không có hoăc đã hết, và việc mua bên
ngoài mất nhiều thời gian, công ty buộc phải sử dụng loại giấy và mực có chất
lượng cao hơn để gia công sản phẩn cho khách hàng.
Ngoài các lãng phí mà nhóm đã khảo sát ở trên, thì còn rất nhiều lãng phí
tiềm ẩn khác mà nhóm chưa có đủ điều kiện để tìm hiểu và nêu ra ở đây. Chính vì
vậy, số lãng phí tổng hợp mà nhóm đưa ra chưa phải là con số đầy đủ nhất, nhưng
12


nó cũng cho thấy tiềm năng để loại bỏ lãng phí của khâu in là rất lớn. Sau đây là
bảng tổng hợp các loại lãng phí mà nhóm đã khảo sát được:

BẢNG TỔNG HỢP CÁC LOẠI LÃNG PHÍ TẠI KHÂU IN THEO MÔ HÌNH LEAN
đvt: VNĐ

STT

1
2

Loại lãng phí
Lãng phí sản xuất thừa
Lãng phí do chờ đợi
Lãng phí do sản phẩm có

3

khuyết tật
Lãng phí do vận chuyển

4

không cần thiết
Lãng phí do thao tác thừa
Lãng phí do tồn kho quá

5
6

mức
Lãng phí do gia công quá

7

mức cần thiết
Tổng lãng phí

Giá trị

Tỷ
trọng

538,674,784

19.35
%

1,974,727,416

70.94
%

114,596,071

4.12%

155,475,485

5.59%

Ghi chú
Khảo sát tại kho ngày

19/06/2009
Tính trên khấu hao máy in
& TB hỗ trợ
Khảo sát trên 254 phiếu sx
từ đầu năm

Chưa xác định
Chưa xác định
Chưa xác định

2,783,473,756

100%

Như vậy tổng lãng phí là 2,6 tỷ đồng. Trong đó ta nhận thấy rằng lãng phí do
chờ đợi chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng lãng phí.

13