SKKN Ứng dụng công nghệ thông tin trong trong Quản lý phân công chuyên môn

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM VĨNH LONG

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ PHÂN CÔNG CHUYÊN MÔN

NGƯỜI THỰC HIỆN: LÊ TRẦN PHÁT
ĐƠN VỊ: PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

NĂM 2017


PHẦN THỨ NHẤT :
BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG SÁNG KIẾN

1. Tên kinh nghiệm: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong trong Quản lý phân công
chuyên môn”.

2. Sáng kiến, kinh nghiệm hoàn toàn mới, được áp dụng lần đầu tiên
- Hiện nay trong việc phân công chuyên môn ở trường CĐSP chỉ mới được thực hiện
chủ yếu bằng thủ công, do đó mất rất nhiều thời gian trong việc thống kê, theo dõi tiến độ thực
hiện chương trình. Ví lý do đó, ứng dụng CNTT vào công tác này sẽ giúp tiết kiệm thời gian,
công sức cho người thực hiện.
- Sáng kiến này hiện có một số người đã nghiên cứu và ứng dụng, tuy nhiên ứng dụng
chỉ mới là sử dụng ứng dụng Microsoft Excel để thực hiện. Tuy nhiên, khi sử dụng Microsoft
Excel để quản lý thì chỉ chưa bao quát hết các nội dung mà công tác quản lý phân công
chuyên môn cần phải có. Do đó, sáng kiến kinh nghiệm này sử dụng Microsoft Access để
khắc phục những nhược điểm của Microsoft Excel.
- Khi sử dụng Microsoft Excel thì chỉ mới là nhập liệu và thống kê đơn giản. Khi sử
dụng Microsoft Access, ngoài thống kê chi tiết, còn có thể trích xuất, tìm kiếm, xuất báo cáo,

in ấn… với cùng 1 cơ sở dữ liệu (CSDL), tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.

3. Kết quả thực hiện và phạm vi áp dụng nhân rộng.
- Hiệu quả cao, được áp dụng trong công tác quản lý phân công chuyên môn: khâu
quản lý, trích xuất nhanh gọn, chính xác giúp công tác quản lý phân công chuyên môn
khoa học, hiệu quả hơn.
- Sáng kiến, kinh nghiệm này được áp dụng để quản lý các thông tin phân công chuyên
môn từ khoa gửi lên, áp dụng tại trường Cao đẳng Sư phạm Vĩnh Long.

Trang 1


PHẦN THỨ HAI :

I. DẪN NHẬP
- Hiện tại khi thực hiện công tác quản lý phân công chuyên môn, người quản lý nhập
dữ liệu phân công vào máy tính bằng Excel và dựa vào cơ sở đó để thống kê, báo cáo. Số
liệu dàn trải khó quản lý, khi cần báo cáo, tính toán, phải dùng nhiều bước trung gian mới
đạt kết quả công việc mong muốn. Khi sử dụng Microsoft Access, các thao tác trung gian sẽ
được loại bỏ, tiết kiệm thời gian.
- Vấn đề đặt ra là làm sao có thể bớt đi các thao tác thừa, đơn giản hóa quá trình
quản lý thông tin về phân công, từ đó có các biện pháp quản lý, lên kế hoạch cho cả học kỳ,
cả năm, cũng như tính toán số tiết thừa sau khi kết thúc năm học.
- Xuất phát từ những vấn đề nêu trên nên tôi có sáng kiến “Ứng dụng công nghệ
thông tin trong Quản lý phân công chuyên môn” nhằm giảm tối đa thao tác cũng như
quản lý, tính toán số tiết dạy của giảng viên 1 cách khoa học và chính xác.

II. NHỮNG KHÓ KHĂN
- Việc quản lý phân công chuyên môn dựa trên bản cứng từ các khoa đưa lên sẽ rất
bất tiện khi cần thống kê

- Trong thực trạng hiện nay, chuyên viên phụ trách phải nhập trên Excel thành từng
sheet thể hiện từng lớp, từng giảng viên, sau đó sao chép, tổng hợp theo khoa... Điều này dẫn
đến dữ liệu bị đem di dời nhiều lần, gây sai sót, dẫn đến thống kê thiếu chính xác.

III. NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN
Đứng trước những khó khăn và thách thức đặt ra cho công tác quản lý phân công
chuyên môn. Bên cạnh minh chứng là bảng phân công chuyên môn gốc ta s ẽ lập m ột
tiệ n ích sử dụng CSDL hoàn chỉnh để lưu trữ tất cả các thông tin phân công chuyên
môn của toàn trường để từ CSDL này sẽ giúp ta thực hiện các chức năng quản lý, thống kê,
tính toán.

Trang 2


Bước 1: Xác định các nội dung nghiệp vụ chính
Thống kê các học phần của giảng viên, số tiết dạy, số tiết giảm trừ, tính toán số tiết
các học phần theo hệ số từng lớp, số tiết cần phải thực hiện, số tiết thừa.
Bước 2:Tạo CSDL gồm các Table:

1. Bảng GIANGVIEN
GIANGVIEN
Tên trường

Kiểu

Khóa chính

magv

Text(9)



tengiangvien

Text(100)

chucvu

Text(50)

dinhmucgiam

Number(Standard)

Mã giảng viên theo cấu trúc: AA-BBBB-CCC
- AA: quy định khoa quản lý (01: Khoa GDMN; 02: Khoa TNXH; 03: Khoa LLCT-TA)
STT

MÃ

CHUYÊN NGÀNH, MÔN DẠY

1

01

Giáo dục mầm non

2

02

Tự nhien xã hội

3

03

Lý luận chính trị - Tiếng Anh

Tự quy định tiếp nếu phát sinh khoa mới
- BBBB: viết tắt chuyên ngành (GDMN: Giáo dục mầm non, VTLY)
STT

MÃ

CHUYÊN NGÀNH, MÔN DẠY

1

GDMN

Giáo dục mầm non

2

TMLY

Tâm lý giáo dục

3

CNTT

Tin học, công nghệ thông tin

4

DILY

Địa lý

...

...

...

Tự quy định tiếp nếu phát sinh giảng viên mới
- CCC: số thứ tự

Trang 3


Hình ảnh bảng GIANGVIEN sau khi nhập liệu

2. Bảng HOCPHAN
HỌCPHAN
Tên trường

Kiểu

Khóa chính

mamon

Text(9)



tenmon

Text(200)

Mã môn học theo cấu trúc: AA-BB
- AA: mã khoa quản lý
STT

MÃ

KHOA

1

01

Giáo dục mầm non

2

02

Tự nhien xã hội

3

03

Lý luận chính trị - Tiếng Anh

Tự quy định tiếp nếu phát sinh khoa mới
- BB: Số thứ tự

Trang 4


Hình ảnh bảng HOCPHAN sau khi nhập liệu
3. Bảng LOP
LOP
Tên trường

Kiểu

Khóa chính

malop

Text(9)



tenlop

Text(9)

diengiai

Text(100)

Mã lớp theo cấu trúc: AA-BB-CC
- AA: mã khoa quản lý
STT

MÃ

KHOA

1

01

Giáo dục mầm non

2

02

Tự nhiên xã hội

3

03

Lý luận chính trị - Tiếng Anh

Tự quy định tiếp nếu phát sinh khoa mới
Trang 5


- BB: ký hiệu 2 ký tự sau cùng của năm nhập học
Ví dụ: Lớp 39 GDMN A nhập học năm 2014 : mã 011401
- CC: Số thứ tự

Hình ảnh bảng LOP sau khi nhập liệu

4. Bảng PHANCONG
HỌCPHAN
Tên

Kiểu

Khóa

mapc

Text(9)



tengv

Lấy từ bảng GIANGVIEN bằng ComboBox

tenmon

Lấy từ bảng HOCPHAN bằng ComboBox

sotiet

Number(Standard)

lop

Lấy từ bảng LOP bằng ComboBox

siso

Number(Standard)

hocky

Number(Standard)

trường

Mã phân công để thống kê thứ tự các chi tiết phân công từng môn học cho
từng giảng viên.
Trang 6

Hình ảnh bảng PHANCONG sau khi nhập liệu
Bước 3: Thiết lập quan hệ cho các bảng

Trang 7


Bước 4: Tạo các Query và các phép tính toán thống kê.
Query thống kê
SELECT

PHANCONG.mapc,

PHANCONG.tengv,

PHANCONG.tenmon,

PHANCONG.sotiet,
IIf([sotiet]=15,1,IIf([sotiet]=30,2,IIf([sotiet]=45,3,IIf([sotiet]=60,4,IIf([sotiet]=75,5,
IIf([sotiet]=90,6))))))

AS

PHANCONG!sotiet*[heso]

dvht,
AS

PHANCONG.lop,
sotietquydoi,

PHANCONG.siso,
GIANGVIEN.magv,

IIf([siso]<=40,1,IIf([siso]<=50,1.1,IIf([siso]<=60,1.2,IIf([siso]<=70,1.3,IIf([siso]<=80,1.4,
1.5))))) AS heso, PHANCONG.hocky
FROM GIANGVIEN INNER JOIN PHANCONG ON GIANGVIEN.magv =
PHANCONG.tengv
ORDER BY GIANGVIEN.magv;
Tổng số học phần
=DCount("tenmon","Xuat_PC","magv='" & [magv] & "'")
Tổng số tiết của từng giảng viên:
=DSum("sotietquydoi","Xuat_PC","magv='" & [magv] & "'")
Đơn vị học trình:
IIf([sotiet]=15,1,IIf([sotiet]=30,2,IIf([sotiet]=45,3,IIf([sotiet]=60,4,IIf([sotiet]=75,5,
IIf([sotiet]=90,6))))))
Số tiết quy đổi:
PHANCONG!sotiet*[heso]
Hệ số:
IIf([siso]<=40,1,IIf([siso]<=50,1.1,IIf([siso]<=60,1.2,IIf([siso]<=70,1.3,IIf([siso]<=
80,1.4,1.5)))))
Bước 5: Tạo các Form:
- Form cập nhật: Giàng viên; Lớp; Học phần
- Form thống kê tổng hợp theo dạng Main - Subform
Bước 6: Sử dụng:
- Sử dụng các Form để cập nhật, thêm mới: Giảng viên; Lớp; Học phần.
- Sử dụng Form Thống kê tổng hợp để chọn giảng viên và khai báo học phần tương
ứng:
+ FormMain: Chọn tên Giảng viên từ ComboBox

Trang 8


+ FormSub: Nhập mã phân công => chọn Học phần từ comboBox => chọn Lớp từ
comboBox => Nhập sĩ số => Nhập Số tiết => Nhập học kỳ.
Các thông số còn lại sẽ tự động được cập nhật. Bao gồm
+ Đơn vị học trình
+ Hệ số (theo sĩ số lớp quy định theo hướng dẫn thực hiện Thông tư 47).
+ Số tiết quy đổi theo hệ số
+ Tổng số học phần.
+ Tổng số tiết (sau khi nhân hệ số).
+ Số giờ thừa (sau khi trừ giờ chuẩn quy định theo hướng dẫn thực hiện
Thông tư 47)
Khi hoàn thành, chỉ cần trỏ chuột vào các ô và kéo con lăn, các thông tin về phân
công của từng giảng viên sẽ hiển thị đầy đủ. Nếu muốn sửa chữa, chỉ cần thay đổi trực tiếp
vào các ô số liệu. Dữ liệu sẽ tự động cập nhật.
Sau đây là hình ảnh Chương trình và các Form nhập liệu

Trang 9


Form CHƯƠNG TRÌNH CHÍNH

Khi khởi động Tiện ích sẽ có giao diện như trên. Các nút GIẢNG VIÊN, HỌC PHẦN, LỚP HỌC để dẫn đến các form nhập liệu khai
báo. nút IN BẢNG PHÂN CÔNG để in ra bảng phân công của từng giảng viên.


Form NHẬP THÔNG TIN GIẢNG VIÊN

Form NHẬP THÔNG TIN HỌC PHẦN

Form NHẬP THÔNG TIN LỚP

Trang 11


Report In ra bảng phân công giảng viên có định dạng như sau:

Trang 12


IV. KẾT QUẢ THỰC HIỆN ĐẠT ĐƯỢC :
Sau khi áp dụng tiện ích cho thấy:
- Hiệu quả trong việc quản lý, thống kê phân công chuyên môn của từng giảng
viên.
- Dữ liệu không bị dời đổi, chỉ nằm trong 1 CDSL nguồn, do đó tính chính xác cao.

V.

HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Hiện tại chức năng cùa Tiện ích còn đơn giản, chưa phong phú. Chỉ mới dừng lại ở

thống kê, trong thời gian tới, theo nhu cầu công việc sẽ bổ sung các module khác vào như:
Thống kê giờ dạy, tính thừa giờ (thực tế), các nút tìm kiếm, thống kê (theo yêu cầu).

VI. KẾT LUẬN
Trên đây chỉ là một kinh nghiệm nhỏ mà bản thân áp dụng vào công tác Quản lý
phân công chuyên môn. Kết quả đạt được cho thấy việc quản lý trở nên thuận lợi và dễ
dàng hơn, tiết kiệm thời gian, tránh sai sót giúp cho công tác quản lý trở nên khoa
học và nhanh chóng hơn.

Vĩnh Long, ngày 27 tháng 04 năm 2017
DUYỆT

Người thực hiện

Trang 13