Hoàn thiện công tác kiểm soát thu chi ở đài phát thanh truyền hình Thành phố Đà Nẵng

-1-

MỞ ĐẦU
1.

Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Một trong những giải pháp quan trọng trong quản lý đó là xây dựng cho

được hệ thống KSNB có hiệu quả. Với vai trò quan trọng là đảm bảo cho hoạt động
tài chính kế toán của đơn vị rõ ràng, chính xác, hệ thống KSNB không những giúp
cho đơn vị kiểm soát được các hoạt động kinh tế mà còn đưa ra các biện pháp ngăn
chặn các rủi ro trong kinh doanh nhằm thực hiện hiểu quả mục tiêu đặt ra ở đơn vị.
Kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong một tổ chức nhằm
đạt được các mục tiêu về: Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, bao gồm cả việc
bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích. Báo
cáo tài chính đáng tin cậy. Tuân thủ luật pháp và các quy định…
Thiết lập và không ngừng hoàn thiện hệ thống kiểm soát trong quá trình
quản lý và điều hành hoạt động là yếu tố không thể thiếu ở bất kỳ một đơn vị
nào.Tuy nhiên trong các đơn vị thuộc khu vực công hiện nay, khái niệm kiểm soát
nội bộ còn rất mới mẻ, các nhà quản lý thường dựa trên những hiểu biết cá nhân để
quản lý và điều hành chứ không dựa trên những cái nhìn tổng quát và có hệ thống
để quản lý công tác kiểm soát. Trong công tác quản lý tài chính tại các đơn vị sự
nghiệp cần phải theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm, cần phải được kiểm soát
chặt chẽ các khoản thu- chi nhằm đảm bảo hoạt động có hiệu quả, sử dụng tốt các
nguồn lực sẵn có nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Ngoài ra, việc thiếu một kỹ năng
phân tích từ mục tiêu, rủi ro đến các hoạt động kiểm soát sẽ dẫn đến tổn hao nguồn
lực vào những thủ tục kiểm soát không cần thiết trong khi lại bỏ sót những rủi ro
quan trọng.
Đài Phát thanh Truyền hình thành phố Đà Nẵng là đơn vị sự nghiệp có thu
trực thuộc UBND thành phố Đà Nẵng, với chức năng là một Đài địa phương thực
hiện sản xuất các chương trình phát thanh, truyền hình trên địa bàn thành phố Đà

Nẵng để tuyên truyền chủ trương chính sách của Đảng, nhà nước và phục vụ nhu
cầu giải trí của người dân. Với quy mô ngày càng mở rộng, hoạt động thu - chi tài
chính của đơn vị diễn ra nhiều hơn với các nội dung thu chi ngày càng đa dạng và


-2-

phong phú; bên cạnh đó công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động thu chi đã được đặt
ra và thường xuyên được kiểm tra tại đơn vị nhưng việc thực hiện còn một số hạn
chế nhất định, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý tài chính.Vì vậy, việc chọn đề
tài: ‘Hoàn thiện công tác kiểm soát thu-chi ở Đài Phát thanh Truyền hình thành
phố Đà Nẵng’ là cần thiết cho công tác quản lý tài chính hiện nay, việc nghiên cứu
của luận văn sẽ chỉ ra những mặt đã đạt được, những mặt còn tồn tại để từ đó đưa ra
những giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu những rủi ro, gian
lận, sai sót có thể xảy ra.
2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Khi tập trung nghiên cứu đề tài, tác giả đã dựa trên đề tài ‘ Hoàn thiện công
tác kiểm soát thu-chi ở Trung tâm Truyền hình Việt Nam tại thành phố Đà
Nẵng’. Tuy nhiên do đặc thù của Đài Phát thanh Truyền hình thành phố Đà Nẵng là
một Đài địa phương, vì vậy hướng nghiên cứu của đề tài có những đặc thù riêng của
một đơn vị sự nghiệp có thu chịu sự quản lý của uỷ ban nhân dân thành phố Đà
Nẵng.
3. Mục đích nghiên cứu
Tổng hợp những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ nói chung tại các đơn vị
hành chính sự nghiệp có thu trên cơ sở đó đánh giá công tác kiểm soát thu chi ở Đài
Phát thanh Truyền hình thành phố Đà Nẵng, qua đó đề xuất những giải pháp nhằm
tăng cường công tác kiểm soát thu chi tại đơn vị.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát
nội bộ các khoản thu-chi ở Đài Phát thanh Truyền hình thành phố Đà Nẵng, thực

trạng công tác thu chi tại đơn vị dựa trên cơ sở vận dụng lý luận để phân tích.
- Phạm vi nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát các nội dung
chi chủ yếu tại Đài Phát thanh Truyền hình thành phố Đà Nẵng như: chi sản xuất
chương trình, chi phí hiện trường, chi mua sắm ...và các khoản thu như :thu quảng
cáo và thu thông tin thông báo, thu từ ngân sách, thu hợp tác SXCT và các khoản
thu khác….


-3-

5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện việc nghiên cứu, luận văn đã dựa trên cơ sở phương pháp luận
duy vật biện chứng và sử dụng các phương pháp cụ thể: So sánh, thu thập thông tin
về hoạt động quản lý và công tác kiểm soát thu chi rồi tiến hành tổng hợp, phân tích
và thống kê số liệu để từ đó làm rõ vấn đề cần nghiên cứu.
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:
Luận văn với đề tài: “ Hoàn thiện công tác kiểm soát thu-chi ở Đài Phát
thanh Truyền hình thành phố Đà Nẵng ” đã:
- Góp phần làm rõ nội dung cơ bản về công tác kiểm soát thu chi ở các đơn
vị sự nghiệp làm cơ sở cho việc phân tích công tác kiểm soát thu-chi ở Đài phát
thanh truyền hình thành phố Đà Nẵng.
- Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát thu- chi ở Đài Phát
thanh Truyền hình thành phố Đà Nẵng luận văn cũng đã nêu được thực tế về công
tác kiểm soát các khoản thu sự nghiệp và các khoản chi thường xuyên ở Đài phát
thanh truyền hình Đà Nẵng, những mặt đã đạt được và những vấn đề còn tồn tại của
công tác kiểm soát thu-chi tại đơn vị.
-Và từ những vấn đề đặt ra, đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường công
tác kiểm soát hoạt động thu-chi tại đơn vị nhằm giảm thiểu những sai sót, gian lận
góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính nói riêng và vào sự phát triển của
Đài Phát thanh Truyền hình thành phố Đà Nẵng nói chung.

7. Kết cấu của luận văn:
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, luận văn kết cấu thành ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát thu-chi trong các đơn vị
sự nghiệp có thu.
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát thu-chi ở Đài Phát thanh
Truyền hình thành phố Đà Nẵng.
Chương 3: Các giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát thu-chi ở
Đài Phát thanh Truyền hình thành phố Đà Nẵng .


-4-

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
THU-CHI TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.1- Kiểm soát trong quản lý
1.1.1 Khái niệm về kiểm tra, kiểm soát
Kiểm tra là việc soát xét để đánh giá, phân loại, điều chỉnh các mục tiêu,
định hướng. Kiểm soát là soát xét để nắm lấy và điều hành.
Kiểm tra, kiểm soát là chức năng cơ bản của quản lý, nó hoà vào tất cả các
giai đoạn của quá trình quản lý, ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm tra, quản lý thay
đổi thì kiểm tra cũng thay đổi theo. Cụ thể như sau:
- Giai đoạn lập kế hoạch: Kiểm tra hướng vào việc xem xét tính khả thi của
dự án có phù hợp với nguồn lực sẵn có hay không, nếu không phù hợp sẽ xây dựng
một kế hoạch khác.
- Giai đoạn tổ chức thực hiện: Kiểm tra khả năng và sự phù hợp của các bộ
phận có liên quan ở giai đoạn này cũng có thể xây dựng lại một kế hoạch mới.
- Giai đoạn chỉ đạo thực hiện: Kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận có
theo kế hoạch đặt ra hay không.
1.1.2- Bản chất và vai trò của kiểm soát trong quản lý

Trong một chu trình quản lý của bất kỳ một tổ chức nào thì chức năng kiểm
soát luôn tồn tại và chiếm một vị trí quan trọng trong quy trình quản lý, công việc
này được thực hiện bởi một công cụ chủ yếu đó là hệ thống kiểm soát nội bộ
( Internal control system ) của đơn vị. Có nhiều quan niệm và định nghĩa về hệ
thống kiểm soát nội bộ song có thể kể đến một vài định nghĩa sau:
- Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các quy định về tổ chức quản lý, chức
năng, nhiệm vụ, phương pháp công tác mà một đơn vị phải tuân theo.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám
đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các
hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ của chính


-5-

sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện sai sót hay gian lận, tính
chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời
gian mong muốn ( Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400).
- Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO ( Committee of Sponsoring
Organizations of Treadway Commiission tạm dịch là Uỷ ban của tổ chức tài trợ) có
thể được xem định nghĩa thể hiện đầy đủ nhất và chính xác nhất về kiểm soát nội
bộ:Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà
quản lý và các cá nhân khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm
bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
Các luật lệ và quy định được tuân thủ; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
-Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (The International Federation of Accountants –
IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm 4 mục
tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; Bảo đảm
việc thực hiện các chế độ pháp lý; Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý.
Theo đó kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ
chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra

biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị.
Kiểm soát được thực hiện ở tất cả các gian đoạn trong quá trình quản lý và
nó luôn đóng một vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình quản lý của tổ chức đó,
đó chính là việc thiết lập các mục tiêu cần đạt đến, từ đó thiết kế nên những hoạt
động và thủ tục để nắm bắt và điều hành hoạt động của đơn vị nhằm thực hiện mục
tiêu đã định.
Mỗi tổ chức có những đặc điểm riêng, nên trong quá trình quản lý cũng có
những phương pháp kiểm soát khác nhau,quản lý là việc lập kế hoạch và xây dựng
những mục tiêu cụ thể, tổ chức thực hiện những kế hoạch đã lập trên cơ sở nguồn
lực sẵn có của tổ chức để đạt được mục tiêu đã xác định nhằm đạt hiệu quả cao.
Kiểm soát có mối quan hệ mật thiết với quá trình quản lý qua các giai đoạn:
 Lập kế hoạch: Là đưa ra mục tiêu tổng thể và mục tiêu bộ phận cho hoạt
động của đơn vị. Những mục tiêu tổng thể và bộ phận này cung cấp những luận


-6-

điểm hỗ trợ và những căn cứ cho hoạt động kiểm soát. Tính hiệu quả của kiểm soát
phụ thuộc vào tính đầy đủ và hiệu quả của lập kế hoạch.
 Tổ chức thực hiện: Ở giai đoạn này là tổ chức phân chia công việc cho
nhiều bộ phận, kết hợp các bộ phận đó với nhau trong quá trình thực hiện để đạt
được mục tiêu của tổ chức. Thông qua giai đoạn này việc kiểm soát được phân chia,
uỷ quyền một cách cụ thể cho các bộ phận. Với cách nhìn nhận này, tổ chức tạo lập
tiến trình cho kiểm soát.
 Huy động nguồn lực: Bao gồm các công việc mua sắm máy móc thiết bị,
xây dựng nhà xưởng, nhân sự…quá trình này phải được kiểm soát nhằm xác định
việc cung cấp các nguồn lực là có thật.
 Điều hành hoạt động: Là việc ra chỉ thị, giám sát nhân viên, làm việc với
nhân viên, phối hợp và chỉ đạo công việc. Trong giai đoạn này phải có sự kiểm tra,
kiểm soát thường xuyên về diễn biến và kết quả thực hiện kế hoạch, dự kiến những

hành động cần thiết để đảm bảo vẫn đạt được mục tiêu đã xác định với hiệu quả
cao, ngay cả khi có những thay đổi trong quá trình thực hiện.
Từ đó thấy rằng qui trình kiểm tra kiểm soát là một chức năng không thể
thiếu được trong quá trình quản lý, giúp cho người quản lý nhìn thấy những bất cập
trong đơn vị để từ đó tiến hành điều chỉnh cho phù hợp.
1.1.3. Mục tiêu và phân loại kiểm soát
1.1.3.1. Mục tiêu kiểm soát
Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý nhằm phát hiện những sai
phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra các biện pháp ngăn
chặn, thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị.
* Báo cáo tài chính đáng tin cậy
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ
quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các
thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy
về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung kinh tế chủ
yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.


-7-

* Bảo đảm việc thực các chế độ pháp lý
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong đơn vị phải đảm bảo các
quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị, phải được tuân
thủ đúng mức. Cụ thể:
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên đến các hoạt động
của đơn vị
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm trong mọi
hoạt động của đơn vị.
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo
cáo tài chính trung thực và khách quan.

* Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự
lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự ra lãng phí trong hoạt động và sử
dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các
nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện
bởi cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao khả năng quản lý,
điều hành của bộ máy quản lý.
Khi đơn vị quan tâm đúng mức đến vấn đề hiệu quả trong hoạt động và tổ
chức xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thì cần thiết phải quan tâm đến các
mục tiêu cụ thể như sau:
Cung cấp số liệu đáng tin cậy: Ban giám đốc phải thực sự được cung cấp
những thông tin chính xác để điều hành hoạt động của đơn vị và ra quyết định chỉ
đạo tác nghiệp cụ thể đến từng bộ phận, phòng ban, cá nhân thực hiện.
Bảo vệ tài sản và sổ sách: Sự bảo vệ tài sản và sổ sách phải được hệ thống
kiểm soát nội bộ thực hiện một cách hữu hiệu và nghiêm túc.
Đẩy mạnh tính hiệu quả về mặt điều hành: Các quá trình kiểm soát trong tổ
chức có mục đích là ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nổ lực và sự lãng phí
trong mọi lĩnh vực và ngăn cản cách sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực của đơn
vị.


-8-

Khuyến khích sự gắn bó với các chế độ đã đề ra: Ban giám đốc xây dựng các
thể thức và nguyên tắc để thoả mãn các mục tiêu của đơn vị. Và hệ thống kiểm soát
nội bộ có trách nhiệm đảm bảo hợp lý các nguyên tắc thể thức ấy được tuân thủ và
chấp hành nghiêm túc.
Tuân thủ luật pháp: Đơn vị phải duy trì một hệ thống ghi sổ đúng đắn để
giúp soạn thảo các báo cáo tài chính đáng tin cậy, để ngăn ngừa các sai sót và gian
lận trong kế toán.

Kiểm soát là một chức năng của quản lý, giúp cho nhà lãnh đạo nhìn nhận
xem xét các hoạt động của đơn vị mình, trong quá trình quản lý có những vấn đề gì
cần phải giải quyết và từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh sao cho phù hợp.
1.1.3.2. Phân loại kiểm soát
Quá trình kiểm soát luôn liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với các mục tiêu,
khi tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thay đổi thì cách thức thực hiện kiểm
soát có thể thay đổi theo. Hoạt động kiểm soát có thể được phân thành nhiều loại
khác nhau dựa trên các tiêu thức khác nhau:
Theo quan hệ với quá trình hoạt động, kiểm soát bao gồm kiểm soát
trước, kiểm soát hiện hành, kiểm soát sau.
- Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát lường trước, đó là sự dự đoán
những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình hoạt động, đề phòng rủi ro và các khó
khăn tiềm ẩn. Sự dự đoán trong các hoạt động này đòi hỏi phải là những người thực
sự có trình độ và có nhiều kinh nghiệm thực tế, chi phí cho loại này rất lớn. Đây là
hoạt động kiểm soát quan trọng nhưng chưa được phổ biến.
- Kiểm soát hiện hành hay còn gọi là kiểm soát tác nghiệp là hoạt động kiểm
soát được tiến hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm vào chức năng bảo vệ các
mục tiêu đã vạch ra, ngăn ngừa phát hiện các sai lầm kiểm tra việc thi hành các
quyết định trong khi thực hiện các thao tác tác nghiệp. Nếu làm tốt công tác kiểm
soát tác nghiệp thì mức độ rủi ro trong quá trình tác nghiệp sẽ giảm đi.
- Kiểm soát sau là loại kiểm soát được thực hiện sau quá trình thực hiện các
nghiệp vụ kinh tế là hoạt động kiểm soát thông dụng nhất hiện nay. Mặc dù bị độ trễ


-9-

về thời gian song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có đầy đủ căn cứ để đánh
giá, đo lường kết quả tác nghiệp. Kiểm soát sau cần được hiểu là xem xét lại quá
khứ nhưng bao giờ cũng hướng vào cải tiến những hoạt động trong tương lai.
Theo mục tiêu của kiểm soát có thể chia ra thành kiểm soát ngăn ngừa,

kiểm soát phát hiện, kiểm soát điều chỉnh.
- Kiểm soát ngăn ngừa là kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn các sai
phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát này thường được thực hiện
trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân
viên theo chức năng : phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy
đủ, chính xác.
- Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, rủi ro
trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm giúp các cấp lãnh đạo có
những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế những thiệt hại có thể xảy ra. Kiểm soát
phát hiện và kiểm soát ngăn ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện
các mục tiêu kiểm soát, do kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau khi quá
trình tác nghiệp đã xảy ra và giúp cho việc các sai phạm, gian lận được phát hiện
trong khi kiểm soát phòng ngừa chưa phát hiện được. Một ý nghĩa quan trọng của
kiểm soát phát hiện là sự cảnh báo làm tăng trách nhiệm của nhân viên trong quá
trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa.
- Kiểm soát điều chỉnh hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết cho
việc ra quyết định điều chỉnh các sai sót được phát hiện.
Theo lĩnh vực quản lý, kiểm soát được chia thành kiểm soát hành chính
(kiểm soát tổ chức) và kiểm soát kế toán.
- Kiểm soát hành chính (kiểm soát tổ chức) tập trung vào các thể thức kiểm
tra nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác ở đơn vị có nề nếp, nghiêm minh và
hiệu quả.
- Kiểm soát kế toán bao gồm lập kế hoạch tổ chức và thực hiện các trình tự
cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán và do đó
phaỉ đảm bảo hợp lý rằng :


-10-

+ Các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của quản

lý
+ Các nghiệp vụ được ghi sổ là cần thiết để giúp chuẩn bị các báo cáo tài
chính đúng với nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận hoặc các tiêu chuẩn có thể
áp dụng cho các báo cáo này và duy trì khả năng hạch toán của tài sản.
+ Các hoạt động đều được ghi nhận vào các thời điểm thích hợp, giúp cho
việc thiết lập thông tin kinh tế tài chính phù hợp với các chuẩn mực kế toán và thể
hiện chính xác, toàn diện hiện trạng tài nguyên của đơn vị, hoặc đơn vị có nhiệm vụ
quản lý và phải có sự điều chỉnh khi có những chênh lệch
+ Cung cấp căn cứ đề ra quyết định xử lý các sai lệch, rủi ro có thể gặp
phải.
1.1.3. Quy trình kiểm soát
Mỗi quá trình kiểm soát gồm những công việc được thực hiện theo các bước
sau :
Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát: Bước đầu tiên, cơ bản là xác định mục
tiêu cần đạt đến. Mục tiêu này có thể là tổng hợp hoặc có thể là chi tiết, cụ thể rõ
ràng. Mục tiêu kiểm soát có thể được xem như là cơ sở để thiết lập tiêu chuẩn kiểm
soát.
Bước 2: Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát: đây là giai đoạn thiết lập và đưa
ra các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình hoạt động của đơn vị, của các tổ chức.
Bước 3: Đo lường kết quả: Là cơ sở đúng đắn để so sánh và phân tích kết
quả đã thực hiện với các tiêu chuẩn đã thiết lập, tứ dó có những hành động cần thiết,
phù hợp.
Bước 4: So sánh với các tiêu chuẩn: Các kết quả thực hiện sau khi được đo
lường ở bước 3 được dùng để so sánh với các tiêu chuẩn đã thiết lập. Qua kết quả so
sánh sẽ xác định chênh lệch tiêu chuẩn đã thiết lập với kết quả thực hiện.
Bước 5: Phân tích các nguyên nhân gây ra chênh lệch và điều chỉnh: Từ kết
quả chênh lệch ở trên vừa mới thiết lập, xác định các nguyên nhân gây ra chênh
lệch, xu hướng và mức độ ảnh hưởng của những chênh lệch đó.

-11-

Bước 6:Đánh giá lại: Đây là sự liên kết giữa chu kỳ kiểm soát trước với chu
kỳ kiểm soát sau để từ đó đưa ra những hành động quản lý đúng cho chu kỳ tiếp
theo.
1.2. Hệ thống kiểm soát trong tổ chức
Tuỳ theo từng góc độ và mục đích khác nhau mà có nhiều cách phân loại
khác nhau về kiểm soát nội bộ, chẳng hạn chia kiểm soát nội bộ thành kiểm soát nội
bộ về kế toán và kiểm soát nội bộ về tài chính. Nhưng thông thường người ta chia
hệ thống KSNB thành 3 yếu tố là:
+ Môi trường kiểm soát ( Control Enviroment )
+ Hệ thống kế toán ( Accounting System )
+ Các thủ tục kiểm soát ( Control Procedure )
Các bộ phận này được nhà quản trị thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự
đảm bảo là các mục tiêu kiểm soát được thoả mãn.


-12-

Sơ đồ 1: Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống
kiểm soát

Môi trường
kiểm soát

Hệ thống kế
toán

Thủ tục kiểm soát

nội bộ

Đặc thù quản lý

Chứng từ kế toán

Cơ cấu tổ chức

Sổ sách kế toán

Chính sách
sự

Báo cáo kế toán

nhân

Kế hoạch và dự
toán

Uỷ ban kiểm soát

Nguyên tắc phân công, phân
nhiệm
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc uỷ quyền-phê
chuẩn

HỆ THỐNG MỤC
TIÊU TỔNG QUÁT
1.Tính có thật
2.Sự phê chuẩn
3.Sự đầy đủ
4.Sự đánh giá
5.Sự phân loại
6.Tính đúng kỳ
7.Chuyển sổ và tổng hợp

Các nhân tố bên
ngoài

1.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, mức độ hữu
hiệu KSNB tuỳ thuộc chủ yếu ở các nhà quản lý và nhiều yếu tố khác, được gọi là


-13-

môi trường kiểm soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có
ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu. Xử lý dữ liệu qua
các loại hình KSNB, nó chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn
vị và là nền tảng của các bộ phận khác của KSNB
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trường
tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của
đơn vị. Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ nhận thức và hành động của
người quản lý đơn vị.
Các nhân tố bên trong
- Quan điểm của nhà quản lý :Thể hiện qua quan điểm, nhận thức, phong

cách điều hành, triết lý hành động của nhà quản lý:
Nếu người quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, trung thực sẽ rất quan
tâm đến việc lập báo cáo tài chính, việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ sẽ
thiết kế những thủ tục cụ thể làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì
hệ thống KSNB sẽ không vận hành một cách có hiệu quả.
Nếu nhà quản lý hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao
nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận, có quan điểm táo bạo và mạnh dạn thì trong
những đơn vị này khả năng rủi ro là rất lớn, các chính sách thường không ổn định
dẫn đến hoạt động của đơn vị khó đi vào nề nếp. Ngược lại, những nhà quản lý bảo
thủ và quá thận trọng với rủi ro thì đơn vị sẽ không nắm bắt được thời cơ, ảnh
hưởng đến hiệu quả hoạt động đơn vị. Sự khác biệt vế triết lý quản lý và phong cách
điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực
hiện các mục tiệu của đơn vị.
Việc sử dụng các kênh thông tin và quan hệ cấp dưới cũng là một yếu tố tiêu
biểu của đặc thù quản lý. Nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành luôn muốn
tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên thì vấn đề cần chú ý ở đây là phẩm
chất, năng lực của người nắm quyền. Ngược lại, với những nhà quản lý chỉ thích
điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn
vị thì vấn đề cần quan tâm là kiểm tra giám sát việc sử dụng quyền lưc.


-14-

Đặc thù về quản lý còn chỉ vấn đề phân bổ quyền lưc trong đơn vị. Nếu
quyền lực chỉ tập trung vào một người hay một nhóm nhỏ người thì trường hợp này
rất dễ gian lận và khó kiểm soát. Nếu quyền lực được phân chia nhưng không khéo
đôi khi sẽ dẫn đến viêc trùng lặp về quyền hạn, kiểm soát không có hiệu lực.
- Cơ cấu tổ chức : Cơ cấu tổ chức của đơn vị thực chất là phân chia quyền
hạn trách nhiệm giữa các bộ phận trong đơn vị.
Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ là cơ cấu cho việc lập kế hoạch điều hành, kiểm

soát hoạt động, đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban
hành quyết định, triển khai quyết định cũng như kiểm tra, giám soát việc thực hiện.
Đồng thời, cơ cấu này cũng ngăn ngừa được sự vi phạm các chính sách, thủ tục và
quy chế kiểm soát, loại bỏ được những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai
lầm và gian lận. Chính vì vậy, xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các
vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và thể thức báo cáo cho phù hợp.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả phải tuân thủ các
nguyên tắc sau: Một là, thiết lập được sự điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động
của đơn vị, phải đảm bảo không bỏ sót nghiệp vụ nào, đồng thời không có sự chồng
chéo giữa các bộ phận. Hai là, thực hiện sự phân chia tương đối giữa các bộ phận.
- Chính sách nhân sự : Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp
quản lí nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đề
bạc, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng
kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát.
Con người là nhân tố trung tâm của mọi tổ chức, có ý nghĩa quyết định đến
sự thắng lợi của mọi hoạt động. Nếu chính sách nhân sự tốt, nhân viên sẽ vừa có
năng lực trình độ vừa có đạo đức sẽ, giảm bớt những hạn chế vốn có của KSNB.
Ngược lại, nếu đội ngũ cán bộ nhân viên yếu kém về năng lực, tinh thần làm việc và
đạo đức thì cho dù hệ thống KSNB được thiết kế và duy trì một cách đúng đắn vẫn
không phát huy hết hiệu quả.
Vì thế, chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sự
đúng đắn phải đảm bảo sử dụng đúng người – đúng việc, tạo điều kiện cho nhân
viên phát huy hết tiềm lực của họ và phải có một chính sách tuyển dụng dành ưu


-15-

tiên cho những cá nhân có trình độ kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ là
sự đảm bảo không những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên.
* Lập dự toán : Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản

xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ… Đặc biệt,
là kiểm toán kế hoạch tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương
lai. Việc lập và thực hiện nếu được tiến hành khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành
một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Bởi vì người quản lí có thể so sánh thực tế với kế
hoạch, nhận biết rõ những chênh lệch trọng yếu, phát hiện những vấn đề bất thường
và có hành động điều chỉnh, xử lí kịp thời.
* Bộ phận kiểm toán nội bộ : Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện sự giám sát
và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có cả hệ thống
kiểm soát nội bộ. Một đơn vị có bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ có được những
thông tin kịp thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói
riêng để đối chiếu bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn.
* Uỷ ban kiểm soát : Uỷ ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng
cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị thông qua một số nhiệm vụ và quyền hạn
như: Giám sát sự chấp hành các quy định của nhà nước; Giám sát việc lập báo cáo tài
chính; Giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ…Do có các chức năng quan trọng trên
nên sự hữu hiệu của Uỷ ban kiểm toán ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát.
Các nhân tố bên ngoài: . Môi trường kiểm soát chung của đơn vị không
những gồm các nhân tố bên trong nói trên mà còn phụ thuộc vào các nhân tố bên
ngoài, vượt ra khỏi sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái
độ của nhà quản lý và nhiều thủ tục kiểm soát của đơn vị như :
- Hệ thống pháp luật :thuộc nhóm nhân tố này có ảnh hưởng của các cơ quan
chức năng Nhà nước qua các văn bản ban hành các chính sách chế độ liên quan đến
đơn vị, khách hàng, các trách nhiệm pháp lý, các thay đổi của chế độ kế toán....
-Ngoài ra còn phải chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng
như Cục thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, đơn vị cấp trên…
1.2.2. Hệ thống kế toán


-16-

Kế toán là một môn khoa học về quan sát và ghi chép, phân loại, tổng hợp các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho những đối tượng
quan tâm. Chức năng kế toán là thông tin và kiểm tra. Chính vì vậy mà hệ thống
thông tin kế toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép xử lý các nghiệp vụ, hệ thống
có vai trò xác định, thu thập, tính toán, phân loại, tổng hợp toàn bộ nghiệp vụ kinh
tế phát sinh trong đơn vị. Bản thân hệ thống kế toán có khả năng tự kiểm soát như
đã trình bày sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc xử lý của hệ thống kế toán. Hệ thống kế
toán cũng là một công cụ quản lý của bản thân đơn vị. Hệ thống kế toán không
những cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát
nhiều mặt hoạt động của đơn vị và phải đạt được các mục tiêu chủ yếu sau :
- Xác định, ghi chép những nghiệp vụ xãy ra là có thực, đúng thời gian
- Diễn giải các nghiệp vụ phải chi tiết, rõ ràng, đầy đủ
- Tiến hành kiểm tra và ghi chép đúng giá trị nghiệp vụ thực tế phát sinh
- Thông tin phải phản ánh chính xác đầy đủ và kịp thời, là căn cứ cần thiết để
làm báo cáo tài chính.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau
đây:
- Tính có thực ( Valiadity ): Các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào sổ sách phải
thực sự đã xảy ra.
- Sự phê chuẩn ( Authorization ): Các nghiệp vụ phải được phê chuẩn theo
đúng sự phân công, phân nhiệm trước khi thực hiện.
- Tính đầy đủ ( Complentenness): Tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải
được ghi vào các chứng từ có liên quan.
- Sự đánh giá ( Valuation ): Việc tính toán cũng như các phương pháp tính
toán phản ánh theo đúng sự phân loại đó.
- Đúng kỳ ( Timing ): Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ kế toán


-17-

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác ( Posting and summrization ): Việc
chuyển sổ và tổng hợp phải chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính và
kết quả kinh doanh của đơn vị.
Quy trình thực hiện các nghiệp vụ kế toán được thực hiện qua 4 giai đoạn :
- Lập chứng từ : Lập chứng từ thể hiện chức năng tiền kiểm, trong giai đoạn
này chứng từ phải đảm bảo phản ánh trung thực các nghiệp vụ phát sinh, chứng từ
cần phải lập đúng, đủ, nghiêm túc, tuân thủ triệt để các qui trình phê duyệt và giám
sát nghiệp vụ. Trình tự lập, xử lý các loại chứng từ nói chung bao gồm các bước:
Lập chứng từ
Thu nhận chứng từ
Kiểm tra, phân loại, định khoản nghiệp vụ kinh tế
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán
Lưu trữ, bảo quản chứng từ.
-Sổ sách kế toán : Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lí số liệu, cung
cấp thông tin cho báo cáo tài chính, sổ sách kế toán là công cụ để kiểm soát, bảo vệ
tài sản vì thế cần phải được mở đầy đủ, ghi chép kịp thời và là cơ sở để kiểm tra,
truy cập ngược lại chứng từ cần thiết.
-Hệ thống tài khoản : Hệ thống tài khoản đầy đủ, chi tiết sẽ là cơ sở cho việc
phản ánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách cụ thể, rõ ràng đảm
bảo tính chính xác trong việc ghi chép và cung cấp thông tin cho nhà quản lý
-Báo cáo tài chính : Là giai đoạn hạch toán cuối cùng của quá trình xử lý
nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo tài chính,
kế toán cần phải tổng hợp, cân đối và đối chiếu để đảm bảo sự chính xác của số
liệu. Qua các thông tin thể hiện trên các báo cáo có thể phân tích, phát hiện những
mâu thuẫn, từ đó tìm hiểu nguyên nhân và xử lí kịp thời.
1.2.3. Các thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát do Ban lãnh đạo của đơn vị thiết lập và thực hiện. Tuỳ
thuộc vào đặc thù của cơ cấu tổ chức và hoạt động của đơn vị nhằm bảo đảm cho

-18-

nghiệp vụ diễn ra được giám sát chặt chẽ và xử lí kịp thời. Các thủ tục kiểm soát
chủ yếu bao gồm:
Lập kiểm tra so sánh và phê duyệt các số liệu liên quan đến đơn vị
Kiểm tra tính chính xác của số liệu tính toán .
Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán.
Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.
So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán
Giới hạn việc tiếp cận với các tài sản và các tài liệu kế toán
Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán và kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát được người quản lý đơn vị xây dựng để thực hiện các
mục đích của kiểm soát nội bộ. Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên
các nguyên tắc phổ biến sau:
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm : Nguyên tắc trình bày: Công việc và trách
nhiệm cần phải được phân công rõ ràng cho các cá nhân hoặc bộ phận trong đơn vị.
Đồng thời không có một cá nhân hoặc một bộ phận nào trong đơn vị được thực hiện
toàn bộ quy trình nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này
là: Trong một chế độ nhiều người cùng tham gia vào một nghiệp vụ thì khi có sai
sót xảy ra sẽ dễ phát hiện, ngăn ngừa được sai phạm.Tuy nhiên với nguyên tắc này,
cần tránh hai xu hướng quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung sẽ dẫn đến
lạm quyền, trái lại quá phân tán sẽ dẫn đến những quyết định không kịp thời của các
nhà quản lí.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nội dung nguyên tắc qui định sự cách ly thích
hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm
phêviệc
duyệt,

giám sát
cố ý lẫn vô ý. Việc phânChức
côngnăng
công
và trách
nhiệm cần có sự tách biệt đối với

một số trường hợp sau:

VD: Giám đốc, Kế toán trưởng

Chức năng giữ tài sản của đơn vị
VD: Thủ quỹ, bảo vệ ...

Ghi sổ kế toán về tài sản của đơn vị
VD: Kế toán tiền, vật tư…

Thực hiện nghiệp vụ
VD: Nhân viên bán hàng; mua
hàng


-19-

- Nguyên tắc uỷ quyền và phê duyệt : Uỷ quyền là việc cấp trên giao cho cấp
dưới thực hiện một số công việc nhất định trong pham vị quyền hạn được giao. Quá
trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống
phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của
doanh nghiệp và cấp trên vẫn duy trì một sự kiểm tra nhất định.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết trong

phạm vi quyền hạn đươc giao. Sự phê chuẩn được chia làm hai loại:
- Sự phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một
công việc theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng. Chẳng hạn: Phê chuẩn đơn đặt hàng,
phiếu nhập kho….
- Sự phê chuẩn chung đươc thực hiện thông qua việc xây dựng các chính
sánh chung về những hoạt động cụ thể cho cán bộ cấp dưới tuân thủ như việc quyết
định bảng giá sản phẩm, hạn mức tín dụng cho khách hàng…..
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều được
uỷ quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp.
Việc thực hiện nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn giúp kiểm soát tốt hơn, do
cấp trên vẫn duy trì sự kiểm soát đối với cấp dưới, đồng thời tránh được sai sót do
một người không phải giải quyết quá nhiều việc.
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm:
Việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài
sản và sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.
* Chứng từ và sổ sách đầy đủ
Một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp cho việc chuyển giao thông
tin trong và ngoài đơn vị, nên nó phải đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản
cũng như đảm bảo cho mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ chính xác. Về cơ bản
để kiểm soát hữu hiệu đối với chứng từ cần chú ý đến các vấn đề sau:


-20-

- Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ
dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ và sổ sách kế toán cần được ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh
nghiệp vụ hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ
sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót hoặc gian lận.
- Ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.

- Tổ chức luân chuyển chứng từ phải thực hiện một cách khoa học để một
liên chứng từ có thể đi qua và sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm được các khác biệt
trong ghi chép.
- Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp quy định của Nhà nước và
có tính năng kiểm soát và có tính năng kiểm soát.
- Sổ sách cần được đóng chắn chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi
chép, có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt…
- Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng như các
loaị sổ sách kế toán tại đơn vị.
- Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập và kiểm
tra Báo cáo tài chính.
- Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc
an toàn, bảo mật và thuận tiện cho việc truy cập.
Nói cách khác, khi chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ và trung
thực về mọi nghiệp vụ phát sinh, thì sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát
trên nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản không để thất thoát, ngăn ngừa các
hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặc vượt quá thẩm quyền.
* Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách
Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác
là áp dụng những thể thức kiểm soát vật chất. Ví dụ như xây dựng nhà kho, hầm
tiền, sử dụng két sắt chịu lửa, trang bị các hệ thống báo động…
Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận với tài sản, sổ sách của doanh nghiệp
khi chưa cho phép của người quản lý. Ví dụ như ban hành quy chế kiểm soát việc ra


-21-

vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài
liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy tính…
* Kiểm soát độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục của những kiểm soát viên độc lập
với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét về việc thực hiện các loại thủ tục kiểm soát
nêu trên. Sự kiểm soát này cần được thiết lập xuất phát từ những hạn chế vốn có của
hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.3. Khái quát về các đơn vị sự nghiệp có thu
1.3.1. Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu
1.3.1.1. Khái niệm
Đơn vị sự nghiệp có thu là những đơn vị do nhà nước quyết định thành lập
nhằm thực hiện một nghiệp vụ chuyên môn nhất định nào đó như sự nghiệp y tế,
văn hoá, thể thao, giáo dục, sự nghiệp khoa học công nghệ, thông tin tuyên truyền....
trực thuộc của cơ quan hành chính Nhà nước, những hoạt động này nhằm duy trì và
đảm bảo sự hoạt động bình thường của xã hội, không có chức năng quản lý Nhà
nước.
1.3.1.2. Đặc điểm đơn vị sự nghiệp có thu
Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản thu chi tại đơn vị sự nghiệp có
thu cũng như để chủ động trong việc chi tiêu, hằng năm các đơn vị hành chính sự
nghiệp có thu phải lập dự toán cho từng khoản thu chi tại đơn vị mình và phải dựa
vào dự toán này ngân sách nhà nước cấp phát kinh phí cho đơn vị hoạt động. Những
đơn vị sự nghiệp được các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thành lập được gọi là
đơn vị sự nghiệp có thu công lập. Đơn vị sự nghiệp có thu được xác định bởi các
đặc điểm cơ bản sau:
- Do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thành lập mà trong đó chủ yếu là
do cơ quan hành chính Nhà nước thành lập. Căn cứ vào chức năng , nhiệm vụ của
từng đơn vị có thể chia các đơn vị dự toán thành các cơ quan quản lý nhà nước : các
Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng Cục, UBND Sở, Ban, Nghành.....


-22-

- Được Nhà nước cho phép thu các loại phí trong quá trình hoạt động nhằm

để bù đắp một phần chi phí cho quá trình hoạt động hoặc toàn bộ chi phí cho quá
trình hoạt động của đơn vị, mục tiêu là để tăng thu nhập cho cán bộ, công chức
viên chức và một phần để bổ sung tái tạo chi phí hoạt động thường xuyên xãy ra của
đơn vị.
- Nhằm cung cấp dịch vụ công cho xã hội, đây chủ yếu là nhằm phục vụ mục
đích lợi ích chung cho toàn xã hội, không mang tính chất sản xuất kinh doanh nhằm
thực hiện những công việc do nhà nước và chính phủ uỷ quyền.
- Có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tên riêng, có con dấu riêng và có tài khoản
riêng.
1.3.1.3. Phân loại đơn vị sự nghiệp có thu
Các đơn vị sự nghiệp có thu khi phân loại có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau,
nhìn chung có thể chia thành các loại sau :
- Căn cứ vào vị trí, đơn vị sự nghiệp có thu gồm:
+ Đơn vị sự nghiệp có thu ở trung ương là những đơn vị do các Bộ, ngành,
cơ quan ở trung ương quản lý, ở đây bao gồm các trường học, bệnh viện hoặc các
đài phát thanh truyền hình ở Trung Ương…do Trung Ương quản lý.
+ Đơn vị sự nghiệp có thu ở địa phương là những đơn vị thu sự nghiệp chịu
sự quản lý trực tiếp ở địa phương như các bệnh viện, trường học do địa phương
quản lý, Đài phát thanh truyền hình ở các địa phương....
- Căn cứ vào chủ thể thành lập thì đơn vị sự nghiệp gồm:
+ Đơn vị sự nghiệp có thu công lập : đây là những đơn vị do các cơ quan
Nhà nước có thẩm quyền trực tiếp ra quyết định thành lập và chịu mọi sự điều hành
của các cơ quan nhà nước.
+ Đơn vị sự nghiệp có thu ngoài công lập : đây là những đơn vị không trực
tiếp chịu mọi sự điều hành của cơ quan nhà nước nhưng vẫn được cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền cho phép thành lập, đăng ký hoặc công nhận ví dụ như các đơn
vị hoạt động bán công, dân lập, hay tư nhân....


-23-

+ Đơn vị sự nghiệp có thu của các tổ chức chính trị, chính trị xã hội dược
thành lập bởi tổ chức chính trị, chính trị-xã hội.
+ Đơn vị sự nghiệp có thu của các tổ chức xã hội, xã hội-nghề nghiệp được
thành lập bởi các tổ chức xã hội- nghề nghiệp.
+ Đơn vị sự nghiệp có thu do các Tổng công ty thành lập.
- Căn cứ vào mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên, đơn vị sự
nghiệp công lập được phân loại như sau:
+ Đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường
xuyên : Là đơn vị sự nghiệp có nguồn thu bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động
thường xuyên, NSNN không phải cấp kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên
cho đơn vị mà do những đơn vị này tự bảo đảm.
+ Đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường
xuyên : Đây là những đơn vị mặc dù có những khoản thu nhưng không thể tự bảo
đảm toàn bộ kinh phí trong quá trình hoạt động hay nói một cách khác đây là những
đơn vị có nguồn thu sự nghiệp chưa tự trang trải toàn bộ chi phí hoạt động thường
xuyên của đơn vị mình mà NSNN vẫn phải cấp một phần kinh phí hoạt động
thường xuyên cho đơn vị nhằm đảm bảo cho những đơn vị này hoạt động bình
thường.
+ Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị không có nguồn thu : Đây là
những đơn vị không có nguồn thu hoặc có nhưng là những khoản thu không nhiều
và không thường xuyên. Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên ở những đơn vị
này thường là do NSNN bảo đảm toàn bộ và được gọi là đơn vị sự nghiệp do NSNN
bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động.
1.3.2. Nội dung các khoản thu-chi tại đơn vị sự nghiệp có thu
1.3.2.1. Nội dung các khoản thu sự nghiệp phát sinh: Các khoản thu tại đơn vị sự
nghiệp bao gồm các khoản thu sự nghiệp, thu phí lệ phí và các khoản thu khác. Bao
gồm :
- Các khoản thu tại đơn vị sự nghiệp bao gồm các khoản thu phí lệ phí theo
quy định của pháp luật

-24-

- Thu sự nghiệp gắn với các khoản thu của hoạt động chuyên môn nghiệp vụ
theo chức năng, nhiệm vụ được giao mà không phải là các khoản phí, lệ phí quy
định trong Pháp lệnh phí, lệ phí và không phải là các khoản thu từ hoạt động sản
xuất, kinh doanh.
- Các khoản thu Theo đơn đặt hàng của nhà nước khi phát sinh nghiệp vụ
thu do nhà nước yêu cầu.
- Các khoản thu khác như thu từ các hợp đồng không nằm trong hợp đồng
thường xuyên tại đơn vị, lãi tiền gửi, dự án, viện trợ, thu từ việc thanh lý hay
nhượng bán tài sản cố định mà không phải là hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.3.2.2. Nội dung chi hoạt động
* Chi hoạt động là những khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên
theo chức năng, nhiệm vụ và theo dự toán chi ngân sách đã được duyệt như:
- Chi lương và các khoản phụ cấp theo lương,trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm
xã hội, kinh phí công đoàn theo quy định. Đây là khoản chi không thể thiếu được ở
bất cứ một đơn vị nào muốn tồn tại và phát triển, nó được coi là nội dung chi quan
trọng đầu tiên để có thể có được một trong ba yếu tố đầu vào của bất kỳ một cơ
quan, tổ chức nào.
- Chi quản lý hành chính: Đây là những khoản chi nhằm phục vụ cho các hoạt
động thường xuyên tại đơn vị, nó được xem là những khoản mục thuộc về chi phí
chung của mỗi đơn vị nhằm đảm bảo một phần cho nhu cầu duy trì sự hoạt động
quản lý điều hành chung của mỗi đơn vị.
- Chi cho công tác quản lý ở các phòng ban như chi cho vật tư văn phòng,
dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, công tác phí, hội nghị phí (Mục 6650): Thông
thường khi tổ chức công tác quản lý trong các đơn vị hành chính- sự nghiệp các
hoạt động nghiệp vụ chuyên môn trong các đơn vị hành chính-sự nghiệp được đảm
bảo bằng nguồn kinh phí thường xuyên của ngân sách nhà nước ở mỗi đơn vị, ở mỗi

ngành không giống nhau. Những khoản chi phí được được xem là những khoản chi
phục vụ cho công tác chuyên môn phải là những khoản chi mà xét về nội dung kinh
tế của nó phải thực sự phục vụ cho hoạt động chuyên môn này như: các chi phí về


-25-

mua sắm nguyên liệu, vật liệu; chi phí về năng lượng, nhiên liệu; chi phí cho nghiên
cứu, hội thảo khoa học…; chi phí liên quan đến quá trình đào tạo đội ngủ cán bộ
quản lý, biên tập viên, phát thanh viên, chi phí về sản xuất các chương trình truyền
hình để phát sóng, chi phí mua bản quyền phim truyền hình…; chi phí về thuê
mướn chuyên gia, giáo viên để tư vấn hay đào tạo cho đội ngũ nghiên cứu; chi phí
để tiến hành khảo sát, tham quan học tập những điển hình tiên tiến về nghiên cứu và
ứng dụng quy trình công nghệ của hoạt động nào đó…Nhìn chung những khoản chi
phí này đều phải nhằm thực hiện cho công tác chuyên môn ở các đơn vị.
- Chi cho cung ứng dịch vụ kể cả trích khấu hao cho tài sản cố định: trong
quá trình thực hiện các dịch vụ, những đơn vị hành chính sự nghiệp cũng phải lập
các dự toán về khoản chi phí này, việc chi tiêu cũng phải tuân theo định mức, tiêu
chuẩn do nhà nước quy định, tuân theo luật định.
- Chi cho mua sắm tài sản , sửa chữa tài sản: Các khoản chi phí này cần phải
phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư,tài sản. Trong quá
trình hoạt động, các đơn vị hành chính-sự nghiệp còn được NSNN cấp kinh phí để
mua sắm thêm các tài sản hay sửa chữa các tài sản đang trong quá trình sử dụng,
nhằm phục vụ kịp thời cho nhu cầu hoạt động và nâng cao hiệu suất sử dụng của
các tài sản đó. Việc chi cho đầu tư tài sản cố định cần phải phản ánh đúng nguyên
giá, giá trị hao mòn và tình hình biến động của tài sản cố định đó. Tuy nhiên, mức
chi cho mua sắm, sửa chữa của mỗi đơn vị lại phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau
như: tình trạng tài sản của đơn vị thuộc diện được sử dụng vốn NSNN; khả năng
nguồn vốn NSNN có thể dành cho nhu cầu chi này ở mức độ nào. Những tài sản cố
định được mua sắm bằng nguồn vốn ngân sách cấp thì được tính vào chi NSNN cho

mua sắm, sửa chữa ở các đơn vị hành chính-sự nghiệp và được phân chia theo mục
lục ngân sách nhà nước và được phân chia như sau::
Các khoản chi để mua sắm thêm tài sản ( bao gồm cả công cụ, dụng cụ và tài
sản cố định) được hạch toán theo các mục: 9050, 9060, 9080, 9090, …của Mục lục
NSNN.
- Các khoản chi khác bằng tiền….