phân biệt sự khác nhau giữa hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Minh họa cụ thể tại ngân hàng

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HỒ CHÍ MINH
-----------------*****-----------------

MÔN KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN NGÂN HÀNG
Đề tài nhóm:

PHÂN BIỆT SỰ KHÁC NHAU GIỮA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ, KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ.
MINH HỌA CỤ THỂ TẠI NGÂN HÀNG
NHÓM 7:
1. Đỗ Thị Kim Loan
2. Nguyễn Thị Hồng Nhung
LỜI
MỞ ĐẦU
3. Dương Phương Anh
4. Lâm Vĩnh Khang
Giả sử Công ty bạn có định hướng 5.
phátVõtriển
có chiến
Hữutốt,
Minh
Hoànglược kinh doanh khôn khéo và

bạn cũng có một đội ngũ nhân viên giỏi nghề. Điều này thật tuyệt vời! Nhưng liệu bạn có
LỚP : K16B1
dám chắc rằng những ý tưởng của bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo,
GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Loan

nghĩa là đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn không? Và điều quan trọng hơn
cả là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không minh bạch của nhân
viên? Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có cho rằng việc thiết lập một hệ thống
kiểm soát nội bộ là cần thiết không?
Thật vậy, chính những điều trăn trở ấy mà hệ thống
TP.HCM, THÁNG 09 NĂM 2015
kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ được nghiên cứu và được thiết lập
1


phù hợp với tình hình hoạt động ở mỗi đơn vị. Để hiểu rõ hơn về khái niệm, sự khác biệt
về chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội
bộ, nhóm 7 chọn đề tài: “Phân biệt sự khác nhau giữa hệ thống kiểm soát nội bộ,
kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Minh họa cụ thể tại ngân hàng”. Nội dung đề
tài gồm có nội dung sau:
- Lời mở đầu.
- Phần 01: Phân biệt sự khác nhau giữa hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát
-

nội bộ và kiểm toán nội bộ.
Phần 02: Hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ
đối với một quy trình cụ thể: “quy trình tiếp quỹ ATM tại chi nhánh Ngân

-

hàng ViettinBank”.
Kết luận.

PHẦN 01: PHÂN BIỆT SỰ KHÁC NHAU GIỮA HỆ
THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ, KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ

KIỂM TOÁN NỘI BỘ
I.

Khái niệm
1. Hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch,
quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để
đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một
cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty
cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh.
Theo COSO: hệ thống kiểm soát nội bộ trong một đơn vị được cấu thành
bởi năm bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm
soát, thông tin và truyền thông, giám sát và thẩm định.
2. Kiểm soát nội bộ

2


Theo COSO: kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội
đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được
thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu
sau: hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, tính chất đáng tin cậy của báo cáo
tài chính, sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành.
3. Kiểm toán nội bộ

Theo COSO: Kiểm toán nội bộ là một nhân tố trong môI trương kiểm soát
hệ thông kiểm soát nội bộ bao gồm : có các cơ chế kiểm tra nội bộ và hoạt
động kiểm toán nội bộ , trong đó cơ chế kiểm tra nội bộ là những hoạt động
những thủ tục kiểm tra được càI đặt ngay trong quá trình sử lý nghiệp vụ để
giảm ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm trong quá trình kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với quy trình hoạt động để nhằm kiểm
tra tính hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ
Khái niệm và bản chất Theo “Chuẩn mực nghề nghiệp kiểm toán nội bộ”
của Hoa Kỳ được Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ thông qua tháng 6 năm 1978:
“Kiểm toán nội bộ là một chức năng xác minh độc lập được thiết lập trong một
tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức, được coi là một
dịch vụ đối với tổ chức đó”.
Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế IFAC: “Kiểm toán nội bộ là một hoạt
động đánh giá được lập ra trong một đơn vị kinh tế như là một loại dịch vụ cho
đơn vị đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát tính thích hợp và hiệu
quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”
Theo định nghĩa của Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA): “Kiểm toán nội
bộ là một hoạt động đảm bảo và tư vấn mang tính độc lập được thiết lập nhằm
tăng thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động của tổ chức. Kiểm toán nội bộ
giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu trong việc đưa ra một cách tiếp cận có
hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị
rủi ro kiểm soát và giám sát”

3


Như vậy, tồn tại khá nhiều quan điểm khác nhau về KTNB, song chúng
không hề mâu thuẫn với nhau. Chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản hơn:
KTNB là một bộ phận có chức năng đánh giá độc lập được doanh nghiệp thiết
lập để đánh giá và kiểm tra các chức năng, hoạt động khác của doanh nghiệp
nhằm mục đích giảm thiểu rủi ro
II.

Chức năng – nhiệm vụ
1. Hệ thống kiểm soát nội bộ

-Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt
hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...).
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm
cắp…
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy
định của luật pháp.
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
2. Kiểm soát nội bộ

- Ngăn ngừa sai phạm trong quy trình sử lý nghiệp vụ.
- Phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai phạm trong sử lý nghiệp vụ giúp
cho doanh nghiệp tránh khỏi thuất thoát tài sản.
- Giúp cho doanh nghiệp thực hiện được chính sách đường nối kinh doanh.
- Đảm bảo an toàn tài sản.
3. Kiểm toán nội bộ
- Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu qủa của hệ thống kiểm soát nội bộ;
- Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính
của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình ký duyệt.
- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc
biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chính sách,
nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc doanh
nghiệp.

4


- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận, trong quản lý, trong bảo vệ tài
sản của doanh nghiệp; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ

III.

thống quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.
Vị trí – vai trò
1. Hệ thống kiểm soát nội bộ
“Hệ thống kiểm soát nội bộ” là một hệ thống có tổ chức, bao gồm nhiều yếu tố.
Những yếu tố này đảm bảo cho DN hoạt động theo ý chí của lãnh đạo DN. Biểu hiện
của chúng chính là những chính sách, quy chế, quy định của Pháp luật, của DN mà
bắt buộc mọi thành viên trong DN phải tuân theo
2. Kiểm soát nội bộ

Việc sử dụng các biện pháp để đảm bảo cho các chính sách, quy chế, quy định đó
được thực hiện được gọi là “hoạt động kiểm soát”
3. Kiểm toán nội bộ

KTNB thực hiện nhiệm vụ đánh giá và kiểm tra các chức năng hoạt động khác
của DN nên được coi là “kiểm soát sự kiểm soát”, hay nói cách khác, nó cũng là một
biện pháp để kiểm soát
IV.

Mối liên hệ
1. Hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB giống như một “hành lang” các quy định, chính sách, quy chế được
thiết lập để đảm bảo cho DN hoạt động đúng mục tiêu và có hiệu quả.
2. Kiểm soát nội bộ

Là các cách thức, các thủ tục được áp dụng để đảm bảo rằng DN đang đi đúng
trong “hành lang” đó.
3. Kiểm toán nội bộ

Bộ phận KTNB có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động kiểm soát có thực sự diễn ra hay
không, đánh giá mức độ kiểm soát của hệ thống một cách trung thực, khách quan, chỉ
ra những hạn chế và đề xuất hoàn thiện. Dựa trên kết quả của kiểm tra, giám sát và
đánh giá, DN có thể sẽ quay trở lại hoàn chỉnh hệ thống KSNB của mình để nhằm
đạt được một hệ thống kiểm soát tối ưu nhất nghĩa là một hệ thống kiểm soát phù
hợp và có tác dụng thúc đẩy sự phát triển của DN.
V.

Thời gian thực hiện
1. Hệ thống kiểm soát nội bộ
Thực hiện trong một khoảng thời gian – một thời gian kỳ.
2. Kiểm soát nội bộ

Thực hiện mọi lúc mọi nơi trong doanh nghiệp
3. Kiểm toán nội bộ

5


Thực hiện tại một thời điểm nhằm đánh giá lại quy trình của hệ thống kiểm soát
nội bộ.

PHẦN 02: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ, KIỂM
SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỘT
QUY TRÌNH CỤ THỂ: ”QUY TRÌNH TIẾP QUỸ ATM
TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG VIETTINBANK”
I.

Mô tả quy trình
1. Hệ thống kiểm soát nội bộ:

Theo quy trình này thì thành phần tham gia trong quá trình tác nghiệp gồm
có kế toán ATM hoặc giao dịch viên kiêm kế toán ATM, cấp có thẩm quyền
(cấp có thẩm quyền là người được Tổng giám đốc/ Giám đốc phân cấp thực
6


hiện kiểm tra, kiểm soát và phê duyệt các giao dịch tiền mặt trên chứng từ và
trên hệ thống trong phạm vi trách nhiệm được phân công), thủ quỹ ATM, Kỹ
thuật viên. Sau khi giao dịch đã được hoàn tất thì chứng từ liên quan đến công
tác tiếp quỹ phải được chuyển cho bộ phận hậu kiểm để thực hiện chấm, đối
chiếu với báo cáo của đơn vị
+ Bước 1: Theo dõi tồn quỹ ATM và lập chứng từ tiếp quỹ ATM: Chốt kiểm
soát đầu tiên là kế toán ATM phải theo dõi chương trình FIMI để kiểm tra số
tiền tồn quỹ tại ATM để đề xuất tiếp quỹ ATM. Cấp có thẩm quyền sẽ thực hiện
kiểm soát và phê duyệt giao dịch xuất tiền trên hệ thống.
+ Bước 2& 3: Chi tiền mặt tiếp quỹ ATM, nạp tiền và niêm phong hộp tiền:
quy định tại bước này thì thủ quỹ ATM phải lựa chọn tiền đủ tiêu chuẩn lưu
thông, nạp TM vào các hộp đựng tiền của máy ATM, niêm phong các hộp đựng
tiền dưới sự giám sát, chứng kiến của Kế toán ATM.
+ Bước 4: Tổ tiếp quỹ ATM vận chuyển tiền đến máy ATM theo Quy trình vận
chuyển tiền mặt: theo quy trình vận chuyển tiền mặt thì thủ quỹ ATM sẽ quản
lý hộp tiền trong quá trình vận chuyển, tiếp quỹ ATM. Kế toán ATM và Kỹ
thuật viên sẽ hỗ trợ thủ quỹ ATM trong quá trình vận chuyển Hộp tiền từ trụ sở
đơn vị đến khi đặt các Hộp tiền vào máy ATM và ngược lại.
+ Bước 5: Nạp tiền vào máy ATM: thực hiện các thao tác vận hành tiếp quỹ
trên máy ATM theo hướng dẫn của Trung tâm thẻ, lưu ý ở bước này là kế toán
ATM và Kỹ thuật viên phải giám sát Thủ quỹ ATM lấy các hộp tiền từ máy
ATM và đặt các hộp tiền mới đúng quy định.
+ Bước 6: Hoàn tất công việc tiếp quỹ ATM: sau khi hoàn tất công việc tiếp
quỹ thì kế toán ATM sẽ truy cập vào hệ thống để đối chiếu số tiền tiếp quỹ chu

kỳ mới, chuyển bộ chứng từ tiếp quỹ cho kế toán để ghi nợ tài khoản “ TM tại
ATM”
+ Bứơc 7: Lưu chứng từ: kế toán ATM tập hợp chứng từ tiếp quỹ, chấm, đối
chiếu với các báo cáo khớp đúng, chuyển cho bộ phận hậu kiểm theo quy định.
2. Kiểm soát nội bộ:

+ Bước 1:

7


-

Kế toán ATM phải theo dõi chương trình FIMI để kiểm tra số tiền tồn quỹ

-

tại ATM để đề xuất tiếp quỹ ATM.
Cấp có thẩm quyền sẽ thực hiện kiểm soát và phê duyệt giao dịch xuất tiền

-

trên hệ thống.
+ Bước 2& 3:
Dựa trên phê duyệt từ bước 1, chi tiền mặt tiếp quỹ ATM, nạp tiền và niêm

-

phong hộp tiền
Thủ quỹ ATM phải lựa chọn tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông, nạp TM vào các

-

hộp đựng tiền của máy ATM, niêm phong các hộp đựng tiền.
Kế toán ATM giám sát, chứng kiến việc này.
+ Bước 4:
Thủ quỹ ATM sẽ quản lý hộp tiền trong quá trình vận chuyển, tiếp quỹ

-

ATM.
.
+ Bước 5:
Kế toán ATM và Kỹ thuật viên phải giám sát Thủ quỹ ATM lấy các hộp

-

-

tiền từ máy ATM
Thủ quỹ ATM phải đặt các hộp tiền mới đúng quy định.
+ Bước 6:
Kế toán ATM sẽ truy cập vào hệ thống để đối chiếu số tiền tiếp quỹ chu kỳ
mới

-

+ Bứơc 7:
Kế toán ATM tập hợp chứng từ tiếp quỹ, chấm, đối chiếu với các báo cáo.
Chuyển cho bộ phận hậu kiểm để kiểm tra lại nếu cần thiết.

3. Kiểm toán nội bộ: Định kỳ hàng năm hoặc đột xuất thì bộ phận kiểm toán nội bộ

sẽ thực hiện việc kiểm tra công tác an toàn kho quỹ, trong đó có công tác tiếp quỹ
ATM. Việc thực hiện kiểm tra sẽ trên cơ sở chọn mẫu theo lần tiếp quỹ. Ngoài
việc kiểm tra chứng từ trong giao dịch tiếp quỹ ATM có đầy đủ hợp lệ không, các
thành phần ký trên chứng từ có đúng thẩm quyền không, thì bộ phận kiểm soát
nội bộ phải thực hiện kiểm tra việc trang bị, quản lý vận hành camera tại đơn vị
được kiểm tra. Quan sát camera xem việc tiếp quỹ có thực hiện đúng theo các
bước trong quy trình không, chẳn hạn như thủ quỹ ATM có thực hiện kiểm đểm,
lựa chọn tiền trước khi đưa tiền vào hộp đựng tiền không, xem lại ghi hình tiếp
quỹ tại ATM xem có đủ thành phần hay không, việc thực hiện nạp tiền vào máy
8


ATM, mỗi thành viên trong tổ tiếp quỹ có thực hiện đúng chức năn nhiệm vụ của
mình không hay là chỉ một người thực hiện hết các khâu khi nạp tiền vào máy
ATM, trong quá trình mở két tiền, thành viên còn lại có thực hiện giám sát việc
mở két hay không, thực hiện đóng cửa két ATM có theo quy định không. Nếu
việc tiếp quỹ không theo đúng quy trình, không đủ thành phần, không đảm bảo
nguyên tắc giám sát lẫn nhau có thể dẫn đến gian lận, mất mát tài sản của Ngân
hàng,..
Đồng thời, KTNB cũng sẽ đưa ra các nhận xét, đánh giá về quy trình
thực hiện việc tiếp quỹ ATM, cũng như đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường,
đảm bảo an ninh trong việc thực hiện quy trình tiếp quỹ ATM.
II.

Đánh giá:
Nhìn chung, quy trình trên đã giúp cho việc tiếp quỹ ATM của chi nhánh

thực hiện một cách an toàn và hiệu quả, giúp giảm thiểu các rủi ro có thể phát
sinh như: mất cắp, thiếu tiền, gian lận, cướp giật… Đồng thời nâng cao chất
lượng dịch vụ ATM của ngân hàng cũng như hình ảnh, thương hiệu của ngân
hàng. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện cũng có thể xẩy ra những sự cố như
-

sau.
Tại bước 1,nếu chốt kiểm soát không hiệu quả, không thực hiện việc kiểm tra
theo dõi số tồn quỹ tại ATM hoặc không thực hiện đề xuất tiếp quỹ kịp thời dẫn
đến việc khách hàng không rút được tiền tại máy ATM, điều này ảnh hưởng đến
uy tín của Ngân hàng và thêm nữa là Ngân hàng không thu thêm được phí dịch
vụ sử dụng ATM. Do đó, việc thực hiện tốt bước này sẽ góp phần giữ vững và

-

nâng cao uy tín của ngân hàng cũng như giúp tăng thêm thu nhập cho ngân hàng.
Trong bước 2 và 3, nếu thủ quỹ ATM không lựa chọn tiền đủ tiêu chuẩn lưu

-

thông dẫn đến tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông vẫn được lưu hành, ..
Trong bước 4, việc vận chuyển tiền không đúng theo quy trình vận chuyển tiền

-

mặt sẽ dẫn đến rủi ro mất mát, hoặc gian lận trong quá trình vận chuyển...
Trong bước 5, nếu việc thực hiện các thao tác vận hành tiếp quỹ trên máy ATM
không theo đúng hướng dẫn của Trung tâm thẻ thì sẽ có thể xẩy ra các sự cố như:

9

máy ATM bị hỏng hoặc hệ thống bị gián đoạn, khi đó sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt
động của máy ATM.

KẾT LUẬN
Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp người lãnh đạo khắc phục những yếu
kém của hệ thống kiểm soát trong đơn vị mình. Tuỳ từng đơn vị, tuỳ từng thế mạnh,
khuyết điểm mà người lãnh đạo cần có những biện pháp riêng biệt. Chẳng hạn như đối
với việc kiểm soát hoạt động chi tiêu trong đơn vị, bạn cần phải tìm được cách kiểm soát
tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm của đơn vị, vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất.
Theo nhiều chuyên gia tài chính thì bạn đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là người
duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. Bạn phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và
không nên có ngoại lệ: bất kỳ phòng ban nào trong đơn vị muốn chi đều phải lập giấy đề
xuất chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký đồng ý của người có
thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi. Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền.
Còn nếu cẩn thận hơn thì người lãnh đạo nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế
toán, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ. Để hệ thống kiểm soát nội bộ này vận hành
tốt, các nhà lãnh đạo cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn
hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng
về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro
cao; bất kỳ thành viên nào của đơn vị cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy
định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra
độc lập…Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang, dọc hay kiểm tra chéo giữa
hệ thống các phòng ban, hệ thống ngân hàng còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội
bộ

và

một

ban

kiểm

soát

do

Hội

đồng

quản

trị

điều

hành.

Nói tóm lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ góp phần giảm thiểu rủi ro vá góp
phần làm cho hoạt động của đơn vị hiệu quả hơn.

10


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Thông tư số 44/2011/TT-NHNN.
2. Báo cáo của Ban kiểm soát tại Đại hội đồng cổ đông thường niên Vietinbank năm

2014, truy cập tại <http//:www.investor.vietinbank.vn>, ngày truy cập: 02/09/2015.
3. Luật TCTD số 47/2010.
4. Tham khảo trang <http//: vietinbank.vn>.
5. Tham khảo quy trình tiếp quỹ ATM của NHCT.
6. Khuôn khổ Hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSCO, truy cập tại < http//:
viettcoso.com>, ngày truy cập: 02/09/2015.

11