Phân tích hoạt động kinh doanh của trung tâm hội nghị quốc tế

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA TRUNG TÂM HỘI NGHỊ
QUỐC TẾ

Sau quá trình học tập, nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động; tham khảo
các thông tin liên quan, tôi xin trình bày bài tập cá nhân về các vấn đề đặt ra trong
yêu cầu của bài tập cá nhân môn Quản trị hoạt động. Báo cáo này tập trung phân
tích các vấn đề đặt ra theo yêu cầu tại Trung tâm Hội nghị Quốc tế, nơi tôi đang
công tác.
Theo đó, nội dung báo cáo sẽ tập trung vào các vấn đề:
- Giới thiệu sơ qua về Trung tâm Hội nghị Quốc tế
- Các yếu tố bên ngoài tác động tới hoạt động tác nghiệp hiện nay của Trung
tâm Hội nghị Quốc tế.
- Ưu tiên cạnh tranh thích hợp nhất cho Trung tâm.
- Xác định các điều kiện cần thiết bên trong của Trung tâm Hội nghị Quốc tế để
thực hiện các ưu tiên này.
- Hệ thống sản xuất và tác nghiệp sẽ đóng góp như thế nào vào việc đạt được các
ưu tiên cạnh tranh này
- Các rào cản nào có thể gặp phải.

BÁO CÁO
1.Giới thiệu sơ qua về Trung tâm Hội nghị Quốc tế
Trung tâm Hội nghị Quốc tế là đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo toàn bộ
chi phí hoạt động thường xuyên, trực thuộc Văn phòng Chính phủ. Trung tâm thực
hiện các nhiệm vụ chính trị do Văn phòng Chính phủ giao, đó là: tổ chức các cuộc
họp, hội nghị của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ. Phục vụ ăn nghỉ cho khách
là Đại biểu về dự Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, cán bộ các địa phương về
làm việc với Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.


Trung tâm Hội nghị Quốc tế được tận dụng cơ sở vật chất – kỹ thuật, lao động hiện
có để tổ chức các hoạt động dịch vụ ăn, ở và các dịch vụ có thu khác nhằm tận thu,

giảm chi ngân sách; thực hiện theo chế độ, chính sách của nhà nước và quy định
của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, đảm bảo không ảnh hưởng đến
nhiệm vụ chính trị được giao. Nhà khách hiện có 56 phòng ngủ, 03 hội trường lớn,
15 phòng họp nhỏ với diện tích đất gần 10.000m2 tại số 11 Lê Hồng Phong, Ba
đình, Hà Nội.
Như vậy, ngoài chức năng phục vụ nhiệm vụ chính trị, Trung tâm Hội nghị
Quốc tế còn thực hiện hoạt động sự nghiệp có thu cung cấp các dịch vụ như: ăn, ở,
hội trường, cho thuê văn phòng…tạo doanh thu, đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt
động. Như vậy, về bản chất thì Trung tâm Hội nghị Quốc tế cũng thực hiện chức
năng kinh doanh dịch vụ khách sạn và đương nhiên cũng phải chịu tất cả các áp lực
về cạnh tranh trong kinh doanh, trong hoạt động tác nghiệp như các doanh nghiệp
khách sạn khác trên địa bàn thành phố Hà Nội.
2. Các yếu tố bên ngoài tác động đến hoạt động tác nghiệp hiện nay của
Trung tâm Hội nghị Quốc tế.
Năm 2009 có rất nhiều yếu tố tác động đến ngành dịch vụ kinh doanh khách
sạn nói chung và Trung tâm Hội nghị Quốc tế nói riêng. Khủng hoảng kinh tế lan
rộng trên toàn thế giới gây ảnh hưởng mạnh mẽ tới tất cả các Quốc gia trên thế giới
và Việt Nam cũng không là một ngoại lệ. Ngành du lịch Việt Nam cũng bị ảnh
hưởng nghiêm trọng: lượng khách du lịch vào Việt Nam giảm mạnh do khách du
lịch tiết kiệm chi tiêu, khách du lịch trong nước cũng giảm dẫn tới nhu cầu lưu trú
giảm, các doanh nghiệp khách sạn buộc phải giảm giá phòng để thu hút khách, có
những khách sạn giảm tới 50% điều này tác động trực tiếp tới nguồn khách du lịch
(vốn chiếm tỷ trọng tới 45% trong lượng khách lưu trú của Trung tâm Hội nghị


Quốc tế), ảnh hưởng mạnh tới doanh thu của Trung tâm trong năm 2009 và cũng
thường xuyên là một yếu tố mà Trung tâm phải đương đầu trong hoạt động kinh
doanh dịch vụ.
Thực hiện chính sách tiết kiệm chi tiêu công của Chính phủ, việc tổ chức các
hội nghị tổng kết năm, các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của các Bộ, Ban ngành

cũng bị tiết giảm, hạn chế dẫn tới nguồn thu từ đối tượng khách này cũng suy giảm
đáng kể.
Trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhiều khách sạn văn phòng cho thuê cũng
liên tục được xây dựng mới và có chất lượng cao hơn cũng ảnh hưởng tới mảng
kinh doanh cho thuê văn phòng làm việc của Trung tâm. Cạnh tranh mạnh mẽ
trong hệ thống các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ khách sạn có cùng cấp như
khách sạn Kim Liên, Nhà khách La Thành, trung tâm hội nghị Quốc gia, khách sạn
Khăn Quàng Đỏ…cũng đang hàng ngày hàng giờ tạo áp lực lên hoạt động kinh
doanh của đơn vị.
Chỉ số CPI tăng giảm thất thường với xu hướng tăng cao trong năm 2008 và
những tháng đầu năm 2009 làm giá cả các mặt hàng tươi sống, gas…(vốn là các
khoản chi phí chủ yếu trong kinh doanh ăn uống), giá điện tăng thêm 8-9% áp
dụng vào đầu tháng 3 năm 2009 … là những nhân tố làm tăng mạnh chi phí đầu
vào trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm. Điều này ảnh hưởng tới tính cạnh
tranh trong hoạt động của đơn vị vốn chỉ tập trung vào đối tượng khách có thu
nhập trung bình trong xã hội.
3. Ưu tiên cạnh tranh thích hợp nhất cho Trung tâm.
Trước các khó khăn trên theo ý kiến của tôi ưu tiên cạnh tranh thích hợp
nhất cho Trung tâm Hội nghị Quốc tế hiện nay cần tập trung vào 2 chiến lược, đó
là:


3.1 Cạnh tranh bằng sự khác biệt:
Thực tế, hoạt động kinh doanh dịch vụ khách sạn muốn tồn tại và thu hút,
giữ được khách đòi hỏi Trung tâm phải không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ,
làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao nhất. Theo tôi, điểm nhấn để tạo
sự khác biệt trong cạnh tranh ở ngành dịch vụ khách sạn chính là ở cơ sở vật chất
và chất lượng phục vụ, thái độ của nhân viên phục vụ. Trong điều kiện hiện tại của
Trung tâm thì chưa thể tuyển dụng, đầu tư xây dựng mới được cơ sở vật chất do
các khó khăn về chính sách, cơ chế, vốn… thì có thể tập trung vào một số việc như

sau:
- Cải tạo, nâng cấp các phòng nghỉ, hội trường hiện có nhằm tạo sự khác
biệt trong hệ thống phòng ở của Trung tâm và các hội trường tổ chức tiệc cưới.
Chú trọng thu hút đối tượng khách cao cấp qua đó dần nâng cấp đối tượng khách
của Trung tâm, chuyển dần từ đối tượng khách từ trung bình sang đối tượng
khách cao cấp, từ đó nâng cao vị trí, thương hiệu của Trung tâm trong ngành du
lịch. Một số biện pháp cụ thể:
+ Tập trung cải tạo nâng cấp các phòng nghỉ hiện có như sơn sửa, làm lại
trần thạch cao theo hướng có kỹ, mỹ thuật, đầu tư mới nội thất giường, tủ, bàn ghế,
rèm cửa… tạo sự khác biệt giữa các loại phòng trong Trung tâm và tạo hẳn sự khác
biệt so với các phòng nghỉ của các khách sạn khác, tạo ấn tượng đối với khách lưu
trú về chất lượng, cách bài trí, trang trí trong phòng từ đó hướng tới đối tượng
khách cao cấp, khách VIP. Qua đó thu hút khách hàng và tăng doanh thu phòng
buồng.
+ Tập trung cải tạo, nâng cấp các hội trường phục vụ tiệc, tiệc cưới; trang trí
sân khấu hội trường nhằm tạo sự khác biệt về phòng ăn tiệc nhằm thu hút đối
tượng khách tổ chức tiệc cưới (ngoài chất lượng ăn uống, hiện nay đối tượng khách


này đã rất chú trọng, quan tâm hơn đến hình thức như: sân khấu, hội trường, ánh
sáng, cách tổ chức tiệc…)
- Nâng cao chất lượng hoạt động của nhân viên tại tất cả các mảng, khâu
công việc. Tập trung chú trọng đặc biệt vào khâu phòng buồng và khâu ăn uống là
hai khâu có doanh thu chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu của Trung tâm.
Chú trọng vào đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, các kỹ năng giao tiếp cho
nhân viên nghiệp vụ, kỹ năng quản lý lãnh đạo cho cán bộ quản lý cấp phòng ban,
tổ, đội của Trung tâm. Tổ chức đào tạo nhân viên dẫn chương trình tiệc cưới, lớp
nâng cao nghiệp vụ buồng, bàn, bar…nhằm đổi mới và nâng cao được chất lượng
phục vụ. Bên cạnh đó cần tiếp tục duy trì các quy trình nghiệp vụ đối với từng
khâu công việc cụ thể như: quy trình nghiệp vụ phòng buồng, bàn, lễ tân, bảo vệ…

tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ.
thông qua các biện pháp này nhằm từng bước nâng cao chất lượng phục vụ tạo sự
hài lòng của khách hàng ở mức cao nhất.
3.2 Cạnh tranh nhờ chi phí
Thực hiện tốt việc tiết kiệm chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại
từng khâu kinh doanh trong đơn vị sẽ giúp cho đơn vị chủ động hơn trong việc xây
dựng giá kinh doanh phù hợp, tăng tính cạnh tranh so với các đối thủ khác. Một số
biện pháp cụ thể cần áp dụng như:
- Tiến hành công tác quản lý bằng cơ chế khoán với nhiều hình thức như :
khoán doanh thu, khoán chi phí, khoán định mức…
- Xây dựng chương trình hành động tiết kiệm chi phí chống lãng phí tại từng
khâu công việc. Quán triệt ý thức tiết kiệm tới từng cán bộ công nhân viên trong
đơn vị.


- Tăng cường công tác kiểm tra giám sát việc thực thi các văn bản khoán,
các định mức chi phí. Xây dựng chế tài thưởng, phạt rõ ràng trong việc tiết kiệm
chống lãng phí.
4. Xác định các điều kiện cần thiết bên trong của Trung tâm Hội nghị
Quốc tế để thực hiện các ưu tiên này.
Để thực hiện tốt các ưu tiên trên đòi hỏi một số các điều kiện như :
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền để mỗi cán bộ, nhân viên của Trung tâm
Hội nghị Quốc tế nắm vững và hiểu rõ được các ưu tiên cạnh tranh của Trung tâm.
Từ đó, mỗi cán bộ, nhân viên trong đơn vị sẽ thấy được trách nhiệm của mình và
có nỗ lực nhiều hơn để hoàn thành tốt các công việc trong phạm vi được giao.
- Chuẩn bị nguồn vốn cho đầu tư cải tạo, nâng cấp; kinh phí cho đào tạo.
- Bố trí sắp xếp kế hoạch cải tạo, nâng cấp hợp lý để không ảnh hưởng đến
hoạt động phục vụ nhiệm vụ chính trị, kinh doanh của đơn vị: yêu cầu căn cứ vào
kế hoạch khách hàng tháng để có kế hoạch cải tạo, sửa chữa phù hợp. Tiến hành
làm dần dần từng phòng, hội trường không làm đồng loạt.

- Có kế hoạch đào tạo chuyên sâu, đào tạo nâng cao cho cán bộ, nhân viên
trong Trung tâm.Chú trọng sắp xếp thời gian đào tạo phù hợp. Hình thức đào tạo là
đào tạo lại do vậy phải có sự phối hợp để bố trí thời gian phù hợp để không ảnh
hưởng tới công việc.
- Phối hợp, thống nhất giữa các đơn vị, bộ phận liên quan trong Trung tâm
để hoàn thành các mục tiêu ưu tiên trên.
- Công tác chỉ đạo lãnh đạo cần quyết liệt,sát sao, linh hoạt.


- Xây dựng các văn bản khoán, định mức chi phí, chương trình tiết kiệm cần
cụ thể, rõ ràng và có bổ sung, điều chỉnh để phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh từng
thời kỳ.
5. Hệ thống sản xuất và tác nghiệp sẽ đóng góp như thế nào vào việc đạt
được các ưu tiên cạnh tranh này?
- Hệ thống tác nghiệp được bố trí khoa học, phân công cụ thể, phân định
trách nhiệm rõ ràng sẽ giúp Trung tâm hoàn thành được các ưu tiên cạnh tranh. Các
phòng ban, tổ đội thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận sẽ giúp cho
guồng máy hoạt động của Trung tâm được nhịp nhàng ăn khớp. Kết quả cuối cùng
là tạo ra chất lượng dịch vụ tốt đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Căn cứ vào kế hoạch xây dựng cải tạo sửa chữa, đào tạo các khâu có liên
quan có triển khai cụ thể về bố trí, sắp xếp nhân lực, phối hợp, thực hiện từ đó tạo
sự chủ động hoàn thành công việc của từng cá nhân, tổ đội, phòng ban.
- Căn cứ vào các văn bản khoán, các định mức chi phí đã được quy định và
kế hoạch tiết kiệm chi phí các phòng ban chức năng tăng cường công tác quản lý,
giám sát thực hiện chức năng giám đốc bằng đồng tiền; các đơn vị trực tiếp tổ chức
hoạt động của bộ phận mình để hoàn thành tốt các văn bản khoán, các định mức
chi phí từ đó tạo tiền đề cho việc cạnh tranh về giá của Trung tâm với các đối thủ
cạnh tranh.
6. Các rào cản nào có thể gặp phải?
- Việc vừa phải đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh vừa phải tiến hành

công tác cải tạo sửa chữa, đào tạo nghiệp vụ là một khó khăn. Hoạt động sản xuất
kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng khi tiến hành công tác cải tạo, sửa chữa nâng cấp cơ sở
vật chất.


- Trình độ, năng lực của cán bộ quản lý, nhân viên trong đơn vị không đồng
đều. Một số vị trí quản lý còn chưa được đào tạo bài bản cũng ảnh hưởng tới quá
trình triển khai chiến lược cạnh tranh của đơn vị.
- Tâm lý thụ động trong công việc, dĩ hòa vi quý trong công tác quản lý, e
ngại sự đổi mới, trông chờ, ỷ lại cũng là nhân tố tác động tiêu cực.
- Tăng cường công tác quản lý, giám sát sẽ tạo ra những phản ứng thiếu tích
cực, bất hợp tác của một số cán bộ, nhân viên vốn quen với nếp làm việc cũ và do
quyền lợi bị ảnh hưởng.
7. Kết luận
Thực tế hoạt động của Trung tâm Hội nghị Quốc tế trong những năm qua
cho thấy có những thuận lợi khi là một Nhà khách thuộc Văn phòng Chính phủ, tuy
nhiên cũng gặp không ít khó khăn do khái niệm Nhà khách trong ngành dịch vụ
khách sạn du lịch được xem như là chất lượng dịch vụ kém, hoạt động mang nặng
tính bao cấp, do vậy để dần tạo lập được thương hiệu Trung tâm Hội nghị Quốc tế
có uy tín trên thị trường cần thiết tất yếu phải tập trung nâng cao chất lượng cơ sở
vật chất và chất lượng dịch vụ cung cấp. Theo quan điểm của tôi, việc nền kinh tế
của ta đã và đang hòa nhập với kinh tế quốc tế, tất yếu khách quan hệ thống nhà
khách thuộc Văn phòng Chính phủ nói chung và Trung tâm Hội nghị Quốc tế sẽ
dịch chuyển sang mô hình hoạt động khách sạn và việc tập trung xây dựng các
chiến lược cạnh tranh dài hơi cho Trung tâm dựa trên những yếu tố hiện có là việc
tất yếu./.


Tài liệu tham khảo
- Giáo trình môn Quản trị sản xuất tác nghiệp

- Quản trị hoạt động, tài liệu tham khảo của Chương trình đào tạo Thạc sỹ
Quản trị kinh doanh quốc tế.
- Quy chế tổ chức hoạt động và chế độ quản lý tài chính của Trung tâm Hội nghị
Quốc tế.
- Báo cáo tổng kết công tác năm 2008 của Trung tâm Hội nghị Quốc tế.
- Một số bài báo tham khảo trên internet./.