Ung dung tin hoc trong hoat dong cong chung

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................2
1.

Các định nghĩa...............................................................................................2

1.1.

Công nghệ tin học..................................................................................................................2

1.2.

Hoạt động công chứng...........................................................................................................3

2.

Những ứng dụng của công nghệ tin học trong hoạt động công chứng hiện nay............4

2.1.
Ứng dụng của công nghệ tin học trong việc soạn thảo hợp đồng, nghiên cứu hồ sơ, quản
lý, lưu trữ hồ sơ, trao đổi thông tin......................................................................................................4
2.2.

Vai trò của công nghệ tin học trong hoạt động tra cứu lịch sử giao dịch tài sản...............5

2.3.
Vai trò của công nghệ tin học trong hoạt động tra cứu ngăn chặn từ hệ thống cơ sở dữ
liệu của Sở Tư pháp..............................................................................................................................6
2.4.
3.
7

Vai trò của công nghệ tin học trong việc thiết lập hệ thống dữ liệu văn bản pháp luật.....6
Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò của công nghệ tin học đối với hoạt động công chứng

3.1.
Nâng cao trình độ tin học của công chứng viên, áp dụng các tiến bộ công nghệ tin học
và hoạt động công chứng......................................................................................................................7
3.2.
nước.

Xây dựng kế hoạch áp dụng hệ thống cơ sở dữ liệu cho tất cả các tỉnh, thành trong cả
.................................................................................................................................................7

3.3.

Xây dựng hệ thống dữ liệu quốc gia về thông tin công dân.................................................7

3.4.

Xây dựng đội ngũ quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp.......................................7

1


LỜI MỞ ĐẦU
Nước ta đang trong quá trình hội nhập và phát triển, số lượng các hợp đồng, giao dịch
phát sinh ngày càng nhiều, tính chất của các hợp đồng, giao dịch ngày càng đa dạng, phức
tạp hơn. Bên cạnh đó, tình trạng giả mạo, lừa đảo xuất hiện trong hoạt động công chứng càng
ngày càng phổ biến đòi hỏi nhà nước phải đưa ra những giải pháp, hành động để giải quyết
những khó khăn, thách thức này. Một trong những giải pháp hiện nay đang được triển khải

để hoàn thiện hoạt công chứng là ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ tin học vào trong
quá trình thực hiện cũng như quản lý hoạt động công chứng ở các tổ chức hành nghề công
chứng.
Việc áp dụng công nghệ thông tin ngày càng phổ biến trong hầu hết các lĩnh vực đời sống
– xã hội. Quyết định số 1226/QĐ-BTP của Bộ trưởng Bộ tư pháp về việc ban hành kế hoạch
ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của ngành tư pháp giai đoạn 2016-2020 ngày
06/06/2016 cũng đã xác định việc ứng dụng công nghệ tin học vào hoạt động công chứng để
nâng cao chất lượng công chứng có thể thấy nước ta đang có định hướng áp dụng các thành
tựu công nghệ tin học vào các hoạt động tư pháp, trong đó hoạt động công chứng cũng không
phải là ngoại lệ.
Bài báo cáo của tác giả xin đề cập đến thực trạng áp dụng công nghệ tin học trong hoạt
động công chứng hiện nay và những đề xuất, kiến nghị để áp dụng dụng rộng rãi công nghệ
tin học hơn trong hoạt động công chứng.

2


1. Các định nghĩa
1.1. Công nghệ tin học
Theo từ điển tiếng Việt, Tin học là: “Khoa học nghiên cứu về thông tin và các quá trình
xử lí thông tin tự động trên máy tính”.
Theo Wikipedia định nghĩa: “Tin học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu quá trình
tự động hóa việc tổ chức, lưu trữ và xử lý thông tin của một hệ thống máy tính cụ thể hoặc
trừu tượng (ảo)”. Với cách hiểu hiện nay, tin học bao hàm tất cả các nghiên cứu và kỹ thuật
có liên quan đến việc mô phỏng, biến đổi và tái tạo thông tin như: Công nghệ thông tin, kỹ
thuật máy tính, hệ thống thông tin, kỹ thuật phần mềm, khoa học máy tính,…
Theo Khoản 1 Điều 4 Luật Công nghệ thông tin năm 2006, khái niệm “công nghệ thông
tin” được định nghĩa như sau: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học,
công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và
trao đổi thông tin số.”

Từ những định nghĩa trên, chúng ta có thể hiểu “Công nghệ tin học là tập hợp các phương
pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật số hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập,
xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin”.
1.2. Hoạt động công chứng
Điều 2 của Luật Công chứng năm 2014 định nghĩa về công chứng như sau: “Công chứng
là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch
khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải
công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.
Như vậy, đối tượng của hoạt động công chứng là hợp đồng, giao dịch mà pháp luật có quy
định phải công chứng hoặc do tổ chức, cá nhân tự nguyện yêu cầu công chứng. Hình thức
của hợp đồng, giao dịch công chứng phải bằng văn bản.
Theo khoản 4 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014, khái niệm “Văn bản công chứng”
được định nghĩa như sau: “Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được
công chứng viên chứng nhận theo quy định của luật này”.
Theo quy định tại Điều 5 Luật Công chứng năm 2014:
“1. Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ
chức hành nghề công chứng.
2. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan;
trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền
yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
3. Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong
hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án
tuyên bố là vô hiệu.
4. Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.”
3


Từ những quy định trên của Luật công chứng, ta có thể hiểu đơn giản hoạt động công
chứng là việc công chứng viên chứng nhận rằng một giao dịch, hợp đồng hợp pháp, xác thực

và được các bên tham gia tự nguyện giao kết. Bởi vì Công chứng viên là người được Nhà
nước bổ nhiệm, đại diện cho quyền lực nhà nước chứng nhận hợp đồng, giao dịch hợp pháp,
xác thực do đó văn bản công chứng sẽ đương nhiên có hiệu lực mà không cần xác minh.
2. Những ứng dụng của công nghệ tin học trong hoạt động công chứng hiện nay.
2.1. Ứng dụng của công nghệ tin học trong việc soạn thảo hợp đồng, nghiên cứu hồ sơ,
quản lý, lưu trữ hồ sơ, trao đổi thông tin.
Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính hợp pháp, xác thực của hợp đồng
giao dịch, do đó để ghi nhận được sự chứng nhận này của công chứng viên đòi hỏi hợp đồng,
giao dịch phải lập thành văn bản và việc chứng nhận của công chứng viên cũng cần lưu lại
trên văn bản để kiểm tra, đối chiếu. Hiện nay, với số lượng giao dịch, hợp đồng phát sinh rất
nhiều, mỗi ngày một công chứng viên có thể phải giải quyết hàng chục hồ sơ, đòi hỏi việc
soạn thảo văn bản hợp đồng, giao dịch phải nhanh chóng, chính xác, do đó không thể không
áp dụng các phần mềm tin học văn phòng như: Word, Excel,… vào hoạt động công chứng.
Những phần mềm này có thể thao tác thực hiện dễ dàng, đơn giản nhưng đem lại hiệu quả
nhanh chóng, chính xác. Một đặc điểm của hoạt động công chứng đó là nhiều văn bản hợp
đồng, giao dịch có một số phần nội dung và hình thức giống nhau, các phần mềm ứng dụng
văn phòng này có thể lưu trữ và sử dụng những văn bản hợp đồng, giao dịch này nhiều lần
chỉ đơn giản với một vài thao tác.
Trong thực trạng hiện nay, nhiều khách hàng khi đến tổ chức hành nghề công chứng để
yêu cầu công chứng do không biết về quy định của pháp luật do đó chuẩn bị thiếu hồ sơ, tài
liệu, để khắc phục tình trạng này, nhiều khách hàng đã liên hệ trực tiếp đến công chứng viên,
gửi hình ảnh của các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hợp đồng, giao dịch để công chứng viên
kiểm tra, tư vấn về hồ sơ, tài liệu cần thiết sau đó chuẩn bị và mang đến tổ chức hành nghề
công chứng để tiến hành công chứng hợp đồng, giao dịch. Cách làm này tiết kiệm thời gian
cho cả khách hàng và công chứng viên rất nhiều trong công việc.
Hiện nay việc quản lý hồ sơ công chứng luôn là một vấn đề gây khó khăn không nhỏ đối
với tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, với sự trợ giúp của các phần mềm tin học,
chúng ta có thể dễ dàng quản lý hồ sơ công chứng này theo tên, theo ngày nhập, theo vị trí,…
Trong quá trình làm việc, chắc chắn sẽ phát sinh nhiều vấn đề mà công chứng viên còn
vướng mắc chưa tìm ra cách giải quyết, đòi hỏi công chứng viên phải tiến hành xác minh

hoặc xin hướng dẫn từ Sở Tư pháp hoặc các cơ quan liên quan, trong thời buổi internet, công
nghệ thông tin phát triển như hiện nay, vấn đề trao đổi giữa các công chứng viên, giữa công
chứng viên với cơ quan nhà nước, có thể dễ dàng thực hiện nhanh chóng.
Luật Công chứng năm 2014 quy định về lưu giữ hồ sơ công chứng, trong đó tổ chức hành
nghề công chứng phải lưu giữ lại bản photo, bản chụp của bản chính lại tổ chức hành nghề
4


công chứng, công việc này cần sự hỗ trợ của các thiết bị máy tính, điện tử để thực hiện như
máy photocopy, máy scan,…
2.2. Vai trò của công nghệ tin học trong hoạt động tra cứu lịch sử giao dịch tài sản
Tài sản là đối tượng của hợp đồng giao dịch, việc tài sản có được giao dịch, trao đổi hay
không hay việc xác định chủ sở hữu hiện tại của tài sản này có vai trò rất quan trọng đối với
hiệu lực của hợp đồng. Do đó, để phòng ngừa trường hợp tài sản đã được giao dịch nhưng
chủ sở hữu cũ cố tình tiếp tục mang tài sản này đi giao dịch để lừa đảo, hiện nay một số địa
phương đang sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ công chứng để kiểm soát vấn đề này. Ví dụ
cho một địa phương đã ứng dụng công nghệ tin học vào lĩnh vực này để quản lý lịch sử tài
sản giao dịch là Thành phố Hồ Chí Minh – thành phố phát triển nhất cả nước về kinh tế.
Hiện tại, Thành phố Hồ Chí Minh đang áp dụng phần mềm CeNM trong việc quản lý lịch
sử giao dịch liên quan đến tài sản. Phần mềm này giúp các công chứng viên dễ dàng tra cứu
hồ sơ giao dịch liên quan đến tài sản, lịch sử giao dịch, cũng như thống kê tình hình số lượng
hợp đồng, giao dịch được công chứng để phục vụ cho công tác quản lý của Sở Tư pháp
Thành Phố Hồ Chí Minh.
Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng CENM này gồm những tính năng cơ bản sau đây:
- Tìm kiếm trên nhiều tiêu chí nhanh chóng: Chức năng này giúp công chứng viên có thể
tìm kiếm hồ sơ giao dịch liên quan đến tài sản theo số hồ sơ, số công chứng, theo đặc
điểm riêng của tài sản như: số đăng kí phương tiện, số khung, số máy; theo số chứng
nhận, số tờ bản đồ của bất động sản,…
- Tìm kiếm người chủ sở hữu hiện tại của tài sản, tình trạng của tài sản,…
- Chức năng ngăn chặn các loại hồ sơ nằm trong số liệu ngăn chặn, giúp giảm thiểu rủi ro

công chứng.
- Báo cáo thống kê: quản lý chi tiết các hồ sơ công chứng về số lượng, người thực công
chứng, tài sản, thời gian,…
- Phân hệ quản lý tài sản: Quản lý, lưu trữ thông tin về phương tiện, bất động sản, động
sản cần đăng kí sở hữu,…
- Phân hệ kiểm tra ngăn chặn: Thêm, xóa mã, tên loại hồ sơ ngăn chặn; thêm, xóa, lưu trữ
thông tin cảnh báo, ngăn chặn các hồ sơ giao dịch, các phương tiện, tài sản nằm trong
danh sách ngăn chặn.
- Quản lý mô hình doanh nghiệp đa điểm, nhiều cấp: Phân quyên chặt chẽ cho mỗi người
sử dụng có thể khai thác ở từng phân hệ, từng chức năng, quyền thao tác số liệu.
- Phần mềm nền tảng wed, mô hình điện toán đám mây: truy cập và khai thác sử dụng mọi
lúc mọi nơi có kết nối với khả năng hoạt động ổn định và tốc độ nhanh như phần mềm
truyền thống, cập nhật, nâng cấp phần mềm tự động, tối ưu chi phí đầu tư và bảo trì phần
mềm.
Với nhiều chức năng hiệu quả như vậy, tuy nhiên thực trạng sử dụng phần mềm này tại
địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh vẫn còn nhiều bất cập. Cụ thể, một số tổ chức hành nghề
5


chưa thực sự thực hiện tốt công tác nhập hồ sơ lên hệ thống này, thường cuối ngày làm việc
các tổ chức hành nghề công chứng mới tiến hành cập nhật thông tin lên hệ thống, có một số
trường hợp, hồ sơ giao dịch đã công chứng nhưng không được cập nhật, một vài ngày sau
mới cập nhật lên hệ thống. Tình trạng này làm ảnh hưởng không nhỏ đến tính hiệu quả của
hệ thống, bởi vì nhóm đối tượng xấu có thể lợi dụng khoảng thời gian hồ sơ chưa được cập
nhật trên hệ thống này để tiếp tục tiến hành giao dịch tài sản cho một đối tượng khác, ở một
tổ chức hành nghề công chứng khác mà không gặp khó khăn gì cả.
Ngoài ra, mặc dù phần mềm này rất nhiều tính năng có ích, tuy nhiên hầu hết các công
chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng vẫn chưa khai thác được hết những tính năng hữu
ích này.
2.3. Vai trò của công nghệ tin học trong hoạt động tra cứu ngăn chặn từ hệ thống cơ sở

dữ liệu của Sở Tư pháp
Hiện nay, một số địa phương đã thành lập được hệ thống cơ sở dữ liệu cho hoạt động
công chứng để giảm thiểu rủi ro cho các công chứng viên, giảm thiểu tình trạng lừa đảo trong
hoạt động công chứng. Hệ thống tra cứu ngăn chặn của Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh
cho phép công chứng viên xác định được tình trạng hiện tại của tài sản, các yêu cầu ngăn
chặn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Điều này giúp công chứng viên thực hiện
nghiệp vụ công chứng an tâm và chính xác hơn, khách hàng cũng sẽ nắm rõ được tình trạng
tài sản mà mình đang giao dịch qua đó làm giảm thiểu rủi ro trong các hợp đồng, giao dịch
được công chứng.
Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại bất cập của hệ thống này là mới chỉ cập nhật được thông tin dữ
liệu đối với tài sản – đối tượng của hợp đồng, giao dịch mà chưa quản lý được chủ thể tham
gia hợp hợp đồng, giao dịch. Thiết nghĩ chủ thể hợp đồng, giao dịch cũng là yếu tố quan
trọng ảnh hưởng đến hiệu lực của hợp đồng, giao dịch chẳng hạn như trường hợp mua bán cổ
phiếu mà bên mua là cán bộ, công chức nhà nước bị cấm sở hữu cổ phần của công ty, hoặc
những người bị hạn chế nắm giữ một số chức vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Doanh
nghiệp.
2.4. Vai trò của công nghệ tin học trong việc thiết lập hệ thống dữ liệu văn bản pháp
luật
Bộ Tư pháp đang có kế hoạch xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật số để tiện lợi cho
việc quản lý và tra cứu dễ dàng cho người sử dụng.
Hiện nay, có một số công ty đã và đang thống kê, mã hóa các văn bản pháp luật của nước
ta để tạo thành một hệ thống dữ liệu thông tin điện tử. Điều này tạo điều kiện hết sức thuận
lợi cho việc tra cứu văn bản pháp luật hiện hành đối công chứng viên nói riêng và mọi người
nói chung.
3. Đề xuất giải pháp nâng cao vai trò của công nghệ tin học đối với hoạt động công
chứng
6


3.1.

Nâng cao trình độ tin học của công chứng viên, áp dụng các tiến bộ công nghệ tin
học và hoạt động công chứng.
Công nghệ tin học ngày càng phát triển, những ứng dụng của nó ngày càng đa dạng, để
thực hiện tốt nghiệp vụ công chứng, các công chứng viên phải không ngừng tự hoàn thiện
bản thân, cập nhật các ứng dụng mới vào trong công việc của mình.
Tổ chức các buổi đào tạo,chia sẻ về ứng dụng của công nghệ thông tin trong hoạt động công
chứng để phổ biến việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng.
Công nghệ tin học không chỉ áp dụng bằng các phần mềm, hiện nay nhiều loại máy tính,
máy quét có thể phân tích, phát hiện được giấy tờ, hồ sơ giả. Thiết nghĩ, các tổ chức hành
nghề công chứng nên có kế hoạch áp dụng những thành tựu này.
3.2. Xây dựng kế hoạch áp dụng hệ thống cơ sở dữ liệu cho tất cả các tỉnh, thành trong
cả nước.
Hiện nay, hệ thống cơ sở dữ liệu chỉ được áp dụng ở một số tỉnh, thành lớn do đó, việc tra
cứu thông tin về tình trạng tài sản trên hệ thống này vẫn còn có nhiều khiếm khuyết, do đó
cần áp dụng xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu này trên toàn quốc và kết nối các hệ thống này
lại với nhau để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của việc tra cứu thông tin, dữ liệu trên hệ
thống. Bên cạnh việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu, chúng ta cũng cần phải quan tâm đến
cơ sở hạ tầng, máy móc, thiết bị để đáp ứng các yêu cầu về mặt kỹ thuật cho việc xây dựng
hệ thống cơ sở dữ liệu
3.3. Xây dựng hệ thống dữ liệu quốc gia về thông tin công dân
Hoạt động công chứng tại nước ta hiện đang phụ thuộc rất nhiều vào các giấy tờ cứng.
Tình trạng này làm phát sinh hàng loạt các vấn đề bất cập như: các thủ tục hành chính phức
tạp, nạn làm giả giấy tờ, hồ sơ làm ảnh hưởng không nhỏ đến người yêu cầu công chứng và
công chứng viên.
Thiết nghĩ nước ta nên xây dựng hệ thống thông tin của công dân, trong đó lưu trữ tất cả
các thông tin cơ bản của một cá nhân: tên, ngày sinh, địa chỉ thường trú, tình trạng hôn nhân,
tiền án, tiền sự,… và quản lý những thông tin này theo dạng dãy số. Nếu làm được điều này,
chúng ta sẽ tránh được rất nhiều thủ tục hành chính không cần thiết và đảm bảo tính an toàn
khi tiến hành hoạt động công chứng.

3.4. Xây dựng đội ngũ quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp
Một thách thức đặt ra khi xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin là tình trạng quản lý tính
bảo mật của hệ thống. Hiện nay, hầu hết các cán bộ quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu đều chưa
thực sự chuyên nghiệp, tình trạng này làm phát sinh rủi ro là hệ thống có thể bị truy cập trái
phép hoặc thông tin có thể bị sửa chữa, làm sai lệch. Với định hướng của nước ta hiện nay,
việc áp dụng công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực là xu thế tất yếu, điều đó đòi hỏi đội
ngũ quản lý công nghệ phải hết sức chuyên nghiệp, vì khi đưa toàn bộ thông tin, dữ liệu mã
hóa thành dạng thông tin số, việc đảm bảo tính bảo mật thông tin là vấn đề liên quan trực tiếp
đến an ninh quốc gia, do đó cần phải chú ý quan tâm.
7


8


9


10