Quy trình thanh quyết toán công trình xây dựng tại tổng cụng ty VINACONEX

Quy trỡnh thanh quyt toỏn cụng trỡnh xõy dng ti tng cng ty
VINACONEX

Là một doanh nghiệp hoạt động đa doanh trong ngành
xây dựng Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xây dựng
Việt nam ( Vinaconex JSC) là đơn vị sớm thực hiện các tiêu
chuẩn ISO trong điều hành sản xuất, từ đó đã đa lại hiệu quả
tốt trong kinh doanh. Mọi hoạt động sản xuất/ tác nghiệp đợc
chuẩn hoá đã tạo nên tính chuyên nghiệp cao. Để việc đánh giá
một cách khách quan đồng thời sát với thực tiễn, học viên xin
chọn hoạt động tác nghiệp trong công tác thanh quyết toán
công trình xây dựng ở đơn vị mình để đánh giá, phân
tích. Trong hệ thống quản lý chất lợng ISO 9001: 2000 của
VINACONEX .
Quy trình thanh quyết toán công trình xây dựng đợc tuân
thủ nh sau:
1. Mục đích: Quy trình này quy định cách thức thanh,
quyết toán công trình làm cơ sở để khách hàng thanh
toán cho Tổng công ty.
- Hớng dẫn thanh, quyết toán công trình cho đơn vị thi
công
2. Phạm vi áp dụng:
- áp dụng cho các công trình do Tổng công ty triển khai thi
công


- Đối tợng áp dụng bao gồm các đơn vị thành viên đợc giao
nhiệm vụ thi công hoặc uỷ quyền thi công và Ban xây
dựng thuộc Tổng công ty.

3. Lu đồ mô tả quy trình tác nghiệp.

Mô tả/Tài liệu
Trách nhiệm

Quá trình

Tổ hợp biên bản
ĐHDA,
nghiệm thu

Ban
ĐVTC

Lập phiếu
ĐHDA/

Ban

ĐVTC , BXD

giá

Kiểm tra phiếu giá

GĐ BBP

liên quan

3.1

3.2

3.3

liên quan

LĐ TCT

Phê duyệt

3.4


Duyệt thanh toán

Khách hàng

3.5

ĐVTC, BĐHDA

Kiểm tra, đề nghị
thanh
toán cho nhà
chuyên

Ban

3.6

trách

Duyệt

LĐ TCT

Thanh toán cho
BTCKT
thầu phụ
Rút kinh
nghiệm

Tổng công ty

3.7

3.8

3.9

Chú thích:
BĐH DA Ban điều hành dự án
ĐVTC - Đơn vị thi công
LĐ TCT Lãnh đạo Tổng công ty
BTCKT Ban tài chính kế toán
GĐ BBP Giám đốc ban bộ phận
BXD Ban xây dựng Tổng công ty
3.1Tổng hợp các biên bản nghiệm thu : Ban điều hành dự
án/ đơn vị thi công tập hợp các biên bản nghiệm thu khối
lợng hoàn thành đã ký giữa BĐH DA/ĐVTC và khách hàng,

kết hợp với các Ban chuyên trách của Tổng công ty để
lập phiếu giá thanh toán với khách hàng.
3.2 Lập phiếu giá - Các ban chuyên trách kết hợp với BĐH DA
lập phiếu giá thanh toán khối lợng xây dựng đã hoàn
thành tại công trình, căn cứ theo :
+ Hợp đồng ký giữa khách hàng và VINACONEX
+ Mẫu phiếu giá kèm theo hợp đồng
+ Khối lợng đã đợc nghiệm thu giữa BĐH DA và khách hàng
- Cán bộ lập phiếu giá phải có năng lực, kinh nghiệm công
tác và phải nghiên cứu kỹ hồ sơ trớc khi lập phiếu giá
- Phiếu giá lập theo mẫu M209 -01 ( trong trờng hợp khách
hàng không chỉ định mẫu cụ thể)
- Trong trờng hợp lập quyết toán cho công trình, các ban
chuyên trách và BĐHDA phải kiểm tra kỹ hợp đồng để
đảm bảo hoàn thành các thủ tục yêu cầu trớc khi quyết
toán
3.3Kiểm tra phiếu giá
- GĐ BBP ( giám đốc ban bộ phận ) liên quan xem xét, kiểm
tra phiếu giá đã đợc lập
- Kiểm tra độ chính xác phiếu giá và sự hợp lý giữa khối lợng đã thi công và lợng tiền sẽ nhận đợc ( có thể ớc tính
trên cơ sở khối lợng hoàn thành theo % giá trị hợp đồng)
3.4 Phê duyệt


- Giám đốc ban bộ phận liên quan đệ trình bảng quyết
toán theo khối lợng hoàn thành để lãnh đạo Tổng công ty
( LĐTCT) phê duyệt,
- Trờng hợp LĐTCT đồng ý phê duyệt phiếu giá thì phiếu
giá này sẽ đợc gửi đến khách hàng để xem xét và chuẩn

y.
- Nếu LĐTCT có thêm các yêu cầu mà phiếu giá này đã lập
cha đáp ứng đợc thì phiếu giá này sẽ đợc gửi trả lại để
BĐH DA/ĐVTC sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện cho đến
khi đáp ứng đợc mọi yêu cầu của LĐ TCT
3.5 Thanh toán :
- Trờng hợp phiếu giá đợc khách hàng chấp nhận và thanh
toán thì phiếu giá này đã hoàn tất.
- Nếu khách hàng có yêu cầu sửa chữa và điều chỉnh nội
dung phiếu giá thì
BĐH DA/ ĐVTC có trách nhiệm chuyển phiếu giá lại TCT để
sửa đổi cho phù hợp theo yêu cầu.
- Ban Tài chính kế toán sẽ đáp ứng yêu cầu về hoá đơn tài
chính cho khách hàng khi có yêu cầu.
- Ban Tài chính kế toán liên hệ với khách hàng để biết
ngày chuyển tiền cũng nh giá trị tiền chuyển và thông
báo với LĐ TCT nếu thấy có sai lệch giữa phiếu giá đợc
duyệt và khoản tiền đợc nhận. BĐH DA, ĐVTC có trách
nhiệm kiểm tra và xử lý các vớng mắc nếu có và báo cáo
cụ thể với LĐTCT.
3.6 Kiểm tra đề nghị thanh toán của đơn vị thi công


- Đơn vị thi công sẽ gửi giấy đề nghị thanh toán tới BĐH DA
để đợc xác nhận giá trị thanh toán, BĐHDA phối hợp với
GĐBBP liên quan kiểm tra đề nghị thanh toán của đơn vị
thi công.
- ĐVTC/BĐHDA căn cứ khối lợng đã đợc xác nhận giữa BĐHDA
và đơn vị thi công, đơn giá trong hợp đồng thầu phụ đã
ký với đơn vị thi công để xác nhận giá trị đơn vị thi

công sẽ đợc thanh toán và chuyển đề nghị thanh toán lên
LĐ TCT phê duyệt nếu xét thấy đơn vị thi công đã đủ
điều kiện thanh toán.
3.7Phê duyệt thanh toán
- Trờng hợp LĐTCT đồng ý với đề nghị thanh toán thì đề
nghị thanh toán đã đợc phê duyệt.
- Trờng hợp LĐTCT cha phê duyệt thì ĐVTC/ BĐHDA phải kiểm
tra và hiệu chỉnh lại cho phù hợp và chính xác để đệ
trình LĐTCT phê duyệt.
3.8Thanh toán cho đơn vị thi công
- Sau khi LĐTCT phê duyệt thì giấy đề nghị thanh toán
chuyển đến phòng TCKH để thanh toán.
- Ban TCKH cân đối các khoản đơn vị thi công còn nợ
( nếu có) và chi trả cho đơn vị thi công trong vòng 7
ngày kể từ ngày nhận đợc chứng từ thanh toán từ lãnh đạo
công ty.
3.9Rút kinh nghiệm


- Trờng hợp có thay đổi bất lợi cho bất kỳ bên nào đều phải
có kiểm điểm rút kinh nghiệm, lu trữ hồ sơ để tránh
mắc phải sai sót tơng tự tái diễn
4. Lu hồ sơ : Các phiếu giá, hồ sơ thanh toán đợc lu tại ban
điều hành và ban TCKH, thời gian lu trữ tuân thủ theo
nghị định số 142-CP quy định về việc lu trữ tài liệu.
Quy trình này đang đợc áp dụng có hiệu quả tại Tổng
công ty VINACONEX. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện
vẫn còn nảy sinh 1 số bất cập đó là :
- Các đơn vị thi công thờng tập trung công tác sản xuất ở
hiện trờng, lực lợng làm hồ sơ, phiếu giá thờng chậm trễ

do thiếu ngời làm chuyên nghiệp ; dẫn đến việc thu hồi
vốn bị chậm.
- Trong Quy trình không quy định đợc thời gian tối thiểu,
tối đa cho một bớc nên thờng bị kéo dài thời gian từ khâu
đầu đến khâu cuối gây chậm trễ việc thanh toán.
- Có rút kinh nghiệm định kỳ xong vẫn thờng bị tái phạm
do đặc thù của ngành xây dựng.
Biện pháp khắc phục :
- Về quy trình đã phù hợp
- Về con ngời cần đào tạo lực lợng chuyên nghiệp trong
công tác lập hồ sơ thanh quyết toán khối lợng hoàn thành,
không để kiêm nhiệm nh hiện nay ( cán bộ vừa thi công
vừa lên phiếu giá thanh quyết toán)


- Cần quy định thêm thời gian thực hiện từng bớc trong quy
trình để không bị chậm trễ, gây ứ đọng vốn cho đơn
vị thi công.
Phần II : Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại
doanh nghiệp, theo anh/chị, doanh nghiệp hiện có những
lãng phí nào trong 7 loại lãng phí đợc liệt kê theo mô hình
LEAN ? Loại bỏ những loại lãng phí đó bằng cách nào ?
Phơng pháp sản xuất Lean ( lean Manufacturing Lean
production) là một phơng pháp sản xuất đợc xem là mang lại
hiệu quả nhất hiện nay.
Phơng thức này còn đợc gọi là phơng thức sản xuất TOYOTA
(TPS), Phơng thức Just in time (JIT). Phơng thức sản xuất
không dự trữ (Zero Inventory ), mục tiêu của Lean là hoàn
toàn loại bỏ những lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất
từ đó cho phép cải thiện hệ thống sản xuất tối u, tinh gọn.

Với phơng pháp Lean, doanh nghiệp sản xuất có thể giảm chi
phí sản xuất, tăng sản lợng đầu ra và rút ngắn thời gian sản
xuất.
Theo Lean có 7 loại lãng phí đó là : Sản xuất thừa, đợi chờ,
vận chuyển, lu kho, thao tải, gia công thừa, sản phẩm hỏng.
Thực tế tại doanh nghiệp VINACONEX nơi học viên công tác
do cha áp dụng phơng pháp Lean, mặt khác do đặc thù là
doanh nghiệp xây dựng nên 7 loại lãng phí trên vẫn còn xảy
ra, mặc dù doanh nghiệp đã có những tiến bộ nhất định,
thờng xuyên ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản
xuất cũng nh quản trị điều hành.


Qua học tập môn quản trị hoạt động, học viên nhận thấy
VINACONEX có thể loại bỏ những lãng phí bằng các giải pháp
dới đây :
- Sản xuất thừa ( over production) : Chúng ta cần làm tốt
công tác dự báo, lập kế hoạch sản xuất, sản xuất phải xuất
phát từ nhu cầu của khách hàng ( Sản xuất kéo). Nh vậy sẽ
hạn chế sản xuất vợt quá yêu cầu một cách không cần
thiết, tránh làm gia tăng rủi ro sự lỗi thời của sản phẩm.
Tuy nhiên cũng có một số trờng hợp cần duy trì sản xuất
nhiều hơn một cách chủ ý, kể cả trong quy trình sản
xuất áp dụng Lean.
- Khuyết tật (defects) : Cần có hệ thống ISO trong quản lý
chất lợng để hạn chế tối đa khuyết tật ( sản phẩm hỏng),
cần hiểu rằng sản phẩm không chỉ khuyết tật về vật lý,
hình học mà còn cả về sai sót trên giấy tờ, cung cấp
thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sai quy
cách, sử dụng quá nhiều nguyên liệu hay tạo ra phế liệu

không cần thiết.
- Chờ đợi( Waiting) : ta cần phải tổ chức sản xuất một cách
khoa học, loại bỏ việc công nhân hay máy móc nhàn rỗi
bởi sự tắc nghẽn hay luồng sản xuất trong xởng kém hiệu
quả. Việc chờ đợi sẽ tăng thêm chi phí đáng kể cho chi
phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lợng bị
tăng lên.
- Vận chuyển ( Transportation) : Di chuyển ở đây muốn nói
đến cần hạn chế bất kỳ sự chuyển động nguyên vật liệu
nào không tạo ra giá trị tăng thêm cho sản phẩm. Chẳng


hạn nh việc vận chuyển nguyên vật liệu giữa các công
đoạn trong sản xuất, cần tối u hoá là sản phẩm đầu ra
của một công đoạn đợc sử dụng tức thời bởi công đoạn kế
tiếp . Việc di chuyển giữa các công đoạn xử lý làm kéo
dài thời gian chu kỳ sản xuất dẫn đến việc sử dụng lao
động và mặt bằng kém hiệu quả và có thể gây nên
những đình trệ trong sản xuất.
- Dự trữ / Tồn kho ( Inventory) : Cần khắc phục lãng phí về
tồn kho bằng cách không dự trữ quá mức cần thiết về
nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Lợng tồn
kho phụ trội dẫn đến chi phí tài chính cao hơn về tồn
kho, chi phí bảo quản cao hơn và tỉ lệ khuyết tật cao
hơn.
- Thao tác : Bất kỳ các chuyển động tay chân hay việc đi
lại không cần thiết của các công nhân không gắn liền với
việc gia công sản phẩm. Chẳng hạn nh việc đi lại trong xởng quá nhiều do bố trí thiết kế dây truyền kém, làm
chậm tốc độ làm việc của công nhân. Vậy để làm tốt
điều này ta phải thiết kế nhà xởng, dây chuyền sản

xuất một cách hợp lý, nghiên cứu, quan sát, loại bỏ các thao
tác thừa của ngời công nhân, từ đó tiết kiệm năng lợng,
sức lực và thời gian làm việc.
- Gia công thừa ( Over processing) : Phải căn cứ vào yêu
cầu của khách hàng để gia công, nhiều công đoạn làm
tăng chi phí mà khách hàng lại không quan tâm. Ví dụ
làm bóng láng sản phẩm mà khách hàng lại không yêu cầu
và không quan tâm cũng là lãng phí. Do vậy, khi sản xuất


cần đặc biệt quan tâm kỹ đơn hàng, tránh gây lãng
phí do gia công thừa.
Ngoài việc quan tâm loại bỏ 7 loại lãng phí trong sản xuất nêu
trên ta còn cần đặc biệt chú ý đến mô hình sản xuất kéo
( Pull system). đây là khái niệm trọng tâm của phơng pháp
sản xuất Lean, giúp cho doanh nghiệp đi đến thành công.
Trên đây là nội dung bài tập cá nhân, học viên đã trình bày;
Với những kinh nghiệm thực tiễn cùng kiến thức đã đợc trang
bị qua môn học, học viên tin tởng rằng nó sẽ giúp ích không
nhỏ cho doanh nghiệp khi chúng ta làm tốt công tác ứng dụng
khoa học vào thực tế sản xuất một cách tinh tế .
Xin cảm ơn thày Lê Hiếu Học cùng các cộng sự trong thời
gian qua đã giúp đỡ tôi hoàn thành môn học đạt kết quả tốt !

Học viên

Đoàn Châu Phong