BT nhóm kỹ năng tổ chức lập chương trình kế hoạch công tác cho cơ quan

Nhóm 3:
1) Trần Trọng Dương ( Nhóm Trưởng)
2) Nguyễn Ngọc Anh
3) Chu Thị Bích Duyên
4) Hoàng Ngọc Huyền
5) Hoàng Hương Giang
6) Nguyễn Thị Hồ Hạnh
7) Nguyễn Minh Thúy
8) Đỗ Hoàng Thương
9) Đặng Thị Tuyết
10) Đặng Trường Xuân

Học phần: Kỹ năng Tổ chức và Kiểm tra trong
Quản trị văn phòng
Chủ đề 3: Kỹ năng tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho
cơ quan
3.1. Khái niệm
Trong công tác văn phòng từ “ Chương trình, kế hoạch” Có thể được hiểu
theo hai nghĩa như sau:
Theo nghĩa hẹp: Chương trình kế hoạch là văn bản của một cơ quan tổ chức
mà nó thể hiện các công việc cơ quan tổ chức đó sẽ làm trong khoảng thời gian
nhất định.
Theo nghĩa rộng: Chương trình kế hoạch là văn bản thể hiện mục tiêu và
các giải pháp hệ thống, cụ thể với cách thức, trình tự, thời hạn nhất định nhằm sử


dụng hiệu quả tối đa các nguồn lực, tài nguyên của cơ quan, đơn vị để đạt được
mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định.
Từ hai khái niệm trên ta rút ra được khái niệm”Lập Chương trình, kế hoạch
công tác” là quá trình xác định những mục tiêu cụ thể cần đạt được của đơn vị và
lựa chọn những phương án hoạt động trong tương lai cho toàn bộ hoặc từng bộ

phận của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu đó trong khoảng thời gian nhất định.
Xây dựng Chương trình, kế hoạch công tác là công việc quan trọng trong
hoạt động của văn phòng, đây là công việc đầu tiên, đặt cơ sở tồn tại cho các đơn
vị, tổ chức. Bởi bất cứ tổ chức nào tồn tại đều phải dựa trên mục tiêu của nó, chức
năng nhiệm vụ của nó chứ nó không phải tồn tại vì tổ chức, hay cơ cấu đã được
thiết kế.
Việc lập Chương trình, kế hoạch công chúng ta phải giải quyết 6 câu hỏi:
+ What? Làm cái gì? Mục tiêu phải hoàn thành?
+ Why? Tại sao phải thực hiện công việc đó?
+ Who? Ai là người thực hiện? Thực hiện với ai?
+ Where? Làm ở đâu? Mục tiêu trong điều kiện nào?
+ When? Thời hạn hoàn thành các mục tiêu
+ How? Cách thức và phương án thực hiện mục tiêu.
3.2. Phân loại Chương trình, kế hoạch công tác
Đối với mỗi cơ quan, tổ chức có rất nhiều loại chương trình, kế hoạch hoạt
động khác nhau, với các tên gọi khác nhau. Mỗi tên gọi khác nhau thường được
dựa trên các tiêu chí khác nhau, tuy nhiên sự phân chia các tiêu chí đó chỉ mang
tính chất tương đối.
- Căn cứ vào thời gian thực hiện:
Chương trình, kế hoạch dài hạn: (thời gian từ 5 năm trở lên, là loại chương
trình, kế thể hiện sự cụ thể hóa tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược, phương hướng phát
triển của tổ chức gồm những mục tiêu lâu dài, chỉ tiêu cơ bản, lĩnh vực cần ưu tiên,
chính sách vi mô..v..v..
Ví dụ: Các loại Chương trình kế hoạch 5 năm, 10 năm..


Chương trình, kế hoạch trung hạn: Có thời gian thực hiện từ 1 đến 5 năm
nhằm cụ thể hóa kế hoạch dài hạn, KH có tính chất duy trì sự cân đối giữa các yếu
tố, nguồn lực hoạt động của tổ chức.
Ví dụ: Kế hoạch công tác năm 2018 của Trường ĐH Nội vụ HN

Chương trình, kế hoạch ngắn hạn: Là KH có thời gian thực hiện dưới 01
năm thể hiện các mục tiêu cụ thể và các phương án hành động trực tiếp sản sinh ra
kết quả.
Ví dụ: Kế hoạch công tác quý II của Trường Đại học Nội vụ HN
- Căn cứ vào Mục tiêu hoạt động:
Chương trình, kế hoạch chiến lược: là một kế hoạch lớn của một đơn vị tổ
chức. Nó xác định mục tiêu cơ bản, định hướng dài hạn các hoạt động có ảnh
hưởng đến sự phát triển của tổ chức và các phương pháp thực hiện tối ưu để đạt
được mục tiêu đó. Loại Chương trình, kế hoạch này được áp dụng rộng, phục vụ
mục tiêu lớn quyết định đến sự phát triển của cơ quan tổ chức.
Ví dụ: Kế hoạch chiến lược phát triển Trường giai đoạn 2010 – 2020
Chương trình, kế hoạch nghiệp vụ: Là chương trình, kế hoạch chi tiết gắn
liền với từng nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị trong thời gian ngắn, Đây là kế
hoạch bổ trở cho kế hoạch chiến lược.
Loại kế hoạch xác định rõ: tại sao phải có kế hoạch cho việc này? Ai thực
hiện, thời gian khi nào? Nguồn lực thực hiện? Sự phối hợp giữa các đơn vị? Ai
kiểm tra, giám sát?....
Ví dụ: Kế hoạch tổ chức hội thảo tri ân khách hàng năm 2017 của Công ty
cổ phần Tiki
- Theo chủ thể ban hành:
+ Kế hoạch toàn cơ quan: Là kế hoạch được xây dựng cho toàn thể cơ quan
trong đó các đơn vị, cá nhân trong cơ quan có sự phối hợp với nhau trong một hệ
thống nhất định. Ví dụ: Kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Kế hoạch toàn đơn vị: là kế hoạch được xây dựng trên cơ sở kế hoạch
toàn cơ quan phù hợp với chức năng, nhiệm vụ mà mỗi đơn vị phụ trách.
Ví dụ: Kế hoạch của Khoa Quản trị văn phòng


+ Kế hoạch cá nhân: Là kế hoạch của từng người, được lập riêng theo lịch
trình. Đay là những kế hoạch ngắn hạn, theo ngày, tuần, tháng;

- Theo chức năng quản lý
+ Kế hoạch tổ chức công việc: Kiểm tra – giám sát Công tác VT- LT…
+ Kế hoạch Nhân sự: : tuyển dụng, đào tạo
+ Kế hoạch về Tài chính: Thanh quyết toán, Chi tiêu
+ Kế hoạch về Trang thiết bị, CSVC: Thanh lý, mua sắm tài sản...v..v
Ngoài ra có thể phân loại theo tính chất thường xuyên hay không thường
xuyên của chương trình, kế hoạch:
- Chương trình, Kế hoạch Thường kỳ:
- Chương trình, Kế hoạch không thường kỳ: .............
=>>> Soạn thảo Chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan là một trong
những nhiệm vụ quan trọng nhất mà Văn phòng (Phòng Hành chính) đảm nhận
diễn ra thường xuyên và liên tục.
3.3. Vai trò của Chương trình, kế hoạch công tác
- Chương trình, kế hoạch giúp cơ quan tổ chức, đơn vị, văn phòng xác định
được mục tiêu phương hướng nhiệm vụ trong khoảng thời gian nhất định.
- Lập Chương trình, kế hoạch công tác tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà
lãnh đạo tổ chức điều hành hoạt động của cơ quan.
- Lập Chương trình, kế hoạch công tác giúp lành đạo kiểm tra, đánh giá
được các hoạt động của cơ quan, tổ chức, Tận dụng tối đa mọi nguồn lực để đạt
được hiệu quả tối ưu, mục tiêu đã đề ra.
-Chương trình kế hoạch giúp cơ quan, tổ chức hoạt động một cách khoa học,
hiện đại, chủ động có thể ứng phó với những bất ổn trong tương lai từ đó nâng cao
hiệu quả hoạt động của tổ chức.
3.4. Nguyên tắc, yêu cầu xây dựng chương trình, kế hoạch
3.4.1. Nguyên tắc
Thứ nhất Chương trình kế hoạch phải Thống nhất:


Nguyên tắc này yêu cầu đảm bảo sự phân chia và phối hợp chặt trong quá
trình xây dựng, triển khai tổ chức thực hiện kế hoạch giữa các cấp, các phòng ban

đơn vi trong tổ chức một cách thống nhất
Thứ hai Chương trình, kế hoạch phải có sự tham gia mọi thành viên:
Theo nguyên tắc này mỗi thành viên trong tổ chức đều phải tham gia những
hoạt động cụ thể trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác khong
phụ thuộc vào nhiệm vụ và chức năng của các thành viên.
Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch khi có sự tham gia của các thành
viên trong tổ chức sẽ mang lại lợi ích sau:
+ Thành viên của các bộ phận, đơn vị hiểu sâu sắc về nhiệm vụ từ đó chủ
động thực hiện và đem lại hiệu quả trao đổi thông tin;
+ sự tham gia của các thành viên dẫn đến việc xây dựng chươn trình, kế
hoạch công tác của đơn vị trở thành kế hoạch chính của từng thành viên.
+ Cho phép người trực tiếp tham gia vào kế hoạch thực hiện công việc từ đó
phát huy tính chủ động của nhân viên đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Thứ ba Chương trình kế hoạch phải đảm bảo tính linh hoạt:
Do nhiều những bất định trong tương lai và sai lầm có thể có trong những dự
báo thông thái nhất. Nội dung của nguyên tắc này thể hiện:
+ Cần đưa ra nhiều phương án, giải pháp khắc phục hạn chế trong Chương
trình, kế hoạch công tác (càng nhiều, càng tốt);
+ Ngoài kế hoạch chính cần xây dựng thêm kế hoạch dự phòng, kế hoạch
phụ để có thể ứng phó ngay với những bất ổn có thể sảy ra, Khắc phục được hậu
quả một cách tối ưu nhất cho tổ chức.
+ Xem xét lại thường xuyên các kế hoạch đảm bảo gắn liền với tình hình
thực tế, đem lại hiệu quả hoạt động.
3.4.2. Yêu cầu
- Kết quả của Lập kế hoạch, chương trình công tác là một văn bản mà nó thể
hiện rõ ràng mục đích cuối cùng đạt được công việc, Chỉ rõ các danh mục những
công việc dự kiến, người chịu trách nhiệm và thời gian hoàn thành;


- Nội dung Chương trình kế hoạch công tác phải thể hiện được những căn cứ

cơ sở xây dựng; Đảm bảo thể hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị
và của Văn phòng;
- Các công việc trong Chương trình, kế hoạch công tác phải được sắp xếp
theo thứ tự ưu tiên;
- Phải phù hợp với Chương trình kế hoạch, công tác của cơ quan cấp trên, cơ
quan có liên quan trong hệ thống, phù hợp với các văn bản Pháp luật NN quy
định;
- Phải đảm bảo tính khả thi, thống nhất, linh hoạt giữa mục tiêu, biện pháp
và thời gian thực hiện...
3.5. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch
Để xây dựng một Chương trình, kế hoạch công tác ta thực hiện bước như
sau:
Bước 1: Thu thập Thông tin làm căn cứ sử dụng
Để có một chương trình, kế hoạch công tác đảm bảo chất lượng và đúng tiến
độ, Bộ phận soạn thảo Chương trình, kế hoạch công tác yêu cầu các đơn vị khối
lượng công việc thuộc thẩm quyển giải quyết của cơ quan.
Việc xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị phải
dựa vào các căn cứ như sau:
- Các Chương trình, Kế hoạch của cơ quan ở kỳ trước;
- Các văn bản quy định của Nhà nước, chủ trương, chính sách có liên
quan trực tiếp đến Chương trình, kế hoạch;
- Các biên bản, kết quả của các cuộc họp có liên quan đến Chương
trình, kế hoạch;
- Các thông tin liên quan đến tình hình thực tế công việc: Nguồn lực,
Nhân sự, cơ sở vật chất, tài chính....
- Thu thập các thông tin liên quan đến điều kiện tự nhiên, kinh tế,
Chính trị - Văn hóa – Xã hội , có liên quan trực tiếp đến các sự kiện, công việc của
cơ quan tổ chức.
- Thu thập bản đăng ký công việc của các đơn vị, cá nhân trong cơ
quan tổ chức (áp dụng với kế hoạch công tác theo thời gian)

Bước 2. Xử lý thông tin
Bước này Văn phòng sé thực hiện các phương pháp để xử lý thông tin: Phân
tích, loại bỏ, chọn lọc và phân loại ( Theo nội dung thông tin)
Bước 3. Xây dựng bản thảo
Dựa vào căn cứ lập Chương trình kế hoạch công tác, trên cơ sở các thông tin
thu thập Văn phòng (Phòng Hành chính) các cơ quan tổ chức trực tiếp xây dựng
bản thảo chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, tổ chức.
Bước 4. Lấy ý kiến dự thảo của các đơn vị
Sau khi dự thảo xong, Văn phòng (Phòng Hành chính) gửi đến các đơn vị,
bộ phận công tác để lấy ý kiến đóng góp bằng hình thức: Soạn thảo công văn gửi
đến các đơn vị hoặc đứng ra chủ trì tổ chức họp để lấy ý kiến dự thảo của các đơn
vị, cá nhân.
Ví dụ: Với UBND xã thì các đầu mối đơn vị có liên quan thường là Đảng ủy
HĐND, Các Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban, Ban chấp Hành các tổ chức đoàn thể
và Trưởng các ngành UBND xã.
Bước 5. Chỉnh sửa, hoàn thiện thủ tục ban hành
Sau khi có ý kiến đóng góp các đơn vị, Văn phòng ( Phòng Hành chính)
hoàn thiện bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệt và ký
ban hành. Hoàn thiện các thủ tục tại Văn thư.
3.6. Phân công công việc khi xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Thông thường tại mỗi cơ quan, việc xây dựng Chương trình, Kế hoạch công
tác do Văn phòng (Phòng Hành chính) đảm nhận.