hồ sơ 2017

LOGO

CHUYÊN ĐỀ
KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH VÀ
QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC


PHẦN 2:
QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG
VIỆC


Văn bản pháp lý
Thông tư 09/2011/TT-BNV quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức do Bộ nội vụ ban hành ngày
03 tháng 06 năm 2011
Luật Lưu trữ (Luật số 01/2011/QH13 ngày
11/11/2011)
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.


Phần 2: Quản lý hồ sơ công việc
(1) Các khái niệm
cơ bản

(5) Giao nộp tài liệu
vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan

tổ chức

(2) Tầm quan trọng
của hồ sơ với đời
sống xã hội và hoạt
động QLNN

Nội dung chính

(4) Công tác
lập hồ sơ

(3) Yêu cầu đối
với lưu trữ hồ
sơ trong cơ quan


1. Các khái niệm cơ bản
Jump

Growth
Start
www.trungtamtinhoc.edu.vn

Tài liệu

Hồ sơ

0

Quy định về quản lý, lưu giữ hồ sơ


Khái niệm về tài liệu
Tại khoản 2 Luật lưu trữ năm 2011, tài liệu được
định nghĩa ‘Tài liệu là vật mang tin được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân’ Tài liệu này có thể bao gồm các thủ tục, hướng
dẫn công việc và bản vẽ; tài liệu chữ viết, tài liệu
ảnh, tài liệu ghi âm, tài liệu điện tử..có thể thay đổi
cho phù hợp với tình hình thực tế.


Thế nào là một hồ sơ? Khái niệm hồ sơ

 1. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu phản ánh quá trình
phát sinh, diễn biến và kết thúc (giải quyết) một vấn đề,
một sự việc, một nhiệm vụ hình thành trong quá trình
giải quyết sự việc, vấn đề, nhiệm vụ đó.
 2.Hồ sơ là một tập văn bản được tập hợp lại do có
những đặc điểm hình thức giống nhau: cùng tên gọi,
cùng tác giả, cùng thời gian ban hành… (ví dụ: tập lưu
công văn)
Lưu ý: Hồ sơ có thể có một hoặc nhiều tập. Mỗi tập gọi là
một đơn vị bảo quản. Mỗi đơn vị bảo quản được đặt trong
một tờ bìa riêng và dày không quá 4cm.


Câu hỏi ôn tập
Câu số 1: Thông tư 08 khi được sử dụng hướng dẫn

Tabmis, trong trường hợp này sẽ gọi là
a, Tài liệu
b, Hồ sơ
Câu số 2: Khi thông tư lỗi thời thì trong sổ ghi các
VB đã hết hạn thì thông tư này sẽ gọi là
a, Tài liệu
b, Hồ sơ


Ví dụ
Khi một tổ chức nào đó có quy định về biểu mẫu
giao nhận công văn, biểu mẫu và quy trình đó gọi là
gì?
Khi văn thư dùng biểu mẫu đó đóng thành quyển sổ
giao nhận thì quyển sổ đó gọi là gì?
Vậy hồ sơ tính chất là tài liệu nhưng khác ở chỗ, hồ
sơ cung cấp bằng chứng khách quan về hoạt động đã
được thực hiện và không thể sửa đổi.


Phân loại hồ sơ
Hồ sơ nguyên tắc:
là tập hợp những văn bản QPPL, những quy
định của các cơ quan có thẩm quyền quy định về một vấn đề, một
lĩnh vực được sử dụng làm căn cứ giải quyết công việc. Hồ sơ
nguyên tắc không phải giao nộp vào lưu trữ.
Hồ sơ công việc: tập hợp những VB, tài liệu phản ánh quá trình
phát sinh, diễn biến và kết quả giải quyết các vấn đề, sự việc thuộc
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Hồ sơ này do cán bộ
chuyên môn lập và phải nộp vào lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai

thác.
Hồ sơ nhân sự: Là một tập tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ
thể ( hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh


Câu hỏi:
CÁC BẠN HÃY PHÂN BIỆT HỒ SƠ CÔNG
VIỆC VÀ HỒ SƠ NGUYÊN TẮC?


PHÂN BIỆT
HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ HỒ SƠ NGUYÊN TẮC
Hồ sơ công việc

Hồ sơ nguyên tắc
 

+ Là những bản chính, bản sao có giá + Là bản sao chính xác bản chính
trị như bản chính cùng các văn bản, các văn bản QPPL về từng mặt
giấy tờ có liên quan đến quá trình giải công tác nghiệp vụ, chuyên môn
quyết công việc
+ Tài liệu thường có thời gian trong
một năm hành chính hoặc theo thời
gian công việc mà hồ sơ đó phản ánh
 
+ Phải nộp vào lưu trữ cơ quan

+ Có thể tập hợp văn bản của nhiều
năm, nếu có thay đổi, phải sử dụng
văn bản có hiệu lực hiện hành

+ Không phải nộp vào lưu trữ cơ
quan


Quy định về quản lý, lưu giữ hồ sơ

Lập hồ sơ

Phông lưu trữ cơ
quan phông lưu
trữ nhà nước


Lập hồ sơ ( Khoản 11, Điều 2, Luật lưu trữ

11

Là việc tập
hợp và sắp
xếp tài liệu

22

Trong quá
trình theo
dõi và giải
quyết công
việc

33

Thành hồ sơ
theo những
nguyên tắc
và phương
pháp nhất
định

Mỗi
Mỗihồ
hồsơ
sơcó
có
thể
thểlà
làmột
một
hoặc
hoặcnhiều
nhiều
tập,
tập,mỗi
mỗitập
tập
là
làmột
mộtđơn
đơnvịvị
bảo
bảoquản.

quản.


Lập hồ sơ có tác dụng

Tra tìm tài liệu được nhanh chóng khi cần thiết
Làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc
kịp thời và hiệu quả

Đảm bảo quản lý tài liệu chặt chẽ, bí mật
Tạo điều kiện công tác lưu trữ


Quy định về quản lý, lưu giữ hồ sơ

1

2

3

4

Một số khái
niệm
Hoạt động Lưu trữ
lưu trữ Cơ quan

Lưu trữ
lịch sử

Phông
lưu trữ


Phông lưu trữ cơ quan

Phông Lưu
trữ Quốc gia
Việt Nam

Phông lưu
trữ cơ quan


Khái niệm

Phông lưu trữ Quốc gia
VN là toàn bộ tài liệu
của nước VN không
phân biệt thời gian,
xuất xứ, chế độ xã hội,
nơi bảo quản kỹ thuật
tài liệu

Phông lưu trữ cơ quan là
toàn bộ tài liệu lưu trữ
hình thành trong quá
trình hoạt động của một
cơ quan, tổ chức được lựa

chọn bảo quản trong một
kho lưu trữ


Phông lưu trữ cơ quan

Điều kiện cần
thiết để cơ quan
tổ chức lập
phông lưu trữ
cơ quan

Điều 11 Luật Lưu
trữ hiện hành quy
định thời hạn nộp
vào lưu trữ hiện
hành


Hình ảnh đối lập


2.Tầm quan trọng của hồ sơ đối với đời sống xã
hội và hoạt động quản lý nhà nước
Trong đời sống xã hội

Đối với hoạt động quản lý nhà nước


3.Yêu cầu đối với lưu trữ hồ sơ trong cơ quan

2

3

1

Hồ sơ được
lập ra phải phản Đảm bảo
Thuận lợi ánh đúng chức giá trị tính
trong việc năng, nhiệm vụ toàn vẹn
điều tra cứu của cơ quan
của tài liệu
hồ sơ
đơn vị
.

www.trungtamtinhoc.edu.vn

4

Phù hợp với các
quy định hiện
hành của pháp
luật


4.Công tác lập hồ sơ

Lập danh

mục hồ sơ

Quy trình lập
hồ sơ


Lập danh mục hồ sơ

Khái niệm danh mục hồ sơ

Tác dụng của danh mục hồ sơ

Các bước lập danh mục hồ sơ

..


Tác dụng của danh mục hồ sơ
(1) Giúp phân loại
sắp xếp tài liệu chủ động
hợp lý, khoa học, thuận tiện

(5) Giao nộp tài liệu
vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan
tổ chức

(2) Giúp cán bộ lập
hồ sơ đầy đủ, chính
xác

Tác dụng chính

(4) Giúp lãnh đạo cơ quan
nắm được toàn bộ công
việc của cơ quan và công việc
của từng cán bộ thừa hành.

(3) Giúp cán bộ
Lưu trữ làm căn cứ
Kiểm tra, đôn đốc việc
Lập hồ sơ công việc của
cán bộ chuyên môn