TIẾP NHẬN hồ sơ và TRẢ kết QUẢ THEO mô HÌNH một cửa tại sở tài CHÍNH TỈNH NAM ĐỊNH

TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ TRẢ KẾT QUẢ THEO MÔ HÌNH MỘT
CỬA tại SỞ TÀI CHÍNH TỈNH NAM ĐỊNH.
Bộ phận chịu trách nhiệm biên soạn, xây dựng quy trình: Phòng Tổ
chức - Hành chính và các phòng nghiệp vụ có liên quan.
1. Mục đích:
Quy định thống nhất trách nhiệm, trình tự tiếp nhận chuyển hồ sơ,
theo dõi các kết quả giải quyết các thủ tục hành chính thuộc bộ phận một
cửa.
2. Phạm vi, đối tượng áp dụng :
Áp dụng cho việc tiếp nhận hồ sơ của bộ phận một cửa của Sở Tài
chính tỉnh Nam Định .
3. Tài liệu viện dẫn
- Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính
phủ; Kế hoạch số 252/KH-UBND ngày 01/10/2007 về việc thực hiện cơ chế một
cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan hành chính Nhà nước.


+ Quyết định số 127/QĐ-STC ngày 13/02/2009 về việc phân công
phụ trách bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” tại Sở Tài
chính Nam Định
+ Quyết định số 2808/QĐ-UBND ngày 12/9/2005 của UBND tỉnh
Nam Định phê duyệt đề án cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa
của Sở Tài chính tỉnh: Sở Tài chính có quyết định 272/QĐ-TCCB ngày
4/10/2005 về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của bộ phận giao
dịch một cửa tại Sở, Quyết định số 273/QĐ – TCCB về việc ban hành quy
định thủ tục hành chính giải quyết các lĩnh vực thực hiện cải cách hành
chính theo cơ chế một cửa tại Sở Tài chính tỉnh Nam Định.
4.1.1. Lưu đồ
Số

Tài liệu, biểu mẫu

Trách nhiệm

TT

Trình tự công việc
liên quan

Bộ phận một
1
cửa
2

Nhận hồ sơ

Bộ phận một
cửa

Kiểm tra , lập
phiếu nhận
HS

Hướng dẫn cho tổ
chức công dân
hoàn thiện hồ sơ
BM 06.01


BM 06.02
Bộ phận một
3

cửa

Vào sổ theo dõi và
chuyển hồ sơ

Các phòng
4

BM 06.03

Quy trình giải

nghiệp vụ Thụ lý hồ sơ

quyết HS

BM 06.03
Các phòng
5
nghiệp
vụ HS cho bộ phận
Chuyển
một cửa

6

Bộ phận một
cửa

Trả hồ sơ

BM 06.01
BM 06.02


Bộ phận một
7

QT02
cửa

Lưu hồ sơ

4.2. Mô tả
4.2.1. Bộ phận một cửa có trách nhiệm tiếp nhận các hồ sơ yêu cầu về:
1. Thẩm tra, thẩm định hồ sơ quyết toán các công trình, dự án ĐTXD
cơ bản hoàn thành.
2. Thẩm định hồ sơ liên quan đến công tác thẩm định giá do Sở quản
lý.
3. Giải quyết chế độ chính sách cho CBCC.
4. Tiếp nhận, tuyển dụng, hợp đồng, điều động …CBCC.
5. Chứng nhận hồ sơ để giải quyết chế dộ chính sách cho CBCC.
4.2.2. - Thời gian tiếp nhận hồ sơ: vào ngày thứ 3 và ngày thứ 5 trong
tuần
Sáng từ:

7h30 - 11h00

Chiều từ:

13h30 - 16h00

- Địa điểm nhận hồ sơ : Bộ phận 1 cửa Điên thoại.: 0350.3649988


4.2.3. Trong quá trình tiếp nhận hồ cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải đeo thẻ
theo quy định.
4.2.4. Tại các bàn nhận hồ sơ phải ghi rõ loại hồ sơ tiếp nhận. Bộ phận
một cửa trách nhiệm đảm bảo các hướng dẫn thực hiện các thủ tục hành
chính một cửa được công bố công khai và có sẵn tại các khu vực quy định,
cập nhật và thay thế ngay các hướng dẫn khi có sự thay đổi theo hướng dẫn
của các phòng chuyên môn.
4.2.5. Cán bộ của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính có trách nhiệm
hiểu rõ các yêu cầu của công dân, giải thích, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng và
đầy đủ về các thủ tục theo yêu cầu của công dân, tuân thủ đúng các quy định
của pháp luật (đối với các thủ tục hành chính được quy định tại mục 4.2.1.
quy trình này).
4.3 Kiểm tra và viết phiếu nhận hồ sơ
4.3.1 Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ,
đầy đủ trong hồ sơ yêu cầu thực hiện các thủ tục hành chính theo phụ lục 1
của quy trình này. Khi phát hiện hồ sơ chưa đủ, chưa phù hợp phải thông báo
rõ ràng, đầy đủ, chính xác cho tổ chức, công dân về các hồ sơ còn thiếu, hồ
sơ không phù hợp.


4.3.2 Trường hợp Tổ chức công dân phải nộp hồ sơ tới lần thứ 4 thì
mọi chỉ dẫn của cán bộ tiếp nhận phải lập thành văn bản.
4.3.3 Đối với việc tiếp nhận hồ sơ chứng thực: chữ ký, hợp đồng giao
dịch, văn bản khai nhận, sao lục văn bản, giấy tờ có liên quan; ngoài việc
kiểm tra sự đầy đủ, phù hợp của hồ sơ, cán bộ thuộc Bộ phận tiếp nhận hồ sơ

hành chính phải kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu chứng
thực theo quy định.
4.3.4 Khi hồ sơ đã đầy đủ theo quy định, cán bộ thuộc Bộ phận tiếp
nhận hồ sơ hành chính tiếp nhận ngay hồ sơ, viết Phiếu nhận hồ sơ BM
06.01 và hẹn ngày trả kết quả cho công dân, tổ chức theo quy trình giải
quyết thủ tục hành chính tương ứng.
4.4 Chuyển hồ sơ cho các bộ phận chuyên môn
4.4.1 Thời gian giao nhận hồ sơ : 16giờ 00 hàng ngày làm việc
4.4.2 Địa điểm giao nhận hồ sơ: Phòng tiếp nhận và trả kết quả một
cửa.
4.4.3 Thủ tục giao nhận hồ sơ:
- Trước khi bàn giao hồ sơ bộ phận một cửa vào sổ theo dõi hồ sơ
BM 06.02.


- Cán bộ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính có trách nhiệm bàn giao
trong ngày toàn bộ hồ sơ đã tiếp nhận của tổ chức, công dân cho cán bộ
phòng chuyên môn.
- Cán bộ Phòng chuyên môn có trách nhiệm kiểm tra và tiếp nhận hồ
sơ Cán bộ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính, Cán bộ Phòng chuyên môn
có trách nhiệm Ký phiếu vào phiếu giao nhận hồ sơ giữa bộ phận một cửa
và các phòng chuyên môn BM 06.03
4.5. Thụ lý hồ sơ
4.5.1. Các phòng chuyên môn có trách nhiệm thực hiện các thủ tục
hành chính theo đúng các quy định của pháp luật và các quy định giải quyết
hồ sơ của Sở Tài chính tỉnh Nam định .
4.5.2. Trong thời hạn 05 ngày, các phòng chuyên môn có trách nhiệm
thẩm tra các điều kiện, xác minh tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ. Nếu
trường hợp phải bổ sung hoặc không thể giải quyết được thì phòng chuyên
môn có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ

hành chính để mời công dân, tổ chức đến giải quyết.
4.5.3. Hết thời hạn giải quyết theo quy định trong các quy định giải
quyết thủ tục hành chính tương ứng mà hồ sơ chưa giải quyết xong, Trưởng
các phòng chuyên môn phải có văn bản thông báo rõ lý do và hẹn ngày trả


kết quả để Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính trả lời cho tổ chức, công dân.
Chỉ được phép hẹn lại một lần và thời gian hẹn lại công dân, tổ chức không
được vượt quá 1/2 thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định.
4.5.4. Bộ phận một của có trách nhiệm theo dõi kết quả thực hiện các
thủ tục hành chính. Định kỳ hàng tháng, quý, năm tổng hợp báo cáo kết quả
thực hiện các thủ tục hành chính cho lãnh đạo Sở theo BM 06.04
4.6. Chuyển hồ sơ cho bộ phận một cửa
Các phòng chức năng chuyên hồ sơ cho Bộ phận một cửa để trả cho
các tổ chức, cá nhân. Cán bộ Phòng chuyên môn có trách nhiệm ký phiếu
vào phiếu giao nhận hồ sơ giữa bộ phận một cửa và các phòng chuyên BM
06.03
4.7. Trả kết quả tại bộ phận một cửa.
4.7.1. Thời gian bàn giao:
Sáng từ: 7h30 - 11h00
Chiều từ: 13h30 - 16h00 vào thứ 3 và thứ 5 trong tuần
4.7.2. Địa điểm bàn giao: Phòng tiếp nhận và trả kết quả một cửa
4.7.3. Nội dung bàn giao đối với từng loại hồ sơ cụ thể được quy định
trong các quy trình giải quyết thủ tục hành chính tương ứng.


4.7.4. Thủ tục giao nhận kết quả:
- Khi giao kết quả cán bộ thuộc bộ phận một cửa thu lại phiếu nhận hồ
sơ từ các tổ chức, cá nhân.và yêu cầu người trực tiếp nhận hồ sơ xuất trình
các giấy tờ cần thiết như chứng minh thư/giấy giới thiệu và ký vào sổ giao

nhận.
- Cán bộ thuộc bộ phận một cửa có trách nhiệm cập nhật kết quả trong
Sổ theo dõi hồ sơ thực hiện BM 06.02.
- Trường hợp các tổ chức, công dân không đến nhận kết quả sẽ được
cán bộ bộ phận một cửa thông báo đủ 3 lần mỗi lần cách nhau 10 ngày và
nếu không đến nhận hồ sơ sẽ được huỷ bỏ.
5. Lưu hồ sơ:
6. Hồ sơ :
Cách thức
TT

Tờ biểu mẫu

Ký hiệu

Nơi lưu

Thời gian
lưu

Phiếu nhận và hẹn trả BM 06.01
01

Bằng giấy
Bộ phận một cửa

5 năm

hồ sơ
Sổ theo hồ sơ thực BM 06.02

02

,,
,,

,,

,,

,,

hiện các thủ tục
03 sổ giao nhậnhồ sơ

BM 06.03

,,


Tổng hợp báo cáo kết BM 06.04

,,

04 quả thực hiện các thủ

,,

,,

,,

,,

,,

Lâu dài

,,

tục
05 Thông báo nhận hồ sơ
Thông báo về các hồ
Các phòng
06 sơ không thể giải
chuyên môn
quyết.

7. Phụ lục
BM 06.01

Phiếu nhận và hẹn trả hồ sơ

BM 06.02

Sổ theo hồ sơ thực hiện các thủ tục

BM 06.03

Sổ giao nhận hồ sơ

BM 06.04

Tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện các thủ tục